6 passos para usar vídeos

ao vivo para eventos

empresariais eficazes
Neste ano, muitas empresas e da profunda compreensão sobre
se verão adotando um modelo o desenvolvimento de tecnologias que
as pessoas adoram usar.
de trabalho híbrido, com
uma mistura de funcionários Tecnologias como vídeos ao vivo.
remotos, no escritório e na linha
de frente. Reunir essas equipes
é extremamente desafiador, mas
acertar na escolha nunca foi tão
importante para os líderes.
Algumas empresas já estão enfrentando
o problema seguindo as três novas regras
de engajamento — elas estão investindo
em uma comunicação mais eficiente,
criando uma comunidade e promovendo
o bem-estar para ajudar equipes
híbridas a se tornarem equipes de
alto desempenho.
A transmissão ao vivo de reuniões
O Workplace é uma ferramenta de corporativas ou com toda a equipe pode
comunicação que conecta todos em ser uma maneira eficaz de conectar
uma empresa, onde quer que estejam a equipe executiva a toda a força de
trabalhando. Muitos dos seus recursos trabalho, onde quer que as pessoas
são os mesmos do Facebook (como feed estejam. Isso permite comunicações
de notícias, grupos e bate-papo), o que mais autênticas e transparentes da
significa que a familiarização é instantânea, liderança, ao mesmo tempo que garante
sem contar o engajamento e que ele que os funcionários presentes em todos
funciona perfeitamente no celular. Isso os lugares recebam as informações de
também significa que o Workplace se que precisam para se manterem alinhados
beneficia da rápida inovação do Facebook com as prioridades da empresa — estejam
02
eles assistindo em tempo real ou se
atualizando em um outro momento.
Para os espectadores, vídeos ao vivo criam
maior sensação de conexão, intimidade
e entusiasmo em comparação com vídeos
feitos sob demanda.
Os vídeos ao vivo do Workplace facilitam
a realização de reuniões — sejam
elas de toda a empresa ou apenas de
um departamento — interativas
e envolventes, usando apenas um laptop
ou até mesmo um telefone. É uma ótima
maneira de atualizar os funcionários
com informações importantes, criar uma
comunidade que discuta assuntos como
diversidade e inclusão ou promover
o bem-estar ao reunir as pessoas para
atividades sociais, como demonstrações
de culinária ou ioga em grupo.
pode até fazer a apresentação junto com
vários anfitriões em locais diferentes
e visualizar dados estatísticos simples
após a transmissão, para ter uma ideia
de como tudo se saiu.
Este manual tem tudo que você precisa
saber para realizar uma transmissão ao
vivo de sucesso no Workplace, em seis
passos simples:
preparação e planejamento;
promoção do evento;
dicas para o moderador;
práticas recomendadas para executivos;
transmissão ao vivo no Workplace;
continuação da conversa.

Com eles, as empresas podem hospedar

sessões de perguntas e respostas ao
vivo, adicionar legendas automáticas
para oferecer acessibilidade e permitir
que os palestrantes vejam comentários
ou perguntas em tempo real sem ter que
alternar os modos de visualização. Você

03
 Passo 1:
01 preparação e planejamento
Defina um foco nítido e objetivos específicos para o seu evento virtual. Por exemplo: talvez
você queira fazer uma sessão de perguntas e respostas com os líderes sobre uma nova
política, falar sobre diversidade e inclusão ou até mesmo hospedar um evento relacionado
a bem-estar. Saiba como será o fluxo ideal do evento, mas seja flexível. Preveja o fato de
que os moderadores poderão ter que tomar algumas decisões na hora.

Faça a lição de casa

Com o Workplace, você pode criar
enquetes simples para que os funcionários
possam votar em assuntos que gostariam
de discutir. Para promover essas enquetes,
você pode colocá-las em espaços
compartilhados chamados “Grupos”.
Por exemplo: você provavelmente terá
um grupo informativo para todos os seus
funcionários, além de grupos específicos
para países, equipes ou departamentos.
Você pode até ter grupos com recursos
específicos para funcionários baseados
em pontos como gênero, etnia ou mesmo
apenas hobbies populares. Publicações
nos grupos relevantes proporcionarão
às pessoas a oportunidade de sugerir
assuntos com antecedência, ajudando
você a criar uma programação alinhada
com os interesses e preocupações
delas. Isso é especialmente importante
para empresas com equipes híbridas,
garantindo que não sejam apenas os
funcionários do escritório que determinam
a programação, mas também os
funcionários remotos e da linha de frente.

