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Manual

UFCD 0700 – Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação

Cesaltina Moreira Costinha

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 1


Índice

Apresentação: ...............................................................................................................................................7

Objetivos: ......................................................................................................................................................7

Reuniões de Trabalho ....................................................................................................................................8

1 - Tipos e definições de reuniões alargadas ................................................................................................9

1.1 Conferência ...................................................................................................................................... 10

O que é uma conferência? ................................................................................................................. 10

Por que devo participar de uma conferência? ................................................................................... 11

Organização da reunião...................................................................................................................... 11

1.2 Reuniões formais e informais ........................................................................................................... 12

Reunião Formal .................................................................................................................................. 12

Reunião Informal ................................................................................................................................ 12

1.3 Seminário.......................................................................................................................................... 13

Para a montagem e a realização de um seminário há um procedimento básico: ............................. 13

1.4 Simpósio ........................................................................................................................................... 15

O que é simpósio e como fazer? ........................................................................................................ 15

Diferença entre simpósio e seminário ............................................................................................... 17

Por que devo realizar um simpósio? .................................................................................................. 17

O que preciso saber para realizar um simpósio? ............................................................................... 18

Checklist para organizar um simpósio de sucesso ............................................................................. 18

Quais outros tipos de eventos você pode realizar? ........................................................................... 19

1.5 Workshop ......................................................................................................................................... 20

Workshop, curso, simpósio e palestra: entenda as diferenças entre os eventos! ............................ 20

1. Workshop ....................................................................................................................................... 21

2. Curso............................................................................................................................................... 21

3. Simpósio ......................................................................................................................................... 22

4. Palestra ........................................................................................................................................... 22

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2 Preparação da reunião de trabalho......................................................................................................... 23

Dicas de Como Preparar uma Reunião de Trabalho .......................................................................... 24

1 – Defina uma Pauta ......................................................................................................................... 24

2 – Convide as Pessoas Certas ............................................................................................................ 24

3 – Seja Objetivo e Mantenha o Foco ................................................................................................ 24

4 – Defina o Tempo de Duração ......................................................................................................... 24

5 – Faça Sempre a Ata ........................................................................................................................ 25

6 – Seja o Líder do Grupo ................................................................................................................... 25

7 – Feedbacks do Encontro ................................................................................................................ 25

Como preparar e gerir uma reunião .................................................................................................. 26

Antes da reunião ................................................................................................................................ 26

Durante a reunião .............................................................................................................................. 27

Após a reunião.................................................................................................................................... 28

Como realizar uma reunião produtiva ............................................................................................... 28

1. Convide para a reunião apenas quem for realmente necessário .................................................. 28

2. Faça uma preparação prévia da reunião ........................................................................................ 28

3. Evite marcar reuniões fora do horário de trabalho........................................................................ 28

4. Limite o uso dos telemóveis e o acesso à Internet ........................................................................ 28

5. Reúna de pé .................................................................................................................................... 29

6. Dê a voz a todos mas não sobre tudo ............................................................................................ 29

7. Saiba sempre que horas são ........................................................................................................... 29

8. Alerte para atrasos e pouca participação....................................................................................... 29

9. Mantenha sempre presente a principal razão da reunião ............................................................. 30

10. Comece e conclua cada assunto................................................................................................... 30

11. Termine a reunião com um reforço das decisões tomadas ......................................................... 30

12. Elimine reuniões quando já não houver propósito para as realizar ............................................ 30

2.1 Lista de tarefas ................................................................................................................................. 31

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Reunião: faça uma lista de tarefas ..................................................................................................... 31

5 Requisitos para uma reunião produtiva .......................................................................................... 31

Propósito claro ................................................................................................................................... 32

Poucos participantes .......................................................................................................................... 32

Transparência ..................................................................................................................................... 32

Pontualidade e duração ..................................................................................................................... 33

Pós-reunião ........................................................................................................................................ 33

2.2 Convocatória .................................................................................................................................... 33

Qualquer tipo de convocatória possui elementos que são fixos: ...................................................... 33

 Nome da empresa ou organismo que convoca; .............................................................................. 33

 Data da reunião: dia, mês, ano, hora e local; .................................................................................. 33

 Ordem de trabalhos/agenda: assunto a debater; ............................................................................. 33

 Quem convoca; ............................................................................................................................... 33

 Data da convocatória. ..................................................................................................................... 33

2.3 Lista de participantes ....................................................................................................................... 34

Como escolher os participantes de uma reunião produtiva .............................................................. 34

Prepare-se para a reunião .................................................................................................................. 35

Quem pode contribuir para uma reunião produtiva? ........................................................................ 35

1º Filtro: envolvimento do colaborador com o assunto da reunião .................................................. 36

2º Filtro: capacidade/conhecimento técnico do participante ........................................................... 36

3º Filtro: maturidade necessária para tomar as decisões .................................................................. 36

4º Filtro: impacto das decisões na rotina de trabalho das pessoas ................................................... 37

Analise o contexto e o objetivo da sua reunião ................................................................................. 37

1. Defina o objetivo da reunião .......................................................................................................... 38

2. Defina os participantes na reunião ................................................................................................ 38

3. Prepare-se para dominar o tema ................................................................................................... 39

2.5 Recolha de documentação ............................................................................................................... 39

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Como preparar a documentação de uma reunião? .................................................................................. 39

Check-list ............................................................................................................................................ 40

Follow-up (Fup) .................................................................................................................................. 41

Exemplos de Fups ............................................................................................................................... 41

Checklist e Fups .................................................................................................................................. 42

2.6 Dossier dos participantes ................................................................................................................. 42

2.7 Acolhimento ..................................................................................................................................... 43

Regras de acolhimento dos participantes .......................................................................................... 43

2.8 Controlo de entradas........................................................................................................................ 43

2.9 Tarefas do secretariado nos diferentes tipos de reunião ................................................................ 43

Secretariado executivo: funções antes e durante uma reunião ........................................................ 43

3 Registo de notas ...................................................................................................................................... 45

3.1 Importância ...................................................................................................................................... 46

3.2 Regras ............................................................................................................................................... 46

3.3 Sistematização .................................................................................................................................. 47

4 Atas .......................................................................................................................................................... 47

4.1 O que é uma ata? ............................................................................................................................. 47

4.2 Para que serve uma ata? .................................................................................................................. 48

4.3 Tipos de atas ..................................................................................................................................... 48

Modelo de ata de reunião .................................................................................................................. 48

4.4 O modelo de ata deve ser: ............................................................................................................... 48

4.5 Como fazer uma ata de reunião informal ........................................................................................ 49

4.6 Como fazer uma ata de reunião formal ........................................................................................... 50

4.7 Regras para a elaboração de uma ata .............................................................................................. 51

Exemplo de abertura de uma acta: .................................................................................................... 52

Exemplo de fecho de uma acta: ......................................................................................................... 52

Resumo:...................................................................................................................................................... 52

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Como fazer uma reunião produtiva ........................................................................................................ 52

Webgrafia ................................................................................................................................................... 54

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Apresentação:

A área de secretariado é uma área em franco crescimento.


Os serviços de secretariado são cada vez mais importantes e a transmissão de uma imagem
profissional e de competência ao público são indispensáveis. Para isso, é preciso munir os
colaboradores com as ferramentas corretas o que pode ser alcançado através de uma formação
contínua e atualizada das novas técnicas e tecnologias criadas e desenvolvidas neste sector.

Compreende-se deste modo que a Faculdade de Belas Artes, tal como outras instituições de
ensino público o têm vindo a fazer, comece a apostar na formação interna dos seus colaboradores
e do público externo em geral tendo como principal vantagem a oferta de formação de qualidade
e confiança.
Cada vez mais as reuniões de trabalho estão presentes no nosso dia-a-dia laboral.

No entanto, nem sempre os colaboradores têm noção dos elementos básicos que constituem uma
reunião, como por exemplo, o protocolo a seguir, a redação de convocatórias, atas. Uma boa e
explícita redação do que se decidiu numa reunião e a elaboração de uma ata capaz de colocar
essas tomadas de decisão em prática são fundamentais para o bom funcionamento de qualquer
organismo, seja este público ou privado.

Objetivos:
Munir os formandos da informação necessária para procederem à organização, realização e
preparação de uma reunião de trabalho formal ou informal, workshops, seminários, etc. Saber
qual o protocolo numa sala de reuniões, elaborar uma convocatória e redigir uma ata.

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Reuniões de Trabalho

As reuniões de trabalho, são algo bastante presente no mundo do secretariado, e para que esta
corra da melhor forma, é necessário seguir alguns passos.

Antes de começar uma reunião, cumpre-se as seguintes tarefas:

Fazer um plano,

Divulgar o plano da reunião

E antecipar o que pode correr mal.

Quando se prepara a reunião, tem de haver a certificação de que todos compreendem o que se
espera como resultado da reunião, ou seja, o objetivo desta deverá estar claro para todos. O
secretariado, tem de executar quase todas as tarefas de preparação, realização e conclusão desta.
Também é este que convoca os participantes, que escolhe o sítio a ser realizada, que escreve a
ata, e os relatórios.

É importante para os técnicos de secretariado, utilizar a agenda como linha de orientação durante
o desenrolar da reunião, e ter sempre o material certo à mão, por exemplo, durante o decorrer da
reunião utilizar um bloco para se tirar notas. Após a sua realização, é necessário repassar as
conclusões da reunião, testar o alinhamento de todos com ela e executar as seguintes tarefas:

 Preparar a ata para membros dos grupos;


 Enviar o mais rápido possível a ata;
 Avaliar a reunião de forma rápida;
 Começar o planeamento da próxima reunião.

Existem vários tipos de reuniões, estas podem ser eletrónicas ou reuniões alargadas ou
internacionais.

As reuniões eletrónicas é uma noção que assenta nas reuniões tradicionais, contudo com a
particularidade de os participantes estarem fisicamente distantes, ou seja, assistirem a esta
através de um meio informático. Desta forma, facilita e garante a participação de todos os
participantes, e tal como nas tradicionais existe sempre um responsável pelo decorrer da reunião
denominado Facilitador.

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Já nas reuniões alargadas ou internacionais inclui-se:
A conferência (que se trata de uma reunião de pessoas para discutir um interesse comum ou um
assunto importante);
A reunião (que é o encontro de duas ou mais pessoas com o propósito de discutir algum tema ou
realizar alguma atividade);
O seminário (é uma técnica de aprendizagem que inclui pesquisa, discussão e debate. Não é
uma leitura de texto mas sim uma troca de ideias entre quem apresenta e quem assiste);
O simpósio (este conta com a presença de um coordenador, os expositores não debatem entre si
os temas apresentados, mas as perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados diretamente
aos participantes);
O workshop (num workshop estimulam-se trabalhos de recortes, de construção em subgrupos,
de organizações de painéis, de plenárias com recursos multimédia);
E o acontecimento público (é um conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o
objetivo de alcançar um determinado público).

1 - Tipos e definições de reuniões alargadas

Com mais tranquilidade, passe a limpo o rascunho de relatório sobre a reunião. Tente deixar em
boas condições a sala utilizada, e organize os preparativos para a próxima reunião, dando início
novamente ao processo.

