COMO

ESCOLHER UM
SOFTWARE DE
GESTÃO
ESCOLAR
OITO DICAS PARA INSTITUIÇÕES DE PEQUENO E MÉDIO PORTE.
 INTRODUÇÃO
O aumento da compe vidade no mercado
educacional criou um cenário em que é impossível que
as escolas tenham uma gestão eficiente sem
informa zar seus processos com um sistema completo e
integrado.

No entanto, grande parte das escolas ainda fazem

controles e registros u lizando ferramentas
simplificadas e até de forma manual. Em algumas
escolas, encontram-se planilhas e editores de textos
"facilitando" a escrituração escolar.

O obje vo desse guia é auxiliar os gestores de

ins tuições de ensino a escolherem um so ware
moderno e eficaz, que apresente resultados posi vos
imediatos.

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 SUMÁRIO
Por que implantar um Software de Gestão Escolar Integrado? 04
Dilema inicial: Desenvolver ou adquirir um sistema pronto? 05
Oito dicas para a compra de um Software de Gestão Escolar: 06
1 - Envolva sua equipe no processo. 07
2 - Identi que as necessidades e os motivos para a aquisição. 08
3 - Planeje cada uma das fases do processo, de nindo responsáveis. 09
4 - Pesquise sobre as opções disponíveis no mercado. 10
5 - Compare os diferenciais dos principais fornecedores. 11
6 - Conheça as funcionalidades dos fornecedores escolhidos. 12
7 - Decida pela solução que melhor lhe atenderá. 13
8 - Acompanhe todo o processo de implantação e utilização da solução. 15
Conclusão 17

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 POR QUE IMPLANTAR
UM SOFTWARE
DE GESTÃO ESCOLAR
INTEGRADO?
A informa zação da gestão escolar
u lizando sistemas integrados oferece diversos
bene cios tanto para os gestores quanto para os
usuários dos sistemas.

Os recursos presentes no so ware

automa zam os principais processos da escola,
reduzindo custos, tempo de trabalho e
possibilidade de erros.

Um bom So ware de Gestão Escolar

possibilita aos gestores acesso ágil, eficiente e
confiável a informações importantes, dando
suporte à tomada de decisões.

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 DESENVOLVER UM NOVO SISTEMA OU
ADQUIRIR UM SISTEMA PRONTO?
Esta é uma dúvida enfrentada por muitas ins tuições. Desenvolver um sistema
próprio ou recorrer a empresas que oferecem sistemas prontos?

Um dos desafios de desenvolver um sistema próprio é a estabilidade. So wares

prontos já foram testados por várias ins tuições e passaram por muitas melhorias. Um
sistema novo vai demorar para ficar estável, sem erros.

Outra questão são os custos do desenvolvimento de um sistema próprio. Você terá

uma es ma va inicial do tempo de desenvolvimento e do custo, mas à medida que o
projeto for sendo desenvolvido, aparecerão necessidades que demandarão mais tempo e
mais inves mentos. No caso do sistema pronto, na aquisição você terá ciência de todos os
custos envolvidos.

O tempo também favorece a compra de um sistema pronto. So wares sempre

apresentam erros e o processo de testes e correção dos erros de um novo sistema pode
atrasar a entrega e a implantação do sistema em sua escola.

Optar por so ware próprio, acreditando que os sistemas prontos oferecem

recursos desnecessários para suas ro nas é um erro. As necessidades da sua
escola mudam com o tempo. A escola pode crescer e você necessitar de um
recurso que antes achava desnecessário.

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 OITO DICAS
PARA A
COMPRA DE UM
SISTEMA DE
GESTÃO
ESCOLAR
 1 - ENVOLVA
Os principais futuros usuários do sistema devem ser envolvidos desde o início do
processo, par cipando inclusive da escolha do sistema.

Comunique sua equipe sobre a decisão de adquirir um so ware de gestão escolar.

Assim, além de contar com opiniões importantes no processo de avaliação dos
fornecedores, você garante o apoio dos usuários no processo de implantação da solução
escolhida.

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 2 - IDENTIFIQUE
Defina claramente os mo vos que o levaram a decidir pela troca ou aquisição de
um novo sistema de gestão escolar.
Reúna com membros de sua equipe e liste os processos que você deseja aprimorar
com a u lização do novo sistema:

ü Matrícula;
ü Lançamento de notas;
ü Frequência;
ü Recebimento dos alunos;
ü Impressão automá ca de contratos, bole ns, históricos e outros documentos;
ü Etc.

