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Manual do Sistema

Informações Iniciais

eFinance Consultoria e Sistemas Ltda. 1


Rua Quinze de Novembro, 128 - Barbosa - Marília - SP - CEP 17501-450 - efinance@efinance.com.br - Fone: + 55 14 3433-6399
Índice

O sistema eFinance ........................................................................................................................................................... 3


Informações iniciais ...................................................................................................................................................... 4
Módulos do eFinance .................................................................................................................................................... 7
Sequência de tarefas ..................................................................................................................................................... 8

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O sistema eFinance
O eFinance é um sistema administrativo concebido para o ramo de móveis planejados que começou a ser
desenvolvido há 23 anos dentro da Kasabella – franquia de lojas da Fábrica de Móveis Florense. Surgiu a partir da
necessidade do lojista de centralizar dados fundamentais a gerencia da empresa, sem a necessidade de elaborar
relatórios manuais ou depender de buscar informações de terceiros.

Como foi todo pensado por um lojista do ramo, a interface é amigável e de fácil utilização. As operações foram
criadas para atender a necessidade dos setores dentro da empresa e sempre foram discutidas em conjunto com o
usuário final.

Inicialmente foi desenvolvido na linguagem Cobol e apenas o módulo Financeiro. Durante vários anos foi sendo
melhorado e em 1998 começou a ser reescrito em uma nova linguagem - Delphi, mas ainda funcionando com base
de dados e acesso local. A integração entre lojas era feita através do envio de arquivos via e-mail ou FTP. Neste ano
foi incluso o Módulo Comercial e em seguida os de Logística e Pós venda.

Em 2004 teve início a migração do sistema para novas linguagens: ASP.NET 2.0, JavaScript e VB.NET, todas elas para
tornar o sistema disponível na internet (web-based), podendo ser acessado em qualquer lugar (basta ter um
computador conectado a internet), e com as informações atualizadas em tempo real. Não há necessidade de instalar
nada nas máquinas dos usuários, ou no servidor da empresa e com isso os clientes do sistema não precisam investir
em instalação de rede, servidor, banco de dados, backup, entre outras preocupações, simplificando muito todo o
processo.

Os dados estão armazenados na Locaweb, um moderno datacenter - empresa especializada neste tipo de serviço,
que conta com todo o aparato de segurança necessário, tais como discos espelhados (toda a informação é gravada
simultaneamente em dois discos rígidos, se um falhar o outro entra em operação automaticamente), backups
automáticos feitos diariamente, sistemas redundantes de conexão a internet (se uma conexão falhar outra entra em
operação), gerador que permite que o computador funcione mesmo em momento de falta de energia, alarmes e
sistemas de detecção de problemas como incêndio e assim por diante, ou seja, uma infraestrutura que
provavelmente seria muito cara para uma empresa bancar sozinha.

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Informações iniciais

Para acessar o sistema basta entrar no browser (navegador) do seu computador e digitar o endereço do site da sua
empresa no eFinance – o endereço do site, bem como os dados da tela abaixo, são fornecidos quando a empresa se
torna cliente do sistema.

O site foi criado de forma a permitir que o usuário trabalhe simultaneamente em várias telas, podendo confrontar
dados e executar operações nos diversos módulos do sistema ao mesmo tempo. Para isso basta navegar entre as
abas sem a necessidade de fechar uma tela para abrir outra.

Na parte superior direita da tela são mostrados o nome da empresa, seguido do nome da loja (fábrica ou
administração) e o nome do usuário. Ao clicar com o mouse nesta parte da tela é aberto a tela abaixo para que o
usuário possa trocar de empresa e/ou loja, caso isso se aplique e se o usuário tiver permissão para isso – conforme
veremos mais adiante quando falarmos de segurança de acesso.

Em todas as telas o modo de operar é o mesmo: primeiro devemos selecionar um registro e depois clicar no botão
referente à operação que desejamos fazer – Alterar, Visualizar, Desativar, Ativar, Bloquear, Desbloquear, Excluir,
Baixar, Renegociar, etc. Para incluir novos registros, basta clicar no botão Novo.

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Só é permitida a exclusão de registros, quando os mesmos não tiverem sido utilizados no sistema. Caso tenham
influencia em outras tabelas ou módulos do sistema, o usuário tem a opção de desativar o registro. Uma vez
desativados, podem ser reativados. Para isso, basta mudar o combo Status para Inativos, selecionar o registro e
clicar em Ativar.

Para fechar telas principais clique no botão fechar localizado na parte superior direita.

Para fechar telas de lançamento de dados sem confirmar a operação que está executando, clique no botão Fechar –
abaixo à direita. Nesse caso não haverá alteração.

O modo de busca é padrão para todas as telas: digite a descrição (inteira ou parte dela) que, conforme for digitando,
os resultados vão sendo filtrados e mostrados na grid.

Para mudar o tipo de busca, existe uma setinha ao lado da busca padrão. Clicando nela ou sobre o nome da busca
padrão, diferentes opções de buscas são mostradas – mudam conforme as colunas de dados da tela.