Se não é a primeira reunião em torno de um mesmo tema, é possível começar por fazer uma
recapitulação das questões tratadas e dos acordos estabelecidos anteriormente. É aconselhável
que um dos participantes, ou vários se for considerado oportuno, atue na reunião como
secretário, fazendo uma ata ou relatório sobre o desenvolvimento da mesma.

No final deixe pronto um pequeno relatório de decisões e se necessário, marque a data da


próxima reunião.

Se no local de trabalho não existe uma sala de reuniões apropriada, ou se não estará livre para o
dia fixado para o encontro, sempre é possível recorrer a um centro de convenções ou algum hotel
ou centro empresarial que disponha de espaços habilitados para tal. Dependendo da reunião,

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poderá ser necessário que tenha conexão à Internet, tomadas suficientes, projetor ou
equipamento para videoconferências.

No mesmo dia da reunião, verifique previamente a sala, teste se os equipamentos de iluminação,


som e equipamento de informática funcionam sem problemas e se o mobiliário está corretamente
disposto. Posicione as cadeiras, água e copos adequadamente. Se o horário da reunião permitir,
providencie os preparativos para café e aperitivos, antes da reunião, ou durante o intervalo.

Às vezes não basta enviar um e-mail. Há decisões no âmbito empresarial que só podem ser
tomadas com o impulso de uma reunião cara a cara entre os responsáveis pelos departamentos
implicados, ou inclusive entre membros de diferentes empresas e instituições. Como todo ato
entre pessoas, uma reunião requer o cumprimento de alguns passos para seu correto
desenvolvimento.

1.1 Conferência
Assim como um workshop ou simpósio, uma conferência exige um alto nível de organização
por parte dos responsáveis pela preparação do evento. E nesse sentido, é fundamental encontrar
meios que ajudem nesse trabalho e que tragam resultados positivos ao final do evento.
É importante entender que a tecnologia pode ser implementada durante as conferências como
uma forma de inovação e para trazer diversos benefícios aos participantes, como:
 Possibilidade de networking;
 Maiores chances de engajamento;
 Acompanhamento de notícias do evento e programação em tempo real;
 Possíveis dúvidas e dificuldades;
 Curiosidades sobre o evento e demais participantes;
 Informações sobre expositores e palestrantes.

Por isso, preparamos esse artigo para te ajudar a entender melhor como a tecnologia pode ser
implementada durante uma conferência e quais os impactos ela pode gerar durante o evento.
Confira:

O que é uma conferência?

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Por definição, uma conferência é uma reunião de pessoas para falar sobre ideias, problemas e
inovações sobre determinado tema central. Ela se diferencia dos simpósios no mundo dos
eventos, já que vai muito além dos temas relacionados a assuntos científicos ou acadêmicos.
O público presente na conferência geralmente já possui um entendimento ou atua
profissionalmente no mercado relacionado ao tema proposto, e faz presença justamente para ter
um aprofundamento sobre o assunto.

Durante uma conferência, você ouvirá de grandes nomes relacionados ao seu campo de atuação
que passaram por muitos desafios no seu trabalho diário. Eles mostram como superaram com
sucesso alguns dos obstáculos que você pode enfrentar e compartilham como fizeram na prática.

Por que devo participar de uma conferência?


Conferências despertam novos insights e renovam o entusiasmo sobre o trabalho que você faz.
Muitas vezes, elas ajudam a resolver problemas que você não conseguiria sem ajuda.
Na conferência também é o momento de ampliar seu relacionamento com outros profissionais.
Você pode conversar com outras pessoas diferentes e com visões diferentes sobre a mesma área.
Mas além de conhecer pessoas novas, você também pode fortalecer relações anteriores. Marcar
um encontro para fazer alguma refeição durante o evento é uma ótima forma de consolidar uma
parceria.

Organização da reunião
Com este trabalho aprendemos mais sobre os vários tipos de reuniões etc.

"Congresso científico ou cultural, com exposição, seguida de debate e/ou grupo de estudos em
que os estudantes

Pesquisam e discutem temas específicos". Nesse sentido, o Congresso seria uma categoria de
seminário, porém com Regras definidas.

É uma reunião de discussão e destina-se não necessariamente a provocar a solução de um


problema, mas com o propósito de somar informações e experiências diversas, havendo a
liberdade de argumentação e opinião, buscando a consecução dos resultados.

Antes de tudo, convém fazer uma pergunta: "é realmente necessário organizar uma reunião para
este tema"? Estas reuniões com frequência, e com razão, têm fama de serem uma perda de

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tempo, demoram horas e não chegam a resolver os temas tratados. Por isso, é necessário propor a
organização de uma reunião se realmente houver necessidade disso, ou se a questão a tratar pode
ser solucionada bem mais rapidamente com alguns e-mails, telefonemas ou uma sessão de
videoconferência através do Skype ou um hangout.

Ao decidir sobre a reunião, determine o número de pessoas presentes, e envie o convite, de


preferência por escrito e antecipadamente, por exemplo, 15 dias antes, caso algumas pessoas
tenham de viajar de outra cidade, embora dependa da agenda e situação de cada empresa.

Uma recomendação: quanto mais gente presente, mais demora a reunião, de modo que convém
convidar apenas as pessoas imprescindíveis. Alguns dias antes do encontro, convém confirmar
por telefone a presença de cada um dos convidados.

Além da lista de pessoas, deve-se também estabelecer uma duração estimada da reunião, indicar
uma ordem do dia e estabelecer um local para o encontro, numa sala adequada para isso. Tudo
isso deve vir bem explicado no documento de reunião enviado a cada participante do encontro.

1.2 Reuniões formais e informais

Reunião Formal
"Reunião ou conferência para discussão de algum assunto. Encontro no qual diversos oradores
debatem determinado tema perante um auditório.

A principal característica do simpósio está no fato de a assistência participar e intervir apenas


durante o período em que se dão as perguntas e respostas que se seguem às comunicações.

"É uma das formas de reunião informativa, que se caracteriza pela exposição feita por autoridade
em determinado assunto para grande número de pessoas", sendo mais formal nos seus
procedimentos do que a palestra, que é mais flexível".

Neste tipo de eventos, é exigida uma formalidade a presença de um presidente e durante a sua
apresentação não há interrupções

Reunião Informal
.
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Reunião de um grupo de pessoas interessados num determinado assunto. Pode ser uma atividade
para discussão sobre um tema que é de interesse para todos. No workshop a plateia é convocada
a participar no evento ativamente, e não como meros espectadores, interagindo. O workshop tem
caráter mais prático e sua realização requer uma abertura ao diálogo por parte do palestrante, ou
instrutor, e a plateia.

Diz-se de uma reunião que não foi planeada nos cunhos da formalidade.

São na maior parte das vezes improvisadas por terem poucas pessoas.

Devem ter um pequeno planeamento como locais adequados onde se iram realizar.

1.3 Seminário
Seminário é um procedimento metodológico, que supõe o uso de técnicas (uma dinâmica de
grupo) para o estudo e pesquisa em grupo sobre um assunto predeterminado.

O seminário pode assumir diversas formas, mas o objetivo é um só: leitura, análise e
interpretação de textos dados sobre apresentação de fenômenos e/ou dados quantitativos vistos
sob o ângulo das expressões científicas-positivas, experimentais e humanas.

De qualquer maneira, um grupo que se propõe a desenvolver um seminário precisa estar ciente
da necessidade de cumprir alguns passos:

 Determinar um problema a ser trabalhado;


 Definir a origem do problema e da hipótese;
 Estabelecer o tema;
 Compreender e explicitar o tema- problema;
 Dedicar- se à elaboração de um plano de investigação (pesquisa);
 Definir fontes bibliográficas, observando alguns critérios;
 Documentação e críticas bibliográficas:
 Realização da pesquisa;
 Elaboração de um texto, roteiro, didático, bibliográfico ou interpretativo.

Para a montagem e a realização de um seminário há um procedimento básico:


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1º o professor ou o coordenador geral fornece aos participantes um texto roteiro apostilado, ou
marca um tema de estudo que deve ser lido antes por todos, a fim de possibilitar a reflexão e a
discussão;

2º procede-se à leitura e discussão do texto-roteiro em pequenos grupos.

Cada grupo terá um coordenador para dirigir a discussão e um relator para anotar as conclusões
particulares a que o grupo chegar;

3º cada grupo é designado para fazer:

1. Exposição temática do assunto, valendo-se para isso das mais variadas estratégias:
exposição oral, quadro-negro, slides, cartazes, filmes, etc. Trata-se de uma visão global
do assunto e ao mesmo tempo aprofunda-se o tema em estudo;
2. Contextualizar o tema ou unidade de estudo na obra de onde foi retirado do texto, ou
pensamento e contexto histórico-filosófico-cultural do autor;
3. Apresentar os principais conceitos, ideias e doutrinas e os momentos lógicos essenciais
do texto (temática resumida, valendo-se também de outras fontes que não o texto em
estudo);
4. Levantar os problemas sugeridos pelo texto e apresentar os mesmos para discussão;
5. Fornecer bibliografia especializada sobre o assunto e se possível comentá-la;

4º plenário é a apresentação das conclusões dos grupos restantes. Cada grupo, através de seu
coordenador ou relator, apresenta as conclusões tiradas pelo grupo.

O coordenador geral ou o professor faz a avaliação sobre os trabalhos dos grupos, especialmente
do que atuou na apresentação, bem como uma síntese das conclusões.

Outros métodos e técnicas de desenvolvimento de um seminário podem ser acatados, desde que
seja respeitado o plano de prontidão para a aprendizagem.

Finalizando, apontamos que todo tema de um seminário precisa conter em termos de roteiro as
seguintes partes:

1. Introdução ao tema;
2. Desenvolvimento;
3. Conclusão.
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1.4 Simpósio
- Reunião especializada, de natureza técnica ou académica, que procura levar a cabo estudos
aprofundados sobre uma determinada matéria. Em geral, um seminário deve ter uma duração
mínima de duas horas e contar com, pelo menos, cinquenta participantes.

A aprendizagem num seminário é ativa, uma vez que os participantes devem fazer pesquisas e
elaborar a informação no âmbito de uma colaboração recíproca e a partir da interação com o
especialista.

1. Escrever palavras-chave, utilizar abreviaturas e alguns símbolos, para não demorar e ser
possível captar tudo o que se deseja sem se perder.

2. Em caso de texto, sublinhar palavras-chave.

3. Selecionar o que é importante, excluir o que é acessório.

4. Organizar e estruturar a informação recolhida.

5. Numerar, se for caso disso, sequências, factos, fenómenos, acontecimentos, etc.;

6. Fazer esquemas.

 No geral, podemos definir uma reunião como um encontro de duas ou mais pessoas com
o propósito de discutir algum tema, realizar alguma atividade ou tomar decisões.

 Nas organizações as reuniões são importantes eventos para contato pessoal e para
comunicação entre os participantes.

 Através das reuniões podem-se agilizar soluções com diminuição dos riscos.

