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MS PROJECT 2007 PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS PET ENGENHARIA CIVIL – UFPR 2010

MS PROJECT 2007

PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

MS PROJECT 2007 PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS PET ENGENHARIA CIVIL – UFPR 2010

PET ENGENHARIA CIVIL – UFPR

2010

Temporada de Cursos PET Engenharia Civil

MS Project 2007

GRUPO PET CIVIL 2010

Alexandre Beê Amaral

Gabriel Grando Barbosa

Hugo Beguetto Netto

Jairo Henrique Melara de Camargo

Marcos Antonio Costantin Filho

Maria Angélica Castelli Martinez

Paola Dutra

Paulo Afonso Nunes

Ralph Magalhães Machado Chrestenzen

Ricardo Pieralisi

Taiane Dalmagro

Thamires da Silva Matos

Vanessa Cristina Kramer

 

Sumário

i

 

Sumário

1. Introdução ao Planejamento de Projetos

1

1.1. Conceitos de Planejamento e Gerenciamento de Projeto

1

1.2. Função do MS Project

1

2. Conhecendo o MS Project

3

2.1.

Área de Trabalho do MS Project 2007

3

3. Planejando um Novo Projeto

5

3.1. Criando um Novo Projeto

5

3.2. Parametrizações Iniciais do Projeto

6

3.3. Parametrização de um Projeto a partir da Guia do Projeto

7

3.4. Trabalhando com Calendários

8

3.5. Gráfico de Gantt

16

4. Tarefas

19

4.1. Criando Tarefas no Projeto

19

4.2. Tarefas Recorrentes

19

4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controle

20

4.4. Vínculos entre as Tarefas

21

4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas

21

4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipação (LEAD)

22

4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir

22

4.6. Restrições das Tarefas

22

 

4.7. Recuos

23

4.8. Editar o Conteúdo da Tarefa

23

4.9. Assistente do Gráfico de Gantt

27

4.10. Caminho Crítico

30

4.10.1. Ultrapassando o Caminho Crítico

31

5. Trabalhando com Recursos

33

5.1. Criando Recursos

33

5.2. Modificando Informações dos Recursos

34

5.3. Calendários de Recursos

34

5.4. Atribuindo Recursos a Tarefas

35

ii

Introdução ao Planejamento de Projetos

5.5. Uso dos Recursos

35

5.6. Gráficos

36

6. Execução e Controle de Projetos

37

6.1. Linhas de Base

37

6.2. Acompanhar o Progresso das Atividades

38

6.2.1. Informações Básicas para o Acompanhamento do Projeto

38

6.2.2. Atualizando o Projeto

38

6.2.3. Visualizar o Cronograma

39

6.2.4. Atualizar Tarefas Específicas

40

6.2.5. Comparar Resultados

40

6.3. Trabalhar com o Caminho Crítico

40

6.4. Mudando a Relação entre as Tarefas

41

7. Relatórios

43

7.1. Relatórios Visuais

43

7.2. Pré – Visualizar e Imprimir Relatórios

47

7.3. Imprimir a Lista de Coisas a Fazer

47

7.4. Melhorar a Aparência do Projeto

47

7.5. Configurar a Página e a Impressora

48

8. Referências Bibliográficas

49

1. Introdução ao Planejamento de Projetos

1

1. Introdução ao Planejamento de Projetos

1.1. Conceitos de Planejamento e Gerenciamento de Projeto

Um projeto pode ser definido como uma sequência de atividades ou eventos com início e fim definidos, dirigidos por pessoas que se destinam a alcançar um dado objetivo dentro de parâmetros de custo, tempo, recursos e qualidade.

Na década de 50 surgiram as primeiras ferramentas para auxiliar no planejamento e execução de projetos. Dois métodos de destaque podem ser mencionados: PERT (Program Evaluation and Review Technique) e CPM (Critical Path Method). O CPM é uma técnica determinística, pois cada duração é determinada claramente com base em consumo de recursos materiais e/ou humanos. O PERT é uma técnica probabilística, ou seja, não há um valor claro de consumos de recursos a serem utilizados em cada tarefa do projeto. A semelhança entre as técnicas fez com que o termo PERT/CPM fosse referido com uma técnica única.

Essa técnica tem como objetivo identificar o caminho que consome mais tempo através da rede de atividades, também chamado de caminho crítico. As atividades do caminho crítico são as que ocupam maior tempo de conclusão e se essas atividades atrasarem, todo o projeto atrasará.

1.2. Função do MS Project

O MS PROJECT é um dos mais modernos aplicativos voltados para o gerenciamento de projetos. Através dele você poderá planejar, especificar, implantar e acompanhar o desenvolvimento de qualquer tipo de projeto. As informações podem estar representadas graficamente ou através de relatórios customizados.

2. Conhec endo o MS Project

2. Conhecendo o MS Project

2.1. Área de Trabalho

do MS Project 2007

O MS Project é

encontrado no computador j unto ao menu Iniciar > Programas > Microsoft O ffice >MS Project

2007.

Para iniciar o conta to com o MS Project 2007 é preciso abri-lo.

Ao programa ser inic iado será aberto um arquivo intitulado Projeto

abaixo:

1 como na figura

3

Barra de Modos Barra de Título Barra de Menu Barras de Fe rramentas Barra de
Barra de Modos
Barra de Título
Barra de Menu
Barras de Fe rramentas
Barra de Entrada
Barra de Status
Barra de Rolagem

Figura 1: Interface do MS Project 2007

Através desta tela é

que o usuário pode interagir com o programa. A

do MS Project 2007 é compo sta por:

área de trabalho

Barra de Menu:

FORMATAR, FERRAM ENTAS, PROJETO, RELATÓRIO, COLABORAR, JAN ELA e AJUDA.

C omposta pelos

comandos

ARQUIVO,

EDITAR,

EXIBIR,

INSERIR,

4

MS Project 2007

Barra de Ferramentas: Composta pelas ferramentas mais utilizadas. Para saber o que cada ícone executa pode-se colocar o indicador do mouse sobre ele e então uma pequena mensagem informativa aparecerá informando a ação do ícone.

Barra de Modos: É composta pelos ícones dispostos verticalmente ao lado esquerdo

da tela. Caso a barra de modos não esteja visível pode-se habilitá-la pelo menu Exibir > Barra de Modos. Na barra de modos, encontram-se os atalhos para os modos de

acesso a todos os modos de visualização existentes no programa e pode ser acessado também pelo menu Exibir > Mais modos de Exibição.

exibição mais utilizados no programa. O último botão (Mais modos de exibição

)

Área de Digitação (Janela de Tabelas e Janela Temporal): A parte central da tela está dividida em duas janelas: a janela de tabela e janela temporal. A janela de tabela é utilizada pra a entrada de dados como informações sobre tarefas, recursos, etc, do projeto, enquanto que a tabela temporal vai sendo preenchida pelo Project à medida que são informados dados sobre a duração das tarefas. A janela temporal é a chamada visão do Gráfico de Gantt, nele encontra-se o cronograma relativo ao projeto.

Vale salientar que a linha de divisão entre a tabela de entrada de dados e o gráfico pode ser movida para maximizar/minimizar um ou outro.

A finalização do MS Project 2007 é feita pelo menu Arquivo > Sair. Se alguma alteração for feita no projeto, o programa solicitará uma confirmação de gravação das alterações, para preservar as alterações é necessário confirmar a gravação.

3. Planejando um

Novo Projeto

3.1. Criando um Novo

Projeto

3.

Planejando

um Novo Projeto

5

Para iniciar o planeja mento de um novo projeto é preciso abrir um ar quivo, seja ele um

projeto novo ou um modelo

pré-existente.

Novo Projeto: po de ser aberto seguindo o caminho pelo menu

Projeto vazio ou

barra de ferrame ntas.

