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Linha de Produto
TOTVS Gestão RM - 11.80
Bibliotecária

Habilitar o participante nas funcionalidades do ambiente de forma


sistemática e prática, abordando diversas opções oferecidas pelo sistema,
tais como: cadastro de usuários, catalogação do acervo, pesquisa,
movimentações, controle de periódicos etc.
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Índice

1. Objetivos .............................................................................................................................................. 3
2. Introdução ............................................................................................................................................ 3
3. Fluxo: Entidades x Processos ................................................................................................................ 3
4. Entidades Principais.............................................................................................................................. 4
4.1. Contexto ................................................................................................................................................. 4
4.2. Tipo de Usuários ...................................................................................................................................... 5
4.3. Usuários .................................................................................................................................................. 6
4.4. Autores ................................................................................................................................................... 7
4.5. Publicação ............................................................................................................................................... 9
4.6. Regra de Empréstimo .............................................................................................................................. 12
5. Catalogação .......................................................................................................................................... 14
6. Pesquisa ............................................................................................................................................... 22
7. Movimentações .................................................................................................................................... 25
7.1. Empréstimo ............................................................................................................................................. 25
7.2. Devolução ............................................................................................................................................... 26
7.3. Renovação ............................................................................................................................................... 27
8. Reserva................................................................................................................................................. 28
9. Controle de Assinatura de Periódico ..................................................................................................... 31
10. Transferência de Exemplares ................................................................................................................ 33
11. Importação de Usuários ....................................................................................................................... 35
12. Envio de E-mail ..................................................................................................................................... 37
13. Inventário ............................................................................................................................................. 41
14. Anexo ................................................................................................................................................... 43

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TOTVS Gestão Bibliotecária

1. Objetivos

Este treinamento tem por objetivo capacitar usuários para que possam gerenciar uma biblioteca através dos processos e
operações do TOTVS Gestão Bibliotecária.

2. Introdução

O TOTVS Gestão Bíbliotecária é um dos aplicativos de solução corporativa que reúne os sistemas para Windows da TOTVS. Ele
trabalha de forma integrada compartilhando diversas operações importantes com as demais aplicações da Linha RM.

O sistema permite o cadastramento de publicações de maneira flexível com configurações de campos de acordo com a
necessidade da Biblioteca. O TOTVS Gestão Bibliotecária oferece um cadastro completo dos usuários e controla todo o processo de
movimentação das obras que compõem o acervo da biblioteca.

As características funcionais do TOTVS Gestão Bibliotecária visam administrar as diversas funções de bibliotecas, arquivos, acervos,
locadoras, entre outros.

Através de diagramas, exemplos, orientações de procedimento e exercícios você compreenderá todo o conteúdo que
compreendem os processos do TOTVS Gestão Bibliotecária.

3. Fluxo: Entidades x Processos

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4. Entidades Principais

As entidades constituem a essência dos processos do TOTVS Gestão Bibliotecária, elas são a base das operações realizadas em uma
biblioteca, são elas:
 Contexto.
 Tipo de Usuários.
 Usuários.
 Autores.
 Publicação.
 Regras de Empréstimo.

4.1. Contexto

O Contexto é uma entidade essencial para a aplicação do TOTVS Gestão Bibliotecária. É composto pela Coligada, Filial e a
Unidade Bibliotecária. Ele influencia em todos os processos que serão realizados.

Cadastro das
Registro das Cadastro das
Unidades
Coligadas Filiais
Bibliotecárias

O primeiro registro é a Coligada - conhecida também como mantenedora. É como se fosse o registro da empresa
cadastrado no software.

Para cadastrar uma coligada veja os passos abaixo:

Procedimento:
1. Acesse Serviços Globais / Administração / Coligadas;
2. Insira uma nova coligada;
3. Informe nome fantasia, o CNPJ e o nome da coligada.
4. Salve o registro.

Após o registro da Coligada tem-se as Filiais. As Filiais são os diversos campi que a instituição possui. Está diretamente
associada ao cadastro da coligada, ao passo que, caso não haja o cadastro dessa primeira, não há o cadastro dessa última.

Para cadastrar as filiais observe o procedimento:

Procedimento:
1. Acesse Cadastros / Filiais;
2. Insira uma nova filial;
3. Informe o código, nome fantasia, nome e CNPJ;
4. Salve o registro.

Finalizando o Contexto do TOTVS Gestão Bibliotecária, há o cadastro das Unidades Bibliotecárias em Cadastros/Tabelas
Auxiliares/Unidades. As filiais podem ter várias bibliotecas, isso implica que no sistema você poderá ter um único registro
de filial para várias unidades bibliotecárias cadastradas. O registro de cada uma delas é o fundamento para muitos
processos que compõem as rotinas de movimentação parametrizações do sistema e tantos outros. É cadastrada somente
quando há coligada e filial.

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Importante lembrar que o usuário ao iniciar seu trabalho no sistema deve selecionar a unidade bibliotecária, pois se não o
fizer terá acesso apenas aos menus de “Fila de Reserva” e “Quiosque”. Isso conclui que para qualquer rotina realizada no
sistema é necessário antes ter a unidade bibliotecária selecionada em Sistema / Selecionar Filial / Unidade.

Para cadastrar as unidades bibliotecárias é necessário realizar o seguinte procedimento.

Procedimento:
1. Acesse Cadastros / Tabelas Auxiliares / Unidades;
2. Insira uma nova biblioteca;
3. Selecione a Filial, informe o nome a Biblioteca no campo de “Unidade”;
4. Salve o registro.

Exercício

1. Cadastre uma nova filial com os dados:


 Código da Filial: 2
 Nome Fantasia: Filial Exemplo
 Nome: Filial Exemplo de Treinamento
 CNPJ: 53.113.791/0001-22

2. Selecione a filial “Filial Exemplo” cadastrada no exercício anterior.


3. Cadastre uma nova Unidade Bibliotecária com o nome de “Biblioteca Treinamento”.

4.2. Tipo de Usuários

A entidade de Tipo de Usuários é um cadastro da biblioteca que permite uma parametrização para a quantidade máxima de
empréstimos e reservas que os usuários têm acesso.

Essa entidade impacta nas rotinas de movimentação (empréstimo, devolução, renovação), reserva e no cadastro da
entidade Regra de Empréstimo.

O cadastro de tipo de usuário inicialmente não depende de nenhum outro registro. Depende da sua parametrização é
necessário que tenha cadastro dos tipos de publicação. Como este ultimo já é fixo na aplicação, não há o que se cadastrar
antes do tipo de usuário para que ele exista.

No diagrama abaixo é possível identificar as consistências que podem ser feitas pelo tipo de usuário:

Consistir empréstimo •Define que o sistema faça a consistência de acordo com as


disciplinas cadastradas na Pasta Grade do cadastro de
pela grade do usuário Publicações.

•O sistema verifica a validade do usuário sempre que o


processo de ‘Atualizar Situação da Biblioteca’ é executado
Validade do usuário no menu de Movimentações ou (dependendo da
parametrização) no momento em que o sistema é
iniciado.

Consistir empréstimo •Define que será obrigatório cadastrar para cada tipo de
publicação um limite para os empréstimos.
por tipo de publicação

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As disciplinas cadastradas devem ser as mesmas nas quais o aluno está matriculado para que o empréstimo seja efetuado.
Caso não tenha nenhuma disciplina cadastrada para publicação, os usuários que tiverem o parâmetro marcado não poderão
pegar emprestada esta publicação.

Importante lembrar que o número máximo de empréstimos para um tipo de publicação não poderá ser maior que o
número máximo de empréstimos geral.
Além da parametrização do número máximo de empréstimos normais e de consulta interna, é possível configurar o tipo do
usuário para a contagem do número para consulta externa. É uma modalidade de empréstimo complementar para usuários
que desejam obter empréstimo diferenciado ou quando esgotou o limite de empréstimos normais ou de consulta interna. A
identificação como sendo para consulta externa é realizado nas movimentações de empréstimo após clicar no acervo a ser
emprestado.

Para efetuar o cadastro de Tipo de Usuários é necessário o procedimento abaixo:

Procedimento:
1. Acesse o menu Cadastros / Usuários (clientes) / Tipos de Usuário;
2. Cadastre um novo tipo de usuário;
3. Preencha os campos de “Descrição”, Número máximo de reservas”, “Número máximo de empréstimos” e
“Número máximo de empréstimos (Consulta Interna)”;
4. Salve o registro.

Exercício

1. Cadastre um novo tipo de usuário com os seguintes dados:


a) Descrição: Aluno Treinamento
Número máximo de empréstimo: 7
Número máximo para consulta interna: 2
Número máximo para consulta externa: 1
Número máximo de reserva: 2

b) Descrição: Professor Treinamento


Número máximo de empréstimo: 14
Número máximo para consulta interna: 4
Número máximo para consulta externa: 2
Número máximo de reserva: 4

4.3. Usuários

O cadastro de usuário da biblioteca é um registro que permite aos alunos, professores e funcionários realizar
movimentações com o acervo da biblioteca.

Terá impacto nas rotinas de movimentação, pesquisa, envio de e-mail e importação de usuários. O cadastro do usuário
depende do contexto (coligada, filial e unidade biblioteca), do cadastro de tipo de usuário e da integração entre os sistemas
do RM.
Um usuário pode ter seu registro no TOTVS Gestão Bibliotecária de duas formas: manual ou via importação de usuários. O
registro manual é realizado por meio do menu de Cadastros/Usuário/Usuários. A importação é realizada pelo menu de
Cadastros/Usuário/Usuários/Importação de usuários. Quando o usuário é cadastrado manualmente, o sistema cria uma
pessoa no sistema e já associa ao código do usuário, sendo que por esse processo é possível selecionar uma pessoa já

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existente no sistema. O que evita um retrabalho da biblioteca em ter que cadastrar um usuário que já está registrado seja
como aluno, professor ou funcionário. Quando o usuário é cadastrado pelo processo de importação de usuários, ele apenas
associa um código da biblioteca a uma pessoa, que por sua vez já está associado a um aluno e/ou professor e/ou
funcionário.

Resumindo: o cadastro de usuários da biblioteca é em parte das tabelas do TOTVS Gestão Bibliotecária e em partes do
TOTVS Gestão de Pessoas. A parte que se refere a este ultimo, são cadastros comuns para todos os sistemas como por
exemplo: nome, endereço, naturalidade, documentos, etc. Se estiver integrado com os demais quaisquer alterações nesses
registros, será visualizada também no cadastro de usuário da biblioteca. Por exemplo: se um aluno tem seu endereço
alterado no cadastro de alunos, este endereço automaticamente será alterado para o cadastro de usuários. Se este aluno é
também funcionário da instituição, então no cadastro de funcionários do TOTVS Folha de Pagamento também haverá
alteração no endereço, por que estão todos integrados a um cadastro de pessoa somente.

Para efetuar o cadastro de Usuários (clientes) é necessário seguir os passos:

Procedimento
1. Acesse o menu Cadastros / Usuário / Usuários;
2. Faça um filtro e cadastre um novo usuário;
3. Na Pasta Identificação preencha o campo de “Nome”, “Dt. Nascimento”, “Estado Natal”, “Naturalidade”,“E-mail”;
4. Na Pasta Documentos cadastre um CPF;
5. Na Pasta Dados Específicos informe para qual tipo de usuário da biblioteca este usuário estará associado. Cadastre um
novo responsável financeiro (lembre-se de estar integrado ao TOTVS Gestão Financeira).
6. Salve o registro.
7. Após salvo, acesse Processos e gere um usuário para acesso ao Portal.

Exercício

1. Cadastre um novo usuário:


a) Na Pasta Identificação preencha o campo de“Nome”,“Dt. Nascimento”,“Estado
Natal”,“Naturalidade”, “E-mail”. Na pasta Documentos cadastre um CPD para seu usuário.
b) Na Pasta Dados Específicos informe o tipo de usuário que foi cadastrado anteriormente como “Aluno
Treinamento”.Nessa mesma tela crie um responsável financeiro,lembre-se de que é necessário ter a
integração ao TOTVS Gestão Financeira.
c) Salve o registro e acesse o anexo de Áreas de Interesse e cadastre pelo menos uma área e subárea de
interesse do usuário.
d) Na Pasta Acesso por unidade informe a unidade “Biblioteca Treinamento” em que ele terá acesso
e) para realizar suas movimentações.

4.4. Autores

Neste registro é possível, por meio de um código de identificador único e inalterado, cadastrar: nome, a data de
nascimento, data de morte, apelido, ver, ver também, e-mail, homepage, notas extras, seu tipo (pessoal, institucional,
evento), remissivas e as diversas funções que um autor poderá ter em uma publicação. Além disso, é possível também
visualizar as publicações que o autor está cadastrado através do anexo de “Publicações do autor”. Essa entidade impacta
nos processos de catalogação e pesquisa e na entidade de publicação.

O cadastro de autores não tem dependências, mas para que seu cadastro seja efetuado de maneira completa na aplicação é
necessário que haja cadastro da remissiva e da função.