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 3 - PLANEJE
Faça um levantamento dos requisitos mínimos que o sistema deve atender, defina
o prazo no qual deseja ter a nova solução funcionando, os valores que seu orçamento
comporta e quem serão as pessoas envolvidas em cada uma das fases do processo de
compra: pesquisa, seleção, implantação e treinamento.

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 4 - PESQUISE
O mercado de fornecedores de so wares de gestão
escolar é bastante amplo. Uma breve pesquisa no Google
lhe apontará com facilidade mais de vinte empresas. Visite o
site das empresas e selecione as mais confiáveis, u lizando
critérios como o tempo de existência da empresa, a
experiência no segmento educacional, quan dade de
clientes, credibilidade, ins tuições que u lizam o sistema
etc.

Algumas empresas são especializadas no segmento

educacional e por isto costumam oferecer sistemas mais
completos e com recursos importantes para a gestão de
uma ins tuição de ensino.

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 5 - COMPARE ?
Entre em contato com as empresas selecionadas e solicite
material informa vo e uma proposta comercial. Peça, também,
que lhe enviem uma relação dos principais clientes com nome e
telefone para contato.

Os principais So wares de Gestão Escolar são bastante parecidos em relação às

funcionalidades oferecidas. Porém, existem caracterís cas importantes no sistema e na
empresa desenvolvedora que são fundamentais para o sucesso da parceria, porém nem
todos as contemplam:

Ÿ A empresa oferece serviços de treinamento e suporte técnico de fácil acesso e

com agilidade nas respostas?
Ÿ O sistema está preparado para um eventual crescimento de sua escola, inclusive
para a ampliação das modalidades de ensino?
Ÿ O sistema oferece amplas possibilidades de configurações de avaliações, etapas e
cálculos de resultados?
Ÿ Existe uma facilidade na alteração de relatórios?
Ÿ É possível exportá-los em vários formatos po Excel, PDF, Word etc.?

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 6 - CONHEÇA

Com base na quan dade de requisitos atendidos, no preço e na confiança

inspirada pela empresa, selecione os fornecedores que irão lhe apresentar seu sistema.

Para o dia da apresentação, é importante observar:

Ÿ Anote as principais vantagens e desvantagens de cada fornecedor;

Ÿ Leve para a apresentação todas as dúvidas a respeito de cada sistema;
Ÿ Separe de uma a duas horas para a apresentação e peça para não ser
interrompido.
Ÿ Iden fique junto a cada um dos fornecedores itens como: tempo médio para
implantação, formas de atendimento do suporte técnico e possibilidade de
customização.
Ÿ Verifique se a empresa oferece a possibilidade da criação de novos relatórios e
funcionalidades e qual o valor médio cobrado.

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 7 - DECIDA
c
A escolha do so ware deve ser feita após um
processo de pesquisas e avaliações bem detalhadas,
a fim de evitar consequências desastrosas que uma a b d
escolha precipitada possa trazer a sua ins tuição.
A melhor opção com certeza será o so ware que disponibilizar todos os elementos
necessários para cumprir os obje vos finais da ins tuição de ensino, definidos
previamente.

Além disto, é importante iden ficar se o produto escolhido poderá futuramente

adaptar-se a um crescimento da escola. E se a solução é adaptável, configurável, flexível e
suficiente para atender as necessidades que surgirem.

Para escolher seu futuro so ware de gestão escolar, a escola deve:

Ÿ Eliminar as opções que não atendem as necessidades específicas e requisitos
mínimos;
Ÿ Buscar referências de cada fornecedor verificando a sa sfação dos seus clientes
atuais com o sistema e principalmente com a prestação dos serviços oferecidos
como treinamento e suporte técnico;
Ÿ Considerar fatores como: fornecedor, funcionalidades, serviços agregados
(implantação, treinamentos, suporte técnico), tempo de implantação, tecnologia
do so ware.

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 IMPORTANTE:
Ao decidir pelo sistema ideal para sua escola, muitos gestores focam apenas no
preço de aquisição, escolhem a empresa que oferece o menor valor e não consideram
o prejuízo que terão caso a escolha não seja acertada e futuramente tenham que
novamente trocar de sistema.

