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Os sistemas de informação

no CHUC e a resposta à distância,


em tempo de pandemia

Rui Gomes
Diretor do Serviço de Tecnologias e Sistemas de Informação

1. O estado da arte e a base de partida

A chegada da primeira vaga da pandemia de COVID-19, coincidiu, no


Centro Hospitalar Universitário de Coimbra (CHUC), com uma fase em
que o hospital estava acentuadamente a incorporar uma série de novos e
diferentes processos de trabalho, resultantes de uma profunda restruturação
nos sistemas de informação principais, com vista a simplificação e
desmaterialização dos seus métodos internos e externos de trabalho.

Com um investimento em novas tecnologias e sistemas de informação que


ultrapassava, nos últimos anos, os cinco milhões de euros, comparticipados
por fundos estruturais SAMA e do próprio hospital, previa-se, para o
primeiro semestre de 2020, uma nova realidade para a forma como as
operações assistenciais passariam a ser geridas, com ganhos a nível da eficácia
e da eficiência, no que dizia respeito à qualidade dos serviços prestados pelo
CHUC aos seus utentes. Novas ferramentas de gestão administrativa e clínica
passavam a estar à disposição dos profissionais e, embora ainda em fase de
adoção, o Centro Hospitalar já podia beneficiar das grandes transformações
digitais, podendo formar tecnicamente profissionais para o novo e disruptivo
“mundo digital" e para as subsequentes alterações de cultura.

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CHUC e Covid-19

A primeira etapa da transformação digital, em tempo que antecedeu a


chegada da pandemia de COVID-19, teve início em 2017, com a distribuição
gradual de novos servidores informáticos de grande capacidade, milhares
de novos postos de trabalho (num total de 2.463 unidades), de 340
unidades de impressão, uma intervenção apoiada por serviços profissionais
e software especializados, e uma considerável dedicação do Serviço de
Tecnologias e Sistemas de Informação (STSI), traduzida em cerca de 1.030
horas extraordinárias.

Outdoor de divulgação da transformação digital

Durante este período, houve envolvimento e especial dedicação de


praticamente todas as categorias profissionais, num total de 80% dos
profissionais do CHUC, que foram beneficiando de milhares de horas
de formação, no âmbito da utilização de sistemas clínicos e do foro
administrativo.

Médicos, enfermeiros, técnicos, assistentes técnicos e assistentes operacionais


beneficiaram também de formação especializada proporcionada por
equipas de keyusers das várias categorias profissionais e por especialistas de
informática, em cerca de 145 sessões que totalizaram cerca de 6.500 horas.

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PANDEMIA

Ações de apoio funcional aos utilizadores e de configuração de ambientes,


tiveram lugar em vários pisos do Centro Hospital.

Quadro 1. Número de participantes


e volume de formação por grupos profissionais


ÁREA DE Nº DE VOLUME DE
GRUPO PROFISSIONAL DE
FORMAÇÃO PARTICIPANTES FORMAÇÃO
FORMAÇÕES

Assistente Operacional 8 93
SONHO v2 27
Assistente Técnico 227 2239

Enfermagem 643 3088 79

Médico 289 599 28

Téc. Sup. Diagnóstico


SCLINICO 95 180,5 4
e Terapêutica

Psicologia/Téc. Superior 31 108,5 2

Téc. Sup. (Serviço Social) 50 200 2

Totais 1.343 6508 142

O CHUC tinha unificado admissões, agendamentos, transferências, altas


e outros procedimentos num único sistema administrativo e adotado um
processo clínico eletrónico multiprofissional transversal à organização. A
garantia de um único repositório de informação relativa ao utente fazia
toda a diferença. Do mesmo passo, decorria a promoção do acesso dos
profissionais de saúde dos HUC, Hospital Pediátrico e Maternidades aos
sistemas de informação, permitindo-lhes, em tempo útil e sem falhas de
informação, o acesso aos dados clínicos e administrativos dos utentes.

O CHUC abrira as portas à edificação de um hospital distinto, marcado


pela transformação digital, num dos princípios da racionalidade e da
economia processual, com a centralização dos registos e com regras de
cariz administrativo hospitalar e clínicos concentrados numa única aplicação
informática, promovendo o acesso à informação útil em tempo útil a

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CHUC e Covid-19

profissionais e utentes.