04
Conheça seus palestrantes
Independentemente de o seu evento
ter um palestrante principal ou um
grupo de especialistas ou executivos,
conhecer os assuntos com antecedência
ajuda na preparação do palestrante e na
estruturação da conversa para engajar
o público. Antes do evento, fale com os
palestrantes para entender o que eles
levarão para a discussão e para que você
tenha uma ideia dos assuntos pelos quais
eles mais são apaixonados.
Faça uma simulação
A preparação não consiste apenas em
ter assuntos eficazes. É bom ter pelo
menos uma simulação para testar os
equipamentos e dar aos palestrantes
a chance de entender a configuração
e o fluxo do evento. Lembre-se: o foco
não é apenas as pessoas na sala. Se algo
der errado, serão os seus funcionários
remotos e da linha de frente que terão
dificuldade para acompanhar. Portanto,
faça com que todos usem a mesma
configuração que usarão no evento
real e acompanhe a programação para
que todos estejam em sintonia. Após
a simulação, agende uma avaliação para
discutir o que funcionou e o que não.
Domine a tecnologia
Uma das melhores coisas dos vídeos ao
vivo do Workplace é a facilidade de uso.
Mas isso não significa que você não deve
fazer testes. O criador dos vídeos ao
vivo deve saber onde estão os botões
importantes e praticar o uso de recursos,
como as perguntas e respostas ao vivo.
Busque ajuda
É bastante útil ter um membro da equipe
disponível para atuar como gerente da
comunidade durante a transmissão ao
vivo. Ele deverá ser o criador do vídeo ao
vivo, para que possa gerenciar a marcação
de perguntas como respondidas,
compartilhar enquetes e responder
a comentários durante a transmissão.
Isso permitirá que o palestrante se
concentre na apresentação e em
responder às perguntas.
05
 Passo 2:
02 promoção do evento
Nas semanas e dias anteriores ao seu evento ao vivo, use todos os seus canais de
comunicação, como Workplace, e-mail e boletins informativos, para garantir que os
funcionários estejam cientes do evento e para aumentar o entusiasmo.
Você pode usar o Workplace para…
Obter percepções por meio
de enquetes
Antes de anunciar o horário e o local do
evento, use as enquetes do Workplace
para reunir perguntas e percepções dos
funcionários e criar entusiasmo para
o evento.
Desenvolver sua mensagem
Use as percepções obtidas com a enquete
para desenvolver sua mensagem interna.
Seus materiais promocionais devem dar
aos funcionários a sensação de que suas
percepções foram ouvidas, assim como
o conteúdo do evento em si, que deve
ser baseado em conversas honestas
e transparentes.
Em uma era de equipes híbridas,
é importante que o evento reflita toda
a comunidade; não apenas uma parte
dela. Os funcionários da linha de frente
ou de funções remotas devem se sentir
tão valorizados quanto seus colegas
do escritório. Lembre-se: eventos ao
vivo envolvem a construção de uma
comunidade. Porque, quando as pessoas
se sentem melhor no trabalho, elas se
saem melhor no trabalho.
Criar um evento
em seu grupo
Quando você estiver pronto para anunciar
a transmissão ao vivo, crie um evento no
grupo pertinente (seja um grupo de toda
a empresa ou de apenas uma equipe
específica). Adicione uma foto ou vídeo,
o nome do evento, o local (se houver),
uma breve descrição e a programação.
Você também pode marcar os executivos
como coapresentadores. O evento será
publicado automaticamente no grupo
e todos os membros receberão uma
notificação de que foram convidados.
06
Compartilhar publicações com
detalhes e vídeos de teaser
Em seu grupo, compartilhe uma
publicação que apresente todas as
informações do evento, incluindo
instruções claras sobre como os
funcionários remotos e dispersos
em outras regiões poderão acessar
a transmissão e enviar perguntas. Assistir
a vídeos ao vivo no Workplace é simples,
Estimule o uso do Workplace com outros canais
• Envie por e-mail comunicados do anfitrião
convidando as pessoas a participarem
do evento. Compartilhe a programação
e instruções claras sobre como os
funcionários remotos poderão participar
e fazer perguntas durante a transmissão.
• Considere o envio de e-mails de
acompanhamento no dia anterior e uma
hora antes da transmissão, para lembrar
as pessoas de participarem.
mas é melhor ser o mais claro possível,
para evitar qualquer problema técnico.
À publicação, adicione também um teaser
em vídeo gravado previamente ou uma
mensagem curta de um executivo.
O conteúdo do vídeo atrairá mais
a atenção das pessoas para
suas publicações.
• I nclua uma prévia do evento em seu
boletim informativo interno. Compartilhe
informações de alguns dos palestrantes
e os assuntos a serem discutidos.
•A
 dicione um banner promocional
à página inicial da sua intranet e vincule-o
para encaminhamento para uma página
com informações sobre o evento,
com detalhes sobre como ingressar
e participar.
07
 Passo 3:
03 dicas para o moderador
Todo evento ao vivo de sucesso deve ter um moderador bem preparado. A função do
moderador é garantir que o evento ocorra sem problemas. Isso requer um equilíbrio
cuidadoso entre discussão e envolvimento do palestrante, mas também lidar com
o público e com a tecnologia. Estes são os principais pontos a serem considerados.

