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AUDITORIA DE SUPRIMENTOS

DIAGNÓSTICO DA ÁREA DE COMPRAS

1. Quem emite e quais são os responsáveis pela Solicitação de Compras?

2. A Solicitação de Compras é enviada via sistema diretamente pelo emitente?

3. Uma vez entregue ao Setor de Compras a Solicitação já está aprovada? Quem a


aprova? Existem limites de valor para a sua aprovação?

4. Ao preencher a Solicitação de Compras o emitente da mesma descreve com


clareza todos os dados e requisitos técnicos necessários dos materiais e / ou
serviços de que necessita?

5. Uma vez aprovada a Solicitação de Compras em quanto tempo, em média, o seu


processo (orçamento, compras , recebimento) é concluído?

6. O processo de compras (orçamentos) é executado com base em que parâmetros?

7. Todas as compras da empresa são orçadas? Em caso negativo quais as compras


não orçadas? Em caso positivo são cotados no mínimo 03 fornecedores?

8. Quais critérios são determinantes para a conclusão da compra com determinado


fornecedor?

9. Quem decide pela compra ou não dos materiais e / ou serviços solicitados?

10. Ao analisar o processo de compras (qualidade, preços, prazos e condições de


pagamentos) o Setor de Compras interage com o Setor Financeiro no que se
refere à adequação ao Fluxo de Caixa da empresa?

11. O Setor de Compras mantêm a política de desenvolvimento constante de novos


fornecedores de materiais, mercadorias, insumos e serviços? Em caso positivo
quais os novos fornecedores desenvolvidos pela empresa nos últimos 12 meses?

12. Existem compras na empresa que não são negociadas pelo Setor de Compras?
Quais? Exemplifique.
13. Os serviços de transportes são negociados por qual Setor? Quem os Controla?
Quais relatórios são utilizados?

14. O Setor de Compras procede à aquisição de serviços? Quais? Tais serviços são
respaldados por contratos? Se não negocia serviços quem o faz?

15. Existem compras emergenciais? Em caso positivo quais são as suas causas?

16. Existem compras sem que haja o processo de orçamento?

17. Existe a possibilidade de que a entrada de materiais, mercadorias, insumos ou


serviços na empresa anteceda o processo de formalização da compra
(orçamentos)? Caso positivo em que ocasiões e quem as autorizam?

18. Uma vez concluído o processo de compras quem aprova o pedido? Existem
limites de valor para a sua aprovação?

19. Existe a possibilidade de a empresa acatar materiais, mercadorias, insumos e /ou


serviços, cuja nota fiscal de entrada tenha divergências em relação às premissas
negociadas no pedido de compra? Em caso positivo quais os critérios para a sua
aceitação? Em que freqüência tal fato ocorre? Existem limites mínimos no que
concerne a variação de quantidades e valores?

20. Qual o prazo médio de pagamentos das compras?

21. Por quanto tempo permanecem arquivados os documentos relativos aos


processos de compras (solicitações, orçamentos, pedidos, etc)?

22. Quantos e quais são os relatórios operacionais e gerenciais que estão


disponibilizados para uso do Setor? Destes quais são os efetivamente utilizados
e com qual freqüência?

23. Existem contratos de fornecimento periódico com algum fornecedor? Em caso


positivo com que freqüências são renovados mediante a execução de novos
orçamentos?

24. As aquisições (investimentos) para o Ativo Permanente Imobilizado, a exemplo


de máquinas e equipamentos, são efetuadas pelo setor de compras? Em caso
positivo são feitas análises da melhor alternativa para tais aquisições (Leasing,
finames, financiamentos, desembolso a vista, etc)?

25. As Importações de materiais, mercadorias e / ou insumos é efetuada pelo Setor?


Em caso positivo quem procede ao acompanhamento das DI’S e do
desembaraço aduaneiro?

26. Havendo perdas, extravios ou danificação dos materiais, mercadorias e / ou


insumos comprados quem assume o ônus? Quais as atitudes tomadas pelo Setor?
Existem mercadorias seguradas?
27. Existem análises mensais das compras por categoria? Quais as compras mensais
médias em termos de volume e custo dos principais materiais adquiridos pela
empresa ?

28. Existem fornecedores exclusivos? Em caso positivo quais? Sendo o fornecedor


exclusivo quais as possibilidades de negociação?

29. A quantidade de funcionários do Setor é satisfatória para o cumprimento


adequado de todas as rotinas operacionais e gerenciais?

30. Em sua opinião a empresa oferece condições para o bom desempenho de suas
atividade operacionais? Em caso positivo quais?

31. Você domina a análise do processo de compras no que concerne à avaliação


conjunta dos preços, prazos e condições de pagamentos em sintonia com a
capacidade financeira da empresa? Opera com calculadoras e / ou planilhas
financeiras de análise?

32. No que concerne à análise gerencial das informações geradas pelo seu setor que
trabalhos executam? Para quem são destinadas essas informações?

33. Critique o atual sistema informatizado de compras, indicando sugestões que


venham a maximizar suas rotinas operacionais.

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AUDITORIA EXTERNA SETOR DE COMPRAS