Armários do centro de dados do polo HUC

O momento de maior destaque ocorreu a 23 de novembro 2019, cerca de


três meses antes da chegada da COVID-19, com a celebração da conclusão
da primeira fase da transformação digital. Os HUC passaram a possuir
um sistema de registo predominante nas entidades do SNS (SONHO v2
/ SCLINICO desenvolvido pelos Serviços Partilhados do Ministério da
Saúde). O CHUC passava a poder aceder, de forma extensiva, a informação
clínica e exames complementares de diagnóstico dos utentes, permitindo
reduzir assim tempos de atendimento e de resposta nos diagnósticos e
tratamentos e evitar a duplicação de exames.

Celebração da conclusão da primeira fase da transformação digital (anterior ao confinamento)

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PANDEMIA

As intervenções concretizadas e outras em curso tiveram um vasto impacto


na melhoria do funcionamento dos processos de trabalho tais como:
incidência no atendimento dos utentes; desmaterialização de processos e
documentos; descontinuidade de uma arquitetura informática desatualizada
e na redução de custos de manutenção e desenvolvimento. As intervenções
realizadas permitiram, ainda, potenciar a uniformidade das aplicações em
uso para a generalidade das tarefas administrativas referentes à prestação
dos cuidados de saúde, facilitando a mobilidade interna dos recursos
humanos para funções equivalentes, em consequência da unificação do
processo clínico.

Ao mesmo tempo que melhorava a qualidade e a eficiência na prestação de


cuidados de saúde, o CHUC integrou também iniciativas de racionalização
das TIC na administração pública, nomeadamente ao nível da redução de
custos, da implementação de soluções TIC comuns, da implementação
de soluções de comunicação integradas que asseguram a conectividade
entre serviços da administração pública, da criação e disseminação de
práticas partilhadas e da melhoria dos correspondentes mecanismos de
governabilidade.

2. Sustentabilidade em bases tecnológicas


e definição de prioridades

As dimensões de transformação digital, acabadas de conquistar, tinham


dotado o Centro Hospitalar de um conjunto de seis ativos que vieram a
demonstrar ter um papel fundamental no reforço da resposta à pandemia.

2.1. A constituição de equipas e de estruturas de suporte

A chave para uma adoção efetiva a novos ambientes aplicacionais passa,


tipicamente, por um suporte próximo dos utilizadores e um profundo
conhecimento funcional das regras a incorporar face aos comportamentos
que os sistemas deverão ter. Por isso, foi vital a criação de uma estrutura
de suporte funcional, com uma primeira linha de rastreio e formação, e
uma segunda linha de apoio à adoção. Foram também estabelecidas zonas
avançadas, com gabinetes distribuídos por piso, que ativaram, com sucesso,

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a continuidade de novas e anteriores operações.

2.2. A implementação de novos controlos


de gestão de utilizadores

Com vista a viabilizar uma arquitetura com sistemas centralizados e,


ao mesmo tempo simplificar e proteger os acessos dos utilizadores às
aplicações, por todo o CHUC, foi necessário realizar a fusão de números
mecanográficos dos vários polos do Centro Hospitalar. A intervenção exigiu
um conjunto de atividades, chegando mesmo a impor a paragem temporária
dos sistemas de informação principais. Em resultado deste trabalho, aos
utilizadores do Centro Hospitalar que ainda utilizavam o anterior número
mecanográfico, foi atribuída uma nova identificação transversal, permitindo
também a harmonização da sua forma de entrar nas aplicações.

2.3. A adoção de uma nova filosofia


de posto de trabalho
baseada em computadores thinclients

O CHUC beneficiou da difusão de uma nova tecnologia que concebeu outra


mobilidade e uma nova experiência de utilização para os funcionários, com
consideráveis melhorias em termos da eficiência e da qualidade. A aposta
numa arquitetura baseada em postos de trabalho virtualizados reduziu
anualmente tempos de paragem ou latência de acesso à informação, na
ordem de 10.000 horas, entre profissionais dos polos HUC, Hospital Geral
e Hospital Pediátrico, para além de uma redução de 52% do consumo
energético. Esta disposição flexível do posto de trabalho acondicionou
estruturalmente o ambiente virtual, tendo suportado alguns milhares
de acessos profissionais da instituição, por VPN (Virtual Private Network),
quando foram dadas as diretivas obrigatórias para o confinamento.