Comece com um propósito Apresentações

e uma programação
Em eventos virtuais, uma estrutura
nítida é fundamental para manter a linha.
Compartilhe a programação no início
do evento para que seu público saiba
o que esperar.
Determine como você lidará com as
apresentações — você apresentará
cada palestrante e suas atribuições/
experiência? Ou pedirá que eles façam
isso um por um? Qualquer um dos
métodos é adequado, desde que
todos saibam como será feito.

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Engajamento
Tente envolver seus palestrantes ou
expositores com uma rápida rodada de
perguntas do tipo “jogo rápido”. Pode ser
uma série de perguntas divertidas para
aquecer os motores e deixar todo
mundo confortável.
Atraia os expositores
mais quietos
Não tenha receio de chamar expositores
específicos para atraí-los para a conversa.
Em discussões entre especialistas, não
é incomum ver um ou dois expositores
extrovertidos dominarem a conversa.
O trabalho do moderador é garantir que
a voz de todos seja ouvida.
Mantenha o seu público
no foco.
Uma das vantagens do Workplace Live
é que você pode ver as reações do seu
público em tempo real, mesmo que ele
não esteja na sala. Vale a pena ficar de
olho nas curtidas e comentários para
orientar o andamento do seu evento.
Encontre oportunidades para que
o público faça perguntas e se conecte
com o palestrante. E o mais importante:
certifique-se de que as pessoas
tenham a mesma experiência,
independentemente da localização.

Seja um ouvinte ativo

Mantenha seu foco no que os
participantes estão dizendo. Isso ajudará
a direcionar a conversa e fazer transições
mais suaves.

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Faça a lição de casa
O moderador deve memorizar os nomes
dos palestrantes e evitar apresentações
subjetivas, como “incrível” ou
“maravilhoso”. Se você estiver realizando
uma sessão com especialistas, saiba pelo
que seus convidados são apaixonados
e tenha algumas perguntas prontas para
cada um deles.
Esteja preparado,
mas siga o fluxo
No caso de sessões com especialistas
ou de perguntas e respostas, ter uma
base de perguntas é importante, mas não
tenha receio de deixar o plano de lado
e improvisar. Siga as pistas provenientes
dos expositores e da reação do público
e deixe a conversa fluir organicamente
por rotas e tangentes interessantes pelas
quais as pessoas são apaixonadas.
Controle o tempo
Mantenha os palestrantes de acordo
com o planejamento para haver tempo
suficiente para perguntas e respostas ou
para o encerramento.
Uma última declaração
Uma boa maneira de resumir uma sessão
com um grupo é convidar cada expositor
para um arremate. Isso lhes permite
sentir que foram capazes de apresentar
seus pontos de vista sem deixar nada de
fora. Fornecer um encerramento sucinto
também funciona bem para outros tipos
de eventos, pois proporciona ao público
pensamentos viáveis para levar consigo.
Obtenha percepções
É bom fazer um acompanhamento
enviando pesquisas simples através dos
seus canais de comunicação comuns para
entender o que deu certo (ou errado)
e o que você pode melhorar e encontrar
um motivo para voltar a se engajar com
os participantes do evento.
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 Passo 4:
04 práticas recomendadas para palestrantes executivos
Embora muitos executivos sejam palestrantes naturalmente habilidosos, até mesmo os
líderes mais talentosos podem se beneficiar de uma preparação melhor para um evento
virtual, especialmente se envolver toda a empresa. É preciso prática para inspirar, conectar
e motivar o público, ainda mais quando ele não está presente na sala.

Aqui estão algumas dicas para ajudar seus executivos a se sentirem mais capacitados
e preparados.