Arquivo > Novo >

clicando no ícone, com um desenho de uma fol ha em branco, na

Novo Projeto a modelo utiliza-se exibida:

partir de um modelo: para abrir um projeto

partindo de um

o menu Arquivo > Novo e então a janela co mo a abaixo será

Arquivo > Novo e então a janela co mo a abaixo será Figura 2 Ao ser

Figura 2

Ao ser escolhida a o pção “No computador” serão acessados os mo delos disponíveis localmente no computador. P ara selecionar o modelo utilize a aba Modelos d o MS Project:

6

MS Project 2007

6 MS Project 2007 Figura 3 3.2. Parametrizações I niciais do Projeto Para que o projeto

Figura 3

3.2. Parametrizações I niciais do Projeto

Para que o projeto p ossa ser executado é necessário atribuir alguns para isso utiliza-se o menu Pr ojeto > Informações sobre projeto.

parâmetros a ele,

ojeto > Informações sobre projeto . parâmetros a ele, Figura 4 Programa d e Educação Tutorial

Figura 4

3. Planejando um Novo Projeto

7

A abertura desta janela pode ser automática ao ser aberto um novo projeto, caso não abra, segue-se o caminho acima. Para ativar a abertura automática da janela utiliza-se o menu Ferramentas > Opções > Geral > Solicitar informações ao abrir projeto.

Informando dados sobre o projeto:

Data de Início e Término: caso o projeto apresente essas datas previstas, elas deverão ser informadas.

Agendar a partir de: um projeto pode ter um fim ou um início determinado, mas nunca terá os dois ao mesmo tempo. Por este motivo, ao ser escolhida a opção “Data de início do projeto” o campo para preenchimento da “Data de início” estará habilitado, quando se escolhe esta opção, as atividades são projetadas para começarem o mais breve possível - OMBP. Caso a opção “Data de término do projeto” seja escolhida, estará habilitado o campo para preenchimento da “Data de término” e neste caso as atividades serão projetadas para terminarem o mais tarde possível – OMTP.

Data de Status: é uma data diferente da atual que é definida para reportar as condições de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Serve como ponto de referência para comparações entre cronogramas e cálculo de valor acumulado. Se a data de status for definida como ND, o programa usará a data atual como a data de status.

Calendário: neste campo é definido o calendário a ser adotado no projeto, existem três tipos o Padrão, o Turno da Noite e 24 horas. Essa este assunto será mais abordado no item 3.4.

Prioridade: neste campo indica-se qual projeto tem preferência ao compartilhar recursos em detrimento de outros. Quanto maior o valor, maior a prioridade que o programa associa ao projeto quando houver um trabalho com múltiplos projetos e em que os recursos são compartilhados. Os níveis de prioridade variam entre 0-1000, a mais baixa é 0 e a padrão é 500. O interessante deste amplo intervalo está no fato dele permitir maior flexibilidade durante a redistribuição de recursos.

Estatística: este botão ao ser clicado abre a caixa de diálogo “Estatísticas do Projeto ‘Nome do projeto Atual’ “, nesta caixa são apresentados dados sobre o projeto que podem ser usados para revisar a agenda, datas de início e término, durações, trabalho, custos, etc.

Após serem colocadas as informações sobre o projeto, basta clicar no botão OK para aplicar os parâmetros dados.

3.3. Parametrização de um Projeto a partir da Guia do Projeto

8

MS Project 2007

O Guia do Projeto é u m importante recurso disponível no MS Project 2007, ele consiste

em um guia de fácil utilizaç ão para permitir que usuários iniciantes consig am planejar seus

projetos com maior facilidad e. O recurso pode ser ativado pelo menu Exibir Projeto.

> Ativar Guia do

ser ativado pelo menu Exibir Projeto . > Ativar Guia do 3.4. Trabalhando com Figura 5

3.4. Trabalhando com

Figura 5

Calendários

Os calendários deter minam como os recursos atribuídos e como a s próprias tarefas são agendadas. Os Calendári o-Base são um conjunto de dias e períodos de t rabalho e de folga que os outros tipos de cal endário utilizam. Para acessar o calendário u tiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Períod o Útil.

3.

Planejando

um Novo Projeto

9

3. Planejando um Novo Projeto 9 Figura 6 O MS Project trabalh a com três calendários

Figura 6

O MS Project trabalh a com três calendários que podem ser personaliz ados, são eles:

Padrão: é o calendár io mais usual, seu horário é definido de segunda 9h às 18h e apresent a uma hora de intervalo;

a sexta-feira, das

24 horas: neste calen dário os recursos são usados de forma ininterr upta, sem período de folga;

Turno da Noite: nest e calendário defini-se o horário do turno notur no que é definido de segunda a sexta-f eira com períodos de trabalho variando entre 2 3h e 8h, com uma hora de intervalo.

uma determinada

tarefa, ou para um conjunto de tarefas ou um recurso ou mais, compondo a ssim três tipos de

calendários do MS Project:

Os calendários pode m ser aplicados para todo o projeto, para

Calendário do Proje to: pode ser atribuído por meio do menu Proje to > Informações sobre o Projeto > Cal endário.

10

MS Project 2007

10 MS Project 2007 Figura 7 ∑ Calendário da Tarefa : pode ser atribuído ao dar

Figura 7

Calendário da Tarefa: pode ser atribuído ao dar um duplo-clique na tarefa e clicar na aba Avançado da janela que irá abrir.

3. Planejando um Novo Projeto

11

3. Planejando um Novo Projeto 11 Figura 8 ∑ Calendário do Recurso : para exibir o

Figura 8

Calendário do Recurso: para exibir o calendário deve-se seguir os seguintes passos:

i. Selecionar o menu Exibir > Planilha de Recursos;

ii. Selecionar o recurso que deseja atribuir o calendário;

iii. Clicar no botão Alterar Período Útil.

Criando um Calendário: o programa permite que seja criado um novo calendário, para isso é preciso ir ao menu Ferramentas > Alterar Período Útil > Criar novo calendário base.

12

MS Project 2007

12 MS Project 2007 Figura 9 Com as opções da jan ela que abrirá poderá ser

Figura 9

Com as opções da jan ela que abrirá poderá ser criado:

 

o

Um novo cal endário base: neste caso será criado um calend ário padrão, com outro nome q ue poderá ser alterado como o usuário quiser.

o

Criar cópia

do calendário: neste caso as alterações são

feitas sobre um

 

calendário pr é existente no programa.

Editando um Calen dário: para fazer a edição de um calendário Ferramentas > Altera r Período Útil.

utiliza-se o menu

o Criando exce ções: para criar exceções no calendário utiliza-s e a aba Exceções. Para criar u ma exceção deve-se digitar o nome e selecio nar os dias. Para

necessário clicar no botão Detalhes. Uma jan ela será aberta e

detalhá-la é

então é possí vel colocar mais informações a respeito da exce ção.

3.

Planejando

um Novo Projeto

13

3. Planejando um Novo Projeto 13 Figura 10 Programa d e Educação Tutorial (PET) – Engenharia

Figura 10

14

MS Project 2007

14 MS Project 2007 Figura 11 o Alterando se mana de trabalho : o horário padrão

Figura 11

o

Alterando se mana de trabalho: o horário padrão da semana de trabalho pode

ser alterado

utilizando-se a aba Semanas de Trabalho e c licando no botão

Detalhes. Va le ressaltar que as alterações realizadas nos di as de trabalho da Semana Padr ão serão válidas para todos os dias do calendário .

o

Mudando ho rários de trabalho: existem duas formas de se u tilizar horários de trabalho espe cíficos:

i. Alteran do os horários dos calendários de cada recurso:

a. Util iza-se o menu Ferramentas > Alterar Período de Trabalho;

b.

No

campo “Para calendário” deve-se selecionar o

calendário o qual

se d eseja alterar;

c. Em

seguida deve-se selecionar o dia da semana a s er alterado, como

por exemplo, uma segunda-feira;

d. Par a atribuir o novo horário utiliza-se o botão Det alhes, uma janela

aberta, então deverão ser colocadas as especi ficações para este

será

dia de trabalho, e suas recorrências, se for o caso.

