¿Cómo aplicar Internet en la empresa?

Con la irrupción de la tecnología Internet en el mundo de los negocios (o al revés, como lamentan los
pioneros de Internet) se ha iniciado un proceso de transformación radical de la forma de hacer negocios,
incluso de crear y desarrollar las empresas.
Conviene entender en primer lugar de forma clara que Internet es una tecnología. Dejando aparte las
espectaculares noticias de nuevos millonarios, grandes fusiones y absorciones, cotizaciones de acciones
por las nubes, etc., Internet es una excelente herramienta para mejorar la operativa de todo negocio, crear
nuevos productos o servicios, abrir nuevos mercados y sobre todo, y en definitiva, mejorar los procesos de
comunicación empresarial. Vamos a examinar de qué forma esta tecnología ofrece posibilidades de
desarrollo a una empresa en funcionamiento. Conveniente con todo hacer una salvedad.
Entrar en Internet
Las tecnologías fundamentales
Cualquier empresa que se plantee entrar en Internet debe tener claro cuáles son las herramientas que
ofrece "esto" llamado Internet para aplicarlas correctamente. Existes dos herramientas básicas y
fundamentales de las que cualquier empresa ya puede sacar provecho: el correo electrónico y las páginas
web.
El correo electrónico
Como en su momento fuera el fax y antes el teléfono, el correo electrónico se está imponiendo como
forma elemental de comunicación entre empresas y, también, dentro de la empresa entre empleados.
Supondremos que el lector ya sabe que es el correo electrónico. Cualquier proveedor de acceso a Internet
proporciona una o varias direcciones de correo electrónico al contratar sus servicios.
Las páginas web
Más espectacular que el correo electrónico, las páginas web, páginas HTML, sitios web, web corporativos
o como se les quiera llamar han conseguido dar a Internet la notoriedad pública que no tenía (Internet es
una tecnología desarrollada hace más de 30 años). Se trata de una herramienta que permite poner a
disposición de cualquier visitante que llegue hasta nuestras páginas documentos multimedia (textos y
gráficos mayoritariamente). En estos documentos o páginas podemos mostrar información sobre nuestra
empresa o nuestros productos y servicios.
El acceso a Internet
Lógicamente el primer paso para entrar en Internet es disponer de acceso a la red. Internet es una red de
ordenadores y como tal nuestra empresa deberá conectar los ordenadores a esta red cuando queramos
acceder a ella. Y si lo que deseamos es que terceros accedan a nuestra empresa deberemos tener al
menos un ordenador permanentemente conectado a Internet.
Los proveedores de acceso y de servicios de Internet proporcionan cuentas de conexión, ya sean
conectándose bajo demanda o permaneciendo conectada la red de forma permanente. En función del uso
que queramos que nuestra empresa haga de Internet una conexión por MODEM es suficiente. Si
deseamos o necesitamos hacer un uso intensivo de Internet deberemos contratar una conexión
permanente de calidad suficiente (p.e. RDSI o por cable).
El dominio propio
Capítulo aparte merece el tema del dominio propio. Las noticias de ventas de dominios "interesantes" por
millones de dólares saltan regularmente a la prensa. Aunque probablemente nunca nos veamos
implicados en uno de esos asuntos, si que existe la no tan remota probabilidad de que otra empresa, en
algún lugar de nuestro o de otro país, quiera utilizar un nombre de dominio parecido al nuestro.
Conviene pues registrar nuestro propio dominio de forma rápida. Además, el uso de un dominio propio
permite tener direcciones de correo electrónico "propias" en lugar de hacer uso de direcciones gratuitas
suministradas por los proveedores de Internet (quienes por cierto suelen tener la mala costumbre de
fusionarse o cambiar de nombre sin consideración alguna por el dinero que hemos gastado en imprimir
esa dirección por todas partes). El dominio propio garantiza que, independientemente de qué proveedor
nos dé acceso a Internet, nuestra dirección de correo y web seguirán siendo las mismas.
Además si nuestra empresa dispone de marcas reconocidas o quiere lanzar un nuevo producto puede
usar un dominio con el nombre de ese producto únicamente para promociones o lanzamientos puntuales.
Aplicaciones en la empresa
Aplicaciones externas
Supongamos que ya disponemos de dominio propio con espacio en un servidor web y tenemos nuestras
direcciones de correo electrónico. Lo primero que nos plantearemos es ofrecer información al exterior de
la empresa.
El primer uso que se suele hacer de Internet es "poner nuestra página web". Y como podemos mostrar
documentos multimedia para que nuestros clientes los vean, "pues pondremos nuestro catálogo". La
presentación de la empresa y la presentación multimedia de nuestros productos y servicios es la primera
aplicación que nos planteamos en relación con Internet.
