Técnicas e Estratégia de

Organização
Renata Paula dos Santos Moura

Curso Técnico em Secretaria Escolar

Educação a Distância
2021
 Técnicas e Estratégia de
Organização
Renata Paula dos Santos Moura

Curso Técnico em Secretaria Escolar

Escola Técnica Estadual Professor Antônio Carlos Gomes da Costa

Educação a Distância

Recife

1.ed. | Fev. 2021

 Professor(es) Autor(es)
Renata Paula dos Santos Moura
Revisão
Renata Paula dos Santos Moura
Coordenação de Curso
Iracema Cristina Batista da Silva
Coordenação Design Educacional
Deisiane Gomes Bazante
Design Educacional
Ana Cristina do Amaral e Silva Jaeger
Helisangela Maria Andrade Ferreira
Izabela Pereira Cavalcanti
Jailson Miranda
Roberto de Freitas Morais Sobrinho
Descrição de imagens
Sunnye Rose Carlos Gomes
Catalogação e Normalização
Hugo Cavalcanti (Crb-4 2129)
Diagramação
Jailson Miranda
Coordenação Executiva
George Bento Catunda
Renata Marques de Otero
Manoel Vanderley dos Santos Neto
Coordenação Geral
Maria de Araújo Medeiros Souza
Maria de Lourdes Cordeiro Marques
Secretaria Executiva de
Educação Integral e Profissional
Escola Técnica Estadual
Professor Antônio Carlos Gomes da Costa
Gerência de Educação a distância
Sumário
Introdução .............................................................................................................................................. 4

1.Competência 01 | Conhecer os assuntos relacionados aos serviços da Secretaria Escolar ............... 5

1.1 A Secretaria Escolar e os seus membros ...................................................................................... 5

1.2 Documentos relacionados aos estudantes ................................................................................... 8

1.3 Documentos relacionados aos funcionários .............................................................................. 10

1.4 Documentos relacionados à rotina administrativa dos funcionários da Secretaria Escolar ...... 10

1.5 Levantamento da providência dos estudantes para formar dados estatísticos. ....................... 12

1.6 Atribuições da Secretaria Escolar ............................................................................................... 12

2.Competência 02 | Organizar e Manter Atualizado o Arquivo Escolar Ativo e Conservar o Inativo . 17

2.1. Classificação dos arquivos ......................................................................................................... 19

2.2. Métodos de arquivamento ........................................................................................................ 24

2.3 Conservação e restauração de arquivos ..................................................................................... 28

3.Competência 03 | Assegurar a Conservação e a Verificação da Vida Escolar do Aluno e dos

Profissionais da Educação .................................................................................................................... 37

3.1 Arquivos e documentos .............................................................................................................. 37

3.2 Gestão da informação ................................................................................................................ 39

3.3. Atividades e documentos que organizam a rotina escolar ....................................................... 44

4.Competência 04 | Conhecer os Procedimentos Operacionais de Aproveitamento de Estudos,

Inserindo-os no Sistema Acadêmico .................................................................................................... 53

4.1. A Secretaria Escolar, o Secretário Escolar e os procedimentos operacionais ........................... 53

4.2. O Sistema de Informações da Educação de Pernambuco (SIEPE) ............................................. 61

4.2.1. O papel do Secretário Escolar e o gerenciamento dos documentos na Unidade Escolar ..... 62

Conclusão ............................................................................................................................................. 64

Referências ........................................................................................................................................... 65
Minicurrículo da Professora ................................................................................................................. 66
Introdução

Olá estudante!
Seja bem-vindo(a) à disciplina de Técnicas e Estratégias de Organização! É com muito
entusiasmo que iniciamos juntos esse processo. Vamos lá!
Espero que possamos engrandecer ainda mais as nossas aprendizagens e fortalecer o
conhecimento a respeito das temáticas referentes às técnicas e estratégias que configuram a
organização da instituição.
Estudante, você irá percorrer os aspectos relativos à prática cotidiana na Secretaria
Escolar e sua finalidade para o processo de organização e funcionamento da escola.

Nessa disciplina trabalharemos 04 competências referentes aos seguintes temas:

1. Conhecer os assuntos relacionados aos serviços da Secretaria Escolar.

2. Organizar e manter atualizado o arquivo escolar ativo e conservar o inativo.
3. Assegurar a conservação e a verificação da vida escolar do aluno e dos profissionais da
educação.
4. Conhecer os procedimentos operacionais de aproveitamento de estudos, inserindo-os
no sistema acadêmico.

Discutiremos que a Secretaria Escolar tem um papel de suma importância, porque implica
em múltiplos serviços que impactam diretamente na vida da sociedade. Ou seja, o funcionamento da
organização demanda atenção, conhecimento, atualização e sistematização de procedimentos. É
necessário compreender e fazer uso de técnicas e estratégias específicas para que o direcionamento
das atividades da secretaria aconteça de maneira qualitativa e seguindo os padrões de organização.
Estudante, vamos perpassar pelos temas e aprofundá-los?
Bons estudos!

4
 Competência 01

1.Competência 01 | Conhecer os assuntos relacionados aos serviços da

Secretaria Escolar

1.1 A Secretaria Escolar e os seus membros

Olá estudante! Na primeira competência vamos aprofundar a discussão sobre esse

espaço de grande importância para a instituição educacional que é a Secretaria Escolar, procurando
descrever o seu papel. Nesse sentido, os profissionais da educação que compõem a secretaria,
desempenham atribuições administrativas nas escolas e são profissionais que praticam atividades
burocráticas, além disso, agem como cidadãos que procuram atender as obrigações enfocando nas
necessidades da escola e do seu público. É indispensável também fazer valer o direito da comunidade
escolar assistida.

Figura 01 - A Unidade Escolar.

Fonte: http://blogdodiegolutz.blogspot.com/2018/04/escola-e-organizacao-social.html
Descrição: A figura apresenta um fundo na cor amarela e imagens de diversas pessoas formando a fachada de uma
escola, no centro da imagem tem uma placa na cor vermelha onde está escrito “escola”.

Uma escola engloba universos de ações que são conduzidos por seus participantes a
depender das especificidades. A Secretaria Escolar reúne e coordena grande parte das ações
burocráticas, administrativas, de apoio pedagógico, estatístico e de recursos humanos, ou seja,

5
 Competência 01

procura acolher às necessidades dos públicos interno e externo. É importante destacar que para que
todas as ações sejam efetivadas de maneira competente e eficaz, existe a necessidade de
organização, planejamento, sistematização e simplificação de processos. Assim como a gestão
qualitativa das atividades e coordenação de dados de estudantes e também uma boa interlocução
com os diferentes âmbitos da escola.

A Secretaria de uma dada instituição escolar precisa ter o conhecimento e lidar

cotidianamente com documentos que são indispensáveis como as Leis,
Estatutos, Portarias, Regimentos, Matrizes Curriculares, entre outros, que
guiarão os serviços oferecidos pela Secretaria Escolar, seja ela: municipal,
estadual ou federal.

Então, estudante os profissionais que atuam na Secretaria Escolar necessitam de

formação direcionada também para uma organização prudente das tarefas, procurando simplificar
procedimentos e metodologias, buscando aproveitar ao máximo a motivação e o talento do grupo de
trabalho, qualificando, os afazeres administrativos que pertencem à Secretaria Escolar. Na instituição
tem um Secretário Escolar que é responsável pela disposição dos serviços e profissionais
administrativos que também agem na equipe permitindo que os trabalhos sejam dirigidos do melhor
modo.
A Secretaria Escolar é o órgão que recebe a comunidade e faz o elo com a escola,
funcionando como uma ponte, sendo assim, adota a importante tarefa de manutenção da
documentação, da escrituração e dos arquivos. O respaldo do Projeto Político e Pedagógico e a sua
efetivação também é intermediado através dos registros, relatórios da organização e histórico da
escola e a Secretaria é o instrumento que viabiliza um suporte efetivo para o andamento qualitativo
da Unidade Escolar.
A organização do espaço de trabalho deve atender às atribuições da Secretaria, desse
modo, é essencial manter um ambiente propício as atribuições destes profissionais e organizado,
cultivando o mobiliário com a disposição funcional (mesa, balcão, armários, gaveteiros com chave),
equipamentos conservados, arquivos limpos e arejados, localizando-se em um lugar agradável, de
fácil acesso e seguro, lembrando que o acesso a determinadas informações por parte de pessoas
estranhas só se dará com a devida autorização.

6
 Competência 01

Identifica-se uma organização apropriada quando os profissionais da Secretaria Escolar

sabem exatamente o que deve ser realizado, quando fazer, como fazer e porque fazer. Mas, isso só é
possível quando a equipe que compõe aquele ambiente de trabalho tem disciplina, qualificação e
cordialidade, desse modo, oferecem pronto atendimento ao público. Estudante, o público é a
prioridade no trabalho deste profissional! Pois, é importante reforçar que a Secretaria é um local de
passagem de estudantes, professores, funcionários e comunidade escolar (interna e externa), dessa
maneira, as informações e notícias precisam ser divulgadas de forma que todos os interessados
possam acessá-las prontamente e com facilidade.
Podemos aqui fazer um destaque que a Secretaria Escolar além de ser elaborar
documentos diversos, zela por toda a documentação e pela memória da instituição (ou seja, leis,
portarias, decretos, circulares, correspondências), dos estudantes e funcionários; precisa também
priorizar e garantir a organização documental da escola.
A Secretaria é o órgão responsável pelos serviços de:

Escrituração, correspondência, documentação institucional, organização dos

processos e da vida escolar dos estudantes, em que tudo deve ser classificado e
arquivado de acordo com o assunto, em pastas que estejam em locais de fácil
acesso, ou seja, com extremo cuidado no ato de retirar e repor um determinado
arquivo no seu devido lugar, todas as vezes que necessitar de consulta.

Além disso, a Secretaria Escolar é responsável pela escrita e emissão de documentos

administrativos. Vamos destacar alguns exemplos!
No que se refere aos estudantes: como a ficha de matrícula, a declaração de matrícula ou
a frequência, a ficha individual, o boletim, a transferência (provisória), as atas, a ficha 18, a ficha 19,
entre outros.
E aos funcionários: o documento de localização, a ficha funcional, o formulário padrão
etc.
E também, da rotina administrativa dos funcionários da Unidade Escolar: o livro de ponto,
o diário de classe impresso ou o online e a comunicação de faltas, por exemplo.
Ainda é importante destacar que é por meio da Secretaria que a escola tem acesso aos
dados estatísticos. Esses dados se referem a aspectos do ensino-aprendizagem, socioeconômicos e
pessoais referentes a cada núcleo familiar. Esses dados podem ser uma fonte formidável para a

7
 Competência 01

efetivação de análises que orientarão as práticas na Unidade Escolar e darão subsídios avaliativos de
grande relevância para a educação.
Pode-se dizer que o trabalho em todos esses aspectos exemplificados, permite-nos
destacar que a Secretaria Escolar é elemento fundamental na administração, pois contribui para o
pleno funcionamento da Unidade Escolar, exercendo a atividade de suporte aos processos
administrativo-pedagógicos, servindo de apoio para uma gestão atuante.

1.2 Documentos relacionados aos estudantes

No que se refere aos estudantes no momento da matrícula, o primeiro registro realizado

na escola que é preenchido pelos funcionários é a Ficha de Matrícula. Nesta ficha são anexados
documentos comprobatórios, entre esses: a cópia do comprovante de residência, a cópia da certidão
de nascimento, a cópia da identidade do responsável e do estudante, a cópia do comprovante de
vacinação, o documento atestando a escolaridade, podendo ser uma declaração provisória ou o
histórico escolar definitivo e, também, duas fotos 3x4.
Essa documentação é necessária para o cadastro de subsídios e informações até mesmo
para a esfera Federal como o Censo Escolar e essa relação pode variar de acordo com cada município
ou estado.
É muito importante enfatizar que essa documentação fica de forma permanente na
Unidade Escolar, mesmo que o estudante esteja ativo ou inativo. Vale destacar também que podem
existir processos que mudam a depender de cada rede, sistema de ensino e ainda de Unidade Escolar.

