Redução de

Custos Operacionais
[ Checklist Completo ]
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Introdução
Além de manter o controle sobre a frota, um gestor deve cuidar de todos os
processos que a envolvem. Reduzir os custos operacionais é fundamental e
também faz parte dessas tarefas.

Com um cenário em crise como o que temos hoje no país, isso se tornou
pontual para manter a saúde financeira das empresas. O profissional
que souber equilibrar custos e qualidade trará melhores resultados,
mostrando seu valor e se destacando no mercado.

Esse ebook conta com diversas dicas para que você possa implementar no
seu dia a dia e assim alcançar aqueles objetivos tão difíceis.

Confira!
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Acompanhe seus custos

Você não conseguirá reduzir os custos da empresa se ao menos não souber quais são
eles. Portanto, antes de mais nada é importante mensurá-los e você pode contar com
ferramentas que auxiliem nesta etapa.

Se você mantém uma frota não muito grande, uma planilha de excel já pode ser muito útil e
resolver sua gestão. Entretanto, em casos de frotas maiores é ideal que sejam utilizados os
softwares de gestão, pois possuem mais funcionalidades e são ferramentas mais capazes
de conferir êxito.

Cada software possui características diferentes e você deve pesquisar na internet por mais
informações antes de adquirir algum deles. Busque por aquele que melhor se encaixa no
perfil de trabalho da sua empresa.
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Estabeleça metas mensuráveis

De nada adianta você ter pouco empenho e nenhuma estratégia para obtenção dos
resultados. Portanto, alinhe e estabeleça metas mensuráveis para acompanhar o
desenvolvimento do seu projeto de redução de custos.

Mude aquelas famosas frases, do tipo, “economizar dinheiro”, por:

• Reduzir em 30% o consumo de combustível;

• Otimizar em 15% o custo com troca de peças;
• Rodar 100 km a mais com os mesmos insumos.

Quanto mais específica for a meta mais fácil monitorar o seu sucesso. Para chegar aonde
deseja é preciso que você crie um plano de ação e isso pode englobar, por exemplo:

• Mudança de fornecedores;
• Novo planejamento de rotas;
• Troca de veículos;
• Outras ideias que contribuam para alcançar os
objetivos de redução de custos operacionais.
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Compare custos relativos

Para ter um panorama melhor dos seus custos é muito legal que haja um parâmetro para
realizar comparações. Isso pode apontar equívocos e gastos desnecessários em algumas
áreas da sua operação.

Tente obter acesso aos dados de outras frotas similares a sua e então comece a checar
os números apresentados por ambas. É muito legal implementar essa prática, pois você
poderá ter uma visão real das coisas.

Pode ficar claro após essa análise comparativa, alguns gastos a mais em determinadas áreas
ou inclusive mostrar que você está tendo bom desempenho em outras.

Assim fica mais fácil delimitar cortes para atingir a tão esperada redução dos custos.
Entretanto, não é tão simples conseguir acesso aos dados de outras empresas, principalmente
se forem suas concorrentes. Procure por frotas em outras regiões, converse com alguns
contatos que você tenha para então fazer uma análise otimizada.

Extraia o máximo do seu equipamento

Procure não deixar seu equipamento sem uso. Quando isso acontece, você com certeza
está tendo prejuízo. Se você já sabe que existem períodos de baixa, procure alternativas
para evitar que os carros fiquem parados na garagem.

Alugá-los pode ser uma ótima ideia e além de evitar prejuízos, pode conferir um valor extra
ao seu caixa. Não deixe de implementar essa solução para os períodos em que você não
tem tanta demanda.
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Coloque um fim na marcha lenta

Capacitar os funcionários de uma empresa é fundamental para extrair o máximo que a

equipe pode oferecer. No caso do g estor de frotas, orientar que os motoristas evitem o uso
de marcha lenta é essencial.

Isso porque dirigir dessa forma causa:

• Desgaste excessivo do motor;

• Aumento no consumo de combustível;
• Maior emissão de poluentes;
• Redução na vida útil das peças do veículo.