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Na edição de seu cadastro é possível parametrizar para que o texto do seu nome seja convertido sempre que salvo para
maiúsculo. É possível também que haja a duplicação das entidades de autor, ou seja, mais de um autor com a mesma
descrição.
As remissivas dos autores são cadastradas em Cadastros / Autor / Remissivas de Autor. Quando associadas ao cadastro do
autor, na pesquisa será um importante meio para localização deste.

Normalização do Nome do Autor


O nome dos autores pode ser normalizado de forma automática, sempre que um autor é salvo ou de maneira manual
através do processo de ‘Normalização de Autores’. Este processo pode ser executado em Cadastros / Autor / Autores /
Normalização de autores, nele todos os nomes digitados serão normalizados de acordo com as normas da ABNT. Para que
seja automática, é necessário marcar um parâmetro “Normalizar nome do autor ao incluir registro” em
Parâmetros/Configuração / Parâmetros do sistema / Controle do Acervo / Cadastros auxiliares. Assim, sempre que um
autor for cadastrado, quando o usuário salvar o registro ele irá normalizar o nome de acordo com a ABNT.

Função de Autor
As funções dos autores são cadastradas em Cadastros/Autor/Função de Autor. Elas serão vinculadas ao autor no registro da
publicação. Sendo permitido que seja cadastrado mais de uma função para o mesmo autor. A opção “Autor principal” é
importante para que no momento da pesquisa este autor seja listado antes dos demais autores da publicação. Além disso,
apenas os autores que estiverem com a função com essa opção marcada serão gerados os códigos do cutter/pha na
publicação.

O campo de “Sigla” irá retornar na referência da pesquisa ao acervo no formato ABNT. Por exemplo: caso a função do autor
seja de “Organizador” e houver cadastrado neste campo a sigla “Org”, na pesquisa irá retornar este campo entre parêntese
logo após o nome do autor.

Para efetuar o cadastro dos autores é necessário seguir os passos:

Procedimento:
1. Acesse o menu Cadastros / Autor / Autores;
2. Faça um filtro e cadastre um novo autor;
3. Na Pasta Identificação preencha o campo de “Nome”.
4. Salve o registro.
5. No anexo de Remissivas do Autor informe uma remissiva para o autor.

Exercício

1.Insira uma nova remissiva e no campo de descrição informe o nome “TOTVS”.


2. Cadastre um novo autor:
a) Pasta Identificação: Nome: Machado de Assis
b) Insira uma nova remissiva na Pasta Remissiva do Autor. Ao localizar a remissiva pelo nome, localize a
remissiva “TOTVS”. Clique em “ok” e salve o registro.

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4.5. Publicação

Este cadastro terá impacto nas rotinas de movimentação, pesquisa e catalogação.

As publicações são cadastradas por coligada. Constitui o eixo central de todas as movimentações da biblioteca. O sistema
possui cerca de 36 tipos de publicações. Para cada tipo, existe um parametrizador que configura os campos obrigatórios, sua
ordem e ainda sua visibilidade na pesquisa.

Os anexos disponíveis para cadastro, independe do tipo da publicação, são: Número de Exemplares cadastrados por tipo de
publicação, Áreas de conhecimento, Assuntos, Autores, Exemplares, Referências bibliográficas, Fornecedores, Grade RM
Classis Net - Ensino Básico, Grade RM Classis Net - Ensino Superior, Sumário, Volume.

Este cadastro é divido em categorias, das quais cada uma delas podem ser configuradas de acordo com a necessidade da
biblioteca. Em Parâmetros/Configuração / Parâmetros do sistema / Controle do acervo / Publicação / Configuração dos
campos clique em um tipo de publicação e em seguida em Parametrizar. Neste local é possível definir para o tipo
selecionado qual será a ordem das categorias, a ordem dos campos, visibilidade, obrigatoriedade e ainda se estará visível no
resultado da pesquisa e em qual ordem.

Abaixo observe os campos divididos em categorias:

Identificação geral Títulos Publicação / Descrição Física


• Código da publicação • Título principal Distribuição • Número de páginas
• Tipo de publicação • Título original • Local • Número de folhas
• Grupo de publicação • Título equivalente • Material anexo
• Editora
• Material
• Imagem • Título uniforme • Ano
• Classificação • Subtítulo • Idioma
• Subclassificação • Frase que representa a • País
• Categoria publicação sem título • Estado
• Periódico • Edição
• Tipo de referência
• Tipo de classificação
• Cutter/PHA

Na Identificação geral, os campos ‘Código da publicação’,‘Tipo da publicação’ e ‘Grupo da publicação’ serão sempre visíveis
e obrigatórios e não poderão ter esse status alterado. O campo ‘Periódico’ será sempre visível, mas sua obrigatoriedade
poderá ser definida pelo usuário que estiver parametrizando.

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Na categoria Títulos, o campo ‘Frase que representa a publicação sem título’ estará sempre visível e será obrigatório caso a
publicação não tenha título principal.

Série Notas Número Informações


• Coleção/ Série • Notas de dissertação Normalizado Adicionais
• Volume da • Notas gerais • ISBN • Analítica de livro
coleção/Série • Notas de conteúdo • ISSN • Idiomas de áudio/
• Notas bibliográficas Legenda
• Síntese • Ordem de Leitura
• Resumo/Observação • Assinatura
• Informações adicionais • Cadastro Coletivo
•Nacional (CNN)
• Arquivo digital anexo
• Autores , Assunto
• Volume, Sumário
• Área do Conhecimento
• Autores /Função

Além destas categorias, existe uma categoria com o de nome Detalhes específicos do material que permite que sejam
configurados campos que são exclusivos para cada tipo de publicação. Por exemplo, para uma publicação do tipo Livro é
interessante saber se este é ilustrado ou não, ao passo que, para uma publicação que seja do tipo Mapa, é sabido que todo
mapa é ilustrado, portanto, este campo seria dispensável para este ultimo, sendo necessário, por exemplo, ter o campo de
dimensão e escala. Assim como o campo trilha sonora é interessante para as publicações do tipo DVD, elas não são usuais
para o tipo Transparência. Essa categoria possui uma quantidade elevada de campos que visam oferecer um cadastro mais
detalhado e personalizado para tipo de publicação.

Existe uma ultima categoria de nome Controle Interno responsável por armazenar registros das inclusões e alterações
realizadas no cadastro da publicação. Ela irá conter os seguintes campos:

 Produto;
 Usuário responsável pela inclusão;
 Usuário responsável pela última alteração;
 Data/hora da inclusão;
 Data/hora da alteração.

Os campos ‘Usuário responsável pela inclusão’, ‘Usuário responsável pela alteração’, ‘Data de inclusão’ e ‘Data de alteração’
serão sempre obrigatórios, mas poderão ser definidos como visíveis ou não. Conheça os processos relacionados à
publicação:

Cadastro rápido de exemplares


Processo que cadastra, para a publicação selecionada, mais de um exemplar ao mesmo tempo. É possível informar a edição,
ano, volume, além do número de localização, número de páginas e outros dados de aquisição e dados físicos do acervo. É
um facilitador por que é usual que a biblioteca compre, por exemplo, exemplares de um livro e precise cadastrá-los na
aplicação, essa opção permite, de forma prática, que todos eles sejam cadastrados sem muitos esforços.

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Gerar Volume
Processo que gera os volumes de uma publicação. Basta apenas que informe uma máscara e a quantidade de volumes que
serão cadastrados.

Atualização de múltiplos registros


Tem o objetivo de atualizar os valores de um determinado campo de todas as publicações selecionadas. São exibidos todos
os campos da publicação, escolhe-se um e através do campo ‘Valor’ as informações serão atualizadas conforme o novo
registro cadastrado no wizard.

Cópia de publicações
Copia as publicações de modo que permite que seja alterado o título principal, grupo e tipo de publicação, categoria e ainda
editora. Se a nova publicação a ser copiada não possuir título é possível informar uma frase que identifica seu conteúdo.
Neste processo é possível selecionar quais anexos serão copiados: áreas do conhecimento, assuntos, autores, referências
bibliográficas, fornecedores, grade de ensino básico, grade ensino superior, rm classis net, rm classis net ensino superior,
sumário, volume. O único anexo que não é copiado é o de Exemplares.

Sugestão de Compras
Este processo poderá ser executado com ou sem integração com o TOTVS Gestão de Compras, Estoque e Faturamento. Ele
se destina a realizar a solicitação e processar a compra do livro de modo que já seja cadastrado como publicação e ainda
notificado o usuário que solicitou a compra.

Para as publicações que são do tipo Periódico, é possível que sejam exportadas para o formato do Catálogo Coletivo
Nacional de Publicações Seriadas (CCN). O processo é realizado em conformidade com as normas e critérios de seleção
definidos pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT ). Antes de executar, deve ser definido para
a unidade bibliotecária o código fornecido pelo IBICT e em seguida preencher as informações pertinentes em “Cadastro
Coletivo Nacional” na categoria de Outras Informações. O processo de exportação está disponível em Acervo/ Publicações /
Exportação de dados de periódicos para o CCN.

Para cadastrar uma nova publicação é necessário que siga os passos:

Procedimento:
Antes de iniciar o processo acesse os parâmetros do sistema e configure para cada tipo de publicação os campos que
deverão aparecer para o cadastro.
Acesse o menu de Cadastros / Publicações;
Faça um filtro e cadastre uma nova publicação;
Informe o tipo da publicação.
Clique em Prosseguir
Cadastre um título.
Informe o grupo da publicação.
Salve o registro.

Exemplares da publicação
Os exemplares são registros físicos que são cadastrados dentro da publicação conforme a unidade bibliotecária. Isso quer
dizer que, um exemplar que está associado a uma publicação da unidade bibliotecária 2, este não será visualizado na
unidade bibliotecária 1, a menos que, seja realizado o processo de transferência de exemplares entre filiais/unidades.

Essa entidade impacta na transferência de exemplares, inventário, pesquisa, controle de assinaturas e nas rotinas de
movimentação. Para que exista o cadastro de um exemplar é necessário que haja também um registro de uma publicação.

Os exemplares constituem o patrimônio da biblioteca, portanto, a eles é associado um número de tombo e também um
número de exemplar. As rotinas de movimentação podem ser realizadas com ambos os códigos. O número de tombo

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poderá ser global (por coligada) caso o parâmetro “Utilizar número do tombo global” esteja marcado nos parâmetros gerais
do exemplar.

Quando um exemplar é de uma publicação do tipo periódico uma anexo a mais fica disponível: Artigo de periódicos. Você
poderá conferir quando ler sobre o processo de Controle de Periódicos.

É possível que o exemplar possua uma situação que lhe permita, ou não, a movimentação de empréstimo. Saiba deste
cadastro detalhado no processo de Catalogação.

Para cadastrar um exemplar é necessário siga os passos:

Procedimento:
1. Acesse o menu Acervo / Publicações;
2. Faça um filtro de uma publicação;
3. Acesse o anexo de “Exemplares”;
4. Na Pasta Identificação informe o número do exemplar para aquela publicação e o número de tombo;
5. Salve o registro.

Exercício

1. Cadastre a seguinte publicação:


a) Grupo e Tipo de Publicação: Livro.
b) Título Principal: O Alienista.

2. Acesse o Anexo “Exemplares” do cadastro de publicações e informe na Pasta Identificação a edição, o ano e
o volume. Clique no campo de “Nº de Tombo” para que seja gerado um número sequencial.

4.6. Regra de Empréstimo

A regra de empréstimo consiste em configurações que definem as regras para a realização de empréstimo, reserva,
renovação, bem como as penalidades por atraso na devolução. A regra de empréstimo irá impactar diretamente nas rotinas
de movimentações dos usuários da biblioteca. Antes de ter uma regra de empréstimo é necessário que haja um “Tipo de
Usuário” e um “Grupo de Publicação”. Ou seja, para cada tipo de usuário haverá um grupo de publicação associado a ele
que irá permitir que o empréstimo seja realizado ou não, e em quais condições isso irá ocorrer.

Empréstimo
Para o tipo de usuário em questão e o grupo de publicação são exibidas as seguintes opções de configuração:

 Possibilidade de realização do empréstimo;


 Permissão de empréstimo de mais de um exemplar da mesma publicação;
 Bloqueio para usuários que possuem devoluções em atraso;
 Prazo em dias ou horas para a devolução do acervo normal, consulta interna e consulta externa;
 Cobrar valor do empréstimo;
 Idade mínima para que o empréstimo seja efetuado ao usuário.

Devolução
Cada tipo de usuário e grupo podem ter formas de penalidade, por devolução em atraso distintas, por isso existem as
seguintes opções para serem configuradas:

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 Valor e/ou suspensão em dias ou horas para devoluções em atraso de empréstimos normais, consulta interna e
externa de acervos com ou sem reserva.
 Permissão para renovar o empréstimo.