A matrícula é também o primeiro contato do estudante com a instituição escolar.

É nessa ocasião que a família conhece a escola, o seu Projeto Pedagógico e o
Regimento Escolar, assim como as competências e as responsabilidades que são
recíprocas (escola-família).

Estudante que tal acessar o Material Complementar e conhecer esses documentos!

Lembrando que estes variam de acordo com a instituição (setor público ou privado), sobretudo, nas
escolas da rede privada que instrumentalizam a gestão de maneiras diversas (física ou digital).

8
 Competência 01

A Declaração de Matrícula ou Frequência é feita quando solicitada pelo estudante ou o

responsável, de modo que comprove o vínculo com a escola ou ateste a sua frequência. E esse
documento também varia de acordo com a Unidade Escolar. Este pode ser emitido sempre que
necessário para o estudante que se encontra ativo na instituição.
A Ficha Individual é um documento que apresenta a síntese das informações do
estudante acrescentada as notas do ano de estudo. Tem como objetivo melhorar a visualização da
situação de cada estudante. A ficha pode ter diferentes formatações de acordo com a modalidade ou
a instituição. Esse documento geralmente fica anexado a ficha de matrícula.
O Boletim é o documento que apresenta as notas dos estudantes de forma
individualizada, ele serve para o acompanhamento do desempenho tanto pelo estudante, quanto
pelos responsáveis. Atualmente, a maioria dos Estados oferece um sistema informatizado que
permite esse acompanhamento de forma online.
O documento chamado de Declaração Provisória é elaborado primeiramente para dar
agilidade ao processo de transferência do estudante, sobretudo, durante o ano letivo. Esse
documento apresenta dados dos estudantes, dos responsáveis e a situação de cada educando. É uma
declaração que não apresenta as notas.
A Ata de Resultados Finais é um documento que apresenta um resumo de todos os
resultados das turmas, das disciplinas e dos estudantes. A organização das atas anualmente é
importante para a segurança de estudantes e da instituição escolar. Esse documento deve ser enviado
para o setor responsável que prontamente o validará e ficará com uma cópia. A ata é de utilização
permanente da Unidade Escolar. Geralmente, as fichas 18 e 19 são elaboradas a partir desse
documento.
E o Histórico Escolar do estudante que também é conhecido como ficha 18, referente aos
9 anos do Ensino Fundamental e, ficha 19, referente ao Ensino Médio, onde consta toda a trajetória
do estudante na Unidade Escolar com notas ou conceitos. Esses documentos podem ser emitidos
quantas vezes forem necessárias para o estudante.

Agora que tal dar uma pausa na leitura e refletir um pouco sobre o papel da
Secretaria Escolar e o profissional que atua neste espaço educacional?

9
 Competência 01

Assim como enfatizado a Secretaria Escolar possui muitas responsabilidades e tem papel
fundamental na escola, por isso, o Secretario Escolar é um profissional de grande importância em
uma instituição e para que a gestão escolar tenha um trabalho qualitativo.
Agora vamos conhecer os documentos relacionados aos funcionários da organização
escolar.

1.3 Documentos relacionados aos funcionários

Estudante, vimos que são diferentes documentos que compõem a realidade de uma
Unidade Escolar. E assim como colocado estes variam de acordo com o setor público ou privado. Nas
escolas da rede privada observamos que os documentos se organizam de acordo com a realidade de
cada instituição, a rede tem uma maior flexibilidade e autonomia. Um exemplo, o porte da
organização (uma escola pequena de bairro difere de uma localizada no centro de uma determinada
cidade), pode determinar se a sua gama de documentos será disposta de forma física ou digital.
Alguns destes documentos que estão listados não estão presentes na rede privada.
Tratamos da documentação específica dos estudantes e agora veremos os relacionados
aos funcionários. Como o documento de localização, a ficha funcional e o formulário padrão.
O Documento de Localização presente na rede pública se caracteriza como o primeiro
registro do funcionário ao qual a Secretaria Escolar tem acesso. Ele é emitido quando o profissional
acessa o serviço público ou está sendo transferido.
Já a Ficha Funcional tem como objetivo o cadastro e o acompanhamento sistemático dos
funcionários na sua rotina funcional tendo diversos elementos entre esses: o gozo de férias, as
portarias de localização, de progressão, as licenças etc.
Na rede pública, o Formulário Padrão é utilizado para qualquer requerimento do servidor
efetivo ou temporário. Por professores ou outros cargos na Unidade Escolar.

1.4 Documentos relacionados à rotina administrativa dos funcionários da Secretaria

Escolar

10
 Competência 01

Algumas ações são da rotina administrativa dos funcionários da Secretaria Escolar, entre
elas: acompanhamento do livro de ponto, o diário de classe e as comunicações de faltas.
O Livro de Ponto é o controle de frequência de todos os funcionários ligados à uma dada
instituição escolar, entre eles: os professores contratados (temporários ou efetivos) e os funcionários
administrativos. O livro é um instrumento importante que acompanha a rotina funcional e é utilizado
para consulta caso seja necessário esclarecer dúvidas ou buscar alguma informação. É um documento
que não deve ser rasurado ou sofrer alterações.
Na rede pública é neste livro que cada profissional é cadastrado numa folha
mensalmente, e os professores contratados e efetivos preenchem as aulas dadas, assim como os
funcionários com função administrativa registram a hora relógio com jornadas que mudam de 06 a
08 horas diárias a depender de cada regime de trabalho. Na rede privada cada instituição organiza
esse controle de frequência da maneira mais adequada a realidade da escola, seja de maneira digital
ou física, por exemplo.
O Diário de Classe impresso e/ou eletrônico é um documento de acompanhamento da
rotina escolar do estudante, ele é de responsabilidade do professor e nele constam a frequência do
educando, as notas de atividades e as provas bimestrais, assim como os conteúdos vivenciados e o
planejamento. Esse é um documento que deve ser validado pela equipe gestora da escola dentro do
prazo de inserção bimestral, que é de 05 dias úteis. O Diário impresso também está presente em
instituições públicas e privadas e é equivalente ao Diário eletrônico. Na rede pública o diário é
preenchido no Sistema de Informações da Educação de Pernambuco – SIEPE.

Vamos tratar mais a diante sobre o SIEPE!

A comunicação de falta deve ser feita mensalmente e é realizada em um formulário

específico que é entregue ao Setor de Recursos Humanos para as providências necessárias.

11
 Competência 01

1.5 Levantamento da providência dos estudantes para formar dados estatísticos.

Estudante é de suma relevância desenvolver a sondagem das unidades de ensino de onde

os estudantes são provenientes, buscando, sobretudo, entender a realidade educacional do
educando ingressante na escola.
É importante desenvolver ações futuras, que podem ser uma ação no nível administrativo
(levantamento da ausência de documentos) ou pedagógico (levantamento de dados de
aprendizagem das escolas de origem). A ação pedagógica pode subsidiar a gestão escolar fornecendo
aspectos de fundamental relevância para um planejamento estratégico, auxiliando o trabalho da
coordenação pedagógica e dos professores, por exemplo.
Destacam-se as avaliações externas como o IDEB (Índice de Desenvolvimento da
Educação Básica) e IDEPE (Índice de Desenvolvimento da Educação Básica de Pernambuco) que, todas
as escolas realizam sejam elas municipais ou estaduais. Esses são indicadores de grande relevância
para avaliar o perfil da turma de entrada e possíveis intervenções. Através destes indicadores
podemos saber também se temos mais estudantes da rede municipal ou estadual e também um
panorama por sala. O enfoque deve ser a busca por ferramentas que viabilizem de forma eficiente a
melhoria do que for necessário tendo como o centro o estudante, ou seja, avaliar aspectos que
influenciam no processo de ensino-aprendizagem e até mesmo em questões disciplinares e de
socialização.

Estudante, agora dê uma pausa na leitura e assista a videoaula dessa semana!

1.6 Atribuições da Secretaria Escolar

Estudante você já parou para pensar nas atividades na Secretaria Escolar? Antes de
prosseguir com a leitura tente refletir sobre essas atribuições.

12
 Competência 01

Figura 02: A Secretaria Escolar.

Fonte: https://gestaoescolar.org.br/conteudo/270/secretaria-peca-vital-da-organizacao
Descrição: Imagem de uma Secretaria Escolar com uma Secretaria abrindo um livro atendendo a solicitação de uma
pessoa da comunidade escolar, uma mulher que aguarda no balcão.

São muitas as atribuições deste profissional, pois como vimos ao falarmos em uma
Unidade Escolar, precisamos compreender que existe uma equipe que trabalha visando sempre o
bom andamento da escola, ou seja, a gestão, a coordenação pedagógica, os professores, os
funcionários etc. E neste conjunto que compõe a instituição escolar, existe um setor que é
indispensável para o seu funcionamento, no que se refere à documentação: a Secretaria Escolar.
Esse é o setor que reúne as atividades e determina se essas caminharão da forma mais
tranquila possível, um dos pré-requisitos é a presença de um funcionário responsável pela secretaria
escolar que é o Secretário. Este profissional é quem organiza o trabalho no setor e se responsabiliza
pelo bom funcionamento, um planejamento qualitativo, um controle e uma avaliação das atividades.

Estudante, agora você pode acessar o link e ler na íntegra a matéria intitulada:
“Secretária: peça vital da organização”.
https://gestaoescolar.org.br/conteudo/270/secretaria-peca-vital-da-
organizacao

Para fixar bem este conteúdo, vamos pontuar algumas responsabilidades da Secretaria
Escolar?
Listamos abaixo algumas dessas atribuições:

Atendimento ao público;

13
 Competência 01

Documentação e escrituração escolar;

Registro da regularidade da vida escolar do aluno;
Matrícula;
Emissão do histórico escolar;
Emissão de declarações escolares;
Emissão de certificados e diplomas;
Entrega de resultados das avaliações;
Registro de pessoal;
Autenticidade dos documentos escolares;
Guarda, recebimento, organização e conservação da documentação (arquivos e fichários);
Processamento de informações internas e externas à escola;
Preparo de correspondências;
Manutenção do sigilo dos documentos;
Supervisão e coordenação das atividades relacionadas a matrícula, conclusão e
transferência de curso;
Encaminhamento ao diretor com agilidade dos documentos que deverão ser assinados e
despachados;
Protocolo dos arquivos escolares;
Redação de correspondências, atas, termos, relatórios e processos;
Censo Escolar Anual;
Organização das leis, diretrizes, regulamentos, resoluções, portarias, circulares e outros
documentos;
Informação ao Diretor da Unidade Escolar sobre os dados cadastrais dos alunos que
deverão receber o benefício do transporte escolar.

Nossa! São muitas atribuições, não é? Ou seja, essas demandas são de responsabilidade
para os profissionais que atuam nesse importante espaço.
O Secretário Escolar tem a incumbência de organizar os serviços da Secretaria. Sendo
assim, desempenha o papel de liderança junto aos demais funcionários que atuam neste setor,

14
 Competência 01

organizando as funções e trazendo motivação para toda a equipe. É importante enfatizar a economia
de recursos financeiros e de tempo.
A Secretaria Escolar é um setor que influencia diretamente nas ações escolares e como
essas ocorrem, sendo indispensável que o perfil deste profissional que atua neste local acolha a
algumas condições como:

A organização, a pontualidade, a facilidade em se comunicar, a ética, a boa

redação, o respeito ao próximo e estar disposto sempre a aprender.