Forneça as informações necessárias e aponte o porquê desta medida ser implementada.

Assim você garante o engajamento dos colaboradores e otimiza o processo.

Supervisão e recursos necessários

Auditorias e inspeções internas significam: redução de problemas com os veículos “na rua”.
Além disso, a possibilidade de ter alguém verificando os “carros” com maior frequência,
torna os funcionários mais conscientes do que estão fazendo.

Certifique-se também de que seus funcionários tenham o que precisam para fazer seu
trabalho em locais de fácil acesso. Se for difícil registrar relatórios ou encontrar ferramentas,
as tarefas levarão muito mais tempo que o necessário ou simplesmente não serão concluídas.
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Valorize a proatividade

É muito comum que equipes apresentem elementos com melhor e pior capacidade técnica.
Também fica nítido em alguns momentos, aqueles que se empenham mais e aqueles que
não procuram fazer tanto esforço na hora das tarefas.

Premiar de alguma forma esses que se dedicam à empresa e ajudam fundamentalmente

a alcançar melhores resultados, pode ser um ideia ótima para incentivar cada vez mais a
equipe de trabalho a ir além.

O custo dessas iniciativas deve ser programado para não gerar gastos muito grandes.
Contudo, com certeza se bem planejado a estratégia tende a ser ótima, valorizando os bons
profissionais e incentivando aos outros que sigam pelo mesmo caminho.

Invista em treinamento e
aproveite seus conhecimentos

O treinamento deve responder a 5% das despesas com seus colaboradores. Quando bem
treinados, os funcionários cometem menos erros e concluem trabalhos de forma mais
eficiente, economizando tempo e dinheiro.

Além disso, você já possui diversos consultores, uma vez que seus funcionários são
frequentemente uma ótima fonte de ideias para cortar custos. Perguntar a eles quais
são suas opiniões e ideias para redução de gastos também pode trazer insights antes
impensados, que contribuam para esse objetivo.
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Analise seus equipamentos

Montar uma equipe para analisar sua frota e definir aquisições ou reduções também pode
ser ótimo. Por exemplo, caso sua empresa esteja perdendo oportunidades de trabalho em
virtude de estar tendo problemas para manter seus equipamentos disponíveis, pode ser
a hora de aumentar sua frota. Porém, a maioria das empresas frequentemente possuem
equipamentos ociosos e podem economizar substancialmente reduzindo sua frota. Crie
essa força tarefa e veja qual decisão tomar.

Além disso, vale ressaltar a relação valor de investimento e equipamentos ainda capazes
de serem utilizados. A aquisição de novos itens ao patrimônio da empresa pode ser muito
custoso e inclusive perder valor de mercado rapidamente. Por isso, talvez seja melhor fazer
as manutenções de forma correta e prolongar a vida útil dos equipamentos que já estão em
uso.

Dessa forma, o retorno sobre investimento é maior e confere um balanço positivo ao caixa.
Em contrapartida, existem aqueles equipamentos que demandam muitos reparos ou já
não funcionam de forma adequada. É aquela hora em que você pensa: “Já deu o que tinha
que dar”. Nesses casos, a substituição pode ser a melhor saída, evitando que sejam gastos
valores de manutenção de forma recorrente.

Use listas de materiais

Manter listas de peças e ferramentas necessárias para manutenção de cada equipamento

pode ajudar a evitar erros e gastos que não sejam prioridades. Isso torna a localização de
itens muito mais rápida, evitando a compra de peças já disponíveis no estoque.

Além disso, quando os equipamentos forem trocados ou vendidos, você poderá remover
todas as peças e ferramentas não necessárias do seu depósito.
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Acompanhe o histórico
dos equipamentos

Manter um histórico de cada equipamento ajuda a mensurar melhorar cada item adquirido
e utilizado pela sua frota. Imagine que ao longo das inspeções de rotina seja verificado que
as correias tendem a se romper com prazo muito curto.