2.4. O estabelecimento de postos virtuais


e a impressão em papel

A transformação digital e a desmaterialização (com eliminação do uso do


papel) estão associadas. Contudo, tal não significa que a supressão imediata
do papel seja uma medida profícua em toda uma linha de transformação de

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processos. Todo e qualquer ensejo para a desmaterialização de processos


deve munir-se de um equilíbrio, no qual a eficiência e o risco têm de ser
geridos.

Toda e qualquer tecnologia deve adaptar-se para ser um meio e não


um fim em si mesmo. Por vezes, o processo mais eficiente e gerador de
benefício pode não ser o processo totalmente eletrónico. Os processos
mais eficientes e seguros poderão ser mesmo os que contêm um misto
de atividades eletrónicas e manuais. Depende da organização, da cultura e
até de questões legais, mas, tipicamente, as novas tecnologias necessitam
de alcançar níveis de maturidade na sua adaptação, tal como os sistemas
necessitam de evoluir face a esse desafio.

Conscientes da impraticabilidade da eliminação total do papel, a


implementação plena de postos virtuais acabou por estar sujeita, no que se
relaciona à impressão, a uma bem sucedida complexidade acrescida.

2.5. Compatibilização do funcionamento


dos postos de trabalho com as novas aplicações

Não só no mundo das relações laborais e da otimização de recursos, mas


também no das tecnologias, servir um bem comum de forma centralizada
pode apartar de servir nichos de requisitos. Tipicamente, as parcelas de
mercado compostas por um público com necessidades específicas são quem
geralmente fica à margem dos benefícios de tecnologias emergentes, só
compatíveis para quem habita com o comum das aplicações e não necessita
de tecnologias particulares. Procurar compatibilizar aplicativos críticos para
a hospital, ou pelo menos úteis para um colaborador, faz parte de qualquer
processo de engenharia de software, que a nova indústria de software pode
não conseguir acomodar.

Compatibilizar aplicativos existentes com sistemas operativos da atualidade


ou substituir um considerável número de aplicativos, num elevado número
de postos de trabalho, foi um dos maiores desafios da transformação digital
do CHUC. Durante seis meses, foi investido um considerável número de
horas técnicas, para assegurar a substituição de aplicativos existentes por
outros mais atualizados ou na adaptação a funcionalidades similares.

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2.6. Centralização da informação


e consolidação de bases de dados

Um dos fatores críticos de sucesso consiste na habilitação para consolidar,


corretamente, informação extraída de diversas bases de dados de produção
num repositório único. O papel coube à engenharia de dados, como
processo fundamental na migração de dados entre sistemas de informação.
Uma dezena de profissionais, especialistas de base de dados, procurou
executar, com precisão, as migrações de dados para bases de dados agora
adaptadas para o funcionamento de novos sistemas de informação.

Assim, quando a impactante pandemia de COVID-19 chegou ao CHUC, os


seis virtuosos ativos acabados de descrever, já seguiam quase como o novo
normal. E ainda que em processo de consolidação, já dotavam o Centro
Hospitalar de uma capacidade de resposta bem melhor, em termos de
meios de informação e tecnológicos, comparativamente com o existente,
seis meses antes.

3. O envolvimento na resposta à pandemia

Face a uma pandemia que irrompe, de forma súbita, numa organização


cuja missão é responder, em tempo útil e eficientemente, ao tratamento
de novos doentes, protegendo os seus profissionais, é crítico que os
profissionais beneficiem das tecnologias consideradas “especiais”, não só
para uso técnico, mas também e muito, no apoio à voluntariedade para se
desmultiplicarem em diferentes tarefas.

A informatização já havia sido um excelente aliado na redução/eliminação


do papel. Agora, com a pandemia, a informatização assumia outros
patamares de relevância ao permitir evitar o papel, porque este poderia ser
fonte de contágio, mas principalmente porque informação não digitalizada
é informação indisponível num contexto de confinamento, em que os
profissionais devem evitar a proximidade física não segura, seja entre
colegas de trabalho, seja na relação com os utentes.

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PANDEMIA

Estava na hora de ser assumido um novo desafio que ultrapassaria, em larga


escala, qualquer informatização programada de uma unidade prestadora
de cuidados de saúde: apoiar todo o Centro Hospitalar a dar uma melhor
resposta à pandemia de COVID-19.