Para o exercício da função, o funcionário da Secretaria Escolar deve ser um servidor

público efetivo, caso atue no setor público, com nível técnico ou superior, conforme a Lei nº 12.014,
de 2009.

Conheça a referida lei acessando o link:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2009/lei/l12014.htm

Vale enfatizar que todos os funcionários da Secretaria Escolar têm por comprometimento
e responsabilidade a função que exercem e conhecer os preceitos legais da: Lei de Diretrizes e Bases
da Educação Nacional (LDB nº 9.394/1996); Lei Federal Nº. 8.069/1990; Lei Estadual nº. 12.280/2002;
Instrução Normativa Nº. 04/2008 de 17/06/2008; Instrução Normativa nº 11/2008 de 27/11/2008 e
o Decreto Estadual nº 30.362, de 18/04/07. Documentos legais que deliberam e orientam os
profissionais pelos princípios, diretrizes e normas estabelecidos na Constituição Federal de 1988,
definindo e regulando o sistema brasileiro de educação.
Assim, é de suma relevância conhecer os artigos específicos da Constituição Federal
(CF/1988), Constituição Estadual de Pernambuco, Estatuto da Criança e do Adolescente, Estatuto da
Juventude, além da Lei que regula o FUNDEB.
Dessa forma, também são atribuições da Secretaria Escolar:

15
 Competência 01

Promover o acesso dos estudantes à escola;

Prestar informações em tempo hábil;
Ter conhecimento da legislação educacional e das instruções normativas;
Conferir documentação dos estudantes;
Realizar matrículas;
Preencher formulários;
Monitorar e fazer o registro da frequência dos funcionários;
Cumprir prazos;
Auxiliar o gestor da escola;
Atualizar cadastro dos estudantes e funcionários.

Os profissionais que atuam na Secretaria Escolar precisam identificar a importância do

seu trabalho e o quanto ele deve ter competência profissional para desenvolvê-lo. Ou seja, o
Secretário Escolar precisa ter capacidade de se articular, mobilizar e entrar em ação quando se faz
necessário. A comunicação é indispensável parta a atuação qualitativa deste profissional.
Portanto, a Secretaria Escolar lida e interage com os docentes, executa, controla e avalia
os procedimentos relativos aos documentos citados ao longo da competência, utiliza sistemas de
informação, realiza cadastro de pessoal, materiais e patrimônio. E também apresenta informações
aos usuários, garantindo ainda a fidedignidade desses subsídios.

16
 Competência 02

2.Competência 02 | Organizar e Manter Atualizado o Arquivo Escolar Ativo

e Conservar o Inativo
Nessa competência vamos discutir sobre a organização, manutenção e atualização do
Arquivo Escolar Ativo e a conservação do Inativo. É importante enfatizar que os documentos
comprobatórios da vida escolar dos estudantes, e os documentos dos profissionais da educação
precisam ter todos os registros devidos, devem ser guardados em local organizado e de fácil acesso.
Estamos nos referindo a documentos tanto de estudantes e profissionais que ainda estão
na escola, quanto dos que já estudaram na Unidade Escolar. A instituição possui o Arquivo Escolar
Ativo e o Inativo que há algum tempo atrás era conhecido como Arquivo Morto.

Figura 03 - Funcionária da Secretaria Escolar localizando documentos no arquivo.

Fonte: https://www.agenciabrasilia.df.gov.br/2016/06/08/arquivo-publico-do-df-oferece-aulas-para-ensinar-
servidores-a-preservar-e-organizar-documentos/
Descrição: Na imagem vemos uma funcionária localizando documentos no arquivo. Ela está de pé procurando algum
documento, está sorrindo e de blusa na cor preta.

Estudante, você sabia que existem princípios que precisam ser adotados para a
conservação, assim como a verificação da vida escolar dos educandos e os documentos dos
profissionais da educação?
Esses princípios são:

17
 Competência 02

Controle

Localização
Segurança
rápida

Flexibilidade Sigilo

Figura 04 - Princípios da Secretaria Escolar.

Fonte: Autora.

É importante ter atenção, porque os documentos escolares são requisitos imprescindíveis

para um funcionamento qualitativo das instituições educacionais e são diversos.

Estudante fique atento, porque:

Documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de valor,

merecem preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo
sido depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia
permanente (SCHELLENBERG, 2004).

Segundo a Lei 8.159 de 1991 (Artigo 2º), o Arquivo é um:

18
 Competência 02

“Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter público, e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos”. (LEI 8.159/91).

Saiba mais! Acessando a lei na íntegra.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm#:~:text=2%C2%BA%20%2D
%20Consideram%2Dse%20arquivos%2C,informa%C3%A7%C3%A3o%20ou%20a
%20natureza%20dos

Figura 05 - Arquivo
Fonte: https://guardemais.com.br/como-organizar-um-arquivo-morto/
Descrição: Móveis contendo pastas de arquivo organizadas.

2.1. Classificação dos arquivos

Estudante, para viabilizar o trabalho de Secretaria Escolar é necessário que os arquivos

tenham ordenação e também é preciso ter alguns cuidados importantes com esses documentos,
tendo cautela com a sua guarda e a conservação, uma vez que as instituições escolares produzem
uma ampla e constante documentação.

19
 Competência 02

A classificação e a organização dos arquivos têm por objetivo a preservação da memória

e do patrimônio da Unidade Escolar, onde podemos citar algumas atividades como:

Separar Contar Classificar

Descrever Higienizar Restaurar

Acondicionar Catalogar

Mas, qual é a classificação (ou arranjo) dos arquivos?

A Classificação ou Arranjo é a ordenação estrutural ou funcional dos documentos em
fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente); distribuição dos documentos
numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento
adotado (arquivos correntes).

Você sabia que os documentos têm um ciclo de vida?

O ciclo de vida documental consiste em:

20
 Competência 02

Documentos
Documentos
ativos
Intermediários
(correntes)

Documentos inativos
(permanentes)

Figura 06 – O ciclo de vida documental.

Fonte: Autora.

Onde, os Documentos Ativos (correntes) são referentes à consulta frequente; os

Documentos Intermediários se caracterizam como consulta não frequente, aguardando eliminação
ou recolhimento permanente e os Documentos inativos (permanentes) são os que possuem valor
probatório, histórico e informativo, ou seja, serão preservados em definitivo.
Os documentos que são de utilização frequente; precisam ficar disponíveis em locais
adequados, sendo assim, são conservados no arquivo corrente, organizados em fichários, permitindo
a utilização de pastas agrupando todos os documentos dos estudantes em pastas individuais.
Já o Arquivo intermediário é disposto e catalogado, utilizando como base de indexação o
método alfabético, que se caracteriza da seguinte maneira, a junção de todos os documentos de uma
dada pessoa, compondo um dossiê que deverá ser arquivado em caixas de arquivo, em ordem
alfabética por nome ao término do ano letivo. Dessa maneira, viabiliza a conservação e a recuperação
dos documentos de determinado estudante. E se for necessário o reingresso de um estudante, a
pasta de arquivo permanente necessitará ser agregada ao acervo do arquivo corrente.
Então, estudante, podemos definir Arquivo como:

21
 Competência 02

O conjunto de documentos reunidos, ao longo das atividades diárias e cotidianas

de uma Unidade Escolar.

É importante identificar essas singularidades que caracterizam os arquivos. O arquivo

ativo, ou administrativo, formado por documentos referentes às rotinas administrativas e funcionais
da escola, estes são tidos como de primeira idade e estão intimamente conectados aos objetivos
pelos quais foram gerados.
Uma vez que os documentos não necessitam ser utilizados frequentemente, contudo
ainda podem ser consultados no futuro, estes são conduzidos para um arquivo intermediário que é
considerado de segunda idade, onde será avaliado, para determinar o seu destino, que seria guardar
ou eliminar.
Portanto, os documentos apreciados como de valor histórico e probatório são
encaminhados para o arquivo inativo que também é chamado de permanente ou terceira idade e os
outros são descartados.
Estudante, os três ciclos de vida dos documentos, mencionados anteriormente, precisam
ser utilizados de maneira sistemática, integrada e normalizada, sendo muito importante o cuidado
com os documentos desde o momento de sua produção, gestão e arquivamento.

E o que são os Arquivos Escolares?

Os Arquivos Escolares são um conjunto de documentos recebidos e elaborados

ao longo das atividades diárias tanto dos funcionários, quanto de professores,
estudantes e todos as pessoas que, de alguma maneira, participam das
atividades de funcionamento da instituição escolar.

22
 Competência 02

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elaborou um código de classificação de

documentos de arquivo para a administração pública, a tabela básica de temporalidade que vamos
aprofundar mais a diante e a destinação de documentos de arquivo relativos a atividades-meio da
administração pública. Ou seja, constituem informações essenciais à organização dos arquivos
correntes e intermediários, admitindo o acesso aos documentos por meio da racionalização e do
controle eficiente das informações nele contidas.

Para aprofundar as informações você pode acessar o site através do link:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/publicacoes-2/20-classificacao-
temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo-relativo-as-atividades-
meio-da-administracao-publica.html

Sobre a Classificação enfatizamos o seguinte:

A Classificação precisa ser realizada por servidores habilitados, de acordo com as

seguintes intervenções.
a) Estudo: versa na leitura de cada documento, a fim de constatar sob que assunto
deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se
refere a dois ou mais assuntos.
b) Codificação: incide na atribuição do código adequado ao assunto de que trata o
documento.

Estudante assista também ao vídeo sobre a Classificação de Documentos:

https://youtu.be/xH6a0fPaaZ0?list=PL54JlcI_gdMpH8ICcJMxAoFPyOREZwMyc

Em uma Unidade Escolar são produzidos e armazenados inúmeros tipos de documentos,

estes se diferem em formatos, gêneros, espécies etc. Podemos explicitar o seguinte:

23
 Competência 02

• Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e a

maneira como foi gerado (fichas, formulários, livros, cadernos);
• Espécie: é a configuração do documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações destes (atas, relatórios, cartas, ofícios, diplomas, requerimentos);
• Gênero: assume o documento de acordo com os signos utilizados na comunicação do
seu conteúdo audiovisual (filmes), fonográfico (discos, fitas);
• Tipo de documento: identifica a documento de acordo com as atividades que
geraram o mesmo (Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento Escolar).

Os funcionários da Secretaria Escolar é que tem a responsabilidade da execução e das

operações de arquivos, estes precisam:

• Registrar os documentos;
• Estabelecer o método de classificação adequado para os mesmos;
• Codificar os documentos;
• Ordenar os documentos;
• Arquivar os documentos de acordo com o método adequado;
• Conservar os documentos e manter o arquivo organizado e atualizado;
• Controlar a entrada e a saída dos documentos do arquivo;
• Descartar os documentos;
• Transferir os documentos.

2.2. Métodos de arquivamento

Os arquivos são constituídos de formas e informações diversas, então, cabe ao Secretário

Escolar ter atenção redobrada para as especificidades destes. Os arquivos são organizados com a
finalidade de registrar uma dada atividade administrativa e são a memória escolar de todos que fazem
ou fizeram parte da Unidade Escolar.
Desse modo, é necessário que os arquivos sejam armazenados e organizados visando à
preservação e deixando-os de modo acessível facilitando o manuseio quando necessário.

24
 Competência 02

Estudante, para aprimorar o acesso e a recuperação da informação, as escolas devem

refletir sobre uma política de gestão documental qualitativa. A gestão documental é de grande
importância, precisa dispor de estratégias e mecanismos para acompanhamento do documento
desde a sua origem, os que precisam ser conduzidos para guarda permanente e quais os critérios para
os cuidados destes.
Com isso, o processo de recuperação e armazenamento torna-se competente para a
administração do processo de tomada de decisão. Uma gestão qualitativa deve aperfeiçoar o
processo, já que a produção documental é intensa, contínua e possui tempo de vida útil.
A gestão de documentos envolve 03 fases:

Produção

• Concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de

correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas
de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses
processos.

