Reitoria

Circular Em alinhamento com o estabelecido no Despacho RT-67/2019, na Circular VRT-RJM-32/2019,

VRT-RJM -07/2021 no Despacho RT-18/2021 e no Despacho RT-19/2021, o módulo informático de suporte à
avaliação do desempenho do pessoal TAG (técnico, administrativo e de gestão) passa a suportar,
na integra, as fases de definição dos objetivos/competências, revisão dos objetivos,
autoavaliação, avaliação e validação das propostas de avaliação, assegurando a convergência de
procedimentos e garantindo o cumprimento de cada um dos regimes de avaliação (público e
privado). A homologação das avaliações passa também a ser concretizada com suporte deste
módulo.

O módulo informático está disponível em permanência na Intranet da UMinho (> Qualidade >
Serviços > Avaliação do pessoal TAG), por forma a que os vários intervenientes no processo de
avaliação possam cumprir as respetivas ações previstas pela regulamentação vigente. O módulo
exige que os atos de assinatura recorram a assinatura digital qualificada com o cartão de
cidadão, por parte dos avaliados, avaliadores (método de avaliação “regular” e avaliação por
ponderação curricular) e Reitor. Após a homologação das avaliações, é colocada, de forma
automática, uma assinatura digital institucional na Ficha de Avaliação do Desempenho do
avaliado.

As Unidades de Serviço que não disponham de um leitor de cartões, devem informar a Unidade
de Serviços dos Sistemas de Informação e Comunicações (USSIC), através de email enviado
pelo Dirigente para ussic@ussic.uminho.pt.

É divulgado, em anexo, o Processo de Avaliação do Desempenho do Pessoal TAG no âmbito do

Sistema de Informação da UMinho.

Universidade do Minho, 26 de fevereiro de 2021

O Vice-Reitor

Assinado por : RICARDO JORGE SILVÉRIO DE

MAGALHÃES MACHADO
Num. de Identificação: BI094803641
Data: 2021.02.26 21:39:18 +0000
Ricardo J. Machado
Assinado por : RICARDO JORGE SILVÉRIO DE
MAGALHÃES MACHADO
Num. de Identificação: BI094803641
Data: 2021.02.26 21:34:51 +0000

Sistema de Informação da Universidade

Processo de Avaliação do Desempenho do Pessoal Técnico, Administrativo e de

Gestão da Universidade do Minho

1 Enquadramento

A desmaterialização do processo de suporte à avaliação do desempenho do pessoal TAG (técnico,

administrativo e de gestão) da Universidade do Minho (UMinho) cobre, atualmente, a definição dos
objetivos/competências, a revisão dos objetivos, a autoavaliação, a avaliação (“regular” e por ponderação
curricular), a harmonização/validação das propostas de avaliação e a homologação das avaliações. Esta
desmaterialização exige que a autenticação dos vários intervenientes na Intranet da UMinho, nos atos de
assinatura, recorra à assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão. Atualmente, a
desmaterialização do processo não suporta a apreciação pela comissão paritária.

O presente documento destina-se a: (1) documentar diagramática e textualmente o conjunto de atividades

relativas ao processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG; (2) identificar a forma como os
diversos intervenientes humanos do processo podem aceder às funcionalidades disponibilizadas pelos
módulos informáticos. A documentação diagramática recorre às notações UML (Unified Modeling
Language, https://www.uml.org/) e BPMN (Business Process Model and Notation;
http://www.bpmn.org/). Em anexo a este documento é apresentada uma síntese da notação.

As opções tomadas para concretizar a desmaterialização do processo seguem, na sua essência, o Sistema
Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP), nomeadamente, a
avaliação do desempenho dos trabalhadores (SIADAP31), o Regulamento de Avaliação do Desempenho do
Pessoal Não Docente e Não Investigador em Regime de Contrato de Trabalho da Universidade do Minho

1
Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, e posteriores alterações legislativas, designadamente a Lei n.º 66-B/2012, de 31 de
dezembro.

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(Despacho RT-71/2017, de 07 de dezembro), assim como o Regulamento do Conselho Coordenador da
Avaliação da Universidade do Minho (Despacho RT-71/2008, de 16 de junho) relativo à avaliação do
desempenho do Pessoal Técnico, Administrativo e de Gestão (CCA-PTAG) e recorrem às melhores práticas
estabelecidas para a transformação digital, visando, nomeadamente, a eficiência e eficácia
organizacionais.

