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Nº IT – FIN -001

Sistema de Gestão
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Instrução de Trabalho Solicitação de Numerários para Pagamentos

1. Objetivo

2. Responsabilidades

3. Documentos de Referência

4. Abreviações Utilizadas

5. Descrição do Processo

6. Anexos

Destinatário:

Gerente geral Encarregado de produção


Técnica de processo
Supervisor da engenharia de produto Encarregado de almoxarifado
Supervisor da produção Inspetor da qualidade
Supervisor de gestão da qualidade Suporte técnico ao cliente
Supervisor de logística Coordenador de Informática
Supervisora comercial
Supervisora de valores humanos
Supervisor de finanças

Revisão nº: Motivo da Atualização Por Data


ADICIONA PROCEDIMENTO DE UTILIZAÇAO DO
001 RELATÓRIO SEMANAL DE DESPESAS E INFORMA Rogério 01/12/00
LIMITES PARA GASTOS POR FUNCIONÁRIO

Elaborado: Rogério Willian da Silva Data: Visto:


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Aprovado: Oduvaldo Vaccari Data: Visto:

1. Objetivo:

Otimizar e controlar o processo de pagamentos via fundo fixo e/ou bancos. Solicitação de
numerários para pagamentos de Adiantamentos de Viagens, Fornecedores, Salários,
Estagiários, Honorários, Comissões, Manutenção e despesas de realizadas pelo fundo
fixo de caixa.

2. Responsabilidades:

2.1 Tesouraria :

Somente efetua os pagamentos solicitados, somente mediante a autorização expressa do


Supervisor Financeiro e Gerência Geral , conforme regra estipulada para valores.

2.2 Supervisor Adm.Financeiro :

Responsável pela verificação da idoneidade da solicitação de numerários e autorização


para pagamento.

2.3 Gerência Geral:

Autoriza as solicitações superiores a R$ 500,00 (Quinhentos Reais), juntamente


com o supervisor solicitante e o Supervisor Adm.Financeiro.

Autoriza os Relatórios Semanais de Despesas.

3. Documentos de referência:

IT – FIN – 001
Solicitação de Numerários para Pagamentos – ANEXO 1
Solicitação de Reembolso – ANEXO 2
Relatório Semanal de Despesas – ANEXO 3
Relação de Reembolso de Despesas – ANEXO 4
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4. Abreviações Utilizadas:

SNUMPAG – Solicitação de Numerários para Pagamentos


RSD – Relatório Semanal de Despesas

5. Descrição do Processo

A solicitação de Numerários para pagamentos poderá ser solicitada pelos responsáveis


de cada área da empresa, de acordo com as instruções abaixo:

5.1) Limites de Valores para Autorizações

De R$ 0,01 até R$ 500,00 as solicitações feitas através do SNUMPAG deverão ser


autorizadas pelo Supervisor solicitante e o Supervisor Financeiro.

De R$ 500,01 em diante as solicitações feitas através do SNUMPAG serão autorizadas


pela Gerência Geral e pelo Supervisor Financeiro.

Todas as solicitações feitas através de RSD serão autorizadas pela Gerência Geral e pelo
Supervisor Financeiro.

5.2) Tipos de Solicitações de Numerários para Pagamentos

a) Pagamento de Salários;
b) Pagamento de Estagiários;
c) Pagamento de Adiantamento para Fornecedores;
d) Adiantamento de Viagens;
e) Pagamento de Honorários Profissionais;
f) Pagamento de Despesas pelo Fundo Fixo de Caixa;
g) Outros pagamentos que não mencionados nesta lista, desde que previamente
autorizados pelas pessoas responsáveis por efetivação do pagamento.

5.3) Efetivação dos Pagamentos


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Os processamentos dos pagamentos somente ocorrerão, de acordo com as exigências


desta instrução de trabalho. Em hipótese alguma será efetivado pagamentos sem as
condições exigidas.
5.4) Limites de valores para compras

Esta estipulado, conforme abaixo, os valores para compras :

- De R$ 0,01 até R$150,00 – O pagamento será preferencialmente à vista através do


Fundo Fixo de Caixa com Solicitação de Reembolso.
- De R$ 150,01 até R$ 300,00 – O pagamento será preferencialmente à vista. E deverá
ser solicitado ao Departamento Financeiro com 48 horas de antecedência através de
SNUMPAG.
- De R$ 300,01 em diante – Toda compra, seja qual for a natureza, deverá ser
preferencialmente faturada para 30 (trinta) dias.

Todos os pagamentos pelo fundo fixo de caixa deverão sempre estar previamente
autorizados pelo Supervisor Financeiro e o responsável superior ao solicitante.

5.5) Reembolso de gastos de naturezas diversas.

O RSD é um documento fiscal obrigatório que comprova a responsabilidade por parte do


empregado da Gerbô quanto ao pagamento efetuado. Todas as despesas de naturezas
diversas, pagas por funcionários da Gerbô , deverão acompanhar o RSD.

Caracterizam-se como “naturezas diversas” as despesas com viagem do funcionário para


serviço específico, materiais de pequeno valor, etc.

5.5.1) Responsabilidade do RSD

O funcionário se responsabiliza pelas informações contidas no RSD. Todas as despesas


deverão ser comprovadas através de documento fiscal (NF, Cupom Fiscal, etc) e
anexadas junto ao relatório.

O valor das despesas (transporte, almoço, etc) está sujeito aos limites estipulados pela
Gerência Geral, conforme ANEXO 4.