É importante observar outros valores que estão envolvidos no inves mento da nova
solução:
Ÿ So ware e máquinas necessárias para o pleno funcionamento do sistema;
Ÿ Horas de trabalho dedicadas ao projeto de compra do novo sistema (pesquisas,
apresentações, análises, implantação do sistema e treinamento dos usuários);
Ÿ Tempo que os funcionários levarão para configurar e aprenderem a u lizar o novo
sistema;

Ciente destes fatores, o gestor fará uma reflexão mais aprofundada no momento da
escolha, evitando focar apenas no preço inicial de aquisição e consequentemente ter um
prejuízo posteriormente.

a b d

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 7 - ACOMPANHE
O momento da implantação é tão importante
quanto o processo de escolha e aquisição do novo
sistema. A par cipação e o acompanhamento pelo gestor
devem acontecer sistema camente a fim de evitar que
aconteçam situações que trarão prejuízos para a
ins tuição como: configurações incorretas, a não
u lização do sistema por alguns setores, dificuldade de
aprendizado de algum usuário, descumprimento de
prazos por parte da empresa desenvolvedora etc.

Parametrização

O processo de implantação consiste na parametrização do So ware de Gestão

Escolar para funcionar de acordo com o regimento da ins tuição de ensino. São definidas as
informações que alimentarão a base do sistema, os modelos de relatórios e documentos, as
regras de u lização e outros parâmetros.
É importante que os gestores acompanhem atentamente este processo, pois
realizando-o com perfeição o sistema apresentará informações confiáveis para o
acompanhamento da gestão e tomada de decisões importantes.

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 Treinamento

Todos os envolvidos com o Sistema de Gestão Escolar devem receber treinamento

específico relacionado com a forma que u lizam o so ware. O primeiro ponto a ser
abordado no treinamento de um Sistema de Gestão Escolar é qual impacto e bene cios
esse sistema trará ao trabalho no dia a dia.
É importante ficar claro para os usuários todas as vantagens que o sistema trará a
escola. O gestor deve compreender que não se deve economizar nas horas de treinamento,
pois de nada adianta uma ó ma ferramenta de trabalho na mão de um usuário
incapacitado.

U lização

Estando o Sistema de Gestão Escolar instalado, implantado e os usuários aptos a

u lizá-lo, é importante que o gestor faça um acompanhamento da u lização. Verificar os
setores que ob veram melhora de desempenho e os que não veram.
Avaliar o que ainda pode ser melhorado. Essa monitoração não é simples e exige
bastante atenção, mas é fundamental. A u lização do sistema pelo gestor é uma das formas
de controle, pois ao u lizar os relatórios que o sistema oferece irá perceber o quanto seus
funcionários estão adaptados à nova ferramenta.

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 CONCLUSÃO

Aparentemente, o processo de compra de

um so ware de gestão escolar pode parecer
tarefa simples. Porém, existem diversos fatores
envolvidos que tornam o processo mais
complexo e que jus ficam a adoção de um
processo sistema zado de seleção, análise e

ü
decisão de compra.

Ao seguir os passos sugeridos neste guia, o

gestor estará se prevenindo de adquirir um
sistema falho, incompleto ou que não se adequa
às suas necessidades. Ao realizar a compra
planejada e orientada de uma sistema de gestão,
a ins tuição dará um importante passo para o
alcance de suas metas e melhoria de sua gestão.

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 SOBRE A AIX SISTEMAS

Parceira dos Educadores

Há mais de vinte e quatro anos, a AIX Sistemas atua no mercado educacional

oferecendo soluções que o mizam a gestão de ins tuições de ensino.

A empresa oferece sistemas que permitem o controle integrado das áreas

acadêmica, pedagógica, administra va, contábil e financeira de ins tuições de pequeno,
médio e grande porte.

Com mais de mil implantações realizadas no Brasil e exterior, a AIX Sistemas se

tornou referência em so wares para a gestão de cursos, escolas e faculdades.
Se você deseja uma gestão escolar eficaz e está cansado de recorrer a soluções que não
atendem todas as suas necessidades, a AIX pode ajudá-lo.

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(31) 3218.7200 | 3218.7222

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