IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP EN UNA ORGANIZACIÓN

RESUMEN Hoy en día, las organizaciones que tienen el problema de no contar con la información
integrada, y por ende trabajar con las llamadas islas de información, no favorecen a las
gerencias la adecuada toma de decisiones, generando en varias ocasiones grandes
pérdidas económicas a las compañías.

Este articulo muestra cómo la necesidad intrínseca de la alta dirección de contar con
información confiable, precisa e integrada ha hecho posible que la organización se
integre a lo largo de las áreas; y por ende, diferenciarse de la competencia mediante la
implantación de un sistema de Planificación de los recursos empresariales (ERP),
permitiendo entre otras ventajas reducción de costos, aumento de la productividad y la
automatización de procesos, vital en una empresa que desea ser competitiva ante
otras.

Entonces, implantar un sistema integrado, permitirá a la organización obtener una

ventaja competi-tiva o en su defecto contribuirá a alinearse comparativamente con sus
competidores, encontrando en la organización la disponibilidad de una respuesta
adecuada de información a la medida de sus necesidades, estableciendo una solución
que permitirá una integración total de todas las operacio-nes, con el fin de gestionar
adecuadamente cada una de las áreas de la empresa.
Palabras clave: ERP, sistemas integrados, automatización de procesos, integración
del negocio, sistemas de planificación.

2. EL VALOR DE LA PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES EN LOS

NEGOCIOS (ERP)

¿Por qué podemos estar seguros que una solución ERP genera un valor agregado para la
organización?. Si consideramos al sistema ERP como un sistema de clase mundial que involucra las
mejores prácticas con estándares de excelencia, y que la organización que adopte esta filosofía,
podrá como resultado obtener una reducción significativa de costos, un aumento de la
productividad, planificar y realizar la automatización de sus procesos, así como la integra-ción
completa del negocio e incorporar las mejores prácticas mundiales de la industria. Así, estos
benefi-cios serán considerados vitales para la organización.

Todos hemos escuchado, directa o indirectamente, algo sobre situaciones conflictivas durante la
implan-tación de soluciones ERP. Existen experiencias, loca-les e internacionales, que han
ocasionado grandes pérdidas a las empresas; otras que han burocratizado los procesos, de tal
manera, que por ejemplo, han triplicado los tiempos de ejecución en la emisión de una orden de
compra; y por supuesto, también se sabe de proyectos mal liderados, que han cuadruplicado el
original en esfuerzos, presupuestos y tiempos.

La elección de un sistema ERP debe hacerse luego de un análisis exhaustivo y detallado de la

situación actual de la empresa, la cual deberá estar alineada a la estrategia de la organización,
revisando la disponi-bilidad de recursos con experiencia, así como aspec-tos vinculados con
liderazgo y conocimiento de la or-ganización, madurez y credibilidad en los procesos existentes y el
grado de confiabilidad de los datos.

Entonces, implantar un ERP permite a cualquier or-ganización una respuesta adecuada y que estaría a la
medida de sus necesidades. Consecuentemente, una solución que permitirá una integración total entre
sus diferentes módulos y el intercambio de datos entre ellos, con el fin de gestionar adecuadamente
cada una de las áreas de la empresa. Debemos reconocer que, aunque las soluciones que tiene cada
empresa implantada para la gestión de cada una de las áreas de su negocio funcionen muy bien y sus
posibilidades de crecimiento sean bastante aceptables, los entornos y su intercomunicación son muy
complicados.

3. SISTEMAS INTEGRADOS DE INFORMACIÓN

En el origen del desarrollo de los sistemas de infor-mación, cuando éstos llegan a las corporaciones
(en-tidades bancarias y compañías de seguros, principal-mente), las principales herramientas se
dirigían a los sistemas financieros: contabilidad, presupuestos. Otras organizaciones, orientadas al
proceso produc-tivo, desarrollan herramientas para gestionar sus pro-cesos tales como control de
inventario, producción y compras.

Es conveniente mencionar otras soluciones específi-cas de propósito particular, generadas según la

de-manda de soluciones de conectividad con entidades externas a la organización: clientes,
proveedores y colaboradores externos tales como:
• CRM, para la gestión de la relación con los clientes.

• SCM/SRM. Para la gestión de la relación con los proveedores.

• PRM para los procesos de colaboración con cola-boradores (partners) del negocio.

Dentro de las visiones de una organización (estraté-gica, táctica y operativa), el ERP se sitúa
principal-mente en la zona operativa, de ahí que se denomine herramienta de Back-Office (véase
Figura N.º 2)

4. ESTRUCTURAS DE PRODUCTOS ERP

Los análisis de los Sistemas ERP muestran relativa-mente considerables diferencias en funciones y
obje-tivos y esto significa la existencia de diferentes mo-delos. Los tópicos que sigue a continuación
repre-sentan los principales componentes de los modelo MRP / MRP II.