 Elaborada com uma certa antecedência em relação à data da reunião, de forma a


possibilitar aos participantes a preparação dos assuntos a serem discutidos na reunião e a
deslocar compromissos que coincidam com a data/hora da reunião, se for caso.

O que é simpósio e como fazer?

O que significa simpósio?

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Segundo o dicionário o significado de simpósio é:

 Reunião técnica ou científica


 Congresso para debater determinado assunto

Assim define o dicionário português sobre o significado de simpósio.


Com a expansão dos eventos científicos muitas pessoas ficam em dúvida sobre o real significado
desse termo, afinal, qual é a diferença entre simpósio e seminário, por exemplo?
O conceito de outros tipos de eventos como palestras, mesas-redondas ou conferências, também
não é completamente entendido.

Entretanto, se você tem o objetivo de organizar um evento como este, é necessário entender as
diferenças entre os tipos de eventos científicos.

Neste artigo vamos apresentar conceitos básicos, além de propor um modelo funcional de
checklist que te irá ajudar na organização do evento como um todo. Vamos entender também o
que é simpósio e como fazer um.
Os simpósios se diferenciam dos demais tipos de eventos, pois tratam de assuntos científicos e
acadêmicos.

É muito comum que em simpósios, sejam discutidas novas técnicas sobre determinado tema.
Um simpósio é uma reunião formal em um ambiente acadêmico onde os participantes são
especialistas em seus campos. Esses especialistas apresentam suas opiniões ou pontos de vista
sobre um tema de discussão escolhido.

Não seria incorreto rotular um simpósio como uma pequena conferência. Há discussões habituais
sobre o tema escolhido após os especialistas apresentarem seus discursos.
A principal característica de um simpósio é que ele cobre um único tópico ou assunto e todas as
palestras dadas por especialistas são concluídas em um único dia.

Esse tipo de evento muitas vezes é confundido com o modelo de mesa-redonda, onde
participantes debatem entre si e as discussões contam com um mediador.

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Nos simpósios, o objetivo é promover o crescimento de todos os envolvidos, por isso, os
participantes realizam um intercâmbio de informações e acabam não discutindo tanto entre si e
sim diretamente com a plateia.

Diferença entre simpósio e seminário


É muito comum confundir e não saber a diferença entre simpósio e seminário, pois realmente são
muito parecidos.
Assim como o que você acabou de ler sobre o que significa simpósio, um seminário também é
uma forma de instrução acadêmica, seja em uma universidade ou oferecido por uma
organização comercial ou profissional.

Porém, o seminário, tem a função de reunir pequenos grupos para reuniões recorrentes,
concentrando-se cada vez em algum assunto específico, em que todos os presentes são
convidados a participar ativamente.
Outra diferença entre simpósio e seminário é a existência da figura de um orador que prepara e
instrui conceitos e técnicas que serão apresentadas e discutidas através de uma combinação de
materiais visuais, ferramentas ou equipamentos interativos e demonstrações.

O simpósio possui vários pesquisadores falando sobre um mesmo assunto, trata-se de um evento
mais específico. Já no seminário temos um tema geral, mas a abordagem dos pesquisadores é
variada, de acordo com os subtemas que abordam.

Resumindo, no simpósio um tema específico é abordado por todos os profissionais que irão
apresentar seus trabalhos, cada um com seu ponto de vista. No seminário os temas das
apresentações podem variar de maneira mais significativa e mesmo que exista um tema central,
ele é dividido em subtemas nas apresentações.

Por que devo realizar um simpósio?


Se você pretende organizar uma apresentação de trabalhos sobre um campo específico de
pesquisa e engajar o público, analisando ideias e até mesmo ouvindo novos pontos de vista, você
poderá realizar um simpósio.
Como já citado anteriormente, simpósios são eventos, em sua maior parte, orientados ao meio
acadêmico e científico. Por isso, acabam sendo mais específicos que os congressos (muitas vezes
os simpósios estão presentes dentro da programação dos congressos).

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O que preciso saber para realizar um simpósio?
Os eventos científicos no geral, exigem um bom planeamento. Esta é a etapa mais importante de
todo o processo de realizar um evento.
Como o simpósio tem como característica reunir especialistas de renome em função de um tema
de interesse geral, é muito importante que você tenha um cronograma muito bem definido e que
esteja alinhado com a agenda dos seus principais convidados.
Abaixo, separamos um checklist para que você possa consultar e garantir que tudo estará
organizado para o dia do evento.

Checklist para organizar um simpósio de sucesso


Construir ou ter acesso a um checklist antes de iniciar a organização de um evento garante que
nada será esquecido pela correria das atividades diárias de preparação.
Por isso, uma dica importante é sempre montar a listagem de tarefas antes de iniciar a
organização real de qualquer evento. A seguir, um checklist específico para a organização de um
simpósio.
 Escolher o objetivo do simpósio;
 Escolher o tema central;
 Definir uma data com boa antecedência;
 Escolher um local de fácil acesso aos participantes;
 Escolher e convidar os especialistas no tema discutido;
 Definir seu público-alvo;
 Organizar uma agenda do evento para os participantes;
 Conseguir patrocinadores e apoiantes;
 Elaborar do material de apoio;
 Definir o coffee-break perfeito para seu evento ou coquetel;
 Preparar os conference proceedings (Anais);
 Preparar conteúdo promocional e brindes;
 Contratar uma equipe de assessoria de imprensa (caso necessário);
 Verificar a necessidade e contratação de equipes de apoio: secretárias, datilógrafas,
rececionistas de tradução simultânea, de audiovisuais, fax, telex, telefone, sala de imprensa;
 Promover a venda de ingressos online e física para o evento.

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Com as informações contidas aqui sobre o que é simpósio e como fazer, você terá a tranquilidade
que precisa para colocar tudo em prática e realizar um evento de sucesso.

Quais outros tipos de eventos você pode realizar?


Agora que você já sabe o que é simpósio e como fazer, lembre-se que existem uma variedade de
eventos que podem ser realizados no meio acadêmico e corporativo, sendo eles: congressos,
mesas-redondas, seminários, palestras, cursos ou workshops.

Por isso, sugerimos que conheça a fundo as diferenças entre cada um, lendo o artigo,
“Os principais tipos de eventos corporativos e seus objetivos”. Neste material você terá acesso à
explicação das diferenças entre workshop, curso, simpósio e palestra.

Cada um atenderá necessidades específicas, mas é possível unir alguns destes modelos de
eventos para trazer mais conhecimento aos seus participantes.

Eventos dos mais variados segmentos enfrentam constantemente a necessidade de renovação,


introduzindo novos conceitos, novas tecnologias e novas formas de interação entre participantes
e organizadores. Isso não é diferente em eventos acadêmicos. Por isso sugerimos que você leia o
nosso caso de sucesso; “Hepatologia do Milênio: tecnologia em um evento de congresso
médico”.
Por meio da adoção da tecnologia Engage, app para eventos, criado pela mobLee, o evento
concentrou suas informações, propiciou uma comunicação mais eficaz e foi adotado por mais de
60% do público total do evento, que era composto basicamente por especialistas experientes e
nem sempre acostumados com esse tipo de relacionamento.
Gostou da sugestão para ampliar os resultados de seu evento, promovendo mais engajamento do
público?

O simpósio é um evento que necessita de uma grande infraestrutura e tem duração maior que
palestras e workshops, por exemplo. Ele é caracterizado por englobar outros eventos e um
grande número de pessoas. Em um simpósio é possível oferecer workshops e oficinas práticas,
além de contar com palestras dos seus expositores.

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Um simpósio conta com diversos expositores que tem como objetivo mostrar as novidades de
determinada área para o público geral e para outros expositores do ramo, além de buscar a
interação entre profissionais do mesmo meio.

Esse evento, geralmente, tem foco em temáticas de cunho científico, como tecnologia e
medicina, por exemplo. É um incentivo ao debate de profissionais especializados e tem como
objetivo fomentar discussões.

O simpósio oferece a oportunidade da troca de experiências e conhecimento por parte dos


expositores. É um momento de compartilhar ideias, teorias e avanços tecnológicos em
determinada área. Por isso, é um evento voltado para um público mais especializado.

Entretanto, também é um evento interessante para o público geral que pode ter acesso a esses
expositores e ter a oportunidade, inclusive, de um contato maior, ampliando seu networking e
ficando por dentro das novidades de determinado segmento.

O simpósio exige uma estrutura melhor, consequentemente, um espaço com mais capacidade
para acolher um maior número de expositores convidados, a quantidade de pessoas que têm
interesse em participar do evento e a estrutura exigida para o acontecimento das atividades e
debates planejados.

1.5 Workshop

Workshop, curso, simpósio e palestra: entenda as diferenças entre os eventos!


Você sabe o que workshop, curso, simpósio e palestra têm em comum? Eles podem
ser eventos decisivos para fortalecer sua marca, se tornar referência pelo know-how e, ainda,
atrair participantes interessados em conhecer mais sobre sua empresa.

Eventos científicos são oportunidades de reunir, em um mesmo espaço e ao mesmo tempo,


valores profissionais das mais diversas áreas. São eventos que têm como foco a partilha de
conhecimento e até mesmo demonstrações de avanços tecnológicos. Não à toa são tão bem-
vistos por empresas e participantes.

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Uma das características mais positivas desses eventos é o fato de que as experiências
compartilhadas ali podem continuar após o evento em forma de artigos científicos, cursos
voltados para assuntos que foram discutidos durante os dias de evento, fortalecimento da marca
e, até mesmo, por meio do networking feito ao longo dos dias de evento.
Quer saber por que é tão importante investir nessa área? Então, continue a leitura e conheça os
principais tipos de eventos científicos e entenda a diferença entre eles!

1. Workshop
No sentido literal da palavra, workshop significa oficina. Ou seja, o principal objetivo é oferecer
um espaço para que os participantes de determinado evento tenham a oportunidade de colocar a
mão na massa e aprender de um jeito prático a aplicar os conhecimentos aprendidos.
Workshops oferecem a possibilidade de reunir grupos de pessoas para discutir sobre determinado
tema e, a partir daí, seguir para a parte prática. Com a participação de um palestrante ou instrutor
especializado na temática abordada, os participantes podem aprender além da teoria, o que não
acontece em muitos outros eventos.
Workshops são ótimas oportunidades para trocar experiências e aprender com quem já tem
conhecimento a respeito do assunto. É mais fácil absorver conhecimento por meio de conversas e
interações.
Um dos aspetos que diferencia o workshop de outros tipos de eventos é sua duração. Ele
geralmente dura algumas horas e é restrito a apenas um dia, o que permite máxima imersão sem
precisar dedicar muito tempo ao evento.
É interessante pensar na organização do workshop dentro do espaço da empresa. Dessa maneira,
é possível alcançar o maior número de funcionários sem exigir o deslocamento para outro local.
Um ambiente familiar também incentiva as pessoas a se envolverem com o evento e a se
sentirem dispostas a participar da parte prática.