Reserva
Nas permissões de reserva é possível configurar:

 Permissão de reserva;
 Permissão de reservar mesmo com empréstimo da publicação;
 Definição de dias para disponibilização da reserva.

Procedimento:
1. Acesse o menu de Parâmetros/Configurações/Regras de empréstimo;
2. Faça um filtro e insira uma nova regra de empréstimo;
3. Na Pasta Empréstimo selecione um tipo de usuário e um grupo de publicação;
4. Marque as opções necessárias.
5. Na Pasta Devolução marque as opções necessárias e defina os valores de multa;
6. Na Pasta Reserva marque as opções necessárias e defina a quantidade de dias para liberação da reserva.

Além das configurações realizadas nas Regras de Empréstimo é importante verificar as opções de controle das
movimentações que existem dentro dos parâmetros do sistema. Neste caso, não existem diferenciações por tipo ou grupo,
cada parâmetro configurado é válido para qualquer acervo e usuário, sendo que são aplicadas por unidade bibliotecária, ou
seja, unidades de uma mesma coligada podem ter diferentes formas de configuração de empréstimo, devolução, renovação
e reserva.

São configurações Gerais da movimentação:


 Seleção do calendário base;
 Vencimento em dias não úteis quando considerar finais de semana e feriados;
 E exibição do log de movimentações.

 Nas movimentações de empréstimo é possível parametrizar:


 Solicitação de Senha para empréstimo;
 Cálculo da data de devolução;
 Permissão para alterar o prazo da devolução no momento do empréstimo;
 Liberar acervos bloqueados;
 Considerar o horário da biblioteca para empréstimo em horas;
 Limitação de empréstimo por tipo de usuário;
 Configuração de empréstimo de fascículos.

Nas movimentações de devolução o usuário poderá configurar:


 Exibição de mensagem de que publicação devolvida possui reservas;
 Permissão de: cancelamento e abono de multas para empréstimos em atraso;
 Considerar somente dias úteis para cálculo de multa e suspensão;
 Permissão para: desconto no valor total da multa e alteração da data prevista de devolução.

Na renovação o usuário poderá configurar para limitar a quantidade de renovações feitas pelo Portal e no sistema. Além de
permitir renovação somente no dia da devolução e alterar o prazo de devolução.

Procedimento:
1. Acesse o menu Parâmetros/Configurações | Parâmetros do sistema | Movimentação | Geral;
2. Faça a seleção do calendário base e configure como o sistema irá proceder para vencimentos em dias não uteis;

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3. Acesse o menu Parâmetros/Configurações | Parâmetros do sistema | Movimentação | Empréstimo;
4. Informe qual dia do fim de semana é útil e a solicitação de senha;
5. Acesse o menu Parâmetros/Configurações | Parâmetros do sistema | Movimentação | Devolução;
6. Faça as devidas parametrizações necessárias do processo de devolução.
7. Acesse o menu Parâmetros/Configurações | Parâmetros do sistema | Movimentação | Renovação;
8. Informe a quantidade de publicações que o usuário poderá renovar pela Web e pelo sistema, informe se será
possível o processo somente no dia da devolução e se será permitido alterar o prazo da devolução.

Exercício

1. Insira uma nova regra de empréstimo com os seguintes dados;


a) Na Pasta “Empréstimo” Selecione o tipo de usuário “Aluno Treinamento” e um tipo de publicação;
b) Marque as opções “Permite empréstimo” e “Bloquear empréstimo para usuários com devolução em
atraso”.
c) Informe o valor do empréstimo em“0,00”e o prazo em 7 (sete) dias. Defina o prazo para exemplares de
circulação interna como sendo 3 (três) dias.
d) Defina uma faixa etária mínima de 14 (quatorze) anos para o empréstimos deste tipo de usuário e este
grupo de publicação.
e) Na Pasta “Devolução” marque o parâmetro de que “Permite renovar empréstimo”.
f) Defina as seguintes multas:
g) Exemplares normais serão cobrados 1 (um) real por dia quando não estão reservados. Para os
exemplares reservados serão cobrados 1(um) real e 50 (cinquenta) centavos por dia. Exemplares de
circulação interna serão cobrados por dia 2 (dois) reais sem reserva e para aqueles que possuírem
reservas serão cobrados 3 (três) reais.
h) Parametrize 1 (um) dia para suspensão normal e interna.
i) Na Pasta“Reserva”marque o parâmetro de que“Permite reserva”e 1 (um) dia para disponibilização da
reserva.

5. Catalogação

A partir desta unidade de aprendizagem damos início aos processos do TOTVS Gestão Bibliotecária: constituem em operações que
permitem o desenvolvimento das atividades de uma biblioteca. Eles garantem que as rotinas sejam realizadas de forma eficiente.
O primeiro processo é a Catalogação - um dos mais importantes para a vida da biblioteca.

As entidades que impactam neste processo são: Contexto e Publicação.

O ato de cadastrar um acervo pode ser feito através do processo de importação de dados, importação do Marc 21 e
manualmente. Entenda manualmente o processo ao qual o usuário acessa o cadastro da publicação, pede para incluir um novo
registro e insere as informações na medida em que avança o cadastro.

A importação de dados das tabelas do TOTVS Gestão Bibliotecária pode ser realizada através de arquivos com extensão .txt em
um único processo em Utilitários / Importação de dados. São elas: áreas e subáreas do conhecimento, assuntos, autores,
cutter/pha, editoras, exemplares, publicações, usuários. Estes arquivos são gerados com base em um layout previamente
definido. Vale ressaltar que para importar uma publicação, as seguintes entidades deverão estar cadastradas no sistema, pois o
importador não as cadastra, somente faz sua associação, são elas:
• Grupos de publicação;
• Locais de publicação;
• Periodicidades e Países.

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TOTVS Gestão Bibliotecária

O Marc 21 é um formato para o intercâmbio de registros bibliográficos e catalográficos e serve de base para a definição de
formatos de entrada entre as instituições que o utilizam. Na aplicação existe um processo que permite aos usuários a importação
de dados bibliográficos nesse formato. Não é necessário um arquivo, basta apenas que você cole as informações do acervo a ser
importado e processo estará apto a dar inicio. Acesse Acervo / Publicações / Importação Marc21 e realize este processo.

O processo de Catalogação das informações da publicação depende de uma série de cadastros de tabelas auxiliares. A existência
de um grande número de tabelas visa reduzir ao mínimo o trabalho de digitação. Outra finalidade é garantir integridade às
informações, evitando que usuários distintos digitem, por exemplo, nomes de profissões de modos diferentes (tipo: engenheiro e
eng.) o que traria problemas na montagem de consultas e relatórios. Todas essas tabelas são dinâmicas.

Essas tabelas são: Áreas do conhecimento, Assuntos, Categorias, Coleções/Séries, CUTTER/PHA, Editoras, Fontes, Grupos de
Publicação, Idiomas, Leitor Biométrico, Local das publicações, Países, Periodicidades, Tipos de publicação, Tipos de Referência,
Unidades e Situação de Exemplar.

A seguir serão apresentado em grau de importância, do maior para o menor, todos os registros que constam nas tabelas
auxiliares.

Unidades
Essa tabela permite que seja cadastrado as informações das Unidades Bibliotecárias que existem na instituição. É importante
lembrar que sem esse cadastro nenhuma rotina no sistema estará disponível. Logo quando se acessar o sistema, o primeiro
processo a ser realizado é o de selecionar qual é a unidade de biblioteca que se deseja trabalhar.

Exemplo: Biblioteca Carlos Drummond.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Unidades;
2. Insira uma nova unidade bibliotecária;
3. Na Pasta Identificação selecione a filial e informe o nome da biblioteca no campo de “Unidade
4. Bibliotecária”.
5. Informe um horário de abertura e fechamento.
6. Salve o registro.

Tipos de Publicação
Essa tabela permite a consulta dos tipos de publicações existentes. Não há possibilidade de edição, exclusão e inclusão, ela é
apenas para consulta. Compõe-se de 36 tipos de publicação.

Exemplo: Livro, Mapa, Revista etc.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Tipos de Publicação;
2. Visualize os 36 tipos de publicações.

Grupos de Publicação
Essa tabela permite que sejam cadastrados os grupos de publicação. Esta é uma classificação interna e específica para cada
biblioteca, que poderá estruturar os grupos de publicação conforme suas necessidades.

Exemplo: Acadêmico, Científico etc.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Grupos de Publicação;
2. Insira um novo grupo de publicação;

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TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
3. Informe no campo de “Descrição” o nome do grupo de publicação que constará no cadastro de publicação e
consequentemente nas regras de empréstimo;
4. Salve o registro.

Editoras
Essa tabela permite que sejam cadastradas as editoras que publicam o acervo da biblioteca. É possível ter o cadastro de suas
remissivas em um anexo a parte, bem como sua associação em seu registro.

Exemplo: Editora Martin Claret.

Procedimento:
1. Acesse o menu Cadastros / Editoras;
2. Faça um filtro e insira uma nova editora;
3. Na Pasta Identificação preencha o nome da editora no campo de “Nome”.
4. Salve o registro.
5. Abra o anexo “Remissivas da editora”, insira uma remissiva e selecione-a para o cadastro da editora.
6. Salve o registro novamente.

Assunto
Esta tabela permite que sejam cadastrados os assuntos que classificam as publicações. Estes por sua vez, também possuem o
cadastro de suas remissivas em um anexo a parte, bem como a associação em seu registro.

Exemplo: Ficção Brasileira.

Procedimento:
1. Acesse o menu Cadastros / Assuntos;
2. Faça um filtro e insira um novo assunto;
3. Na Pasta Identificação informe o nome do assunto no campo de “Descrição”.
4. Salve o registro.
5. Abra o Anexo Remissiva do assunto insira uma nova remissiva e a selecione para o cadastro da publicação;
6. Salve o registro novamente.

Área de Conhecimento
É utilizada para auxiliar na disposição física dos exemplares na biblioteca de acordo com assuntos afins localizados próximos uns
dos outros. Pode ser dividida em classes principais, que por sua vez, são subdividas em outras classes (subárea do conhecimento).

Exemplo: Linguística, Letras e Artes (área), e Literatura Brasileira (subárea).

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Áreas do conhecimento;
2. Faça um filtro e insira uma nova área de conhecimento;
3. Na Pasta Identificação informe o nome da área de conhecimento no campo de “Descrição”.
4. Salve o registro.
5. No Anexo Subáreas do conhecimento insira uma nova subárea;
6. Na Pasta Identificação informe o código da subárea de conhecimento no campo de “Código da subárea” e informe o
nome da subárea no campo de “Descrição”.
7. Salve o registro novamente.

Tipos de referência
Esta tabela se propõe a ser mais uma forma de categorizar a disposição física do livro na biblioteca. Além da área de
conhecimento e do número do chamado, nós podemos distinguir acervos que são obras raras de acervos normais. Existem

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TOTVS Gestão Bibliotecária

bibliotecas que possuem iluminação, temperatura e locais próprios para armazenar certas publicações. Além disso, podem existir
publicações que são especiais por serem originais. Essas podem ser descritas como Coleção especial ou uma Obra rara
dependendo do acervo. No sistema tem-se a possibilidade de cadastrar um símbolo, este símbolo poderá ser impresso para
colocar na etiqueta da publicação para que seja facilmente identificada pelo tipo de referência.

Exemplo: Obra rara, Coleção Especial, Acervo Normal.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Tipos de referência;
2. Insira um novo tipo de referência;
3. Na Pasta Identificação informe o nome do tipo de referência no campo de “Descrição” e cadastre um símbolo para a
referência no campo de “Símbolo”.
4. Salve o registro.

Periodicidades
Nesta tabela é permitido cadastrar as diversas periodicidades das publicações. É utilizada quando há publicações que são do tipo
periódico. É importante que a biblioteca tenha um controle se uma revista é semanal, mensal, quinzenal, etc. Por isso no cadastro
das periodicidades é imprescindível que informe a frequência da publicação. Quando houver o processo de controle de
periódicos, essa tabela será utilizada para gerar os exemplares.

Exemplo: Diária, Mensal, Bimensal.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Periodicidades;
2. Insira uma nova periodicidade;
3. Na Pasta Identificação informe o nome da periodicidade no campo de “Descrição”. No campo de “Número de Dias”
informe os dias em que aquela periodicidade abrange;
4. Escolha a frequência da publicação de acordo com a quantidade de dias que você informou.
5. Salve o registro.

Leitor biométrico
Esta tabela refere-se aos clientes que possuem o modelo de scanner de biometria digital da FingerSec. Para cadastrar as
informações nos campos disponíveis para inclusão é necessário o número de série do aparelho e o registro do aparelho no
fabricante.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Leitor biométrico;
2. Faça um filtro e insira um novo leitor biométrico;
3. Na Pasta Identificação informe o “Número de série do aparelho” e o “Registro de aparelho no fabricante”;
4. Salve o registro.

Idiomas
Nesta tabela é permitido que sejam cadastrados os idiomas das publicações ou dublagens dependendo do seu tipo.

