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1. Introdução
A evolução do controlo interno na empresa é cada vez mais evidente sejam estes focados para
área financeira administrativa ou operacional. De uma forma geral, as empresas estão vivendo
em um ambiente em que a cada momento, se deparam com novos desafios: um ambiente de
incertezas, em que as margens de lucros são baixas, os concorrentes instalam-se ao lado e o
mercado é infinitamente exigente e infiel.
O controlo interno enquanto actividade que procura garantir as boas práticas de gestão
procedimentos, bem como do comprimento das políticas determinadas pela gestão. Constitui
uma forma de organização que pressupõe a existência de um plano e sistemas coordenados,
destinados a prevenir a ocorrência de erros e irregularidades ou a minimizar as suas
consequências e ainda, maximizar o desempenho da entidade na qual se insere.
É de realçar que os mecanismos de controlo visam não só prevenir, mas também garantir uma
aplicação regular dos recursos.
O controlo interno tem sido implementado pelas empresas como modelo de gestão com o
objetivo de auxiliar a gestão na tomada de decisões.
1.2. Problematização
De acordo com Carlos Baptista (2000:45), sistema de controlo interno e o plano de organização e
de todos os métodos e procedimentos adoptados pela administração de uma entidade para
auxiliar no alcance do objectivo da gestão de assegurar, tanto quanto for aplicável, a metódica e
eficiente conduta dos seus negócios, incluindo a aderência as políticas da administração, a
salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de fraudes e erros, a precisão dos registos
contabilísticos e a atempada preparação da informação financeira fidedigna. A burocracia, falta
de conjugação de sinergias por parte de alguns funcionários e dedicação faz com que o processo
de licenciamento leve muito tempo para ser concluído.
Até que ponto a falta de conjugação de sinergias e dedicação por parte dos funcionários
pode afectar o processo de licenciamento?
1.3. Hipóteses
Na medida em que a dedicação dos funcionários torna-se deficitária, condiciona a demora
na conclusão do processo do licenciamento permitindo deste modo que o empresário ou
empreendedor exerça a actividade económica enquanto espera pelo alvará sem que seja
tributado.
A falta de conjugação de sinergias permite que as empresas em espera do alvará
funcionem ilegalmente o que dificulta a cobrança de impostos.
1.4. Justificativa
São três os pilares nos quais o presente trabalho se baseia, visando deste modo a transparência da
sua escolha: necessidade de controlo interno, a padronização de processos de trabalho e a
fiabilidade dos dados obtidos.
Um sistema de controlo utilizado de forma correcta condiciona segurança para a empresa na
tomada de decisão. Há uma grande necessidade de um controlo interno para o sector financeiro,
pois é onde se geram informações diárias inerentes a saúde financeira da empresa, garantindo
deste modo a sua sobrevivência. Com um sistema de controlo interno adequado a empresa
poderá apresentar dados fiáveis para gerar informações fidedignas.
1.6. Metodologia
Para o alcance dos objectivos geral e os específicos previamente definidos, recorreu-se a revisão
bibliográfica, tendo feito a recolha do material necessário e a posterior, uma compilação e síntese
do mesmo.
CAPITULO II
2. Revisão bibliográfica
Controlo
A palavra controlo originou do idioma Francês Côntrole. Segundo Ferreira (2002), Controlo
significa dirigir qualquer serviço, fiscalizando-o e orientando-o de modo mais conveniente.
Chiavenato (2003: 635) define controlo como a função administrativa que consiste em medir o
desempenho a fim de assegurar que os objetivos organizacionais e os planos estabelecidos sejam
realizados.
No ambiente de negócios, controlar significa certificar-se de que o trabalho esta a ser realizado
de acordo com os planos traçado e normas estabelecidas, tendo como finalidade a identificação
dos erros e falhas para poder corrigi-los, visando ainda a optimização da aplicação dos recursos
financeiros através da utilização dos controlos contabilísticos e administrativos na tomada de
decisões.
Gestão
Para Paulo Nunes (2008), o termo gestão constitui um conjunto de tarefas que procuram garantir
a afectação eficaz de todos os recursos disponibilizados pela organização a fim de serem
atingidos os objectivos pré determinados.
Segundo o conceito clássico desenvolvido por Henry Fayol compete à gestão actuar através de
actividades de planeamento, organização, liderança e controlo de forma a atingir os objectivos
organizacionais pré-determinados.
Auditoria
É um exame cuidadoso e sistemático das actividades desenvolvidas em determinada empresa,
cujo objectivo é averiguar se elas estão de acordo com as planejadas e/ou estabelecidas
previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas (em conformidade) à
consecução dos objetivos.
