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MS Project 2007

Iniciação
MS Project 2007

Índice
Introdução ao Microsoft Project 2007 .....................................................................................................2
Conceitos sobre Gestão de Projectos ..................................................................................................2
Iniciar Programa ...................................................................................................................................2
Apresentação da Área de Trabalho .....................................................................................................3
Menu de Controlo............................................................................................................................3
Barra de Menus ...............................................................................................................................4
Barras de Ferramentas ....................................................................................................................4
Barra de Entradas ............................................................................................................................4
Barra de Status ................................................................................................................................5
Guardar um Projecto .......................................................................................................................5
Extensões do Project .......................................................................................................................5
Abrir um Projecto ............................................................................................................................5
Fechar um Projecto .........................................................................................................................5
Sair do Project .................................................................................................................................5
Teclas de Navegação........................................................................................................................6
Modos de Visualização do Project .......................................................................................................7
Calendário - Calendar ......................................................................................................................7
Gráfico de Gantt - Gantt Chart ........................................................................................................7
Gráfico de Diagrama de Rede - Netwotk Diagram ..........................................................................8
Utilização das Tarefas - Task Usage .................................................................................................8
Gantt de Controlo – Tracking Gantt ................................................................................................9
Gráfico de Recursos - Resource Graph ............................................................................................9
Folha de Recursos – Resource Sheet .............................................................................................10
Folha de Utilização dos Recursos - Resource Usage......................................................................10
Alternar entre os Modos de Visualização .....................................................................................11
Desenvolver um Projecto .......................................................................................................................11
Informações de um Projecto .............................................................................................................11
Calendário ..........................................................................................................................................12
Tarefas ...............................................................................................................................................12
Inserir Tarefas................................................................................................................................13
Editar o conteúdo da Tarefa ..........................................................................................................13
Editando Várias Tarefas Simultaneamente ..................................................................................14
Etapa ..............................................................................................................................................14
Mover Tarefas ...............................................................................................................................15
Copiar Tarefas ...............................................................................................................................15
Remover Tarefas ...........................................................................................................................15
Tarefa Periódica - Recurring Task ......................................................................................................15
Alterar Tarefas Periódicas .............................................................................................................16
Colunas: Campos de Dados ................................................................................................................16
Alterar a Largura de Colunas ........................................................................................................16
Relacionamento .................................................................................................................................17
Tipos de Relacionamento ..............................................................................................................17
Vincular Tarefas (Criar relacionamentos) ......................................................................................17
Desvincular Tarefas........................................................................................................................18
Alterar Relacionamentos ...............................................................................................................18
Desfasamento Positivo – Positive Lag ...........................................................................................19
Desfasamento Negativo – Negative Lag ........................................................................................19
Estruturação (Hierarquia) - Outline ...................................................................................................19
Baixar o Nível de uma Tarefa .........................................................................................................20

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Elevar o Nível de uma Tarefa .........................................................................................................20


Ferramentas de Estruturação de Níveis ........................................................................................20
WBS - Work Breakdown Structure (EDT - Estrutura de Trabalho) .....................................................20
Mostrar o WBS juntamente com a descrição das Tarefas ............................................................20
Mostrar o WBS no lugar do ID .......................................................................................................21
Recursos - Resources .........................................................................................................................21
Atribuição de Recursos ..................................................................................................................22
Substituindo Recursos ...................................................................................................................23
Removendo Recursos ....................................................................................................................23
Atribuindo um Recurso á várias Tarefas simultaneamente ..........................................................24
Tarefa Crítica ......................................................................................................................................24
Tabelas - Table ...................................................................................................................................25
Tabelas de Campos de Tarefas ......................................................................................................25
Tabela de Campos de Recursos .....................................................................................................25
Personalizar uma Tabela já Existente ............................................................................................25
Criar uma Nova Tabela ..................................................................................................................26
Modelo GLOBAL.MPT ........................................................................................................................26
Personalização dos Modos.................................................................................................................27
Calendário - Calendar ....................................................................................................................27
Gráfico de Gantt.................................................................................................................................29
Gráfico Diagrama de Rede .................................................................................................................31
Filtros .................................................................................................................................................32
Aplicar um Filtro de Tarefas...........................................................................................................32
Aplicar um Filtro de Recursos ........................................................................................................33
Criar Filtros ....................................................................................................................................33
Tipos de Tarefas .................................................................................................................................34
Unidades Fixas - Fixed Units ..........................................................................................................34
Trabalho Fixo - Fixed Work ............................................................................................................34
Duração Fixa - Fixed Duration .......................................................................................................34
Alterar o Tipo de Duração de uma Tarefa .....................................................................................35
Gestão de Recursos .......................................................................................................................35
Localizar Recursos sobre alocados e suas Atribuições de Tarefas ................................................35
Reduzir o Trabalho de um Recurso................................................................................................36
Reatribuir Trabalho a outro Recurso .............................................................................................37
Atrasar uma Tarefa ........................................................................................................................37
Alterar as horas e os dias de trabalho de um Recurso ..................................................................39
Plano Base - Baseline .........................................................................................................................39
Criar Plano Base .............................................................................................................................40
Apresentar o Plano Base para Acompanhamento ........................................................................40
Acompanhar a Evolução das Tarefas .............................................................................................40
Actualizar Tarefas ..........................................................................................................................41
Actualizar o Projecto......................................................................................................................41
Partilhar Recursos ..............................................................................................................................42
Relatórios ...........................................................................................................................................42
Criar Relatórios ..............................................................................................................................43
Personalizar um Relatório já existente ..........................................................................................44
Criar um Relatório Personalizado ..................................................................................................44
Impressão ...........................................................................................................................................45
Configurações de Impressão .........................................................................................................45
Pré-Visualizar a Impressão.............................................................................................................45
Imprimir .........................................................................................................................................45

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Introdução ao Microsoft Project 2007


O Microsoft Project é uma poderosa aplicação de gestão de projectos que pode ser utilizada para
planear, programar e representar graficamente as informações sobre projectos
Com o Microsoft Project é fácil criar e modificar um conjunto de tarefas para atingir seus objectivos
O software de gestão de projecto é uma ferramenta muito importante para o estabelecimento de
um plano inicial de projecto. Além disso, o Microsoft Project recalcula rapidamente os cronogramas e
permite-lhe ver como as alterações numa parte do projecto podem afectar os seus plano como um
todo. Novas tarefas, tarefas obsoletas, datas intermediárias que afectam outras tarefas ou a
disponibilidade irregular de um recurso poderiam, caso contrário, passar despercebidas; mas com o
Microsoft Project é possível manter tudo sob controlo
Conceitos sobre Gestão de Projectos

A gestão de projectos pode ser definida pelo planeamento, coordenação e gestão de tarefas e
recursos, para a realização de um objectivo específico ou de um conjunto de objectivos. O Ciclo de
Gestão de Projectos consiste, de um modo geral, de três etapas:
1. Criação do Projecto - a primeira fase envolve a definição das tarefas, incluindo a sua duração e
relação com a globalidade do projecto
2. Gestão do Projecto - a segunda fase envolve o controlo das tarefas e recursos até ao final do
projecto, efectuando as adaptações necessárias de modo a manter o projecto em funcionamento
3. Reportagem do Projecto - esta fase inclui gerar relatórios e gráficos para reportar os detalhes do
projecto
Iniciar Programa
Para aceder ao MS Project seleccione o botão INICIAR > PROGRAMAS > MICROSOFT OFFICE >
MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007
Pode também clicar directamente no ícone no Ambiente de Trabalho

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Apresentação da Área de Trabalho

Sempre que acedemos ao MS Project, ele abre um ficheiro novo intitulado “Project 1”, onde
podemos iniciar o nosso trabalho
Vejamos com detalhes os itens que compõem a área de trabalho principal. A imagem seguinte
apresenta a vista de Gráfico de Gantt (Gantt Chart), indicada à esquerda pela Barra de Visualização.
Ainda do lado esquerdo encontra a folha para listagem de tarefas e à direita o Gráfico de Gantt

Barra de Título
Barra de Visualização Barras de Ferramentas
Barra de Entradas

Divisão de Janelas
Barra de Status
Barras de Deslocamento
Menu de Controlo

Quando acede ao MS Project são abertas duas janelas na sua área de trabalho, uma para apresentar
o software activo, no caso o Project, e uma outra para apresentar o projecto activo
Cada janela possui um Menu de Controlo, que serve para alterar os estados da mesma: maximizado,
restaurado, minimizado e o comando de fechar
Menu de Controlo que
controla os estados da
janela do Project
Menu de Controlo que
controla os estados do
projecto activo

