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ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Organização e Manutenção do Arquivo Reflexão 1 A UFCD (unidade de

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Reflexão

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A UFCD (unidade de formação de curta duração) Organização e Manutenção de Arquivo teve carga horária de 25 horas e foi ministrada pela formadora Margarida Medina.

Os principais objectivos desta UFCD foram: entender o conceito de Arquivo, os vários tipos existentes, como organizá-lo segundo os vários sistemas de classificação e como proceder à sua manutenção. Com base nisso, vou falar de como deverá ser um arquivo “ideal” e como deverá ser feita a sua manutenção. Irei também reflectir sobre a importância de um arquivo e o impacto que causa nas redes sociais.

O arquivo conta a história de uma empresa, de uma instituição, de um individuo, de uma família ou de um povo.

É portanto, um meio de recolha sistemática de documentos que contêm informação útil e que, por isso, carecem de ser cuidadosamente guardados. Não se trata apenas, de arrumar mas sim de arquivar de forma organizada, segundo critérios previamente definidos, seguindo um sistema de classificação que poderá ser cronológico, numérico, alfabético, alfanumérico, geográfico, por assunto e ainda ideológico hierarquizado. A escolha do sistema terá por base o tipo de documento e a própria organização interna de quem arquiva.

O arquivo tem como funções registar e classificar todos os documentos segundo o sistema de classificação predefinido para que seja posteriormente consultado sempre que seja necessário. Para facilitar a consulta, é criado um plano de arquivo, detalhado, que funciona como guia e que ajuda quem necessita de consultar o arquivo.

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Organização e Manutenção do Arquivo Um bom arquivo deve ser simples,

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Um bom arquivo deve ser simples, automático e seguro pois deve estar organizado de forma clara, de percepção imediata, ser de fácil acesso, quase que intuitivo para que qualquer pessoa o consiga consultar, sendo estes os parâmetros que servem de avaliação quanto à sua eficácia.

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Depois da organização do arquivo é necessário proceder à sua manutenção. Este deverá manter-se em boas condições higiénicas e ambientais, ser regularmente revisto e organizado. Os documentos que contêm informação já inútil, devido à caducidade dos prazos legais que obrigam ao seu arquivo, devem ser destruídos. Por sua vez, os documentos históricos deverão ser submetidos a tratamento de preservação. Actualmente, as empresas recorrem às novas tecnologias, como a microfilmagem, como meio de preservação dos documentos, pois sendo digital, o documento não sofre desgaste por manuseamento e ainda permite a libertação de espaço.

As vantagens de ter um arquivo bem estruturado e organizado são muitas pois para além de ajudar a controlar a actividade administrativa e de aumentar a sua eficiência também facilitará a tomada de decisões. Por outro lado, um arquivo mal organizado faz com que se perca tempo na procura de informação, muitas vezes pode conter informação inútil, fomenta a desorganização dos serviços administrativos tal como extravios de documentação.

Ponderando as vantagens e desvantagens da organização de um arquivo, as empresas deverão ter especial atenção a esta componente da empresa pois ela é de extrema importância para o seu bom funcionamento. Uma empresa que tenha um bom arquivo será mais eficiente logo terá melhor ambiente de trabalho entre os seus colaboradores, terá melhor relação comercial com os seus clientes, fornecedores e parceiros e, consequentemente, mais sucesso.

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Organização e Manutenção do Arquivo As expectativas que tinha em relação

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As expectativas que tinha em relação a esta UFCD foram superadas na medida em que pensava que seria um assunto desinteressante e com pouca utilidade na minha vida profissional. Ao longo destas 25 horas, fui alterando a ideia que tinha inicialmente, pois estava errada. Percebi o quão útil é um arquivo e a dimensão da sua importância quer no quotidiano de uma empresa quer ao nível histórico.

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Terminada a UFCD tenho a dizer que foi muito interessante, pois pude consolidar conhecimentos anteriormente adquiridos e aprender muitas coisas novas. Ganhei ferramentas de trabalho, que irão, sem sombra de dúvida, ser- me útil no exercício da minha vida profissional e até mesmo pessoal.

Por último, mas não menos importante, um especial agradecimento à formadora, por ter conseguido cativar o meu interesse pois, apesar de termos tido dias com 4 horas consecutivas de aula, foi incansável e fez de tudo para as dinamizar.

Maura Silva

foi incansável e fez de tudo para as dinamizar. Maura Silva ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua

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