GUIA

Contabilidade
Digital
O guia definitivo para transformar seu escritório de
contabilidade em uma empresa contábil digital.
Planejamento, rotinas, ferramentas, processos de migração e
tudo mais o que você precisa para começar agora mesmo
Conta Azul é a plataforma fácil de usar que conecta, em
um só lugar, tudo o que é preciso para a gestão de
negócios
contaazul.com
Com foco em uma gestão financeira eficiente, a Conta
Azul garante a conexão perfeita entre donos de negócios
e seus parceiros estratégicos - os contadores -, a partir da
troca online e automatizada de informações essenciais
em tempo real.
contaazul.com/contadores
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Sumário
01 | Boas-vindas à contabilidade digital

04 | Migração da contabilidade
02 | A revolução da contabilidade tradicional para a digital
digital em 6 tópicos

+ | Conta Azul Mais

03 | Ferramentas para a
transformação digital

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contabilidade digital

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 Boas-vindas à contabilidade digital

Pense na internet como uma janela capaz de conectá-lo plenamente

Se o máximo de tecnologia no seu escritório são as planilhas, é bom se com o cliente e encurtar o caminho até todas as suas informações
preparar: a contabilidade vai avançar cada vez mais para um modelo financeiras, movimentações e notas fiscais.
digital e ligado diretamente às demandas do cliente.

Estamos falando de ferramentas e sistemas online que tornam a

O conceito de contabilidade digital ainda é novo no Brasil, mas tem se atividade do contador mais produtiva e eficiente.
popularizado à medida que empresas passam a utilizar sistemas de
Por meio desses avanços tecnológicos, cada vez mais adotados no
gestão ERP que conectam a gestão financeira ao contador.
mercado, o profissional contábil ganha capacidade para interpretar
dados e analisá-los estrategicamente.
Então, como isso é possível e o que essa mudança significa na prática?

Isso porque o contador não precisa mais dedicar um dia inteiro de

A contabilidade digital é a transformação da maneira tradicional de trabalho para tarefas burocráticas e repetitivas, que não agregam

realizar o trabalho contábil em direção à disponibilização, transmissão valor para o cliente.

e integração de dados facilmente acessíveis em formato eletrônico.

Ela não muda a contabilidade em si, mas a maneira de fazer. A contabilidade digital, por isso, representa um aumento significativo
na performance e na produtividade de escritórios contábeis.

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 Boas-vindas à contabilidade digital

Os processos da empresa são amplamente otimizados.

Mesmo que você ainda tenha receio de migrar para a contabilidade
E é justamente por isso que as ferramentas digitais estão digital, não tenha dúvidas em fazer isso.
transformando o mercado contábil e a própria função do contador em
direção a uma atuação mais aprofundada e estratégica.
Em pouco tempo, verá o quanto é gratificante fazer tudo em menos
tempo, se sentir mais produtivo e desenvolver um trabalho ainda mais
Ao contrário do que muitos ainda acreditam, a contabilidade digital
relevante para o cliente, ajudando-o na tomada de decisão.
não desvirtua ou descarta o real papel do contador, nem mesmo
representa um mero escritório virtual.
Uma das principais vantagens da contabilidade digital é a eliminação
do retrabalho, que representa um verdadeiro entrave em empresas
Pelo contrário: ela é uma oportunidade que dá mais protagonismo ao contábeis.
papel do contador.

Ao invés de ser um zelador de informações, o profissional passa a ser
um estrategista de negócios, atuando como um parceiro de seus
clientes e, portanto, cada vez mais importante para o sucesso das
empresas.
Afinal, além de custar caro, ele impede a escalabilidade do negócio e
gera transtornos na rotina contábil.
Mas esse não é o único benefício.

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 Boas-vindas à contabilidade digital

A contabilidade digital traz:

➔ Aumento significativo na produtividade

➔ Eficiência para fazer melhor por um custo menor
➔ Melhor gestão do tempo
➔ Otimização de processos
➔ Redução nos custos de produção
➔ Aumento da rentabilidade
➔ Atendimento personalizado e serviço de valor para o cliente
➔ Possibilidade de atender mais clientes
➔ Entrega de informações precisas em tempo real
➔ Valorização do trabalho do contador.