2 Descrição do processo

A desmaterialização atual do processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG cobre um conjunto

de atividades, cuja descrição detalhada se encontra, abaixo, documentada diagramática e textualmente.
Apesar de graficamente representado, o estado {5} Homologação/Reclamação não se encontra, na
atualidade, suportado informaticamente de forma integral.

Figura 1: Desmaterialização do processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG da UMinho (em UML).

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{1} Definição e revisão dos objetivos/competências
Figura 2: Definição e revisão dos objetivos/competências (em BPMN).
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{1.1} Definir objetivos/competências a contratualizar: O avaliador define objetivos a atingir e as
competências a desenvolver pelo avaliado, registando-os na Ficha de Contratualização da Avaliação. No
caso de um avaliado do regime público, as “competências” são selecionadas de acordo com a carreira
em que o avaliado está integrado. No caso de um avaliado do regime privado, os “conhecimentos e
competências” são automaticamente atribuídos.

{1.2} Assinar Ficha de Contratualização da Avaliação: O avaliador assina (assinatura digital qualificada com

o cartão de cidadão) a Ficha de Contratualização da Avaliação, disponibilizando-a ao avaliado.

{1.3} Assinar Ficha de Contratualização da Avaliação: Caso aceite os objetivos/competências propostos, o

avaliado assina (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão) a Ficha de Contratualização da
Avaliação.

{1.4} Contratualizar objetivos/competências sem acordo: O avaliador finaliza a contratualização de

objetivos/competências sem acordo prévio do avaliado.

{1.5} Reformular objetivos: Após identificação da necessidade de reformulação de objetivos

contratualizados, o avaliador indica os objetivos a alterar.

{2} Avaliação por método “regular”

{2.1} Autoavaliação

Figura 3: Autoavaliação (em BPMN).

{2.1.1} Realizar autoavaliação: O avaliado efetua a autoavaliação, registando-a na Ficha de Autoavaliação.

{2.1.2} Assinar Ficha de Autoavaliação: O avaliado assina (assinatura digital qualificada com o cartão de
cidadão) a Ficha de Autoavaliação, tornando-a disponível ao avaliador.

{2.1.3} Assinar Ficha de Autoavaliação: O avaliador assina (assinatura digital qualificada com o cartão de
cidadão), como tomada de conhecimento, a Ficha de Autoavaliação preenchida pelo avaliado.

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{2.2} Avaliação

Figura 4: Avaliação (em BPMN).

{2.2.1} Realizar avaliação e fundamentar, quando aplicável: O avaliador avalia o avaliado, segundo o que
está estabelecido para o método de avaliação “regular”, identificando as áreas a desenvolver e as ações
de formação profissional necessárias. No caso de um avaliado do regime público com proposta de
atribuição da menção de “Inadequado”, “Relevante” ou “Excelente”, o avaliador apresenta
fundamentação de forma substantiva, circunstanciada e uninominal.

{2.2.2} Assinar Ficha de Avaliação do Desempenho: O avaliador assina (assinatura digital qualificada com
o cartão de cidadão) a Ficha de Avaliação do Desempenho.

{2.2.3} Ordenar avaliação proposta: Para os seus avaliados do regime público, com proposta de atribuição

da menção de “Relevante” ou “Excelente” e que apresentem a mesma proposta de pontuação, o avaliador

procede à ordenação (desempate).

{3} Avaliação por método alternativo

{3.1} Deliberação sobre método de avaliação alternativo

Figura 5: Deliberação sobre método de avaliação alternativo - Regime Público (em BPMN).

{3.1.1} Atribuir última avaliação disponível: No caso de avaliado do regime público, relevar para o ciclo

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avaliativo corrente a última avaliação atribuída, por não se aplicar o método de avaliação “regular” nem
a avaliação por ponderação curricular.

{3.1.2} Nomear avaliador para avaliação por ponderação curricular: No caso de avaliado do regime público,

o Reitor nomeia um avaliador para realizar a avaliação por ponderação curricular.