Existe um avanço entre os símbolos, o que representa a hierarquia das janelas. O Projecto encontra-
se dentro da janela principal do Project, por isso sua representação surge num nível interno

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Barra de Menus

Apresenta todos os comandos disponíveis para serem aplicados no nosso projecto. Para aceder
clique com o rato no nome do comando desejado ou pressione ALT + a letra sublinhada (HotKey) do
nome do comando desejado ou pressione ALT para activar a Barra de Menu e utilize as setas do
teclado
Quando as opções se encontram em cinza significa que o comando não se encontra disponível no
momento

Teclas de Atalho

Opções com seta


lateral abrem sub
menu

Opções com
reticências abrem
caixa de diálogo

Setas para ampliar menu

Sempre que clicar num Menu, no fim da lista de comandos, existe uma seta dupla apontando para
baixo. Se deixar o ponteiro do rato um instante sobre qualquer comando, ou clicar directamente na
seta dupla, o Menu é expandido por completo. Este comportamento pode ser desactivado através do
comando VER > BARRA DE FERRAMENTAS > PERSONALIZAR e activar a opção “Mostrar sempre
menus completos”
Barras de Ferramentas

Quando executa o Project pela primeira vez, as Barras de Ferramentas PADRÃO e FORMATAR
partilham a mesma linha, por isso pode ter a impressão que apenas uma barra de ferramentas está
sendo apresentada.
Para que as Barras de Ferramentas fiquem em linhas diferentes, consequentemente com mais
espaço para apresentar seus ícones, mova uma das Barras de Ferramentas para outra posição ou
aceda ao Menu VER > BARRA DE FERRAMENTAS > PERSONALIZAR e active a opção “Mostrar as
barras de ferramentas padrão e formatação em duas linhas”
Barra de Entradas

A Barra de Entradas é utilizada para digitar a informação que será inserida nas tabelas ou campos
Quando iniciamos a digitação de alguma informação, a Barra de Entrada fica activa, aguardando a
confirmação ou cancelamento da entrada
São apresentados os botões:
Para cancelamento, correspondendo à tecla ESC. Uma vez pressionado, toda a informação
digitada, é cancelada
Para confirmação, correspondendo à tecla ENTER. Uma vez pressionado, toda a informação
digitada é confirmada e armazenada no projecto activo
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Barra de Status

Exibe informações sobre o projecto


Guardar um Projecto

No Project temos duas opções para guardar um Projecto (ficheiro). Aceda ao Menu FICHEIRO >
GUARDAR COMO guardando o projecto activo pela primeira vez ou aceda ao Menu FICHEIRO >
GUARDAR para actualizá-lo

Pode ainda clicar no ícone na Barra de Ferramentas. Se for a primeira vez que estiver a guardar o
ficheiro, a caixa de diálogo GUARDAR COMO é apresentada, caso contrário, o arquivo é
simplesmente guardado sem nenhuma outra confirmação
Na caixa NOME DO FICHEIRO, digite um nome para o ficheiro ou aceite a sugestão do Project
“PROJECT1”. O nome do ficheiro pode ter até 255 caracteres
Em GUARDAR COM O TIPO, informe o tipo de ficheiro a ser guardado, na maioria dos casos esse item
não é alterado, pois trabalhamos com o padrão PROJECT (*MPP)
Clique no botão GUARDAR para concluir a operação
Extensões do Project

Tipo de Projecto Extensões


Arquivos de Projecto .MPP
Arquivos de Modelo .MPT
Arquivos de Área de Trabalho .MPW
Arquivos de texto ASCII .MPX
Abrir um Projecto

Para abrir um Projecto já existente aceda ao Menu FICHEIRO > ABRIR ou clique no ícone da
Barra de Ferramentas Standard
Fechar um Projecto

Para Fechar um Projecto ao terminar de trabalhar aceda ao Menu FICHEIRO > FECHAR
Caso tenha feito alterações e não tenha guardado o ficheiro, o Project apresenta uma mensagem
alertando para que este seja guardado

Sair do Project

Aceda ao Menu FICHEIRO > SAIR ou dê dois cliques no Menu de Controlo do Project. Se existirem
ficheiros abertos que ainda não tenham sido guardados o Project mostrará uma mensagem
semelhante à apresentada acima, perguntando se deseja guardá-los

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Teclas de Navegação

Tecla Área Resultado

 ou  Campos de Formulário Caracter à esquerda ou à direita

 ou  Campos de Formulário Caracter acima ou abaixo

HOME ou END Campos de Formulário Início ou fim da linha


Uma janela à esquerda ou à
ALT + PGUP ou ALT + PGDN Gráficos de Gantt direita (por colunas inteiras nas
tabelas)
Topo ou base do gráfico nessa
CTRL + HOME ou CTRL + END Gráficos de Gantt
data

ALT + HOME ou ALT + END Gráficos de Gantt Data inicial ou final do projecto

Percorre a janela do gráfico de


HOME ou END Gráficos de Diagrama de Rede
cima abaixo

 ou  Gráficos Diagrama de Rede Tarefa à esquerda ou à direita

 ou  Gráficos Diagrama de Rede Tarefa acima ou abaixo

CTRL + HOME ou CTRL + END Gráficos Diagrama de Rede Primeira ou última tarefa

TAB ou SHIFT + TAB Gráficos Diagrama de Rede Tarefa à esquerda ou à direita

Desloca-se à esquerda ou à
ALT + ou ALT +  Gráficos de Gantt
direita em pequenos aumentos
 ou  Tabelas Campo à esquerda ou à direita

 ou  Tabelas Campo acima ou abaixo

CTRL +  ou CTRL +  Tabelas Primeira ou última linha possível


Primeiro ou último campo na
HOME ou END Tabelas
linha
Primeiro campo da primeira linha
CTRL + HOME ou CTRL + END Tabelas
ou último campo da última linha
Tabelas e Gráficos de Gantt / Uma janela acima ou abaixo (por
PGUP ou PGDN
Diagrama de Rede linhas inteiras nas tabelas)
Tabelas e Gráficos de Gantt / Vai para a data ou número de
F5
Diagrama de Rede identificação específica
Uma janela à esquerda ou à
Tabelas e Gráficos Diagrama de
CTRL + PGUP ou CTRL + PGDN direita (por colunas inteiras nas
Rede
tabelas)
TAB ou SHIFT + TAB Tabelas / Campos de Formulário Campo à esquerda ou à direita

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Modos de Visualização do Project

Os modos do Project incluem formatos tradicionais de gestão de projectos, tais como o Diagrama de
Rede (Network Diagram) e o Gráfico de Gantt (Gantt Chart), bem como formatos especializados para
entrada de dados e sua apresentação. Os utilizadores podem trabalhar com os modos fornecidos ou
criar os seus próprios modos personalizados
Existem oito modos principais, sendo o painel do Gráfico de Gantt (Gantt Chart) o modo padrão
Calendário - Calendar

As tarefas marcadas são apresentadas em formato de agenda para representar a sua duração
durante as semanas do mês

Gráfico de Gantt - Gantt Chart

O Gráfico de Gantt é constituído por uma tabela que relaciona as tarefas e as suas informações e
ainda um gráfico que apresenta a duração das tarefas e os seus relacionamentos

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Gráfico de Diagrama de Rede - Netwotk Diagram

Este fluxograma apresenta o projecto com as tarefas em caixas ou nós. As linhas entre os nós
representam elos entre as tarefas sucessoras e predecessoras. Cada nó apresenta cinco campos de
informação pertinente a essa tarefa

Utilização das Tarefas - Task Usage

Esta tabela mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso num período de tempo
específico

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Gantt de Controlo – Tracking Gantt

Este gráfico apresenta o acompanhamento do realizado com o Plano Base (projectado)

Gráfico de Recursos - Resource Graph

Este gráfico apresenta a colocação dos recursos, trabalho ou custo de um recurso durante um
período de tempo

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Folha de Recursos – Resource Sheet

Este formato de folha mostra a informação sobre cada recurso, tal como taxa de pagamento,
quantidade de pagamento, quantidade de horas de trabalho designadas e custo (inicial e real)

Folha de Utilização dos Recursos - Resource Usage

Esta tabela mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso num período de tempo
específico

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Alternar entre os Modos de Visualização

Seleccione o Menu VER seguido da opção desejada. Nesse Menu encontramos os 8 primeiros itens
que representam os principais modos do MS Project

Juntamente com esses 8 modos principais, existem outros modos adicionais definidos pelo MS
Project, como também, podemos criar visualizações personalizadas, tudo isso através do Menu VER >
MAIS VISTAS

