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MS PROJECT

MS PROJECT 2007

PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE
PROJETOS

PET ENGENHARIA CIVIL – UFPR

2010
Temporada de Cursos PET Engenharia Civil

MS Project 2007
GRUPO PET CIVIL 2010
Alexandre Beê Amaral

Gabriel Grando Barbosa

Hugo Beguetto Netto

Jairo Henrique Melara de Camargo

Marcos Antonio Costantin Filho

Maria Angélica Castelli Martinez

Paola Dutra

Paulo Afonso Nunes

Ralph Magalhães Machado Chrestenzen

Ricardo Pieralisi

Taiane Dalmagro

Thamires da Silva Matos

Vanessa Cristina Kramer

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


Sumário i

Sumário
1. Introdução ao Planejamento de Projetos ............................................................................. 1
1.1. Conceitos de Planejamento e Gerenciamento de Projeto ................................................. 1
1.2. Função do MS Project ........................................................................................................ 1
2. Conhecendo o MS Project ..................................................................................................... 3
2.1. Área de Trabalho do MS Project 2007 ............................................................................... 3
3. Planejando um Novo Projeto ................................................................................................ 5
3.1. Criando um Novo Projeto................................................................................................... 5
3.2. Parametrizações Iniciais do Projeto ................................................................................... 6
3.3. Parametrização de um Projeto a partir da Guia do Projeto............................................... 7
3.4. Trabalhando com Calendários............................................................................................ 8
3.5. Gráfico de Gantt ............................................................................................................... 16
4. Tarefas ................................................................................................................................. 19
4.1. Criando Tarefas no Projeto .............................................................................................. 19
4.2. Tarefas Recorrentes ......................................................................................................... 19
4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controle .............................................................................. 20
4.4. Vínculos entre as Tarefas ................................................................................................. 21
4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas.............................................................................. 21
4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipação (LEAD)................................................ 22
4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir ............................................................................. 22
4.6. Restrições das Tarefas ...................................................................................................... 22
4.7. Recuos .............................................................................................................................. 23
4.8. Editar o Conteúdo da Tarefa ............................................................................................ 23
4.9. Assistente do Gráfico de Gantt ........................................................................................ 27
4.10. Caminho Crítico .............................................................................................................. 30
4.10.1. Ultrapassando o Caminho Crítico............................................................................ 31
5. Trabalhando com Recursos ................................................................................................. 33
5.1. Criando Recursos .............................................................................................................. 33
5.2. Modificando Informações dos Recursos .......................................................................... 34
5.3. Calendários de Recursos .................................................................................................. 34
5.4. Atribuindo Recursos a Tarefas ......................................................................................... 35

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ii Introdução ao Planejamento de Projetos

5.5. Uso dos Recursos ............................................................................................................. 35


5.6. Gráficos ............................................................................................................................ 36
6. Execução e Controle de Projetos ........................................................................................ 37
6.1. Linhas de Base .................................................................................................................. 37
6.2. Acompanhar o Progresso das Atividades ......................................................................... 38
6.2.1. Informações Básicas para o Acompanhamento do Projeto ...................................... 38
6.2.2. Atualizando o Projeto ................................................................................................ 38
6.2.3. Visualizar o Cronograma ........................................................................................... 39
6.2.4. Atualizar Tarefas Específicas ..................................................................................... 40
6.2.5. Comparar Resultados ................................................................................................ 40
6.3. Trabalhar com o Caminho Crítico..................................................................................... 40
6.4. Mudando a Relação entre as Tarefas ............................................................................... 41
7. Relatórios ............................................................................................................................ 43
7.1. Relatórios Visuais ............................................................................................................. 43
7.2. Pré – Visualizar e Imprimir Relatórios .............................................................................. 47
7.3. Imprimir a Lista de Coisas a Fazer .................................................................................... 47
7.4. Melhorar a Aparência do Projeto..................................................................................... 47
7.5. Configurar a Página e a Impressora ................................................................................. 48
8. Referências Bibliográficas ................................................................................................... 49

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1. Introdução ao Planejamento de Projetos 1

1. Introdução ao Planejamento de Projetos

1.1. Conceitos de Planejamento e Gerenciamento de Projeto

Um projeto pode ser definido como uma sequência de atividades ou eventos com
início e fim definidos, dirigidos por pessoas que se destinam a alcançar um dado objetivo
dentro de parâmetros de custo, tempo, recursos e qualidade.

Na década de 50 surgiram as primeiras ferramentas para auxiliar no planejamento e


execução de projetos. Dois métodos de destaque podem ser mencionados: PERT (Program
Evaluation and Review Technique) e CPM (Critical Path Method). O CPM é uma técnica
determinística, pois cada duração é determinada claramente com base em consumo de
recursos materiais e/ou humanos. O PERT é uma técnica probabilística, ou seja, não há um
valor claro de consumos de recursos a serem utilizados em cada tarefa do projeto. A
semelhança entre as técnicas fez com que o termo PERT/CPM fosse referido com uma técnica
única.

Essa técnica tem como objetivo identificar o caminho que consome mais tempo
através da rede de atividades, também chamado de caminho crítico. As atividades do caminho
crítico são as que ocupam maior tempo de conclusão e se essas atividades atrasarem, todo o
projeto atrasará.

1.2. Função do MS Project

O MS PROJECT é um dos mais modernos aplicativos voltados para o gerenciamento de


projetos. Através dele você poderá planejar, especificar, implantar e acompanhar o
desenvolvimento de qualquer tipo de projeto. As informações podem estar representadas
graficamente ou através de relatórios customizados.

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2. Conhecendo o MS Project 3

2. Conhecendo o MS
M Project

2.1. Área de Trabalho do MS Project 2007

Para iniciar o contato com o MS Project 2007 é preciso abri-lo.


lo. O MS Project é
encontrado no computador junto ao menu Iniciar > Programas > Microsoft Office >MS Project
2007.

Ao programa ser iniciado será aberto um arquivo intitulado Projeto 1 como na figura
abaixo:

Barra de Modos Barra de Título Barra de Menu Barras de Ferramentas

Barra de Entrada

Barra de Status Barra de Rolagem

Figura 1: Interface do MS Project 2007

Através desta tela é que o usuário pode interagir com o programa. A área de trabalho
do MS Project 2007 é composta por:

• Barra de Menu: Composta pelos comandos ARQUIVO, EDITAR, EXIBIR, INSERIR,


FORMATAR, FERRAMENTAS, PROJETO, RELATÓRIO, COLABORAR, JANELA e AJUDA.

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4 MS Project 2007

• Barra de Ferramentas: Composta pelas ferramentas mais utilizadas. Para saber o que
cada ícone executa pode-se colocar o indicador do mouse sobre ele e então uma
pequena mensagem informativa aparecerá informando a ação do ícone.

• Barra de Modos: É composta pelos ícones dispostos verticalmente ao lado esquerdo


da tela. Caso a barra de modos não esteja visível pode-se habilitá-la pelo menu Exibir >
Barra de Modos. Na barra de modos, encontram-se os atalhos para os modos de
exibição mais utilizados no programa. O último botão (Mais modos de exibição...) dá
acesso a todos os modos de visualização existentes no programa e pode ser acessado
também pelo menu Exibir > Mais modos de Exibição.

• Área de Digitação (Janela de Tabelas e Janela Temporal): A parte central da tela está
dividida em duas janelas: a janela de tabela e janela temporal. A janela de tabela é
utilizada pra a entrada de dados como informações sobre tarefas, recursos, etc, do
projeto, enquanto que a tabela temporal vai sendo preenchida pelo Project à medida
que são informados dados sobre a duração das tarefas. A janela temporal é a chamada
visão do Gráfico de Gantt, nele encontra-se o cronograma relativo ao projeto.

