Manual

Como fazer um processo de auditoria e controlo logístico

Índice

Introdução
Passo 1 - Analisar a consistência dos objectivos estratégicos logísticos
Passo 2 - Determinar as necessidades e expectativas dos clientes
Passo 3 - Fazer a análise do desempenho logístico
Passo 4 - Identificar os problemas e as suas causas
Passo 5 - Desenvolver acções de melhoria
Passo 6 - Desenvolver metodologias internas de controlo
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Introdução
A logística sempre foi importante mas a sua relevância tem aumentado
desde há alguns anos. Se a complexidade das cadeias logísticas tem
aumentado, também a necessidade de efectuar auditorias e controlos
mais apertados tem ganho importância. Sendo a logística um factor
crítico de sucesso, nenhum pormenor deve ser descurado para a sua
avaliação e melhoria contínua. Um erro pode deitar tudo a perder. São
fundamentalmente quatro os objectivos de um sistema de auditoria e
controlo logístico:
 Identificar com precisão e gerir a informação decisiva para
controlar várias áreas da empresa,
 Ajudar a compreender a envolvente interna e externa da empresa,
 Avaliar o processo logístico em termos de satisfação dos clientes,
 Analisar a eficácia da medição e do controlo do desempenho da
logística.

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Passo 1 - Analisar a consistência dos objectivos
estratégicos logísticos
Em que medida os objectivos estratégicos logísticos são consistentes?
Esta é a primeira pergunta à qual qualquer gestor que pretenda
estabelecer um sistema de auditoria e controlo logísticos tem que
responder. O gestor deverá identificar quais são os factores críticos de
sucesso, ou seja as competências acima da média que a empresa tem
que possuir para atingir os seus objectivos. Seguidamente, será
necessário adequar a consistência dos objectivos logísticos com a ou as
estratégias da empresa. Estes objectivos são definidos de forma
quantificada pela gestão de topo e incluem, tipicamente, vários
 aspectos. A saber:
 Serviço ao cliente,
 Controle de custos,
 Investimento e controlo financeiro,
 Produtividade,
 Projectos com clientes e com fornecedores.

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Passo 2 - Determinar as necessidades e expectativas
dos clientes
São três os métodos para não só determinar quais as reais necessidades
dos clientes e as suas expectativas em relação aos produtos e serviços
da empresa mas também para a empresa fixar os seus próprios
objectivos de desempenho. Estes métodos podem ser utilizados
simultaneamente.
 Conduzir um inquérito a clientes para avaliação das percepções do
serviço: este inquérito deverá incluir questões especialmente
orientadas para o sector em causa, para evitar confusões e há todas
as vantagens em incluir várias questões de marketing.
 Conduzir um inquérito interno para avaliação das percepções do
serviço: a finalidade deste inquérito é descobrir quais são as
inconsistências entre as práticas da empresa e as expectativas dos
clientes. Se for bem conduzido permitirá apurar responsabilidades,
melhorar a performance geral da empresa e aumentar a comunicação
interna, entre outros.
 Fazer uma análise competitiva: Este método assenta na
comparação entre o desempenho da empresa com o desempenho das
empresas suas concorrentes no mercado. Devido à sua importância,
vale a pena distinguir duas fases:
o Criar uma tabela com as importâncias e as performances
relativas a cada um dos concorrentes que foram atribuídas pelos
clientes a cada uma das variáveis do inquérito: a cada item
considerado (como, por exemplo as entregas entregues na data e
na hora combinadas; resolução das reclamações; aviso prévio de
atrasos, etc.) é atribuído um peso e a empresa calcula o seu
desempenho em relação às suas concorrentes, obtendo assim uma
série de desvios.
o Criar uma matriz relativamente à posição competitiva com
duas dimensões: importância e performance relativa: Esta matriz
indica como se situa a empresa em relação à sua melhor
concorrente em cada item e qual o esforço que terá que fazer para
alcançar esta última.
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Passo 3 - Fazer a análise do desempenho logístico

Uma vez recolhida toda a informação relevante sobre o sistema
logístico, este passo permite fazer um diagnóstico muito pormenorizado
do sistema logístico da empresa. Para esse efeito, será necessário
executar uma série de acções já que, para ser eficaz, ele não deve
esquecer nem o sistema logístico global nem cada uma das
componentes logísticas. Divide-se em quatro passos principais:

1 - Recolher toda a informação relativa ao sistema logístico

actual

A análise aprofundada de todos os elementos que têm a ver com o

sistema e a organização logística da empresa pode ser feita seguindo o
check-list seguinte:
 Análise externa
o Análise de fornecedores
o Análise de clientes
o Análise de prestadores de serviços
o Análise da concorrência
o Análise da envolvente legislativa
 Análise interna
o Análise dos princípios fundamentais de gestão do sistema
logístico
o Análise do capital humano e organização do trabalho
o Análise do forecasting e gestão de stocks
o Análise dos fluxos e produtos de informação
o Análise do transporte
o Análise dos sistemas logísticos de informação e comunicação

2 - Determinar as necessidades de operacionalidade do sistema

logístico

Aqui, devem ser analisadas todas as variáveis e todos os factores que

influenciam o sistema logístico sempre tendo em conta o serviço
prestado. Esta fase é efectuada através da elaboração um formulário,
preenchido a partir das informações dadas pelos clientes.