Para isso, muitos dos profissionais de informática do CHUC, por escala


de prevenção ou atentos a chamadas, permaneceram vigilantes e
disponíveis, com a maior audácia, apoiando toda a logística, desde o
hardware ao desenvolvimento de sistemas com inteligência suficiente para
entregar informação útil, em tempo útil, à gestão de risco. Durante meses,
engenheiros e técnicos do STSI multiplicaram-se em esforços, com o ciclo
laboral transformado num ativo de resposta durante as 24 horas do dia,
sete dias da semana (24x/7), para assegurarem todo o apoio que fosse
pedido.

Hospital Geral: técnico de informática equipado com EPI, durante confinamento (Paulo Rodrigues)

Equipas de “back office”, capazes de garantir meios técnicos e logísticos


adequados, estiveram sempre presentes, para que os profissionais de
saúde pudessem assegurar respostas eficazes e atempadas aos doentes.
Dispersos pelos vários polos do CHUC, os técnicos do STSI focaram-se
nas suas tarefas, com espírito de missão, para darem respostas imediatas,
fazendo procurement de soluções de mercado, na implementação de meios

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CHUC e Covid-19

técnicos que permitissem a promoção do trabalho à distância, no apoio


técnico à criação de novas alas de isolamento dedicadas a COVID, ou em
atividades típicas de aquisição, instalação e manutenção de ativos essenciais
à resposta do estado de emergência.

A criatividade despontou e foram criadas, em curtíssimos espaços de


tempo, soluções que à partida levariam um tempo longo a desenvolver.
Desde o progressivo ajuste da capacidade de envio de SMS de alertas para
profissionais e utentes, à constituição de sistemas capazes de antecipar
o número de camas disponíveis, ou à otimização dos sistemas de apoio
à organização do trabalho médico e de enfermagem (para gestão das
deslocalizações, de forma a poderem exercer a sua atividade de forma
segura), a palavra de ordem era apoiar os profissionais de saúde da “linha
da frente”. Era fundamental monitorizar completamente os casos de
COVID-19.

4. Das plataformas digitais aos recursos técnicos

Para além dos desafios referidos, e embora as necessidades do confina-


mento e as alterações do ecossistema informacional mundial tenham
vindo acelerar e permitir uma melhor agilização eletrónica, a verdade é
que muitos dos recursos tecnológicos necessários não estavam disponíveis
no momento zero da pandemia. São exemplos destes défices, a escassez
de equipamentos informáticos portáteis e de câmaras WEB, esgotadas no
mercado de grandes e pequenos fornecedores. Ainda assim, nos meses
seguintes, foram reforçadas as aquisições destes recursos e as empresas
aperfeiçoaram as suas plataformas de comunicação e melhores meios
audiovisuais e de comunicação à distância explodiram no mercado. Solida-
riamente, um número significativo de empresas fez doações aos hospitais,
de câmaras WEB e de equipamentos de vigilância e portáteis.

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PANDEMIA

5. Agregar dados e aceder a informação relevante, em


tempo útil
– a criação de um tableau de bord COVID

Com a pandemia registou-se um aumento progressivo da afluência de


utentes a necessitar de cuidados de internamento com especificidades
diferentes das que o CHUC dispõe, habitualmente, incluindo os cuidados
críticos. Por isso, era necessário instalar sistemas que pudessem recolher
informação útil em tempo útil, era necessário criar um painel de controlo
que permitisse monitorizar, em tempo real, tanto a ocupação dos espaços
de atendimento e de tratamento, como outras variáveis relativas à afluência
de novos infetados. Assim, de forma a assegurar a melhor orquestração
das atividades e uma melhor comunicação, foi desenvolvida uma interface
responsiva que, em tempo real, permitia aceder a informação útil de
visualização rápida, a par do desenvolvimento de outros meios, de que é
exemplo o envio automático de SMS e email.

Monitorização da COVID 19: solução responsiva desenvolvida pelo eng. Pedro Silva,

do corpo de pessoal do CHUC

O desenvolvimento do tableu de board COVID foi um distinto exemplo


de expoente da sinergia que pode ser estabelecida entre profissionais
dos sistemas de informação e profissionais de saúde. Combinando o

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CHUC e Covid-19

conhecimento técnico detido pelos especialistas informáticos, com o


conhecimento de índole clínica e gestionária detido pelos profissionais de
saúde e administradores, foi possível construir uma ideia integrada das
variáveis a contemplar, capaz de responder às dinâmicas exigidas pelo
atendimento e seguimento dos casos de COVID-19, e desenvolver um
tableu de board que simplifica o acesso agregado a um conjunto de dados,
em tempo real, que é necessário ter presente na abordagem destes
doentes. Através de autenticação segura com utilizador único, e a funcionar
dentro do domínio CHUC, para profissionais credenciados, foi possível
monitorizar e prever comportamentos de evolução que facilitaram as ações
e decisões, em termos de resposta imediata e de previsão dirigida para a
alocação antecipada de recursos.