• Vale salientar que a linha de divisão entre a tabela de entrada de dados e o


gráfico pode ser movida para maximizar/minimizar um ou outro.

• A finalização do MS Project 2007 é feita pelo menu Arquivo > Sair. Se alguma alteração
for feita no projeto, o programa solicitará uma confirmação de gravação das
alterações, para preservar as alterações é necessário confirmar a gravação.

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3. Planejando um Novo Projeto 5

3. Planejando um Novo Projeto

3.1. Criando um Novo Projeto

Para iniciar o planejamento de um novo projeto é preciso abrir um arquivo, seja ele um
projeto novo ou um modelo pré-existente.
pré

• Novo Projeto:: pode ser aberto seguindo o caminho pelo menu Arquivo > Novo >
Projeto vazio ou clicando no ícone, com um desenho de uma folha em branco, na
barra de ferramentas.

• Novo Projeto a partir de um modelo:


modelo: para abrir um projeto partindo de um
se o menu Arquivo > Novo e então a janela como a abaixo será
modelo utiliza-se
exibida:

Figura 2

Ao ser escolhida a opção “No


“ computador” serão acessados os modelos disponíveis
localmente no computador. Para selecionar o modelo utilize a aba Modelos do MS Project:
Project

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6 MS Project 2007

Figura 3

3.2. Parametrizações Iniciais do Projeto

Para que o projeto possa ser executado é necessário atribuir alguns parâmetros a ele,
para isso utiliza-se o menu Projeto > Informações sobre projeto.
projeto

Figura 4

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3. Planejando um Novo Projeto 7

A abertura desta janela pode ser automática ao ser aberto um novo projeto, caso não
abra, segue-se o caminho acima. Para ativar a abertura automática da janela utiliza-se o menu
Ferramentas > Opções > Geral > Solicitar informações ao abrir projeto.

Informando dados sobre o projeto:

• Data de Início e Término: caso o projeto apresente essas datas previstas, elas deverão
ser informadas.

• Agendar a partir de: um projeto pode ter um fim ou um início determinado, mas
nunca terá os dois ao mesmo tempo. Por este motivo, ao ser escolhida a opção “Data
de início do projeto” o campo para preenchimento da “Data de início” estará
habilitado, quando se escolhe esta opção, as atividades são projetadas para
começarem o mais breve possível - OMBP. Caso a opção “Data de término do projeto”
seja escolhida, estará habilitado o campo para preenchimento da “Data de término” e
neste caso as atividades serão projetadas para terminarem o mais tarde possível –
OMTP.

• Data de Status: é uma data diferente da atual que é definida para reportar as
condições de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Serve como ponto de
referência para comparações entre cronogramas e cálculo de valor acumulado. Se a
data de status for definida como ND, o programa usará a data atual como a data de
status.

• Calendário: neste campo é definido o calendário a ser adotado no projeto, existem


três tipos o Padrão, o Turno da Noite e 24 horas. Essa este assunto será mais abordado
no item 3.4.

• Prioridade: neste campo indica-se qual projeto tem preferência ao compartilhar


recursos em detrimento de outros. Quanto maior o valor, maior a prioridade que o
programa associa ao projeto quando houver um trabalho com múltiplos projetos e em
que os recursos são compartilhados. Os níveis de prioridade variam entre 0-1000, a
mais baixa é 0 e a padrão é 500. O interessante deste amplo intervalo está no fato dele
permitir maior flexibilidade durante a redistribuição de recursos.

• Estatística: este botão ao ser clicado abre a caixa de diálogo “Estatísticas do Projeto
‘Nome do projeto Atual’ “, nesta caixa são apresentados dados sobre o projeto que
podem ser usados para revisar a agenda, datas de início e término, durações,
trabalho, custos, etc.

Após serem colocadas as informações sobre o projeto, basta clicar no botão OK para
aplicar os parâmetros dados.

3.3. Parametrização de um Projeto a partir da Guia do Projeto

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8 MS Project 2007

O Guia do Projeto é um importante recurso disponível no MS Project


Project 2007, ele consiste
em um guia de fácil utilização para permitir que usuários iniciantes consigam planejar seus
projetos com maior facilidade. O recurso pode ser ativado pelo menu Exibir > Ativar Guia do
Projeto.

Figura 5

3.4. Trabalhando com Calendários

Os calendários determinam como os recursos atribuídos e como as próprias tarefas


são agendadas. Os Calendário-Base
Calendário Base são um conjunto de dias e períodos de trabalho e de folga
que os outros tipos de calendário utilizam. Para acessar
acessar o calendário utiliza-se
utiliza o menu
Ferramentas > Alterar Período Útil.
Útil

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3. Planejando um Novo Projeto 9

Figura 6

O MS Project trabalha com três calendários que podem ser personalizados, são eles:

• Padrão:: é o calendário mais usual, seu horário é definido de segunda a sexta-feira,


sexta das
9h às 18h e apresenta uma hora de intervalo;

• 24 horas:: neste calendário os recursos são usados de forma ininterrupta, sem período
de folga;

• Turno da Noite:: neste calendário defini-se


defini se o horário do turno noturno que é definido
de segunda a sexta-feira
feira com períodos de trabalho variando entre 23h e 8h, com uma
hora de intervalo.

Os calendários podem ser aplicados para todo o projeto, para uma determinada
tarefa, ou para um conjunto de tarefas ou um recurso ou mais, compondo assim três tipos de
calendários do MS Project:

• Calendário do Projeto:
Projeto: pode ser atribuído por meio do menu Projeto > Informações
sobre o Projeto > Calendário.

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Figura 7

• Calendário da Tarefa: pode ser atribuído ao dar um duplo-clique na tarefa e clicar na


aba Avançado da janela que irá abrir.

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3. Planejando um Novo Projeto 11

Figura 8

• Calendário do Recurso: para exibir o calendário deve-se seguir os seguintes passos:

i. Selecionar o menu Exibir > Planilha de Recursos;


ii. Selecionar o recurso que deseja atribuir o calendário;
iii. Clicar no botão Alterar Período Útil.

• Criando um Calendário: o programa permite que seja criado um novo calendário, para
isso é preciso ir ao menu Ferramentas > Alterar Período Útil > Criar novo calendário
base.

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Figura 9

Com as opções da janela que abrirá poderá ser criado:

o Um novo calendário base:


base: neste caso será criado um calendário padrão, com
outro nome que poderá ser alterado como o usuário quiser.

o Criar cópia do calendário:


calendário: neste caso as alterações são feitas sobre um
calendário pré existente no programa.

• Editando um Calendário:
Calendário: para fazer a edição de um calendário utiliza-se
utiliza o menu
Ferramentas > Alterar Período Útil.
Útil

o Criando exceções:
exceções para criar exceções no calendário utiliza-se
se a aba Exceções.
Para criar uma exceção deve-se
deve se digitar o nome e selecionar os dias. Para
la é necessário clicar no botão Detalhes.. Uma janela será aberta e
detalhá-la
então é possível colocar mais informações a respeito da exceção.

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3. Planejando um Novo Projeto 13

Figura 10

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Figura 11

o Alterando semana de trabalho:


trabalho: o horário padrão da semana de trabalho pode
ser alterado utilizando-se
utilizando se a aba Semanas de Trabalho e clicando no botão
Detalhes.. Vale ressaltar que as alterações realizadas nos dias de trabalho da
Semana Padrão serão válidas para todos os dias do calendário.

o Mudando horários de trabalho:


trabalho: existem duas formas de se utilizar horários de
trabalho específicos:

i. Alterando os horários dos calendários de cada recurso:

tiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Período de Trabalho;


a. Utiliza Trabalho
b. No campo “Para calendário” deve-se
deve se selecionar o calendário o qual
se deseja alterar;
c. Em seguida deve-se
deve se selecionar o dia da semana a ser alterado, como
por exemplo, uma segunda-feira;
segunda
d. Para atribuir o novo horário utiliza-se o botão Detalhes,
Detalhes uma janela
será aberta, então deverão ser colocadas as especificações para este
dia de trabalho, e suas recorrências, se for o caso.