Utilização e conservação

• criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de

dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de
equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e
manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação
e reprografia nestes processos.

Destinação

• a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento

de programas de avaliação e destinação de documentos,
arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos
documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

(JARDIM, 1987, p. 02).

25
 Competência 02

Os métodos de arquivamento se referem à maneira como os documentos são

armazenados, levando em considerações a futura localização dos mesmos.
Os métodos de arquivamento mais utilizados são:

Método alfabético

• É um método de acesso direto, utilizado para nomes de pessoas,

instituições e empresas.

Método numérico

• É um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos

numéricos aos documentos.

Método cronológico

• É um método que indexa o documento por ano.

Método geográfico

• É utilizado para pesquisas por áreas geográficas.

Método alfanumérico

• Utiliza a combinação de números e letras.

Assunto

• É o método que indexa o documento por assunto.

Os métodos de arquivamento têm vantagens como:

• Racionalização do trabalho;
• Recuperação rápida e precisa da informação;
• Impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos;
• Otimização dos espaços físicos de trabalho;

26
 Competência 02

• Controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final;
• A facilidade de transferência ou eliminação de documentos;
• A preservação dos documentos e o preparo da documentação para a guarda
definitiva ou para transferência, etc.

Assim como foi colocado anteriormente, os documentos podem ser organizados de

diferentes maneiras, uma das formas é a tabela de temporalidade, um instrumento que determina
critérios de seleção de documentos com finalidade de armazenamento disciplinado, tendo em vista
o aproveitamento racional de todas as potencialidades de um acervo.
Um acervo arquivístico apresenta fonte de informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da organização escolar.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) atua sobre o acervo documental evitando
seu crescimento desordenado.
A TTD possui seis passos:

1º Passo: Coleta de Informações:

• Preencher a Ficha de Análise Documental;
• Registrar informações sobre cada documento;
• Referenciar os prazos legais ou de validade;
• Detalhar as informações sobre cada documento;
• Realizar entrevistas e levantamento do acervo documental.

2º Passo: Consolidação das Informações:

• O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc;
• Registrado na Ficha de Análise Temporal;
• Formação da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) - construída para
apreciação e validação.
3º Passo: Aprovação:
• Apresentação do primeiro formato da TTD;
• Reunião para discussão e aprovação por área;

27
 Competência 02

• Reunião para homologação com assinatura pelo Gestor Escolar;

• Guardar uma cópia assinada.

4º Passo: Formatação final:

• Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas
diversas áreas da escola (administrativos, docentes, estudantes).
• Descrição/Definição dos Documentos por instituição, setor, tipo, etc.

5º Passo: Manualização e treinamento:

• Estabelecer procedimentos para utilização (usuário)
• Consulta, descarte, segurança etc.

6º Passo: Atualização da TTD (Equipe Documental):

• Manutenção;
• Formatação.

Consequentemente, os métodos de arquivamento utilizados na Secretaria Escolar são

responsáveis por manter a uniformização instituída e por preservar a memória da instituição escolar,
necessitando ser implantados novos métodos e tecnologias que aperfeiçoem o gerenciamento dos
documentos quando necessário.

2.3 Conservação e restauração de arquivos

Estudante as práticas de conservação e restauro de documentos tem como objetivo,

sobretudo, a preservação das informações, garantindo a qualidade do acesso às informações e a
inteireza física de seus suportes.
Mas, para isso existe a necessidade de adotar algumas práticas, como:

• Manutenção do ambiente limpo;

• Manutenção da temperatura e umidade relativa com índices de 20ºC de temperatura
e 50% de umidade relativa do ar;

28
 Competência 02

• Não consumir alimentos e bebidas na área de trabalho;

• Não fumar;
• É aconselhável o uso de luvas para garantir um manuseio mais adequado dos
documentos, já que a gordura presente em nossas mãos pode danificar os
documentos;
• Não dobrar os documentos, já que o local dobrado ficará danificado ou rasgará
facilmente;
• Evitar o uso de grampeador devido ao enferrujamento do metal, principalmente,
para documentos de guarda permanente;
• Dar preferência ao uso de clipes plásticos;
• Evitar o uso de furadores em documentos de uso corrente, só realizar se for
necessário e o furo deve ser feito perfeitamente, dobrando a folha com cuidado ao
meio.
• Não utilizar fitas adesivas nos documentos, porque a cola existente nela resulta em
manchas de difícil remoção.

Vimos que para o acondicionamento e guarda dos documentos é necessária atenção

redobrada. Então, é preciso ter cuidado na qualidade dos materiais a serem usados, uma vez que
muitos dos papéis/papelões utilizados em caixas de arquivo possuem ácidos danosos aos
documentos, ou seja, expõe ainda mais e coloca o material em risco de deterioração, principalmente,
os arquivos geridos em longo prazo.
Logo, é indicado o uso de caixas confeccionadas com material plástico, recomenda-se não
acondicionar os documentos de forma a exceder a capacidade da caixa ou pasta.
Estudante, fique atento aos tipos de conservação de documentos.

29
 Competência 02

TIPOS DE CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Conservação Preventiva – atua na deterioração do acervo com o objetivo de

prevenir danos. Inclui monitoramento das condições ambientais, higienização,
procedimentos de manutenção e planejamento de desastres.

Conservação Corretiva – serve para remediar a deterioração física ou química. É

o processo de utilização da mão de obra especializada por profissionais
altamente qualificados, em consequência os custos são altos e a aplicação se
limita a partes selecionadas do acervo.

O correto acondicionamento deve considerar fatores como: o tempo de guarda, o espaço

disponibilizado, o tamanho e o tipo de documento. As pastas utilizadas devem ter fixadores de hastas
de plástico, recomendando que não se devam usar elásticos, porque eles facilmente danificam e
cortam os documentos, devendo ser substituídos por outro material durável e que não prejudique o
estado físico dos mesmos.
Visando uma melhor organização, os documentos devem ser ordenados um a um, e
acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas
duras.
Estudante segue abaixo a ilustração de alguns tipos de pastas:

Figura 07 – Pasta suspensa

Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma pasta suspensa de papel na cor marrom com hastes plásticas na cor preta.

30
 Competência 02

A Pasta suspensa é utilizada para guardar documentos em arquivos e armários. Essa pode
ser usada para colocar documentos em arquivos suspensos sobre a mesa. É uma pasta que pode ser
facilmente identificada, porque possui uma haste plástica nas laterais e um furo quase na parte da
dobra.

Figura 08 – Pasta sanfonada.

Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma pasta sanfonada de plástico, na cor azul com divisórias transparentes.

As Pastas sanfonadas são indicadas para guardar documentos avulsos, sejam eles em
tamanho A4, Ofício ou ainda menores. É uma pasta que suporta uma grande quantidade de itens.

Figura 09 – Pasta catálogo ofício.

Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma pasta catálogo ofício fechada e uma aberta, a pasta é na cor preta com etiqueta na capa e

31
 Competência 02

folhas plásticas transparentes afixadas na parte interna.

As Pastas do tipo catálogo ofício são as mais indicadas para guardar documentos que não
possam sofrer rasuras. Porém, o uso não é tão comum nas escolas. Ela funciona como uma espécie
de conjunto de folhas onde os documentos são colocados frente e verso em cada página plástica. A
resistência desse tipo de pasta é uma de suas características mais marcantes. Além da praticidade, já
que é possível adicionar folhas quando for necessário.

Figura 10 – Pasta com aba elástica.

Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma Pasta com aba elástica na cor amarela.

A Pasta com aba elástica é um dos modelos mais tradicionais de pastas que existem. As
pastas com aba elástica são usadas tanto para o armazenamento quanto para a condução de
diferentes documentos, elas têm um tamanho adequado para transportar tanto em bolsas quanto
em mochilas. Essas pastas podem receber folhas nos tamanhos A4 e Ofício ou até documentos de
dimensões menores. Existem modelos com acabamento de plástico, mais resistentes, e também de
papelão.

32
 Competência 02

Figura 11 – Pasta L.
Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma pasta plástica na cor marrom no formato em L, já que uma das laterais e a parte superior
são abertas.

A Pasta L se assemelha a um envelope e são mais indicadas para o transporte de

documentos, especialmente quando há uma pequena quantidade de folhas. É um modelo simples,
de material plástico e é útil para ser deixada sobre a mesa ou para o envio de documentos via
Correios, por exemplo.

Figura 12 – Pasta grampo.

Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma pasta plástica na cor rosa para arquivar, tem um fixador também de material plástico para
arquivar os documentos.

A Pasta grampo são idênticas às pastas L em termos de funcionalidade e objetivo, mas

possuem uma estrutura diferente. Na pasta grampo se realiza o acondicionamento de documentos e

33
 Competência 02

estes ficam fixos com uma espécie de grampeador nas laterais. Essa pasta funciona como uma espécie
de sobrecapa aos conjuntos de folhas, elas servem para proteger os documentos.

Figura 13 – Pasta AZ.

Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma pasta AZ na cor preta ela tem etiqueta para sinalização na lateral e é de material papelão
resistente.

As Pastas AZ são muito utilizadas para a organização de documentos, elas são uma das
opções mais interessantes. Essas pastas ficam "em pé" em uma prateleira e que funcionam como
uma espécie de "caixa" para guardar documentos. As pastas podem ser identificadas com o conteúdo
nas laterais facilitando a localização das informações.

Figura 13 – Arquivo morto.

Fonte: https://blog.contabilista.com.br/tipos-de-pasta.html
Descrição: Imagem de uma pasta conhecida como Pasta Arquivo ou Arquivo Morto, ela é em papelão na cor marrom e
possui espaços sinalizados a serem preenchidos para identificação.

34
 Competência 02

O Arquivo morto é muito utilizado em instituições escolares e pode ser em material

plástico ou papelão. O material plástico é mais indicado para a conservação dos documentos. São
pastas similares às Pastas AZ, e se destinam à guarda de documentos de pouco manuseio como
discutiremos mais a diante. As pastas de arquivo morto são de múltiplas cores e nas laterais pode ser
identificada por uma etiqueta. Essas pastas são práticas, resistentes, arquivam uma grande
quantidade de conteúdos e ocupam pouco espaço.
Estudante agora que conhecemos alguns dos materiais mais utilizados na organização e
consequente arquivamento dos documentos vamos tratar de informações importantes sobre a
manutenção e conservação destes materiais.
Têm requisitos técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento,
no que se refere à sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insetos. Esses devem ser
seguidos.

Então, que tal aprofundar os estudos?