4.1. MRP (Planificación de Requerimientos de Materiales)

Este modelo da inicio a un modelo de sistemas de información de demanda dependiente que se orienta a
la gestión de materiales, que trabaja de manera cen-tralizada y en batch, con un nivel de planta-depósito
(puede ser: producción y almacenamiento), como muestra la Figura N.º 3. También con una función de
sistemas, alejado de los usuarios; con poca informa-ción interactiva y con limitada capacidad de
simulación.

4.2. MRP II (Planificación de los Recursos de Manufactura)

Este modelo es una versión mejorada del MRP, que permite la integración de materiales y recursos, inclu-
yendo las capacidades de máquinas y mano de obra, permite: un mayor componente interactivo
(compras, inventarios, ventas, control de producción), nuevos componentes como la distribución,
rastreabilidad de lotes, contabilidad integrada de las diferentes tran-sacciones e integración de la función
de distribución como muestra la Figura N.º 4.

5. IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP, esté modelo desplaza al MRP y al MRP II

5.1 Fase de la Implantación de un modelo ERP

Esteves y Pastor [1] describen el ciclo de vida de un ERP en seis fases. Estas fases del ciclo de vida
del ERP consisten en los varios estudios por los que un sistema ERP presumiblemente pasa durante
su vida dentro de una organización. Estas fases son de:
• decisión de adopción,
• adquisición,
• implantación,
• uso y mantenimiento,
• evolución, y
• abandono.

5.2. Problemas de Implantación

A pesar de las promesas de una total integración entre sistemas, las organizaciones enfrentan tremendos
obstáculos en la implantación de los paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente la de
di-vulgación más comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias
insa-tisfactorias, además de diversos problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los
aspectos/obs-táculos en las implantaciones ERP son los siguientes:

• elevadas tasas de implantaciones fracasadas,

• elevados costes y la duración del proyecto,
• dificultad en llevar a cabo la gestión del cambio en la organización.

5.3. Factores críticos de éxito (FCE) en la implantación del ERP

Una revisión completa de la literatura académica y comercial referida a la investigación y divulgación en

el área de sistemas ERP se encuentra en Esteves y Pastor [2]. En la literatura comercial existen algunos
estudios que mencionan FCE (Factores Críticos de Éxito), basándose en uno o dos estudios de caso.
También algunos consultores han desarrollado FCE a partir de su propia experiencia. Otros estudios son,
sobre todo, un conjunto de recomendaciones, en los que se proponen algunos FCE, en vez de un aná-lisis
cuidadoso de FCE. En los últimos años, en la lite-ratura académica, han sido publicados varios artículos
acerca del tema. Estos estudios de investigación muestran que los FCE organizacionales son los más
relevantes para alcanzar una implantación ERP

6. FUNCIONALIDAD DEL ERP

Mediante la figura N.° 5, perteneciente al ERP, líder del mercado SAP R/3, mostraremos los
principales mó-dulos de un Sistema Gerencial Integrado y sus princi-pales funciones. Podemos
diferenciar tres conjuntos de módulos:
• Negocio: comercial, materiales, producción, cali-dad, mantenimiento
• Financiero: gestión financiera, controlling, acti-vos fijos, proyectos
• Propósito especial: RR.HH., workflow, solucio-nes sectoriales.

Estos módulos tienen funciones específicas, orienta-das a cada una de las etapas en que se
divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones, permiten básicamente
la incorporación, modificación, consulta o eliminación de información del negocio. Las
transacciones en que el usuario interactúa con el sistema se denominan on-line (el sistema
muestra una plantilla de información con o sin datos y el usuario debe resolver la transacción
dependiendo del objetivo buscado). Hay otro con-junto de transacciones denominadas en
batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazón de todo ERP, y
que aseguran: integri-dad de la información, replicación de la información en diferentes
módulos con propósitos específicos, liberación de recursos del sistema (el sistema funcio-na,
desde el punto de vista del usuario, de forma más eficiente y rápida).

Para ilustrar el funcionamiento de las transacciones de un ERP entre sus diferentes módulos,
seguiremos uno de los procesos descritos en la figura N.° 5.

El módulo SOE (Sales Order Entry: «Entrada de Pedi-dos»), acepta los pedidos de los clientes y
pasa infor-mación de cobros al módulo financiero A/R (Account Receivable: «Cuentas por Cobrar»),
verifica la exis-tencia de materiales en almacén en el módulo INV (Inventory: «Inventario») y
actualiza las necesidades de producción (MRP y MPS).

Hay dos elementos clave en el análisis de los módulos de un ERP. Por una parte, la funcionalidad del ERP
determinará si éste es el adecuado al negocio en que se instalará. En segundo lugar, un ERP asegura que
la integración entre sus módulos existe (en su base de datos), pero, además, hay que confirmar que la
inte-gridad se produce en un entorno de colaboración como el que rige en los negocios en la actualidad.
Por consiguiente, se verificará la integridad con: otros ERP (de colaboradores, proveedores y clientes),
otras herramientas de Gestión Empresarial (CRM, SCM) y el Comercio Electrónico (B2B, B2C) si éste
existe como estrategia de la organización.