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3. Planejando um Novo Projeto 15

Utilizando este recurso você alterou o Calendário Base escolhido no passo “b” para
assumir um padrão diferente do original. Então, todos os recursos que forem atribuídos a este
calendário obedecerão a este horário estabelecido.

ii. Criando um novo Calendário-Base para um ou vários recursos utilizarem:

A criação de um calendário base permite que sejam atribuídos calendários específicos


aos recursos através dos seguintes passos: menu Exibir > Planilha de Recursos, coluna
Calendário Base.

a. Para criar um novo calendário utiliza-se o menu Ferramentas >


Alterar Período de Trabalho e deve-se clicar no botão Criar Novo
Calendário;
b. Na janela que se abrir é preciso dar um nome ao novo calendário e
em seguida, clicar na opção “Criar uma cópia do calendário”, nessa
opção é preciso escolher um calendário o qual servirá de base para o
novo;
c. Ao ser escolhido o calendário base, confirma-se a criação do novo
calendário clicando em OK;
d. A partir deste momento pode-se alterar os horários de trabalho
dentro deste calendário como se desejar.

o Excluindo um Calendário Base: é possível que um calendário base seja


apagado no decorrer do andamento do projeto, porém tal ação não é
aconselhável, uma vez que, pode ser que alguns dados poderem servir para
comparações futuras. Para excluir um calendário é preciso seguir os seguintes
passos: menu Ferramentas > Organizador > Calendários, em seguida deve-se
selecionar o calendário que deseja-se eliminar e em seguida clicar no botão
Excluir.

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16 MS Project 2007

Figura 12

Algumas dicas e observações::

Da mesma forma que é possível excluir um calendário, também é possível definir um


projeto a partir da cópia de calendários prontos em um arquivo de calendários anterior,
bastando apenas selecionar o projeto e copiar seus calendários par ao GLOBAL.MPT. Com este
passo, estes calendários estarão sempre disponíveis no momento em que novos projetos
forem criados.

É importante ressaltar que quando no planejamento de um projeto, é recomendado


configurar o calendário antes de iniciar a adição das tarefas para que não ocorram problemas
de duração, vínculos e prazos. Vale lembrar
lembrar que as modificações de calendário são válidas
apenas para o arquivo com o qual se trabalha, devendo-se
devendo fazê-las
las novamente ou copiá-las
copiá
para novos arquivos.

Recomenda-se
se a criação de arquivos com calendários específicos já configurados e
salvá-los com
m o nome da tipologia do projeto. Tal atitude facilita que em um próximo trabalho
esse calendário pré existente possa ser utilizado, evitando a necessidade de configurar um
novo calendário em todo início de projeto.

3.5. Gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt apresenta barras referentes às tarefas inseridas na Tabela de


Entrada de Dados. Essas barras são delimitadas pelas datas de início e término de cada
atividade e podem apresentar informações de vinculação entre as tarefas.

Tanto a representação como a escala


escala de tempo do gráfico podem ser alterados
conforme se desejar. Para realizar
realiz alterações na representação utiliza-se
se o Assistente de
gráfico de Gantt, que será apresentado mais a frente.

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3. Planejando um Novo Projeto 17

As alterações na escala de tempo do gráfico são feitas clicando-se


clicando comom o botão direito
do mouse sobre as guias acima da área do gráfico na opção “Escala de tempo”.

Figura 13

Ao selecionar a opção “Escala de tempo” uma janela como a da imagem abaixo será
aberta, e nela são possíveis fazer alterações com relação às camadas de visualização do tempo.

Figura 14

Há diversas linhas que podem ser configuradas


configuradas no programa. Estas opções estão
disponíveis clicando-se
se com o botão direito do mouse sobre a área do gráfico.

• Visualizando o cronograma:
cronograma para uma melhor compreensão do gráfico serão
apresentadas as funções de alguns itens que compõem o gráfico.

i. A linha de grade tracejada na vertical do Gráfico de Gantt marca a data de


hoje na escala de tempo;
ii. As tarefas com barras completamente à esquerda da data devem estar
completas;

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iii. As tarefas à direita da linha de data são programadas para começar mais
tarde;
iv. As tarefas que apresentam suas barras divididas pela linha de data devem
estar preenchidas até a linha. Tal representação indica a porcentagem de
conclusão da tarefa.

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4. Tarefas 19

4. Tarefas

Depois de definir as propriedades e as informações básicas do projeto, precisamos


definir as tarefas, com suas durações, dependências, recursos e características gerais. O modo
de exibição se dá através do Gráfico de Gantt, que é também usado como entrada de dados.

4.1. Criando Tarefas no Projeto

O modo de visualização do Gráfico de Gantt é o melhor local para inserir sua lista de
tarefas. Cada tarefa cadastrada possui algumas informações essenciais:

• Campo de identificação: criado automaticamente, representando o número da linha


onde se encontra a tarefa, iniciando em 1;

• Nome da Tarefa: descrição da tarefa a ser executada;

• Duração: define quanto tempo essa tarefa demorará a ser executada, sendo que pode
ser em minutos, horas, dias, semanas e mês;

• Início: o campo início mostra a data e a hora em que a tarefa está agendada para ser
iniciada;

• Término: o campo término mostra a data e a hora em que a tarefa está agendada a ser
terminada.

O local as tarefas onde são inseridas é chamado de Tabela de Entrada de Dados. Para
criar uma tarefa utiliza-se o modo Gráfico de Gantt, que pode ser acessado pelo menu Exibir >
Gráfico de Gantt.

Posicionamos o cursor na primeira célula em branco da coluna Nome da Tarefa, e


insere-se uma descrição para a tarefa. Logo após deve-se definir o tempo de duração da
tarefa. Se não for colocado nenhum tempo específico, o programa assume a duração de 1 Dia
? . A presença da interrogação indica que essa duração é estimada.

4.2. Tarefas Recorrentes

Tarefas recorrentes são tarefas que acontecem regularmente durante a execução de


um projeto, como por exemplo, reuniões semanais de acompanhamento.

Para Inserir uma tarefa Recorrente siga os seguintes passos:

a. Clique no menu Inserir > Tarefa Recorrente... ;


b. Será aberta a caixa de diálogo “Informações sobre Tarefas Recorrentes”, preencha as
informações solicitadas.

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20 MS Project 2007

Figura 15:: Caixa de diálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes

Opções da caixa de diálogo Informações


Informaç sobre Tarefas Recorrentes:

• Nome da Tarefa:: Insere o nome da tarefa.

• Duração: Determina
etermina a duração dessa tarefa.

• Padrão de Ocorrência:
Ocorrência Determina quando a tarefa vai ocorrer se vai ser diariamente,
semanalmente, mensalmente ou anualmente. Se escolhida a opção diariamente,
pode-se
se agendar a tarefa para que ela ocorra a cada X dias, ou para que ela ocorra a
cada X dias úteis. Na opção semanalmente, devemos definir de quantas em quantas
semanas a tarefa ocorrerá e que dia da semana será. Na opção mensalmente,
mensalment
podemos definir o dia do mês em que será feita
f a tarefa, e depois de quantos em
quantos
os meses ela ocorrerá, ou então,
então, se essa tarefa for agendada para um dia
particular da semana, por exemplo, a primeira quarta-feira
quarta feira a cada dois meses.

• Intervalo de Ocorrência
rrência: Define o início da ocorrência, e quantas vezes a tarefa terá
que ser realizada para depois acabar, ou a data em que acabará a tarefa.