O botão NOVO permite a criação de uma nova visualização. O botão EDITAR permite configurar a
visualização activa. O botão COPIAR permite criar uma nova criação a partir de uma já existente. O
botão ORGANIZAR permite a configuração da visualização no modelo GLOBAL.MPT do Project. O
botão APLICAR permite aplicar a visualização escolhida

Desenvolver um Projecto
Informações de um Projecto
Quando iniciamos um novo projecto, devemos registar as informações essenciais do nosso projecto,
utilizando para isso o Menu PROJECTO > INFORMAÇÃO DE PROJECTO

Data de inicio - quando activo, permite determinar a data de início do projecto


Data de conclusão -- quando activo, permite determinar a data de fim do projecto
Agendar a partir de - permite definir se o projecto deve ter as tarefas baseadas numa data inicial ou
numa data final
Data actual - determina qual a data corrente que o projecto deve assumir
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Data de estado - permite definir uma data de status do projecto para calcular os valores dos campos
da tabela “Valor acumulado”. O MS Project calculará o valor desses campos com base no trabalho e
nos custos reais até a data de status do projecto. Se não definir a data de status do projecto, o MS
Project utilizará a data actual para calcular esses campos
Calendário - permite definir qual calendário de trabalho que será utilizado no projecto
Prioridade - permite determinar a prioridade padrão das tarefas a serem criadas no projecto
O botão ESTATÍSTICAS apresenta a caixa de diálogo “Estatísticas do Projecto para…”, contendo
informações do projecto
Calendário
O Calendário é uma outra configuração muito importante do projecto. O calendário especifica as
horas de trabalho, dias de trabalho e férias do projecto. O projecto pode ter mais que um calendário,
que será aplicado em grupos específicos de seu projecto (ex: turno da noite)
O Project já trás um calendário PADRÃO, no qual se assume como dias úteis de trabalho de segunda
a sexta no horário das 09:00 às 13:00 e das 14:00 às 18:00, sendo que o MS Project trabalha no
período de tempo de 01/01/1984 a 31/12/2049
Aceda ao Menu FERRAMENTAS > ALTERAR TEMPO ÚTIL e surge a seguinte caixa de diálogo

Para o calendário - indica o calendário em questão, que deve ser alterado


O botão CRIAR NOVO CALENDÁRIO permite criar um novo calendário, sem alterar o standard. Na
área de calendário é apresentado o desenho do calendário e ao clicar sobre uma data, à direita é
apresentado o período de trabalho naquela data
No Separador “Excepções” devem ser registados os períodos de feriado, férias e folga
No Separador “Semanas de Trabalho” devem ser configurados os dias e horários de trabalho
Depois de seleccionar as opções desejadas termine clicando no botão OK
Tarefas
Pode considerar-se uma Tarefa toda e qualquer actividade que tem início e fim. A conclusão de uma
tarefa é importante para a conclusão do projecto. Os projectos são constituídos de tarefas, e a folha
de Tarefas da visualização Gráfica de Gantt é o melhor local para inserir a lista de tarefas
Cada tarefa registada inclui 3 informações essenciais:
ID - Campo de identificação criado automaticamente, representando o número da linha onde se
encontra a tarefa, iniciando em 1
NOME DA TAREFA - Descrição da tarefa a ser executada
Duração - Define quanto tempo essa tarefa demora a ser executada, sendo que pode ser inserida em
5 unidades: minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (se) e mês (me)

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Inserir Tarefas

Na Folha de Tarefas (VER > GRÁFICO DE GANTT), posicione o cursor na primeira célula em branco da
coluna “Nome da Tarefa”.
Insira uma descrição para a tarefa e prima ENTER. Para completar a entrada e passar para a próxima
coluna prima a tecla TAB
Insira uma “Duração” para a tarefa registada. Caso não registe uma duração, o MS Project assume a
duração de “1 dia?”, caso seja esta a unidade, sendo que a presença da “?” (interrogação) em
qualquer duração indica que essa duração é estimada
Para completar a entrada e avançar para o próximo campo utilize as SETAS DO CURSOR e ainda para
completar a entrada e mover na direcção correspondente
Caso deseje inserir uma tarefa entre outras que já foram inseridas, pode utilizar o Menu INSERIR >
NOVA TAREFA ou premir a tecla INSERT/INS
Toda vez que o MS Project inserir uma nova tarefa entre uma sequência de tarefas já existentes, a
tarefa é inserida acima da tarefa seleccionada, devendo posicionar, para isso, o cursor na posição
desejada
Editar o conteúdo da Tarefa

A Barra de Entrada do Ambiente de Trabalho do MS Project, pode ser usada para editar o conteúdo
de um campo
Para isso seleccione a célula contendo o texto a editar, dê um clique na Barra de Entrada ou prima a
tecla F2. Edite o conteúdo e confirme a alteração
Outra maneira de editar as informações da tarefa, é clicando duplamente o botão esquerdo do rato
sobre a tarefa ou utilizando o ícone “Informação da Tarefa”. A caixa de diálogo “Informação da
Tarefa” é apresentada, sendo composta por 6 Separadores, onde encontramos as configurações de
uma tarefa

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Editando Várias Tarefas Simultaneamente

Quando desejamos atribuir um valor X para um dos campos de várias tarefas, podemos utilizar a
formatação de Múltiplas Tarefas, para evitar repetitivas formatações
Para isso seleccione todas as tarefas que deseje alterar a formatação

Seleccione o Menu PROJECTO > INFORMAÇÃO DA TAREFA ou clique simplesmente o ícone


“Informação da Tarefa” e a caixa de diálogo “Múltipla Informação da Tarefa” é apresentada

Efectue todas as alterações desejadas, recordando que as alterações efectuadas surtirão efeito em
todas as tarefas seleccionadas. Termine clicando no botão OK
Etapa

Uma etapa é simplesmente uma tarefa sem nenhuma duração (zero dias) utilizada para identificar
eventos significativos no projecto, tal como a conclusão de uma fase importante. Quando é inserida
uma duração de zero dias para uma tarefa, o MS Project apresenta o símbolo de etapa no gráfico de
Gantt no início desse dia

Símbolo aplicado a
tarefas de duração
zero

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Mover Tarefas

Para isso seleccione a linha inteira da tarefa que deseje mover clicando sobre o número da linha da
tarefa. Seleccione o Menu EDITAR > CORTAR ou clique simplesmente no ícone “Cortar” na
Barra de Ferramentas. Seleccione uma célula na linha de tarefa acima da qual a tarefa movida deve
ser inserida e seleccione o Menu EDITAR > COLAR ou clique simplesmente no ícone “Colar”
Pode ainda arrastar o rato depois de clicar no número da tarefa que deseje mover. Um indicador
cinza informará onde a tarefa será inserida quando o botão do rato for liberto
Copiar Tarefas

Seleccione a linha inteira da tarefa que deseje copiar dando um clique sobre o número da linha da
tarefa. Seleccione o Menu EDITAR > COPIAR ou clique simplesmente no ícone “Copiar” na
Barra de Ferramentas. Seleccione uma célula na linha de tarefa acima da qual a tarefa copiada deve
ser inserida e seleccione o Menu EDITAR > COLAR ou clique simplesmente no ícone “Colar”
Pode ainda utilizar o rato com a tecla CTRL premida, seleccionando o número da tarefa que deseje
mover. Um indicador cinza informará onde a tarefa copiada será inserida quando o botão do rato for
liberto
Remover Tarefas

Posicione o cursor em qualquer parte da linha da tarefa que deseja remover e seleccione o Menu
EDITAR > ELIMINAR TAREFA ou prima simplesmente a tecla DELETE/DEL
Se desejar eliminar apenas uma das informações de sua tarefa, seleccione a informação que deseje
eliminar e prima a tecla CTRL + DELETE/DEL ou aceda ao Menu EDITAR > LIMPAR seguido da opção
desejada
Tarefa Periódica - Recurring Task
O recurso “Tarefa Periódica” permite inserir uma tarefa que se repete em intervalos específicos ao
longo do projecto. Exemplo: reunião semanal de acompanhamento de projectos
Para isso coloque o cursor na linha onde a tarefa recorrente deve ser inserida. Ao definir as opções
da tarefa recorrente tem que especificar a data inicial, sendo assim, o posicionamento da tarefa é
mais para aparência visual. Seleccione o Menu INSERIR > TAREFA PERIÓDICA e surge a seguinte caixa
de diálogo

Nome da Tarefa – permite inserir a descrição da tarefa no campo


Duração – permite determinar a duração da tarefa no campo
Padrão de periodicidade – permite determinar quando a tarefa ocorre (diariamente, semanalmente,
mensalmente ou anualmente) e tipo de repetição