Faça a leitura da publicação da Revista Gestão Escolar intitulada: “É hora de

colocar ordem nos documentos da escola” e observe o quanto à organização dos
documentos é indispensável dentro de uma instituição.
https://gestaoescolar.org.br/conteudo/1982/e-hora-de-colocar-ordem-nos-
documentos-na-escola

O trabalho na Secretaria Escolar não é nada simples, são inúmeras responsabilidades,

papéis, atendimento ao público, reuniões, vimos que, os profissionais que atuam nessa área devem
ter um perfil específico, que visa também aperfeiçoar a organização de toda a documentação,
mantendo tudo na mais perfeita ordem, criando o hábito de conservar o setor sempre organizado.
Estudante, já estamos caminhando para o final desta competência. Mas antes vamos
identificar alguns fatores de degradação dos documentos. Perceba que têm duas classificações para
esses fatores de degradação.
Os Fatores intrínsecos que são fatores internos, relacionados com a composição dos
materiais como: colagem, tipo do papel, partículas metálicas e outros. E os Fatores extrínsecos que

35
 Competência 02

tem relação com fatores externos aos materiais, ou seja, agentes físicos como: temperatura; umidade
relativa; iluminação; poluição atmosférica; agentes biodeterioradores e ação do homem.
São muitas informações, não é? Elas são de suma relevância, porque o funcionário precisa
ficar alerta a esses fatores. É importante destacar o que acontece de forma mais recorrente no
manuseio dos documentos.
Essa lista abaixo apresenta algumas dicas:

Não manusear documentos com as mãos sujas;

Não manter plantas aquáticas, guarda-chuvas e capas molhadas junto ao acervo;
Não fumar e realizar refeições em prédios que guardam documentos;
Não usar fitas adesivas, colas plásticas, grampos e clipes metálicos nos documentos;
Não dobrar o papel (orelhas), pois ocasiona o rompimento das fibras;
Nunca umedecer os dedos com líquidos para virar as páginas do livro;
Evitar enrolar gravuras e documentos, este material deve ser guardado em pastas;
Não utilizar espanador e produtos químicos para a limpeza do acervo e área física do arquivo;
Para evitar a distribuição de poeira sobre os volumes, o piso deverá ser limpo com pano úmido.

Portanto, a conservação adequada dos documentos busca a preservação por mais tempo,
com o intuito também de disponibiliza-los para consultas sem grandes apreensões. As instruções
buscam principalmente a redução de desperdícios, minimizar os custos de armazenamento e outros,
aprimorando a imagem da Unidade Escolar junto à comunidade e estimulando a participação de
todos na procura de avanços, tanto das condições de trabalho quanto do ambiente físico da referida
escola.

36
 Competência 03

3.Competência 03 | Assegurar a Conservação e a Verificação da Vida

Escolar do Aluno e dos Profissionais da Educação

Olá estudante! Iremos iniciar a terceira competência da disciplina de Técnicas e

Estratégias de Organização. Estamos conhecendo aspectos fundamentais que compõem o trabalho
do Secretário Escolar. Nessa competência, vamos abordar a importância de zelar e cuidar da história
de vida de cada documento tanto de estudantes quanto de funcionários.
É de suma relevância, entender como organizar e escolher o melhor método ou sistema
de organização que atenda as especificidades de cada instituição escolar. Além disso, é imprescindível
compreender o que são os arquivos e os documentos.

3.1 Arquivos e documentos

Você sabe o que é um Arquivo? Essa palavra faz parte do seu dia a dia? Vamos conhecer
a descrição da Associação de Arquivistas Brasileiros – AAB sobre o que é um Arquivo:

Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da

natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Estudante, você sabia que Arquivo também pode ser o móvel ou o armário onde são
guardados os documentos?
Segundo o dicionário o significado de Arquivo é o seguinte:

“(...) Conjunto de documentos sobre determinado assunto que, guardados numa

instituição pública ou privada, é resultado de uma atividade ou trabalho.
[Informática] Reunião dos dados de um computador que, com registro individual
e organizados sob um formato específico, contém textos, tabelas, imagens, sons
etc. Local usado para guardar documentos; depósito, cartório. Móvel de
escritório usado para guardar documentos. [Figurado] Pessoa que consegue se
lembrar de tudo; quem tem boa memória. Etimologia (origem da palavra
arquivo). Ficha + eiro.”
(Fonte: https://www.dicio.com.br/arquivo/ ).

37
 Competência 03

Um Arquivo de uma Unidade Escolar é composto por: Relatórios de atividades; Atas de

reuniões de pais; Atas de reuniões do Conselho Escolar; Registros dos Conselhos de Classe; Boletins
de Notas etc.

Figura 14 - Arquivo móvel

Fonte: http://www.campflex.com.br/moveis-escritorio/arquivos-deslizantes/arquivo-movel-deslizante/arquivos-
moveis-deslizantes-santa-teresinha-de-piracicaba
Descrição: A imagem apresenta a foto de quatro arquivos móveis com pastas arquivo coloridas, categorizadas e
organizadas por etiquetas e cores.

Um Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo

responsável pela custódia e pelo tratamento dos documentos.

Quais são os tipos de Arquivo?

Então, percebemos que existem diferentes tipos de arquivos, o que varia são os objetivos
e as competências dos estabelecimentos que os elaboram.
Os arquivos podem ser classificados como:
• Arquivos Públicos (federal, estadual, municipal);
• Arquivos Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações);
• Arquivos Comerciais (empresas, corporações, companhias);
• Arquivos Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc.).

38
 Competência 03

Estudante, também existem os arquivos que organizam e guardam documentos, é nele

que as informações são registradas em diferentes suportes que variam (papel, discos, filmes etc.).
Esses podem compor os arquivos que conservam documentos gerados por atividades
especializadas, como os Arquivos Hospitalares, os Arquivos Literários, entre outros.

O que é Documento?

O Documento é uma unidade constituída por dados, elementos referenciais ou

informações e o seu suporte, ou seja, o seu material ou base é elaborado para que seja realizada uma
atividade.
O Documento pode ser:

• Simples (como Ofício, Relatório) ou

• Composto (Processo).

Estudante, ainda vamos aprofundar essa discussão. O Secretário Escolar deve identificar
que lida não apenas com simples papéis, a partir do momento que esse profissional percebe que
trabalha diretamente com a trajetória de vida de estudantes e de funcionários, passa a sentir um
maior pertencimento e responsabilização no trato com os documentos. O funcionário passa a agir
com cautela, fidedignidade e cumprindo prazos estabelecidos. Neste contexto, a Gestão da
informação é um instrumento essencial para atingir metas, resultados e uma organização qualitativa
em uma organização escolar.

3.2 Gestão da informação

A Gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas buscando à racionalização e

eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

39
 Competência 03

“Uma política de Gestão da Informação pode ser definida como todos os

processos utilizados pela empresa para manter seus dados bem organizados. Isso
inclui rotinas de processamento, armazenamento, classificação, identificação e
compartilhamento de registros, sejam eles digitais ou físicos”.

(Fonte: https://blog.teclogica.com.br/gestao-da-informacao-como-colocar-em-
pratica/#:~:text=Uma%20pol%C3%ADtica%20de%20gest%C3%A3o%20da,sejam
%20eles%20digitais%20ou%20f%C3%ADsicos ).

Estudante, a Gestão da informação decorre da Gestão de documentos, já que são os

registros da maioria das informações geradas na esfera institucional.
Dessa maneira, é imprescindível implementar uma Política de Gestão que agrega os
recursos indispensáveis para todo o ciclo da informação:

GERAÇÃO COLETA ORGANIZAÇÃO DISSEMINAÇÃO USO

Ou seja, torna o procedimento de recuperação de documentos mais rápido tendo em

vista subsidiar a administração com maior eficiência.

Gestão Pública
Eficiente

Gestão de Preservação da
Rápido Acesso
Documentos Informação

Transparência
Pública

Figura 15 - Organograma da Gestão de Documentos

Fonte: Autora.

40
 Competência 03

Neste sentido, os documentos são considerados o enfoque principal das ações, já que as
decisões tomadas em relação à sistematização, organização e execução fazem toda a diferença, assim
como viabilizam o acesso, a guarda e a conservação dos mesmos.
Estudante, para que esse processo ocorra de forma qualitativa, torna-se necessário a
criação de mecanismos que acolham as necessidades de cada Unidade Escolar por meio da análise da
situação para o planejamento de procedimentos mais eficazes.
Uma estratégia utilizada é a informatização do arquivo, além de apresentar segurança à
instituição, viabiliza o processo e na maioria das vezes, garante maior praticidade.

Figura 16 - Informatização do Arquivo.

Fonte: https://ceribellicontabilidade.com.br/arquivo-digital/
Descrição: A imagem apresenta a figura de um notebook com uma gaveta do arquivo móvel saindo da tela, na gaveta se
encontram pastas organizadoras de diferentes cores.

A Gestão de documentos é a definição dada ao conjunto de processos implementados

por uma dada instituição e tem como objetivo, sobretudo, assegurar a produção, o arquivamento e
o uso apropriado de seus registros mais significativos. Desse modo, a proposta é viabilizar o uso
desses papéis no cotidiano, facilitando a busca por dados tornando-a mais organizada e segura.
Sendo assim, a gestão documental é conduzida a depender da realidade de cada
instituição. As que geram uma grande quantidade de arquivos, por exemplo, podem necessitar de
uma automatização e consequentemente a guarda de seus dados. Já as menores conseguem ser
atendidas de forma qualitativa com um gerenciamento manual mais simples.

41
 Competência 03

A Gestão de documentos apresenta princípios e é fundamental na organização qualitativa

do trabalho na Secretaria Escolar. Para efetivar o funcionamento da Gestão de Documentos é
necessário atentar as etapas abaixo:

Produção

• que se caracteriza como a criação e a gestão de formulários

buscando promover e sistematizar os procedimentos, inclusive
com apoio de mecanismos tecnológicos para aprimorar os
processos;

Utilização e conservação

• etapa relacionada à concepção e ao desenvolvimento de

sistemas de arquivos e de acesso aos dados disponíveis na
Unidade Escolar;

Destinação

• se define como a identificação e o detalhamento da origem e do

destino do documento, assim como a percepção da necessidade
de arquivá-lo de maneira permanente.

Quando os procedimentos de gestão documental ocorrem na instituição, apresentam

resultados significativos para monitorar a vida escolar dos estudantes e garantir a transparência no
acesso dos documentos públicos.
A Gestão de Documentos também estimula a organização e o consequente aumento na
procura por uma uniformização de processos e de procedimentos, uma redução do espaço do
arquivo, a possibilidade de digitalização dos documentos e o aumento da proteção da informação.
Vamos conhecer um pouco sobre o seu histórico e informações relevantes.

42
 Competência 03

Contextualizando a Gestão de Documentos

Sobre o histórico desta gestão, identifica-se que a necessidade de gerir os documentos

surgiu a partir de países como os Estados Unidos e o Canadá por causa de problemas detectados nas
administrações públicas, referentes ao uso e guarda da documentação. Os documentos históricos
foram à preocupação inicial e com o decorrer do tempo as concepções mudaram e as condições
passaram a ser observadas. Desse modo, nasceu à chamada “administração científica” que tem
enfoque na racionalização e sistematização dos procedimentos de arquivamento de documentos.
Por isso, a aplicação de princípios científicos padronizou os procedimentos buscando a
eficiência. Nesse sentido, a gestão de documentos tem como intuito colaborar com as funções
arquivistas em diferentes aspectos, garantindo a eficácia da gestão pública, aperfeiçoando a
organização dos documentos, prevenindo a eliminação de documentos de valor permanente e
determinando critérios para cancelamento de documentos.
Portanto, ficou explicito a necessidade de políticas voltadas para a guarda das
informações, considerando-a como recurso primordial para o Estado e a sociedade civil, garantindo
o presente e o passado da informação a favor da sociedade, certificando a transparência do Estado e
o livre trânsito de informação entre Estado e sociedade civil.
Identifica-se que a guarda de informações é importante e um forte aliado é a
informatização dos arquivos. Inclusive do arquivo escolar. Uma instituição pode organizar, por
exemplo, as caixas dos arquivos permanentes fazendo o uso de letras das iniciais dos nomes dos
estudantes e numerar as caixas de acordo com as quantidades de caixas necessárias para a letra
definida.
Vamos pensar em um exemplo fictício de uma escola. Os arquivos irão ser organizados e
a letra “A” tem 15 caixas, desse modo, ficariam agrupadas da seguinte maneira: CX-A 01, CX-A 02 e
assim sucessivamente até a CX A- 15. Já a letra Z possui apenas 02 caixas, portanto, seria: CX-Z 01 e
CX-Z 02. Na CX-A 01 estão os documentos dos estudantes que tem as iniciais com a letra “A”, não é
critério estarem em ordem alfabética, mas viabiliza a organização. Os documentos que estão na CX-
A 01 no exemplo foram numerados de 01 até 70.