• Calendário de agendamento desta tarefa:


tarefa Define qual o calendário vai ser aplicado.

4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controle

Um marco representa um objetivo atingido ou algum ponto no projeto onde queremos


chamar a atenção para alguma situação ocorrida. Ele tem duração zero e é representado no
gráfico de Gantt por uma simbologia própria com a data do evento ao lado.

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4. Tarefas 21

Para se inserir um marco no projeto, basta inserir uma nova tarefa, e no momento de
colocar a sua duração, deixá-la
la igual a zero.

4.4. Vínculos entre as Tarefas

As tarefas em um projeto são mais complexas do que simplesmente descrevê-las


descrevê e
colocar suas durações,
urações, pois certamente as tarefas terão interdependências entre si. Quando
criamos uma lista de tarefas no projeto, podemos perceber que elas iniciam na mesma data,
que é a data de início do projeto, só que muitas delas não podem ocorrer se a anterior não nã
estiver concluída, por exemplo. Desta maneira, existe no Project a vinculação entre as tarefas,
que é a forma pela qual informamos ao programa qual a precedência de execução de cada
tarefa no projeto.

Para vincular as tarefas há vários modos, em todos os modos devemos selecionar as


tarefas nas quais queremos colocar
colocar vínculos e fazer o caminho escolhido, que pode ser:
ser

• Clicar
licar no ícone ;
• Seguir até o menu Editar > Vincular tarefas;
tarefas
• Ou simplesmente digitar o número da tarefa que você deseja vincular na
coluna predecessoras.

Para desvincular as tarefas, devemos selecionar as tarefas nas quais queremos retirar
os vínculos, e clicar no ícone ou então seguir pelo menu Editar > Desvincular tarefas.
tarefas

4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas

Quando vinculamos as tarefas, elas podem possuir diferentes tipos de relacionamento


entre si. Desse modo, podemos descrevê-los
descrevê da seguinte maneira:

Apresentação no Gráfico
Tipo de Relacionamento Descrição
de Gantt
A tarefa só começa
Término - a - Início (TI) quando a predecessora
termina
A tarefa só começa
Início - a - Início (II) quando a predecessora
começa
A tarefa só termina
Término - a – Término (TT) quando a predecessora
termina
A tarefa só termina
Início - a - Término (IT) quando a predecessora
começa
Tabela 1

O tipo de relacionamento padrão quando as tarefas são inicialmente vinculadas é o


“Término – a – Início”. Para colocar outro tipo de relacionamento,
relacionamento, basta que seja digitada a
sigla do tipo de relacionamento desejado logo após o número da tarefa que irá ser
predecessora.

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22 MS Project 2007

Figura 16

4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipação (LEAD)

Podemos incluir tempos de antecipação ou folga entre as tarefas no MS Project. A


folga é a situação onde existe um tempo livre entre o fim de uma tarefa e o início da seguinte,
e antecipação é quando uma tarefa se inicia antes da anterior ter atingido o fim.
fi

Para colocarmos esses tempos de folga ou antecipação, basta ir até a coluna


“Predecessoras” e ao lado do número da tarefa que é precedida, digita-se
digita se o número de dias de
folga (número positivo) e antecipação (número negativo).

Por exemplo, a tarefa 2 – colocar os móveis,, só pode começar 2 dias após a tarefa 1 –
Pintar a casa for concluída. Dessa maneira, na linha da tarefa dois e na coluna predecessoras,
digitamos: 1TI + 2 dias.

Figura 17

4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir

Podemos inserir uma nova tarefa no nosso projeto a qualquer momento, seja no final
ou entre duas tarefas já existentes. Para inserir essa última,
última, basta clicar na linha em que se
deseja inserir a tarefa e ir no menu Inserir > Nova Tarefa.

Da mesma forma que para inserir, podemos excluir as tarefas do projeto, selecionando
a linha da tarefa que deseja-se
deseja excluir e apertando Delete ou então ir até o menu Editar >
Excluir Tarefas.

Para movermos as tarefas, basta selecionarmos


selecionarmos a linha na qual a tarefa está, e arrastar
o mouse até o local em que se deseje que ela fique.

4.6. Restrições das Tarefas

As restrições impõem limites na forma como o programa calcula as datas de início e de


término das tarefas, elas podem ser de vários
vári tipos:

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4. Tarefas 23

• O mais tarde possível:


possível: agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possível sem
atrasar as tarefas subseqüentes;

• O mais breve possível:


possível agenda
genda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa é a
restrição padrão para tarefas;

• Não Terminar Antes De:


De agenda
genda a tarefa para que ela termine em uma data
da específica
ou após essa data;

• Não Terminar Depois De: De agenda


genda a tarefa para que ela termine em uma data
específica ou antes dessa data;

• Deve Terminar Em:: aagenda a tarefa para que ela termine


ine em uma data específica;

• Deve Iniciar Em: agenda


genda a tarefa para que ela
ela inicie em uma data específica;

• Não Iniciar Antes De:


De agenda
genda a tarefa para que ela inicie em uma data
da específica ou
após essa data;

• Não Iniciar Depois De:


De agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica ou
antes dessa data.

4.7. Recuos

Podemos agrupar atividades que compartilham características ou que serão concluídas


no mesmo intervalo de tempo em uma atividade abrangente, através do recuo de atividades.

Para efetuar o recuo, basta selecionar as linhas desejadas e clicar no botão , que é
o recuo para a direita, ou então .

4.8. Editar o Conteúdo da Tarefa

Podemos editar o conteúdo das tarefas, selecionando a célula contendo o conteúdo a


editar e dando um duplo clique sobre
sobre ela, ou apertando a tecla F2. Será aberta a caixa de
diálogo “Informações sobre a tarefa”,
tarefa”, que é composta por seis guias, onde encontramos as
configurações de uma tarefa.

• Guia Geral

Nela temos as informações gerais sobre a tarefa:

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


24 MS Project 2007

Figura 18

o Nome: apresenta
presenta o nome da tarefa;
o Duração: apresenta
presenta a duração da tarefa;
o Porcentagem concluída:
concluída determina
etermina o quanto % da tarefa já foi executado;
o Prioridade: define
efine a prioridade da tarefa;
o Datas: apresenta
presenta a data de início e fim da tarefa;
o Ocultar a barra de tarefas: se ativo, inibe a exibição dessa tarefa no Gráfico de
Gantt;
o Mostrar a barra de atividade na fase:
fas se essa tarefa fizer
er parte de uma tarefa
sumário, quando ativo, essa configuração reflete a barra da tarefa na
representação da Tarefa Sumário.

• Guia Predecessoras

Depois de decidir a ordem das tarefas, podemos colocá-las


colocá las em seqüência vinculando
tarefas relacionadas.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


4. Tarefas 25

Figura 19

o Nome: apresenta
presenta o nome
n da tarefa;
o Duração: apresenta
presenta a duração da tarefa;
o Predecessoras apresenta
Predecessoras: presenta os relacionamentos que a tarefa possui, informando
o ID e o Nome da tarefa com a qual essa tarefa ativa possui relacionamento, o
Tipo dessee relacionamento e a Latência (tempo
( dee espera ou avanço) da
tarefa.

• Guia Recursos

Figura 20

o Recursos: apresenta
presenta as quantidades e os recursos associados a essa tarefa.