2. Curso
Cursos são alguns dos recursos mais utilizados por diversas empresas que têm como objetivo
profissionalizar seus funcionários ou, até mesmo, fortalecer sua marca por meio da propagação
de conhecimento especializado. Os cursos podem ser tanto presenciais quanto a distância, por
meio de plataformas online.
O curso é uma estratégia muito utilizada por empresas para poder aperfeiçoar o trabalho de seus
funcionários em determinado segmento, o que é ótimo tanto para a empresa quanto para seus
profissionais, que se sentirão mais capazes e valorizarão ainda mais o ambiente de trabalho.

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Além dos cursos básicos, voltados para capacitar pessoas com pouca experiência em
determinado assunto, existem os cursos de especialização, extremamente bem-vistos pelos
funcionários e muito eficazes no fortalecimento da marca e de seu know-how.
O curso a distância também é um recurso muito eficiente e pode ser muito benéfico tanto para
quem oferece o conteúdo, quanto para quem tem acesso a ele. Isso porque ele reduz custos de
logística e deslocamento, oferece disponibilidade e autonomia, e tem maior alcance.

3. Simpósio
O simpósio é um evento que necessita de uma grande infraestrutura e tem duração maior que
palestras e workshops, por exemplo. Ele é caracterizado por englobar outros eventos e um
grande número de pessoas. Em um simpósio é possível oferecer workshops e oficinas práticas,
além de contar com palestras dos seus expositores.
Um simpósio conta com diversos expositores que tem como objetivo mostrar as novidades de
determinada área para o público geral e para outros expositores do ramo, além de buscar a
interação entre profissionais do mesmo meio.
Esse evento, geralmente, tem foco em temáticas de cunho científico, como tecnologia e
medicina, por exemplo. É um incentivo ao debate de profissionais especializados e tem como
objetivo fomentar discussões.
O simpósio oferece a oportunidade da troca de experiências e conhecimento por parte dos
expositores. É um momento de compartilhar ideias, teorias e avanços tecnológicos em
determinada área. Por isso, é um evento voltado para um público mais especializado.
Entretanto, também é um evento interessante para o público geral que pode ter acesso a esses
expositores e ter a chance, inclusive, de um contato maior, ampliando seu networking e ficando
por dentro das novidades de determinado segmento.
O simpósio exige uma estrutura melhor, consequentemente, um espaço com mais capacidade
para acolher um maior número de expositores convidados, a quantidade de pessoas que têm
interesse em participar do evento e a estrutura exigida para o acontecimento das atividades e
debates planejados.

4. Palestra
Dentro dos conceitos mencionados neste post, a palestra é, possivelmente, o mais comum de
todos. Diversas instituições optam por oferecer palestras para seus funcionários ou contribuintes
porque elas permitem que o público tenha contato com pessoas de renome na área em que atuam.

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É uma maneira de incentivar o público, dando exemplos de pessoas que se destacaram no ramo e
oferecer o contato com profissionais qualificados que têm muito a compartilhar, mesmo que seja
durante um curto intervalo de tempo.
As palestras também podem ter o foco no desenvolvimento pessoal. Uma empresa de tecnologia
pode contratar um palestrante para falar sobre mindfulness, por exemplo. É uma forma de
oferecer conteúdo de qualidade e, ao mesmo tempo, contribuir de forma positiva para o
crescimento pessoal dos participantes, o que pode aumentar a produtividade do funcionário,
dando retorno para a empresa.
Ela também se caracteriza pela objetividade ao tratar de determinado tema. Por ter certa restrição
de tempo, o palestrante não se aprofunda demais para não perder a atenção do público e para não
tornar o assunto maçante. Clareza e precisão devem ser o foco do palestrante para que o
conteúdo possa ser compreendido de maneira rápida e eficiente.

A palestra não tem muita restrição de espaço, não precisa de uma estrutura muito equipada para
poder ser realizada, o que é uma vantagem, principalmente para empresas de pequeno porte e
eventos que não podem contar com uma logística muito elaborada. Ela pode ser feita tanto em
auditórios e teatros, quanto em salas de aula e escritórios, caso o público seja mais restrito.
É necessário, apenas, oferecer um ambiente propício para o diálogo, que ofereça conforto para os
participantes e ferramentas para que o palestrante seja ouvido com clareza e possa ilustrar o que
está sendo dito, seja por meio de apresentações em PowerPoint ou apostilas com informações.
Viu como eventos científicos podem ser muito positivos para a sua empresa? Isso pode ser
percebido no fortalecimento da marca, no desenvolvimento profissional e pessoal dos
funcionários e, inclusive, no número de participantes envolvidos com a sua empresa.
Agora que você já sabe as diferenças entre workshop, curso, simpósio e palestra, entenda
melhor o que é um workshop e suas particularidades!

2 Preparação da reunião de trabalho


Uma das responsabilidades que faz parte da rotina de todos os gestores é a organização de
reuniões. É fundamental que todo gestor saiba como preparar uma reunião de trabalho. Mas,
preparar uma reunião vai muito além de escolher o horário e local. É fundamental que a reunião
atenda à proposta central e surta os resultados esperados. Esta informação pode parecer
redundante, mas não é. A falta de planeamento das reuniões é uma das maiores causas de perda

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de tempo e improdutividade. Existe até um meme da internet sobre isso: “sobrevivi a uma
reunião que poderia ter sido resumida em um e-mail”.
Para que uma reunião seja efetiva não basta apenas marcar um horário, reservar a sala e reunir os
profissionais. Digo isso, porque não adianta nada fazer tudo isso, se o encontro não tem um
roteiro específico e os temas a serem discutidos não são comunicados previamente aos
participantes para que se preparem melhor. Portanto, este artigo vai mostrar a você, querida
pessoa, como preparar reuniões de trabalho mais efetivas. Confira!

Dicas de Como Preparar uma Reunião de Trabalho


Pensando em otimizar os resultados de suas reuniões, eu trouxe algumas dicas poderosas e que
vão te ajudar a torná-las bem mais produtivas e organizadas. Dicas que farão das reuniões em sua
empresa, momentos bem aproveitados por todos – gestores e colaboradores. Quer saber quais são
estas dicas? Continue a leitura e descubra!

1 – Defina uma Pauta


Defina quais temas serão abordados no encontro e apresente estes tópicos aos participantes numa
pauta quando for convidá-los para esta reunião. Isso ajuda com que todos estejam cientes dos
assuntos que serão tratados e também a que possam se preparar melhor para colaborar com suas
sugestões, opiniões, conhecimentos ou feedbacks. Isso também contribui com o foco de todos os
envolvidos.
2 – Convide as Pessoas Certas
Para que sua reunião seja a melhor, chame apenas pessoas diretamente relacionadas com os
temas a serem discutidos. Não adianta, por exemplo, levar todos de sua equipe para falar de
resultados financeiros, quando parte do grupo não trabalha diretamente ou entende estas
questões. Portanto, saber escolher os participantes é muito importante para que os resultados
desejados sejam realmente alcançados.

3 – Seja Objetivo e Mantenha o Foco


A falta de objetividade é um dos maiores gargalos de encontros de profissionais, pois quando os
profissionais perdem constantemente o foco das temáticas que deveriam ser tratadas e trazem
outros assuntos ou fazem comentários sobre temas que não são o foco no momento, tudo isso
acaba minando a produtividade da reunião. Portanto, mantenha o controlo do grupo e evite
veementemente tratar de assuntos que não estão na pauta.
4 – Defina o Tempo de Duração

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Fazer reuniões que têm hora para começar mas não para terminar é um erro Por isso, definir um
tempo de duração é essencial para que todos trabalhem com objetividade, possam focar na pauta
e, especialmente, para que os profissionais possam voltar às suas atividades, sem que a sua
ausência prejudique seu departamento ou sua produtividade naquele dia. Gerenciar o tempo das
reuniões faz muita diferença para os envolvidos e até mesmo na efetividade dos assuntos
discutidos.

5 – Faça Sempre a Ata


A ata é um documento importante. Ela é uma espécie de relatório de tudo o que foi tratado,
discutido e decidido durante a reunião e deve ser sempre feita por um membro do grupo. Serve
como comprovação do encontro e também como uma fonte de consulta aos participantes e
também aqueles que por ventura não puderam estar presentes. Na ata deve constar quem esteve
presente, os assuntos discutidos e as decisões tomadas na reunião.

6 – Seja o Líder do Grupo


Para uma reunião ser realmente produtiva é importante que tenha um líder, ou seja, alguém que
guie a condução dos assuntos, que traga as pautas para a mesa, que explique a finalidade do
encontro aos profissionais e os inspire a colaborar para solucionar os problemas ou para criar os
projetos, por exemplo. A figura do líder em reuniões é muito importante. Se não há nenhum líder
em sua empresa, seja este líder. Leia sobre liderança, organize as pautas e siga as dicas que dei
até aqui.

7 – Feedbacks do Encontro
Ao final de cada reunião pergunte aos participantes, o que eles acharam do encontro. O feedback
dos participantes é importante para que você perceba o quão relevante a reunião foi para eles. É
importante também que você defina tarefas e seus responsáveis e peça também feedbacks em
relação ao que foram os pontos fortes e também ao que pode ser melhorado. Isso contribuirá de
maneira positiva para que nas próximas vezes, as reuniões sejam ainda mais efetivas e com
participantes ainda mais envolvidos.
Espero que estas dicas contribuam de maneira eficiente e positiva com as suas reuniões, querida
pessoa. Que este artigo faça a diferença em sua carreira! Agora me conte: como você costuma
organizar suas reuniões de trabalho? Tem alguma dica para compartilhar com a gente? Utilize o
espaço abaixo para compartilhar a sua dica e também para deixar a sua opinião sobre este
assunto. Se este artigo fez a diferença na sua vida e você acredita que ele poderá ajudar outras
pessoas, curta e compartilhe em suas redes sociais.

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Como preparar e gerir uma reunião
As reuniões custam tempo e dinheiro. Logo só deve convocá-las quando isso for estritamente
necessário e na certeza de que serão eficazes. Eis alguns conselhos práticos sobre como preparar
e gerir reuniões de trabalho.

Como todos sabemos muitas reuniões nas empresas são pura e simplesmente desnecessárias.
As razões são variadas. Ou porque se tornam uma simples rotina. Ou porque demoram o dobro
do tempo do necessário. Ou porque são meros fóruns de discussão alargada que não dão origem
ao resultado esperado. Ou porque foram mal preparadas ou mal dirigidas, etc. Logo a primeira
decisão a tomar sobre reuniões é a de se vale mesmo a pena fazer uma. O maior custo associado
às reuniões é a do tempo dos participantes. Quer o custo real medido pelo salário-hora dos
envolvidos a que haverá a somar eventuais despesas de transporte e estadia.
Quer o custo de oportunidade de não estarem a utilizar o tempo da reunião em outras tarefas
eventualmente mais produtivas. Se decidir avançar para a marcação de uma reunião de trabalho
siga atentamente as seguintes conselhos práticos

Antes da reunião

• Defina com clareza os objetivos. Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de
preparação. O mais importante será decidir o que pretende da reunião?
Partilhar informações e conselhos? Dar instruções à sua equipa? Apresentar e analisar propostas?
Discutir problemas de funcionamento interno? Desenvolver ideias criativas?
O tipo de objetivo que pretende de uma reunião condicionará todos os pontos seguintes: o
número de participantes, o local, a duração, etc.
• Defina o tipo e o formato de reunião. Consoante o objetivo definido no ponto anterior poderá
optar entre vários formatos de reunião: formais ou informais; alargadas ou restritas; dentro ou
fora da empresa, com ou sem moderador, etc.
• Defina o número de participantes, o horário e a duração prevista. Em regra, as reuniões
devem ser marcadas no início do horário de expediente e, preferencialmente de manhã. Evite
reuniões a seguir ao almoço onde a atenção dos participantes será decerto prejudicada e haverá
mais dificuldade em que terminem no horário fixado.

