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UFCD 0362 – Software aplicado à atividade comercial

INTRODUÇÃO
Os negócios de hoje, mesmo os mais simples, já não se fazem com dinheiro na
gaveta ou mesmo só com a registadora… É assim que existem em Portugal a operar
várias empresas que disponibilizam soluções à medida da dimensão e das necessidades
das empresas.
Desta forma, a crescente informatização dos estabelecimentos comerciais leva a
que, atualmente, seja exigido aos profissionais da área comercial, ou a quem pretende
vir a exercer funções nesta área, conhecimentos na operação dos diferentes tipos de
“software “ comercial.
A evolução tecnológica é fortemente aplicada à gestão e administração das
empresas; nenhuma decisão é tomada por palpite, ou sem suporte estatístico ou factual.
Para se manterem competitivas e continuarem a crescer, as empresas precisam de
gerir de forma adequada os seus recursos, dados e procedimentos. Para tal, as empresas
adotam soluções de ERP ( ) ou em
português “Sistemas de Gestão Empresarial”.
Um ERP é a solução integrada, ideal para diversos atos operacionais e de gestão
de uma empresa, como sejam:

-
-
-
-
-
-
-
Com um único sistema, integrando todos os departamentos ou os mais
importantes é possível saber quanto reservar para o pagamento de impostos, quanto
afetar para o aumento dos trabalhadores, verificar que um determinado produto não está
a vender o que seria expectável, etc.
Usando vários sistemas, cada setor teria mais dificuldades em comunicar com os
outros, consumindo mais tempo e gastos. Um sistema de ERP permite à empresa evitar-
se ao incómodo de ter vários programas, diminuir os custos com licenças, assistência
técnica, servidores, formação, etc. Além disso, um sistema destes permite integrar
domínios tão diferentes como:
Implementação de um sistema ERP

Um sistema destes não é como um antivírus que se compra numa prateleira de


supermercado, instala-se e… já está! Cada empresa em face da sua dimensão,
actividades, estratégias operacionais e outras especificidades, possui necessidades
próprias, diferentes de uma oura. Por exemplo, uma empresa _____________________
__________________ e outra de _____________________: Enquanto a primeira tem
de se preocupar com a obtenção de matérias primas, fórmulas, licenças, pesquisas, etc.,
a segunda tem de gerir a idade dos veículos, os gastos de combustível, as portagens e
assim por diante.
As empresas também precisam de se preocupar com a forma de licenciamento das
suas operações informáticas, ponderando aspetos como:

- -

- -

As soluções baseadas em “cloud computing” (utilização da memória e das


capacidades de armazenamento e cálculo de computadores e servidores, compartilhados
e interligados por meio da internet, seguindo o princípio em rede) são atualmente muito
usadas e apresentam as seguintes vantagens e desvantagens:

(+) (-)

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O tempo de implementação de um ERP também é importante pois estes sistemas
não se põem a funcionar de um dia para o outro, sendo necessário:

Como já foi referido, não há um sistema de ERP para todos os aspetos de todas as
empresas, por isso, é necessário “customizar” ( )
a solução de acordo com as actividades da companhia, notando que há muitos aspectos
comuns nas empresas. Por exemplo, os módulos mais recorrentes são:

Por outro lado, há módulos mais específicos, adotados em menor escala e


adaptados à atividade da empresa:

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Perante um conjunto de itens destes, a empresa não necessita de os acionar todos
mas apenas os que lhe são úteis. Sintetizando, o Enterprise Resource Planning, tem
aspetos positivos e negativos tais como:

Caraterísticas ou aspetos

EMPRESAS E PROGRAMAS DE SOFTWARE


Portugal é um dos países criadores e exportadores de licenças deste tipo de
programas, existindo dezenas de empresas a operar em terras lusas, sendo algumas mais

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conhecidas tanto pelo seu próprio nome como pelos programas que comercializam, como
é caso das seguintes:

PHC

A Phc existe desde 1989, estando implantada em Portugal, Moçambique, Angola,


Espanha e Reino Unido, com mais de parceiros (agentes), entre o quais a
_______________, em Ponta Delgada, dando soluções para empresas e cerca
de utilizadores.
Entrando em www.phc.pt e no separador inferior sobre software, verificamos que
existem 3 níveis (excluindo o fabril) de ferramentas, consoante a dimensão e
complexidade dos negócios, são eles:

- Phc Corporate:

- Phc Advanced:

- Phc Enterprise:

Na tabela seguinte, é possível verificar, em termos comparativos, as diversas


funcionalidades dos softwares desta marca:
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SOFTWARE PHC

Para além destas soluções, a Phc também possui um programa de gestão das
relações com os clientes (em inglês, CRM-Customer Relationship Management).
Basicamente, é uma abordagem que coloca o cliente como principal foco dos
processos de negócio para perceber e antecipar as suas necessidades e melhor poder
satisfazê-las. Lembremo-nos que Koetler afirmou que “angariar novos clientes custa,
em média, 5 a 7 vezes mais do que manter os atuais”. Ou seja, a empresa preocupa-se
mais do que com os seus produtos, com os seus clientes. O CRM envolve assim, três
áreas:
- - -

Em termos informáticos, um sistema de CRM, permite:

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*

Para além disto, o sistema CRM da Phc, ainda permite:

Emissão e impressão de Introdução, impressão e


orçamentos e propostas em controlo das perspectivas de
vários tipos de formatos e venda, por cliente e por
de ficheiros (Word, A4, Pdf, produto.
A5, etc.).

Gestão de ficheiros de
vendedores (comissões,
supervisores, áreas de
acesso).

Relatórios de atividade por


período (visitas, negócios
fechados, valor médio por
negócio…).

PRIMAVERA

Fundada em , a Primavera Business Software Solutions (primaverabss.com)


é uma empresa portuguesa, com sede em Braga e capaz de desenvolver soluções de
gestão para o ambiente Windows, em cerca de países. Como resultado do
crescimento dos seus negócios, inaugurou em novembro de 2014 a sua nova sede em
Braga.
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Esta empresa possui a seguinte carteira de produtos:

Software de Software Soluções Soluções Acelerador


faturação de gestão especializadas sectoriais de negócios

Dada a natureza do nosso curso e a dimensão dos pequenos negócios, as duas


primeiras gamas ( ) são as
que mais nos interessam. Vejamos o 1º caso:

_________________________________ : Como o próprio nome indica,


este programa é indicado para pequenos negócios que faturem até anuais.
Este express está acessível através de download gratuito após registo, possuindo
uma instalação muito simples e destinando-se a situações de monoempresa e
monoposto. Inclui o terminal ponto de venda e é adequado a empresas pequenas com
vendas ao balcão. Na versão Elevation Express, apresenta ainda as seguintes vantagens
ou diferenças:
- -
-
-
-
___________________________________ : Também aqui o nome
remete para o tipo de negócio relacionado com restaurantes e cafés, apresentando as
seguintes caraterísticas:

O express restauração dispõe de um sistema de menus dinâmicos que facilita a


gestão de valores diferenciados para situações tão diversas como:

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Este express dispõe de um sistema de menus dinâmicos que facilita a gestão de
valores diferenciados conforme os ingredientes, a composição estática e dinâmica dos
artigos, a definição de preços por sala, por cliente, por hora ( ) ou
dia da semana, descontos e promoções.
___________________________________: Esta aplicação é parecida
com a primeira, mas mais completa, permitindo, designadamente:

-
-
-
-
-
-
-
Esta aplicação (Tlim TM Express) permite a organização de informação em ecrã
táctil, simples e intuitivo, permitindo optimizar a gestão de operadores, fundo de
maneio, abertura, entradas e saídas e fecho de caixa.

ARTSOFT

Empresa criada em , sediada em Lisboa, conta já com cerca de


utilizadores. Tem uma forte presença em África (Angola, Moçambique, São Tomé
e Príncipe, Cabo Verde e África do Sul) e ainda em
. Em Portugal, os clientes mais conhecidos da Artsoft são a
ea , mas também a Kyocera, a Seur e grandes sindicatos como o
SPGL.
Tal como a Phc, a Artsoft também tem 3 gamas diferentes, aqui da mais
sofisticada para a mais simples:
1ª ________________________ Trata-se de uma aplicação ERP para as empresas
mais exigentes e proporciona:

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2ª _________________________________ Produto dirigido às PMEs. De
utilização simples, mas com várias funcionalidades, o Artsoft Professional é de baixo
custo para as empresas e permite um rápido retorno do investimento.
Nesta aplicação, são os seguintes, os módulos:

É claro que para o nosso curso o módulo mais importante é o primeiro (


). Este módulo, inclui as seguintes vantagens:
(+) Muito intuitivo e configurável.
(+)