Un ejemplo de integración lo podemos observar en la figura N.° 6. La integración es posible, gracias

al Internet.
7. IMPLEMENTACIÓN

7.1. Preparativos

La implantación del sistema ERP, muchas veces, es el proyecto de tecnología más grande y
trascendente jamás implementado en la organización, por tanto se traduce para la organización en
un proceso largo y complejo que involucra, además del rediseño de los procesos del negocio, un
indispensable acoplamiento entre el sistema de información y la organización y viceversa.

Una organización que pueda usar una bien estructurada y definida metodología para la
implementación de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de selección hasta la etapa de
opera-ción, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha
implementación sea un éxito.

7.2. Características de un desarrollo de implementación

Algunos de las características que son visibles en la organización cuando se va a implementar un

ERP metódicamente son:

Complejidad. Un sistema ERP es uno de los siste-mas integrados más complejos en la actualidad den-
tro de la categoría de sistemas de información. Inclu-ye una amplia gama de aplicaciones que dan
servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciación entre las aplicaciones que
conforman el ERP es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es
diferente. La com-plejidad que lleva consigo es de alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas más
importantes en el co-mienzo del proyecto es definir las fronteras y los al-cances del sistema, para
poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites previa-mente definidos.

Flexibilidad. Dentro de la estrategia de la organiza-ción es importante que está defina claramente

el mayor alcance del sistema de acuerdo a las caracte-rísticas de la empresa para maximizar el
aprovecha-miento del sistema ERP que le permita crear nuevas ventajas competitivas y mantener
las ventajas com-petitivas obtenidas.

Alcance de la aplicación. La implantación del nuevo sistema ERP debe ofrecer una única solución que
abar-que todas las áreas de la organización, para ello se re-quiere que la alta administración esté 100%
involucrada, ya que siempre habrán problemas muy comunes que se pueden aparecer Aladwani A. et al.
[5]

Infraestructura tecnológica. En la mayoría de las organizaciones, la implantación del ERP

requiere re-emplazar y/o optimizar la infraestructura existente. Esta actividad puede incrementar el
riesgo del pro-yecto, ya que el proyecto recibe una importante in-yección de capital adicional, se
requiere habilidades de especialización y, en algunos casos, la posibilidad de parar el negocio
temporalmente para su implanta-ción. Por ello esta posibilidad debe ser considerada desde el inicio
mismo del proyecto.

Cambios en los procesos organizacionales. La implementación del ERP implica un cambio masivo en
los procesos de trabajo y en los flujos de la informa-ción. Por naturaleza, introducir cambios es un proce-
so políticamente difícil que puede mostrar la resistencia de grupos o personas conservadoras; por ello,
una vez tomada la decisión de la implementación, se debe incluir una campaña de publicidad para
dar a conocer y «promocionar» el sistema a lo largo y ancho de la compañía.

Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. El éxito del proyecto depende
plenamente de que existe una buena relación con el proveedor y del tamaño del sistema que se
está implantando. Aunque el riesgo aumentará dependiendo del grado de experiencia del
proveedor en empresas similares, el grado de dependencia debido a la escasa transfe-rencia de
conocimiento a la organización, y a que la empresa proveedora sea financieramente estable.

Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el involucramiento de los
usuarios finales y los desarrolladores es muy importante, ade-más el grado de habilidades de los
usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.

7.3. Costo – beneficio

La implementación exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del proceso de

este sistema de soporte en las decisiones de negocio. El éxito a largo plazo del proyecto descansa
en la exitosa implementación de un plan de aseguramiento de ca-lidad, o en un plan de
optimización posterior a la implementación.

Para obtener beneficios completos, se necesita un completo éxito operacional y un retorno óptimo
de la inversión del sistema. La organización debe ver más allá de la utilización del sistema y
centrarse en mejo-rar el desempeño. El desempeño incremental es de particular importancia en la
economía actual. El siguien-te paso, después de una implementación exitosa, es la optimización
midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de aprendizaje. La
optimización trae nuevas ideas que no fueron consi-deradas durante la implementación del
proyecto o estaban fuera de su alcance, tal como la expansión del software implementado, el
hardware para hacer los procesos existentes, etc.

La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los
procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir una metodología documentada, que
tengan detalles del proyecto, así como fechas de compromi-sos y asignación de las tareas a cada
miembro.

Primero, deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello también se debe evaluar
el estado actual del sistema ya implementado, su funcionalidad y el impacto en los procesos
actuales del negocio.

El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementación del
siste-ma de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al final del día, el éxito de la
implementación del sistema está definido por la habi-lidad de la empresa de integrar y consolidar la
propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no signifi-ca un fracaso del sistema actual, este
proceso sólo se debe ver como parte de una mejora continua.