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contabilidade digital

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 A revolução da contabilidade digital
em 6 passos

1. Rotinas de processamento de dados

Com a contabilidade digital, as rotinas de processamento de dados são reduzidas,

podendo até mesmo ser eliminadas.

Isso acontece por causa da integração do sistema de gestão ao do cliente, importando os

dados de forma automática, sem necessidade de trocar informações por documentos ou
e-mail, por exemplo.

A tendência é que todos os processos de pouco valor agregado, que não precisam da
atuação humana, sejam automatizados.

Assim, as áreas financeira e contábil trabalham com informações em tempo real, sem
necessidade de digitação e trabalho operacional.

O processamento de dados é fundamental para uma base de informações sólidas que

permitam a análise estratégica e a contabilidade consultiva.

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 A revolução da contabilidade digital
em 6 passos

2. Papel estratégico do contador

O contador não será mais um digitador de dados como antigamente, nem mesmo terá a única
função de cuidar das obrigações acessórias dos clientes.

O trabalho do contador será cada vez menos operacional e mais estratégico, auxiliando o
cliente em diversos aspectos, como o planejamento de expansão, o controle de gastos e os
investimentos, por exemplo.

Assim, o profissional contábil passará a atuar como consultor de negócios, operando em tempo
real com os clientes, orientando e desenvolvendo novos processos.

Sua função será analisar os dados estrategicamente e proporcionar informações relevantes

para transformar os negócios dos seus clientes.

A tendência é a criação de uma contabilidade consultiva, em que o contador mostra para o

cliente onde estão as dificuldades do negócio e quais são as oportunidades.

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 A revolução da contabilidade digital
em 6 passos

3. Relacionamento com o cliente

A tecnologia vai aprimorar o relacionamento do contador com o cliente.

Essa interação ocorrerá de forma mais rápida, integrada e frequente.

Aí que o contador precisa entregar um atendimento de qualidade, demonstrando interesse

genuíno pela empresa do cliente, esclarecendo dúvidas e auxiliando na tomada de decisão.

Dessa forma, a relação entre o profissional contábil e o cliente alcançará um novo patamar.

Na decisão do cliente pelo escritório de contabilidade, o custo não será mais o principal
fator, e sim a confiança que ele deposita no contador e na qualidade da entrega do serviço.

O benefício extra para o escritório contábil é que, com uma interação maior com o cliente,
também fica mais fácil controlar os índices de inadimplência.

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 A revolução da contabilidade digital
em 6 passos

4. Armazenamento em nuvem
Na contabilidade digital, todos os dados do cliente ficam armazenados em um sistema de
gestão que funciona por meio da nuvem.

Por isso, as informações ficam centralizadas em um único banco de dados, que pode ser
facilmente acessado, independentemente de onde o contador estiver.

Basta ter um dispositivo conectado à internet para acessar a nuvem.

Outro benefício é que o sistema online é capaz de automatizar diferentes funções, como
finanças, gestão de estoque, integração contábil com bancos e muitas outras.

A própria redução da papelada é uma tendência em escritórios de contabilidade.

Ou seja: declarações, guias, listas de obrigações acessórias e documentos não precisam

mais ficar estocados no escritório.

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 A revolução da contabilidade digital
em 6 passos

5. Segurança dos dados

Você pode estar se perguntando: será que os dados na contabilidade digital ficam realmente
seguros?

Sem dúvidas, com uma boa estrutura (sistema de gestão, ferramentas e backup), as
informações do cliente estão muito mais seguras do que no método tradicional.

Enquanto os sistemas online são criptografados, deixando as informações totalmente

seguras, papéis armazenados no escritório estão suscetíveis a incêndios, perdas, furtos e
danos de conservação.

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 A revolução da contabilidade digital
em 6 passos

6. Análise financeira
Com a automatização de processos, a integração com os dados do cliente e a capacidade de
o contador dedicar seu tempo a tarefas mais relevantes, a análise financeira se torna uma
realidade no escritório.

As ferramentas atuais possibilitam que o contador monitore remotamente cada receita e

despesa do cliente, podendo atender a empresa rapidamente quando houver necessidade.

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transformação digital

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 transformação digital

Vários tipos de ferramentas podem contribuir para a transformação do escritório rumo à contabilidade digital.

Conheça ferramentas úteis para oito diferentes funcionalidades:

1. Para gerenciar as tarefas

Ter uma rotina organizada é primordial para manter os processos eficientes e elevar a
produtividade, certo?