{3.2} Avaliação por ponderação curricular

Figura 6: Avaliação por ponderação curricular - Regime Público (em BPMN).

{3.2.1} Carregar requerimento e documentação relevante à avaliação por ponderação curricular: Para
efeitos de ponderação curricular, o avaliado carrega (upload) requerimento e documentação relevante.

{3.2.2} Realizar avaliação por ponderação curricular: O avaliador avalia o avaliado, segundo os critérios
estabelecidos para a avaliação por ponderação curricular, e assina (assinatura digital qualificada com o
cartão de cidadão).

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{4} Harmonização/validação da proposta de avaliação
{4.1} Secção autónoma do CCA-PTAG

Figura 7: Harmonização/validação da proposta de avaliação pela secção autónoma do CCA-PTAG - avaliado afeto a Unidade
Orgânica (em BPMN).

{4.1.1} Analisar proposta de avaliação: A secção autónoma do CCA-PTAG procede à análise da proposta de

avaliação. No caso de avaliados do regime público, a secção autónoma do CCA-PTAG pode proceder à
harmonização das propostas de avaliação.

{4.1.2} Ordenar avaliação proposta: Para os avaliados do regime público, com proposta de atribuição da
menção de “Relevante” ou “Excelente” e que apresentem a mesma proposta de pontuação, a secção
autónoma do CCA-PTAG procede à ordenação (desempate).

{4.1.3} Explicar as alterações solicitadas: A secção autónoma do CCA-PTAG devolve o processo ao

avaliador, indicando as alterações necessárias.

{4.2} Conselho Coordenador da Avaliação (CCA-PTAG)

Figura 8: Harmonização/validação da proposta de avaliação pelo CCA-PTAG (em BPMN).

{4.2.1} Analisar proposta de avaliação: O CCA-PTAG procede à análise da proposta de avaliação. No caso

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de avaliados do regime público, o CCA-PTAG pode proceder à harmonização das propostas de avaliação.

{4.2.2} Explicar as alterações solicitas: O CCA-PTAG devolve o processo, indicando as alterações

necessárias.

{4.2.3} Validar proposta de avaliação: O CCA-PTAG procede à validação das propostas de atribuição da
menção “Inadequado”, “Relevante” e “Excelente”. Nota: assim que o CCA-PTAG valide a proposta de
avaliação, o avaliador dispõe de prazo definido pelo CCA-PTAG para dar conhecimento ao avaliado da
proposta de avaliação validada. Após o prazo indicado, é automaticamente disponibilizada, ao avaliado, a
avaliação validada pelo CCA-PTAG.

3 Módulos informáticos de suporte à desmaterialização do processo

A desmaterialização do processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG é suportada por um módulo

informático principal (módulo de avaliação do pessoal TAG) que interopera com outros módulos e
plataformas que integram o Sistema de Informação da Universidade do Minho (ver figura 9):
a) Intranet (https://intranet.uminho.pt) – ponto de entrada (front-end) de todos os intervenientes no
processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG.
b) Módulo de recursos humanos – para extração automática da informação pessoal e profissional dos
intervenientes no processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG.
c) Módulo de gestão documental (docUM) – para acervo de todos os documentos associados ao processo
de avaliação do desempenho do pessoal TAG.
d) Leitor e cartão de cidadão – para assinatura digital qualificada dos documentos associados ao
processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG.

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 Figura 9: Módulos e plataformas informáticas envolvidas na desmaterialização do processo de avaliação do desempenho do
pessoal TAG.

A partir da zona privada (i.e., após autenticação) da Intranet da UMinho (https://intranet.uminho.pt > Qualidade
>Serviços > Avaliação do Pessoal TAG), o avaliado, o avaliador, a secção autónoma do CCA-PTAG, o CCA-PTAG e o
Reitor podem aceder às seguintes funcionalidades disponibilizadas pelo módulo de avaliação do pessoal
TAG (ver figura 10):

— Avaliado:
a) aceder à documentação de apoio ao processo;
b) definir os objetivos/competências (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão);
c) rever os objetivos (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão);
d) realizar autoavaliação (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão);
e) carregar requerimento e documentação relevante para avaliação por ponderação curricular, quando
aplicável;
f) tomar conhecimento da proposta de avaliação validada pelo CCA-PTAG (assinatura digital qualificada
com o cartão de cidadão);
g) consultar o histórico do seu processo de avaliação.