3. Planejando um Novo Projeto

15

Utilizando este recurso você alterou o Calendário Base escolhido no passo “b” para assumir um padrão diferente do original. Então, todos os recursos que forem atribuídos a este calendário obedecerão a este horário estabelecido.

ii. Criando um novo Calendário-Base para um ou vários recursos utilizarem:

A criação de um calendário base permite que sejam atribuídos calendários específicos aos recursos através dos seguintes passos: menu Exibir > Planilha de Recursos, coluna Calendário Base.

a. Para criar um novo calendário utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Período de Trabalho e deve-se clicar no botão Criar Novo Calendário;

b. Na janela que se abrir é preciso dar um nome ao novo calendário e em seguida, clicar na opção “Criar uma cópia do calendário”, nessa opção é preciso escolher um calendário o qual servirá de base para o novo;

c. Ao ser escolhido o calendário base, confirma-se a criação do novo calendário clicando em OK;

d. A partir deste momento pode-se alterar os horários de trabalho dentro deste calendário como se desejar.

o Excluindo um Calendário Base: é possível que um calendário base seja apagado no decorrer do andamento do projeto, porém tal ação não é aconselhável, uma vez que, pode ser que alguns dados poderem servir para comparações futuras. Para excluir um calendário é preciso seguir os seguintes passos: menu Ferramentas > Organizador > Calendários, em seguida deve-se selecionar o calendário que deseja-se eliminar e em seguida clicar no botão Excluir.

16

MS Project 2007

16 MS Project 2007 Figura 12 Algumas dicas e observações : Da mesma forma qu e

Figura 12

Algumas dicas e observações :

Da mesma forma qu e é possível excluir um calendário, também é p ossível definir um

projeto a partir da cópia d e calendários prontos em um arquivo de cal endários anterior,

bastando apenas selecionar

passo, estes calendários est arão sempre disponíveis no momento em qu e novos projetos

forem criados.

o projeto e copiar seus calendários par ao GLOB AL.MPT. Com este

É importante ressalt ar que quando no planejamento de um projeto , é recomendado

configurar o calendário ante s de iniciar a adição das tarefas para que não oc orram problemas de duração, vínculos e praz os. Vale lembrar que as modificações de calen dário são válidas

o qual se trabalha, devendo-se fazê-las novam ente ou copiá-las

apenas para o arquivo com para novos arquivos.

Recomenda-se a cria ção de arquivos com calendários específicos salvá-los com o nome da tipo logia do projeto. Tal atitude facilita que em um esse calendário pré existent e possa ser utilizado, evitando a necessidade novo calendário em todo iníc io de projeto.

3.5. Gráfico de Gantt

já configurados e próximo trabalho de configurar um

O gráfico de Gantt

apresenta barras referentes às tarefas inserid as na Tabela de

término de cada

Entrada de Dados. Essas ba rras são delimitadas pelas datas de início e atividade e podem apresenta r informações de vinculação entre as tarefas.

Tanto a representaç ão como a escala de tempo do gráfico pod em ser alterados

o Assistente de

conforme se desejar. Para

gráfico de Gantt, que será ap resentado mais a frente.

realizar alterações na representação utiliza-se

3.

Planejando

um Novo Projeto

17

As alterações na esca la de tempo do gráfico são feitas clicando-se co m o botão direito do mouse sobre as guias acim a da área do gráfico na opção “Escala de tempo ”.

a da área do gráfico na opção “Escala de tempo ”. Figura 13 Ao selecionar a

Figura 13

Ao selecionar a opçã o “Escala de tempo” uma janela como a da im agem abaixo será aberta, e nela são possíveis f azer alterações com relação às camadas de visua lização do tempo.

com relação às camadas de visua lização do tempo. Figura 14 Há diversas linhas q ue

Figura 14

Há diversas linhas q ue podem ser configuradas no programa. Es tas opções estão

disponíveis clicando-se com o

botão direito do mouse sobre a área do gráfico .

Visualizando o cro nograma: para uma melhor compreensão apresentadas as funç ões de alguns itens que compõem o gráfico.

do

gráfico

serão

i. A linha de

grade tracejada na vertical do Gráfico de Gant t marca a data de

hoje na es cala de tempo;

ii. As tarefas

com barras completamente à esquerda da d ata devem estar

completas ;

18

MS Project 2007

iii. As tarefas à direita da linha de data são programadas para começar mais tarde;

iv. As tarefas que apresentam suas barras divididas pela linha de data devem estar preenchidas até a linha. Tal representação indica a porcentagem de conclusão da tarefa.

4. Tarefas

4.

Tarefas

19

Depois de definir as propriedades e as informações básicas do projeto, precisamos definir as tarefas, com suas durações, dependências, recursos e características gerais. O modo de exibição se dá através do Gráfico de Gantt, que é também usado como entrada de dados.

4.1. Criando Tarefas no Projeto

O modo de visualização do Gráfico de Gantt é o melhor local para inserir sua lista de

tarefas. Cada tarefa cadastrada possui algumas informações essenciais:

Campo de identificação: criado automaticamente, representando o número da linha onde se encontra a tarefa, iniciando em 1;

Nome da Tarefa: descrição da tarefa a ser executada;

Duração: define quanto tempo essa tarefa demorará a ser executada, sendo que pode ser em minutos, horas, dias, semanas e mês;

Início: o campo início mostra a data e a hora em que a tarefa está agendada para ser

iniciada;

Término: o campo término mostra a data e a hora em que a tarefa está agendada a ser terminada.

O local as tarefas onde são inseridas é chamado de Tabela de Entrada de Dados. Para

criar uma tarefa utiliza-se o modo Gráfico de Gantt, que pode ser acessado pelo menu Exibir >

Gráfico de Gantt.

Posicionamos o cursor na primeira célula em branco da coluna Nome da Tarefa, e insere-se uma descrição para a tarefa. Logo após deve-se definir o tempo de duração da tarefa. Se não for colocado nenhum tempo específico, o programa assume a duração de 1 Dia ? . A presença da interrogação indica que essa duração é estimada.

4.2. Tarefas Recorrentes

Tarefas recorrentes são tarefas que acontecem regularmente durante a execução de um projeto, como por exemplo, reuniões semanais de acompanhamento.

Para Inserir uma tarefa Recorrente siga os seguintes passos:

a. Clique no menu Inserir > Tarefa Recorrente

b. Será aberta a caixa de diálogo “Informações sobre Tarefas Recorrentes”, preencha as

;

informações solicitadas.

20

MS Project 2007

20 MS Project 2007 Figura 15: Caixa de diálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes Opções da caixa

Figura 15:

Caixa de diálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes

Opções da caixa de d iálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes:

Nome da Tarefa: Ins ere o nome da tarefa.

Duração: Determina a duração dessa tarefa.

Padrão de Ocorrênci a: Determina quando a tarefa vai ocorrer se va i ser diariamente, semanalmente, men salmente ou anualmente. Se escolhida a op ção diariamente,

que ela ocorra a

opção semanalmente, devemos definir de qu antas em quantas

semanas a tarefa o correrá e que dia da semana será. Na opç ão mensalmente,

podemos definir o d ia do mês em que será feita a tarefa, e depo is de quantos em

ocorrerá, ou então, se essa tarefa for agend ada para um dia

pode-se agendar a ta refa para que ela ocorra a cada X dias, ou para

cada X dias úteis. Na

quantos meses ela

particular da semana , por exemplo, a primeira quarta-feira a cada do is meses.

Intervalo de Ocorrên cia: Define o início da ocorrência, e quantas v ezes a tarefa terá que ser realizada par a depois acabar, ou a data em que acabará a tar efa.

Calendário de agend amento desta tarefa: Define qual o calendário v ai ser aplicado.

4.3. Marcos, Etapas e P ontos de Controle

Um marco represent a um objetivo atingido ou algum ponto no projet o onde queremos

representado no

chamar a atenção para algu ma situação ocorrida. Ele tem duração zero e é gráfico de Gantt por uma sim bologia própria com a data do evento ao lado.

4.

Tarefas

Para se inserir um m arco no projeto, basta inserir uma nova tarefa, colocar a sua duração, deixá- la igual a zero.