Sendo assim, um sistema de contabilidade, que não esteja apoiado por adequado controlo
interno, poderá fornecer informações distorcidas aos seus gestores, podendo levar o gestor a
tomar decisões erradas para as empresas.
O controle interno deve ser adequado à empresa, trazendo uma boa relação custo/ beneficio, e ,
para isto, deve este ser estruturado pela administração da empresa, de forma a propiciar uma
razoável margem de segurança, garantindo que os objectivos e metas sejam alcançados ao menor
custo possível, sendo então eficaz e eficiente.
O Controlo Interno tem como objectivos: a protecção dos activos, produção de dados confiáveis
e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa, e tomar decisões
seguras.
A actuação do controlo interno sofre influencia directa do Ambiente em que opera, quando
especificamente se encontra relacionada directamente com a eficácia dos procedimentos de
outros controlos específicos.
Assim dentre varias técnicas de controlos Internos existem algumas que se requerem que sejam
obrigatoriamente instituídas no sistema de controlo Interno a saber:
Autorização
É uma técnica que consiste em limitar determinadas operações mediante a autorização de pessoa
diferente da que executa a tarefa.
Correlação
A correlação consiste em conciliar saldo de contas contabilísticas, ou ainda a correlação existente
entre dados e informações, nomeadamente a conciliação bancária, os inventários físicos e
contabilísticos, a arrecadação de impostos no sector tributário e os valores lançados na
contabilidade, aquisição de bens patrimoniais no sector de património e valores contabilizados.
Numeração sequencial
É uma forma de controlo bastante simples que consiste em enumerar sequencialmente
determinado documento, com um objectivo de assegurar a integridade do processo, como
pedidos de autorizações.
Controlo de totais
O controlo de totais consiste em confrontar as somas dos valores em conferências de forma a
assegurar-se que todas as transacções foram efectuadas.
Operações pendentes
Consistem em registar as operações omissas de um processo e criar rotinas de verificação dessas
operações.
Dupla verificação
A dupla verificação é um dos mecanismos elementares para detectar erros, consistindo na
repetição ou nova execução em detalhes da actividade sujeita a controlo.
Esta pode ser efectuada pela mesma pessoa, todavia, o nível de confiança aumenta quando a
acção é realizada por outra. É a implementação da cultura do “ fazer e conferir” ate o momento
em que haja o comprometimento das pessoas em se concentrarem e fazer certo da primeira vez.
Controlo prévio
Esta técnica ou mecanismo difere da dupla verificação, porque é realizado antes desta, envolve a
avaliação de juízo da transacção. Exemplo: controlo da emissão da nota de desempenho.
Análise de Balanços
A análise das demonstrações contabilísticas da Organização pode revelar importantes Itens de
controlo ou a sua ausência, principalmente a análise de evolução de índices e indicadores onde as
alterações significativas devem ser investigadas.
Indicadores de desempenho
Os índices de desempenho nos processos devem ser criados e analisados e, assim como a analise
de balanço, essa rotina revela desvios de comportamento e pode indiciar vícios de controlo.
Seguindo essa linhagem de ideias, Cavalheiro e Flores (2007:34-38), propõe vários princípios e
regras que concorrem para uma plena organização do Sistema de Controlo Interno, a saber:
Segurança razoável;
Integridade e competência;
Acompanhamento dos controlos;
Organização;
Registo oportuno;
Sistema de autorização e execução;
Segregação de funções;
Acesso restrito;
Determinação de responsabilidades;
Normalização;
Comunicação interna;
Cumprimento da legislação e;
Protecção dos activos.
Responsabilidade
A responsabilidade deve ser determinada, as atribuições dos funcionários ou sectores internos da
empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por escrito, mediante o
estabelecimento de manuais internos da organização.
Exemplo: Numa unidade de cobrança, os valores arrecadados e obtidos pelo sistema, devem ser
comparados com a arrecadação lançada na contabilidade.
Rotinas internas
As organizações através do seu manual interno devem definir as suas rotinas internas, com isso a
pessoa que realiza uma operação não pode ser a mesma envolvida na função de registo, o que
segundo Almeida (2003) essas rotinas devem compreender formulários internos e externos.
Segregação de funções
A empresa deve estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter aos activos e aos registos
contabilísticos.
Para Costa (2000: 124) o Sistema de Controlo Interno estende-se para alem das matérias que se
relacionam directamente com as funções do sistema contabilístico e compreendem o ambiente de
controlo e procedimentos de controlo.