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Vigência – permite definir o Início da ocorrência e quantas vezes esta se deve repetir
Calendário para agendar esta tarefa – permite definir que calendário deve ser aplicado
Depois de seleccionar as opções desejadas termine clicando no botão OK
Ao criar uma tarefa recorrente, o MS Project cria uma Tarefa Sumário, que agrupa todas as tarefas
recorrentes:

Tarefa Periódica

Alterar Tarefas Periódicas

Para alterar uma tarefa repetitiva e afectar automaticamente todas as tarefas subordinadas
seleccione a Tarefa Sumário da Tarefa Repetitiva. De seguida Seleccione o Menu PROJECTO >
INFORMAÇÃO DE TAREFA… ou clique no ícone . Efectue as alterações e termine clicando no
botão OK
Se alterar uma das subtarefas manualmente, ao utilizar os comandos acima, a subtarefa alterada
manualmente não sofrerá a acção, pois considera-se diferente das demais. Para que essa subtarefa
volte a alterar automaticamente, deve modificar as informações manualmente, para que fique igual
às demais subtarefas
Colunas: Campos de Dados

Cada coluna apresentada nas tabelas do MS Project, representa um campo de dados da tarefa activa.
Essas colunas podem ser personalizadas, sendo possível alterar o título, a largura, como também
podemos inserir mais colunas ou eliminar colunas das tabelas
Alterar a Largura de Colunas

A largura das colunas utilizadas para entradas de tarefas, pode ser alterada, de modo a apresentar as
informações da melhor maneira possível para o utilizador. Pode utilizar o rato e a divisória das
colunas, posicionando o rato na divisória à direita da coluna que deseje alterar, até que o rato fique
no formato apresentado na imagem. Arraste a divisória para a direita para aumentar a largura, ou
para a esquerda para diminuir a largura

Se clicar duplamente sobre a divisória, a coluna ajusta-se automaticamente ao tamanho necessário


para apresentar todas as informações da coluna
Pode ainda clicar duplamente sobre o cabeçalho da coluna que deseje alterar e surge a caixa de
diálogo abaixo onde poderá definir a largura no campo “Largura”, sendo que esse valor é medido
em quantidade de caracteres, terminando clicando no botão OK

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Relacionamento

Quando criar uma lista de tarefas para desenvolver um projecto, irá perceber que todas as tarefas se
iniciam na mesma data, que seria a data de início do projecto

No entanto, muitas tarefas não podem ocorrer, se a anterior não estiver concluída, ou seja, existe
um relacionamento entre as tarefas, e é isso que precisamos determinar
Tipos de Relacionamento

Tipo de Relacionamento Descrição Apresentação no


Gráfico de Gantt

Conclusão para Início (CI) A tarefa só começa quando a predecessora termina

Início para Início (II) A tarefa só começa quando a predecessora começa

Conclusão para
A tarefa só termina quando a predecessora termina
Conclusão (CC)

Início para Conclusão (IC) A tarefa só termina quando a predecessora começa

Vincular Tarefas (Criar relacionamentos)

Para criarmos o relacionamento entre as tarefas, é necessário vincular as tarefas que possuem
relacionamento entre si
Para isso seleccione as tarefas que devem ser vinculadas

De seguida seleccione o Menu EDITAR > LIGAR TAREFAS, ou simplesmente o ícone

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O relacionamento padrão quando as tarefas são inicialmente vinculadas é Conclusão para Início (CI)
Verifique também, que ao vincular as tarefas a coluna “Predecessoras” é preenchida
automaticamente com o número da tarefa à qual está vinculada. No exemplo da imagem anterior a
tarefa 2 está vinculada à tarefa 1. Se tivesse sido digitado esse número ao invés de utilizar o
comando de vínculo, teríamos obtido o mesmo efeito
Desta forma, se pretender outro relacionamento, ele pode ser alterado posteriormente, bastando
para isso, que digite após o ID da tarefa com a qual o relacionamento está sendo criado, na coluna
“Predecessoras”, a sigla do relacionamento desejado (ex: 2CC)
Desvincular Tarefas

Seleccione as tarefas que deseje desvincular e aceda ao Menu EDITAR > DESLIGAR TAREFAS ou
clique simplesmente no ícone
Outra forma de alcançar este resultado é eliminar número que se encontra na coluna
“Predecessoras”
Alterar Relacionamentos

Seleccione a tarefa que deseje modificar e aceda ao Menu PROJECTO > INFORMAÇÃO DE TAREFA ou
clique duplamente sobre a tarefa. A caixa de diálogo é apresentada

Seleccione o Separador “Predecessoras”, onde temos o nome da tarefa, duração e suas


predecessoras, onde o tipo indicado é “Conclusão para Início” (CI). Dê um clique sobre o texto
“Conclusão para Início” (CI) e clique sobre a seta que lhe permite escolher outra opção,
seleccionando o relacionamento desejado e termine clicando no botão OK

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Outra forma de efectuar esta operação é digitando directamente na folha, na coluna “Predecessoras”
o relacionamento desejado, usando a codificação: CI, II, CC, IC

Depois de ter colocado as tarefas em sequência vinculando-as, pode sobrepor ou atrasá-las, através
do tempo de desfasamento
Desfasamento Positivo – Positive Lag

É utilizado quando é necessário um atraso entre o terminar de uma tarefa e o começar da próxima. É
indicado por um número positivo (usando as mesmas unidades de tempo) ou como uma
percentagem, digitado no campo “Desfasamento” da janela “Informação de Tarefa”. No exemplo: A
tarefa 2 “Colocar os Móveis”, só pode começar 2 dias após a tarefa 1 “Pintar a Casa” terminar, para
que dê tempo da tinta secar

Desfasamento Negativo – Negative Lag

É utilizado quando é possível sobrepor duas tarefas, ou seja, podem ser realizadas ao mesmo tempo.
É indicado por um número negativo (usando as mesmas unidades de tempo) ou como uma
percentagem negativa, no campo “Desfasamento” da janela “Informação de Tarefa”

Pode ainda adicionar um tempo de desfasamento a uma tarefa sucessora clicando duas vezes na
linha de vínculo no Gráfico de Gantt e, em seguida, digitar o valor do tempo de desfasamento na
caixa de diálogo “Dependência de tarefas”

Estruturação (Hierarquia) - Outline


O recurso de estruturação do MS Project ajuda a organizar as tarefas de acordo com o nível e
importância. Essa operação é visualmente indicada na folha de Tarefas através de cada nível de
recuo de tarefa, e no gráfico de Gantt, através de certos símbolos “Hierarquia”, que são tarefas
quaisquer que possuam outras subordinadas. Com a estruturação podemos distribuir níveis de recuo
(sem limite), como também ocultar as tarefas subordinadas, resumindo assim, nosso projecto

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Baixar o Nível de uma Tarefa

Seleccione as tarefas que deseje baixar, tendo o cuidado de não seleccionar a tarefa principal. Clique
sobre o ícone “Avançar” que se encontra na Barra de Ferramentas “Formatação” ou aceda ao
Menu PROJECTO >
HIERARQUIA > AVANÇAR

No exemplo da imagem anterior existem tarefas que foram baixadas e a tarefa que as antecedia,
transformou-se na Tarefa de Resumo, sendo que, as tarefas avançadas, tornaram-se subordinadas a
essa Tarefa de Resumo
A Tarefa de Resumo agora possui duração igual ao total de suas tarefas subordinadas, como também
é representada de forma diferente no Gráfico de Gantt
Elevar o Nível de uma Tarefa

Seleccione as tarefas que pretenda diminuir o avanço do nível e clique o ícone “Diminuir Avanço”
ou aceda ao Menu PROJECTO > HIERARQUIA > DIMINUIR AVANÇO
Ferramentas de Estruturação de Níveis

À esquerda da Barra de Ferramentas “Formatação” encontramos os ícones que representam as


ferramentas de Estruturação de Níveis
Avanço - a cada clique, baixa a tarefa em 1 nível
Diminuir Avanço - a cada clique, eleva a tarefa em 1 nível
Mostrar Subtarefas - mostra as subtarefas da tarefa activa
Ocultar Subtarefas - oculta as subtarefas da tarefa activa
Mostrar - apresenta todas as tarefas e subtarefas ou o nível seleccionado
Pode também mostrar e ocultar subtarefas clicando no símbolo da tarefa de resumo. Os símbolos
indicam se uma tarefa de resumo tem subtarefas exibidas ou não tem subtarefas exibidas
WBS - Work Breakdown Structure (EDT - Estrutura de Trabalho)
O WBS é a numeração que representa os diferentes níveis das tarefas do projecto. É um campo
armazenado pelo MS Project, que pode ser apresentado sempre que solicitado
Mostrar o WBS juntamente com a descrição das Tarefas

