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Gestão de Tempo
Gestão de Tempo
ALESSANDRA VIEIRA
FONSECA
Coach, Instrutora, Palestrante e Consultora Organizacional
Identificação de
desperdiçadores de tempo
Desperdiçadores de tempo
üAlguns desperdiçadores são de ordem estrutural: falta
de clareza sobre os resultados esperados, indefinição dos
níveis de autoridade e responsabilidade
ü Superar a procrastinação
ü Superar o perfeccionismo
ü Aprender a dizer “não”
ü Estabelecer prioridades
ü Planejar
ü Delegar
ü Organizar o escritório
ü Gerenciar reuniões
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Superar a procrastinação:
Refletir sobre o preço que paga por procrastinar: perda de
oportunidades de se sair bem, de ser reconhecido como um bom
profissional; o desgaste nos relacionamentos
Anotar as tarefas que está evitando e identificar por que: não
gosta delas, receia não conseguir fazê-las direito?
Identificar como o atraso pode prejudicá-lo
Dividir as tarefas que vem procrastinando em partes menores,
mais controláveis, e estabelecer prazos curtos para concluir cada
parte
Conferir a conclusão e comemorar concedendo-se algum tipo de
prêmio, como jantar num restaurante que você vinha querendo
conhecer.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Superar o perfeccionismo
Aceitar que faz parte da natureza humana cometer erros
Procurar a excelência em vez de lutar pela perfeição.
Ter paciência consigo mesmo à medida que se exercita em
ser imperfeito e lembrar que nada é um fracasso completo,
se tiver servido para você aprender alguma coisa.
Usar o Princípio de Pareto para ajudá-lo a ter noção de onde
empregar seu tempo e sua energia: conhecido também
como a regra dos 80:20, consiste na idéia de que 20% do
tempo e do esforço geram 80% dos resultados; o corolário
também é verdadeiro: 20% dos resultados consomem 80%
do tempo e do esforço.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Aprender a dizer “não”
É comum as pessoas pedirem tempo para pensar
como uma desculpa para não dizer logo “não”
Esse procedimento é percebido e é irritante: leva o
interlocutor a perder tempo esperando pela decisão
Sempre que alguém lhe solicitar alguma coisa,
avalie exatamente o que lhe custará
Caso decida recusar o pedido, seja corajoso e
honesto: se já sabe que dirá não, diga logo,
delicadamente, apresentando um bom motivo
ECONOMIZADORES DE TEMPO
ü Aprender a dizer “não”
Pode-se dizer “não” sem nunca pronunciar a palavra, usando
habilidades assertivas
Contatos pessoais
Se conta com uma secretária, peça-lhe que faça triagem e
agendamento dos contatos, considerando: as pessoas que podem
interrompê-lo a qualquer hora (superior imediato); as que podem
interrompê-lo quando não estiver ocupado demais (colegas e
subordinados); as que não podem interrompê-lo; e as urgências que
podem ser exceções à regra
Informe às pessoas quando estará disponível e pendure um horário
com os momentos em que estará de porta aberta.
Desenvolva a assertividade para, com delicadeza, finalizar
conversas: uso da linguagem do corpo, pedir desculpas por não
poder continuar a conversa e marcar horário específico para tratar
dos assuntos que ficaram pendentes.
ECONOMIZADORES DE TEMPO
Organizar o escritório – gerenciamento de contatos
Socialização
Gerenciamento de reuniões:
Cuidados prévios:
ü Planejar
ü Conferir os itens relativos à preparação da reunião
ü Conhecer os participantes
ü Conhecer os tipos de manobras possíveis e como
neutralizá-las
REUNIÕES EFICAZES
PLANEJAMENTO
É preciso avaliar a necessidade de promover
reuniões considerando o “Custo oportunidade”: o
que os participantes poderiam ter feito naquele
momento e o quanto isso teria sido valioso para a
empresa
ü Recapitulação de fatos:
ü Dividir para dominar: Esclarecer mal-entendidos
informações contraditórias antes da reunião
são passadas antes do
evento para semear
discórdia
ü Desafio ao Agressor:
solicitação enérgica de
conduta ordeira
ü Intimidação: pessoa
dominadora fala em voz
alta e interrompe
participantes
REUNIÕES EFICAZES
CONDUÇÃO
Tipos de manobras: • Defesa do Presidente
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