43
 Competência 03

Então, estaria identificado assim: CX-A 01 D01, CX-A 01 D02, CX-A 01 D03,
consecutivamente até o CX-A D70. Finalmente, realizaram a informatização dos arquivos e logo os
documentos nesta escola foram cadastrados no computador empregando as informações das caixas.
No ato da pesquisa digita-se o nome do solicitante e aparece a caixa e a numeração do documento.
Um exemplo: ao digitar Alberto Lira aparece: CX-A 01 D01. Dessa maneira, os funcionários da
Secretaria Escolar ganham um tempo fundamental na busca por documentos, especialmente, com
letras com número de caixas como a letra “A” ou letra “M” que existem em grande quantidade. Uma
pesquisa manual, a mais tradicional e com outras formas de arquivar físicas pode levar até horas.

Figura 17 – Caixas de Arquivo

Fonte: https://www.qualitech.info/arquivo-morto-plastico-oficio-diversas-cores-polibras-3528.html
Descrição: caixas coloridas de plástico para armazenamento do arquivo.

O Secretário Escolar agrega diferentes e amplas funções. Este profissional vivencia uma
relação permanente e direta no desenvolvimento de ações referentes ao processo educacional da
Unidade Escolar, exigindo a interação com todos os que estão envolvidos, necessitando ter
conhecimentos que possibilitem o bom desempenho do seu papel e cumprimento das suas
responsabilidades, uma vez que a Secretaria Escolar é o local (setor) que tem como papel
fundamental a efetivação de atividades de apoio ao processo administrativo e também pedagógico.

3.3. Atividades e documentos que organizam a rotina escolar

Estudante, vamos listar algumas das atividades e documentos que organizam a rotina e a
dinâmica da instituição escolar!
O Calendário Escolar é um cronograma composto da programação curricular a ser
desenvolvida ao longo do ano letivo é ele que orienta os professores, o setor administrativo e os
estudantes sobre a execução das atividades escolares do ano civil.

44
 Competência 03

No Calendário Escolar encontramos:

• O Período de Matrícula: Início e término de cada bimestre, trimestre, semestre;
• O Período de Planejamento;
• O Recesso escolar;
• As Reuniões Administrativas e Pedagógicas;
• As Reuniões de pais e mestres;
• A entrega do resultado da avaliação do rendimento escolar à secretaria e aos alunos;
• O período de Recuperação;
• O período de férias docentes e discentes e
• As Atividades extracurriculares, etc.

Figura 18 – Calendário Escolar

Fonte: http://www.educacao.pe.gov.br/portal/?pag=1&men=68
Descrição: Calendário Escolar do ano letivo de 2020/2021 emitido pela Secretaria de Educação do Estado de
Pernambuco.

45
 Competência 03

O Regimento Escolar é um documento que caracteriza a Unidade Escolar, com suas

particularidades, é a lei suprema da escola, apresentando um resumo das decisões e das reflexões
que representam sistematicamente os valores adotados pelo coletivo dos diferentes segmentos da
instituição.
A Matriz Curricular é a reunião das propostas pedagógicas que consistem em elementos
a serem operacionalizadas para cada tipo de oferta.

Você sabia!
Uma mesma instituição escolar poderá possuir mais de uma Matriz Curricular?
Sim, isso é possível, pois a unidade pode ter: cursos técnicos, ensino médio e/ou
ensino fundamental, por exemplo, norteada pelas Diretrizes Curriculares
Nacionais para Educação Básica e as normas do Sistema Estadual de Ensino,
estes constituem um conjunto de princípios, critérios e métodos que necessitam
ser observados na organização, planejamento, execução e avaliação dos cursos,
do Projeto Político Pedagógico e Regimento Escolar.

Conheça agora os documentos para a Escrituração Escolar:

Ficha de Matrícula;
Ficha Individual;
Histórico Escolar;
Boletim Escolar;
Relatório Descritivo de Avaliação;
Diário de Classe;
Ata de Resultados Finais;
Atestados, Declarações e outros.

Notando que a escola deve dispor e realizar os registros nos seguintes documentos:

Certificados e Diplomas;
Livros de: Ata de Resultados Finais, classificação e reclassificação;

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 Competência 03

Matrícula;
Registro e Controle de Expedição de Certificados e Diplomas;
Ocorrências;
Eliminação de Documentos;
Ata de Reuniões Administrativas e Pedagógicas;
Controle de Frequência dos Profissionais da Educação;
Protocolo de Documentos Expedidos e Recebidos.

A Ficha de Matrícula é um documento que registra os dados pessoais e escolares do

estudante, é composta por assinaturas do funcionário que realizou a matrícula e também do
Secretário Escolar.
Já a Ficha Individual é um registro dos dados de identificação do estudante, essa ficha
não pode conter rasuras e deve ser transcrita de caneta azul ou preta (caso esse processo ainda não
seja informatizado). É importante lembrar que logo após todo o preenchimento dos campos, os
espaços em branco devem ser excluídos com traços e a ficha deverá ser datada e assinada pelo
Secretário e pelo Gestor, sendo arquivada na pasta individual do estudante.
Sobre a Transferência, se existir transferência do estudante durante o ano letivo, a Ficha
Individual necessitará ser anexada ao Histórico Escolar, e deve constar a carga horária e dias letivos
cursados pelo estudante até a data da expedição do documento.
O Histórico Escolar é o documento individual e oficial do aluno, para efeito de
transferência ou conclusão do curso, onde é registrada toda a sua vida escolar. No Histórico Escolar
tem registros como: Classificação, Reclassificação, Progressão Parcial, Aproveitamento de Estudos,
etc.
Os Certificados e Diplomas são caracterizados como documentos de grande relevância
para os estudantes, pois tem um peso na vida escolar destes. Os Certificados de conclusão de curso,
comprovam, sendo emitido para estudante que conclui o Ensino Médio. Já o Diploma só é emitido
para estudante que conclui cursos de Educação Profissional Técnica de Nível Médio e aos que
concluíram o Magistério.

47
 Competência 03

Os Certificados e Diplomas são documentos-padrão emitidos pela Secretaria de Educação

e encaminhados para as Escolas Estaduais por meio de solicitação formal à Superintendência de
Gestão Escolar.

Os Certificados ou Diplomas necessitarão ser preenchidos de acordo com as

informações da Carteira de Identidade (RG), Certidão de Nascimento ou Certidão
de Casamento e posteriormente deverão ser datado e assinado pelo Secretário,
o Gestor da Escola e do estudante.

É importante considerar que o Registro e a expedição de Certificados e Diplomas se

constituem a partir da averiguação da condição legal dos cursos, segundo os prazos de vigência dos
atos, usando um código de 06 (seis) dígitos, nessa sequência os dois primeiros indicam o ano de
conclusão do curso e os quatro consequentes correspondem a numeração sequencial anual dos
diplomas ou certificados, necessitando iniciar a partir do nº. 0001, por exemplo, 210001, onde o nº.
21 é correspondente ao ano de conclusão do curso (2021) e o restante (0001) corresponde à
numeração sequencial e precisa ser registrado em livro competente pela Unidade Escolar e emitidos
no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, contando da data de finalização do ano letivo, adequado ao
término do curso.
O Boletim Escolar se caracteriza por apresentar o acompanhamento sistemático do
aproveitamento e frequência escolar do estudante, esse documento precisa conter as assinaturas do
Gestor e do Secretário Escolar.

48
 Competência 03

Figura 19 - Boletim Escolar

Fonte: https://viacarreira.com/boletim-escolar-online/
Descrição: Modelo de um boletim escolar.

Já o Diário de Classe pode ser físico ou online, este é um documento muito importante,
sobretudo, para a escrituração escolar, que é composto de: conteúdos ministrados, as cargas
horárias, os registros de frequência, os dias letivos e o resultado de aproveitamento dos estudantes,
sendo preenchidos exclusivamente pelo professor. É de suma importância reforçar que a cada início
de ano letivo a Secretaria Escolar necessitará entregar aos professores os Diários de Classe, neste, os
estudantes matriculados têm os seus nomes registrados em ordem alfabética.
Enfatiza-se que os Diários de Classe quando em formato físico, devem ser registrados em
local adequado, certificando a garantia da sua conservação e segurança, sendo disponibilizados em
um local da Secretaria Escolar, para os registros pertinentes à escrituração escolar.
Os Livros de Registros garantem a autenticidade da vida escolar dos estudantes e de
todas as ações praticadas pela instituição escolar como: Livro de Matrícula, Livro Atas de Resultados
Finais, Livro Ata de Processos Especiais, Livro de Registro e Controle de Expedição de Certificados e
Diplomas, Livro de Ocorrências, Livro de Incineração de Documentos, Livro de Termos de Visita, Livro
Ata de Reuniões, Livro de Controle de Frequência de Pessoal, Livro de Protocolo de Documentos
Expedidos e Recebidos, Livro de Expedição de Transferência etc.
Os Livros de Registros podem ser escriturados nas formas manuais ou informatizados,
estes podem ser impressos e encadernados, são constituídos de:

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 Competência 03

Capa, termo de abertura, numeração sequencial de folhas, rubrica no campo

superior direito de todas as páginas, título, matrícula, ano, número de ordem,
nome completo do aluno, série, local, data de nascimento do aluno, filiação e
espaço para observações.

Os Livros de Registros precisam ser conservados com total cuidado e atenção, assim como
devem ser atualizados e escriturados, neste documento, o termo de abertura e encerramento
necessitará ser datado e assinado pelo Gestor da Escola, sem rasuras.
O Livro Ata de Processos Especiais é proposto para o registro dos procedimentos
efetuados pela instituição escolar, referentes à Classificação, Reclassificação, Progressão Parcial etc.
Já o Livro expedição de Registro de Certificados e Diplomas é onde localizamos o registro
de Certificado ou Diploma de curso finalizado (no Ensino Médio ou na Educação Profissional Técnica).
Deste modo, é onde se encontra esse registro separado por cursos, com termos de abertura e de
encerramento assinados pelo Secretário Escolar e pelo Gestor.

Estudante, é importante enfatizar que os responsáveis pelo registro e expedição

dos certificados e diplomas podem responder administrativamente, civil e
penalmente pelos seus atos e omissões praticados.

O Livro de Ocorrência é destinado ao registro dos fatos ocorridos na Unidade Escolar.

Neste livro são registrados múltiplos aspectos como: roubos, ocorrências relativas ao corpo
administrativo, estudantes e professores etc. Ou seja, é um livro que respalda as tomadas de decisão,
já que evidencia a ação dos responsáveis pela escola, resguardando-os de futuras complicações, por
exemplo.
O Livro de Incineração de Documentos refere-se ao registro detalhado de todos os
documentos a serem extintos pela instituição escolar. Atenção os documentos não podem ser
eliminados sem observar as normas relacionadas ao Poder Público, uma vez que versam sobre a vida
funcional dos servidores e da vida escolar dos estudantes.
O Livro de Termos de Visita se destina ao apontamento dos assuntos respectivos às
visitas, é escriturado e assinado pelo visitante, escrevendo as recomendações, prazos para

50
 Competência 03

atendimento e as orientações, necessitando de constante consulta pelo Secretário Escolar, onde o

mesmo precisará informar ao Gestor quais serão as providências aceitáveis e necessárias.
E o Livro Ata de Reuniões que é um documento onde são registradas as atas das reuniões
institucionais (Reunião Pedagógica, Administrativa, Conselho de Classe, etc.) deve ter a identificação
na capa e um termo de abertura.