Exemplo: Alemão (GER), Italiano (ITA), Português (POR).

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Idiomas;
2. Insira um novo idioma;
3. Na Pasta Identificação informe o nome do idioma no campo de “Descrição”;
4. Informe uma abreviação para o idioma.
5. Salve o registro.

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TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Referências Bibliográficas
Nesta tabela há o cadastro de todas as possíveis referências bibliográficas que serão associadas a uma ou várias publicações.

Exemplo: CABI (Center for Agriculture and Bio Science Information), Sociedade Brasileira da Computação.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Fontes;
2. Insira uma nova fonte;
3. Na Pasta Identificação informe a fonte no campo de “Descrição”;
4. Salve o registro.

CUTTER / PHA
Esta tabela permite que sejam cadastrados os dados do CUTTER das publicações. Essa tabela é universal e possui o cadastro de
combinações de número com sobrenome de autores, ajudando assim na localização dos exemplares dentro da biblioteca.

No cadastro da publicação, o sistema não irá gerar o cutter para o autor nas seguintes condições:
 Não existe autor cadastrado na publicação;
 Não existe função de autor principal associado ao autor;
 Não existe referência para o sobrenome do autor nas tabelas auxiliares;Quando quaisquer uma destas opções acima
acontecerem, o sistema irá gerar o cutter/pha conforme o título da publicação. Se não houver referência da tabela ao
título o cutter/pha não será gerado.

Ele é montado da seguinte forma:

Referência do nome
do autor na tabela
CUTTER/PHA.

A848m 1ª letra da publicação


em minúsculo.

1ª letra sobrenome do
autor em maiúsculo.
 Nome da publicação: Memórias Póstumas de Brás Cubas
 Nome do autor (normalizado): ASSIS, Machado de.
 Número da referência do CUTTER/PHA: 848.

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TOTVS Gestão Bibliotecária

Esta informação cadastrada na publicação será utilizada para compor o número de chamada (localização), que indica a posição do
livro na estante.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / CUTTER /PHA;
2. Faça um filtro e insira um novo CUTTER;
3. Na Pasta Identificação informe o número que identifica o Cutter no campo de “Número referência”. No campo de
“Descrição” informe o código que mais se aproxima do sobrenome do autor;
4. Salve o registro.

Coleções / Séries
Nesta tabela há o cadastro das coleções das publicações que compõem o acervo a biblioteca. É possível informar em separado o
nome da coleção e o nome da série, além de de cadastrar o ano em que se iniciou a publicação e o ano que a mesma foi
encerrada ou suspensa.

Procedimento:
1. Acesse Tabelas Auxiliares / Coleções / Séries;
2. Faça um filtro e insira uma nova coleção;
3. Na Pasta Identificação informe o nome da coleção no campo de “Coleção”;
4. Cadastre o nome da Série no campo “Série”;
5. Salve o registro.

Categorias
Nesta tabela há o registro das categorias nas quais podem ser classificadas as publicações. Ela é uma forma mais abrangente de
classificar a publicação. Seu desdobramento é feito através do cadastro de assuntos.

Exemplo: Biologia (categoria), Biologia do Solo, Biologia Molecular e Biologia Marinha (assuntos).

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Categorias;
2. Faça um filtro e insira uma nova categoria;
3. Na Pasta Identificação no campo de “Descrição” informe o nome da categoria;
4. Salve o registro.

Países
Nesta tabela permite cadastrar os países que serão utilizados para a identificação da publicação, bem como suas siglas.

Exemplo: Afeganistão (AFG), Alemanha (GER), Brasil (BRA).

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Países;
2. Insira um novo país;
3. Na Pasta Identificação informe nome do país no campo “Nome”;
4. Insira uma sigla para o país.
5. Salve o registro.

Local das publicações


Nesta tabela permite que seja cadastrado o local onde as publicações foram impressas.

Exemplo: New York, Buenos Aires, Rio de Janeiro, São Paulo.

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TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Procedimento:
1. Acesse o menu Cadastros / Tabelas Auxiliares / Local das publicações;
2. Insira um novo local;
3. Na Pasta Identificação informe nome do local da publicação no campo de “Descrição”;
4. Salve o registro.

Situação do exemplar
Nesta tabela permite que seja cadastrado as diferentes situações que o exemplar pode adquirir. Por exemplo, um exemplar
precisa estar inativo no acervo da biblioteca por que é necessário passar por manutenção e/ou restauração. Nessas condições,
cria-se um status que indique que ele estará inativo e o associa ao cadastro do exemplar. Dessa forma não é necessário baixá-lo,
nem defini-lo como sendo de consulta interna. Assim que o exemplar retornar ao acervo da biblioteca ele poderá ter um status
ativo que lhe permita realizar empréstimos.

Exemplo: Ativo, Restauração.

Procedimento:
1. Acesse o menu Tabelas Auxiliares / Situação do exemplar;
2. Faça um filtro e insira uma nova situação;
3. Na aba de ‘Identificação’ informe nome da situação no campo de ‘Nome’;
4. Informe se essa situação poderá ou não permitir empréstimo;
5. Salve o registro.

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TOTVS Gestão Bibliotecária

Exercício

1. Cadastre uma nova unidade bibliotecária com os dados: Filial: Filial Exemplo;
Nome da biblioteca: Biblioteca Exemplo; Horário abertura: 07h
Horário fechamento: 22h

2. Visualize no sistema os 36 (trinta e seis) tipos existentes de publicação.

3. Crie um novo grupo de publicação: Descrição: Leitura Técnica.

4. Cadastre uma editora com os dados:


Nome: Editora TOTVS; Razão Social: Editora TOTVS S.A.; Endereço: Avenida Raja Gabaglia, número
2664, bairro Santa Lucia, BHte., MG, Brasil; Remissiva da editora:TOTVS.

5. Insira um novo assunto:


Descrição: Treinamento TOTVS; Remissiva do assunto: TOTVS.

6. Cadastre a seguinte área do conhecimento:


Descrição: Ciências Exatas e da Terra;
Código da subárea: 1.01.00.00-8; Descrição da subárea: Matemática;

7. Cadastre um tipo de referência: Descrição: Obra Rara;

8. Insira uma nova periodicidade com os seguintes dados:


Descrição: Semanal;
Número de dias: 7

9. Cadastre um leitor biométrico:


Número de sério do aparelho: 123.456.789
Registro do aparelho no fabricante:987.654.3.

10. Crie no sistema um novo idioma:


Descrição: Latim.

11. Insira uma nova referência bibliográfica:


Descrição: Sociedade Brasileira de Cardiologia.

12. Crie um novo CUTTER:


Número de referência: 112; Descrição: WAAS;

13. Cadastre a seguinte Coleção/Série:


Nome: Coleção TOTVS Pocket e Série Machado de Assis.

14. Cadastre uma nova categoria com o nome Adminstração.

15. Cadastre o país África do Sul;

16. Insira a Cidade do Cabo como local de publicação.

17. Insira novas as seguintes “situação de exemplar”: Ativo; Inativo e Em manutenção.

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TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
6. Pesquisa

A Pesquisa consiste no retorno das informações das publicações e exemplares que existem no acervo da biblioteca. Pode ser
realizada no sistema ou na web, sendo que para cada acesso há configurações distintas que devem ser realizadas no TOTVS
Gestão Bibliotecária.

As entidades que impactam neste processo são: Contexto, Usuários, Autores e Publicação.

Em geral, as pesquisas feitas no sistema são realizadas por quiosques em computadores disponíveis aos usuários nas
dependências da biblioteca. É também conhecida como “Pesquisa ao acervo”.

Suas configurações são realizadas nos parâmetros do sistema, no processo de Pesquisa, na etapa “Pesquisa ao acervo”. Neste
local é possível definir:
• Não fazer diferenciação entre (Ç e C);
• Retornar exemplares baixados;
• Normalizar texto digitado na pesquisa pelo autor;
• Não exibir exemplar com situação que não permite empréstimo;
• Campos disponíveis para pesquisa;
• Campos disponíveis para visualização dos exemplares.

É necessário configurar os campos visíveis da publicação por tipo de publicação e ainda qual será sua ordem na visão da pesquisa.
Em Parâmetros/Configurações / Parâmetros do sistema / Controle do acervo / Publicação / Configuração Campos, é possível
organizar os campos da publicação que irão aparecer no resultado da pesquisa e ainda em qual ordem. Só aparecerão os campos
na pesquisa caso eles sejam parametrizados para aparecerem no cadastro da publicação. Ou seja, um campo que não foi
selecionado para a publicação, logo não estará habilitado para aparecer no resultado da pesquisa.

Essa forma de configuração é interessante por que permite que cada publicação possa ter campos visíveis que são peculiares ao
seu tipo. Por exemplo, para um mapa é interessante que apareça no resultado da pesquisa a dimensão e a escala, mas para uma
publicação do tipo livro é interessante que tenha a informação se ele é ilustrado ou não.

Na pesquisa, você seleciona uma busca (titulo principal, autor, assunto, etc) e informa o texto. O resultado é exibido em forma de
referência bibliográfica.

Já a pesquisa avançada permite ao usuário a opção de busca do acervo de forma mais detalhada. É possível construir uma
consulta com mais de um campo na busca, com opções de filtro (contendo, pesquisa exata, pesquisa por palavra, começando com
e não contendo), idioma e ainda ano de publicação.

Para ambas as pesquisas (simples e avançada), é possível ordenar os registros por título principal, ano, tipos de publicação,
idioma, autor e assunto. Como referência, é exibida a quantidade de registros encontrados, mas o usuário poderá informar a
quantidade por página (20, 50, 80 e100) de publicações exibidas em tela. Antes de selecionar uma publicação, a consulta ainda
pode ser refinada por Filial/Unidade, Tipos de publicação, Autores, Assuntos, Coleções/Séries, Ano de Publicação em Filtros de
Resultado. Os resultados no grid são atualizados na medida do momento em que são selecionadas as opções.

No resultado, após selecionar a publicação, a tela se divide em: de um lado ficam as informações da publicação e do outro
lado ficam as informações dos exemplares, referência bibliográfica, ficha catalográfica e visualização do Marc de cada exemplar.
Além disso, é possível disponibilizar a publicação por meio de um arquivo digital. Para isso é necessário habilitar este campo para
cadastro nos parâmetros e na publicação habilitar o parâmetro “Disponibilizar para download na pesquisa ao acervo”. O Arquivo
é inserido na publicação e na pesquisa a opção de ‘Download’ ficará habilitada para o usuário salvar no local determinado por ele.
Para realizar uma pesquisa ao acervo, siga o procedimento:
Procedimento:

22
TOTVS Gestão Bibliotecária

1. Acesse o menu de Acervo / Consulta;


2. Selecione um campo para pesquisa no campo Busca por;
3. No campo Texto, informe a palavra referente ao campo que vocês está buscando;
4. Clique em “Pesquisar”;
5. Em Filtros de Resultado, selecione: apenas a filial que você está logado, um tipo de publicação, se houver vários
autores e assuntos selecione alguns, e o mesmo para a coleção /série e ano de publicação.
6. Clique em uma das publicações exibidas em tela.
7. Se a publicação selecionada for um periódico e os campos estiverem parametrizados, visualize os artigos de
periódicos associados aos exemplares.
8. Se houver arquivo digital associado à publicação, faça o download dele;
9. Visualize a referência bibliográfica do acervo, a ficha catalográfica e ainda o Marc de um exemplar;
10. Para imprimir a referência bibliográfica clique no botão de Imprimir;
11. Clique em “Voltar” para retornar a tela de pesquisa.

As demais pesquisas mudam apenas o acesso, os demais procedimentos seguem da mesma forma.

Quiosque
A pesquisa pelo quiosque, em termos funcionais, é mesma pesquisa ao acervo, entretanto, é destinada àqueles computadores
que ficam na instituição apenas para este fim. A tela é congelada na pesquisa e fecha apenas se o usuário que estiver logado no
sistema digitar sua senha. Por isso é chamado de quiosque, se destina aos usuários que chegam à biblioteca na procura de uma
publicação e o utilizam apenas com este objetivo.

Para realizar uma pesquisa pelo quiosque, acesse Acervo / Quiosque.

Portal
A pesquisa no portal também segue na mesma lógica da pesquisa ao acervo. É possível definir o usuário que irá pesquisar em
todas as unidades ou somente na unidade logada nos parâmetros do sistema. Lembrando que isso não significa que ele não
poderá pesquisar em outras unidades. Para acessar a pesquisa pública é necessário que o usuário tenha um login no Corpore.Net
e permissão para acessar o módulo de biblioteca.

Para realizar uma pesquisa pelo Portal, acesse Corpore.Net / Educacional / Biblioteca / Pesquisar/ Reservar.

Pesquisa Pública
A pesquisa pública tem como objetivo permitir que a comunidade possa realizar consultas de publicações. É utilizada por pessoas
que não possuem um login no Corpore.Net, mas podem ter acesso ao acervo da biblioteca. Em geral ficam localizadas na página
da biblioteca dentro do site da organização.