Crie uma programação Aborde os altos e baixos

Trabalhe com o executivo para criar uma Você vai querer informar os funcionários
programação detalhada que incorpore sobre eventuais problemas sérios,
cada segmento do evento. Isso ajuda mas não se esqueça de reservar um
a todos a manter o controle do horário, tempo para compartilhar e comemorar
ajuda a realizar simulações e mantém os sucessos.
o evento conforme a programação.
Embora possa ser tentador lotar
a programação com uma lista de
anúncios, tente escolher um foco
nítido e um objetivo específico.

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Conteúdo
Com a maioria dos eventos — sejam
eles de toda a empresa ou apenas de um
departamento — ocorrendo somente
algumas vezes por ano, os executivos
podem ficar tentados a abordar muitos
assuntos em uma única apresentação
— mas menos é mais. Procure identificar
de dois a três assuntos de interesse
dos funcionários e atenha-se aos
pontos principais. Ao abordar assuntos
financeiros, deixe de fora gráficos
complexos e opte por identificar o que
a empresa precisa fazer.
E o mais importante: conte uma
história. Seja para explicar uma iniciativa
estratégica ou analisar dados estatísticos,
peça para os executivos compartilharem
histórias sobre como seus próprios
funcionários estão envolvidos e agindo
para cumprir esses objetivos. Considere
o uso de vários exemplos, estudos de
caso, vídeos e funcionários para ajudar
a compartilhar histórias.
Leve um especialista para explicar
iniciativas específicas. Isso livrará os
executivos da tarefa de fornecer todas
as informações e permitirá que o público
ouça um formato e/ou uma voz diferente,
o que ajudará a manter o interesse.
Seja conciso
Independentemente de uma mensagem
boa ou ruim, certifique-se de manter
a apresentação dentro de 30 a 60
minutos. Ao exceder esse tempo, você
corre o risco de perder a atenção do seu
público e os pontos principais podem
ser esquecidos. Reserve um tempo para
interagir com o público e responder
a perguntas.
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Envolva-se com seu público
Durante a transmissão, peça para os
executivos fazerem perguntas ao público,
o qual pode ser incentivado a responder
nos comentários, se possível (ou peça
para escolher alguém para fazer isso
em nome de todos). Ao responder às
perguntas ou aos comentários de um
funcionário, certifique-se de se dirigir
a ele pelo primeiro nome para deixar
a interação mais pessoal.
Você também pode usar as enquetes
ao vivo do Workplace para envolver seu
público, mas lembre-se de analisar os
resultados de cada enquete para que os
funcionários saibam que suas vozes estão
sendo ouvidas.
Seja autêntico
Embora um esboço seja fundamental
para cumprir o cronograma e abordar
os pontos principais, é igualmente
importante não se prender ao script.
Isso não deve ser um monólogo de 60
minutos. O ideal é que os executivos
estejam bem preparados e focados nos
pontos em discussão, mas de forma
natural, coloquial e autêntica.
Ajude os executivos a terem uma
abordagem mais pessoal. A beleza dos
vídeos ao vivo consiste em permitir
o compartilhamento de experiências em
tempo real e uma conexão mais humana
com o público. Tente dar um passo adiante
encorajando os executivos a tomarem
posturas vulneráveis e compartilharem
anedotas pessoais.
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 Passo 5:
05 transmissão ao vivo no Workplace
Fazer transmissões ao vivo a partir do seu
telefone é uma ótima maneira de entrar
em contato com sua equipe. Mas, quando
o desempenho realmente importa, como
no caso de reuniões corporativas, sessões
de perguntas e respostas e outros eventos
da empresa, o Live Producer entra em
cena. Com o Live Producer, é possível fazer
transmissões de vídeo de forma confiável
e com alta qualidade, diretamente de um
computador ou uma câmera profissional.
Aqui vão algumas dicas e instruções para
garantir que a sua transmissão ao vivo
ocorra sem problemas.
Antes de começar
• Ao ficar de frente para uma janela, você
terá uma fonte de luz natural e isso fará
com que você apareça de forma nítida no
enquadramento do vídeo.
• O som é tão importante quanto a
iluminação, então use um microf
one, se possível.
• Verifique se o seu pano de fundo não está
muito bagunçado e se não distrairá seus
espectadores.
• Sempre limpe as lentes da câmera do
dispositivo usado para a filmagem.
A ideia é garantir que as pessoas vejam
você da forma mais nítida possível —
de preferência, sem riscos ou manchas.
• Posicione a câmera no nível dos olhos.
Use um tripé ou estabilizador de mão para
garantir a estabilidade.
•E
 nquadre a cena de forma que os
espectadores consigam ver sua cabeça
e seus ombros. Um close apenas do
seu rosto pode ser desagradável
e invasivo para os espectadores; uma cena
aberta, em que você está muito longe da
câmera, pode ser percebida como pouco
acolhedora e desfavorável.
•C
 ertifique-se de que sua conexão de rede
esteja boa — você não vai querer ficar
sem conexão no meio da transmissão.
•C
 erca de 30 minutos antes do horário
marcado para a transmissão ao vivo, pode
ser uma boa ideia reiniciar o dispositivo,
de forma a evitar que ele trave ou force
uma atualização durante a transmissão.
•D
 esative todas as notificações e alertas
do Workplace em seu dispositivo, usando
o recurso “Não perturbe”, para não ser
interrompido com chamadas, mensagens
e notificações.
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Ao entrar no ar
Compartilhe sua tela
Você pode compartilhar sua
tela para que as pessoas vejam
gráficos ou vídeos pertinentes.