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• Defina a agenda de trabalhos. Seja o mais sintético possível. A agenda não deverá exceder
uma página dactilografada e deve ser entregue uma cópia antes da reunião.
• Elementos de suporte. Veja que tipo de apoio necessitará de pedir ao secretariado. Além dos
inevitáveis blocos de papel e canetas, das águas, cafés e biscoitos, veja se é necessário o recurso
a equipamentos de projeção. Teste-os sempre antes da reunião.
• Outros procedimentos aconselhados. Não se esqueça de confirmar a presença de todos os
participantes. Esteja preparado para agendar uma data alternativa em caso de uma desistência
inesperada ou emergência. Para algum tipo de reuniões, vale a pena pedir previamente a todos os
participantes, algumas sugestões de enriquecimento dos assuntos em debate. Assegure-se que as
sugestões são incorporadas na agenda final.

Durante a reunião

• Introdução. O líder da reunião deverá apresentar resumidamente os participantes, a duração


prevista da reunião, a agenda de trabalho e os objetivos a atingir.
• Definir prioridades. As estatísticas mostram que a concentração dos participantes está no seu
auge nos primeiros e nos últimos 10 a 15 minutos da reunião. Assegure-se que é nesse período
que se discute e se tomam decisões sobre os pontos mais importantes.
• Uso eficiente do tempo. Se a reunião tiver uma duração prevista superior a 90 minutos é
importante prever a existência de intervalos que, em regra, não devem ultrapassar os 10 minutos.
Use a arma do «intervalo» para pôr fim a discussões ou conflitos estéreis.
Estimule a discussão viva e participada mas mantenha a ordem e elevação do debate.
Não deixe que alguns dos participantes monopolizem o debate.
• Controle da eficácia. É vital ir relembrando aos participantes o objetivo final da reunião e não
deixar que a discussão alastre para conversas paralelas ou para disputas individuais. Se o ritmo
da reunião estiver a decair entre em Acão mudando de posição ou de tom, pedindo a palavra aos
participantes mais passivos ou omitindo assuntos menos prioritários da agenda. Esteja atento aos
sinais faciais e gestuais dos envolvidos.
• Encerramento. Conclua sempre as reuniões com a discussão de «outros assuntos» que algum
dos participantes queira adicionar. Resuma a discussão e recapitule as decisões. Agende
provisoriamente uma nova reunião caso ainda subsistam assuntos pendentes a discutir. Assegure-
se que será distribuído a todos uma ata da reunião.

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Após a reunião
Faça circular os resultados da reunião rapidamente (no máximo 24 horas depois da reuniões),
com as decisões, etapas a desenvolver, próxima reunião com dia e hora marcadas. Entre as
tarefas que deverá desempenhar a seguir destacam-se as seguintes:
• Aprovar e distribuir a ata da reunião.
• Receber relatórios e acompanhar desenvolvimento das decisões tomadas
• Estabelecer agenda da próxima reunião.

Como realizar uma reunião produtiva


1. Convide para a reunião apenas quem for realmente necessário
Porque tempo é dinheiro, experimente calcular o valor/hora dos intervenientes da reunião, tendo
em consideração uma estimativa da duração do encontro. Será esse o custo total da reunião para
a empresa, sem contabilizar o tempo investido por cada colaborador na preparação prévia e
posterior análise das conclusões. Em suma, seja criterioso na seleção dos intervenientes.
2. Faça uma preparação prévia da reunião
Qualquer reunião tem de ser planeada e devem ficar claros os seus objetivos. Pode criar, para o
efeito, um guião com os temas que serão abordados e enviá-lo, em conjunto com a convocatória,
para todos os participantes. Mais do que uma cortesia, a preparação dos temas – e a sua
circulação prévia entre os intervenientes da reunião – é uma eficiente prática de negócios para
refletir verdadeiramente sobre o propósito, a natureza e a estrutura de uma reunião antes da sua
realização. Se considerar pertinente, pode também fazer uma estimativa do tempo que cada
tópico da reunião deverá tomar. Tenha presente que a agenda da reunião deve circular entre os
intervenientes com antecedência suficiente para que, caso seja necessário, possam preparar-se
devidamente (reunir e consultar relatórios ou outra documentação, pensar em propostas e
sugestões, por exemplo).
3. Evite marcar reuniões fora do horário de trabalho
Reserve a marcação de reuniões fora do horário de expediente para situações de emergência. A
marcação de reuniões a um serão ou fim-de-semana afetará a vida pessoal dos colaboradores. E
nunca deve esquecer-se de que um bom desempenho profissional passa pela combinação perfeita
e pelo respeito das fronteiras entre a vida profissional e pessoal.
4. Limite o uso dos telemóveis e o acesso à Internet
A menos que sejam elementos importantes e realmente úteis para o teor do que estiver a ser
debatido, os telemóveis devem ficar sem som e, de preferência, invisíveis. É certo que são

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atualmente uma ferramenta de trabalho, útil, nomeadamente, para consultar e-mails e receber
alertas com lembretes. Contudo, evite desviar a sua atenção da reunião para o telemóvel. Pois,
pois mesmo que o esteja a utilizar para fins profissionais, poderá passar a ideia de que está a
perder o foco. Demonstre que está verdadeiramente atento ao que os outros intervenientes da
reunião dizem a cada momento.
5. Reúna de pé
No caso de reuniões recorrentes, de curta duração e que se destinem apenas a fazer
um status/ponto de situação ou tomada de decisão mais rápida, pondere a sua realização com os
participantes de pé. Além de se tornar um momento menos formal, o facto de os intervenientes
estarem sentados e mais confortáveis pode contribuir para prolongar a discussão dos assuntos
durante mais tempo do que o estritamente necessário.
6. Dê a voz a todos mas não sobre tudo
Permita a discussão de qualquer problema ou questão que seja pertinente no âmbito da reunião.
E dê a todos os intervenientes a possibilidade de fazerem ouvir a sua voz. Mas anule com
celeridade eventuais conversas paralelas que possam surgir. São de evitar os comentários
particulares entre participantes, por retirarem o foco da reunião e poderem atrapalhar o orador.
Durante a reunião, todos os comentários devem contribuir para a reunião como um todo. É
importante manter a separação entre a dimensão pessoal e a profissional. Não há nada errado em
ter amigos no local de trabalho. Mas as reuniões não se destinam a ser encontros sociais. Uma
certa dose de socialização no começo e final das reuniões ajudará a manter a máquina da
empresa em funcionamento. No entanto, é necessário haver um equilíbrio.
7. Saiba sempre que horas são
Considere o relógio como o “deus” das reuniões. Tenha presente que a hora de começo e término
devem ser cumpridas. E, por respeito aos intervenientes da reunião, esta nunca deve ultrapassar o
tempo previsto, sobretudo no caso de reuniões regulares. Caso a ordem de trabalhos fique
bloqueada num ponto ou se aperceba que não haverá tempo para abordar os vários tópicos
previstos, faça uma pausa e pergunte aos participantes se é possível prolongar o encontro por
mais alguns minutos ou se preferem agendar um outro. Já se a reunião não puder terminar sem
uma tomada de decisão, os participantes deverão ter sido previamente informados de que a
reunião demorará o tempo necessário até se chegar a uma conclusão.
8. Alerte para atrasos e pouca participação
Pode ser importante advertir atrasados “crónicos” e intervenientes que nunca participam
ativamente. Chegar a horas é um princípio de educação e um sinal de respeito por todos os
participantes da reunião. Nos casos de reuniões regulares, chame a atenção (individualmente e à

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parte) dos intervenientes que têm o hábito de não cumprir horários. Dê também uma palavra aos
que não participam ativamente e têm uma postura tendencialmente passiva.
9. Mantenha sempre presente a principal razão da reunião
Já alguma vez pensou que a principal razão de se realizar uma reunião com um conjunto de
pessoas é fazer algo que não possa ser feito individualmente com maior eficiência? Nos
negócios, as reuniões têm três propósitos principais: comunicar, administrar e decidir. Mas o
foco dos três tipos de reuniões deve ser sempre a ação. Devem servir para comunicar a intenção
de agir num determinado sentido ou comunicar os resultados de uma decisão que tenha sido
tomada, para gerir um plano de ação, ou para decidir entre várias opções de atuação. Lembre-se
que uma das principais razões pelas quais as reuniões não são produtivas são os desvios em
relação aos temas centrais, situações a evitar, sobretudo quando a reunião tem muitos
participantes e de diferentes níveis hierárquicos. Em caso de desvios, é fundamental trazer a
atenção de todos ao tema com a maior celeridade possível.
10. Comece e conclua cada assunto
Tenha presente que é fácil desviar a atenção dos temas durante uma reunião. Por isso, além de
ser importante seguir o guião dos temas a tratar, assegure-se que os tópicos debatidos têm,
efetivamente, uma conclusão, seja uma tomada de decisão ou outro encaminhamento. Cada
decisão tomada deve ficar explícita, assim como o responsável pelo seu prosseguimento e o
respetivo prazo de execução.
11. Termine a reunião com um reforço das decisões tomadas
Faça uma síntese dos assuntos abordados e saliente as principais conclusões da ordem de
trabalhos e as decisões tomadas. Pergunte se alguém tem dúvidas ou algum comentário adicional
a fazer. Dê também um follow-up das conclusões de cada reunião. Pode optar por enviar as
principais ideias por email a todos os intervenientes, incluindo os temas abordados e o plano de
ação com o nome dos responsáveis e respetivos prazos para cumprimento dos objetivos
definidos.
12. Elimine reuniões quando já não houver propósito para as realizar
Já não consegue identificar claramente a razão para realizar uma reunião regular (semanal,
quinzenal ou mensal)? Nesse caso, é altura de a eliminar da agenda. Os objetivos mudam e,
quando o motivo para a realização de uma reunião deixar de existir, não tenha receio de acabar
com esse ciclo. Lembre-se sempre que a definição de objetivos é tão importante ao nível das
reuniões como nas outras dimensões da vida empresarial.

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2.1 Lista de tarefas
Reunião: faça uma lista de tarefas
Quantas vezes você participou de uma reunião e depois ficou sem saber o que responder a
alguém que perguntou: e aí? O que decidiram?
O fato é que muitas reuniões, às vezes, se transformam em bate-papos, com os participantes
querendo dar opiniões, explicar detalhes ou criticar ações, mas sem um objetivo específico. Pura
perda de tempo.