Como a pesquisa pública é acessada em sua maioria pela comunidade, a biblioteca poderá ter seu acesso na página onde for
melhor. Para isso é necessário gerar um link nos parâmetros do sistema. Você informa qual é o endereço físico do site até onde
haverá o acesso da pesquisa e o sistema gera a URL para o link. Exemplo: Quero que a pesquisa fique na página da biblioteca.
Informo o endereço físico www.instituição. com.br/biblioteca. Clique em ‘Gerar URL’ e será gerada a URL para o link do site:
www.instituição.com.br/ bibliotecaSource/Bib-Biblioteca/Public/BibFirewall.htm?CodColigada=1&CodFilial=1&CodUnidade=5.

Além disso, é possível que a pesquisa tenha um título e uma imagem correspondente à identidade da biblioteca. Isso serve
também para as pesquisas feitas no Quiosque. Para configurar, acesse Parâmetros/ Configurações / Parâmetros do sistema /
Pesquisa / Pesquisa pública / Etapa Título e Imagem. Neste local você informa um título para a pesquisa, que pode ser o nome
da Biblioteca e em seguida selecione uma imagem do seu computador. Para ambas opções, marque os parâmetros de ‘Exibir
título personalizado a seguir na parte superior da tela de consulta’ e ‘Exibir imagem personalizada a seguir na parte superior da
tela de consulta.

23
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento

Exercício

Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bíbliotecária no Processo de Pesquisa parametrize:

1. Na etapa Pesquisa ao acervo, marque a opção “Não fazer diferenciação entre (Ç e C)” e “Não exibir
texto digitado na pesquisa pelo autor”.

2. Ainda na etapa de Pesquisa ao acervo, em Visualização dos detalhes, marque os seguintes campos
disponíveis para a pesquisa: Artigo, Assunto, Autor, Edição, Editora, Local da publicação, Localização
do exemplar, Número do Tombo e Título Principal (defina-o como padrão).

3. Selecione os seguintes campos (nesta ordem) do exemplar para serem visualizados: Nº de Chamada,
Status de Exemplar, Data Devolução, Volume, Ano, Edição, Unidade, Artigos Periódicos, Fascículos,
Nº do periódico, Matéria princial.

4. Na etapa Pesquisa no Portal marque a opção para filtrar em todas as unidades.

5. Na etapa de “Pesquisa pública”, informe o site http://www.instituicao.com.br/corpore.net/ .

6. Clique em “Gerar URL”.

7. Ainda em Pesquisa Pública, na etapa de Título e Imagem marque os seguintes parâmetros:“Exibir


título personalizado a seguir na parte superior da tela de consulta”,“Exibir imagem personalizada na
parte superior da tela de consulta”. Informe no campo texto o nome da sua biblioteca e em seguida
selecione uma imagem para constar na pesquisa pública e no quiosque.

8. Copie a URL Gerada para o link que o setor de informática criou para a pesquisa pública. Conclua as
alterações realizadas no “Assistente de Implantação de Processos”.

9. Acesse o menu de Acervo / Consulta.

10. No campo “Buscar por” selecione “Título Principal”.

11. No campo “Texto” defina a palavra “adm” e clique em “Pesquisar”.

12. Em “Filtros de Resultado”, marque apenas o tipo de publicação “Livro” e filtre apenas a unidade
logada.

13. Clique em uma das publicações e verifique a disponibilidade dos exemplares.

14. Clique em “Voltar” para retornar à pesquisa.

15. Logue na aplicação do Corpore.Net;

16. Acesse o menu Educacional e em seguida Biblioteca;

17. Clique no menu Pesquisar/Reservar.

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TOTVS Gestão Bibliotecária

7. Movimentações

São parte das movimentações os serviços de empréstimo, devolução e renovação. Agrupados em uma única tela, constituem o
eixo central do atendimento prestado pela biblioteca aos seus usuários. Para facilitar a compreensão de cada um dos serviços
iremos apresentar as especificidades de cada um deles e em seguida retornar para o processo geral de movimentações.

As entidades que impactam neste processo são: Contexto, Tipo de Usuários, Usuários, Publicação, Regra de Empréstimo.

7.1. Empréstimo

Este processo consiste em cadastrar os usuários da biblioteca aos empréstimos dos exemplares das publicações.

Como condição para que este processo ocorra é necessário que haja uma ‘Regra de Empréstimo’ cadastrada. Essa regra
estabelece o vínculo entre o tipo de usuário que deseja realizar o empréstimo e o grupo de publicação o qual pertence à
obra desejada.

Neste processo são realizadas algumas validações para o usuário em questão:


 Permissão para fazer empréstimo na unidade/filial;
 Situação do usuário está como Regular;
 Caso o parâmetro de “Verificar validade de usuário” estiver marcado no cadastro de Tipos de usuário ele verificará a
validade do usuário em seu cadastro;
 Quantidade máxima de empréstimo definido no seu tipo de usuário;
 Caso os parâmetros de “Bloquear empréstimo para inadimplentes financeiros na Biblioteca” e “Bloquear
empréstimo para inadimplentes financeiros no Educacional” nos parâmetros do sistema no processo de Integração /
Etapa Financeiro estiverem marcados, o sistema validará as pendências financeiras no TOTVS Educacional e no
TOTVS Gestão Bibliotecária e irá bloquear o empréstimo;
 Caso o parâmetro de “Permite Empréstimos / Reservas para funcionários demitidos” nos parâmetros do sistema no
processo de Integração / Etapa Folha de Pagamento não esteja marcado o sistema não irá permitir o empréstimo
dos funcionários que estão demitidos;
 O sistema irá bloquear o empréstimo dos usuários caso o parâmetro esteja marcado de “Bloquear Empréstimo /
Reserva para alunos sem disciplina em curso” nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária no processo Integração
/ Etapa Educacional. Este mesmo caminho verificará também as documentações pendentes através do parâmetro
“Verificar documentos pendentes ao realizar o empréstimo do aluno”;
 Por fim, usuários que possuem devoluções em atraso terão seu empréstimo cancelado caso o parâmetro “Cancelar
empréstimo com a publicação atrasada” nos parâmetros do sistema no processo de Movimentação na etapa
Devolução estiver marcado.

Para o exemplar essa rotina irá verificar:


 Se o exemplar está baixado;
 Se o exemplar é considerado para consulta interna;
 Se a situação do exemplar e a regra de empréstimo permitem o empréstimo;
 Se o exemplar foi reservado para algum usuário.

O empréstimo poderá ter 4 (quatro) status possíveis:


 Emprestado (E): status atribuído ao registro do empréstimo quando o mesmo é criado;
 Cancelado (C): status atribuído ao registro do empréstimo quando o mesmo é cancelado. Um empréstimo só poderá
ser cancelado quando o seu status for ‘emprestado’ ou quando o seu status for ‘atrasado’ e o sistema estiver
parametrizado para permitir cancelamento do empréstimo da publicação atrasada;

25
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
 Atrasado (A): status atribuído ao registro do empréstimo quando o status do mesmo for ‘emprestado’ e a data
prevista da devolução for ultrapassada;
 Devolvido (D): status atribuído ao registro do empréstimo quando o exemplar é devolvido à biblioteca.

O cálculo da data prevista de devolução é feito de acordo com os seguintes critérios:


1. O primeiro passo é verificar se a data de devolução será gerada considerando os finais de semana e feriados
(definido nos parâmetros). Ou seja, se serão contados os dias úteis ou serão contados dias corridos;
2. Para definir um dia útil ou não, deve-se preencher o calendário base do Corpore com os respectivos feriados e
preencher o parâmetro “Fim de semana” as opções “Sábado é dia útil”, “Domingo é dia útil”;
3. Se a opção “Considerar final de semana e feriados nos empréstimos” não for marcada, o cálculo de dias será feito
contando apenas os dias úteis;
4. Se a opção for por “Consistir finais de semana e feriados nos empréstimos”, o cálculo de dias será feito contando os
dias corridos. Para esta situação o dia resultante poderá ser um dia não útil, com isso verifica-se o parâmetro
“Vencimento em dia não útil”, em que as opções são: ‘Manter data’, ‘Buscar próximo dia útil’, ‘Buscar dia útil
anterior’.

É possível definir uma data/hora fixa para a devolução do exemplar nos processos da movimentação de empréstimo. Dessa
forma esse valor irá ignorar todas as outras formas de cálculo da data de devolução prevista. Além dessa opção é possível
também adicionar dias/horas no cálculo da data de devolução prevista realizado pelo sistema.

Procedimento:
1. Acesse Movimentações / Movimentações;
2. Digite o código da publicação no campo;
3. Caso tenha sido localizado mais de um usuário/exemplar, selecione o correto, neste caso, a publicação.
4. Irá aparecer a seguinte mensagem: "Identifique o usuário: Foi iniciada uma operação de empréstimo a partir de um
exemplar disponível. Para prosseguir é necessário que seja informado um usuário."
5. Digite o código do usuário para dar continuidade;
6. As informações do Usuário irão aparecer em tela e logo abaixo as informações do Empréstimo;
7. Altere o prazo da devolução clicando no ícone da coluna Alterar;
8. Outra tela será aberta, clique em Alterar(F6);
9. Informe os dias/horas que serão adicionadas e caso necessário inclua observações;
10. Para salvar, clique em Confirmar(F8).
11. Após as alterações, conclua a operação de empréstimo clicando no botão de Confirmar(F9);
12. Confirme a mensagem "Confirmar e finalizar as operações em andamento?".
13. Se houver configurado, um log com as informações será exibido em tela, dê ok para fechar.

7.2. Devolução

Este processo consiste em devolver a publicação que foi emprestada aos usuários para a biblioteca. Neste processo o
usuário pode optar por devolver ou renovar o empréstimo realizado.

É comum a cobrança de multas por devoluções em atraso que podem ser gerenciadas pela própria biblioteca ou no setor
financeiro da organização. Sendo este ultimo, é necessário integrar com o TOTVS Gestão Financeira de acordo com as
orientações abaixo:
1. Para geração da multa é necessário que o usuário tenha um responsável financeiro cadastrado. Esse registro fica
armazenado no cadastro do usuário em Cadastros |Usuários no anexo ‘Dados Específicos’. Este campo somente irá
aparecer caso o parâmetro ‘Utilizar integração com o Financeiro’ estiver marcado em Parâmetros/Configurações /
Parâmetros do sistema/ etapa Integração/ Financeiro.

26
TOTVS Gestão Bibliotecária

2. A aplicação mantém uma referência do lançamento gerado para posteriores consultas (Movimentação / Situação
financeira). Essa referência é o código do lançamento gerado relacionado ao empréstimo a partir do qual ele foi
gerado;
3. Deverá ser verificado se o TOTVS Gestão Financeira está configurado para trabalhar com rateio de centro de custo,
com as opções “Obrigatório sempre” ou “Obrigatório a receber”. Se estiver configurado desta maneira, a devolução
somente será permitida caso esteja configurado um centro de custo para a unidade bibliotecária em Tabelas
Auxiliares / Unidades.

Além disso, é possível que o usuário consiga imprimir o boleto para pagamento de suas multas no TOTVS Gestão de
Conteúdos (Portal), na parte de Biblioteca. Para isso é necessário que haja um relatório com os filtros CODCOLIGADA e
IDLAN. Em seguida, é essencial que haja seu cadastro nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, em parâmetros gerais
de integração com Financeiro, no campo “Boleto para pagamento de multa no portal”. O usuário terá acesso ao boleto no
TOTVS Gestão de Conteúdos caso tenha perfil que permita essa ação.

Procedimento:
1. Acesse Movimentações / Movimentações.
2. Digite o código do exemplar.
3. Caso mais de um usuário/exemplar fora localizado, selecione a publicação.
4. As informações do exemplar serão visualizadas em tela na Aba Devoluções.
5. Observe que na tabela 'Operações em andamento', no canto direito da tela, existe uma devolução em operação.
6. Para concluir a operação de Devolução, clique em Confirmar(F9).
7. Confirme a mensagem: "Confirmar e finalizar as operações em andamento?"
8. Se houver configurado, um log com as informações será exibido em tela, dê ok para fechar.

7.3. Renovação

Este processo consiste na renovação do prazo de entrega de uma publicação e configura-se, portanto, como um novo
empréstimo.

A aplicação não permite que seja realizado renovação do exemplar na mesma data do empréstimo ou da última renovação.
Se for selecionado o exemplar para renovação no mesmo dia do empréstimo e clicar em ‘Ok’ o sistema emitirá a seguinte
mensagem: “Erro no processo de renovação: a renovação para o usuário ‘nome do usuário’ não foi concluída pois não é
permitido renovar um empréstimo na mesma data em que ele foi realizado”.