Cabe ao funcionário colher a assinatura do seu supervisor imediato, ou, na falta deste,
aquele que o substitui.
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Estando o documento devidamente preenchido e com a assinatura do funcionário e seu


supervisor, este será entregue ao FIN para conferência. Após conferido, o documento
passará para conferência da contabilidade e, em seguida, à Gerencia Geral para
aprovação final.

Após aprovação final da Gerência, o RSD é considerado quitado (A REEMBOLSAR) ou


aprovado para pagamento (A RECEBER).

5.5.2) Preenchimento e entrega do RSD

O RSD deverá ser preenchido e entregue ao FIN toda segunda-feira posterior à semana
em referência do relatório, no período da manhã. O documento entregue fora deste
prazo será considerado apenas na segunda-feira próxima a data de sua entrega.

5.5.3) Pagamento do RSD

SALDO A REEMBOLSAR

O valor do campo “adiantamento” do RSD corresponde ao total de Solicitações de


Reembolso feitos na semana. Portanto, estes documentos são a prova de pagamento
antecipado das despesas do relatório, e deverão permanecer anexos a ele.

SALDO A RECEBER

O saldo a ser pago pela empresa ao funcionário pelas despesas será feito através de
depósito bancário no prazo de 48 horas após aprovação da Gerência Geral.

6) Anexos

Solicitação de Numerários para Pagamentos – ANEXO 1


Solicitação de Reembolso – ANEXO 2
Relatório Semanal de Despesas – ANEXO 3
Relação de Reembolso de Despesas – ANEXO 4
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Anexo 1

SOLICITAÇÃO DE NUMERÁRIO
GERBO ENGENHARIA & MANUFATURA LTA

CENTRO CUSTO

VENCIMENTO
Nº CONTROLE 0

FORNECEDOR
FAVORECIDO

VALOR

ANEXO

CHEQUE
FORMA DE PAGAMENTO
CRÉDITO C/C

DINHEIRO

OBSERVAÇÕES

EMITENTE GERENTE DIRETOR FINANCEIRO

ASSINATURA
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Instruções de Preenchimento da SNUMPAG

Pedido/Orçamento: Em caso de pagamentos antecipados a fornecedores ou prestadores


de serviços será deverá ser mencionado o número do pedido ou orçamento. (Interno /
Externo)

Centro de Custo: Informar o número do Centro de Custo da Solicitação

Nº Controle : Cada departamento deverá Ter o controle de emissão da solicitação.


Exemplo – Departamento DVH. Nº de controle = DVH – 0009/001
- Ano e mês
- Seqüência da solicitação
Obs.: A cada ano deverá ser zerada a seqüência e iniciar uma nova.

Fornecedor/favorecido : Razão Social / Nome

Vencimento: Data que deverá ser efetuado o pagamento

Valor: Quantia a ser paga de imediato

Documento Fiscal / Anexo: Nota Fiscal, Cópia do Pedido de Compras autorizado, etc...

Forma de Pagamento.: Se deverá ser através de cheque, crédito em C/C ou dinheiro.

Atenção: Para crédito em C/C o favorecido deverá ser correntista nos Bancos Itau ou
Bradesco.

Observações: Dados para depósito, finalidade do pagamento, etc..

Emitente: Pessoa que necessite dos numerários

Supervisor: Responsável pelo emitente (No caso dos Supervisores a Gerencia Geral).
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Anexo 2

Solicitação de Reembolso
Data / / R$
Despesas (anexar comprovante)

Assinatura Visto
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Anexo 3
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Instrução de preenchimento do RSD

Funcionário – Nome do funcionário

Departamento – Nome ou abreviatura

Semana – Dias correspondentes (dd a dd/mmm)

Data – Preencher no dia que ocorreu a despesa (dd)

Despesas – Valor total da despesa no dia correspondente (a linha anterior a “total” pode
ser usado para outras despesas). As despesas devem ser enumeradas para,
posteriormente, serem discriminadas no quadro abaixo. Quando houver despesa com
transporte próprio, o funcionário deverá relacionar a quantidade de quilometros e a cidade
de destino da viagem.

Moeda utilizada – US$ (dolar) ou R$ (real).

Valor do km pré-definido – Conforme ANEXO 4

Discriminação das despesas – Associar valor gasto com discriminação do seu fim.

Data e valor do ultimo adiantamento – Se houve adiantamento das despesas pelo


Fundo Fixo de Caixa através de Solicitação de Reembolso ou SNUMPAG, preencher data
da ultima solicitação e valor total das solicitações pendentes.

Saldo relatório anterior – Se houve debito remanescente do RSD anterior, colocar valor
neste campo.

Total disponível – Soma do adiantamento e saldo do relatório anterior.

Total despesas – Soma das despesas do RSD

Saldo – Valor total disponível menos despesas do RSD

A receber/a pagar – Assinalar quando saldo for a receber (despesas do relatório maior
que adiantamento) ou a reembolsar (despesas do relatório menor que adiantamento)

Assinatura – Assinatura do Funcionário

Data – Data de preeenchimento do RSD


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Anexo 4

RELAÇÃO DE REEMBOLSO DE DESPESAS

Limite de gastos para aprovação (por funcionário):

TRANSPORTE (POR KM) R$ 0,32


REFEIÇÃO R$ 12,00

Outros gastos não relacionados estão sujeitos a aprovação específica.