4.4. Vínculos entre as

Tarefas

e no momento de

As tarefas em um p rojeto são mais complexas do que simplesmen te descrevê-las e

colocar suas durações, pois criamos uma lista de tarefas

que é a data de início do pr ojeto, só que muitas delas não podem ocorrer se a anterior não

estiver concluída, por exemp lo. Desta maneira, existe no Project a vinculaçã o entre as tarefas,

execução de cada

que é a forma pela qual inf ormamos ao programa qual a precedência de tarefa no projeto.

entre si. Quando na mesma data,

certamente as tarefas terão interdependências no projeto, podemos perceber que elas iniciam

21

Para vincular as tare fas há vários modos, em todos os modos deve mos selecionar as

tarefas nas quais queremos c olocar vínculos e fazer o caminho escolhido, que

pode ser:

olocar vínculos e fazer o caminho escolhido, que pode ser: ∑ Clicar no ícon e ;

Clicar no ícon e ;

Seguir até o

Ou simplesm ente digitar o número da tarefa que você d eseja vincular na coluna prede cessoras.

menu Editar > Vincular tarefas;

Para desvincular as t arefas, devemos selecionar as tarefas nas quais queremos retirar

os vínculos, e clicar no ícone

4.4.1. Relacionamento

os vínculos, e clicar no ícone 4.4.1. Relacionamento ou então seguir pelo menu Editar > Desvin

ou então seguir pelo menu Editar > Desvin cular tarefas.

entre as Tarefas

Quando vinculamos a s tarefas, elas podem possuir diferentes tipos d e relacionamento entre si. Desse modo, podem os descrevê-los da seguinte maneira:

Tipo de Relacioname nto

 

Descrição

Apresentaçã o no Gráfico de G antt

 

A

tarefa só começa

  A tarefa só começa

Término - a - Início (TI)

quando a predecessora

termina

 

A

tarefa só começa

  A tarefa só começa

Início - a - Início (II)

quando a predecessora

começa

 

A

tarefa só termina

  A tarefa só termina

Término - a – Término ( TT)

quando a predecessora

termina

 

A

tarefa só termina

  A tarefa só termina

Início - a - Término (IT)

quando a predecessora

começa

Tabela 1

O tipo de relaciona mento padrão quando as tarefas são inicialmen te vinculadas é o

colocar outro tipo de relacionamento, basta q ue seja digitada a

sigla do tipo de relaciona mento desejado logo após o número da ta refa que irá ser

“Término – a – Início”. Para

predecessora.

22

MS Project 2007

22 MS Project 2007 4.4.2. Trabalhando co Figura 16 m Folga (LAG) e Antecipação (LEAD) no

4.4.2. Trabalhando co

Figura 16

m Folga (LAG) e Antecipação (LEAD)

no MS Project. A

folga é a situação onde exist e um tempo livre entre o fim de uma tarefa e o i nício da seguinte,

e antecipação é quando uma tarefa se inicia antes da anterior ter atingido o f im.

Podemos incluir tem pos de antecipação ou folga entre as tarefas

es “Predecessoras” e ao lado do

folga (número positivo) e ant ecipação (número negativo).

Para

colocarmos

ses

a coluna

número da tarefa que é precedida, digita-se o n úmero de dias de

tempos

de

folga

ou

antecipação,

basta

ir

até

Por exemplo, a taref a 2 – colocar os móveis, só pode começar 2 dias após a tarefa 1 – Pintar a casa for concluída. D essa maneira, na linha da tarefa dois e na colu na predecessoras, digitamos: 1TI + 2 dias.

dois e na colu na predecessoras, digitamos: 1TI + 2 dias. Figura 17 4.5. Inserir Novas

Figura 17

4.5. Inserir Novas Tare fas, Mover e Excluir

Podemos inserir uma

nova tarefa no nosso projeto a qualquer mom ento, seja no final

linha em que se

ou entre duas tarefas já exis tentes. Para inserir essa última, basta clicar na deseja inserir a tarefa e ir no menu Inserir > Nova Tarefa.

Da mesma forma que

para inserir, podemos excluir as tarefas do proj eto, selecionando

o menu Editar >

a linha da tarefa que deseja -se excluir e apertando Delete ou então ir até

Excluir Tarefas.

Para movermos as ta refas, basta selecionarmos a linha na qual a tare fa está, e arrastar

o mouse até o local em que s e deseje que ela fique.

4.6. Restrições das Tar efas

As restrições impõem

limites na forma como o programa calcula as d atas de início e de

término das tarefas, elas pod em ser de vários tipos:

4.

Tarefas

23

O mais tarde possív el: agenda a tarefa para que ela inicie o mais t arde possível sem atrasar as tarefas sub seqüentes;

O mais breve possív el: agenda a tarefa para que ela inicie o quant o antes. Essa é a

restrição padrão para

tarefas;

Não Terminar Antes De: agenda a tarefa para que ela termine em u ma data específica ou após essa data;

Não Terminar Depo is De: agenda a tarefa para que ela termin e em uma data específica ou antes d essa data;

Deve Terminar Em: a genda a tarefa para que ela termine em uma da ta específica;

Deve Iniciar Em: age nda a tarefa para que ela inicie em uma data esp ecífica;

Não Iniciar Antes De : agenda a tarefa para que ela inicie em uma após essa data;

data específica ou

Não Iniciar Depois D e: agenda a tarefa para que ela inicie em uma antes dessa data.

data específica ou

4.7. Recuos

Podemos agrupar ati vidades que compartilham características ou qu e serão concluídas no mesmo intervalo de temp o em uma atividade abrangente, através do recu o de atividades.

Para efetuar o recuo,

basta selecionar as linhas desejadas e clicar no

o recuo para a direita, ou ent ão

.
.

4.8. Editar o Conteúdo

da Tarefa

botão

ou ent ão . 4.8. Editar o Conteúdo da Tarefa botão , que é Podemos editar

, que é

Podemos editar o co nteúdo das tarefas, selecionando a célula conte ndo o conteúdo a

aberta a caixa de

a tarefa”, que é composta por seis guias, ond e encontramos as

editar e dando um duplo cli que sobre ela, ou apertando a tecla F2. Será

diálogo “Informações sobre configurações de uma tarefa.

Guia Geral

Nela temos as inform ações gerais sobre a tarefa:

24

MS Project 2007

24 MS Project 2007 Figura 18 o Nome : apres enta o nome da tarefa; o

Figura 18

o

Nome: apres enta o nome da tarefa;

o

Duração: apr esenta a duração da tarefa;

o

Porcentagem

concluída: determina o quanto % da tarefa já fo i executado;

o

Prioridade: d efine a prioridade da tarefa;

o

Datas: apres enta a data de início e fim da tarefa;

o

Ocultar a bar ra de tarefas: se ativo, inibe a exibição dessa ta refa no Gráfico de Gantt;

o

Mostrar a ba rra de atividade na fase: se essa tarefa fizer pa rte de uma tarefa sumário, qu ando ativo, essa configuração reflete a bar ra da tarefa na representaçã o da Tarefa Sumário.

Guia Predecessoras

Depois de decidir a tarefas relacionadas.

ordem das tarefas, podemos colocá-las em seq üência vinculando

4.

Tarefas

25

4. Tarefas 25 Figura 19 o Nome : apres enta o nome da tarefa; o Duração

Figura 19

o

Nome: apres enta o nome da tarefa;

o

Duração: apr esenta a duração da tarefa;

o

Predecessora s: apresenta os relacionamentos que a tarefa p ossui, informando

o ID e o Nom e da tarefa com a qual essa tarefa ativa possui

relacionamento, o

Tipo desse r elacionamento e a Latência (tempo de esper a ou avanço) da tarefa.

Guia Recursos

(tempo de esper a ou avanço) da tarefa. ∑ Guia Recursos Figura 20 o Recursos :

Figura 20

o Recursos: apr esenta as quantidades e os recursos associados a essa tarefa.