Quer fazer reuniões produtivas?


Estabeleça um objetivo, identifique as ações necessárias para atingi-lo e defina as tarefas que
cada um deve executar, um prazo e principalmente, um comprovativo – algo que comprove que
aquela tarefa foi realizada com sucesso.
Se você começar a fazer reuniões que tenham como resultado uma lista de tarefas como essa, eu
garanto que os seu encontros serão muito mais produtivos. Faça sua reunião ser prazerosa!

“Por que eu ainda estou aqui?”


Você se pergunta, e percebe que a reunião mal começou.
Tudo bem, não é nenhum segredo que a maioria de nós prefere estar produzindo. E você tem
razão em preferir, porque é de reunião em reunião que horas e horas de trabalho são perdidas.

Um estudo da Microsoft fez as contas de quanto tempo nós, de fato, trabalhamos.


Acredite: de 45h de trabalho, 16h são improdutivas, gastas sobretudo com reuniões. Tudo o que
a sua empresa não precisa é manter esse legado. Pelo contrário, tendo um controle de
tarefas inteligente, seus convidados podem sair entusiasmados das reuniões.

Basta seguir estes passos:


5 Requisitos para uma reunião produtiva
1. Sua reunião deve ter um propósito claro. Sem isso, pode facilmente se transformar em um
encontro casual, que é qualquer coisa, menos produtivo.
2. Sua reunião deve ser convocada apenas para estar a par de uma decisão que já foi tomada. Não
use reuniões para tomar decisões.
3. Sua reunião deve sempre produzir um plano de ação.
4. Sua reunião deve ter um horário de término. Limites estimulam a criatividade e a falta deles só

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criará bate-papo desnecessário.
5. Os participantes devem sair da reunião sem dúvidas sobre o que foi discutido e cientes dos
próximos passos.

Propósito claro
O que eu preciso realizar?
Anunciar uma mudança de estratégia?
Discutir um relatório?
Conduzir um brainstorm?

Estes são bons motivos para convocar uma reunião.

Em contrapartida, reuniões de acompanhamento raramente são um bom uso do tempo. Depois de


definir com clareza quais serão os propósitos da sua reunião (prefira, no máximo, três), defina
quais resultados são esperados e leve-os para a reunião. Isso sim é ter um bom controlo de
tarefas.

Poucos participantes
Antes de convidar, pense quem realmente precisa participar da sua reunião. Se você for anunciar
uma mudança, convide as pessoas que serão afetadas por ela. Se você está tentando resolver um
problema, convide apenas quem pode contribuir com informações úteis e conhecimento técnico
para a solução.

Uma dica é usar a Regra dos 7, segundo a qual cada participante além de sete reduz em 10% a
oportunidade e de tomar uma decisão rápida.

Transparência
Antecipadamente, compartilhe online com seus convidados a pauta com os assuntos a serem
tratados na reunião e quanto tempo dedicou a cada um. Assim, todos têm tempo de adicionar
algum assunto pertinente. O que não estiver na pauta não será tratado. Durante a reunião, deixe-a
visível e isso ajudará a manter o foco do pessoal. Falando nisso, nada desconcentra mais uma
reunião do que alguém que usa a palavra mais do que deve. Se acontecer, interrompa com
diplomacia: “Agradeço sua contribuição. Agora precisamos que os demais também participem”.

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Pontualidade e duração
Sua reunião não deverá durar mais que uma hora. O ideal é que leve, no máximo, 30 minutos – e
tudo bem se algum assunto ficar pendente para uma nova reunião. Comece pontualmente,
independente dos que estão atrasados. Mas quando eles finalmente chegarem, não retome o que
já foi discutido. Para estimular a pontualidade, recompense com um mimo aqueles que
compareceram na hora marcada. Caso uma pessoa não consiga comparecer, não exija que ela se
justifique, muito menos a penalize. Basta compartilhar com ela o plano de ação definido.

Pós-reunião
É perigoso, mas nada incomum, que as pessoas saiam da mesma reunião com interpretações bem
diferentes do que aconteceu. Para não correr esse risco, envie uma breve ata por e-mail para
todos os seus convidados, logo após a reunião. Documente as responsabilidades atribuídas e os
prazos estipulados. Dessa forma, todos estarão alinhados para voltar ao trabalho, pôr a mão na
massa, e sua reunião terá valido a pena.

2.2 Convocatória
Convocar é o mesmo que solicitar o comparecimento de alguém a um determinado ato, como
uma reunião, assembleia ou atividade.

O objetivo da carta convocatória é, portanto, cientificar alguém da ocorrência deste ato,


fornecendo os dados necessários, e pedir sua participação.
Qualquer tipo de convocatória possui elementos que são fixos:
 Nome da empresa ou organismo que convoca;
 Data da reunião: dia, mês, ano, hora e local;
 Ordem de trabalhos/agenda: assunto a debater;
 Quem convoca;
 Data da convocatória.

Para esta finalidade, apresentamos abaixo um modelo de carta convocatória.

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CONVOCATÓRIA

À
(nome)
(endereço)

Por meio desta convocamos Vossa Senhoria para que compareça à Reunião Ordinária da (nome
da entidade) que ocorrerá no dia (data) às 18h00 na (local) com sede à (endereço), onde será
abordada a seguinte pauta:

- Organização para eleição do conselho deliberativo;


- Prestação de contas; e
- Assuntos gerais.

(município) (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)
(nome do(a) responsável)
(cargo)
(nome da entidade)
(endereço e telefone)

2.3 Lista de participantes

Como escolher os participantes de uma reunião produtiva


Uma reunião produtiva pode gerar ações importantes ou resolver problemas sérios da empresa.
Ao contrário, uma reunião mal organizada e sem foco vai consumir recursos da sua empresa e

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 34


esgotar a energia da sua equipe. Portanto, é muito importante se atentar a alguns detalhes antes
de sair chamando todo mundo para a próxima reunião.

Existe uma série de fatores que determinam a qualidade de uma reunião. Fatores que vão desde a
preparação da equipe até a montagem da pauta.

O mais importante para ter uma reunião produtiva: convidar as pessoas certas!

Convidar as pessoas sem levar em conta alguns critérios vai tornar sua reunião desfocada e
pouco contributiva. Sabe aquelas reuniões em que 1 ou 2 pessoas falam e as outros 7 presentes
no local apenas escuta? É disso que eu estou falando.

Prepare-se para a reunião


Se você foi escolhido para a reunião:

 Lembre de levar papel e caneta ou seu notebook para fazer todas as anotações
necessárias.

 Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a discussão.

 Se preferir redigir a ata diretamente no computador, certifique-se que realmente digita


com rapidez; caso contrário, opte por anotar as informações a mão e, mais tarde, com
calma, redigir no computador.

 Verifique a questão do barulho do teclado do computador. Acredite: ele irrita! Ainda


mais em reuniões que exigem concentração.

 Arquive o documento e encaminhe por e-mail. Uma opção é disponibilizar a ata por
internet para todos os participantes.

 Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na forma de áudio. Isso ajuda a
tirar dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte por essa opção, é importante comunicar a
todos que a reunião será gravada para esse objetivo.

Quem pode contribuir para uma reunião produtiva?

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 35


Para ajudar você nisso, vou apresentar 4 aspetos essenciais de qualquer participante de reunião.
Sempre que você tiver dificuldades para definir quem chamar para discutir esse ou aquele
assunto, pode usar esses aspetos como filtro, facilitando a sua tomada de decisão.

1º Filtro: envolvimento do colaborador com o assunto da reunião


Imagine que você precisa convocar uma reunião produtiva para reformular o processo de vendas.
Para fazer isso, você precisará de pessoas que conhecem muito bem o dia-a-dia e as rotinas dessa
área.
Perceba que isso não significa, necessariamente, convidar as pessoas de acordo com a posição
hierárquica delas. Você precisa convidar as pessoas que estão envolvidas no processo, projeto ou
ação, pois elas conhecem detalhes e particularidades que muitas vezes nem mesmo os gestores
do processo sabem.

2º Filtro: capacidade/conhecimento técnico do participante


Se você aplicar o 1º filtro, já estará muito mais próximo de ter uma reunião produtiva. Porém,
ainda é possível refinar mais essa lista, afim de obter o máximo de contribuição de todos.
Os processos geralmente exigem competências diferentes das pessoas. Em um mesmo processo,
um colaborador pode entender tudo a respeito da 1ª fase de execução, mas não saber
absolutamente nada da 2ª fase. Então, você precisa avaliar quais conhecimentos serão
necessários nessa reunião e filtrar as pessoas acordo com suas competências.
Imagine, por exemplo, uma empresa que comercializa 2 produtos muito diferentes, com
especificações muito distintas. Nessa empresa há duas equipes de vendedores, uma para cara
linha de produto. Se você for promover uma reunião para falar sobre o processo de vendas,
talvez seja interessante convocar todos os vendedores. Entretanto, se você for discutir um
problema pontual de uma das linhas de produtos, convocar todos para uma reunião pode não
ser uma boa ideia, pois nem todo mundo vai conseguir contribuir tecnicamente a respeito do
problema.

3º Filtro: maturidade necessária para tomar as decisões


Às vezes, as pessoas têm muita competência sobre determinados assuntos, mas não têm
maturidade para tomar certas decisões. E isso pode acontecer por elas ainda não terem
desenvolvido visão sistêmica dentro da organização; por não conhecerem muito bem os impactos
do trabalho em outros departamentos; por não conhecerem a fundo o processo, entre outros

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 36


motivos. Motivos, inclusive, que vão depender muito do assunto da reunião e do tipo de decisão
que vai ser tomada.
Dependendo do que vai ser discutido na reunião, envolver uma pessoa em uma tomada de
decisões para a qual ela não está preparada pode deixá-la mais confusa do que engajada no
processo. Então, na dúvida, quando estamos chamando todo mundo para decidir qualquer coisa,
provavelmente estamos errando.

4º Filtro: impacto das decisões na rotina de trabalho das pessoas


Pode ser que o assunto da sua reunião seja algo completamente novo na empresa. Que você
está discutindo a implantação de uma nova norma de gestão ou de um software para gestão da
qualidade. Se for esse o caso, pode acontecer de o colaborador não se encaixar nos filtros
anteriores.
De qualquer forma, inclusive para garantir o engajamento, é preciso entender que as decisões
tomadas em certas reuniões vão impactar muitas pessoas dentro da organização. Então é
importante que essas pessoas estejam presentes.
Em muitos casos, não é possível envolver todo mundo. Entretanto é possível, por exemplo,
envolver um dos gestores do setor que será impactado e, depois, garantir que o repasse das
informações seja feito.

Analise o contexto e o objetivo da sua reunião


Essas são só algumas indicações que eu considero relevantes, algumas coisas que aprendi em
reuniões e conversando com algumas pessoas sobre o assunto. Portanto, esses filtros não são, de
forma alguma, uma verdade universal. Muito menos precisam obrigatoriamente ser aplicados
todos ao mesmo tempo. Se uma pessoa não passar por algum, não significa que ela seja total e
automaticamente desqualificada para a reunião.