Además, desde nuestra web podemos ofrecer servicios adicionales a nuestros clientes. Aplicaciones
típicas son: instrucciones sobre el uso de nuestros productos, documentación legal o procedimientos
standard de nuestra empresa, también la consulta de stocks, el seguimiento de pedidos, el cobro en línea
de determinados servicios o productos, etc. Cada día son más las ingeniosas aplicaciones de Internet al
mundo empresarial.
Análogamente, nuestra empresa puede acceder a otras webs de clientes, competidores, administración
pública, etc. para obtener información de todo tipo, iniciar contactos comerciales, realidad trámites
administrativos y un sin fín de otras posibilidades.
Según los expertos, el verdadero negocio de Internet no estará tanto en la venta al consumidor final -que
por sí sólo representará una cifra inmensa en volumen de negocio- como en la generación de negocio
entre empresas. (A vender al consumidor final se le suele denominar e-commerce o business-to-consumer
mientras que a las transacciones entre empresas se le conoce como business-to-business o B2B. De
nuevo, no deberíamos perdernos en este lío de nombres y sí tener los conceptos claros.)
Otro uso polémico que se hace de Internet es el envío de publicidad de nuestros productos por correo
electrónico. De la misma manera que hay empresas, con tan poca gracia comercial, que se empeñan en
gastar nuestro papel de fax enviando ofertas no solicitadas, ahora es habitual que esas empresas inunden
los buzones de correo electrónico con mensajes no solicitados. Conviene ser muy cuidadosos con el envío
de publicidad no solicitada a nuestros clientes. Este es un tema delicado que aún no está resuelto y nos
podemos encontrar no sólo sin las ventas esperadas sino incluso sin clientes.
Como contrapartida a este fenómeno, el envío por correo electrónico de presupuestos solicitados por los
clientes, documentación técnica para su discusión, hojas de cálculo, planos, etc. no sólo representa un
aumento de productividad de nuestros empleados y de calidad de servicio a nuestros clientes, sino
también una reducción importante en el capítulo de gastos de correo y mensajeria, teléfono e incluso
dietas de viaje. Lo suficiente para compensar los costes de usar esta tecnología.
Aplicaciones internas
De la misma forma que hacia el exterior podemos ofrecer y recoger información y aumentar
significativamente la productividad y la rentabilidad del negocio, la aplicación de tecnologías Internet en el
interior de la empresa puede traer resultados no menos espectaculares.
Desde aplicaciones tan sencillas como poner a disposición de empleados documentación interna como
son normas de la empresa, calendario laboral, etc. al extremo de dotar a todos los empleados de correo
electrónico personal tanto para su uso interno como exterior de la empresa, son innumerables las
aplicaciones que cualquier empresa puede hacer de Internet en el interior de la empresa, en su propia red
local.
Sin perdernos de nuevo en cuestiones de nombres, la idea de "Intranet" puede aportar ventajas
interesantes a nuestra empresa, especialmente si el número de empleados es elevado, o bien éstos
suelen estar mucho tiempo fuera de nuestras oficinas y les dotamos de medios para acceder remotamente
a nuestra red mediante el standard Internet.
En la práctica
En la práctica, en las empresas en funcionamiento, entrar en Internet suele ser una decisión que se toma
de forma poco meditada. Entrar, en principio, es fácil. Lo que ya es más complicado es permanecer en
Internet. Crear una página web lleva su tiempo, requiere adquirir ciertas habilidades. Y mantener
actualizada una web lleva horas y sobretodo discliplina de trabajo que alguien de la empresa (o de fuera,
previo presupuesto, claro) deberá hacer.
De la misma manera que pocas empresas funcionan hoy sin contar con un teléfono, un fax y un
ordenador, a la "lista de inversiones" de cualquier empresa hay que añadir ya el dominio propio y la
conexión a Internet. Y de la misma manera que cualquier empresa que se crea piensa en hacer un
catálogo, ahora debería pensar en preparar su web.
En resumen, toda empresa "tradicional" debería contar ya con unos elementos mínimos "de Internet". Sin
dejarse llevar por las promesas de millones de visitantes y de grandes beneficios por el uso de Internet, no
hay ninguna razón de peso por la que una empresa no cuente hoy en día con los siguientes elementos:
 dominio propio en Internet
 suficientes direcciones de correo en el dominio propio
 una presentación web de la empresa bajo nuestro dominio
 una descripción de los productos y servicios que ofrece
 servicios adicionales de utilidad para clientes y empleados
 formación adecuada del personal en el uso de Internet
Y, claro está, un presupuesto, pequeño si se quiere pero adecuado, para dedicar a esta tecnología que
para bien o para mal es de obligado cumplimiento. Después de todo ¿que pensaríamos de un proveedor
que nos ofreciera sus servicios y que nos dijera que "él no necesita teléfono porque trabaja perfectamente
por correo postal"?.