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Por que parei de usar uma lista de tarefas (e o que uso em seu lugar)

Por que uma lista de tarefas pode realmente prejudicar sua produtividade.

Jari Roomer

10 de março · 6 min de leitura

Foto de Christina @ wocintechchat.com no Unsplash

Uma lista normal de tarefas não funciona!

Apesar de ser a ferramenta de produtividade mais popular, é gravemente falha.

O problema com uma lista de tarefas comum é que ela é apenas uma lista de tarefas que você gostaria
de realizar em um dia.

Mas aqui está o problema;

Nem todas as tarefas são igualmente importantes.

Algumas tarefas têm resultados desproporcionais em comparação com outras tarefas. Essas tarefas de
alto impacto devem ser identificadas, priorizadas e concluídas primeiro. Essa é a chave para um
progresso rápido em direção aos seus objetivos.

Uma lista de tarefas cria um falso senso de produtividade

Na verdade, são precisamente essas tarefas de alto impacto que tendemos a procrastinar mais.
Freqüentemente, são mais complexos, consomem muito tempo e consomem muita energia. Portanto,
tendemos a empurrar essas tarefas para a terra mágica do 'amanhã' e preferimos trabalhar em muitas
tarefas fáceis que podemos riscar rapidamente de nossa lista de tarefas pendentes. Isso nos faz sentir
bem. Isso nos faz sentir produtivos.

Para mim, isso significava que eu costumava ter uma lista de tarefas com 24 itens, completar 21 tarefas
de baixo impacto dessa lista e ainda me sentiria produtivo. Na realidade, porém, não fiz muito progresso
(se é que fiz ) em relação aos meus objetivos porque as tarefas de alto impacto ainda não foram
realizadas. Eles sempre foram empurrados para 'amanhã'.
Achei que tinha me saído bem, mas estava apenas me mantendo muito ocupado com muitas tarefas de
baixo impacto que não importavam muito. Isso explicava por que trabalhei muito (de acordo com o
sentido tradicional) sem ganhar um único dólar em receita no meu primeiro ano como empresário. A
lição que aprendi foi simples, mas profunda:

Estar ocupado ou trabalhando duro não é o mesmo que progredir ou ser eficaz. Você pode estar
incrivelmente ocupado sem ser altamente eficaz - e pode ser altamente eficaz mesmo se não estiver
muito ocupado.

Esta lição foi um gamechanger completo. Descobri que, em minha enorme lista de tarefas diárias,
apenas duas ou três tarefas realmente faziam diferença . Essas tarefas geraram mais receita, impacto e
progresso em relação aos meus objetivos. No entanto, eram exatamente essas tarefas que eu
costumava procrastinar mais.

Você precisa de uma ferramenta de produtividade melhor

Novamente, uma lista de tarefas comum pode enganá-lo e levá-lo a uma falsa sensação de
produtividade, porque você pode concluir muitos itens de sua lista de tarefas, mas ainda procrastinar
nas poucas tarefas de alto impacto que realmente importam. No entanto, você ainda se sente bem e
produtivo porque fez muito.

É por isso que uma lista de tarefas comum é uma ferramenta de produtividade falha - e você precisa de
uma melhor. Ao longo do dia, você não deve apenas ser lembrado de todas as tarefas que ainda
precisam ser realizadas, mas principalmente das tarefas de alto impacto que ainda precisam ser
realizadas. Essa é praticamente a única coisa que importa.

Você pode trabalhar como um louco em tarefas de baixo impacto, como responder a e-mails, reuniões
desnecessárias, ajustar seu site, mensagens instantâneas e comentar nas redes sociais, mas elas nunca
farão você ter sucesso.

Sim, eles o mantêm muito ocupado, mas quanto isso realmente contribui para seus objetivos gerais?
Não muito.
Por outro lado, tarefas de alto impacto, como criação de produto, trabalho em seu funil de vendas,
desenvolvimento de habilidades, contratação ou treinamento de funcionários, aumento de público e
lista de e-mail, marketing e criação de conteúdo contribuem para a maior receita, impacto ou
progresso.

Essas tarefas de alto impacto devem sempre ser priorizadas se você deseja se destacar em sua área e
obter resultados muito melhores em menos tempo. Portanto, precisamos de uma ferramenta de
produtividade eficaz que, no dia a dia, nos lembre facilmente quais tarefas importam mais e quais
tarefas importam menos.