— Avaliador:
a) aceder à documentação de apoio ao processo;
b) definir os objetivos/competências (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão);
c) rever os objetivos (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão);

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d) tomar conhecimento das autoavaliações (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão,
isolada ou em lote);
e) avaliar os objetivos atingidos e as competências desenvolvidas (assinatura digital qualificada com o
cartão de cidadão, isolada ou em lote);
f) avaliar por ponderação curricular, quando aplicável (assinatura digital qualificada com o cartão de
cidadão);
g) monitorizar o processo de avaliação da sua unidade;
h) consultar o histórico do processo de avaliação de cada avaliado.

— Secção autónoma do CCA-PTAG:

a) aceder à documentação de apoio ao processo;
b) aceder às propostas de avaliação realizadas pelos avaliadores (método de avaliação “regular”);
c) solicitar alterações às propostas de avaliação submetidas pelos avaliadores, quando aplicável;
d) remeter propostas de avaliação para o CCA-PTAG;
e) monitorizar o processo de avaliação da sua unidade;
f) consultar o histórico do processo de avaliação de cada avaliado.

— Conselho Coordenador da Avaliação (CCA-PTAG):

a) disponibilizar a documentação de apoio ao processo;
b) aceder às propostas de avaliação realizadas pelos avaliadores;
c) validar as propostas de avaliação;
d) solicitar alterações às propostas de avaliação não validadas, quando aplicável;
e) monitorizar o processo de avaliação da UMinho;
f) consultar o histórico do processo de avaliação de cada avaliado.

— Reitor:
a) aceder à documentação de apoio ao processo;
b) nomear avaliador para avaliação por ponderação curricular, quando aplicável;
c) aceder às propostas de avaliação validadas pelo CCA-PTAG;
d) homologar as avaliações (assinatura digital qualificada com o cartão de cidadão);
e) monitorizar o processo de avaliação da UMinho;
f) consultar o histórico do processo de avaliação de cada avaliado.

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 Figura 10: Acesso ao módulo de avaliação do pessoal TAG, a partir da Intranet.

Após a homologação, é colocada, de forma automática, uma assinatura digital institucional na Ficha de
Avaliação do Desempenho do avaliado.

Em situações excecionais, em que, num determinado estado do processo de avaliação, não seja possível
assinar com assinatura digital qualificada do cartão de cidadão, pode ser solicitada, com a devida
fundamentação, autorização ao Presidente do CCA para que o processo possa avançar para o estado
seguinte.

4 Outros dados disponibilizados

O principal módulo informático responsável pela desmaterialização do processo de avaliação do

desempenho do pessoal TAG, para além das funcionalidades referidas anteriormente, disponibiliza
diversos tipos de dados para fins de monitorização do próprio processo e de produção de indicadores de
desempenho institucional, nomeadamente caracterizadores de:

— regime de contratação, carreira e categoria de contratação, unidade e subunidade dos avaliados

— estado do processo de avaliação do desempenho do pessoal TAG

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O conjunto de dados disponibilizados encontra-se em contínua evolução como forma de acompanhar os
contextos e as dinâmicas de suporte à tomada de decisão estratégica na UMinho.

Anexo: Notação utilizada nas representações diagramáticas

A descrição do processo de provas de públicas recorre à representação diagramática através da utilização

da notação UML (Unified Modeling Language, https://www.uml.org/) e BPMN (Business Process Model
and Notation; http://www.bpmn.org/). São apresentados abaixo sínteses das notações utilizadas neste
documento.

Notação UML

Estado inicial de um processo.

Estado final de um processo.

Estado intermédio de um processo.

Transição entre estados.

Notação BPMN

Evento de início de um processo.

Evento de fim de um processo.

Evento intermédio de envio de uma mensagem que ocorre entre o início e o fim de
um processo.
Atividade que para a sua realização recorre, de forma automática, à utilização de
algum tipo de serviço.

Atividade realizada por um interveniente (humano) do processo.

Decisão no processo. É utilizado para controlar a divergência e convergência do fluxo

de um processo.

Ordem através da qual as atividades de um processo são realizadas.

Identifica o interveniente no processo.

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