26

MS Project 2007

Guia Avançado

26 MS Project 2007 ∑ Guia Avançado Figura 21 o Prazo Final : d etermina até

Figura 21

o

Prazo Final: d etermina até quando a tarefa pode ser concluíd a;

 

o

Tipo de Rest rição: as restrições permitem que você imponh a limites quanto à

maneira com o o MS Project calculará as datas de início e térm ino das tarefas.

o

Tipo de taref a: define o tipo de duração da tarefa;

 

o

Controlada p elo empenho: ao atribuir recursos adicionais

a uma tarefa, a

duração será

reduzida para refletir a adição dos recursos.

Se desejar que a

duração de u ma tarefa permaneça a mesma independentem ente dos recursos atribuídos, de smarque a caixa de seleção Com empenho.

o

Calendário: d etermina o calendário a ser utilizado pela tarefa ;

 

o

Código de ED T: informa a estrutura de trabalho da tarefa;

o

Método do v alor acumulado: por % concluída ou % física con cluída;

o

Marcar taref a como etapa: mantém a duração da tarefa, como um ma rco (tarefas com duração igual a zero).

mas a apresenta

Guia Anotações

4.

Tarefas

27

4. Tarefas 27 Figura 22 Permite a entrada de texto que será utilizado como nota, que

Figura 22

Permite a entrada de texto que será utilizado como nota, que não se rá apresentada na planilha de tarefas.

4.9. Assistente do Gráf ico de Gantt

O Assistente do Gr áfico de Gantt proporciona uma maneira fác il de melhorar a

aparência do seu projeto. É possamos ver facilmente o

Gráfico de Gantt é preciso cli car com no gráfico > Assistente de Gráfico de Ga ntt.

através dele que podemos formatar o proje to de modo que

status das tarefas em andamento. Para entrar

no Assistente de

O Assistente de Gráf ico de Gantt é iniciado. Ao clicar no botão Ava nçar, aparecerá a segunda janela do assistente onde serão configuradas as opções desejadas.

28

MS Project 2007

28 MS Project 2007 Figura 23 Sempre depois de m odificar as configurações, deve-se clicar no

Figura 23

Sempre depois de m odificar as configurações, deve-se clicar no botã o Avançar para ir

à próxima janela que tem no vas configurações.

para ir à próxima janela que tem no vas configurações. Figura 24 A janela mostrada p

Figura 24

A janela mostrada p ela figura 24 exibe as opções para as informaçõ es que você quer que apareçam perto das barr as de Gantt. Caso decida escolher as opções pe rsonalizadas, uma série de novas janelas aparec erá para serem configuradas de acordo com a s ua escolha, como

a mostrada abaixo:

4.

Tarefas

29

4. Tarefas 29 Figura 25 Figura 26 Na janela como a re presentada pela figura 26

Figura 25

4. Tarefas 29 Figura 25 Figura 26 Na janela como a re presentada pela figura 26

Figura 26

Na janela como a re presentada pela figura 26 decidimos se as lin has vinculadas às tarefas devem aparecer ou n ão no gráfico de Gantt.

30

MS Project 2007

30 MS Project 2007 Figura 27 Após terminar todas as configurações, deve-se clicar no botão Forma

Figura 27

Após terminar todas as configurações, deve-se clicar no botão Forma tar para salvar as configurações e depois no sai r do assistente.

salvar as configurações e depois no sai r do assistente. 4.10. Caminho Crítico Figura 28 que

4.10. Caminho Crítico

Figura 28

que os projetos

finalizem depois do prazo pre visto. Desse modo, temos maneiras de encurtar o caminho crítico

para poder finalizar um proje to mais rapidamente.

Atrasos inesperados

ou acréscimo de tarefas podem fazer com

No gráfico de Gantt lo devemos ir nos modos de

o caminho crítico é definido com a cor vermelha , e para visualizá- exibição e escolher a opção Grantt de Controle.

4.

Tarefas

31

4. Tarefas 31 4.10.1. Ultrapassando Figura 29 o Caminho Crítico As tarefas que cau sam atrasos

4.10.1. Ultrapassando

Figura 29

o Caminho Crítico

As tarefas que cau sam atrasos no projeto se não forem con cluídas conforme

programadas são considera das tarefas críticas. Essas tarefas críticas for mam o Caminho

Crítico. Quando se aumenta análoga, quando se encurta a

atrasa, de forma

a duração de uma tarefa crítica, o projeto se

duração de uma tarefa crítica, o projeto é finali zado mais cedo.

A redução no caminh o crítico é focalizada na redução da duração das tarefas.

Mudança na relação

entre as tarefas: essa estratégia encurta o ca minho crítico sem

acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho.

Programação de hor as extras: essa estratégia encurta a duração das tarefas.

Acréscimo de mais

acrescente mais

recursos a uma tare fa crítica para cumprir o seu prazo. Essa est ratégia encurta a

duração das tarefas o rientadas a recursos.

recursos: um projeto pode exigir que você

Mudando o Calendá rio: se acrescentar mais recursos não é uma

opção para o seu

projeto, outra manei ra de encurtar o caminho crítico é estender o di a útil ou a jornada

de trabalho no calen dário de do recurso, ou no calendário – base, estiverem alocados à s tarefas cuja duração se deseja encurtar.

se vários recursos

Removendo predec essoras desnecessárias: esta estratégia eli mina os atrasos causados pelas prede cessoras que não afetam a tarefa.

5. Trabalhando com Recursos

5. Trabalhando com Recursos

33

No gerenciamento de projetos, além do controle das atividades que compõem o projeto, é importante definir a responsabilidade de cada tarefa. O MS Project permite o controle de recursos utilizados no empreendimento.

Recursos são as pessoas, suprimentos e equipamentos que permitem a realização das atividades do projeto. Em versões antigas do Project, eram permitidos apenas recursos de trabalho: pessoas e equipamentos. A versão 2007 permite, além de recursos de trabalho, recursos materiais e recursos de custos. Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens que são consumidos durante as atividades. E os recursos de custo permitem adicionar um custo fixo para a atividade inteira, independente do trabalho desenvolvido. É utilizado, por exemplo, quando a atividade é um serviço terceirizado, cujos recursos de trabalho e/ou materiais dessa atividade não são importantes para o conhecimento no projeto.

O Project utiliza as informações de recursos fornecidas para calcular a duração de uma tarefa e, consequentemente, a duração total do projeto. Permite, ainda, informar qual recurso está ocioso sobre um determinado período de tempo, realocação de recursos, quantidade de horas trabalhadas, custo por recurso e do projeto e outras informações importantes no planejamento e acompanhamento do projeto.

5.1. Criando Recursos

Os

Recursos.

recursos

podem

ser

adicionados

individualmente

Para acessar a Planilha de Recursos, clique no ícone no menu Exibir > Planilha de Recursos.

no ícone no menu Exibir > Planilha de Recursos . ou através da Planilha de na

ou

através

da

Planilha

de

na barra de modos ou clique

Cada linha da tabela representa um recurso com as suas informações. As colunas da Planilha de Recursos são:

Indicadores: você não pode digitar nesse campo. Ícones podem aparecer durante o projeto como resposta a alguma ação realizada. Ícones de aviso são exibidos, por exemplo, quando algum recurso está superalocado. Notas também podem ser adicionados nessa coluna, com espaço para fornecer informações pelo usuário;

Nome do recurso: é a identificação do seu recurso, pode ser o nome da pessoa ou a função dela no projeto;

Tipo: utilize essa coluna para especificar se o recurso é trabalho (humano ou equipamento), material ou de custo;

Unidade do material: para recursos materiais, é utilizado para especificar a unidade de medida. Pode ser definido qualquer tipo de unidade;

Iniciais: você pode digitar as iniciais do recurso ou o programa o faz automaticamente;

Grupo: adicione recursos a grupos caso eles possuem características semelhantes. É utilizado para diferenciar funções ou equipes diferentes em um projeto. Funciona

34

MS Project 2007

como um filtro quando algum recurso precisa ser localizado, por exemplo. Para criar um novo grupo basta entrar com o nome nesse campo;

Unid. máximas: quantidade total de recurso disponível, pode ser expresso por porcentagem ou unidades. Por exemplo, 100 por cento equivale a uma unidade, ou o equivalente ao recurso trabalhando em toda a sua carga horária;

Taxa padrão: custo padrão por tempo de trabalho para recursos humanos e custo por unidade para recursos materiais;

Taxa h. extra: custo de tempo extra que um recurso recebe caso trabalho acima de seu tempo padrão;

Custo/uso: custo fixo por cada vez que o recurso é utilizado, pode ser combinado com taxa padrão e taxa de hora extra;

Acumular: especifica como o recurso é pago.

o

Início: quando o recurso for atribuído a uma tarefa, é calculado o custo assim que a tarefa começar;

o

Rateado: o custo é calculado proporcionalmente ao tempo da duração da tarefa;

o

Fim: o custo é calculado apenas quando a tarefa estiver completa.