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Conforme o número de registros, o sistema cria páginas que podem ser vistas usando as setas de navegação
localizadas na parte inferior esquerda da tela ou digitando o número da página que deseja ver e dando Enter.

Nesse mesmo local existe um botão que atualiza os dados da tela. Caso perceba que fez alguma alteração e os
dados continuam os mesmos, clique nesse botão e veja se a ação foi efetivada. Caso contrário, acione o suporte.

Dica importante! Em todas as telas do sistema em forma de grade, foram programadas algumas funcionalidades
extremamente úteis para os usuários: poder classificar os registros em ordem ascendente ou descendente de
qualquer uma das colunas que aparecem na grade (para isso basta clicar em cima do nome da coluna, e a cada clique
é alternada a ordem entre ascendente ou descendente), poder trocar a ordem em que as colunas são exibidas na
grade (clique em cima da coluna pressionando o botão do mouse sem soltar e arraste a coluna para o lugar
desejado) e, por fim, poder escolher quais colunas devem ser exibidas (para isso clique na seta que aparece quando
passar o mouse por cima da primeira coluna e selecione quais colunas devem ser exibidas) – se clicar em Salvar
Colunas o sistema guarda esta seleção e exibe a tela de acordo com o perfil salvo por cada usuário.

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Módulos do eFinance

O sistema é dividido em módulos que interagem entre si, transmitindo informações um para o outro conforme o
usuário executa algumas operações.

Os módulos são: Home, Cadastros, Comercial, Relatórios, Logística, Pós-Venda, Reservas, Financeiro, Suporte e
Comunicação. Dentro deles existem menus dividindo as informações por setores ou tipos como no exemplo abaixo:

Conforme as permissões, dadas pelo administrador do sistema, o usuário terá acesso a mais ou menos menus e
operações. Mais adiante isso será visto em detalhes, um exemplo:

Um usuário pode ou não ter acesso a página de Procedência de Clientes (que mostra de que maneira o cliente
chegou à loja: indicação, anúncios, captação externa, etc.)

Tendo acesso a página, ele pode ou não executar operações, dependendo da permissão do seu cargo ou usuário.

Resumindo existem permissões para acesso as páginas (que permite que o usuário possa pelo menos consultar os
dados) e outras para operações (incluir, alterar, excluir). Mesmo estas permissões podem ser distintas por usuário:
um pode incluir e alterar, mas não excluir, por exemplo.

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Sequência de tarefas
Existe uma dependência de tarefas para que todos os módulos trabalhem em sincronia. A seguir um exemplo de
uma sequência lógica comum em qualquer empresa do ramo e as operações no sistema relativas a elas:
1. Atendimento inicial: fazer o cadastro do cliente e os ambientes que serão projetados, usando o Módulo Comercial –
tela de Projeto, Simulação e Contrato.
2. Levantamento das medidas dos ambientes a serem projetados - no caso de móveis modulares.
3. Execução dos projetos, no caso de móveis modulares, no software de desenho (2020 Design, Promob ou outro).
4. Exportação da lista de peças pelo software de desenho, no caso de móveis modulares, ou digitação (para quem não
trabalha com software de projeto) das peças a serem vendidas para gerar o valor dos produtos.
5. Apresentação do projeto e orçamento ao cliente: Módulo Comercial – Projeto, Simulação e Contrato.
6. Negociação com o cliente e fechamento da venda: Módulo Comercial – Projeto, Simulação e Contrato.
7. Conferência dos itens vendidos: medidas, acabamentos, etc.
8. Ajustes finais e geração da lista de peças definitiva – no caso de móveis modulares é necessário alterar o projeto no
software de desenho e exportar novamente a lista de peças.
9. Acerto dos detalhes de serviços extras, como recortes, peças especiais, indicadores: Módulo Comercial – Contratos
Realizados – Finalizar Contratos.
10. Envio do arquivo com a lista de peças para o fabricante (no caso de lojistas que revendem produtos de terceiros) no
Módulo Comercial – Transmissão de pedidos
11. Finalização das comissões da loja para serem pagas: Módulo Comercial – Fechamento do mês.
12. Confirmação da chegada do produto no depósito ou a entrega no cliente: Módulo Logística - Gerenciar Transportes.
13. Agendamento da instalação do produto: Módulo Pós-Venda - Programação de Montagem.
14. Baixa das reservas de valores para compra de produtos ou serviços de terceiros: Módulo Reserva – Gerenciar Reservas.
15. Baixa dos recebimentos de clientes: Módulo Financeiro – Contas de Crédito – A Receber.
16. Lançamentos/baixa de pagamentos diversos: Módulo Financeiro – Contas de Débito – A Pagar.

Existem diversas outras funções administrativas no sistema, como cancelamentos de vendas, parametrização de
comissões, relatórios, transferências de clientes, transferências de vendas para outros períodos, lançamentos de
despesas, compras de mercadorias/insumos para a produção e outras mais que veremos a seguir.

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