É importante reforçar que a produção da ata é de responsabilidade total do

Secretário Escolar, pois a escrituração deve assegurar a veracidade do discurso
de todos os participantes e deixar explícito quais os encaminhamentos e as
considerações finais relativas aos assuntos debatidos e logo após a leitura e a
consequente aprovação, deverá ser datada e assinada pelo Secretário e os
participantes presentes, necessitando fazer uma leitura ao final das discussões
para a sua aprovação e reunião das assinaturas.

São muitas informações, mas não se preocupe, pois aos poucos vamos aprender e
vivenciar esses documentos nas instituições, assim cada um conhecerá a dinâmica da Secretaria
Escolar. Vamos lá!
Continuando temos o Livro de Controle de Frequência dos Profissionais da Educação que
é o instrumento de registro da frequência do profissional na instituição escolar, registrando a
assiduidade de todos os funcionários lotados na Unidade Escolar, necessitando do registro no sistema
de livro de ponto e no relatório mensal.
O Livro de Protocolo de Documentos Expedidos e Recebidos contém o registro dos
documentos expedidos e recebidos pela escola. Nesse documento deve ser especificado:
• Destinatário;
• Remetente;
• Data;
• Assunto do documento e
• Assinatura do recebedor (letra legível).

O Livro de Expedição de Transferências é destinado ao registro e controle de expedição

de transferências, neste constam:
• Nome do estudante;

51
 Competência 03

• Série ou período cursado;

• Data da expedição;
• Assinatura do funcionário da secretaria.

Assim como colocado ao longo da disciplina os documentos variam de acordo com a rede
(pública ou privada) e as escolas. As instituições têm autonomia para adequar a gestão e organização
dos documentos de acordo com as suas especificidades e necessidades.
Estudante, chegamos ao final desta competência e esperamos que você tenha
engrandecido ainda mais as suas aprendizagens! Identificamos a importância da conservação e da
documentação da vida escolar dos estudantes e profissionais que fazem a escola. Observamos a
necessidade de assegurar a fidedignidade dos documentos, assim como o controle, o
armazenamento seguro e o arquivamento viável a cada realidade e objetivos institucionais.

52
 Competência 04

4.Competência 04 | Conhecer os Procedimentos Operacionais de

Aproveitamento de Estudos, Inserindo-os no Sistema Acadêmico
Estudante, caminhamos nestas competências e chegamos à última temática da disciplina
de Técnicas e Estratégias de Organização. Como foi proveitoso estar com você e traçar essa trilha de
ensino-aprendizagens! Nesta quarta competência iremos conhecer os procedimentos operacionais
de aproveitamento de estudos, inserindo-os no sistema acadêmico.

4.1. A Secretaria Escolar, o Secretário Escolar e os procedimentos operacionais

Assim como foi tratado anteriormente, a Secretaria Escolar realiza múltiplas funções,
resultando na variedade e até na complexidade das atividades e por vezes ocorre uma sobrecarga de
trabalho e responsabilidades dos funcionários que nela atuam. Desse modo, exigindo a busca de
conhecimentos e habilidades em diferentes áreas, uma vez que estes profissionais executam tarefas
relevantes e, muitas vezes, decisivas nas unidades escolares, sendo o suporte fundamental para o
bom andamento da instituição.
A Secretaria Escolar é o setor da escola responsável por um leque diverso de atividades
como tratamos no decorrer das competências. O profissional da Secretaria é responsável pela
concretização de todas as funções destinadas é de suma relevância ter destreza e manter os registros,
os arquivos de documentação dos estudantes e dos funcionários, além de comunicados e expedições
organizados e atualizados para apoiar o desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a
toda a documentação expedida. O trabalho tem o aval do Secretário Escolar responsável e da gestão
da instituição, desse modo, o diálogo constante é muito importante para um trabalho qualitativo.
Vimos que é a Secretaria Escolar regula a admissão e a saída dos estudantes e compõe os
arquivos, os livros e os prontuários indispensáveis para o funcionamento adequado da escola. Vimos
também que é na Secretaria que se institui e mantém os arquivos de todos que já passaram pela
escola, os egressos, bem como mantém os registros que se referem a todos os estudantes e
professores ativos na instituição.
Vamos relembrar alguns destes documentos que compõem o cotidiano da escola?
Os livros arquivados pela Secretaria são:

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 Competência 04

Registros de matrícula, listagem de estudantes, atas de reuniões e resultados,

livro de transferências, livro de protocolos, livro de ponto dos funcionários, livro
de requerimentos, livro de ofícios (que informam pais, estudantes e órgãos
responsáveis), livro de remessas circulares, comunicados internos e outros
documentos que tem função de controle e algumas instituições decidem ter.

Então, o Secretário Escolar é responsável por:

Planejar, coordenar e executar os trabalhos administrativos da instituição nos

prazos estabelecidos, e além disso precisam participar das reuniões
pedagógicas e de gestão escolar, identifica-se que o seu trabalho é com parceria
direta com o gestor.

Estudante, geralmente, a Secretaria de uma Unidade Escolar tem horários específicos

para atender a comunidade escolar e esse atendimento é realizado em um espaço físico adequado
que garante a qualidade do trabalho e a receptividade e comunicação entre as pessoas.

Figura 20 - Secretaria Escolar e o seu profissional

Fonte: https://odocumento.com.br/seduc-abre-processo-seletivo-para-funcao-de-secretario-escolar/
Descrição: Uma funcionária de uma secretária escolar sentada em seu birô, usando máscara de proteção devido a
Pandemia do Covid-19 e as medidas sanitárias de proteção, ela está trabalhando no computador, livros e álcool gel
disponíveis e organizados sob a mesa.

54
 Competência 04

A Secretaria Escolar é tida como o coração da escola, pois sem ela não existiria o histórico
da instituição, do estudante, do corpo docente, dos funcionários, ou seja, da escola como um todo.
Precisamos valorizar este setor e inclui-lo na política escolar, pois é a Secretaria que é a responsável
por todos os eventos burocráticos, assim como os aspectos legais de funcionamento da organização.
Na rotina e funções diárias executados o Secretário Escolar precisa ir além.... Você deve
estar se perguntando: “como?”. Ir além porque em suas funções diárias, o Secretário Escolar
necessita ser mais do que um designado de digitação das correspondências, manutenção do arquivo,
organizador de eventos comemorativos, atendimento de telefonemas, por exemplo. Esse profissional
realizada a ponte (diálogo) entre as pessoas que tomam decisões gerenciais e as que executarão tais
decisões. Mas, em muitos momentos é o Secretário Escolar que toma as decisões e executa tarefas
relevantes e cruciais. Esse profissional realiza atividades e assessora outras atribuições, as funções de
um Secretário exige uma expertise que reúna competências e formação básica de acordo com as
especificidades de lidar com múltiplas tarefas.
E a escola? A instituição precisa dar um suporte, subsidiar a prática do profissional e
incentivar a busca constante de mecanismos que viabilizem o seu trabalho de maneira inovadora e
eficiente. A Secretaria Escolar trabalha diretamente com toda a comunidade escolar (pais,
estudantes, professores), assim como o entorno da Unidade Escolar. Ou seja, a Secretaria vivencia o
cotidiano da escola, por isso, é necessária uma boa relação de convivência entre essas pessoas para
que o ambiente de ensino-aprendizagem seja um lugar de diálogo e parceria na formação dos
estudantes por meio dos funcionários que atuam na instituição.

A Secretaria Escolar controla e estabelece múltiplos aspectos da vida dos

estudantes. Os serviços desenvolvidos são: matrícula inicial, manutenção dos
registros escolares, elaboração do calendário escolar, emissão de histórico,
programas de disciplinas, certificados de conclusão de curso, confecção e
emissão de diplomas, etc.

Estudante, lembrando que a matrícula inicial numa escola é um momento de suma

relevância, visto que é o ato pelo qual o então candidato à vaga na instituição estabelece um vínculo
que deriva na condição de integrante do quadro de discentes, na condição de estudante regular,
ocupando uma determinada vaga.

55
 Competência 04

Costumamos pensar que são apenas funções burocráticas que cabem ao Secretário
Escolar, não é estudante? Porém, o relacionamento interpessoal na instituição é algo primordial para
a qualidade do trabalho. Outras questões importantes são a garantia do espírito autônomo e em
equipe, o trabalho do profissional da Secretaria Escolar demanda cordialidade no ambiente de
trabalho e serviços prestados, não permitindo que as questões interpessoais causem interferência no
atendimento.
O desenvolvimento da função de Secretário Escolar necessita de aspectos que condizem
com o profissionalismo, assim como fatores essenciais para um bom atendimento e relação com o
público, sucessivamente acarretando a satisfação de todos.
Dessa maneira, é indispensável, a formalização da comunicação com todos os
colaboradores, empregando o mesmo argumento diante da comunidade interna e também externa,
ou seja, visando que as informações fiquem acessíveis a todos e sejam passadas de forma igualitária
evitando ruídos na comunicação. Outra questão importante é a atualização periódica dos
documentos internos e das resoluções, isto é, todas as informações ligadas as determinações das
atividades escolares devem ser do conhecimento deste profissional, assim como devem ser visitados
e revisitados periodicamente.
Portanto, como enfatizado ao longo das competências, a capacidade do Secretário Escolar
em prestar um serviço qualificado, assim como atender bem e oferecer respostas e soluções com
agilidade e segurança são, seguramente, características que afixam “um retrato”, não apenas do setor
da Secretaria Escolar como o de toda a Unidade Escolar.
Estudante, agora pare um pouco e pense nesse “retrato” de uma Secretaria Escolar
eficiente. Reflita também sobre uma escola sem esse setor organizado. Será que o profissional
consegue executar as suas atribuições de forma ineficiente? Você consegue perceber a diferença
nestes dois “retratos”? Observe as imagens a seguir:

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 Competência 04

Figura 21 – Secretaria Escolar em desordem.

Fonte: https://curseduca.com/blog/como-organizar-seu-local-de-trabalho-para-se-manter-motivado/
Descrição: A imagem apresenta uma mesa de escritório totalmente desorganizada, com livros e papéis amontoados, a
sala está toda bagunçada com muitas coisas espalhadas.

Figura 22 – Secretaria Escolar organizada.

Fonte: https://curseduca.com/blog/como-organizar-seu-local-de-trabalho-para-se-manter-motivado/
Descrição: A imagem apresenta uma estante organizada com pastas e arquivos identificados por etiquetas e tudo bem
organizado, seguindo padrões de cores, branco, verde e bege. O ambiente está aparelhado e limpo.

57
 Competência 04

Esses ambientes refletem na qualidade do trabalho? Lembram-se do que conversamos

sobre a importância de uma Secretaria Escolar com características específicas, sobretudo, visando
um ambiente de trabalho acolhedor e organizado?
Estudante, todos os envolvidos no setor precisam ter consciência do seu papel, da sua
importância e responsabilidade na instituição. Sendo assim, é imprescindível encarar o desafio de
cooperar para a construção e consolidação de “um retrato” de seriedade e eficiência.
Em uma Secretaria Escolar trabalham tanto o Secretário, quanto outros funcionários
técnicos administrativos, as escolas organizam esse setor de acordo com cada instituição e a
depender da rede (pública ou privada). Lembre-se que no Regimento Escolar constam as atribuições
de cada membro da secretaria.

A observância de padrões básicos de desempenho constitui um cuidado

importantíssimo em todo tipo de trabalho. Por exemplo, numa secretaria de escola
deve haver especificações e normas a respeito do registro, manuseio e arquivamento
de documentos, organização e utilização de dados, etc., sem o que a secretaria
poderá falhar em suas funções. (LÜCK, 2012, p. 60).