(+) Automatização de processos, permitindo analisar os documentos, desde a ordem de


produção até à facturação automática.
(+)

(+) Riqueza de informação, pois permite criar a informação adicional relativa a


contactos com os clientes, relatórios de venda, relatórios de assistência técnica, fichas
de produto e outros.
(+)

As caraterísticas do módulo comercial da Artsoft são as seguintes:

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3ª _________________________________ Partilhando soluções parecidas com a
aplicação anterior (Artsoft Professional) o “small business” destina-se às pequenas e
micro empresas e inclui de uma forma simplificada, mas completa, três módulos:
- - -

A Artsoft desenvolveu também uma aplicação “E-commerce” para as empresas


potenciarem as suas vendas on-line. Na verdade, a massificação do acesso à internet
alterou o comportamento dos consumidores. Muitos processos de compra iniciam-se na
internet com pesquisa de informação e para conhecer as avaliações ou experiências de
outros consumidores; muitas vezes com a possibilidade de serem finalizados na página
Para garantir que fazem parte do leque de opções do consumidor, as empresas
precisam de apostar e reforçar a sua presença nos canais digitais, sem o que podem
perder um universo significativo de clientes. O Artsoft “E-commerce” é uma plataforma
de gestão de conteúdos com funcionalidades adaptadas ao comércio electrónico (na
disponibilidade, no pedido de informações, na adição ao carrinho, etc). O “Artsoft E-
commerce” tem as seguintes características:
Autonomia total:

Aberto 24 horas!
Canal de comunicação:

Facilidade de utilização:

Comércio electrónico completo:


Design personalizável:

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Quanto às formas de pagamento mais modernas, para estas transações eletrónicas,
são possíveis as seguintes:

______________________ ______________________ ______________________

São ainda possíveis mais outros dois métodos convencionais alternativos de


pagamento:

- -

Funcionalidades adicionais do Artsoft E-commerce: Esta aplicação coopera com


outras funcionalidades da “web”, como é o caso da “Goole Analytics” que informa o
detentor da página de dados importantes (
, etc.)
Existe ainda o “ “ que é um aplicativo que permite responder,
diretamente e em tempo real, aos clientes.
Multidispositivo: o design flexível da platarforma Artsoft E-Commerce está
optimizado para qualquer dispositivo, desde smartphones, tablets, desktops ou portáteis
( ).
O Artsoft E-commerce está totalmente com o ERP, na medida em que permite:

O quadro seguinte permite evidenciar as características gerais do E-commerce da


Artsoft em 4 domínios:
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PRODUTOS CLIENTES ENCOMENDAS MEIOS DE PAGAMENTO
SAGE

O grupo SAGE é uma empresa multinacional de desenvolvimento de software


desde 1981, com sede em Newcastle, R.U.. É a 3ª maior companhia mundial deste
ramo, logo atrás da Oracle e da SAP, estando cotada na bolsa no índice FTSE 100. É
especializada em PMEs e calcula-se que os seus produtos sejam usados por mais de 6,1
milhões de utilizadores, espalhados por 24 países do mundo. Em Portugal, esta empresa
situa-se em Matosinhos (Grande Porto).
Acedendo a www.sage.pt, logo se fica a conhecer as diversas soluções da
empresa, o perfil da empresa do cliente, casos de sucesso, serviços e formação,
parceiros, eventos e novidades.
Quanto ao perfil da empresa-cliente, há 5 alternativas:

Clicando no separador que mais nos interessa ( )


surgem 3 soluções possíveis (em crescendo de possibilidades, tal como a phc):
>
>
>
>_________________________________ é um programa de faturação que
permite fazer toda a gestão de vendas, compras, stocks e contas correntes, apresentado
três caraterísticas principais:
-
-
-
Este programa ( ) inclui as seguintes funcionalidades:

Faturação: Rapidez na emissão de vários documentos (faturas, vendas a dinheiro,


recibos, guias de remessa, notas de crédito, devoluções, etc.) e acesso ao histórico e
estatística dos clientes. Faturação em outras moedas, e conversão de outros
documentos em faturas (exº orçamentos).

Vendas a clientes:

Compras e fornecedores: Criação de fichas de fornecedores com todas as


informações associadas e do histórico de compras. Registo rápido das compras e
respetivos critérios (descontos, prazos de entrega…) e possibilidade de duplicação de
encomendas.