Nesse sentido, softwares de gestão de tarefas são bastante úteis para organizar e
otimizar a rotina, ajudando os contadores a serem ainda mais produtivos.

Dessa forma, é possível organizar as tarefas da equipe, acompanhar todas elas mesmo
à distância e ainda monitorar quanto tempo o contador leva para determinada tarefa.

Boas opções incluem Trello, Asana, MeisterTask e Runrun.it.

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 transformação digital

2. Para ter acesso rápido a documentos

Veja bem: para ser produtivo, ter fácil acesso aos documentos do cliente ou mesmo
aqueles compartilhados por colegas de equipe é primordial.

Plataformas na nuvem permitem a colaboração no trabalho e, sobretudo, não exigem

investimentos significativos em hardware, ao mesmo tempo em que a informação
permanece segura.

Algumas plataformas úteis incluem Google Drive, Microsoft OneDrive e Dropbox.

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 transformação digital

3. Para interagir com o cliente

O contador digital precisa ter um relacionamento próximo com o cliente.

Ferramentas de comunicação que utilizam a internet são a melhor opção para manter a
proximidade com as empresas que você atende  — e há inúmeras possibilidades.

Isso ocorre não só porque elas são o principal meio de comunicação atual, mas porque
reduzem os custos com telefone, que geralmente são elevados em escritórios contábeis.

Esqueça ligações por telefone ou e-mails formais.

Comunique-se com o cliente de forma rápida e eficaz por meio de ferramentas como
WhatsApp, Skype ou Google Hangouts, por exemplo.

Para questões menos urgentes, também vale deixar comentários nos softwares de gestão
de tarefas para informar o cliente sobre possíveis pendências.

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 transformação digital

4. Para organizar compromissos

Com a contabilidade, certamente você ampliará a cartela de clientes com o tempo.

Então, para conciliar reuniões com clientes e outros compromissos na rotina, uma boa
alternativa são as agendas digitais, que você pode acessar de qualquer lugar pelo
smartphone.

Que tal utilizar o Google Agenda?

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 transformação digital

5. Para organizar documentos

Muitas vezes, é preciso formalizar por escrito alguns acordos com o cliente, principalmente
na fase de transição para a contabilidade digital, em que novos processos surgirão.

Nesse caso, manter todos os documentos organizados, seguros e separados por clientes é
de grande ajuda para o contador.

Uma sugestão de ferramenta é o Evernote, que permite armazenar, compartilhar e editar

documentos.

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 transformação digital

6. Para fazer integração contábil

Um bom sistema contábil facilita o acesso do contador aos dados financeiros do cliente.

A Conta Azul Mais, por exemplo, automatiza a troca de informação entre pequena empresa
e contabilidade, possibilitando que ambos trabalhem juntos, na nuvem, com a mesma
versão de dados e em tempo real – a Contabilidade em Tempo Real.

Isso é inédito no Brasil e representa, para escritórios contábeis, o aumento de produtividade

para capturar e processar dados e gerar obrigações contábeis.

Ao ter informações mais organizadas, assertivas e relevantes o contador poderá fornecer

análises estratégicas para seus clientes, resultando no sucesso do dono do negócio e do
escritório contábil.

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 transformação digital

7. Para ganhar agilidade

Sempre busque a agilidade nos processos da empresa.

Nesse caso, recorrer aos métodos ágeis, um conjunto de metodologias capazes de elevar a
eficiência nos processos, pode ser uma boa opção.

As principais vantagens incluem a possibilidade de entregar o produto mais rapidamente ao

cliente, investir em um ciclo de trabalho reduzido e realizar múltiplas entregas.

Entre as metodologias, algumas sugestões são Agile, Scrum, Lean e Kanban.

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 transformação digital

8. Para medir a satisfação dos clientes

Se o papel do contador é cada vez mais estratégico, então, saber qual é o valor percebido
pelo cliente é fundamental.

Essa é uma maneira de verificar se os clientes estão satisfeitos com as entregas e se há

pontos no serviço do contador que precisam ser ajustados.

Em todo negócio, ter esse tipo de feedback pode trazer insights importantes sobre o que a
empresa oferece.

A sugestão de ferramenta, nesse caso, é o SurveyMonkey.