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26 MS Project 2007

• Guia Avançado

Figura 21

o Prazo Final: determina até quando a tarefa pode ser concluída;


o Tipo de Restrição:
Restrição ass restrições permitem que você imponha limites quanto à
maneira como o MS Project calculará as datas de início e término das tarefas.
o Tipo de tarefa:
tarefa define o tipo de duração da tarefa;
o Controlada pelo empenho:
empenho ao atribuir
ribuir recursos adicionais a uma tarefa, a
duração será reduzida para refletir a adição dos recursos. Se desejar que a
duração de uma tarefa permaneça a mesma independentemente dos recursos
atribuídos, desmarque a caixa de seleção Com empenho.
o Calendário: determina
determina o calendário a ser utilizado pela tarefa;
o Código de EDT:
EDT informa a estrutura de trabalho da tarefa;
o Método do valor acumulado:
acumulado por % concluída ou % física concluída;
concluída
o Marcar tarefa como etapa:
etapa mantém
antém a duração da tarefa, mas a apresenta
como um marco rco (tarefas com duração igual a zero).

• Guia Anotações

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4. Tarefas 27

Figura 22

Permite a entrada de texto que será utilizado como nota, que não será apresentada na
planilha de tarefas.

4.9. Assistente do Gráfico de Gantt

O Assistente do Gráfico de Gantt proporciona uma maneira fácil de melhorar a


aparência do seu projeto. É através dele que podemos formatar o projeto de modo que
possamos ver facilmente o status das tarefas em andamento. Para entrar no Assistente de
Gráfico de Gantt é preciso clicar com no gráfico > Assistente de Gráfico de Gantt.
Gantt

O Assistente de Gráfico de Gantt é iniciado. Ao clicar no botão Avançar


vançar, aparecerá a
segunda janela do assistente onde serão configuradas as opções desejadas.

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28 MS Project 2007

Figura 23

deve se clicar no botão Avançar para ir


Sempre depois de modificar as configurações, deve-se
à próxima janela que tem novas configurações.
configurações

Figura 24

A janela mostrada pela figura 24 exibe as opções para as informações que


qu você quer
que apareçam perto das barras de Gantt. Caso decida escolher as opções personalizadas, uma
série de novas janelas aparecerá para serem configuradas de acordo com a sua escolha, como
a mostrada abaixo:

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4. Tarefas 29

Figura 25

Figura 26

Na janela como a representada pela figura 26 decidimos se as linhas vinculadas às


tarefas devem aparecer ou não no gráfico de Gantt.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


30 MS Project 2007

Figura 27

deve clicar no botão Formatar para salvar as


Após terminar todas as configurações, deve-se
configurações e depois no sair do assistente.

Figura 28

4.10. Caminho Crítico

Atrasos inesperados ou acréscimo de tarefas podem fazer com que os projetos


finalizem depois do prazo previsto. Desse modo, temos maneiras de encurtar o caminho crítico
para poder finalizar um projeto mais rapidamente.

No gráfico de Gantt o caminho crítico é definido com a cor vermelha, e para visualizá-
lo devemos ir nos modos de exibição e escolher a opção Grantt de Controle.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


4. Tarefas 31

Figura 29

4.10.1. Ultrapassando o Caminho Crítico

As tarefas que causam atrasos no projeto se não forem concluídas conforme


programadas são consideradas tarefas críticas. Essas tarefas críticas formam o Caminho
Crítico. Quando se aumenta a duração de uma tarefa crítica, o projeto se atrasa, de forma
análoga, quando se encurta a duração de uma tarefa cr
crítica,
ítica, o projeto é finalizado mais cedo.

A redução no caminho crítico


crítico é focalizada na redução da duração das tarefas.

• Mudança na relação entre as tarefas:


tarefas essa
ssa estratégia encurta o caminho crítico sem
acrescentar recursos ou estender o número de horas de trabalho.
t

• Programação de horas extras:


extras essa estratégia
stratégia encurta a duração das tarefas.

• Acréscimo de mais recursos:


recursos um m projeto pode exigir que você acrescente mais
recursos a uma tarefa crítica para cumprir o seu prazo. Essa estratégia encurta a
duração das tarefas orientadas a recursos.

• Mudando o Calendário:
Calendário see acrescentar mais recursos não é uma opção para o seu
projeto, outra maneira de encurtar o caminho crítico é estender o dia útil ou a jornada
de trabalho no calendário de do recurso, ou no calendário – base, se vários recursos
estiverem alocados às tarefas cuja duração se deseja encurtar.

• Removendo predecessoras desnecessárias:


desnecessárias esta
sta estratégia elimina os atrasos
causados pelas predecessoras que não afetam a tarefa.

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5. Trabalhando com Recursos 33

5. Trabalhando com Recursos

No gerenciamento de projetos, além do controle das atividades que compõem o


projeto, é importante definir a responsabilidade de cada tarefa. O MS Project permite o
controle de recursos utilizados no empreendimento.

Recursos são as pessoas, suprimentos e equipamentos que permitem a realização das


atividades do projeto. Em versões antigas do Project, eram permitidos apenas recursos de
trabalho: pessoas e equipamentos. A versão 2007 permite, além de recursos de trabalho,
recursos materiais e recursos de custos. Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou
outros itens que são consumidos durante as atividades. E os recursos de custo permitem
adicionar um custo fixo para a atividade inteira, independente do trabalho desenvolvido. É
utilizado, por exemplo, quando a atividade é um serviço terceirizado, cujos recursos de
trabalho e/ou materiais dessa atividade não são importantes para o conhecimento no projeto.

O Project utiliza as informações de recursos fornecidas para calcular a duração de uma


tarefa e, consequentemente, a duração total do projeto. Permite, ainda, informar qual recurso
está ocioso sobre um determinado período de tempo, realocação de recursos, quantidade de
horas trabalhadas, custo por recurso e do projeto e outras informações importantes no
planejamento e acompanhamento do projeto.

5.1. Criando Recursos

Os recursos podem ser adicionados individualmente ou através da Planilha de


Recursos.

Para acessar a Planilha de Recursos, clique no ícone na barra de modos ou clique


no menu Exibir > Planilha de Recursos.

Cada linha da tabela representa um recurso com as suas informações. As colunas da


Planilha de Recursos são:

• Indicadores: você não pode digitar nesse campo. Ícones podem aparecer durante o
projeto como resposta a alguma ação realizada. Ícones de aviso são exibidos, por
exemplo, quando algum recurso está superalocado. Notas também podem ser
adicionados nessa coluna, com espaço para fornecer informações pelo usuário;
• Nome do recurso: é a identificação do seu recurso, pode ser o nome da pessoa ou a
função dela no projeto;
• Tipo: utilize essa coluna para especificar se o recurso é trabalho (humano ou
equipamento), material ou de custo;
• Unidade do material: para recursos materiais, é utilizado para especificar a unidade de
medida. Pode ser definido qualquer tipo de unidade;
• Iniciais: você pode digitar as iniciais do recurso ou o programa o faz automaticamente;
• Grupo: adicione recursos a grupos caso eles possuem características semelhantes. É
utilizado para diferenciar funções ou equipes diferentes em um projeto. Funciona

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


34 MS Project 2007

como um filtro quando algum recurso precisa ser localizado, por exemplo. Para criar
um novo grupo basta entrar com o nome nesse campo;
• Unid. máximas: quantidade total de recurso disponível, pode ser expresso por
porcentagem ou unidades. Por exemplo, 100 por cento equivale a uma unidade, ou o
equivalente ao recurso trabalhando em toda a sua carga horária;
• Taxa padrão: custo padrão por tempo de trabalho para recursos humanos e custo por
unidade para recursos materiais;
• Taxa h. extra: custo de tempo extra que um recurso recebe caso trabalho acima de
seu tempo padrão;
• Custo/uso: custo fixo por cada vez que o recurso é utilizado, pode ser combinado com
taxa padrão e taxa de hora extra;
• Acumular: especifica como o recurso é pago.
o Início: quando o recurso for atribuído a uma tarefa, é calculado o custo assim
que a tarefa começar;
o Rateado: o custo é calculado proporcionalmente ao tempo da duração da
tarefa;
o Fim: o custo é calculado apenas quando a tarefa estiver completa.
• Calendário base: define qual calendário o Project deve seguir quando estiver
determinando a programação de trabalho do recurso. O calendário identifica tempo
de trabalho e de folga;
• Código: campo que permite a definição de um código para o recurso, para
identificação e ordenação.