La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementación de

un sis-tema de ERP refleja la disponibilidad de la administra-ción para cambiar la manera
tradicional de cómo ope-ra la empresa. Las organizaciones que pueden adop-tar y adaptarse a un
sistema de ERP tienen una ven-taja competitiva superior a las que no utilizan este sistema.

8. CONCLUSIONES
1. La tecnología ha ocupado un lugar muy importan-te en las organizaciones ya que ha permitido
que sus procesos sean más efectivos y eficientes. El contar con tecnología que se adapte a los
cam-bios constantes que se generan, es una ventaja competitiva que hace que las
organizaciones si-gan teniendo presencia en el mercado.

2. Con la aparición de las herramientas tecnológicas como el ERP que permiten la integración
de la información, las empresas se han visto beneficia-das en la administración de la
mayoría de sus pro-cesos.
Por tanto, implantar un proyecto ERP que involucra a toda la organización, es un riesgo que las em-
presas tienen que enfrentar exitosamente si de-sean continuar en el mercado. Las tecnologías han
pasado de ser un área de soporte y generadora de costos a ser una necesidad estratégica. Las
empresas líderes son las que están a la vanguardia en tecnología, son ellas las que innovan, tienen
éxito y sus competidoras no les queda mas reme-dio que imitarlas.

3. Lo que hace un ERP, no es sino ofrecer a la orga-nización ser más eficientes, pero a un
precio muy alto. Se pone en riesgo todo el negocio, ya no para ser los primeros, sino para
poder seguir vi-viendo. Con las empresas que sobrevivan, no pa-sara mucho tiempo en que
aparezca otra nueva tecnología, quizá tan compleja y costosa y que comprometa a la
empresa como un ERP. He ahí el reto: Estar preparados para el cambio, ser más flexibles y
tener una fuerte cultura organizacional preparada para afrontarlo, es decir no ser rígidos,
sino estar en constantemente preparados para el cambio.
Con la información que aquí se presenta se pue-de estar más informado de lo que es un ERP y
los alcances de éste; para así hacer posible una im-plantación exitosa que conduzca a generar
valor a la empresa

“Implementación de Sistemas ERP, su impacto en La Gestión de la Empresa

e Integración con otras TIC1”

1.- RESUMEN

La decisión de implementar un sistema ERP3 obedece a múltiples variables o necesidades

de la empresa. El objetivo de este trabajo es determinar cuales son las motivaciones que tienen las
empresas para su implementación. Conocer cuáles son las principales áreas y niveles jerárquicos
que deciden su adquisición e implantación. Con particular atención se ha observado el grado de
participación en este proceso como en el resultado final tanto la función contable financiera como
la de sus ejecutivos. Finalmente conocer cual es el nivel de integración de este tipo de sistema con
otras tecnologías presentes en la empresa. Adicionalmente conocer los beneficios esperados
versus beneficios tangibles observados y cuantificar en alguna medida el impacto en la estructura
organizacional por efectos de la implementación y posterior utilización por la Empresa.
La metodología utilizada corresponde en la primera parte de este estudio a una investigación
bibliográfica para reconocer las principales características técnicas y la evolución de sistemas del tipo
ERP. La segunda parte del estudio corresponde a un análisis cualitativo global in situ de la experiencia
y fenomenología de la implementación de estos sistemas, a través de la aplicación de un cuestionario
estructurado y aplicado a directivos y profesionales de estas grandes empresas. El análisis de los
datos levantados permitió determinar: las principales motivaciones y variables consideradas para su
adquisición, la integración que existe con otras tecnologías de información y comunicaciones que
posee la empresa y los principales módulos incorporados a la empresa junto al potencial aporte que
se espera de ellos en las áreas de control, contabilidad y finanzas.

Los resultados indican que al proceso de incorporar en la empresa sistemas de este tipo
significó que un importante porcentaje de empresas cambia su estructura organizacional. Se observa
una baja presencia de los módulos relativos a la Tesorería y Recursos Humanos. Mediana presencia
del módulo de Contabilidad. Los módulos de Gestión Financiera, Planificación y Control de la
Producción, Ventas y distribución están implementados en la mayoría de las Empresas. Si bien el nivel
de satisfacción de la empresa respecto del cumplimiento de los objetivos esperados es alto, se
concluye que el ERP es medianamente utilizado al no integrarse plenamente a procesos contables
administrativos ni a otras tecnologías compatibles y presentes en mercado.
3.- METODOLOGÍA EMPLEADA

El método utilizado para conocer las características y evolución de los sistemas ERP corresponde a
una investigación bibliográfica de la literatura existente a la fecha y complementada con análisis
de información residente en Internet tanto de proveedores de soluciones tipo ERP como de
experiencias de empresas que lo implementaron. Para confirmar o rechazar las hipótesis
planteadas la metodología corresponde a la aplicación de un cuestionario estructurado a distintos
ejecutivos de empresas que poseen sistemas ERP. Los datos obtenidos fueron tabulados en una
planilla de cálculo y los análisis cruzados de las variables fueron realizados con el software SPSS
11.0 para Windows.