Procedimento:
1. Acesse Movimentações / Movimentações.
2. Digite o código do exemplar.
3. Caso mais de um usuário/exemplar fora localizado, selecione a publicação.
4. As informações do exemplar serão visualizadas em tela na Aba Devoluções.
5. Para renovar, clique no ícone da coluna Alterar, outra tela será aberta.
6. Clique em Renovar (F7).
7. Para desfazer, clique novamente em Alterar e em seguida em Não renovar (F7);
8. Saia da tela clicando Voltar(ESC).
9. Observe que a tabela, no canto direito da tela, indica a quantidade de renovações em andamento.
10. Para concluir a operação da renovação, clique em Confirmar (F9).
11. Confirme a mensagem: " Confirmar e finalizar as operações em andamento?".
12. Se houver configurado, um log com as informações será exibido em tela, dê ok para fechar.

27
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Exercício

Acesse Movimentações | Movimentações.


1. Digite o código de um exemplar.
2. Digite o código de um usuário.
3. Altere as configurações do empréstimo.
4. Confirme o empréstimo.
5. Informe no campo das operações o código do exemplar.
6. Faça uma renovação de empréstimo.
7. Informe no campo das operações o código do exemplar.
8. Efetue a devolução do exemplar.

8. Reserva

Este processo consiste na reserva de um exemplar que está emprestado para outro usuário da biblioteca. As entidades que
impactam neste processo são: Contexto, Tipos de Uusuários, Usuários, Publicação e Regra de Empréstimo.

Para que a reserva de fato aconteça a aplicação irá realizar algumas validações em relação ao usuário, são elas:

 Somente usuários com situação regular e com acesso à filial/unidade podem fazer reserva de publicações;
 A reserva pode ser bloqueada para usuários com pendências financeiras na biblioteca e no TOTVS Educacional. Para que
isso ocorra é necessário marcar nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária no processo de integração financeira:
“Bloquear reserva para inadimplentes financeiros na Biblioteca” e “Bloquear reserva para inadimplentes financeiros no
Educacional”;
 A permissão de reserva para usuários que estão cadastrados como funcionários no TOTVS Folha de Pagamento e estão
demitidos é parametrizada pela opção Permite Empréstimos / Reservas para funcionários demitidos nos parâmetros
do TOTVS Gestão Financeira no processo de Integração com a Folha de Pagamento;
 A permissão de reserva para usuários que são alunos no Educacional e não estão cursando nenhuma disciplina é
parametrizada pela opção de Bloquear Empréstimo / Reserva para alunos sem disciplina em curso nos parâmetros da
Biblioteca no processo de Integração com o Educacional. Essa verificação será em todas as coligadas do Educacional.
 Por padrão, não é permitido a reserva para usuários que estão com empréstimos em atraso. Mas caso a biblioteca libere
é necessário marcar a opção de Permitir para usuários com devolução em atraso nos parâmetros da Biblioteca no
processo de Movimentação na etapa de Reserva;
 O usuário só poderá fazer reserva caso existam exemplares disponíveis nas filiais/unidades que ele tem acesso.

Outras validações em relação à publicação irão acontecer:

 Caso existam exemplares disponíveis da publicação selecionada, a reserva não é permitida.


 Exemplares com situação que não permite empréstimo não devem ser considerados como disponível;
 Se já existir uma reserva com status ‘Reservada’ para o usuário com a mesma publicação, não é permitido fazer uma
nova reserva.

Na regra de empréstimo será validado:

 Se permite reserva para aquele tipo de usuário e o grupo de publicação;


 Se permite reserva com a mesma publicação emprestada para aquele tipo de usuário e o grupo de publicação;

28
TOTVS Gestão Bibliotecária

Nos parâmetros do sistema é possível definir seleção de volume, edição e ano na reserva somente para a WEB, bem como obrigar
a seleção destes campos no sistema, permissão para usuários com devolução em atraso, especificar filial e unidade bibliotecária e
bloqueio de reservas para exemplares de circulação interna. Além disso, é possível configurar se sábado e domingo são dias uteis
para o calculo da data de liberação da reserva.

Para realizar o procedimento de reserva, é necessário seguir os passos:

Procedimento:
1. Tenha certeza de que o exemplar que se deseja reservar está emprestado para outro usuário;
2. Acesse o menu Movimentações / Reserva;
3. Informe o código do usuário dê um “tab”;
4. Informe a publicação;
5. Se houver, informe o volume, edição e o ano.
6. Clique em “salvar” e em seguida em “ok” para finalizar o processo.

O sistema permite que seja enviado um e-mail de confirmação de reserva para o usuário, bem como a impressão de um recibo.

Uma reserva não pode ser excluída, pode apenas ser cancelada. Existem vários status para definição de reservas. São eles:

 Reservada (R): Esse status é atribuído quando é criada uma nova reserva;
 Confirmado (F): Esse status é atribuído quando a reserva está confirmada para o usuário, ou seja, pode ser feito o
empréstimo desta reserva. Para isso é preciso estar com o status ‘Reservado’ e ser o primeiro da fila de reserva cujo
exemplar disponível atenda aos critérios da reserva. Depois de confirmada a reserva, os campos ‘Disponível para
empréstimo’ e ‘Limite para empréstimo’ são preenchidos de acordo com a regra de empréstimo;
 Cancelada (C): Esse status é atribuído quando a reserva é cancelada. Ele pode ser definido manualmente para isto é
preciso estar com o status ‘Reservado’ ou ‘Confirmado’ tem a data do campo ‘Limite para empréstimo’ ultrapassado;
 Efetuada (E): Esse status é atribuído quando foi feito o empréstimo da reserva que estava com o status ‘Confirmado’;

Fila de reserva
Toda biblioteca precisa de um controle, seja ele manual ou via sistema, de todas as reservas realizadas, para isso existe a tela de
Fila de Reservas. Através dela é possível controlar qual é o próximo para realizar o empréstimo, quais reservas foram
disponibilizadas, quais foram canceladas etc.

É apenas uma tela de controle, ou seja, nela não existe a possibilidade de edição, inclusão e exclusão, ao passo que, os dados são
alterados na medida em que:

• Há um cancelamento de uma reserva;


• Algum usuário cancela um empréstimo
• Ocorre uma devolução de um exemplar;
• A biblioteca faz a inclusão de novos exemplares no acervo, seja por cadastro, importação ou recebimento de
periódicos.

29
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
A atualização, bem como o processo de reserva, acontece da seguinte forma:

Exercício

1. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Financeira no processo de Movimentação na etapa Reserva marque os
parâmetros: ‘Permitir para usuários com devolução em atraso’, ‘Permitir reserva por volume, edição e ano
(somente para WEB)’, ‘Bloquear reservas de exemplares de circulação interna’. Informe que sábado é dia
últil;

2. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Financeiro marque o parâmetro de


“Bloquear reserva para inadimplentes financeiros no RM Biblios”;

3. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Educacional marque o parâmetro de


“Bloquear Empréstimo / Reserva para alunos sem disciplina em curso”;

4. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Folha de Pagamento desmarque o


parâmetro de “Permite Empréstimos / Reservas para funcionários demitidos”;

5. Confira no sistema uma publicação que possua somente um exemplar que já esteja emprestado para
outro usuário.

6. Faça uma reserva desta publicação.

7. Devolva o livro do usuário que estava emprestado.

8. Verifique a mudança de status na tela de Fila de reserva.

9. Faça o empréstimo do livro que você reservou.

30
TOTVS Gestão Bibliotecária

9. Controle de Assinatura de Periódico

Para o processo de Controle de Assinatura de Periódico impactam as entidades: Contexto e Publicação.

Como o cadastro de publicação é flexível, é importante lembrar que para as publicações que são do tipo Periódico, é necessário
ter o campo “Assinatura” da categoria “Informações Adicionais” disponibilizado para cadastro nos parâmetros do sistema. Se
considerar necessário, defina como obrigatório o checkbox Periódico da categoria “Identificação Geral”, que já estará como visível
em todas as publicações.

Na publicação este campo será visualizado em Outras informações, como Assinaturas de Periódicos. Neste local terão as
configurações para que o processo de controle de assinatura de periódicos funcione corretamente. A assinatura é o registro que,
futuramente, será responsável pela rotina de receber os exemplares. Uma publicação poderá ter várias assinaturas, visto que, ao
assinar contratos com as editoras, novos registros são inseridos no sistema e outros ficam inativos devido ao término do contrato.

Assim que uma assinatura é cadastrada, no próprio registro é possível verificar na guia de Periódico todos os exemplares com
status “A receber” com a data prevista de chegada preenchida. Se após salvo, a assinatura for renovada e/ou a data de término
for alterada, é feita uma sincronização dos exemplares cadastrados na guia de periódico, que também são atualizados conforme a
alteração.

Cadastrada a assinatura do periódico você estará apto para realizar o processo de controle de periódicos. Acesse o menu
Movimentações / Controle de Periódicos.

Na grid é possível visualizar todas as publicações, da coligada que está em acesso, que possuem assinaturas cadastradas. Através
das três opções de filtro, é possível receber exemplares e ainda visualizar informações de assinaturas já vencidas ou que ainda
estão para vencer. Conheça a função de cada filtro:

 Vencimento da Assinatura: será listado todas as assinaturas ativas que falta, no máximo, certo número de exemplares
para terminar. Por exemplo, a biblioteca quer saber das assinaturas que ainda possuem no máximo 10 exemplares para
receber, sendo assim, será exibido as publicações que estão nesta condição e ainda qual a quantidade de exemplares
para serem recebidos e qual a totalidade da assinatura.
 Exemplares a Receber: será listado todos os exemplares a receber em um determinado período. É utilizado por
exemplo quando a biblioteca quer saber quantos exemplares ela terá de receber naquela semana, daí ela informa a
data inicial e final do período e dessa forma, verá todas os registros que ainda terá de receber.
 Assinaturas Vencidas: serão listadas todas as assinaturas que já estejam finalizadas (com a data de fim expirada) e
todos os seus exemplares já recebidos. Este controle serve para a biblioteca saber quando precisa realizar novos
contratos com as editoras que já finalizaram a assinatura do periódico.

O sistema abre uma guia de nome Resultado para exibir os dados que foram selecionados no filtro. Nesta guia é possível receber
exemplares e exportar os registros para uma planilha do Excel.

O ato de receber o exemplar implica diretamente no seu cadastro na publicação, de modo que, sistematicamente o
processo irá realizar tais procedimentos:

 Criar um exemplar e associá-lo à publicação. O exemplar poderá ser visualizado no cadastro de publicação no anexo
Exemplar;
 Atualizar o exemplar no cadastro da assinatura com o status “Recebido”;
 Atualizar a fila de reservas. Às vezes esta publicação está com reservas por que não há nenhum exemplar disponível.
Sendo assim, este processo já cadastra o exemplar e ainda o disponibiliza para o acervo;
 Na guia de Dados Específicos no cadastro do exemplar, o tipo de recebimento será cadastrado como “Assinatura”.

31
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Caso a assinatura no cadastro do periódico esteja inativa o sistema irá perguntar se quer confirmar o recebimento do exemplar.
Ao final do processo uma mensagem será exibida da seguinte maneira: “O status do exemplar foi marcado como recebido. O
código correspondente no acervo é xxxx.”

Resumindo: um usuário recebe na biblioteca o motoqueiro com a revista da semana. Ele irá realizar o processo de controle de
periódico, onde irá localizar a publicação da revista a ser cadastrada, irá receber a revista por este processo e em seguida já estará
disponível no acervo.

Para realizar o procedimento de controle das assinaturas de um periódico é necessário seguir os passos:

Procedimento:
1. Acesse o menu Movimentações / Controle de Periódicos;
2. Marque a publicação que se deseja receber o exemplar;
3. Marque a opção de “exemplares a receber”;
4. Informe uma data que compreenda o recebido de pelo menos um exemplar da sua assinatura;
5. Clique em Filtrar;
6. Acesse a Pasta Resultado;
7. Selecione um exemplar;
8. Clique na opção “Receber exemplar”;
9. Clique em “ok” para finalizar o processo.

Artigos de periódicos
O processo de controle de periódico já foi finalizado, mas é necessário, antes do periódico ir para a estante, cadastrar e indexar os
artigos que ele possui. Para isso existe o cadastro do artigo de periódico. Depois de cadastrado o periódico ele é vinculado ao
exemplar.

Um artigo pode ser cadastrado em Acervo / Artigos de periódicos. Tais registros dele podem ser informados:

• Título (descrição);
• Data da publicação;
• Síntese;
• Autor;
• Assunto;
• Página inicial e final.

Além disso, é possível vincular o exemplar que acabou de receber do controle de periódicos. Quando acessar o cadastro do
exemplar, no anexo “Artigo por exemplar”, irá visualizar o artigo que foi vinculado. Cada exemplar poderá definir a matéria
principal, de modo que, cada um pode ter apenas uma matéria principal.

32
TOTVS Gestão Bibliotecária

Exercício

1. Nos parâmetros do sistema configure para as publicações do tipo Periódico a visibilidade do campo
“Assinatura” da categoria “Informações Adicionais” e a obrigatoriedade do campo “Periódico” na
“Identificação Geral”.