Desse modo, estamos retomando aspectos tratados ao longo das competências para que
você possa frisar bem estes conteúdos. Nessa disciplina conhecemos mais ainda o trabalho do
Secretário da escola quanto à responsabilidade no recebimento, organização e emissão dos
documentos escolares e sugerimos formas para a organização e arquivamento dos documentos
gerais e escolares.
Além disso, informamos que a escola pode realizar, periodicamente, a destruição de
documentos observando a data superior ao prazo de arquivamento determinado em lei. É importante
destacar o papel essencial do Gestor Escolar conhecer o trabalho da Secretaria, visando assim
melhorar a dinâmica da instituição, orientando as suas equipes de trabalho quanto ao cumprimento
da legislação vigente e às orientações específicas da rede que a escola faz parte.
Estudante, e as competências administrativas? Você lembra quais são?
Agora fique atento as competências administrativas que são de responsabilidade da
Secretaria Escolar listadas abaixo:

58
 Competência 04

• Organizar e manter atualizada a Pasta Individual do Aluno que contém todos os

arquivos de documentos discentes entregues à Instituição;
• Receber protocolos acadêmicos referentes às solicitações discentes;
• Dar andamento às solicitações discentes;
• Emitir documentação referente à vida escolar do aluno;
• Manter atualizado o SIEPE;
• Manter atualizado o SISTEC (Sistema Nacional de Informação da Educação
Profissional e Tecnológica);
• Responder aos Censos Educacionais da Educação Básica e Educação Profissional e
Tecnológica;
• Responder a outros Sistemas de Controle do MEC referentes aos discentes;
• Expedir diplomas e certificados.

Como colocado anteriormente alguns documentos são fundamentais às atividades do

setor como:

• Protocolos;
• Relatórios referentes ao processo seletivo;
• Documentação dos estudantes;
• Calendário acadêmico;
• Abertura de turmas (solicitação realizada pelos coordenadores dos cursos no início
do período letivo);
• Controle de dependências e adaptações (solicitação realizada pelos coordenadores
dos cursos no início do período letivo);
• Matrizes curriculares e planos de curso (fornecidos pelas coordenações);
• Atas;
• Resoluções;
• Portarias;
• Leis, entre outros documentos.

59
 Competência 04

Logo, a Secretaria Escolar é também um Órgão de Apoio e é dependente da gestão da

instituição escolar.
A Secretaria Escolar é responsável pelo:

Controle, verificação, registro e arquivamento da documentação da vida escolar

do estudante, desde seu ingresso até a conclusão e/ou expedição do certificado
(ficha 18 e 19) e/ou diploma (cursos técnicos).

Os funcionários da Secretaria Escolar precisam desempenhar as suas funções

administrativas com:

Compromisso

Secretário Escolar

Comprometimento
Profissionalismo
Social

Figura 23 – Secretário Escolar.

Fonte: Autora.

Consequentemente com a sua atuação qualificada esse profissional coopera com a ética
e a transparência para uma Gestão democrática nas instituições escolares.

Estudante, vamos ampliar a “lente” de leitura e acessar o Material

Complementar? Vamos lá!

60
 Competência 04

4.2. O Sistema de Informações da Educação de Pernambuco (SIEPE)

Assim como visto a Secretaria Escolar tem como incumbência realizar com agilidade e
eficácia todas as atividades que envolvem o controle e o registro escolar, bem como orientar os
estudantes para os mesmos. Tanto no setor público quanto no privado o trabalho deste profissional
precisa contemplar as atribuições referentes a profissão.
No que se refere a rede pública do estado de Pernambuco, você conhece o SIEPE?
A Secretária de Educação do estado de Pernambuco criou o Sistema de Informações da
Educação de Pernambuco (SIEPE), que é uma plataforma para ser usado e viabilizar o acesso as
informações relativas a escola, até mesmo os responsáveis dos estudantes das escolas públicas
podem acessar para ter esse suporte e acompanhamento da vida pedagógica dos estudantes.
Desse modo, os servidores que atuam na Secretaria Escolar no estado de Pernambuco
usam o SIEPE.

Figura 24 - Sistema de Informações da Educação de Pernambuco (SIEPE)

Fonte: http://www.siepe.educacao.pe.gov.br/
Descrição: Página inicial do Sistema de Informações da Educação de Pernambuco (SIEPE) com as informações referentes
ao Portal, ícones e janelas que darão acesso ao ambiente e permitirão navegar no sistema.

61
 Competência 04

Estudante, acesse e conheça o portal do SIEPE através do link:

http://www.siepe.educacao.pe.gov.br/

4.2.1. O papel do Secretário Escolar e o gerenciamento dos documentos na Unidade

Escolar

Na rede privada as instituições se organizam em sistemas diferentes, cada escola tem à

sua maneira de gerenciar a documentação e a Secretaria Escolar se adapta a cada realidade
institucional, visto que algumas Unidades Escolares são de porte pequeno, médio ou grande. Ou seja,
essa variação repercute na maneira como estas escolas compõem o seu sistema de gerenciamento
dos dados (documentos), seja de maneira digital ou física como trabalhado na disciplina.
Mesmo a escola tendo uma estrutura pequena, deve privilegiar um espaço adequado
para o setor da Secretaria Escolar. O ambiente pode ser simples, porém, deve ter boa iluminação, ser
arejado, limpo e com equipamentos e materiais em boas condições de uso. Vimos que a estrutura
deve ser organizada garantindo que os profissionais possam desempenhar as suas funções sem muita
dificuldade e com eficácia sempre mirando alcançar os objetivos e metas de trabalho.
Estudante, lembre-se que a Secretaria Escolar não executa apenas serviços internos, esse
setor também atende a solicitações da comunidade, a maioria, acolhidos em atendimentos no balcão.
A divisão de trabalho deve ser apropriada a fim de que sejam realizados de maneira dinâmica e
eficiente. Todos necessitam ter consciência de suas atribuições e espírito de equipe. Para tanto é
necessário que a equipe administrativa seja coesa, organizada e consciente da legislação que rege os
procedimentos formais e burocráticos de sua atividade laboral.
Para um gerenciamento competente dos documentos da Secretaria Escolar, é necessário
e indicado utilizar um sistema (software) que permita segurança e agilidade, ou seja, um cadastro dos
documentos gravados nos arquivos, a administração das informações de textos e de imagens, a
elaboração, edição e compartilhamento de arquivos e a distribuição correta de informações.

62
 Competência 04

A Secretaria Escolar cuida da documentação, escrituração e correspondência da

escola, dos docentes, demais funcionários e dos alunos. Responde também pelo
atendimento de pessoas. Para a realização desses serviços, a escola conta com um
secretário e escriturários ou auxiliares de secretaria. O setor técnico-administrativo
responde, também, pelos serviços auxiliares (zeladoria, vigilância e atendimento ao
público) e multimeios (biblioteca, laboratórios, videoteca, etc.). (LIBÂNEO. 2008, p.
128).

Portanto, o Secretário deve empregar as mais diversificadas tecnologias para assim

colaborar com a organização da instituição escolar, otimizando a disposição da Secretaria em suas
atividades burocráticas, auxiliando na redução do uso de papel e no controle dos documentos
emitidos e dos atendimentos efetivados.
Finalizamos a nossa disciplina e espero que você tenha aproveitado ao máximo esse
momento que compõe a sua formação técnica em Secretaria Escolar.

63
Conclusão
Chegamos ao final da disciplina Técnicas e Estratégia de Organização, ao longo das
competências você estudou sobre a importância de dominar as técnicas e as estratégias de
organização numa Secretaria Escolar.
Estudante, você estudou quatro competências, sendo elas: 1) Conhecer os assuntos
relacionados aos serviços da secretaria escolar; 2) Organizar e manter atualizado o arquivo escolar
ativo e conservar o inativo; 3) Assegurar a conservação e a verificação da vida escolar do aluno e dos
profissionais da educação e 4) Conhecer os procedimentos operacionais de aproveitamento de
estudos, inserindo-os no sistema acadêmico.
Nesta disciplina enfatizamos o quanto é importante o setor da Secretaria Escolar e a
função deste profissional que abrange toda a dinâmica da instituição, visto que trata de aspectos não
apenas burocráticos, mas também das relações interpessoais e lida com o atendimento direto e
indireto da comunidade escolar (interna e externa).
Estudante, espero que as experiências nessas competências tenham auxiliado a sua
formação e ajudado a entender a dimensão dos serviços prestados pela Secretaria Escolar e seu
desempenho dentro da instituição. Ou seja, reflexões sobre a teoria e a prática em paralelo,
dialogando com o ambiente de atuação deste profissional, seja na esfera pública ou privada.
Portanto, espero que tenha gostado desta disciplina e que possamos nos encontrar em
breve. Até logo!

64
Referências

BRASIL. Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e

destinação de documentos de arquivo; relativo às atividades-meio da administração pública/Arquivo
Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 15.

BRASIL. Lei n. 8.19 de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a politica nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências. Diário Oficial [Republica Federativa do Brasil] Brasília, DF, 9 de jan.
1991.

BRASIL. Lei nº 9.394 de 20 de dezembro de 1996. Estabelece as diretrizes e Bases da Educação

Nacional. São Paulo: Abril, 1992.

JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Rio de Janeiro: Revista do
Arquivo Nacional, v.2, n.2, jul;/dez. 1987, p.35-42. Disponível em: https://simagestao.com.br/wp-
content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-Documentos.pdf Acesso em: 15
dez. 2020.

LÜCK, Heloísa. Dimensões de gestão escolar e suas competências. Curitiba: Editora Positivo, 2009.

LÜCK, Heloísa. Liderança em Gestão Escolar. 8. ed. Petrópolis: Vozes, 2012. 165 p.

LIBÂNEO, José Carlos. Organização e gestão da escola: teoria e prática.

5. Ed. Revista e Ampliada. Goiânia: MF Livros, 2008.

MEDEIROS, JOÃO Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. SP: Atlas,2006.

SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV,
2004. p. 388.

65
Minicurrículo da Professora

Renata Paula dos Santos Moura

Doutora e Mestre em Educação pelo Programa de Pós-Graduação em Educação – PPGEdu

da Universidade Federal de Pernambuco - UFPE na Linha de Pesquisa: Política Educacional,
Planejamento e Gestão da Educação. Graduada em Pedagogia pela UFPE.
Atuou como professora no Departamento de Administração Escolar e Planejamento
Educacional da UFPE. Desenvolve atividades na modalidade de Educação a Distância - EaD, atuando
como Professora em Cursos de Graduação e de Pós-graduação na UFPE, no Instituto Federal de
Pernambuco – IFPE e no Instituto Federal da Paraíba – IFPB.
Atualmente é Professora Conteudista e Formadora da EaD na Escola Técnica Estadual
Professor Antônio Carlos Gomes da Costa - ETEPAC no Curso Técnico em Secretaria Escolar - EaD no
estado de Pernambuco.
É pesquisadora integrante do Grupo de Pesquisa: Estudo das Organizações Educativas -
UFPE, coordenado pela Profa. Dra. Alice Miriam Happ Botler. Desenvolvendo estudos a respeito da
gestão escolar com ênfase na educação em seus diferentes contextos sociais.
E pesquisadora que integra o Grupo de Estudos e Pesquisa sobre Poder, Cultura e Práticas
Coletivas (GEPCOL-UFPE), desde 2010, atuando em pesquisas nas áreas de Juventude, Participação
política juvenil, Movimentos Sociais, Educação não formal, Gênero e Projeto de Vida. Pesquisadora
associada da Associação Nacional Rede de Pesquisadores e Pesquisadoras da Juventude Brasileira –
REDEJUBRA.

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