Como qualquer sistema nascente, também este se foi enriquecendo em


funcionalidades. Numa fase inicial, havia uma única entrada com todo
o conjunto existente de dispositivo COVID-19. Contudo, iminentes
necessidades identificadas subsequentemente conduziram à evolução
adaptativa desta solução. A necessidade de sinalizar utentes como
“estáveis” e “críticos”, exigiu vários níveis de funcionalidades que também
foram sendo adicionados ao longo do tempo. O tableu de board apresenta,
por exemplo, alterações de cor em função da taxa de ocupação, quando
é inferior a 50%, sobe até 80%, ou atinge um nível superior, facilitando
uma visualização rápida ao gabinete de resposta à crise. Permite também
visualizar as ocupações, pelos doentes COVID-19 atuais, em todas as salas
do Centro Hospitalar, bem como o número de análises clínicas pendentes,
permitindo assim estimar o tempo que decorrerá até uma determinada
análise estar concluída.

Monitorização da COVID 19: solução responsiva desenvolvida pelo eng. Pedro Silva,

do corpo de pessoal do CHUC

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PANDEMIA

Dentro das funcionalidades pretendidas, onde grande parte da informação


é proveniente do módulo clínico/administrativo SONHO, a funcionalidade
“Lista” acaba por ser a maior valia, uma vez que contém todos os doentes
em que a amostra para identificação de COVID-19 é positiva.

Há ainda um outro conjunto de informações desta nova solução informática


que não é possível encontrar/recolher a partir de outros sistemas de
informação disponíveis no CHUC:

a) para além da identificação dos processos e da identificação e


localização dos doentes COVID-19, permite determinar onde foi
realizada a colheita de uma amostra para análise;

b) permite também determinar quais os casos com resultados


ainda pendentes e respetiva quantificação, de forma a informar,
por exemplo, os serviços de internamento;

c) perante um resultado analítico positivo para COVID-19, o


sistema informa se o doente está, ou não, em espaço previamente
preparado para acolher casos de COVID-19, seja um serviço de
internamento, o Serviço de Urgência, uma sessão de Hospital
de Dia, uma consulta externa, ou mesmo o domicílio, uma
funcionalidade de superior relevância para a ponderação do
risco de contágio associado à localização de um caso positivo e o
acionamento precoce das intervenções e dos meios destinados a
evitar/conter surtos e a sua propagação;

d) através de gráficos gerados automaticamente pelo sistema, é


possível capturar distribuições, seja dos tipos de internamento
por género, até à quantidade de doentes “críticos” vs. “estáveis",
bem como o número de análises colhidas e a sua evolução;

e) através de outras subpáginas, é possível extrair informação/


indicadores a enviar para a Direção Geral de Saúde e para a
Administração Regional de Saúde, agregando informação que,
tipicamente, um sistema de informação clínica não disponibiliza
como um todo.

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6. Conclusões

A adoção do novo sistema de informação administrativo SONHO e


SCLINICO, poucos meses antes da pandemia de COVID-19, proporcionou
meios que permitiram aos profissionais de saúde do CHUC reagir às
exigências acrescidas da crise pandémica, com maior agilidade, eficácia e
eficiência, sendo de relevar:

a) a nova filosofia de posto de trabalho, o que permitiu a


deslocalização para teletrabalho de um número elevado de
profissionais;

b) uma melhor resposta à pandemia de COVID-19 sustentada em


mais fácil e atempado acesso aos dados clínicos e administrativos
dos utentes, garantida por um único repositório de registos;

c) a criação de um novo tableau de bord dedicado a COVID-19,


para agregar dados e gerar informação relevante, em tempo útil;

d) a redução anual de tempos de paragens ou latência no acesso


à informação, da ordem de 10.000 horas, entre profissionais dos
HUC;

e) uma redução do consumo energético na ordem dos 52% com a


utilização de terminais thinclient;

f) uma redução anual de, pelo menos 40.000 horas de trabalho


médicas e de enfermagem, em registos documentais;

g) um aumento de cerca de 20% do número de acessos aos dados


do CHUC, por outras instituições, através da plataforma dos
profissionais de saúde.

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