Seleccione o Menu FERRAMENTAS > OPÇÕES e na janela que surge, no Separador VER active o item
“Mostrar Nº Hierárquico”

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Mostrar o WBS no lugar do ID

Para termos um melhor resultado na impressão do Projecto, muitas vezes preferimos colocar o WBS
no lugar do ID, para evitar a confusão entre o ID e o WBS, como podemos ver no exemplo anterior.
Para isso, teremos que personalizar a Tabela de Dados activa

Para isso seleccione o Menu VER > TABELA > MAIS TABELAS. Com a tabela “Entradas” seleccionada,
clique no botão EDITAR para podermos alterar as informações da tabela

Com o campo “Nome do Campo” seleccionado, clique na seta que é apresentada no campo, para
visualizar todos os campos disponíveis. Seleccione o campo “WBS”. Automaticamente o “WBS”
substitui o “ID”. Termine clicando no botão OK seguido do botão APLICAR

Recursos - Resources
Os Recursos são os equipamentos e pessoas necessárias para completar tarefas. O MS Project
armazena informações sobre cada recurso com o objectivo de acompanhar as horas, custos e o
efeito que cada recurso tem sobre o projecto
Caso as informações sobre os recursos não sejam acompanhadas posteriormente, não é essencial
inseri-las no projecto. No entanto, informações de recursos detalhados oferecem relatórios com
mais detalhes sobre todos os factores envolvidos
Para aceder à “Folha de Recursos” seleccione o Menu VER > FOLHA DE RECURSOS ou clique
directamente no ícone que se encontra na Barra de Visualização, à esquerda da área de trabalho

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A Folha de Recursos, à semelhança da folha de Tarefas, possui vários campos (colunas)

Nome do Recurso - nome dado ao recurso


Tipo - Trabalho (mão de obra) - para identificar pessoas, equipamentos ou as facilidades que são
atribuídas a uma tarefa e não consumidas durante a tarefa
Tipo – Material - para identificar os recursos consumíveis, tais como o aço, que devem ser usados na
realização do projecto
Tipo - Custo - para identificar artigos orçamentais, tais como os custos de curso, que não são
dependentes da quantidade de trabalho ou da duração de uma tarefa
Rótulo de Material – unidades de identificação definidas pelo utilizador
Inicial - um nome abreviado para atribuir recursos em determinados modos
Grupo - pode-se atribuir os recursos a grupos, para facilitar futuros relatórios
Unidades Máx - a quantidade total de unidades de recurso disponível
Taxa normal - o custo padrão definido pelas unidades de medida da duração
Taxa Trab. Ext. - o custo da hora extra
Custo/Utilização - o custo por cada vez que o recurso é utilizado (fixo)
Imputar em - especifica quando os custos são acumulados
Calendário Base - informa o calendário base utilizado pelo recurso
Código - permite a definição de um código que pode ser utilizado para ordenação, custo por
classificação ou relatório
Para introduzir os dados dos recursos na folha de Recursos simplesmente digite-os
Atribuição de Recursos

Existem várias maneiras de se atribuir recursos


Pode utilizar a Barra de Entrada no Modo Gráfico de Gantt. Para isso posicione o cursor no campo
“Nomes de Recursos” da tarefa a qual deseja atribuir um recurso. De seguida dê um clique na seta
que aparece à direita do campo, para que ela apresente a listagem de Recursos disponíveis

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Seleccione o recurso desejado e ele será automaticamente transcrito na posição onde está seu
cursor. Se desejar adicionar mais que um recurso a uma mesma tarefa, separe-os com ponto e
vírgula
Pode ainda, seleccionando previamente a tarefa que irá receber o recurso, utilizar o ícone
“Atribuir Recursos” na barra de ferramentas “Padrão” ou aceder ao menu FERRAMENTAS >
ATRIBUIR RECURSOS. A seguinte caixa de diálogo é apresentada

De seguida dê um clique no recurso que será destinado e clique no botão ATRIBUIR. Repita esses
passos quantas vezes forem necessárias. Termine clicando no botão FECHAR
Substituindo Recursos

Seleccione a tarefa que possui o Recurso que deve ser substituído. Seleccione o ícone “Atribuir
Recursos” na barra de ferramentas “Padrão” ou aceder ao menu FERRAMENTAS > ATRIBUIR
RECURSOS. Seleccione o recurso que deseje substituir

Clique no botão SUBSTITUIR. Na nova caixa de diálogo, seleccione o novo recurso e clique no botão
OK. Termine clicando no botão FECHAR
Removendo Recursos

Seleccione a tarefa que possui o recurso que deve ser removido. Seleccione o ícone “Atribuir
Recursos” na barra de ferramentas “Padrão” ou aceder ao menu FERRAMENTAS > ATRIBUIR
RECURSOS. Seleccione o recurso que deseje removido. Clique no botão REMOVER

Pode ainda eliminar a definição do recurso da coluna “Nomes dos Recursos” que se encontra na
folha de Tarefas

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Atribuindo um Recurso á várias Tarefas simultaneamente

Seleccione as várias tarefas a que deseje atribuir o recurso. Seleccione o ícone “Atribuir
Recursos” na barra de ferramentas “Padrão” ou aceder ao menu FERRAMENTAS > ATRIBUIR
RECURSOS. Seleccione o recurso que deseje atribuir e clique no botão ATRIBUIR

Tarefa Crítica
Para o MS Project, uma “Tarefa Crítica” é aquela que, se atrasada, compromete o término do
projecto. Essa definição é baseada na “Margem de Atraso” da tarefa, que é gerada através dos
relacionamentos da tarefa
O MS Project possui duas definições da “Margem de Atraso” de uma tarefa:
“Margem de Atraso Permitida” - quantidade de tempo que uma determinada tarefa pode demorar,
sem atrasar a tarefa seguinte
“Margem de Atraso Total” - quantidade de tempo que a tarefa pode atrasar sem prejudicar o fim do
projecto

No exemplo da imagem anterior, a primeira tarefa possui uma margem de atraso permitida de 2
dias, devido ao relacionamento das duas tarefas seguintes, que precisam terminar juntas
As duas tarefas seguintes não apresentam nenhuma margem de atraso, por isso são consideradas
“Críticas”
Para o MS Project, “Crítica” é a tarefa que possui “Margem de Atraso Permitida” menor ou igual a 0
(zero). Esse argumento pode ser alterado através do Menu FERRAMENTAS > OPÇÕES, acedendo ao
Separador “Cálculo” e alterando o campo “As tarefas são críticas se a folga for menor ou igual a”

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Tabelas - Table

A quantidade de campos de dados disponível em cada tarefa e recurso é muito grande para que seja
apresentado simultaneamente, apesar de que seria mais útil ver tudo na mesma folha. O MS Project
permite que os utilizadores decidam quais os campos que desejam utilizar no momento
Cada conjunto de campos é chamado de TABELAS (Tabela) e são fornecidas 15 tabelas definidas,
estando por defeito, 9 delas relacionadas no menu TABELAS. Além disso, os utilizadores podem criar
sua própria definição de tabela personalizada, incluindo opções de formatação
Tabelas de Campos de Tarefas

Para alternar entre as diversas tabelas de campos de tarefas seleccione qualquer modo de tarefas.
De seguida seleccione o Menu VER > TABELAS. Seleccione uma das tabelas que se encontram no
Menu principal ou seleccione a opção MAIS TABELAS

Escolha a Tabela deseje e clique no botão APLICAR


Tabela de Campos de Recursos

Para alternar entre as diversas tabelas de Campos de Recursos seleccione qualquer modo de
visualização de recursos, por exemplo, folha de Recursos e seleccione o Menu VER > TABELAS.
Seleccione uma das tabelas que se encontram no Menu principal ou seleccione a opção MAIS
TABELAS

Escolha a Tabela deseje e clique no botão APLICAR


Personalizar uma Tabela já Existente

A partir de uma tabela já existente podemos efectuar alterações para adaptar essa tabela às
necessidades do utilizador, como por exemplo, inserir ou eliminar campos. Para isso seleccione o
Menu VER > MAIS TABELAS

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Na janela que surge seleccione a tabela que deseje alterar e clique no botão EDITAR

Efectue as alterações desejadas na janela seguinte e clique no botão OK. Termine clicando em
APLICAR
Criar uma Nova Tabela

O MS Project também nos permite criar uma nova tabela, com as informações desejadas pelo
utilizador, mantendo assim as tabelas padrões do Project
Seleccione o Menu VER > MAIS TABELAS.