Estos paquetes de software disponen de módulos específicos para cubrir las exigencias de
cada una de las áreas funcionales de la empresa, de tal manera que crean un flujo de trabajo5
entre los distintos usuarios. Este flujo permite evitar tareas repetitivas, y mejora la comunicación
en tiempo real entre todas las áreas que integran la empresa.

4.2 Estructura Básica y Características

funcionalidades están organizadas utilizando un modelo de referencia o descripción a alto nivel de

sus funcionalidades de acuerdo a la lógica del negocio mediante alguna herramienta de
modelación de procesos de negocio.
Universalidad: Al ser un software de tipo World Class, un ERP puede ser usado por cualquier
organización. Sin embargo, sus proveedores señalan que existen ERP para algunas industrias
específicas.

Un sistema ERP es una solución informática integral que esta formada por unidades
interdependientes denominadas Módulos: Los primeros y fundamentales son lo denominados Módulos
Básicos, de adquisición obligatoria, y alrededor de los cuales se agregan los otros módulos opcionales,
que no se adquieren obligatoriamente y se agregan para incorporar nuevas funciones al sistema ERP.
También existen los llamados Módulos verticales y corresponden a módulos opcionales diseñados
específicamente para resolver las funciones y procesos del negocio de un sector económico específico.
Son varias las empresas de la industria del software que diseñan, desarrollan y comercializan estas
soluciones, y aún existiendo diferencias en el producto final presentan ciertas características
comunes, estas son las siguientes:

Arquitectura Cliente /Servidor. La tecnología de los sistemas ERP se basa en la arquitectura

cliente / servidor, en la que un computador central (servidor), tiene capacidad para atender a
varios usuarios simultáneamente (clientes)

Elevado número de funcionalidades. Los sistemas ERP poseen un elevado número de

funcionalidades lo que permite abarcar prácticamente la totalidad de los procesos de negocio de
la mayoría de las empresas.

Grado de abstracción. El sistema ERP tiene la capacidad para manejar cualquier tipo de
circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporta diversos grupos empresariales sin
conexión entre ellos.
Adaptabilidad. Son sistemas capaces de adaptarse a cualquier empresa, independiente del
sector al que pertenezcan y de las particularidades de los procesos de negocio.

Modularidad. Los sistemas ERP están formados por un número específico de módulos,
independientes entre sí, pero que a la vez están comunicados, lo que permite una gran
adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamaño y disponibilidad de recursos. Los principales
módulos de los sistemas ERP son: Contabilidad financiera, Contabilidad de Gestión, Gestión del
proyecto, Gestión del flujo de trabajo, Logística, Producción, Recursos Humanos, Ventas y
marketing

Orientación a los procesos de negocio. Desde el punto de vista del diseño de los sistemas
ERP, todas sus

4.3 Beneficios y Desventajas:

La implantación de un sistema ERP, adecuadamente realizada, proporciona los beneficios

siguientes:

Automatiza y simplifica procesos que se realizan de forma manual por efecto de imponer
una nueva estructura lógica, resultante muchas veces de una reingeniería, con los consiguientes
ahorros de tiempo de operación, mejoramiento de la productividad y aumento la competitividad de
la empresa.
Integra todas las áreas de una organización de manera que ésta tiene más control sobre su
operación, estableciendo lazos de cooperación y coordinación entre los distintos departamentos,
facilitando el proceso de control y auditoría.

Permite disponer de una solución integrada para algunas de las funciones de la

organización, lo cual garantiza la actualización continua e inmediata de los datos en las diversas
zonas geográficas donde se ubique la organización, mejorando así el proceso de la toma de
decisiones.

Se crea una Base de datos centralizada en la cual se registran, procesan, monitorean y

controlan todas las funciones que se realizan en la empresa independientemente de la ubicación
geográfica, el acceso a la información a una base de datos única, centralizada e integrada mejora
el proceso de toma de decisiones.

A menudo las organizaciones tienen diferentes tipos de software integrados dentro de

ella. Un sistema ERP consolida todo el software en un solo sistema.

Y algunas desventajas de estos sistemas son:

Costos: Este es uno de los inconvenientes más importantes que enfrenta una empresa.
Además de los propios al producto existen costos como los de capacitación, implementación,
soporte, configuración, etc.

Tiempo y complejidad de Implementación: La implementación de un sistema ERP es un

proceso intensivo en el uso del tiempo, lo que puede afectar la eficiencia temporal de las
operaciones de la empresa.

Personal: Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, si éstas no
están bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del sistema ERP, la organización se
verá afectada como un todo.