Calendário base: define qual calendário o Project deve seguir quando estiver determinando a programação de trabalho do recurso. O calendário identifica tempo de trabalho e de folga;

Código: campo que permite a definição de um código para o recurso, para identificação e ordenação.

5.2. Modificando Informações dos Recursos

A definição de recursos pela Planilha de Recursos é o método mais rápido. Porém,

você pode adicionar mais informações ao recurso ou criar um novo recurso utilizando a janela Informações sobre o Recurso. Para acessá-la, clique duas vezes sobre um recurso já

adicionado ou clique no menu Projeto > Informações sobre o recurso.

Na aba Geral da caixa de diálogo Informações sobre o recurso, você pode adicionar o e-mail do recurso (se for recurso humano) e alterar as informações já providenciadas anteriormente. Além disso, na seção Disponibilidade do recurso, pode ser adicionados períodos nos quais o recurso estará disponível para o uso.

A aba Custos permite alterar o valor de trabalho de recursos para diferentes períodos

de tempo. Há diferentes abas (A, B, C, D e E) para a melhor organização do aumento ou

diminuição do custo ao longo do tempo.

do

planejador. Uma vez adicionada uma anotação, na Planilha de Recursos, um símbolo

aparecerá na coluna de Indicadores.

Na

aba

Anotações,

podem

ser

adicionadas

informações

extras,

a

critério

A aba Campos personalizados é usada quando o Project Server é instalado.

5.3. Calendários de Recursos

5. Trabalhando com Recursos

35

O MS Project utilizado o calendário base chamado Padrão para calcular o tempo do

projeto. Quando um recurso é inserido, um calendário com o mesmo nome do recurso é criado automaticamente, com base no calendário Padrão (uma jornada de trabalho de oito horas diárias e quarenta horas semanais, se esse calendário base não foi alterado). Os calendários dos recursos podem ser alterados para acomodar as exceções de trabalho do

recurso ou período de férias planejado.

Para alterar o calendário de um recurso, clique duas vezes no recurso desejado para acessar a janela Informações sobre o recurso e, após, clique no botão Alterar Período Útil. Uma janela com o calendário do recurso abrirá e você poderá alterar o período útil da mesma forma como explicado anteriormente.

5.4. Atribuindo Recursos a Tarefas

A atribuição de recursos a tarefas pode ser feita pela visualização Gráfico de Gantt.

Selecione a tarefa desejada e clique no botão Atribuir recursos ou pelo menu Ferramentas

> Atribuir Recursos.

ou pelo menu Ferramentas > Atribuir Recursos . Uma lista com os recursos adicionados até o

Uma lista com os recursos adicionados até o momento é apresentada na janela que abrir. Clique no recurso desejado (ou crie um novo recurso digitando o nome em uma linha vazia na coluna Nome do recurso). O preenchimento da coluna S/D (S de solicitado e D de demandado) é opcional, utilizada quando o Project Server é instalado. A coluna Unidades deve ser preenchida quando o uso do recurso for maior ou menor que 100%. Lembre-se que o Project define unidade como porcentagem, ou seja, 100 por cento equivale a uma unidade do recurso. Finalmente, clique no botão Atribuir. Você notará um indicador de que o recurso foi atribuído e o custo total pago ao recurso pelo tempo da tarefa, calculado automaticamente pelo Project. Adicione mais recursos seguindo os mesmo passos e, então, feche a janela.

Para substituir ou remover um recurso já atribuído a uma tarefa, acesse a janela Atribuir recursos e utilize os botões Substituir ou Remover.

5.5. Uso dos Recursos

O Project permite efetuar cálculos da duração da atividade e o uso dos recursos de

acordo com o tipo da tarefa. Abaixo explica-se como é feito o uso de recursos e duração da tarefa pelas diferentes configurações.

Tipo de tarefa

Controlado

Efeito

por Empenho

 

Opção

A duração é alterada com a mudança dos recursos, mantendo-se a porcentagem de trabalho.

habilitada

Unidades Fixas

Opção

A duração da atividade não é afetada quando o número de recursos é alterado. A porcentagem de trabalho de cada recurso permanece o mesmo.

desabilitada

Duração Fixa

Opção

A duração da atividade não é afetada quando o número

36

MS Project 2007

habilitada

de recursos é alterado. A porcentagem de trabalho de cada recurso permanece o mesmo.

Opção

desabilitada

A duração é mantida a mesma, porém a porcentagem de trabalho de cada recurso é alterada.

Trabalho fixo

-

A duração é alterada com a mudança dos recursos,

mantendo-se a porcentagem de trabalho.

5.6. Gráficos

Tabela 2

O Project gera gráficos automáticos para melhor visualização do trabalho e da

disponibilidade dos recursos. Na janela Atribuir recursos você pode visualizar gráfico de

trabalho de cada recurso clicando no botão Gráficos.

de trabalho de cada recurso clicando no botão Gráficos . Figura 30 Na janela Gráficos ,

Figura 30

Na janela Gráficos, você poderá visualizar três diferentes gráficos, alterando no campo

Selecionar gráfico. Na opção Trabalho, são mostradas as horas de trabalho diárias já atribuídas do recurso. A opção Disponibilidade de Recursos fornece a quantidade de horas livre para trabalho. E a opção Trabalho de atribuição mostra em um gráfico de barras as horas trabalhadas para a tarefa selecionada e as demais tarefas, assim como a disponibilidade de trabalho. Esse gráfico permite verificar se o recurso está trabalhando mais do que o planejado.

Você poderá visualizar os gráficos anteriores de mais de um recurso ao mesmo tempo, selecionando os recursos desejados na janela Atribuir recursos e clicando no botão Gráficos.

6. Execução e Controle de Projetos

6. Execução e Controle de Projetos

37

O planejamento é essencial para um projeto, porém quando o projeto inicia, faz-se

necessário também o acompanhamento e controle, para que ajustes sejam feitos e o projeto

finalize conforme planejado, ou pelo menos, próximo das expectativas.

O controle de um projeto é o processo de comparação do que acontece realmente

durante o projeto com o que foi estimado que acontecesse. Para controlar, deve-se registrar a

programação do projeto no momento que o planejamento estiver completo. Esse momento é chamado de Linha de Base.

Controlar o projeto consiste em informar ao Project informações reais, como a data real de início, a data real de término e a duração das tarefas. Dessa forma, o Project mostra uma programação revisada com projeções de como o restante da programação é afetada, com base na atividade real.

6.1. Linhas de Base

A Linha de Base é um conjunto de dados salvo no projeto. O projeto suporta salvar até onze Linhas de Bases diferentes, simulando diferente cenários no projeto. Para definir uma nova Linha de Base, clique no menu Ferramentas > Controle > Definir Linha de Base. Uma nova janela será aberta. Selecione qual o número que deseja associar a Linha de Base e clique no botão OK.

Na maioria das vezes, não é desejado modificar a Linha de Base. Ele é um momento congelado no tempo, um registro para comparar com o progresso do projeto. Mudando a Linha de Base, o objetivo não é atingido. Mesmo assim, há circunstâncias nas quais, por razões estratégicas, necessita-se modificar a Linha de Base, limpá-la ou definir uma segunda ou terceira Linha de Base para documentar diferentes mudanças. Entretanto, para sobrescrever a Linha de Base original, deve-se prestar atenção em como será feito.