5.2. Modificando Informações dos Recursos

A definição de recursos pela Planilha de Recursos é o método mais rápido. Porém,


você pode adicionar mais informações ao recurso ou criar um novo recurso utilizando a janela
Informações sobre o Recurso. Para acessá-la, clique duas vezes sobre um recurso já
adicionado ou clique no menu Projeto > Informações sobre o recurso.

Na aba Geral da caixa de diálogo Informações sobre o recurso, você pode adicionar o
e-mail do recurso (se for recurso humano) e alterar as informações já providenciadas
anteriormente. Além disso, na seção Disponibilidade do recurso, pode ser adicionados
períodos nos quais o recurso estará disponível para o uso.

A aba Custos permite alterar o valor de trabalho de recursos para diferentes períodos
de tempo. Há diferentes abas (A, B, C, D e E) para a melhor organização do aumento ou
diminuição do custo ao longo do tempo.

Na aba Anotações, podem ser adicionadas informações extras, a critério do


planejador. Uma vez adicionada uma anotação, na Planilha de Recursos, um símbolo
aparecerá na coluna de Indicadores.

A aba Campos personalizados é usada quando o Project Server é instalado.

5.3. Calendários de Recursos

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


5. Trabalhando com Recursos 35

O MS Project utilizado o calendário base chamado Padrão para calcular o tempo do


projeto. Quando um recurso é inserido, um calendário com o mesmo nome do recurso é
criado automaticamente, com base no calendário Padrão (uma jornada de trabalho de oito
horas diárias e quarenta horas semanais, se esse calendário base não foi alterado). Os
calendários dos recursos podem ser alterados para acomodar as exceções de trabalho do
recurso ou período de férias planejado.

Para alterar o calendário de um recurso, clique duas vezes no recurso desejado para
acessar a janela Informações sobre o recurso e, após, clique no botão Alterar Período Útil.
Uma janela com o calendário do recurso abrirá e você poderá alterar o período útil da mesma
forma como explicado anteriormente.

5.4. Atribuindo Recursos a Tarefas

A atribuição de recursos a tarefas pode ser feita pela visualização Gráfico de Gantt.
Selecione a tarefa desejada e clique no botão Atribuir recursos ou pelo menu Ferramentas
> Atribuir Recursos.

Uma lista com os recursos adicionados até o momento é apresentada na janela que
abrir. Clique no recurso desejado (ou crie um novo recurso digitando o nome em uma linha
vazia na coluna Nome do recurso). O preenchimento da coluna S/D (S de solicitado e D de
demandado) é opcional, utilizada quando o Project Server é instalado. A coluna Unidades deve
ser preenchida quando o uso do recurso for maior ou menor que 100%. Lembre-se que o
Project define unidade como porcentagem, ou seja, 100 por cento equivale a uma unidade do
recurso. Finalmente, clique no botão Atribuir. Você notará um indicador de que o recurso foi
atribuído e o custo total pago ao recurso pelo tempo da tarefa, calculado automaticamente
pelo Project. Adicione mais recursos seguindo os mesmo passos e, então, feche a janela.

Para substituir ou remover um recurso já atribuído a uma tarefa, acesse a janela


Atribuir recursos e utilize os botões Substituir ou Remover.

5.5. Uso dos Recursos

O Project permite efetuar cálculos da duração da atividade e o uso dos recursos de


acordo com o tipo da tarefa. Abaixo explica-se como é feito o uso de recursos e duração da
tarefa pelas diferentes configurações.

Tipo de tarefa Controlado Efeito


por Empenho

Opção A duração é alterada com a mudança dos recursos,


habilitada mantendo-se a porcentagem de trabalho.
Unidades Fixas A duração da atividade não é afetada quando o número
Opção
de recursos é alterado. A porcentagem de trabalho de
desabilitada
cada recurso permanece o mesmo.

Duração Fixa Opção A duração da atividade não é afetada quando o número

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


36 MS Project 2007

habilitada de recursos é alterado. A porcentagem de trabalho de


cada recurso permanece o mesmo.

Opção A duração é mantida a mesma, porém a porcentagem de


desabilitada trabalho de cada recurso é alterada.

Trabalho fixo A duração é alterada com a mudança dos recursos,


-
mantendo-se a porcentagem de trabalho.

Tabela 2

5.6. Gráficos

O Project gera gráficos automáticos para melhor visualização do trabalho e da


disponibilidade dos recursos. Na janela Atribuir recursos você pode visualizar gráfico de
trabalho de cada recurso clicando no botão Gráficos.

Figura 30

Na janela Gráficos, você poderá visualizar três diferentes gráficos, alterando no campo
Selecionar gráfico. Na opção Trabalho, são mostradas as horas de trabalho diárias já atribuídas
do recurso. A opção Disponibilidade de Recursos fornece a quantidade de horas livre para
trabalho. E a opção Trabalho de atribuição mostra em um gráfico de barras as horas
trabalhadas para a tarefa selecionada e as demais tarefas, assim como a disponibilidade de
trabalho. Esse gráfico permite verificar se o recurso está trabalhando mais do que o planejado.

Você poderá visualizar os gráficos anteriores de mais de um recurso ao mesmo tempo,


selecionando os recursos desejados na janela Atribuir recursos e clicando no botão Gráficos.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


6. Execução e Controle de Projetos 37

6. Execução e Controle de Projetos

O planejamento é essencial para um projeto, porém quando o projeto inicia, faz-se


necessário também o acompanhamento e controle, para que ajustes sejam feitos e o projeto
finalize conforme planejado, ou pelo menos, próximo das expectativas.

O controle de um projeto é o processo de comparação do que acontece realmente


durante o projeto com o que foi estimado que acontecesse. Para controlar, deve-se registrar a
programação do projeto no momento que o planejamento estiver completo. Esse momento é
chamado de Linha de Base.

Controlar o projeto consiste em informar ao Project informações reais, como a data


real de início, a data real de término e a duração das tarefas. Dessa forma, o Project mostra
uma programação revisada com projeções de como o restante da programação é afetada, com
base na atividade real.

6.1. Linhas de Base

A Linha de Base é um conjunto de dados salvo no projeto. O projeto suporta salvar até
onze Linhas de Bases diferentes, simulando diferente cenários no projeto. Para definir uma
nova Linha de Base, clique no menu Ferramentas > Controle > Definir Linha de Base. Uma
nova janela será aberta. Selecione qual o número que deseja associar a Linha de Base e clique
no botão OK.

Na maioria das vezes, não é desejado modificar a Linha de Base. Ele é um momento
congelado no tempo, um registro para comparar com o progresso do projeto. Mudando a
Linha de Base, o objetivo não é atingido. Mesmo assim, há circunstâncias nas quais, por razões
estratégicas, necessita-se modificar a Linha de Base, limpá-la ou definir uma segunda ou
terceira Linha de Base para documentar diferentes mudanças. Entretanto, para sobrescrever a
Linha de Base original, deve-se prestar atenção em como será feito.

Para adicionar uma tarefa a uma Linha de Base, adicione-a pela tabela no modo de
visualização Gráfico de Gantt. Após, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle >
Definir Linha de Base. Selecione a Linha de Base que deseja modificar e clique na opção
Tarefas de selecionadas.

A Linha de Base auxilia analisar diferentes estimativas das atividade no projeto. O


Project permite a visualização graficamente da Linha de Base e do acompanhamento real das
atividades. Para visualizar, acesse o modo de visualização Gantt de Controle. Além da
visualização dos gráficos de Gantt, é disponibilizada a tabela para avaliar a mudança nos custos
por modificações nas durações das atividades (as colunas referentes aos custos devem ser
adicionadas, clicando com botão direito em qualquer coluna).