Son totalmente inadecuados para proveer información: complementaria para la toma de

decisiones: La toma de decisiones requiere información complementaria para el logro de los
objetivos. No permiten a los usuarios diseñar reportes con independencia del área de sistemas:
Difícil acceso a la historia de saldos: Datos como saldos en inventarios, cuentas por pagar, y costos
de productos son parámetros que el sistema calcula cada vez que éstos se requieren, y sólo se
guarda el dato de cierre del período. Esto dificulta modificar los indicadores ante cambios en el
entorno del negocio.

Complejidad para integrar la información externa: contenida en sistemas externos al ERP: La

dificultad para integrar la información en los ERP se produce porque las empresas tienen sistemas
independientes de distintos proveedores cuya estructura de datos obedece a un modelo de datos
no compatible con el del ERP.

4.4 Factores de Éxito y Estrategias En La Implantación

En primer lugar, se busca comprender los procesos de negocios actuales. Una vez que los
procesos de negocios han sido comprendidos, hacer una simplificación de los procesos de
negocios, eliminando aquellas actividades que no generan valor, a través de técnicas
proporcionadas por la reingeniería de los procesos de negocio. Finalmente, se debe proceder a la
automatización de los procesos que ya han sido simplificados, de manera que se aumente la
rapidez y confiabilidad de éstos. En este último paso se debe abordar el proceso de implantación
de un sistema ERP.
Las estrategias de implantación de sistemas ERP son de dos tipos: la “Big - Bang”, y la
estrategia Gradual. Se debe evitar emplear la estrategia “Big - Bang” y utilizar en su lugar la
estrategia de tipo gradual, la que permite controlar mejor la visibilidad de los resultados.

La estrategia Bing Bang en la que todos los módulos son implantados a la vez en la empresa, tiene
como principal objetivo acortar el tiempo de implantación del conjunto de módulos del sistema,
reduciendo el tiempo de transición del sistema anterior con respecto al sistema ERP. La estrategia
de implantación de tipo gradual, en la que los módulos son implantados uno a uno, y no se procede
a la implantación de un módulo hasta que la implantación del anterior no se ha finalizado. Además,
es conveniente empezar por aquellos módulos que, por su adaptación a las características de la
empresa o porque están sujetos a reglamentaciones externas a la empresa, como es el caso de la
contabilidad financiera, no requieren un elevado grado de personalización.
Existen efectos inmediatos y prácticos que tendrá la implantación del sistema ERP sobre las
personas implicadas tales como: reducción y eliminación de tareas debido a la integración y
automatización de funciones, reducción del soporte de documentación en papel y de circulación de
listas de información, consistencia e integridad de la información, pues se introduce una sola vez y en
el lugar donde se genera dicha información, mejora en la calidad de la información gracias a la
integración y automatización de datos que disminuyen el riesgo de errores producto de la introducción
manual de datos, ayuda a la toma de decisiones y al análisis de los usuarios gracias a una
disponibilidad de información, mayor, más exacta y en Se observa que 9 empresas consideran la
calidad y los servicios, tanto de soporte y mantención, como las variables definitorias al momento de
elegir un sistema ERP. Por el contrario, el precio

4.5 Análisis de la Información de Casos Nacionales.

4.5.1 De la decisión de compras, variables determinantes de la decisión y líderes del Proyecto.

De un universo de cerca de noventa empresas que han implementado sistemas del tipo ERP se
extrajo una muestra aleatoria simple formada por 11 empresas, el criterio de elección fue
“conveniencia”. Como hipótesis de estudio se plantea si las empresas al implementar sistemas ERP
maximizan la integración de áreas funcionales a través de la integración de este software con otras TIC
disponibles y si dicha implementación modifican la estructura organizacional. El estudio de la hipótesis
de trabajo permite conocer cuál es el nivel presencial de módulos relativos a Contabilidad, Control y
Finazas.

La decisión de implementar un sistema ERP, en el 64% de las empresas analizadas recae

sobre la gerencia general; en un 9% sobre el área contable o financiera; en un18% sobre el directorio;
y el 9% restante sobre el equipo de trabajo, formado por un integrante de cada departamento de la
organización.

La duración de la etapa de implementación es variable, pudiendo ser un año para el 18.2 % de

las empresas, entre uno y dos años está el 72.7 % de las empresas y un 9.1 % demora mas de dos años.
Del grupo mayoritario que demoro entre 1 y dos años la implementación, el 37.5 % tiene 4 años de uso,
un 12.5 % las empresas con 5 años de operación, un 37.5 % y 12.5 % para aquellas con 6 y 7 años de
operaciones con el ERP respectivamente.

Respecto del liderazgo se observa que hay diversos estilos en el proceso de

implementación, en el conjunto de empresas estudiadas participaron como líderes 25 ejecutivos
superiores; 7 Gerentes de Informática, 5 Gerentes generales, 4 Jefaturas de Producción, 3 Jefaturas
Contables, 3 Jefaturas Administrativas, 2 Jefaturas de Recursos Humanos, y 1 Asesor Externo. En la
práctica estos ejecutivos fueron líderes únicos en el 54,5 % de los proyectos, (3 gerentes generales, 2
gerentes de informática, 1 gerente de producción), el resto de los proyectos fue liderado por un equipo
formado por 2 o más ejecutivos.
El gráfico siguiente muestra la participación porcentual de los ejecutivos sobre el total de
ejecutivos participantes como lideres en el proyecto.