Em alguns casos, inclusive, as pessoas convidam pessoas de outro setor ou até mesmo empresa
para certas reuniões, a fim de encontrar opiniões de alguém de fora. Isso pode ajudar, por
exemplo, a identificar pontos cegos nos processos ou nos problemas enfrentados. Pode ser
bastante útil.
Não há problema algum nesse tipo de prática, desde que você avalie que isso é importante para a
ocasião. Seja pela capacidade técnica da pessoa ou pela experiência de mercado por exemplo.
Cabe ressaltar que, se isso estiver acontecendo demais, pode ser interessante reavaliar se essas
presenças são realmente necessárias.

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 37


Apenas convidar as pessoas certas não garante que você terá reuniões produtivas. Você também
precisa garantir que todas as pessoas que forem participar da reunião tenham as informações
necessárias para entender e se preparar para o encontro.

Se todos não estiverem “na mesma página”, o nível de discussão vai cair e, provavelmente, as
pessoas não conseguirão contribuir tanto quanto poderiam. Por isso, você precisa reunir
todos os dados e informações e disponibilizá-las para as pessoas.

Foi pensando nisso que nós criamos o Forlogic Meeting, um software para gerenciar pautas e
atas de reunião. Com ele, todos os envolvidos são notificados assim que você cadastra o
encontro. Todos recebem a pauta da reunião e as informações que você cadastrou.
Se qualquer mudança for realizada na reunião, todos recebem as novas informações em tempo
real, facilitando muito a comunicação antes do encontro. Além disso, todas as pautas e atas
ficam salvas e protegidas no sistema, disponíveis para consulta de forma prática e ágil.

Não basta juntar todos os participantes em redor de uma mesa para tirar proveito de uma reunião
na empresa. Se convocou o encontro, saiba como se deve preparar para a reunião de trabalho.

1. Defina o objetivo da reunião


Planificação é a palavra-chave de qualquer reunião de trabalho. Antes de mais, defina o
objetivo. É apenas para divulgar à equipa dados sobre a atividade da empresa?
Para comunicar alguma decisão?
Ou para auscultar todos os elementos na tentativa de resolver um problema?

Existem diferentes tipos de reunião de trabalho consoante o objetivo.

2. Defina os participantes na reunião


Definido esse objetivo e o resultado que pretende alcançar, há que fazer uma lista de
participantes na reunião. Pode ser dirigida a toda a equipa, como direcionada para um
departamento ou grupo específico de colaboradores. Esse público-alvo será o que vai receber
a convocatória para o encontro, com antecedência. E para que não haja contratempos por falta
de informação, inclua no aviso os seguintes dados:
 Hora da reunião
 Local

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 38


 Objetivos e assuntos em análise (seja sintético na elaboração da ordem de trabalhos)
 Resultados esperados.

Preparar-se devidamente para uma reunião de trabalho implica ainda antecipar eventuais
obstáculos ou contratempos, tecnológicos, por exemplo. Se a sua intervenção depende de
algum tipo de equipamento de apoio, garanta que vai estar disponível no dia e hora da reunião de
trabalho. Não se esqueça de o testar antes de chegarem os participantes.

3. Prepare-se para dominar o tema


Se vai abrir a reunião, faça-o com clareza e um discurso direcionado para o objetivo definido.
Isso implica preparação, isto é, uma análise pormenorizada do plano e das indicações que
definiu. Só assim poderá ser bem-sucedido, evitando mal entendidos dos participantes. Sempre
que necessário, prepare também antecipadamente fotocópias dos documentos de
apoio essenciais para a reunião de trabalho.

Por muito que saiba sobre o tema, não é fácil impor-se numa reunião sem que isso seja
interpretado como tentativa de monopolizar o encontro. Assim, para evitar discussões mais
alongadas e que ponham em causa o cumprimento da ordem de trabalhos, defina um tempo
limite para cada intervenção. Não se esqueça de o comunicar no início a todos os participantes.

2.5 Recolha de documentação


Como preparar a documentação de uma reunião?

 Redigir relatórios
 Fazer uma avaliação da eficácia da reunião
 Redigir a ata da Reunião

Você já parou para pensar que Recolha de documentação ou Checklist e Follow-up são as duas
principais técnicas na vida de uma secretária executiva?
Vale a pena saber o que é um Checklist/Fup!

Se você já sabe, então veja como aprimorar ainda mais esta técnica que ajuda e facilita muito a
sua rotina:

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 39


Check-list
 É uma espécie de lista de verificação detalhada em que se encontram relacionadas todas
as tarefas para execução de uma determinada atividade;

 Deve ser verificado frequentemente para garantir que cada tarefa esteja sendo
devidamente providenciada;

 Um exemplo é o planeamento de uma reunião através do check-list. Veja o exemplo a


seguir:

Reunião Extraordinária de Sócios – Anual

Checklist Pendente Verificando Concluído

Definição de data e horário

Envio de convite a todos os participantes e


secretárias (via outlook)

Lista de presença

Definição da pauta

Elaboração do cronograma

Preparação da ata

Reserva de sala

Programação de videoconferência com as


filiais

Projeção da apresentação

Canetão

Microfone

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 40


Flipchart

Bloco de notas

Lápis e caneta

Impressão da apresentação para cada


participante

Preparação da sala de reunião

Orçamento e contratação de buffet

Definição do cardápio

Solicitação de almoço

Solicitação de coffee break

Follow-up (Fup)
 É uma técnica de acompanhamento de tarefas pendentes. Está ligada também ao
Checklist;

 Método eficaz para programação de tarefas a serem executadas daqui 1, 15, 30 dias
dependendo do assunto;

 Um dos papéis mais importantes de uma secretária é fazer a “curadoria da informação”,


isto é, acompanhar todos os assuntos que estão em andamento, filtrar cada informação e
leva-las ao executivo.

Exemplos de Fups
 Cartas, e-mails, lembretes que aguardam respostas;

 Faturas, contas a pagar/receber;

 Ligações que aguardam retorno;

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 41


 Requisições que estão pendentes de aprovação / prestação de contas;

 Documentos a serem assinados;

 Planeamento de viagens com a agência (emissão de bilhete, reserve de hotel, carro…)

 Planeamento de eventos (requisições com fornecedores);

 Reuniões pendentes de confirmação;

 Reembolsos médicos;

 Envio de documentos, recebimento de protocolos, etc;

Checklist e Fups
 Busque sempre a simplicidade e objetividade. Isso facilita a memorização, a organização
e a praticidade ao desenvolver e acompanhar as tarefas;

 Essas são as duas técnicas mais importantes no gerenciamento da rotina secretarial:


relação de todas as tarefas e o acompanhamento de cada uma delas;

 Uma dica é fazer 1 pasta L para “Pendências” e providenciar uma pasta sanfonada com
31 divisões (período mensal) para arquivamento dos FUPs;

 Dessa forma, ambas as pastas ficam em cima da sua mesa e sob o seu campo de visão,
pois Checklist e Fups devem ser revisados e confirmados frequentemente durante o dia;

 Além das pastas, é interessante também criar alertas no Outlook no campo “Tarefas”,
onde você categoriza cada tarefa como pendente/fup e programa um dia/horário para que
ele te lembre da respetiva tarefa.

 É importante lembrar que o checklist seja adequado e adaptado à rotina de cada


secretária.

2.6 Dossier dos participantes


Todos os participantes da reunião devem ter em mão á hora da mesma um dossier onde contem
todos os assuntos a serem abordados e toda a informação com eles relacionados

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 42


2.7 Acolhimento
Regras de acolhimento dos participantes

 A reunião de trabalho, é uma das práticas mais adotadas no dia-a-dia para se atingir uma
série de objetivos, sejam eles a resolução de um problema ou a divulgação de um novo
produto.

 A reunião promove uma intervenção nas rotinas de diversos profissionais e setores das
organizações, na esperança de que consensos sejam gerados, a partir das reuniões, para a
definição da melhor solução ou para a descoberta de novos caminhos, criativos e
inovadores, para os mais diferentes negócios.
 Apresentação civilizada
 Evitar cumprimentar com beijos, pode inibir os não íntimos, é preferivel um aperto de
mão.
 Tratar todos com respeito e cortesia.
 Dar uma palavra gentil como "Seja bem vindo"
 Convidar a pessoa a tomar o seu lugar
 Perguntar se deseja tomar algo (água,café,etc.)

2.8 Controlo de entradas


Deve existir uma folha de presenças para registo de todos os convocados da reunião

2.9 Tarefas do secretariado nos diferentes tipos de reunião

Secretariado executivo: funções antes e durante uma reunião


As funções de uma secretária executiva antes de uma reunião são, basicamente, as seguintes:

 Proceder por si própria, ou apoiar ativamente, o planeamento do encontro: convocar os


participantes, distribuir a agenda, preparar a documentação de suporte, obter confirmação de
presenças.

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 43


 Empreender todas as ações necessárias à preparação do espaço e, se aplicável,
providenciar as refeições ligeiras que possam ser servidas durante o encontro.
 No momento da reunião, estar disponível antecipadamente e preparar toda a logística da
sala de reuniões (meios audiovisuais, comunicações, disponibilização de papel e
esferográficas, de café/chá e água) recorrendo, caso a reunião se revista de alguma
complexidade, a uma “check-list”, para evitar falhas.
 Ordenar o plano de “seating” e eventualmente distribuir placas identificativas dos
participantes, caso tal prática se justifique.
 Distribuir documentação pelos lugares, se aplicável.
 Verificar a temperatura da sala e demais condições geradoras de conforto aos
participantes.
 Providenciar estacionamento para participantes externos, se necessário, e tomar as
devidas providências internamente (por exemplo, informando seguranças e rececionistas).
 Acolher os participantes, distribuir “badges” e documentação, oferecer café/chá e água.
 Manter-se disponível para prestar o apoio que lhe for solicitado.

Durante a reunião, poderá ter que elaborar a ata, tendo em conta as seguintes dicas para
maximizar a eficácia:

 Obrigatoriamente, tomar contacto prévio com a agenda da reunião (caso não tenha estado
envolvida na sua elaboração e distribuição) e, se necessário, aprofundar conhecimento sobre
o(s) tema(s) a debater.
 Ao iniciar a reunião, posicionar-se confortavelmente, em local onde possa ver e ouvir
sem obstáculos.
 Certificar-se de que sabe os nomes e os estatutos profissionais de todos os participantes.
 Escutar ativamente, não interferindo, tomando as devidas notas ou gravando (nesta última
hipótese, o registo deve ser do conhecimento de todos os presentes e nunca colidir com
normativo legal).
 Ter a sensibilidade suficiente para perceber o que é dito “off the record” e que, portanto,
não deve ser registado.
 Utilizar um processador de texto ou manuscrever consoante aquilo que lhe seja mais
confortável.

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 44


3 Registo de notas

Reuniões de tomada de decisão:

- Levantamos os dados relativos a determinados problemas, vemos quais são as soluções


possíveis, analisamos e escolhemos a posição que melhor se adequar à situação.