2. Cadastre uma publicação com os seguintes dados: Tipo: Periódico;


Título Principal: Revista Treinamento; Grupo de Publicação: Leitura Técnica Periodicidade: Semanal;
Periódico: Sim.

3. A partir do cadastro anterior, insira uma nova assinatura: Periodicidade: semanal.


Assinatura Ativa: Sim. Data inicial: data atual.
Data provável de recebimento do primeiro exemplar: data atual. Data final: data atual + um ano.
Salve.

4. Faça o controle do periódico cadastrado e informe as datas de início e término do mês atual para o filtro
Exemplares a Receber, selecione um exemplar e confirme o recebimento.

5. Cadastre um artigo com os seguintes dados:


Título (descrição): Treinamentos da Totvs Data da publicação: data atual
Síntese: Entidades e processos são apresentados aos clientes, funcionários e parceiros em forma de uma
apostila.
Autor: TOTVS SA
Assunto: treinamento, capacitação, aprendizado, TOTVS. Página inicial e final: 10 a 15

6. Vincule o artigo à publicação cadastrada e ao exemplar recebido recentemente pelo processo de


Controle de Periódico.

7. Acesse o cadastro do exemplar, anexo Artigo por Exemplar. Edite o artigo vinculado no exercício anterior
e o defina como sendo matéria principal.

10. Transferência de Exemplares

Este processo ocorre entre as Unidades Bibliotecárias de uma mesma coligada em que um exemplar pode ser transferido para
outra unidade. Para realizá-lo é necessário que o usuário tenha acesso ao Menu e que o contexto do TOTVS Gestão Bibliotecária
(Filial/Unidade) esteja selecionado. As entidades que impactam são: Contexto e Publicação.

Quando o processo é chamado a partir do menu Acervo/Publicações haverá um filtro para as publicações. Obedecendo a este
filtro serão listadas as publicações e seus respectivos exemplares. Entretanto, quando o processo for chamado na visão de
exemplares, não será necessária a seleção de publicações e exemplares, pois o processo será executado sobre os exemplares
selecionados na visão.

Apenas os exemplares das publicações selecionadas com status diferente de “Emprestado” e “Atrasado” e que não estejam
baixados serão transferidos para a filial e unidade bibliotecária de destino.

Na unidade de origem, após a transferência, o exemplar estará baixado. A data é referente ao momento que o processo foi
executado e a justificativa estará cadastrada com o seguinte texto: “Exemplar transferido para a filial/unidade <nome da
filial>/<nome da unidade>.”. E na unidade de destino será criado um novo exemplar, com os mesmos dados do exemplar de
origem.
Se processo for configurado para manter o número do tombo, o sistema agirá da seguinte forma: caso o número do tombo do
exemplar já exista na unidade de destino, um novo número de tombo será gerado, caso contrário o exemplar de destino
continuará com o mesmo número do tombo de origem.

33
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento

Para realizar o procedimento, basta seguir os passos:

Procedimento
1. Acesse o menu Acervo / Publicações / Transferência de exemplares;
2. Avance e faça um filtro para que as publicações sejam exibidas no grid e selecionadas;
3. Selecione os exemplares das publicações que deseja que sejam transferidos;
4. Informe a filial de destino;
5. Informe a unidade de destino;
6. Avance e execute o processo;
7. Quando finalizado clique em “Fechar” para sair do wizard.

Após este processo é importante que haja atualização da biblioteca para que a fila de reserva também seja atualizada. Além disso,
é disponibilizado um log com as informações da transferência.

Exercício

1. Acesse o menu Acervo / Publicações / Transferência de exemplares;

2. Avance e filtrea publicação desejada;

3. Selecione um exemplar para a transferência; Selecione uma filial que seja diferente da filial que você está
logado;

4. Selecione uma unidade que seja diferente da unidade que você está logado; Clique em avançar e marque a
opção para executar “Agora”;

5. Avance e clique em “Executar”.

34
TOTVS Gestão Bibliotecária

11. Importação de Usuários

Este processo permite que sejam importados alunos do RM Classis Ensino Superior, RM Classis Ensino Básico, TOTVS Educacional
e professores e funcionários do TOTVS Folha de Pagamento de qualquer coligada. Essa é a única condição para o processo: estar
integrado com os demais sistemas da instituição, ao passo que, os registros serão importados deles. As entidades que impactam
neste processo são: Contexto e Usuários.

É importante lembrar que existe no sistema um conceito que unifica uma série de cadastros: a pessoa. Este registro centraliza
algumas informações que podem ter em comum nos sistemas como: nome, CPF, endereço, naturalidade, data de nascimento,
entre outros dados. Um aluno pode ser um professor, como também pode ser um funcionário da instituição ou pode ser todos
estes registros e ainda ser um usuário da biblioteca.

Estando cadastrado em qualquer sistema ele será sempre a mesma pessoa, portanto, um endereço alterado, por exemplo, no
TOTVS Educacional será visualizado no TOTVS Folha de Pagamento por que ele pode ser um aluno e um funcionário, mas seus
registros primários não da mesma pessoa. Mas existem informações que podem ser visualizadas e alteradas somente no sistema
que a originou, como a matrícula no TOTVS Educacional, a folha de pagamento do funcionário no TOTVS Folha de Pagamento
assim como os registros do usuário da biblioteca.

A ideia central da importação de usuários é selecionar uma pessoa já cadastrada no sistema (professor, aluno ou funcionário) e
associar a ela registros que são referentes ao usuário da biblioteca. A vantagem deste processo é que facilita para o cadastro dos
usuários, uma vez que, os cadastra automaticamente e ainda mantém uma comunicação com os demais sistemas através da
integração pela pessoa.

Professor Funcionário

Usuário da
Aluno
Biblioteca
Pessoa

O procedimento de importar os usuários é realizado por meio de um wizard (em Cadastros / Usuário / Usuários/ Importação de
Usuário).

 Se for importado um aluno ou professor é necessário definir nos parâmetros do sistema (Parâmetros/ Configurações /
Parâmetros do sistema / Integração / Educacional), qual é a integração utilizada (RM Classis Básico, RM Classis
Superior ou TOTVS Educacional). Você deverá selecionar qual é sistema acadêmico utilizado por sua instituição.
 Se for importado um funcionário da instituição é necessário marcar o parâmetro “Utilizar integração com a Folha de
Pagamento” em Parâmetros/Configurações / Parâmetros do sistema / Integração / Folha de Pagamento.
 No wizard, após selecionar qual será o tipo de usuário a ser importado (aluno, professor ou funcionário) o sistema
possibilita que você filtre as pessoas de acordo com o sistema. Por exemplo, se você quer importar alunos que
acabaram de realizar matrícula na turma A da 1ª série ou do 1º período (no caso de ser uma faculdade). Sendo assim
você faz um filtro pelo código do período letivo, pelo curso, pela matriz e pela turma, ou da forma como desejar. Mas se
o tipo a ser importado é um funcionário, você pode realizar um filtro de acordo com a data admissão, pela chapa, pelo
código da sua situação e tantas outras formas de seleção.

35
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Na importação é possível ser configurado: tipo de usuário da biblioteca, data de validade, acesso à coligada, se é supervisor, se
pode criar relatório, e a qual perfil do RM estará associado.

Há dois parâmetros na tela da importação de usuários que merecem atenção:

 Criar responsável financeiro: para tanto, irá verificar se já existe um cliente/fornecedor cadastrado com o mesmo CPF da
pessoa em relacionamento com TOTVS Gestão Financeira.
 Verificar se já existe responsável financeiro associado ao usuário em questão: essa opção se aplica aos usuários
importados do educacional, que em sua maioria já possuem um registro de responsável financeiro, não sendo
necessária a criação de outro cadastro.

O responsável financeiro será ser importado caso seja de coligada global ou da mesma coligada do TOTVS Gestão Bibliotecária na
qual está sendo feita a importação. Lembre-se de que o responsável financeiro no cadastro do usuário somente irá aparecer caso
o sistema esteja parametrizado para integrar ao TOTVS Gestão Financeira.

Ao final do processo, é definido as filiais que o usuário terá acesso tanto para o TOTVS Gestão Bibliotecária (para realização de
empréstimos e outros processo na biblioteca), quanto para o RM (acesso ao portal para realização de pesquisas, renovações,
reservas, etc).

Exercício

1. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Financeiro marque a opção de


“Integração com o RM Fluxus”;

2. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Educacional marque a opção de


“Integração com o TOTVS Educacional”;

3. Nos parâmetros do sistema no processo de Integração na etapa Folha de Pagamento marque a opção de
“Integração com o TOTVS Folha de Pagamento”;

4. Acesse o menu Cadastros / Usuário /Usuários/ Importação de Usuário para importação de usuários;

5. Selecione o tipo de usuário “Aluno”;

6. Selecione a aplicação “TOTVS Educacional”;

7. No filtro de alunos informe “R.A. IS NOT NULL

8. Informe o tipo do usuário como sendo “Aluno Treinamento”;

9. Marque as opções para criar o responsável e verifica a existência do responsável.

10. Marque a opção de “Acesso à coligada atual”;

11. Informe um perfil de usuário do Corpore RM;

12. Para a aplicação do TOTVS Gestão Bibliotecária e a Linha RM associe a biblioteca “Biblioteca
Exemplo” da filial criada como exemplo;

13. Clique em “Avançar” e em seguida “Executar” para que as configurações sejam processadas.

36
TOTVS Gestão Bibliotecária

12. Envio de E-mail

Este processo permite que seja enviado e-mail para os usuários atrasados, usuários com reserva vencida, usuários com reserva
disponível, usuários com devolução prevista e demais informações sobre a biblioteca através do Texto Livre.

É realizado após a atualização da situação de usuário da Biblioteca em Movimentações/Atualização da Situação da Biblioteca


(automaticamente) ou em Utilitários/Enviar e-mail (manualmente).

Para que os e-mails sejam enviados sem procedência de erros é necessário que as configurações globais de envio de e-mail
estejam cadastradas corretamente. Para isso é necessário acessar o menu Ambiente / Parâmetros / Globais na Pasta “Envio de
e-Mails”. Cadastre um Servidor SMTP e, caso seja necessário, informe um usuário autenticado e um domínio. Faça o teste para
certificar-se que a configuração é válida.

Nos parâmetros do sistema, no processo de “Envio de e-mails” é possível configurar o texto para cada situação em que os e-mails
serão enviados, bem como o e-mail de retorno (usuário logado ou da biblioteca).

Se o e-mail de retorno for do usuário, deve-se verificar se o usuário que está logado no momento da execução do processo tem
um e-mail cadastrado. Se não tiver, será emitida uma mensagem pedindo para que seja feito o cadastro, antes de continuar o
processo.

Caso o tipo de e-mail a ser enviado seja “Usuários com empréstimos em atraso”, o sistema irá enviar e-mails para todos os
usuários que possuam empréstimos com status diferente de “Devolvido” e “Cancelado” e cuja data/hora de devolução prevista
seja menor que a data/hora atual.

Se o tipo de e-mail a ser enviado for “Usuários com devolução prevista”, o sistema irá enviar e-mails para todos os usuários que
possuam empréstimos com status diferente de “Devolvido” e “Cancelado” e cuja data/hora de devolução prevista esteja entre a
data atual e o período de cobrança, definido no parâmetro do processo.

Para os tipos de e-mail “Usuários com empréstimos em atraso” e “Usuários com devolução prevista”, o sistema irá agrupar os
casos encontrados por usuário e enviar somente um e-mail, com a listagem das publicações que estão com este ele.
O assunto dos e-mails pode ser informado nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de E-mails. O
sistema disponibiliza algumas tags que são trocadas por seus respectivos valores. São elas:

<%c> - Nome da coligada


<%f> - Nome da Filial
<%u> - Nome da unidade
<%d> - Data de devolução prevista
<%dr> - Data da reserva feita
<%dl> - Data da liberação da reserva
<%n> - Nome do usuário / Cliente
<%nr> - Nome de retorno (usuário RM Biblios)
<%er> - E-mail de retorno (usuário RM Biblios)
<%e> - E-mail do Usuário / Cliente
<%cc> - Código do Usuário / Cliente
<%ce> - Código do exemplar
<%cp> - Código da publicação
<%t> - Título da publicação
<%nt> - Número do Tombo
<%nd> - Número dias lib. Reserva
<%ob> - Observação (Empréstimo)

37
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Sempre que um livro é devolvido, há a execução da atualização da biblioteca, a solicitação da compra de um livro foi atendida, o
sistema envia estes e-mails de forma automática:

 Reservas confirmadas: os e-mails são enviados automaticamente para o usuário quando a sua reserva é confirmada, ou
seja, quando há atualização da Fila de Reserva.
 Usuários com empréstimo em atraso e Usuários com devolução prevista: nesse caso, tanto para empréstimos em
atraso, quanto para devoluções previstas são enviados e-mails para os usuários que possuam empréstimos com status
diferente de “Devolvido” e “Cancelado”.
 Usuário com reservas vencidas: os e-mails são enviados automaticamente no momento da atualização da situação da
biblioteca, que em consequência atualiza a fila de reserva.
 Usuário com sugestão de compra adquirida: os e-mails são enviados a todos os usuários que tiveram suas
sugestões adquiridas pela biblioteca.