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38 MS Project 2007

Figura 31

6.2. Acompanhar o Progresso das Atividades

6.2.1. Informações Básicas para o Acompanhamento do Projeto

Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho de seu projeto


assim que o projeto está em andamento.

Ao acompanhar o progresso, você trabalha com três tipos de informações: de linha de


base, atual e real.

• Linha de Base: modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Esta informação não
muda a menos que você especifique que deseja mudar a Linha de Base.

• Atual: modelo funcional, que está sempre mudando, para as tarefas que vão ocorrer,
depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar à medida
que você recebe novas informações e faz ajustes.

• Real: as informações reais são tarefas que já estão em andamento ou que já foram
finalizadas. À medida que você insere datas reais para tarefas completadas, as datas
de início e fim para as tarefas programadas remanescentes são atualizadas.

6.2.2. Atualizando o Projeto

Alguns dados sobre a execução do projeto podem ser registrados preenchendo alguns
campos para cada tarefa. Há dois modos de atualização: por tarefas (mais específica) ou do
projeto (mais ampla).

Para atualizar uma tarefa, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle >
Atualizar tarefas.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


6. Execução e Controle de Projetos 39

Figura 32

Na janela que abrir, pode-se definir a conclusão da tarefa, definindo a % concluída, a


Duração real, ou a Duração restante. Informando um desses campos, os outros dois são
posteriormente calculados automaticamente. Além disso, pode-se informar quando realmente
a atividade iniciou e terminou. Para concluir, clique no botão OK.

Para atualizar o projeto, clique no menu Ferramentas > Controle > Atualizar projeto.

Figura 33

Em Atualizar trabalho como concluído até, selecione a data até a qual todas as
atividades estão concluídas. Nas duas opções desse mesmo item, a primeira considera no
cálculo a porcentagem concluída de cada tarefa, e na segunda somente as que tiverem 100%
concluídas. Selecione conforme desejado, se deseja efetuar a operação para o Projeto inteiro
ou apenas para as Tarefas selecionadas.

Na mesma janela, pode-se também Reagendar trabalho não concluído para iniciar
após a data desejada. Concluída a configuração, clique no botão OK.

6.2.3. Visualizar o Cronograma

A linha de grade tracejada na vertical do Gráfico de Gantt marca a data de hoje na


escala de tempo. As tarefas com barras de Gantt completamente à esquerda da linha da data
devem estar completas. Por exemplo, na ilustração que se segue, a tarefa 7, “Criar layouts”,
deve estar 100% completa. As tarefas cujas barras cruzam a linha de data devem estar
parcialmente completas. Por exemplo, a tarefa 15, “Pintar Sala de Reunião”, já foi iniciada e
deve estar aproximadamente 50% completa. As tarefas à direita da linha de data são
programadas para começar mais tarde. Além disso, as barras de progresso dentro das barras
de Gantt proporcionam uma indicação gráfica do progresso das tarefas.

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40 MS Project 2007

Figura 34

6.2.4. Atualizar Tarefas Específicas

Para facilitar a atualização das tarefas e ver o progresso, você pode mudar uma opção
de visualização para exibir horas, assim como datas, no projeto. Além disso, você pode mudar
a escala de tempo para ver essas tarefas com mais detalhamento.

6.2.5. Comparar Resultados

Você pode comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base de
muitas formas. Assim, é possível escolher o método mais conveniente para encontrar o que
você precisa saber.

Quando você salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados dos campos que
estão programados no momento para campos da Linha de Base. Se você precisar ver em
quantos dias o cronograma se desviou do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa
Variação. Esta visualização e tabela exibe datas de início e fim de linha de base, em conjunto
com as datas programadas de início e fim. O MS Project também calcula a diferença entre as
datas de linha de base e as datas programadas.

• Comparar os Dados de Linha de Base com Dados Reais

Depois que os dados reais são inseridos, o seu cronograma muda consideravelmente.
Agora você precisa comparar o cronograma atual com o seu plano para ver o desempenho do
projeto. Além da tabelaVariação, que aplicou anteriormente, a visualização Gantt de Controle
permite lhe comparar visualmente o progresso planejado com o progresso realizado, exibindo
as barras de Gantt tanto para o cronograma de linha de base quanto para o cronograma real.

6.3. Trabalhar com o Caminho Crítico

No gráfico de Gantt o caminho crítico é definido com a cor vermelha, basta ir modo de
Exibição: Gantt de Controle.

• Ultrapassando o Caminho Crítico

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


6. Execução e Controle de Projetos 41

As tarefas que causam o atraso da data de fim do projeto, se não forem concluídas
conforme programadas são consideradas tarefas que estão no Caminho. Como as tarefas
críticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratégias para estourar o
caminho crítico são focalizadas na redução da duração das tarefas.

o Mudança na relação entre tarefas: reduz o caminho crítico sem acrescentar


recursos ou estender o número de horas de trabalho. Também chamado de
Paralelismo.

o Programação de horas extras: esta estratégia encurta a duração.

o Acréscimo de mais recursos: esta estratégia encurta a duração das tarefas


orientadas a recurso. Também chamado de Compressão.

o Removendo predecessoras desnecessárias: elimina os atrasos causados pelas


predecessoras que não afetam a tarefa.

Certifique-se de que todas as tarefas predecessoras às tarefas críticas sejam essenciais.

6.4. Mudando a Relação entre as Tarefas

Definir a relação entre as tarefas de forma realista pode ser a maneira mais econômica
de encurtar o caminho crítico. Talvez você não precise acrescentar recursos nem aumentar o
número de horas de trabalho. Experimente esta estratégia primeiro.

• Acrescentando Recursos para Encurtar o Caminho Crítico

Apesar de todo o seu esforço para simplificar as relações entre as tarefas, um projeto
pode exigir que você acrescente recursos a uma tarefa crítica para cumprir o seu prazo. No
entanto, esteja preparado para lidar com conflitos de sobrealocação de recursos quando
alocar mais recursos a uma tarefa.

• Mudando o Calendário

Acrescentar mais recursos não é uma opção para o seu projeto, outra maneira de
encurtar o caminho crítico é estender o dia útil ou a jornada de trabalho no calendário do
recurso para o recurso alocado à tarefa, ou no calendário-base se vários recursos estiverem
alocados às tarefas cuja duração você deseja encurtar.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


7. Referências Bibliográficas 43

7. Relatórios

O MS Project possui várias maneiras de imprimir informações de projeto. A partir do


comando Configurar Página, podemos especificar informações de cabeçalho superior e
inferior, assim como outros ajustes na aparência da página impressa.

7.1. Relatórios Visuais

Para acionar os relatórios visuais clique em Relatórios > Relatórios Visuais. A partir daí
você poderá:

• Criar um relatório visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no Microsoft Office
Visio a partir de um modelo de relatório interno com base em dados no projeto ativo;

• Criar um novo modelo a partir do qual criar um relatório visual;

• Editar um modelo existente para um relatório visual;

• Salvar dados do relatório como um banco de dados.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


44 MS Project 2007

Figura 35

Botões e opções disponíveis na tela:

• Novo Modelo

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


7. Referências Bibliográficas 45

Figura 36

• Editar Modelo

Se você marcar a caixa de seleção Selecionar Campos e clicar no botão Editar Modelo,
a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos será aberta para que você
possa modificar os campos usados no modelo.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


46 MS Project 2007

Figura 37

• Gerenciar Modelo

Clique nesse botão para abrir uma janela do Windows Explorer listando todos os
modelos. Por padrão, o conteúdo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 é listado. Você
pode abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos dessa janela.