Para adicionar uma tarefa a uma Linha de Base, adicione-a pela tabela no modo de visualização Gráfico de Gantt. Após, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle > Definir Linha de Base. Selecione a Linha de Base que deseja modificar e clique na opção Tarefas de selecionadas.

A Linha de Base auxilia analisar diferentes estimativas das atividade no projeto. O

Project permite a visualização graficamente da Linha de Base e do acompanhamento real das atividades. Para visualizar, acesse o modo de visualização Gantt de Controle. Além da visualização dos gráficos de Gantt, é disponibilizada a tabela para avaliar a mudança nos custos por modificações nas durações das atividades (as colunas referentes aos custos devem ser

adicionadas, clicando com botão direito em qualquer coluna).

38

MS Project 2007

38 MS Project 2007 Figura 31 6.2. Acompanhar o Progresso das Atividades 6.2.1. Informações Básicas para

Figura 31

6.2. Acompanhar o Progresso das Atividades

6.2.1. Informações Básicas para o Acompanhamento do Projeto

Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho de seu projeto assim que o projeto está em andamento.

Ao acompanhar o progresso, você trabalha com três tipos de informações: de linha de base, atual e real.

Linha de Base: modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Esta informação não muda a menos que você especifique que deseja mudar a Linha de Base.

Atual: modelo funcional, que está sempre mudando, para as tarefas que vão ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar à medida que você recebe novas informações e faz ajustes.

Real: as informações reais são tarefas que já estão em andamento ou que já foram finalizadas. À medida que você insere datas reais para tarefas completadas, as datas de início e fim para as tarefas programadas remanescentes são atualizadas.

6.2.2. Atualizando o Projeto

Alguns dados sobre a execução do projeto podem ser registrados preenchendo alguns campos para cada tarefa. Há dois modos de atualização: por tarefas (mais específica) ou do projeto (mais ampla).

Para atualizar uma tarefa, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle > Atualizar tarefas.

6. Execução e Controle de Projetos

39

6. Execução e Controle de Projetos 39 Figura 32 Na janela que abrir, pode-se definir a

Figura 32

Na janela que abrir, pode-se definir a conclusão da tarefa, definindo a % concluída, a Duração real, ou a Duração restante. Informando um desses campos, os outros dois são posteriormente calculados automaticamente. Além disso, pode-se informar quando realmente a atividade iniciou e terminou. Para concluir, clique no botão OK.

Para atualizar o projeto, clique no menu Ferramentas > Controle > Atualizar projeto.

Ferramentas > Controle > Atualizar projeto . Figura 33 Em Atualizar trabalho como concluído até ,

Figura 33

Em Atualizar trabalho como concluído até, selecione a data até a qual todas as atividades estão concluídas. Nas duas opções desse mesmo item, a primeira considera no cálculo a porcentagem concluída de cada tarefa, e na segunda somente as que tiverem 100% concluídas. Selecione conforme desejado, se deseja efetuar a operação para o Projeto inteiro ou apenas para as Tarefas selecionadas.

Na mesma janela, pode-se também Reagendar trabalho não concluído para iniciar após a data desejada. Concluída a configuração, clique no botão OK.

6.2.3. Visualizar o Cronograma

A linha de grade tracejada na vertical do Gráfico de Gantt marca a data de hoje na escala de tempo. As tarefas com barras de Gantt completamente à esquerda da linha da data devem estar completas. Por exemplo, na ilustração que se segue, a tarefa 7, “Criar layouts”, deve estar 100% completa. As tarefas cujas barras cruzam a linha de data devem estar parcialmente completas. Por exemplo, a tarefa 15, “Pintar Sala de Reunião”, já foi iniciada e deve estar aproximadamente 50% completa. As tarefas à direita da linha de data são programadas para começar mais tarde. Além disso, as barras de progresso dentro das barras de Gantt proporcionam uma indicação gráfica do progresso das tarefas.

40

MS Project 2007

40 MS Project 2007 Figura 34 6.2.4. Atualizar Tarefas Específicas Para facilitar a atualização das tarefas

Figura 34

6.2.4. Atualizar Tarefas Específicas

Para facilitar a atualização das tarefas e ver o progresso, você pode mudar uma opção de visualização para exibir horas, assim como datas, no projeto. Além disso, você pode mudar a escala de tempo para ver essas tarefas com mais detalhamento.

6.2.5. Comparar Resultados

Você pode comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base de muitas formas. Assim, é possível escolher o método mais conveniente para encontrar o que você precisa saber.

Quando você salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados dos campos que estão programados no momento para campos da Linha de Base. Se você precisar ver em quantos dias o cronograma se desviou do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa Variação. Esta visualização e tabela exibe datas de início e fim de linha de base, em conjunto com as datas programadas de início e fim. O MS Project também calcula a diferença entre as datas de linha de base e as datas programadas.

Comparar os Dados de Linha de Base com Dados Reais

Depois que os dados reais são inseridos, o seu cronograma muda consideravelmente. Agora você precisa comparar o cronograma atual com o seu plano para ver o desempenho do projeto. Além da tabelaVariação, que aplicou anteriormente, a visualização Gantt de Controle permite lhe comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real.

6.3. Trabalhar com o Caminho Crítico

No gráfico de Gantt o caminho crítico é definido com a cor vermelha, basta ir modo de Exibição: Gantt de Controle.

Ultrapassando o Caminho Crítico

6. Execução e Controle de Projetos

41

As tarefas que causam o atraso da data de fim do projeto, se não forem concluídas conforme programadas são consideradas tarefas que estão no Caminho. Como as tarefas críticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratégias para estourar o caminho crítico são focalizadas na redução da duração das tarefas.

o

Mudança na relação entre tarefas: reduz o caminho crítico sem acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho. Também chamado de Paralelismo.

o

Programação de horas extras: esta estratégia encurta a duração.

o

Acréscimo de mais recursos: esta estratégia encurta a duração das tarefas orientadas a recurso. Também chamado de Compressão.

o

Removendo predecessoras desnecessárias: elimina os atrasos causados pelas predecessoras que não afetam a tarefa.

Certifique-se de que todas as tarefas predecessoras às tarefas críticas sejam essenciais.

6.4. Mudando a Relação entre as Tarefas

Definir a relação entre as tarefas de forma realista pode ser a maneira mais econômica de encurtar o caminho crítico. Talvez você não precise acrescentar recursos nem aumentar o número de horas de trabalho. Experimente esta estratégia primeiro.

Acrescentando Recursos para Encurtar o Caminho Crítico

Apesar de todo o seu esforço para simplificar as relações entre as tarefas, um projeto pode exigir que você acrescente recursos a uma tarefa crítica para cumprir o seu prazo. No entanto, esteja preparado para lidar com conflitos de sobrealocação de recursos quando alocar mais recursos a uma tarefa.

Mudando o Calendário

Acrescentar mais recursos não é uma opção para o seu projeto, outra maneira de encurtar o caminho crítico é estender o dia útil ou a jornada de trabalho no calendário do recurso para o recurso alocado à tarefa, ou no calendário-base se vários recursos estiverem alocados às tarefas cuja duração você deseja encurtar.

7. Relatórios

7. Referências Bibliográficas

43

O MS Project possui várias maneiras de imprimir informações de projeto. A partir do comando Configurar Página, podemos especificar informações de cabeçalho superior e inferior, assim como outros ajustes na aparência da página impressa.

7.1. Relatórios Visuais

Para acionar os relatórios visuais clique em Relatórios > Relatórios Visuais. A partir daí você poderá:

Criar um relatório visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no Microsoft Office Visio a partir de um modelo de relatório interno com base em dados no projeto ativo;

Criar um novo modelo a partir do qual criar um relatório visual;

Editar um modelo existente para um relatório visual;

Salvar dados do relatório como um banco de dados.

44

MS Project 2007

44 MS Project 2007 Figura 35 Botões e opções disponíveis na tela: ∑ Novo Modelo Programa

Figura 35

Botões e opções disponíveis na tela:

Novo Modelo

7. Referências Bibliográficas

45

7. Referências Bibliográficas 45 ∑ Editar Modelo Figura 36 Se você marcar a caixa de seleção

Editar Modelo

Figura 36

Se você marcar a caixa de seleção Selecionar Campos e clicar no botão Editar Modelo, a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos será aberta para que você possa modificar os campos usados no modelo.