Quanto antes você conseguir enxergar essas falhas, mais cedo conseguirá cortá-los do seu
processo, reduzindo custos e otimizando o caixa da empresa.

Melhore as práticas de armazenagem

Comprar em grandes quantidades qualquer tipo de produto pode oferecer descontos, o

que a primeira vista é muito atrativo. De fato um bom abatimento sempre vem a calhar.

Contudo, é importante cuidar na hora de armazenar alguns produtos para que aquela
redução de custo com a compra em grande escala não se torne um prejuízo. Isso acontece
muito com óleos lubrificantes, por exemplo.

Comprá-los a granel é muito satisfatório, entretanto você deve cuidar para deixá-los num
ambiente arejado e sem incidência de raios de sol diretamente.

Cuide também para não comprar itens em demasia para que os produtos não fiquem
parados em seu estoque por muito tempo.
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Terceirize sua manutenção

Mesmo que a sua gestão seja de uma frota grande, provavelmente você não terá capacidade
de contar com o número necessário de funcionários para atender às demandas de rotina.
Para resolver essa situação e não deixar de lado essa parte tão importante do processo
logístico das empresas, uma ótima opção é ter funcionários para realizar aqueles serviços
mais básicos e terceirizar os mais específicos, como:

• Pinturas;
• Reparos em transmissões;
• Soldagens;
• Outros serviços técnicos.

Manter uma equipe enorme somente para manutenção irá custar muito caro e o retorno
sobre investimento será muito difícil. Por isso, considere terceirizar essa parte do processo
para que a saúde do seu caixa se mantenha positiva.

Em relação a manutenção preventiva, 25% é realizada com frequência incorreta. Considere

estender o tempo entre manutenções programadas e manter um registro para anotar
qualquer problema que encontrar, para depois poder ajustar de maneira adequada. Você
pode se surpreender com o quanto é possível estender seu programa de manutenção.
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Aprofunde a manutenção preventiva

Não somente para verificar e trocar as peças que necessitam, a manutenção programada
deve servir para manter um histórico das peças e do motor dos veículos. Isso ajuda a verificar
a qualidade destes itens que vêm sendo utilizados e retirar aqueles que têm representado
dores de cabeça, ou seja quebram com frequência.

Para isso, além de apenas marcar nas listas de verificações, assinale o estado em que as
peças se encontravam na hora da manutenção, por exemplo:

• Correias limpas e sem rachaduras;

• Pneus sem abaulamento e com frisos pouco gastos;
• Velas sujas;
• Outros itens que também são verificados na manutenção preventiva.

Envolva os motoristas ou operadores

Problemas mais sérios podem ser evitados se alguns sinais negativos em relação a
performance dos veículos forem reportadas pelos motoristas à equipe de manutenção e
gestão de frota. Entretanto, para que isso ocorra é importante que eles estejam envolvidos
no cuidado básico de suas máquinas. Procure estimular que eles se sintam donos de seu
equipamento e assim você poderá reduzir drasticamente os custos de manutenção.

Enfatize a redução de custos como parte de seu sistema corporativo, usando gráficos e tabelas
para manter suas metas visíveis. Experimente novas ideias e aproveite a oportunidade para
discutir quais sugestões funcionaram e por quê. Poucas empresas funcionam de forma tão
eficiente quanto poderiam. Encontrar áreas de desperdício e tratar o problema com foco e
rapidez pode fazer uma enorme diferença em seus resultados.
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Tenha esse checklist sempre em mãos para marcar as tarefas feitas.

Acompanhar os custos

Estabelecer metas mensuráveis

Comparar custos relativos

Extrair o máximo dos equipamentos

Colocar um fim na marcha lenta

Supervisionar e fornecer recursos necessários

Valorizar a proatividade

Investir em treinamento e aproveitar os conhecimentos

Analisar os equipamentos

Usar listas de materiais

Acompanhar o histórico dos equipamentos

Melhorar as práticas de armazenagem

Terceirizar a manutenção

Aprofundar a manutenção preventiva

Envolver os motoristas ou operadores

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