 Qual é o objetivo da reunião?


 Qual o local apropriado?
 Irei fornecer informações à equipa ou comunicar uma decisão?
 Preciso de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema?
 Quem é necessário convocar? Porquê?
 Como preparar a informação para as pessoas que não precisam de estar presentes?
 Quais as funções dos participantes?
 Que equipamentos e materiais são necessários?
 Cumprir as regras

São normas simples, mas que farão sentir quem está a falar mais confortável na sua função e que
farão passar uma imagem mais profissional, como:

 Coordenar processo de receção


 Receber pessoalmente os participantes/convidados
 Abertura
 Começar no horário combinado
 Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos
 Anunciar as regras e pauta da reunião
 Leitura da acta da reunião anterior, se houver
 Manter a discussão dentro do objetivo
 Assegurar que todos contribuam
 Utilizar liderança compartilhada
 Administrar conflitos com habilidade

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 45


 Tomar decisões competentes e com aceitação
 Valorizar a contribuição de cada um e do grupo

3.1 Importância
Há formas de tirar o melhor partido das reuniões. Um dos segredos é levar os participantes a
darem o seu contributo e participarem ativamente no cumprimento dos objetivos do encontro.
Isto porque quando as reuniões não correm bem, os participantes consideram que o gestor não é
um bom moderador e podem pôr em causa as suas qualidades como chefe de equipa. É o líder
que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os
participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente.

3.2 Regras
Chegado o momento de lançar os temas em discussão, não "largue as rédeas" nem deixe que ela
se comece a desenrolar para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Controle cada momento.
Em seguida, são apresentadas as regras que deverá cumprir durante a reunião e as formas como
deverá lidar com os comportamentos dos vários participantes.

São normas simples, mas que o farão sentir-se mais confortável na sua função e que o farão
passar uma imagem mais profissional.

 Utilizar uma agenda: A agenda será uma linha de orientação durante o desenrolar da
reunião. Pode utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a aproximar dos pontos
de transição durante a reunião, riscando os pontos que já foram discutidos.
 Ter o material certo à mão: O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada
participante uma folha com a ordem de trabalhos e um bloco onde eles poderão tirar notas.
Enquanto decorre a reunião, utilize, por exemplo um bloco de folhas gigantes, onde alguém
irá escrevendo os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que todos os
participantes os possam ver. Desta forma, manterá a informação à disposição de todos,
promoverá o debate e transmitirá auto-confiança aos participantes.
 Evitar a dispersão: Se for o líder ou moderador da reunião, esteja atento à discussão e
volte aos pontos essenciais sempre que nota que há dispersão entre os participantes. O

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 46


importante é procurar os pontos de consenso, pontos já percebidos e pontos-chave, perdendo o
tempo necessário para clarificar mal-entendidos antes de passar para a frente. Eleja ou peça a
um voluntário para ir registando as opções apresentadas e os consensos. Termine a reunião
com um resumo das conclusões e especificando as etapas seguintes.
 Rotatividade de funções: Poderá estabelecer um sistema rotativo em que um
participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião.

Se acabou a reunião nos prazos previstos, ganhará o respeito dos participantes. E conquistá-los-á
ainda mais pela positiva se lhes enviar rapidamente o feedback da reunião. Faça circular os
resultados e as principais conclusões rapidamente, com as decisões, as próximas etapas e a
próxima reunião com dia e hora marcadas.

3.3 Sistematização
Todos os dados recolhidos, todas as conclusões tiradas, todas as decisões tomadas e decisões
futuras, tudo deve ser sistematizado, ou seja, arrumado, coordenado, disposto, estruturado,
organizado e ordenado e lançado no sistema informático da empresa

4 Atas
Quem participa de reuniões no trabalho já deve ter necessitado fazer uma ata de reunião.
Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser
registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por
meio da ata.

4.1 O que é uma ata?


Ata é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma
reunião ou outro tipo de assembleia.
É um relato resumido do que foi discutido e normalmente é redigido por uma secretária
executiva.
Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de uma secretária executiva, e requer
atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido.

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 47


4.2 Para que serve uma ata?
Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões pelo seu formato
simples e prático.

A ata também é importantíssima para quem trabalha com secretariado remoto, para registrar
o que foi acordado em cada reunião de alinhamento de trabalho.
Antigamente, as atas tinham a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente
pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem
mais práticas, de fácil compreensão a todos.

Algumas orientações gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às


informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formais das decisões tomadas em
empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento,
principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato e sua apresentação.

4.3 Tipos de atas


As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião oficial ou
privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os certificados que
atestam a eleição de alguém para um cargo. Além disso, uma ata serve para certificar
oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.

Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo:
“Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”
Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”:
“Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.

Modelo de ata de reunião


O que você precisa para facilitar sua vida e conseguir fazer uma ata de reunião eficiente, é partir
de um modelo de ata de reunião.

4.4 O modelo de ata deve ser:


Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 48
 Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não
permita alteração, como o PDF, por exemplo;

 Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);

 Sem abreviaturas de palavras ou expressões;

 Com números escritos por extenso;

 Sem rasuras nem emendas;

 Sem uso de corretor

 Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;

 Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

4.5 Como fazer uma ata de reunião informal


Aspeto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas
apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser enviado ao RH. Ex:
reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre outros.

Principais tópicos que devem constar na ata simples:


 Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando as pautas
foram discutidas;
 Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram tomadas;
 Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de
saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
 Discussões abordadas: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer
porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de
evitar que a mesma discussão ocorra várias outras vezes;
 Registro das decisões: outra parte fundamental para registrar o que de fato foi acordado
entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;
 Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde
se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião

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Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além
destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e
identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens
ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspeto da reunião.

4.6 Como fazer uma ata de reunião formal

Aspeto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório.
Ex: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros.

A ata formal é constituída por 5 partes:


 Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
 Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os
estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser
lavrada para que o fato fique registrado;
 Expediente: registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências
justificadas, além de avisos e outros assuntos;
 Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões
ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também
registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;
 Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registrados.

Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que pareça, sua opinião
não interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu
posicionamento sobre os fatos. Dessa forma, você produzirá uma ata de reunião imparcial e
completa, como esperado por todos.

Em uma pesquisa realizada pela Simplesfica, 66% das pessoas dentro das organizações afirmam
que as reuniões em seu ambiente de trabalho são improdutivas e mal conduzidas.

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Observando este cenário, é função do profissional de secretariado ser o principal agente
solucionador deste tipo de problema.

4.7 Regras para a elaboração de uma ata

1- Todas as actas serão informatizadas

2- Qualquer acta deve ser elaborada pelo Secretário, antecipadamente nomeado para o efeito;

3- Consiste num relatório rigoroso e resumido, do que de relevante se passa na reunião;

4- Deve constar da acta o resultado das discussões e / ou votações e não os diálogos que
conduziram ao mesmo;

5- O (s) nome (s) dos (s) proponentes (s) de uma determinada proposta deve (m) ser
objetivamente referido (s);

6- A descrição da reunião deve estar de acordo com a sequência pela qual foi tratada a ordem de
trabalho;

7- Na abertura da acta, além da data, hora, local da reunião e presidência da mesma, devem
constar os nomes dos elementos ausentes;

8- Qualquer número que conste do texto da acta deve ser escrito por extenso, excepto os relativos
aos documentos legais;

9- Não é permitido o uso de abreviaturas;

10- Não pode, de modo algum, possuir rasuras;

11- A acta tem de ser aprovada por todos os presentes antes de finalizada a reunião ou na reunião
seguinte de acordo com o que estiver estipulado no respectivo Regimento;

12- Depois de aprovada, a acta deve ser assinada pelos secretário e presidente da reunião e todas
as folhas rubricadas pelos mesmos;

13- Não sendo possível a utilização das actas informatizadas, as mesmas devem ser
dactilografadas ou manuscritas aplicando-se, da mesma forma as recomendações anteriores;

14- As actas dactilografadas ou manuscritas deverão ainda obedecer às seguintes alíneas:

a) Todas as linhas ou espaços em aberto devem ser trancados com uma linha continua, em atas
elaboradas à mão, ou em linha tracejada, em actas elaboradas à máquina de escrever.

b) Devem seguir os exemplos seguintes:

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 51


Exemplo de abertura de uma acta:
Aos cinco dias do mês de Setembro de dois mil e três pelas dez horas, reuniu na biblioteca o
grupo Disciplinar de Ciências Naturais, na presença de todos os seus membros, sob a presidência
do Professor xxxxx xxxxxx, com a seguinte ordem de trabalhos:

Exemplo de fecho de uma acta:


Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião, da qual se lavrou a presente acta
que, depois de lida e aprovada, será assinada nos termos da lei.

1. Definir prioridades

2. Uso eficiente do tempo

3. Controlo da eficácia (não haver dispersão)

4. Rotatividade de funções

5. Controlo de comportamentos

6. Não fugir ao objetivo principal da reunião

Resumo:

Como fazer uma reunião produtiva

Ficou claro que saber como fazer uma reunião produtiva é o primeiro passo para que a equipe
consiga escalar níveis cada vez mais elevados de produtividade, e por consequência, melhores
resultados.

De uma forma resumida, veja abaixo os oito passos para otimizar as reuniões e é claro, o seu
precioso tempo:

1. O propósito da reunião deve estar claro para todos antes;

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2. Deixar claro a categoria da reunião: será um brainstorming? Reunião de alinhamento?
Planeamento?
3. Tempo: defina um horário máximo de duração para seguir o planeamento combinado;
4. Convocar as pessoas certas: quem deve ir, por que ela deve ir, em que ela vai
contribuir?
5. Faça um check-list de todos os recursos que precisará para realizar a reunião;
6. Comunique a reunião com muita objetividade e clareza;
7. Durante a reunião lembre-se que pontualidade é essencial, assim como o foco no
propósito da reunião;
8. Ao final da reunião, verifique se o resultado foi almejado;
9. Pós-reunião: através da ata de reunião, faça um follow-up de todos os assuntos
pendentes de ação.

Reuniões De Trabalho – Organização E Planificação Cesaltina Moreira Costinha Página 53


Webgrafia

http://omundodosecretariado.blogspot.com/2009/06/reunioes-de-trabalho.html

https://prezi.com/lkuaaqz0vlqw/tipos-e-defenicoes-de-reunioes-alargadas/

https://www.moblee.com.br/blog/workshop-curso-simposio-palestra/

https://www.coladaweb.com/como-fazer/seminario

https://www.moblee.com.br/blog/o-que-e-simposio-como-fazer/

https://www.jrmcoaching.com.br/blog/7-dicas-de-como-preparar-uma-reuniao-de-trabalho-mais-
efetiva/

https://www.montepio.org/ei/pessoal/emprego-e-formacao/como-preparar-e-conduzir-uma-
reuniao-produtiva/

https://claudionasajon.com.br/reuniao-faca-uma-lista-de-tarefas/

https://blog.runrun.it/controle-de-tarefas-manual-reunioes-produtivas/

http://cristinafernandes.com/2013/05/secretariado-executivo-funcoes-antes-e-durante-uma-
reuniao/

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