4.5.2 Principales objetivos que se

persiguieron al momento de implantar el ERP
Se distinguen tres grupos objetivos que la empresa precisa, oportuna, posibilidad de
compartir información,
pretende lograr después de la implementación del integridad de los datos y mejorar el proceso de toma
ERP, estos de
grupos son: Objetivos al nivel de toma de decisiones decisiones). Objetivos al nivel de procesos
entendida (Optimización,
esta como una administración eficiente de la informaciónreducciones de tiempo y de costo y mejorar
contable, productividad) y
financiera y de sus operaciones, (Acceso a información confiable,Objetivos al nivel de clientes

mejorando el servicio al

e la organización; un 10% para mejorar la analiza

productividad de r presupuestos, proceso de asientos contables
los procesos; un 8% para reducir los costos de los
procesos, y electrónicos, análisis del mercado de divisas, etc.
en igual porcentaje, para reducir los tiempos de los Módulos del Área Logística. Las aplicaciones
procesos. de
 Los beneficios que espera la empresa es que logística forman la mayor área y concentración de
la aplicaciones
integración de sus sistemas de información permita R/3 las cuales contienen el mayor número de
aumentar módulos. Estos
la confianza en los mismos, facilitar el acceso a la módulos son los encargados de gestionar todo el
bases de datos proceso
centralizadas, facilitando el control de las áreas, de la cadena de suministros de una organización,
mejorando el desde la
proceso de toma de decisiones, esto, se traducirá en adquisición de la materia prima hasta la entrega al
mejorar la cliente y
productividad al reducir sus costos operativos, sus
tiempos de facturación.
entrega y así aumentando la competitividad de la Módulo LO. Logística General. Proporciona
empresa. las

herramientas e informes necesarios para analizar y

4.5.3 Módulos implementados: gestionar
el estado de la logística de la organización y realiza
previsiones
Un Sistema del tipo ERP, esta formado por un
conjunto en la cadena de suministro.
finito de módulos que pueden adquirirse total o
parcialmente.
Hay en general tres grandes grupos, el primero Módulo MM. Gestión de Materiales. Abarca
correspondiente todas
al área financiera, un segundo grupo área logística y finalmentelas actividades y funciones
logísticas relacionadas con la
un grupo del área Recursos Humanos. Adicionalmente adquisición, aprovisionamiento y control de
a inventarios de la
los anteriores existen soluciones específicas para cadena de suministro.
sectores
industriales particulares. Los módulos según cada
grupo son
los siguientes: Módulo PM. Mantenimiento. Se encarga del
mantenimiento de los sistemas de control de plantas,
Módulos del área financiera. Proporcionan una incluye soporte para la gestión de problemas
visión operativos y de
completa de funciones contables y e incluyen mantenimiento, de los equipos, de los costos y las
financieras un solicitudes
amplio sistema de información y de generación de de pedidos de compras.
informes
para facilitar a los ejecutivos una mayor rapidez para
la toma
de decisiones. Módulo PP. Planificación y Control de la
Producción.
Contiene módulos para las diferentes fases, tareas y
Módulo FI. Gestión Financiera. Proporciona las metodologías utilizadas en la de la
planificación producción
funciones que controlan el aspecto operativo de la tales como: cantidades y tipos de productos, tiempo
contabilidad de
general y la información financiera de la empresa. Se suministro de materiales, etc., además del proceso
conectan mismo de la
e integran con otros módulos financieros como la producción. Los componentes del módulo PP están
tesorería y igualmente
la contabilidad de costos, así como con otras integrados con otras aplicaciones R/3 como SD
aplicaciones de (ventas y
distribución) MM (gestión de
recursos humanos. materiales), etc.
Módulo CO. Controlling o Contabilidad de
Costos. Módulo QM. Control de calidad. Se encarga de
Es utilizado para presentar las estructuras de costos realizar todas aquellas tareas que implican la
de planificación de
las empresas y los factores que influyen en ellos, lo la calidad, el control, las inspecciones y el
que cumplimiento de los
genéricamente se conoce como contabilidad interna estándares de calidad normalizados
de las internacionalmente.
organizaciones. Es decir, abarca los movimientos de
costos e
ingresos de la organización.
Módulo EC. Controlling Corporativo. Es una
importante herramienta para la toma de decisiones,
integra
los datos proporcionados por el resto de las
aplicaciones
financieras. Se encarga de monitorear los factores
críticos del
funcionamiento de una organización, así como las
cifras claves
de la empresa desde el punto de vista del auditor.
Módulo IM. Gestión de Inversiones. Este fue
introducido por SAP en la versión 3.0 de R/3, está
diseñado
para planificar y gestionar los presupuestos y
proyectos
de inversión de capital. Permite realizar una
planificación
detallada capaz de monitorear continuamente la
evolución de
las inversiones tales como: costos cifras a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de éste.
planificados, reales, Incorpora
recursos disponibles, etc.
Módulo TR. Tesorería. Integra las previsiones y estándar.
Módulo SD. Ventas y distribución. Permite
gestionar
todos los aspectos de las actividades comerciales de
ventas:
pedidos, promociones, competencia, ofertas,
seguimiento
de llamadas, planificación, campañas, etc. Otra de sus
características es la habilidad para obtener los
productos en
forma inmediata. Los clientes se benefician con un
mejor y más
rápido servicio, pudiendo recibir confirmación directa
de sus
pedidos por fax, correo, etc.
Módulos PS. Sistemas de gestión de proyectos.
Permite
realizar seguimientos de todas las tareas de un
proyecto.
Se aplica a todo tipo de proyectos: inversión,
marketing,
investigación y desarrollo, construcciones de
instalaciones, etc.
El sistema de proyectos da soporte a la gestión de un
proyecto
herramientas gráficas que permiten realizar la
estructuración
del proyecto utilizando técnicas