Ser confiável;
Estar adequado a realidade, complexidade e porte da empresa;
Ser estavel para propiciar um adequado ambiente de controlo, e flexivel o suficiente
para permitir modificações que contribuam para rapida adaptação da empresa ao novo
ambiente de negócios;
Possibilitar o acompanhamento e controlo tempestivo das actividades, processos de
negócios e ciclos de transações;
Propiciar a salvaguarda dos activos;
Permitir a optimização no uso de recursos;
Previnir e detectar erros e fraudes.
O ambiente de controlo
Significa que a atitude geral, a consciencialização e as acções da gestão e do órgão a respeito do
sistema de controlo interno e a sua importância dentro da entidade e que dá a técnica a uma
organização , influenciando a consciência de controlo do seu pessoal. É o ponto de partida para
os outros componentes do controlo interno, proporcionando disciplina e estrutura.
A avaliação do risco
É a identificação e analise pela entidade dos, dos riscos relevantes, para a realização dos seus
objectivos, formando a base para a determinação de como os riscos devem ser geridos.
As actividades de controlo
São as políticas e os procedimentos que ajudam a assegurar que os objectivos da gestão são
executados, minimizando o risco. As actividades de controlo controlos do tipo: prevenção,
detenção, orientação, correcção, compensação, informáticos e de gestão.
Informação e comunicação
Consiste na identificação, recolha e troca de informação de forma a permitir que todos levem a
cabo as suas responsabilidades; e
Supervisão
É o processo que avalia a qualidade do desempenho do controlo interno ao longo do tempo,
supervisionada pela auditoria interna.
CAPITULO IV
Serviços de licenciamento:
Industrial
Comercial
Turístico
Agro-pecuário
Obras-públicas
Cultura
Comunicações
Os alvaras e as licencas são tratados no sector de licenciamento onde depois passam para o sector
da planificação,estatistica e cadrastro onde sao verificados os processos se os requisitos
necessarios estao nos comformes depois de certificados e que passavam para o gabinetre do
director executivo para serem dado um visto, mas no sector de licenciamento vezes ha haviam
problemas dos processo nao chegarem a tempo recorde no sector da planificação devido a falta
de colaboração por parte dos funcionarios e essa lacuna fazia com que ficassemos sem os
processos para dar certificar e lançar no sistema informatico.
Onde eu era responsável por lançar no sistema informático todas as licenças e alvarás.
Onde pude constatar que há uma burocracia, falta de conjugação de sinergias por parte de alguns
funcionários e essa falta de dedicação fazia com que por vezes ficasse sem processos para lançar
no sistema informático.
E essa situação obrigava alguns empresários ou empreendedores a exercerem as suas actividades
sem ter os alvarás porque internamente eles não eram eficientes no processo de emissão dos
alvarás.
Mas por outro lado o Baù è uma instituição que facilita aos empresários porque numa sò
instituição o empresário pode reunir todos requisitos necessários para oficializar o seu negocio
partindo do: Nuit, pagamento de impostos, Autenticação de documentos, emissão e
reconhecimento de D.i.r por parte da migração aos empresários estrangeiros. E essa facilidade
vai contribuir directamente na canalização dos impostos para os conferes do Estado.
CAPITULO V
5. Conclusão e Recomendações
5.1. Conclusão
A evolução das empresas causou o aumento da necessidade de controlar melhor seus sectores,
tendo estas, percebido que existem controlos internos para todos os sectores, seja a empresa
grande ou pequena, podendo, então, serem implantados em qualquer tipo de empresa, desde que
seja respeitada em sua aplicação a relação custo/beneficio, pois o controlo interno se faz útil até
o momento em que facilita as operações das empresas, podendo, então, proporcionar maior
rentabilidade, e por resultado, maior desenvolvimento das mesmas, sejam elas empresas privadas
ou públicas.
Assim sendo acredita-se que mediante todo o exposto, seja possível que este trabalho possa
contribuir para ressaltar a relevância que o controlo interno possui como ferramenta capaz de
evitar fraudes, erros, portanto, reduzindo custos e proporcionando para as empresas uma
permanência definitiva no mercado. Sendo então estes controlos capazes de fiscalizar e controlar
estas empresas nos mais diversos sectores.
5.2. Recomendações
No sentido de melhorar o controlo interno financeiro no BAÚ, a Instituição precisa:
Melhorar a prestação de serviços, isto é, eficiência e eficácia por parte dos trabalhadores
no processo de licenciamento das empresas.
6. Referencias Bibliográficas
ATTIE, William- (Auditoria: Conceitos e aplicações, 4ª Edição, São Paulo: Atlas (2009).
DA COSTA, Carlos Baptista - Auditoria Financeira: Teoria e Pratica, 7ª Edição, Rei dos
Livros, Lisboa Portugal (2000)