3 - Medição dos indicadores de desempenho logísticos

Sendo a logística um processo complexo já que integra vários

procedimentos interdependentes, os indicadores a avaliar devem
demonstrar as influências das várias iniciativas na melhoria dos
 indicadores globais da empresa. Assim, é necessário quantificar os
efeitos logísticos ao nível dos:
 Standards ou objectivos
 Indicadores financeiros
 Indicadores de produtividade
 Indicadores de tempo
 Indicadores de serviço / qualidade
 Indicadores de integração operacional e da informação

Esta etapa é precedida de uma série de passos que levam a:

 Estabelecer os objectivos estratégicos para a empresa
 Escolher os indicadores agregados para cada objectivo
 Definir indicadores práticos
 Escolher os programas internos que vão levar a que se atinjam os
objectivos
 Estabelecer metas quantificadas para cada objectivo
 Implementar acções.

4 - Benchmarking

O benchmarking, ou seja analisar as acções mais eficazes das empresas

concorrentes e adaptá-las à organização, é um dos instrumentos mais
valiosos que deve ser utilizado pelas empresas para melhorar o seu
desempenho logístico.
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Passo 4 - Identificar os problemas e as suas causas

 1º sub-passo: Identificar os sintomas: Trata-se de descobrir,
nas várias operações da empresa, como por exemplo o transporte, o
armazenamento ou o recebimento dos materiais ou mercadorias,
entre outros, o que não está a correr da melhor forma o que leva a
um desempenho mais fraco.
 2º passo: Identificar os problemas: Por detrás dos sintomas
identificados, escondem-se problemas que podem ter origem tanto no
interior do departamento em questão como noutras áreas funcionais
da empresa ou ainda serem transversais a toda a organização.
 3º sub-passo: Identificar as causas: Identificados os
problemas, é indispensável perceber o que está na sua origem e isto
frequentemente se resume a uma deficiente arquitectura física de
toda a cadeia de fornecimento ou a uma falta de comunicação interna
ao nível de fluxos de informação.
 4º sub-passo: Identificar da posição competitiva da
empresa: Quando efectua a análise dos problemas, a empresa não
pode esquecer toda a sua envolvente. Deve avaliar qual o impacto da
 posição concorrencial da organização no seu ambiente, ao nível social,
económico, legal e tecnológico.

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Passo 5 - Desenvolver acções de melhoria

Uma vez identificados os problemas e as suas causas, próximas e
profundas, é necessário passar à acção. A empresa deve pensar num
processo de melhoria que dê prioridade às acções que são mais críticas,
ou seja aquelas que podem afectar mais o desempenho da empresa
como um todo. Isto é feito através de um processo de reengenharia.
Tipicamente, este passo divide-se em seis sub-passos:
 1º: Estabelecer prioridades nas acções: As iniciativas a serem
implementadas primeiro vão depender de vários cálculos financeiros
tais como taxas de rendibilidade, retorno do investimento, análises de
custos/benefícios, etc.
 2º: Obter a aprovação da gestão de topo: uma vez escolhidas
as acções a empreender e a sua calendarização, é importante
demonstrar como estas podem melhorar a produtividade da empresa.
 3º: Considerar sinergias nas iniciativas de reengenharia:
cada acção, apesar de específica, pode vir a trazer benefícios, ou em
certos casos custos acrescidos, a outros departamentos por isso é
importante analisar todas as implicações na organização de cada
acção a tomar.
 4º: Analisar a posição da empresa no mercado: deve ser
avaliado o impacto das acções a tomar na posição competitiva da
empresa sendo que a satisfação dos clientes nunca deve ser
sacrificada.
 5º: Considerar o outsourcing: a empresa tem que determinar
se vai gerir o seu processo de reengenharia de forma interna ou se
recorre ao outsourcing; a escolha dependerá essencialmente das
competências-chave da organização.
 6º: Implementar o plano de reengenharia: É necessário
determinar um timing para as acções, formar o pessoal e escolher um
líder que será o responsável perante a administração.

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Passo 6 - Desenvolver metodologias internas de
controlo
Finalmente, como em qualquer processo de gestão elaborado, é
indispensável uma fase de controlo e de melhoria do sistema
implementado. Existem muitas formas de efectuar este controlo. Podem
referir-se três como as mais adaptadas ao sistema logístico de uma
 organização:
 Utilizar sistemas de custeio baseados em metodologias
ABC: tratam-se de sistemas que permitem avaliar os custos das
várias actividades de uma empresa, tendo em conta os tempos
utilizados para as desempenhar.
 Utilizar mapas de gestão e controlo logísticos: estes mapas
são ferramentas de gestão que medem o desempenho, facilitando a
comparação do desempenho real com o desejado e incluindo
informação logística integrada e detalhada.
 Utilizar tableaux de bord logísticos: São instrumentos de
controlo a serem utilizados de forma rápida e que alertam a
administração sobre possíveis desvios.

  Bibliografia
 Carvalho, José Crespo de; Carvalho, Vítor (Editores); Auditoria
Logística: Medir para gerir; Edições Sílabo; 2001
 Ballou, Ronald H.; Business Logistics Management: Planning and
Control; Prentice-Hall

 Lambert, Douglas M.; Stock, James R.; Ellram; Stockdale, Jim;

Fundamentals of Logistics Management; McGraw Hill; 1997
Autor: PME Negócios