Mas caso seja do interesse o envio de e-mail manual, o sistema disponibiliza estas seguintes opções:

 Usuários com empréstimo em atraso: será enciado e-mail aos usuários que possuam empréstimos com status diferente
de “Devolvido” e “Cancelado” e cuja data/hora de devolução prevista seja menor que a data/hora atual.
 Usuários com devolução prevista: será enviado e-mail aos usuários que possuam empréstimos com status diferente de
“Devolvido” e “Cancelado” e cuja data/hora de devolução prevista esteja entre a data atual e o período de cobrança,
definido no parâmetro do processo.
 Texto Livre: nesse caso, pode-se utilizar o texto já cadastrado nos parâmetros do sistema ou cadastrar um novo texto.
As opções de envio são por tipo de usuário ou através de um filtro do cadastro de usuários. O assunto do e-mail deverá
ser informado para que haja o envio.
 Áreas de Interesse do usuário: são enviados e-mails para usuários que contêm áreas de interesse cadastradas,
informações sobre publicações existentes na biblioteca com áreas de conhecimento equivalentes ao seu interesse.

Ao final do processo de envio manual existe a possibilidade de uma simulação do envio do e-mail. É interessante por que os e-
mails são gerados, mas não são enviados, de modo que, o conteúdo de cada um deles podem ser visualizados no log ao final do
processo. Assim o usuário saberá quem irá receber e quem não irá receber e por qual motivo. Se a biblioteca não desejar simular,
poderá optar por enviar o e-mail diretamente conforme as parametrizações realizadas no wizard.

Procedimento
1. Acesse Utilitários / Envio de e-mails;
2. Na etapa ‘Seleção do tipo de mensagem’, selecione ‘Cobrança de empréstimo atrasado’;
3. Clique em Avançar;
4. Clique em ‘Consultar’ para que sejam exibidos os usuários com devolução em atraso;
5. Selecione alguns deles e clique em Avançar;
6. Na etapa ‘Tipo de Operação’ informe ‘Envio’ e avance;
7. Execute.

38
TOTVS Gestão Bibliotecária

Exercício

1. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto
para “Reservas confirmadas” como sendo: “Prezado(a) <%n>,
Informamos que a sua reserva para a publicação “<%cp>” está disponível. Lembre-se de comparecer à
biblioteca no prazo de <%nd> dias. Findo este prazo, a respectiva reserva será cancelada automaticamente
pelo sistema.
Atenciosamente, Equipe da Biblioteca
<%f> / <%u>”;

2. Nos parâmetros TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para
“Usuários com empréstimos em atraso”:
“Prezado(a) <%n>,
Informamos que você encontra-se em situação irregular junto à biblioteca. Solicitamos o seu
comparecimento para a devolução ou a renovação de exemplar(es) em atraso, como também quitação de
multas decorrentes do atraso.
Atenciosamente, Equipe da Biblioteca
<%f> / <%u>”

3. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para
“Usuários com devolução prevista” como sendo:
“Prezado(a) <%n>,
Informamos que o seu livro está prestes a vencer o prazo de devolução. Lembre-se de comparecer à
biblioteca para devolução ou renovação antes que o prazo expire.
Atenciosamente, Equipe da Biblioteca
<%f> / <%u>”

4. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para
“Usuários com reservas vencidas” como sendo:
“Prezado(a) <%n>,
Informamos que sua reserva da publicação <%t> está vencida.
Para realização de uma nova reserva ou empréstimo, favor comparecer a Biblioteca. Atenciosamente,
Equipe da Biblioteca
<%f> / <%u>”

5. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para
“Usuários com sugestão de compras adquiridas” como sendo:
“Prezado(a) <%n>,
Sua solicitação feita no dia <%ds> foi adquirida.
Informamos que a compra de exemplares da publicação <%t> foi efetuada e se encontra disponível
em nosso acervo.

Atenciosamente, Equipe da Biblioteca


<%f> / <%u>”

39
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Exercício

6. Nos parâmetros do TOTVS Gestão Bibliotecária, no processo de Envio de e-mails, informe o texto para
“Usuários com sugestão de compras adquiridas” como sendo:
“Prezado(a) <%n>,
Acabamos de adquirir uma publicação da sua área de interesse <%dac>/ <%dsac>:
<%t>.
Ela já está disponível em nosso acervo para empréstimos.

Atenciosamente, Equipe da Biblioteca


<%f> / <%u>”

7. Acesse o menu de Utilitários / Envio de e-mails;

8. Na etapa “Seleção do tipo de mensagem” selecione o tipo “Cobrança de empréstimo atrasado”;

9. Clique em “Avançar”;

10. Clique em “Consultar” e em seguida selecione um usuário apenas para o envio do e-mail e avance;

11. Selecione a opção de “Envio” e clique em “Avançar” em seguida em “Executar”;

12. Retorne para tela de envio de e-mails e acesse a opção de “E-mail Livre”;

13. No assunto informe:“Horário de Funcionamento da Biblioteca”;

14. No assunto informe:“Horário de Funcionamento da Biblioteca”;

15. No texto informe: “Prezados,


Informamos que no período de férias a biblioteca estará fechada para reformas em sua estrutura física.
À disposição! Atenciosamente, Equipe da Biblioteca
<%f> / <%u>”

16. Clique em “Avançar”.

17. Selecione a opção de “Envio” e clique em “Avançar” em seguida em “Executar”;

40
TOTVS Gestão Bibliotecária

13. Inventário

O inventário é um processo minucioso, realizado anualmente, de levantamento do acervo da biblioteca. É a descrição detalhada
do seu patrimônio.

Na aplicação ele consiste em gravar a data e hora do inventário no registro do exemplar. Para realizá-lo é necessário apenas o
número do tombo, na impossibilidade, o exemplar também pode ser selecionado pelo número tombo (antigo), código auxiliar e
pelo código da publicação mais do exemplar. Lembrando que ele é realizado no contexto da unidade bibliotecária que o usuário
do sistema está logado.

Procedimento:
1. Acesse o menu Acervo / Inventário;
2. Informe o número do tombo e dê um “enter”;
3. As seguintes informações serão visualizadas em tela: código da publicação, data/hora do inventário, título, código do
exemplar e o número do tombo que foi selecionado;
4. Clique em sair.

Será exibida uma mensagem de erro para as seguintes situações:

• Quando o exemplar não existe;


• Quando existir mais de um exemplar com o mesmo código informado;

Uma mensagem de confirmação será emitida em tela quando o exemplar já foi inventariado. Sendo assim, ele irá informar a data
e hora do ultimo inventário e perguntar se deseja realizar o processo novamente. No cadastro do exemplar haverá um campo que
estará preenchido na Pasta Identificação com o conteúdo da data e hora no formato dd/mm/aaaa hh:mm.

Como essa rotina é realizada anualmente, usa-se limpar o inventário do ano anterior para a realização de uma nova rotina. Para
isso, na aplicação tem um processo que limpa todo o inventário realizado na unidade bibliotecária em Acervo / Inventário /
Limpar inventário. Ele irá deletar os valores no campo “Inventário do acervo” do exemplar na Pasta Identificação. Consiste em um
wizard em que é apenas necessário clicar em “Executar” para que o processo seja inicializado.

Após todo o processo, a biblioteca poderá criar um relatório por meio do campo “Inventário do acervo” no cadastro do exemplar.
Por ele os acervos que não houverem este campo preenchido não serão reconhecidos como patrimônio da biblioteca, visto que,
não foram processados no inventário. Por isso é importante que essa rotina seja realizada com a biblioteca fechada. Além disso, é
interessante tomar conhecimento dos livros que não estão na biblioteca por motivo de empréstimo e/ou transferência.

41
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Exercício

1. Acesse o menu Acervo /Inventário;

2. Informe o número do tombo de uma das publicações que você já cadastrou em exercícios anteriores e
dê um “enter”;

3. As seguintes informações serão visualizadas em tela: código da publicação, título, código do exemplar e o
número do tombo que foi selecionado; Clique em sair.

4. Acesse Cadastros / Publicações;

5. Filtre a Publicação inventariada e abra o anexo de “Exemplares”;

6. No campo de “Inventário do acervo” confira se a data e a hora que você realizou o inventário estão
corretas;

7. Retorne ao menu de Acervo / Inventário;

8. Tente novamente fazer o mesmo inventário do exemplar anterior e dê um “enter”;

9. Uma mensagem na tela será exibida da seguinte forma: “Confirmação: Este exemplar já foi inventariado
anteriormente. Data do inventário: xx/xx/xxxx xx:xx:xx. Deseja atualizar com a data / hora atual? SIM ou
NÃO.”. Informe “SIM” e clique em “sair”;

10. Acesse o menu de Acervo / Inventário / Limpar inventário;

11. Uma tela com as informações sobre o processo se abrirá;

12. Clique em Executar;

13. Quando o processo estiver finalizado clique em “Fechar”.

42
TOTVS Gestão Bibliotecária

14. Anexo

ESTRUTURA DA FICHA CATALOGRÁFICA

Nº de Classificação
Cutter Ponto de acesso principal (autor ou entidade)
Título principal [designação geral do material] = primeiro título
equivalente : outras informações sobre o título / primeira indicação
de responsabilidade ; cada uma das indicações subseqüentes de
responsabilidade. – Edição / primeira indicação de responsabilidade
relativa à edição. – Detalhes específicos do material (ou do tipo de
publicação). – Primeiro lugar de publicação etc. : primeiro editor etc.,
data de publicação etc.
Extensão: Ilustrações ; Dimensões + Material adicional. – (Título
principal da série / responsabilidade relativa à série, ISSN da série ; numeração dentro da série.
Título da subsérie, ISSN da subsérie / numeração dentro da subsérie)

Notas. (Cada nota iniciando um novo parágrafo)


ISBN : Modalidades de aquisição.

1. Assuntos. I. Outros autores, colaboradores, tradutores, ilustradores etc, título e série.

De acordo com as informações das fichas catalográficas, cadastre as publicações no sistema. Antes de iniciar cadastre as
informações auxiliares como editora, autor e coleção ao final deste anexo.

Tipo de publicação: livro

125
M553 Mercado Educacional : Novos paradigmas para a biblioteca. / Autor
TOTVS,; Autor principal. -- Ed. 10ª -- Sao Paulo : Editora TOTVS
Ltda, 2009
330p. : il.-- (Coleção TOTVS Educacional; V. I)
ISBN85-0000-808-4
1.BIBLIOTECA DIGITAL, 2.BIBLIOTECA ESCOLAR, 3.BIBLIOTECA -
SISTEMAS DE GERENCIAMENTO, 4.BIBLIOTECA VIRTUAL, 5.BIBLIOTECAS
POPULARES, 6.MERCADO. I.TOTVS, Autor

Tipo de publicação: Cd-ROM

1
A654 Apresentação RMBiblios : Versão 6.0 a 10.70 / Autor TOTVS,; Autor
principal. -- Ed. 1ª -- Belo Horizonte : Editora TOTVS Ltda, 2009
-- (Coleção TOTVS Educacional; Velume I)
1.Sistemas de Informação, 2.BIBLIOTECAS ESCOLARES. I.TOTVS, Autor

Tipo de publicação: periódivo

6
R454 Revista TOTVS : mercado educacional / Autor TOTVS,; Autor principal.
-- Ed. 1ª -- Sao Paulo : Editora TOTVS Ltda, 2009
: il.-- (9876-5432)
1.MERCADO, 2.EDUCAÇÃO, 3.SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. I.TOTVS, Autor

43
TOTVS Gestão Bibliotecária

do Treinamento
Tipo de publicação: atlas

6
A881 Atlas America Latina / Autor TOTVS,; Autor principal. -- Ed. 1ª --
Sao Paulo : Editora TOTVS Ltda, 2009
-- (Coleção TOTVS Educacional; V.I)
1.ATLAS MUNDIAL, 2.ATLAS - BRASIL. I.TOTVS, Autor

Tipo de publicação: tese

D313 Definição de uma ontologia para área de Processos de Atendimento /


Autor TOTVS,; Autor principal. -- Ed. 1ª -- Belo Horizonte : 2008
-- (Coleção TOTVS Educacional; V.I)
1.SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. I.TOTVS, Autor

 Editora
Nome: Editora TOTVS Ltda
Razão social: Editora TOTVS
CNPJ: 01.234.564/0001-89
Endereço: Av. Raja Gabaglia, nº 2664, Belo Horizonte, Minas Gerais, Brasil.
Home page: www.totvs.com\editora
Remissivas da editora:
TOTVS

 Coleção

Nome: Coleção TOTVS Educacional

 Autor
Nome: Autor TOTVS
Data nascimento: 10/12/1976

Remissivas do autor:
TOTVS

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