Clique no botão NOVO

No campo “Nome” digite o nome desejado para a tabela. Preencha a coluna “Nome do Campo” com
os campos desejados. Termine clicando no botão OK, passando a possuir uma tabela a mais na lista
de tabelas
Modelo GLOBAL.MPT
As tabelas alteradas e as novas tabelas criadas são mantidas apenas no arquivo em questão, e essa regra
prevalece para as visualizações e relatórios
No entanto, se for do interesse do utilizador, essas alterações podem ser armazenadas no padrão do MS
Project, disponibilizando assim as alterações para todos os ficheiros
Para isso seleccione o VER > MAIS TABELAS

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Clique no botão ORGANIZADOR

No Separador “Tabelas”, no lado direito da janela, temos todas tabelas alteradas e novas existentes
no ficheiro activo. Seleccione a tabela que deseje disponibilizar para todos os ficheiros e seleccione o
botão COPIAR. A partir desse momento o “GLOBAL.MPT”, ficheiro de padrões do MS Project, passa
a possuir a tabela personalizada, que agora poderá ser acedida em qualquer novo projecto/ficheiro
Personalização dos Modos
Cada Modo do MS Project trás vários recursos de personalização, que podem ser utilizados de
acordo com as necessidades de cada utilizador
Calendário - Calendar

Seleccione o modo “Calendário”. Pressione o botão direito do rato em qualquer data do Calendário.
O Menu de Atalho é apresentado, mostrando todas as opções de configuração deste modo

Ir Para… - permite que o utilizador aceda directamente à janela de “Informações da Tarefa” da tarefa
seleccionada

Escala de Tempo – permite definir as configurações da apresentação do calendário

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Linhas de Grelha – permite especificar as linhas de grelha que separam os dias e semanas do
calendário

Estilos de Texto – permite definir o formato de caracteres para o texto que surge no calendário

Estilos de Barra – permite definir o formato da barra e a posição do texto para os diferentes tipos de
tarefas

Zoom – permite diminuir ou aumentar a visualização da área activa do calendário

Disposição – permite definir a ordem da classificação da apresentação das tarefas no calendário. As


tarefas são classificadas de acordo com a ordem do Método (a ordem padrão é a crescente de ID) ou
encaixa quantas tarefas for possível, sem haver ordem em particular

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Dispor Agora - caso a “Disposição automática” não estiver seleccionada na caixa de diálogo
“Disposição” utilize esta opção para classificar novamente as tarefas
Dividir / Remover Divisão - permite alternar entre uma única janela e uma combinação com o
Formulário de Tarefas, apresentado no painel inferior

Gráfico de Gantt
Seleccione o modo Gráfico de Gantt. Pressione o botão direito do rato em qualquer localização do
gráfico. O Menu de Atalho é apresentado, mostrando todas as opções de configuração deste modo

Linhas de Grelha – permite especificar o estilo de linha de cada linha de grelha

Estilos da Barra – permite especificar o estilo de barra para cada tipo de barra

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Disposição – permite especificar a configuração das barras e a posição das datas

Tempo de descanso – permite especificar o sombreamento deste período

Linhas de Progresso – permite tornar visíveis as linhas de progresso

Assistente de Gráficos de Gantt – permite utilizar o assistente para formatar a apresentação do Gantt

Dividir / Remover Divisão – permite alternar entre uma janela com um único painel ou uma
combinação de painéis

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Gráfico Diagrama de Rede

Seleccione o modo Gráfico Diagrama de Rede. Pressione o botão direito do rato fora das caixas (nós)
do Gráfico Diagrama de Rede. O Menu de Atalho é apresentado, mostrando todas as opções de
configuração deste modo

Estilos de Caixa – permite definir o formato dos limites e campos dentro de cada caixa (nó)

Ocultar / Mostrar Campos - permite Alternar entre mostrar ou não informações da tarefa
Zoom – permite aumentar ou diminuir a área de visualização do gráfico Diagrama de Rede

Disposição – permite definir a configuração dos nós, um em relação ao outro

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Dividir / Remover Divisão – permite alternar entre uma única janela e uma combinação de janelas no
Formulário de Tarefas apresentado no painel inferior

Filtros
Um projecto pode conter várias páginas com detalhes, dificultando por vezes a localização precisa de
uma informação específica. O MS Project oferece um sistema de filtros que serve para seleccionar e
apresentar grupos de tarefas de acordo com o critério determinado pelo utilizador
O MS Project contém vários para os modos de tarefas e de recursos, Além disso, oferece ao utilizador
a capacidade de determinar suas próprias definições personalizadas
Aplicar um Filtro de Tarefas

Seleccione qualquer modo de Tarefas, aceda ao Menu PROJECTO > FILTRADO POR. De seguida
seleccione um dos filtros que aparecem no menu principal ou seleccione o item MAIS FILTROS, para
obter a lista completa de filtros disponíveis

Pode ainda activar o item “Filtro Automático” que apresenta uma seta à direita de cada campo, para
filtragem rápida, baseada nas informações existentes nos campos

Para além das opções anteriores pode utilizar o atalho da barra de ferramentas “Formatação” para
agilizar a escolha do filtro

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Aplicar um Filtro de Recursos

Seleccione qualquer modo de Recurso e active o Menu PROJECTO > FILTRADO POR. De seguida
seleccione um dos filtros que aparecem no menu principal ou seleccione o item MAIS FILTROS, para
obter a lista completa de filtros disponíveis. Os restantes passos são os mesmos dados para a
aplicação de filtros a tarefas
Criar Filtros

O MS Project também permite que crie um filtro personalizado, com as condições que mais lhe
forem convenientes. Para isso seleccione o Menu PROJECTO > FILTRADO POR > MAIS FILTROS. Na
caixa de diálogo MAIS FILTROS, seleccione o botão NOVO. A seguinte caixa de diálogo é apresentada:

Nome – permite definir o nome do filtro que está sendo criado


Mostrar no menu - se activo, determina que o filtro em questão, será apresentado no submenu do
comando FILTRAR POR do Menu PROJECTO
Cortar Linha – permite recortar uma linha de condições do filtro
Copiar Linha – permite copiar uma linha de condições já existente
Colar Linha – permite colar uma linha de condições, anteriormente copiada ou recortada
Inserir Linha – permite inserir uma linha em branco, para definição de uma condição
Eliminar Linha – permite eliminar uma linha de condições
Área de Dados - Nesta caixa onde podemos ver os campos “E/Ou”, “Nome do Campo”, “teste”,
“Valor(es)” e, executamos o processo de entrada de condições do nosso filtro. Clique sobre o campo
que deseje alterar, e utilize a seta à direita do campo
Construa todas as condições desejadas para o filtro e clique no botão OK
A duração de cada tarefa é determinada pela disponibilidade de recursos e, mais importante ainda,
pela fórmula duração = trabalho/recursos. Se atribuir recursos, o MS Project utilizará essa fórmula
como base para toda a programação

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Tipos de Tarefas

Vejamos os Tipos de Tarefas:


- Unidades Fixas (padrão) - Fixed Units
- Duração Fixa - Fixed Duration
- Trabalho Fixo - Fixed Work
Use os tipos de tarefas para tornar a programação mais exacta e para obter as informações
necessárias. Para escolher o tipo de tarefa correcto, determine as informações fixas da tarefa. Por
exemplo, se encaminhar uma proposta para uma análise de 5 dias, independentemente da
quantidade de analisadores, cria uma tarefa de duração fixa. Deixe o MS Project calcular as
informações necessárias à tarefa. Por exemplo, vamos supor que "Pintar as paredes" seja uma tarefa
de 5 dias, de duração fixa, com três recursos atribuídos, mas precisa remover um deles. Quando
remover o recurso, o MS Project recalculará as unidades dos recursos restantes e mostrará o período
extraordinário em que eles precisarão trabalhar para pintar as paredes em 5 dias
Unidades Fixas - Fixed Units

Nesse tipo de tarefa, as unidades determinam a alocação de um recurso para uma tarefa: em
unidades de 100%, uma pessoa trabalha em tempo integral; em unidades de 50%, a pessoa trabalha
meio período e assim, sucessivamente. Como padrão, as unidades são fixas, significando que a
alocação permanecerá com o valor unitário definido pelo utilizador. Quando altera as atribuições de
recursos, o MS Project ajusta a duração. Por exemplo, vamos supor que atribui dois pintores em
tempo integral para pintar as paredes em 4 dias. Se atribuir posteriormente outros dois pintores em
tempo integral, o MS Project reduzirá a duração para 2 dias. Se ajustar o trabalho para recursos
individuais, o MS Project recalculará e modificará a duração total para a tarefa
Trabalho Fixo - Fixed Work