• Incluir modelos de relatório de

Quando essa caixa de seleção é marcada, o botão Modificar ficará disponível para que
você possa navegar até o local do modelo. Por padrão, essa caixa de seleção é desmarcada.

• Modificar

Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada para navegar até outro local do
computador ou da rede para adicionar modelos de relatório às guias. Esse botão está
disponível apenas quando a caixa de seleção “Incluir modelos de relatório de” é selecionada.

• Salvar Dados

Abre a caixa de diálogo Relatórios Visuais - Salvar Dados de Relatório. Com essa caixa
de diálogo, você pode salvar os dados de relatório para o projeto atual, personalizar os campos
usados como parte dos dados e salvar o banco de dados de relatório.

• Modo de Exibição

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


7. Referências Bibliográficas 47

Coleta os dados necessários do Microsoft Office Project 2007, abre o Microsoft Office
Excel ou o Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o relatório selecionado.

7.2. Pré – Visualizar e Imprimir Relatórios

O MS Project proporciona cinco categorias de relatórios.

Cada categoria contém vários tipos de relatórios entre os quais você pode escolher.
Com o comando Relatórios no menu Relatório, você pode pré-visualizar e imprimir os seus
relatórios

Para imprimir o relatório resumido siga os seguintes passos:

a. No menu Relatório, escolha Relatórios. A caixa de diálogo Relatórios exibirá os


botões correspondentes às categorias gerais de relatórios fornecidos com o
MS Project.
b. Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção dos relatórios Visão
Geral. Visão Geral é o ajuste padrão na caixa de diálogo Relatórios. A caixa de
diálogo Visão Geral Relatórios aparece.
c. Dê um clique no botão Tarefas de nível superior e em seguida dê um clique no
botão Selecionar.
d. Dê um clique no botão Imprimir e em seguida escolha o botão OK.

Dê um clique no botão Fechar se você não conseguir imprimir o relatório.

7.3. Imprimir a Lista de Coisas a Fazer

Na categoria de relatórios Assistente, você pode imprimir uma lista semanal de “coisas
para fazer” das tarefas do projeto, para recursos individuais. Use o relatório Calendário para
criar uma lista “coisas para fazer” para os funcionários do depósito do turno do dia.

a. No menu Exibir, escolha Relatórios se a caixa de diálogo Relatórios ainda não


estiver sendo exibida.
b. Dê um clique no botão Assistente.
c. Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção de relatórios
Assistente.
d. A caixa de diálogo Assistente Relatórios aparece.
e. Dê um clique no botão Calendário e em seguida dê um clique no botão
Selecionar.
f. A caixa de diálogo Uso do recurso aparece.
g. Dê um clique na seta para baixo e role através da lista de recursos e, em
seguida, selecione “funcionários do depósito do turno do dia”.
h. Escolha o botão OK.

7.4. Melhorar a Aparência do Projeto

A opção Assistente de Gráfico de Gantt proporciona uma maneira fácil de melhorar a


aparência do seu projeto.

Programa de Educação Tutorial (PET) – Engenharia Civil UFPR


48 MS Project 2007

Use o Assistente de Gráfico de Gantt para formatar o projeto de modo que você possa
facilmente ver o status das tarefas em andamento.

a. Clique com o botão direito no gráfico de Gantt e depois clique no botão


Assistente de Gráfico de Gantt. O Assistente de Gráfico de Gantt é iniciado;
b. Dê um clique no botão Próximo. A segunda janela do assistente tem uma
aparência similar à da ilustração que se segue;
c. Selecione qual opção deseja formatar o gráfico de Gantt. Neste caso Padrão:
estilo 2;
d. Selecione Padrão 2 na lista e em seguida dê um clique no botão Próximo. A
próxima janela do assistente exibe opções para as informações que você quer
que apareçam perto das barras de Gantt;
e. Dê um clique no botão Próximo para aceitar o ajuste padrão;
f. A próxima janela do assistente aparece. Nesta janela, você pode decidir se as
linhas vinculadas às tarefas devem aparecer no gráfico de Gantt;
g. A próxima janela do assistente informa que você já acabou de usar o
Assistente de Gráfico de Gantt;
h. Dê um clique no botão Formatar;
i. Após formatar o seu gráfico de Gantt, você vê a última janela do assistente;
j. Dê um clique no botão Sair do Assistente.

Após retornar ao gráfico de Gantt, você vê que ele está formatando do jeito que você
especificou.

7.5. Configurar a Página e a Impressora

Antes de imprimir essas informações colhidas, você precisa especificar que impressora
deseja usar. Você também tem que especificar o cabeçalho, o rodapé e o texto da legenda que
aparecerão em cada página. Você pode com o comando Configurar Página no MS Project,
selecionar impressoras ou plotadoras que deseja usar a lista de impressoras ou plotadoras
anexas. Você pode também selecionar orientação de página, ajuste da escala, margens,
cabeçalho, rodapé, legenda e visualização quando imprimir.

• Especificar Orientação de página

A configuração da orientação de página determina se o seu relatório será impresso em


páginas cuja altura é maior do que a largura (o que é conhecido como retrato) ou em páginas
cuja largura é maior do que a altura (o que é conhecido como paisagem.). A orientação
paisagem é o ajuste padrão quando se estão imprimindo as visualizações.

• Especificar Cabeçalhos, Rodapés e Legendas

Um cabeçalho é um texto que aparece na extremidade superior de cada página, um


rodapé é um texto que aparece na extremidade inferior de cada página. Tanto no cabeçalho
quanto no rodapé, você pode especificar o tipo de informação que aparece em cada página.
Você também pode especificar o alinhamento das informações do cabeçalho e rodapé.

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7. Referências Bibliográficas 49

• Modifique o Cabeçalho do Gráfico de Gantt

1) Dê um clique na tabulação Cabeçalho, se ela ainda não estiver acionada. A tabulação


Cabeçalho aparece na caixa de diálogo, onde você pode especificar as informações que quer
que apareçam na extremidade superior de cada página. Você também pode especificar como
deseja que essas informações sejam sublinhadas.

2) Na área Alinhamento, dê um clique na tabulação Esquerda. As informações que você insere


na caixa de texto nessa tabulação aparecerão na extremidade esquerda do projeto quando
você imprime.

3) Dê um clique no botão Date. A data aparece como um código na caixa de texto


Alinhamento.

4) Pressione a tecla HOME para mover o ponto de inserção até o início da linha e em seguida
digite Situação do Projeto. Certifique-se de digitar dois espaços após os dois pontos ( : ). Este
texto aparecerá antes da data no cabeçalho.

5) Pressione a tecla END para mover o ponto de inserção até o final da linha e em seguida
pressione SHIFT+ ENTER. Quando você pressiona SHIFT+ENTER, o ponto de inserção se move
até a próxima linha.

6) Digite “Data de Início do Projeto:”. Não deixe de digitar dois espaços após os dois-pontos.

7) Dê um clique na seta para abaixo dos botões para exibir uma lista completa de informações
que você pode incluir no cabeçalho. Role para baixo na lista e selecione Project Data de início.

8) Dê um clique no botão Adicionar. A data aparece como um código na caixa de texto


Alinhamento a Esquerda. A data real, da maneira que aparecerá quando você imprimir,
aparecerá na caixa de texto Exemplo., esta é a data no quadro Data de Início da caixa de
diálogo Resumo. Na janela Configuração de Página, clique no Rodapé, e personalize o rodapé
da forma que desejar.

8. Referências Bibliográficas

[1] SILVA, R. V. da. Apostila – MS Project 2007 Professional. 3ª Edição. 2008.

[2] BERNARDES, M. M. e S. Microsoft Project 2007: Gestão e Desenvolvimento de Projetos.


Editora Érica, 1ª Edição, 2007.

[3] MARMEL, E. Microsoft Project 2007 Bible. Wiley Publishing, 2007.

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