Faça uma sessão de

perguntas e respostas
Se você fizer uma sessão
de perguntas e respostas,
os funcionários poderão
fazer perguntas ou votar em
perguntas compartilhadas
pelos colegas. As perguntas
com o maior número de votos
aparecerão na parte superior
da sua visualização. Depois
de respondê-las, o criador
da transmissão ao vivo
poderá marcar as perguntas
como respondidas.

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Envolva seu público
com enquetes
Envolva seu público fazendo perguntas
durante a transmissão ao vivo, usando
enquetes interativas. Comece a enquete
com uma pergunta e adicione possíveis
respostas nas quais os espectadores
podem votar. Você pode preparar várias
enquetes com antecedência e publicá-
las durante sua transmissão ao vivo.
Não publique uma enquete quando
estiver fazendo anúncios importantes ou
compartilhando uma apresentação que
exija muita atenção do seu público aos
elementos visuais presentes na tela.
Monitore a integridade da
sua transmissão ao vivo
O Live Producer inclui uma aba chamada
“Stream Health”, onde você encontrará
os principais parâmetros e registros
do evento. Veja em tempo real
o desempenho dos seus vídeos ao vivo
e fique atento a eventuais problemas que
possam ocorrer.
Transmissões ao vivo
com integrações de vídeo
As integrações do Workplace permitem a
transmissão ao vivo de chamadas a partir
das suas ferramentas de vídeo favoritas,
incluindo Zoom, Webex e BlueJeans.
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 Passo 6:
06 continue a conversa
Eventos ao vivo são uma oportunidade importante para se comunicar com funcionários.
Embora os vídeos ao vivo apresentem dados estatísticos, comentários e reações para
avaliação em tempo real do desempenho do evento, também existem algumas ações
importantes que você pode realizar quando o evento termina. Aqui vão algumas maneiras
de continuar engajando funcionários e recebendo feedback valioso.

Adicione ou Faça um acompanhamento

modifique legendas
As legendas deixam seu vídeo mais
acessível a um público mais amplo.
Você pode habilitar as legendas antes
ou depois da transmissão ao vivo.
Quando habilitadas, elas aparecerão
automaticamente no seu vídeo ao vivo.
para perguntas não
respondidas
O recurso de perguntas e respostas
do Workplace Live permite que você
acompanhe todas as perguntas feitas
pelos funcionários, mesmo que você não
tenha conseguido respondê-las durante
o evento. Após o término do evento,
responda às perguntas não respondidas
para que todos sintam que sua voz
é ouvida.

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Envie pesquisas
Usando o recurso “Pesquisas” do
Workplace, envie pesquisas curtas
e compostas de cinco perguntas, para
saber o que funcionou e o que não
funcionou.
Compartilhe um resumo
em texto junto com seu
vídeo ao vivo
Tenha certeza de que os funcionários
estão cientes de eventuais anúncios ou
conversas importantes após o término
do evento. O seu vídeo ao vivo será
publicado automaticamente em seu grupo
do Workplace. Acrescente um resumo
em texto e carimbos de data e hora para
facilitar o acesso aos principais assuntos
pelos espectadores.
18
 Agora você está pronto para usar
o recurso de vídeos ao vivo do
Workplace, com ajuda das novas
regras de engajamento para criar
equipes híbridas de alto desempenho
— promovendo comunicações mais
eficientes, criando uma comunidade
e promovendo o bem-estar. Para se
inspirar ainda mais, dê uma olhada
na demonstração para ver o recurso
de vídeos ao vivo em ação.

Workplace.com