O método ABCDE - a lista de tarefas pendentes sobre esteróides

Depois de um ano me mantendo ocupado sem ser realmente eficaz ou obter os resultados que desejava
usando uma lista de tarefas comum, decidi estudar de verdade a produtividade e o desempenho
máximo.

Foi quando me deparei com o Método ABCDE, uma ferramenta de produtividade introduzida pelo autor
de negócios e autodesenvolvimento Brian Tracy . Eu gosto de chamar o Método ABCDE de ' lista de
tarefas com esteróides' porque parece uma lista de tarefas, mas é muito melhor.

Existem apenas duas etapas para o Método ABCDE.

O primeiro passo é fácil.

Basta criar uma lista das tarefas que você gostaria de realizar hoje - sua lista de tarefas comuns.

A segunda etapa é um pouco mais difícil.

Você precisa atribuir as letras A, B, C, D ou E a cada uma dessas tarefas.

Essas letras indicam o nível de prioridade de cada item em sua lista de tarefas.

Um exemplo recente da minha lista ABCDE pessoal para o dia

Tarefas A:
Atribua a letra 'A' aos itens mais importantes de sua lista. Essas tarefas de alto impacto geram mais
receita e progresso em direção aos seus objetivos. Em outras palavras, essas tarefas são suas prioridades
para o dia.

Se você negligenciar essas tarefas por muito tempo, elas terão sérias consequências para seus objetivos
e nível geral de sucesso. Portanto, você deve tornar sua missão diária completar essas tarefas, não
importa o quê. Todas as outras tarefas são uma distração até que seus itens A tenham sido concluídos.

Nota importante: Freqüentemente, existem apenas entre 1–3 itens em sua lista ABCDE que são
realmente importantes o suficiente para serem considerados tarefas 'A'. Seja rigoroso aqui sobre o que é
crítico para a missão e o que não é.

B-Tasks:

Atribua a letra 'B' aos itens de sua lista de tarefas que são importantes, mas não tão importantes quanto
suas tarefas A. Seria bom fazer essas tarefas, mas elas nunca devem atrapalhar suas tarefas A.

C-Tasks:

Atribuir a letra 'C' para os itens que não são que importante para ter feito hoje. Quer você os conclua ou
não, isso não tem muito impacto em seus objetivos, carreira ou felicidade. Essas tarefas só devem ser
realizadas se todas as suas tarefas A e B foram concluídas. Se você procrastinar nessas tarefas, não é um
grande problema.

D-Tasks:

Atribua a letra 'D' aos itens que você pode (e deve) Delegar para outros, porque eles podem fazer isso
mais rápido, mais barato ou melhor. A delegação eficaz é essencial para uma maior produtividade.
Quanto mais você delega, mais tempo e energia você tem para essas tarefas A, o que leva a resultados
melhores e mais rápidos.

Pessoalmente, delego todo o meu trabalho de edição e design de vídeo para ter mais tempo e energia
para criar cursos, escrever artigos e melhorar meus funis de vendas. Hoje em dia, você pode usar
plataformas como Fiverr ou Upwork para terceirizar tarefas facilmente.

E-Tasks:

Atribua a letra 'E' aos itens que não precisam ser feitos hoje, para que possam ser eliminados da sua
lista. Lembre-se de que nem tudo precisa ser feito. Muitas coisas não importam muito, se é que
importam alguma coisa. Descobri que quando você se concentra mais nas tarefas de alto impacto,
muitas das tarefas de baixo impacto tendem a se dissolver.

Você provavelmente terá várias tarefas da mesma categoria. Por exemplo, você terá várias tarefas A ou
várias tarefas B. Para melhor classificá-los com base em seu nível de importância, atribua números a
eles. Por exemplo, uma tarefa A1 é mais importante do que uma tarefa A2, que é mais importante do
que sua tarefa A3, etc.

Agora faça isso

O Método ABCDE é o companheiro perfeito para ajudá-lo a ficar no topo de suas prioridades e tarefas de
alto impacto. Portanto, recomendo que você pare de usar uma lista de tarefas comuns e comece a usar o
método ABCDE. Lembre-se de que a mudança só vem com a ação - não apenas com a coleta de mais
informações.

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