Artigos e inventário:
Gestão de contas correntes: Definição de prazos médios de pagamento e recebimento
ou “plafonds” com controlo e restrições de limite de crédito. Automatização dos
valores a receber e a pagar. Apuramento e registo das comissões dos vendedores com
lançamento nas contas correntes. Regime de IVA de Caixa que entrou em vigor a
partir de 01 de outubro de 2013 que permite que as empresas apenas cumpram o
dever de entrega do imposto ao Estado, apenas após boa cobrança das faturas
emitidas aos clientes.

Análise de negócio:

Cumprimento de requisitos fiscais: Comunicação eletrónica de inventário e dos


documentos de transporte.

Atual e legal:

Possibilidade de integração com outras aplicações: Exº Sage Conta Plus.

>_________________________________: É uma solução de contabilidade que permite


fazer os processos contabilísticos e cumprir obrigações legais e fiscais, apresentando 4
caraterísticas principais:

-
-
-

>_________________________________ É a aplicação de gestão de recursos humanos


que permite fazer o processamento de salários da empresa, apresentando 3
especificidades:
-
-
-

Uma segunda alternativa de empresa-cliente (das 5 que vimos na página 14) é a


de start ups e empreendedores.
Entende-se por “start ups” empresas recentes, de pequeno porte, geralmente de
base muito tecnológica, associadas à venda de produtos e serviços via internet. Para
estas e para os pequenos empreendedores, a sage disponibiliza o “SageONE”,
essencialmente um software de faturação e que permite gerir o negócio de forma muito
intuitiva. O SageONE” apresenta as seguintes caraterísticas:
-
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-

Este programa é uma ferramenta de faturação “online” fácil de usar que permite
ganhar tempo para estar focado no que interessa. Pode aceder-se a este programa a
partir de qualquer dispositivo com acesso à internet, permitindo controlar ganhos e
perdas do negócio, o que contribui para uma gestão mais eficaz, incluindo as seguintes
funcionalidades:

- Faturação simples e rápida através da criação de documentos de venda em


poucos minutos.

- Leitura do negócio:

- 100% “on-line “: Software em “cloud”, sem a necessidade de instalação de


programas, sempre com a versão mais recente e atualizada, acedível pela internet
através da exportação do ficheiro SAF-T (Standard Audit File for tax purposes) em
formato Xml para a AT (Autoridade Tributária e Aduaneira) através da Portaria nº 321-
A de 26/03.

- Integração com o Google Drive, o que significa que os documentos criados no


“SageOne” são automaticamente guardados no Google Drive, podendo aceder-lhes a
partir de qualquer dispositivo, o que facilita a partilha com os colaboradores e o
contabilista.

Finalmente e uma vez que já vimos em termos de perfil da empresa, as micro e


pequenas empresas e as “start ups” e empreendedores, importa que consideremos
também as PMEs.
Esta solução inclui os seguintes programas:

- - -

- - -

- - -

Mais uma vez e dada a natureza do curso, interessam-nos nesta solução para
PMEs, dois programas:

Comecemos pelo Sage Gestão Comercial:


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-
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O Sage Gestão Comercial foi desenhado para dar ao empresário/utilizador uma


visão global e integrada das principais áreas de negócio, como sejam:

Gestão de Contas Correntes: Disponibilização de Gestão de Tesouraria:


diversos meios de análise da qualidade, crédito Automatização da gestão dos
concedido a clientes e recebido de fornecedores, com valores a receber e a pagar;
controlo de “plafonds”, prazos médios de pagamento integração da movimentação
e recebimento, apuramento, registo e lançamento de das contas bancárias com so
comissões a vendedores restantes processos de
negócio.

Gestão de stocks: Gestão de compras: Gestão de vendas:

Quanto ao Sage Pos Standard, apresenta as seguintes especificidades:


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Trata-se de uma solução simplificada para o retalho, destinada a empresas com


processos de venda exigentes ao nível da mobilidade.
O utilizador pode ter acesso aos dados do seu negócio, onde quer que esteja, não
só para gerir a faturação, como os transportes e outra informação de gestão.
É possível a integração com o Backoffice do Sage Retail e dessa forma gerir os
stocks e as contas correntes com os fornecedores. Está otimizado para terminais
portáteis com ecrã tátil e pode ser usado em ambiente Android, Linux e Windows.
O Sage Pos Standard assegura uma experiência de utilização intuitiva que se
ajusta às operações centrais do negócio e aos dispositivos utilizados. Vejamos:

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