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 da
contabilidade
tradicional para a
digital
24
 da contabilidade tradicional para a
digital
Quanto mais planejamento houver na migração para a contabilidade digital, mais chances de sucesso. Por isso,
confira a seguir um passo a passo para implementar essa mudança no escritório contábil.

1. Compreenda a importância da tarefa 2. Crie projeto para a migração

A contabilidade digital veio para ficar, mas muitos contadores ainda não A migração para o digital envolve etapas, por isso, é necessário criar um projeto.
compreendem sua importância ou acreditam que continuar no método tradicional
Esse planejamento permite que a migração seja feita a partir de uma visão prévia
é possível.
do processo, minimizando os riscos de erros.
Mas fazer a migração para o digital é crucial para a sobrevivência do escritório.
O projeto deve ser feito a partir destes critérios:
Lembre-se de que empresas que não usarem contabilidade digital irão morrer,
➔ Objetivos
pois não serão capazes de competir com a concorrência. ➔ Riscos
➔ Custos
É preciso entender que o digital não substitui o papel do contador, e sim o
➔ Responsáveis pela transição
transforma para algo ainda mais relevante. ➔ Prazos para a transição

Se você é o gestor da empresa, então, o seu papel é fundamental nesse processo, Com esses pontos definidos, é preciso criar um cronograma para a transição, que
já que é o responsável por tomar a decisão de mudar. deve estar bem alinhado com os prazos.

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 da contabilidade tradicional para a
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Quanto mais planejamento houver na migração para a contabilidade digital, mais chances de sucesso. Por isso,
confira a seguir um passo a passo para implementar essa mudança no escritório contábil.

3. Defina softwares e sistemas 4. Comece a operação

Mapear quais softwares e sistemas estão disponíveis no mercado faz parte da Começar a operação significa definir as etapas da migração.
transição, pois só assim você poderá analisar quais ferramentas serão
Primeiro, pense em quais serão os primeiros clientes a terem seus dados
implementadas na empresa.
migrados para o sistema que você escolheu.
Nessa hora, cabe fazer alguns questionamentos:
Uma dica é fazer uma segmentação, escolhendo aqueles clientes mais
➔ Quais são as necessidades da empresa? organizados, por exemplo.
➔ Qual solução supre melhor essas necessidades?
Esses primeiros clientes são importantes porque é com eles que você terá as
➔ Quais são os custos envolvidos para dispor da solução?
primeiras impressões sobre a contabilidade digital.

Aí, conforme o prazo que você definiu no projeto, dê seguimento às etapas da

migração, até que todos os clientes estejam na sua base dados digital.

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 da contabilidade tradicional para a
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Quanto mais planejamento houver na migração para a contabilidade digital, mais chances de sucesso. Por isso,
confira a seguir um passo a passo para implementar essa mudança no escritório contábil.

5. Destaque o valor para o cliente 6. Engaje a equipe

Convencer o cliente é fundamental para o sucesso da migração.
Nem sempre a aceitação é unânime, mas geralmente eles estão abertos à
novidade.
O segredo é mostrar a ele o valor da mudança e apontar quais são os benefícios
que ele terá a partir dela, evidenciando que o novo papel do contador contribui
para o crescimento do negócio.
Se a equipe não tiver uma mentalidade digital, é praticamente impossível fazer o
processo funcionar.
Por isso, conscientize os colaboradores, mudando até mesmo a filosofia da
empresa, se for necessário.
Nessa hora, é preciso lidar com o medo da perda do trabalho, relembrando que a
tecnologia não substitui o contador, mas adapta a sua rotina.

Outra maneira de engajar o cliente é falar sobre os custos: com menos tempo de Mostre que a inclusão da tecnologia no escritório contábil é algo que só traz
trabalho do contador, o escritório pode até mesmo reduzir os honorários. benefícios para os profissionais e deixe a equipe motivada.

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 da contabilidade tradicional para a
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Quanto mais planejamento houver na migração para a contabilidade digital, mais chances de sucesso. Por isso,
confira a seguir um passo a passo para implementar essa mudança no escritório contábil.