Quando define uma tarefa para um Trabalho Fixo, o MS Project não calcula o trabalho para a tarefa
ou recursos. Em vez disso, à medida que alterar a atribuição de recursos, o MS Project calculará a
duração
Por exemplo, se atribuir dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias e depois
atribuir à tarefa outros dois pintores em tempo integral, o MS Project reduziria a duração para 2
dias. Se ajustar a duração da tarefa, o MS Project ajustará as unidades de cada recurso. Por exemplo,
se aumentar agora a duração, de 2 dias para 4 dias, o MS Project definirá as unidades de cada
recurso com 50%, de modo que cada recurso trabalhe somente meio período
Duração Fixa - Fixed Duration

Quando a duração é fixa, ela permanece com o valor que inserir e o MS Project calculará as unidades
de recursos à medida que alterar o trabalho das atribuições. Por exemplo, vamos supor que atribui
dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias. Posteriormente, atribui outros
dois pintores em tempo integral O MS Project define as unidades para cada pintor com 50%, porque
quatro pintores só precisam trabalhar meio período para terminar as paredes em 4 dias
Se ajustar a duração da tarefa, o MS Project calculará o trabalho. No nosso exemplo de pintura, o
trabalho total para a tarefa é de 64 horas (4 pintores x 4 dias x 4 horas por dia). Se alterar a duração
da tarefa para 2 dias, o MS Project recalculará o trabalho total: quatro pintores trabalhando meio
período durante 2 dias são 32 horas

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Alterar o Tipo de Duração de uma Tarefa

Seleccione a tarefa que deseja alterar e clique duplamente sobre a tarefas ou seleccione o Menu
PROJECT > INFORMAÇÃO DE TAREFA. De seguida seleccione, na caixa de diálogo apresentada, o
Separador AVANÇADAS

No campo TIPO DE TAREFA seleccione o tipo de desejado, clicando de seguida no botão OK


Gestão de Recursos

Após atribuir recursos às tarefas, verifique se há recursos sobrecarregados ou livres no projecto. Se


alguns recursos estiverem sobre alocados, verifique se a adição de mais recursos a uma tarefa
atribuída produz o resultado desejado
Caso nenhum outro recurso esteja disponível para ajudar, poderá alterar as horas e dias de trabalho
específicos quando os recursos estiverem disponíveis para o trabalho
Se não conseguir solucionar os problemas de sobre alocação alterando as atribuições de recursos,
poderá atrasar as tarefas atribuídas a um recurso sobrecarregado até uma abertura posterior no
projecto, ou simplesmente reduzir a quantidade de trabalho das tarefas
Localizar Recursos sobre alocados e suas Atribuições de Tarefas

Os recursos são sobre alocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas
horas de trabalho agendadas. Antes de tentar resolver problemas de sobre alocação de recursos,
será necessário determinar que recursos são sobre alocados, quando ficam sobre alocados e a quais
tarefas estão atribuídos em tais momentos. Para resolver o problema, os recursos devem ser
alocados de forma diferente ou a tarefa deve ser reagendada para um momento quando o recurso
estiver disponível
Para aceder à folha de “Utilização de Recursos” seleccione o Menu VER > UTILIZAÇÂO DE RECURSOS
ou clique directamente no ícone que se encontra na Barra de Visualização, à esquerda da área de
trabalho

Para cada recurso, é exibido o total de horas que o recurso irá trabalhar, o total de horas que o
recurso estará a trabalhar em cada tarefa e as horas trabalhadas por período de tempo na escala de
tempo. Os recursos sobre alocados são realçados

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Os recursos ainda sem tarefas atribuídas não têm tarefas listadas abaixo de seus nomes
As tarefas sem recursos atribuídos localizam-se em “Não atribuído” no campo Nome do recurso
Pode ainda ver a quantidade de trabalho de um recurso que será alocada a tarefas em particular e
por período de tempo. Para isso aceda ao Menu FORMATAR > ESTILOS DE DETALHE. No Separador
DETALHES DE UTILIZAÇÃO, na lista campos disponíveis escolha PERCENTAGEM DE ALOCAÇÃO e, em
seguida, clique no botão MOSTRAR, terminando clicando no botão OK

Reduzir o Trabalho de um Recurso

Após ter atribuído um recurso a uma tarefa, pode alterar os valores totais de trabalho do trabalho de
um recurso na tarefa ou alterar os valores de trabalho de um período de tempo específico durante o
qual o recurso trabalha na tarefa. A personalização de valores de trabalho dessa forma pode fazer
com que o projecto fique mais preciso com um nível mais detalhado
Para aceder à folha de “Utilização de Tarefas” seleccione o Menu VER > UTILIZAÇÂO DE TAREFAS ou
clique directamente no ícone que se encontra na Barra de Visualização, à esquerda da área de
trabalho

Os recursos surgem agrupados em baixo das tarefas às quais estão atribuídos

Na parte da escala de tempo do modo de visualização, pode alterar os valores de trabalho


individuais (ou horas) dos recursos atribuídos
Pode também alterar o valor de trabalho total de uma atribuição de recurso inserindo um novo valor
no campo “Trabalho”
Pode também usar o modo “Utilização de Recursos” para ver e editar os valores de trabalho das
tarefas agrupadas em baixo dos recursos aos quais estão atribuídos

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Reatribuir Trabalho a outro Recurso

Caso tenha tentado resolver uma sobre alocação de recursos usando outros métodos e a sobre
alocação persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a outro recurso mais disponível. Este é
um método alternativo de redistribuir manualmente o projecto reatribuindo trabalho e não
atrasando trabalho. Evite causar uma sobre alocação do recurso de substituição
Seleccione o Menu FORMATAR > DETALHES > TRABALHO ACUMULADO

Observe a escala de tempo à direita para cada sobre alocação realçada, examine a disponibilidade de
outros recursos em tal dia
Seleccione a linha inteira da atribuição de tarefas que necessitar reatribuir. Arraste a atribuição de
tarefa para o recurso ao qual desejar reatribuí-la
Atrasar uma Tarefa

Uma das maneiras mais simples de resolver a sobre alocação de um recurso é atrasando uma tarefa
atribuída ao recurso até que o recurso tenha tempo para trabalhar nela. Pode adicionar atraso a uma
tarefa, verificar o efeito na alocação do recurso e, em seguida, ajustar o atraso posteriormente, caso
necessário
O atraso de uma tarefa também atrasará as datas de início das tarefas sucessoras e poderá afectar a
data de término do projecto. Para evitar isto, atrase as tarefas com margem de atraso permitida
(tarefas não críticas) em primeiro lugar até à quantidade máxima de margem de atraso que estiver
disponível para cada tarefa. Experimente adicionar atraso a diferentes tarefas para ver o efeito no
projecto
Na Barra de Visualização, clique em “Mais Vistas”

Na Caixa de Diálogo “Mais Vistas” clique em GANTT DETALHADO e, em seguida, clique no botão
APLICAR

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A margem de atraso de uma tarefa aparece graficamente como barras de margem de atraso finas
adjacentes às barras de Gantt normais

De seguida aceda ao Menu VER > TABELA > AGENDA

Seleccione a tarefa que deseje atrasar e, em seguida, seleccione o Menu PROJECTO > INFORMAÇÃO
DE TAREFA. De seguida aceda ao Separador “Predecessoras”

No campo “Desfazamento”, digite o quanto deseja que o atraso da tarefa dure e termine clicando
no botão OK

Para garantir que as tarefas sucessoras não sejam afectadas, não insira mais atraso do que a
quantidade de margem de atraso permitida para tal tarefa

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Alterar as horas e os dias de trabalho de um Recurso

O calendário do projecto designa a agenda de trabalho padrão para o projecto. No entanto, pode
criar um calendário de recursos para indicar horas de trabalho, férias, ausências e dispensas médicas
para recursos individuais
Para isso aceda ao Menu FERRAMENTAS > ALTERAR TEMPO ÚTIL e efectue as alterações necessárias

Se um grupo de recursos tiver os mesmos dias de folga e horas de trabalho extra, pode criar um novo
calendário base para eles
Para isso clique no botão CRIAR NOVO CALENDÁRIO e digite um nome para o novo calendário base