46

MS Project 2007

46 MS Project 2007 ∑ Gerenciar Modelo Figura 37 Clique nesse botão para abrir uma janela

Gerenciar Modelo

Figura 37

Clique nesse botão para abrir uma janela do Windows Explorer listando todos os modelos. Por padrão, o conteúdo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 é listado. Você pode abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos dessa janela.

Incluir modelos de relatório de

Quando essa caixa de seleção é marcada, o botão Modificar ficará disponível para que você possa navegar até o local do modelo. Por padrão, essa caixa de seleção é desmarcada.

Modificar

Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada para navegar até outro local do computador ou da rede para adicionar modelos de relatório às guias. Esse botão está disponível apenas quando a caixa de seleção “Incluir modelos de relatório de” é selecionada.

Salvar Dados

Abre a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Salvar Dados de Relatório. Com essa caixa de diálogo, você pode salvar os dados de relatório para o projeto atual, personalizar os campos usados como parte dos dados e salvar o banco de dados de relatório.

Modo de Exibição

7. Referências Bibliográficas

47

Coleta os dados necessários do Microsoft Office Project 2007, abre o Microsoft Office Excel ou o Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o relatório selecionado.

7.2. Pré – Visualizar e Imprimir Relatórios

O MS Project proporciona cinco categorias de relatórios.

Cada categoria contém vários tipos de relatórios entre os quais você pode escolher. Com o comando Relatórios no menu Relatório, você pode pré-visualizar e imprimir os seus relatórios

Para imprimir o relatório resumido siga os seguintes passos:

a. No menu Relatório, escolha Relatórios. A caixa de diálogo Relatórios exibirá os botões correspondentes às categorias gerais de relatórios fornecidos com o MS Project.

b. Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção dos relatórios Visão Geral. Visão Geral é o ajuste padrão na caixa de diálogo Relatórios. A caixa de diálogo Visão Geral Relatórios aparece.

c. Dê um clique no botão Tarefas de nível superior e em seguida dê um clique no botão Selecionar.

d. Dê um clique no botão Imprimir e em seguida escolha o botão OK.

Dê um clique no botão Fechar se você não conseguir imprimir o relatório.

7.3. Imprimir a Lista de Coisas a Fazer

Na categoria de relatórios Assistente, você pode imprimir uma lista semanal de “coisas para fazer” das tarefas do projeto, para recursos individuais. Use o relatório Calendário para criar uma lista “coisas para fazer” para os funcionários do depósito do turno do dia.

a. No menu Exibir, escolha Relatórios se a caixa de diálogo Relatórios ainda não estiver sendo exibida.

b. Dê um clique no botão Assistente.

c. Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção de relatórios Assistente.

d. A caixa de diálogo Assistente Relatórios aparece.

e. Dê um clique no botão Calendário e em seguida dê um clique no botão Selecionar.

f. A caixa de diálogo Uso do recurso aparece.

g. Dê um clique na seta para baixo e role através da lista de recursos e, em seguida, selecione “funcionários do depósito do turno do dia”.

h. Escolha o botão OK.

7.4. Melhorar a Aparência do Projeto

A opção Assistente de Gráfico de Gantt proporciona uma maneira fácil de melhorar a aparência do seu projeto.

48

MS Project 2007

Use o Assistente de Gráfico de Gantt para formatar o projeto de modo que você possa facilmente ver o status das tarefas em andamento.

a. Clique com o botão direito no gráfico de Gantt e depois clique no botão Assistente de Gráfico de Gantt. O Assistente de Gráfico de Gantt é iniciado;

b. Dê um clique no botão Próximo. A segunda janela do assistente tem uma aparência similar à da ilustração que se segue;

c. Selecione qual opção deseja formatar o gráfico de Gantt. Neste caso Padrão:

estilo 2;

d. Selecione Padrão 2 na lista e em seguida dê um clique no botão Próximo. A próxima janela do assistente exibe opções para as informações que você quer que apareçam perto das barras de Gantt;

e. Dê um clique no botão Próximo para aceitar o ajuste padrão;

f. A próxima janela do assistente aparece. Nesta janela, você pode decidir se as linhas vinculadas às tarefas devem aparecer no gráfico de Gantt;

g. A próxima janela do assistente informa que você já acabou de usar o Assistente de Gráfico de Gantt;

h. Dê um clique no botão Formatar;

i. Após formatar o seu gráfico de Gantt, você vê a última janela do assistente;

j. Dê um clique no botão Sair do Assistente.

Após retornar ao gráfico de Gantt, você vê que ele está formatando do jeito que você especificou.

7.5. Configurar a Página e a Impressora

Antes de imprimir essas informações colhidas, você precisa especificar que impressora deseja usar. Você também tem que especificar o cabeçalho, o rodapé e o texto da legenda que aparecerão em cada página. Você pode com o comando Configurar Página no MS Project, selecionar impressoras ou plotadoras que deseja usar a lista de impressoras ou plotadoras anexas. Você pode também selecionar orientação de página, ajuste da escala, margens, cabeçalho, rodapé, legenda e visualização quando imprimir.

Especificar Orientação de página

A configuração da orientação de página determina se o seu relatório será impresso em páginas cuja altura é maior do que a largura (o que é conhecido como retrato) ou em páginas cuja largura é maior do que a altura (o que é conhecido como paisagem.). A orientação paisagem é o ajuste padrão quando se estão imprimindo as visualizações.

Especificar Cabeçalhos, Rodapés e Legendas

Um cabeçalho é um texto que aparece na extremidade superior de cada página, um rodapé é um texto que aparece na extremidade inferior de cada página. Tanto no cabeçalho quanto no rodapé, você pode especificar o tipo de informação que aparece em cada página. Você também pode especificar o alinhamento das informações do cabeçalho e rodapé.

Modifique o Cabeçalho do Gráfico de Gantt

7. Referências Bibliográficas

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1) Dê um clique na tabulação Cabeçalho, se ela ainda não estiver acionada. A tabulação Cabeçalho aparece na caixa de diálogo, onde você pode especificar as informações que quer que apareçam na extremidade superior de cada página. Você também pode especificar como deseja que essas informações sejam sublinhadas.

2) Na área Alinhamento, dê um clique na tabulação Esquerda. As informações que você insere na caixa de texto nessa tabulação aparecerão na extremidade esquerda do projeto quando você imprime.

3)

Alinhamento.

um

clique no botão

Date. A data aparece como um

código na caixa de texto

4) Pressione a tecla HOME para mover o ponto de inserção até o início da linha e em seguida digite Situação do Projeto. Certifique-se de digitar dois espaços após os dois pontos ( : ). Este texto aparecerá antes da data no cabeçalho.

5) Pressione a tecla END para mover o ponto de inserção até o final da linha e em seguida pressione SHIFT+ ENTER. Quando você pressiona SHIFT+ENTER, o ponto de inserção se move até a próxima linha.

6) Digite “Data de Início do Projeto:”. Não deixe de digitar dois espaços após os dois-pontos.

7) Dê um clique na seta para abaixo dos botões para exibir uma lista completa de informações que você pode incluir no cabeçalho. Role para baixo na lista e selecione Project Data de início.

8) Dê um clique no botão Adicionar. A data aparece como um código na caixa de texto Alinhamento a Esquerda. A data real, da maneira que aparecerá quando você imprimir, aparecerá na caixa de texto Exemplo., esta é a data no quadro Data de Início da caixa de diálogo Resumo. Na janela Configuração de Página, clique no Rodapé, e personalize o rodapé da forma que desejar.

8. Referências Bibliográficas

[1] SILVA, R. V. da. Apostila – MS Project 2007 Professional. 3ª Edição. 2008.

[2] BERNARDES, M. M. e S. Microsoft Project 2007: Gestão e Desenvolvimento de Projetos. Editora Érica, 1ª Edição, 2007.

[3] MARMEL, E. Microsoft Project 2007 Bible. Wiley Publishing, 2007.