7. Teste tanto quanto for necessário 8. Divulgue a novidade

Os testes iniciais consistem em observar se as ferramentas e sistema escolhidos
Com a migração, em pouco tempo você verá a possibilidade de ampliar a cartela
funcionam nos fluxos de trabalho e se a equipe está bem adaptada a eles.
de clientes, já que as rotinas dos contadores ficarão mais rápidas.
Em alguns meses, você poderá avaliar se a solução escolhida é a ideal para o seu
A boa notícia é que o mercado está cheio de empresas interessadas nesse tipo de
negócio.
serviço voltado à estratégia a partir da contabilidade digital.
A vantagem é que muitas delas oferecem um período de testes grátis.
Mas, para atrair esses clientes, é preciso divulgar o escritório.
Se der certo, ótimo.
A melhor solução é recorrer ao marketing digital, utilizando todo potencial da
Mas caso não esteja funcionando, não fique com receio de trocar a solução até internet em atrair e engajar consumidores, permitindo que você se conecte a
estar satisfeito com ela. futuros clientes.

Blog, redes sociais e e-mail marketing são ótimas ferramentas para compor a
estratégia de marketing.

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 da contabilidade tradicional para a
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Quanto mais planejamento houver na migração para a contabilidade digital, mais chances de sucesso. Por isso,
confira a seguir um passo a passo para implementar essa mudança no escritório contábil.

9. Olhe para o mercado

É claro que, durante a migração, você precisa observar atentamente o seu próprio
negócio.

Mas manter um olho fora dele, em direção ao mercado, também é essencial.

Muitas empresas já migraram para a contabilidade digital, o que significa que há

metodologias prontas para fazer isso.

Olhar para os concorrentes é uma forma de se inspirar e ver quais estratégias dão
certo  — e aí, quem sabe, incorporá-las ao seu escritório.

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Conta Azul Mais

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Conta Azul Mais
Já está convencido a migrar para a contabilidade digital?
A Conta Azul quer ajudar nesse processo.
Por isso, acaba de ser lançada uma grande novidade no mercado: a
solução Conta Azul Mais.
Essa é uma plataforma inédita no Brasil pensada para facilitar a rotina do
contador.
A plataforma é disposta em nuvem e conecta o contador e o cliente em
tempo real, já que o sistema permite colher informações diretamente do
banco de dados do cliente.
Como tudo isso ocorre na nuvem, além de a transferência de dados
ocorrer instantaneamente, todas as informações ficam seguras por meio
de criptografia.
Outra funcionalidade é a integração contábil com todo o ecossistema
financeiro, incluindo instituições como bancos e fintechs.
Esse novo conceito de plataforma segue à risca a tendência da
contabilidade digital e representa muito mais que um sistema contábil.
Essa solução pode ser uma verdadeira parceira do seu negócio.
A Conta Azul Mais reduz em até 90% o tempo que o contador gasta com o
fechamento contábil dos clientes, elevando a performance do escritório
como um todo.
Saiba Mais
Mas como isso é possível?
● Plataforma: Dados em tempo real. Sem exportação. Sem instalação.
A mesma versão do cliente, com tudo conectado
● Contábil: Débito e crédito são gerados automaticamente com a
Contabilidade em Tempo Real e relatórios dinâmicos e interativos
permitem uma visão geral do sistema. Tenha acesso ao DRE, Livro
Razão e Diário e libere seu tempo para ser totalmente consultivo
● Fiscal: Visualize tudo o que acontece com seus clientes e tenha todas
as informações à mão
● Folha: Cadastrando as informações dos sócios uma única vez - já
com os requisitos do eSocial -, o pró-labore será calculado
automaticamente, todo mês. Além disso, inclua holerites, guias de
INSS e IRRF no contas a pagar de seu cliente em poucos cliques.
Com todas as informações em mãos, você pode se dedicar exclusivamente
a pensar no sucesso dos seus clientes, ganhando sua confiança e
entregando um serviço de alto valor agregado.
Ou seja: a Conta Azul Mais é a solução que permite colocar em prática tudo
que você viu ao longo deste ebook.
Ao ler este conteúdo, você deu o primeiro passo rumo à contabilidade
digital.
E agora, pronto para desbravar esse novo (e instigante) universo?
Que tal começar agora mesmo?
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Contabilidade
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O guia definitivo para transformar seu escritório de
contabilidade em uma empresa contábil digital.
Planejamento, rotinas, ferramentas, processos de migração e
tudo mais o que você precisa para começar agora mesmo