Escolha a opção “Criar novo calendário base” para criar um calendário padrão ou, para baseá-lo num
calendário existente, escolha a opção “Criar uma cópia de” e, em seguida, clique no nome do
calendário na lista de escolha múltipla “Calendário”. De seguida clique no botão OK e modifique os
dias e as horas no calendário
Aceda à vista “Folha de Recursos” e seleccione o novo calendário base no campo “Calendário Base”
para cada recurso ao qual deseja atribuí-lo
Plano Base - Baseline
Definimos como Plano Base um plano de linhas que armazena as informações essenciais do projecto,
para futuras comparações
O Plano Base só deve ser criado quando o projecto já se considerar com a planificação concluída, ou
seja, com todas as tarefas, relacionamentos, recursos e custos
O Plano Base pode ser criado quantas vezes forem necessárias, como também podemos armazenar
vários Planos Base, para que possamos analisar as variações entre os diversos períodos do projecto

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MS Project 2007

Criar Plano Base

Seleccione o Menu FERRAMENTAS > CONTROLO > DEFINIR PLANO BASE

Definir plano base - Guarda a data de início e fim do projecto, nas variáveis INÍCIO e FIM
Definir plano intermédio - Copia as variáveis INÍCIO e FIM para as variáveis auxiliares que variam de
INÍCIO1/CONCLUSÂO10 até INÍCIO10/CONCLUSÃO10
Para - Informa se a data de início e fim que está sendo armazenada, leva em consideração o
PROJECTO INTEIRO ou TAREFAS SELECIONADAS
Depois de seleccionar as opções desejadas clique no botão OK
Apresentar o Plano Base para Acompanhamento

Após criar o Plano Base, vai achar que nada aconteceu pois aparentemente não surge qualquer
alteração. Para que possa ver o Plano Base, é necessário alterar o modo de visualização para GANTT
DETALHADO
A segunda sequência de barras, em cinza escuro, representa as informações do Plano Base. Se alterar
a duração, data de início ou fim de qualquer tarefa, o Plano Base mantém-se o mesmo, mudando
apenas a primeira sequência de barras, que representa o actual das tarefas

A sequência de barras do Plano Base só é alterada quando guardar novamente o Plano Base
Acompanhar a Evolução das Tarefas

Após o projecto ter sido iniciado, o utilizador deve constantemente actualizá-lo, sendo possível
actualizar uma tarefa em específico ou o projecto todo
O MS Project disponibiliza dois comandos para actualização:
Actualizar Tarefas - permite uma actualização mais específica de uma única ou múltiplas tarefas
Actualizar Projecto – permite uma actualização geral mais ampla das tarefas seleccionadas ou de
todo o projecto

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Actualizar Tarefas

Seleccione a tarefa ou tarefas que deseja actualizar. De seguida, aceda ao Menu FERRAMENTAS >
CONTROLO > ACTUALIZAR TAREFAS

Nome - apresenta a descrição da Tarefa


Duração - define a duração da Tarefa
% Concluída - permite a entrada da percentagem que representa a quantidade da tarefa já foi
executada
Dur. Real – se preencher a “% Concluída”, o MS Project calcula o valor que essa percentagem
representa sobre a “Duração” e vice-versa, se preencher a “Dur. Real” o MS Project calcula a “%.
Concluída”
Dur restante - o MS Project calcula automaticamente, baseando-se na “Duração” menos a “Dur.
Real”
Actual - define as datas reais de início e fim do projecto. Se não introduzir essa informação, o MS
Project assume que a tarefa começou e terminou na data programada
Real - apresenta a data de início e fim do projecto, que foram determinadas inicialmente
Notas - permite a entrada de notas na Tarefa
Depois de seleccionar as opções desejadas e termine clicando no botão OK
Actualizar o Projecto

Seleccione o Menu FERRAMENTAS > CONTROLO > ACTUALIZAR PROJECTO

Actualizar trabalho como concluído - determina até que data as tarefas devem ser actualizadas
Definir entre 0% - 100% concluído – permite actualizar as tarefas entre 0 e 100%
Definir 0% ou 100% concluído apenas - permite actualizar as tarefas com 0 % ou com 100%
Reagendar trab. por concluir p/ começar após – permite reagendar tarefas
Para – permite determinar o que será actualizado “Projecto inteiro” ou “Tarefas seleccionadas”
Depois de seleccionar as opções desejadas termine clicando no botão OK
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Partilhar Recursos

Através da opção de partilha de recursos, um projecto pode aproveitar os recursos já noutro


projecto, não perdendo o controlo de sobrecarga, ou seja, se alocou um recurso no projecto X para
uma determinada data, e alocou o mesmo recurso noutro projecto, utilizando a partilha de recursos,
na mesma data, o MS Project informará da sobrecarga desse recurso
Para isso abra o projecto que possui os recursos que deseja partilhar e abra o projecto em que
deseja utilizar a partilha de recursos. Posicionado no projecto em que deseja utilizar a partilha de
recursos, seleccione o Menu FERRAMENTAS > PARTILHA DE RECURSOS > PARTILHAR RECURSOS

Utilizar recursos próprios – define que o projecto deve usar os seus próprios recursos
Utilizar recursos de - define que o projecto irá usar recursos do projecto indicado
Depois de seleccionar as opções desejadas termine clicando no botão OK
Caso surja sobrecarga de recursos, poderá visualizá-la através do Menu VER > UTILIZAÇÂO DE
RECURSOS
Relatórios
O MS Project possui vários Relatórios pré-definidos, que oferecem informações em 6 áreas gerais:
- Descrição Geral - este relatório apresenta informações sobre o projecto todo, incluindo tarefas
cruciais, tarefas resumo, acontecimentos importantes e informações sobre o planeamento;
- Actividades actuais - este relatório apresenta informações sobre as tarefas, como por exemplo
tarefas que ainda não foram iniciadas, em desenvolvimento, completas, para serem iniciadas,
atrasadas, etc;
- Custos - Este relatório mostra todas as informações sobre o custo, incluindo tarefas e recursos que
ultrapassaram o orçamento, capital de giro semanal e montante ganho;
- Atribuições - Este relatório mostra as informações dos recursos atribuídos ao projecto;
- Carga de Trabalho - Este relatório mostra a utilização das tarefas e informações sobre o uso dos
recursos;
- Personalizar - Permite que o utilizador crie relatórios personalizados onde pode criar o seu próprio
formato de relatório

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Criar Relatórios

Seleccione o Menu RELATÓRIO > RELATÓRIOS

Seleccione o tipo de Relatório desejado e clique no botão SELECCIONAR

Seleccione o subtipo do Relatório desejado e clique no botão SELECCIONAR


O Project apresenta uma pré-visualização do Relatório

CONFIGURAR PÁGINA – permite efectuar configurações de impressão


IMPRIMIR – permite imprimir o relatório
FECHAR – permite fechar a pré-visualização e voltar ao projecto

Formador: Marco Tadeu 43


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Personalizar um Relatório já existente

Seleccione o Menu RELATÓRIO > RELATÓRIOS. Escolha a opção PERSONALIZAR e clique no botão
SELECCIONAR

Depois de seleccionar o relatório que deseja alterar clique no botão EDITAR. A caixa de diálogo com
os separadores de configurações é apresentada

4. Seleccione as opções desejadas e pressione OK


Criar um Relatório Personalizado

Seleccione o Menu RELATÓRIO > RELATÓRIOS > PERSONALIZAR e clique no botão SELECCIONAR. De
seguida clique no botão NOVO. A caixa de diálogo pergunta o tipo de relatório que deseja criar

Seleccione o tipo desejado e clique no botão OK


Na caixa de diálogo “Relatório da Tarefa” defina as opções do relatório e termine clicando no botão
OK

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Impressão

A impressão das informações do MS Project é feita através dos relatórios ou da visualização do


primeiro ecrã. Cada visualização possui uma determinada janela de configurações, por isso, vamo-
nos basear na visualização mais utilizada - Gráfico de Gantt
Configurações de Impressão

Seleccione a visualização que deseja imprimir. De seguida seleccione o Menu FICHEIRO >
CONFIGURAR PÁGINA. A caixa de diálogo CONFIGURAR PÁGINA > GRÁFICO GANTT é apresentada,
contendo vários separadores de configuração

Depois de seleccionar as opções desejadas e termine clicando no botão OK


Pré-Visualizar a Impressão

Seleccione o Menu FICHEIRO > PRÉ-VISUALIZAR ou o ícone .


Imprimir

Seleccione o Menu FICHEIRO > IMPRIMIR. A caixa de diálogo de opções de impressão é apresentada
Seleccione as opções desejadas e termine clicando no botão OK para confirmar a impressão

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