gestión de recursos de caja con las aplicaciones Módulos de Recursos Humanos. Incluye todos
financieras los
y logísticas. Proporciona las herramientas necesarias procesos de negocio necesarios para controlar y
para gestionar de
relacionada, como la contabilidad, el mantenimiento de planta, el sistema de proyectos o el
workflow.

4.5.4 Impacto por efecto de la implementación de los módulos.

Una de las componentes más afectadas por efecto de la implantación del ERP es el área de
procesos, seguida y en mismo nivel de importancia por los métodos y la cultura organizacional. Las
menos afectados son la propia estrategia de empresa y otras aplicaciones existentes, esta situación es
explicada por la sencilla razón que esta implementación ha sido considerada en la estrategia de la
empresa y obviamente que afectara a las aplicaciones existentes, en consecuencia estos aspectos han
sido preparados para minimizar el impacto.

.5 Integración del ERP con otras tecnologías de informació

Una de las características del ERP es su capacidad de integración, tanto con áreas
organizacionales como con otros sistemas, u otras tecnologías de información presentes en la
organización o en mercado. La figura muestra que el 55% de las empresas integra el ERP con el
sistema captura remota electrónica de datos; un 36% con intranet; un 27% con Extranet; un 18%
con simuladores, y en igual porcentaje, con Internet; y un 9% con sistema GPS, BSC, sistema de
pedidos entre otras posibilidades.

Se observa alta integración tanto de módulos como

5.- ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS
La denominación dada por la industria del
software
de sistemas existentes. Sin embargo la integración
con otras
tecnologías de información y comunicaciones es
bajísima. Sin
duda que falta dar el segundo paso en esta materia de
tal forma
de aprovechar las capacidades que proveen estos
sistemas. El
énfasis que se ha dado en esta primera etapa de los
ERP se ha
 focalizado en disponer de bases de datos de gran
integridad
de estar destinado a la planificación de recursos en sus datos, y como consecuencia conceptual
empresariales compartirlos
no parece, desde el punto de vista estrictamente tanto transversalmente como en sentido vertical
conceptual respetando los
el nombre más adecuado. No se centran correspondientes perfiles funcionales. En este sentido la
específicamente en la empresa
planificación de los recursos, tarea o actividad que en definitiva debe comprender que las distintas
unidades administrativas
realiza por el profesional que usa esta plataforma con los datos son entidades generadoras de datos y
que el destino de estos es
e indicadores de gestión que entrega el sistema. Por otro lado, una sola base de datos. Expresado
en modo simple, no existen
tampoco se centran de manera especial en los recursos de la bases de datos para la
Contabilidad, las Finanzas, Recursos
empresa, sino que están orientados a los procesos de negocio Humanos, Producción, Ventas,
Clientes, Proveedores u otras.
y en especial los procesos productivos que están regulados Un dato que se genera en la venta de
un producto es actualizado
por procedimientos o procesos administrativos no siempre en tiempo real, en los módulos
contable, tesorería, producción,
adecuadamente considerados por el Sistema . inventarios, distribución, control, auditoria,
control de calidad
o todos aquellos que posea la empresa.

CONCLUSIONES

La baja integración del ERP con otras tecnologías de información y de comunicación disponibles,
se observa que hay sub utilización del sistema como conjunto. Este tiene las facilidades de
compatibilizarse con otras tecnologías y otros productos. En las empresas que declaran integrar áreas
para el control de las mismas es bajísima la integración del ERP con otras tecnologías de información y
de comunicación. Con Internet 9.1%, Intranet 9.1%, BSC 9.1%, Extranet 18.2%, Intranet 27.3. La
integración con tecnologías para la captura remota de datos electrónicamente alcanza un 45.5 %.