E Book Manual Completo Da Admissao

Manual completo
da admissão:
como fazer e tornar esse
processo mais ágil
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Índice
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01 Introdução 02 Admissão:
em que consiste? 03 O processo
na prática
04 Principais desafios
da admissão 05 Admissão online
como aliada 06 O que é admissão
online?
07 Diferença entre
tradicional e online 08 Leis
e documentos 09 Benefícios da
admissão online
10 Conclusão
Qual é o grau/nível deste material?
 Básico: aborda conceitos essenciais da Intermediário: aborda funções e Avançado: apresenta estratégias
área de RH e tem dicas práticas para exemplos mais complexos, para quem avançadas e traz compreensão
sua rotina. já possui experiência na execução. aprofundada sobre o tema.
01 Introdução
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Introdução
A experiência do candidato começa no primeiro contato
com a empresa, ainda na etapa de recrutamento. Mas é na
admissão que o contato torna-se mais direto e o vínculo
empregatício é realmente construído. Dessa forma, em
ambas as etapas é preciso prezar por uma boa experiência
do candidato, fluída e sem erros.
Para o time de Departamento Pessoal (DP), admitir

um novo funcionário pode ser trabalhoso. O envio e
recebimento de documentações, geração de contratos
e a busca por assinaturas são ações muito manuais e
demandam muito tempo. Para a liderança, fica cada vez
mais claro a necessidade da transformação digital na área.
Mas para ter um processo redondo e dar os primeiros

passos para uma admissão mais estratégica e com foco
em resultados, é preciso conhecer a fundo e ter mapeados
todas as etapas. Por isso, criamos este material para
funcionar como o seu manual de admissão, onde você
encontra as documentações necessárias para contratar
um funcionário, as etapas desse processo e passos para
torná-lo mais ágil e estratégico com uma admissão
online.
Boa leitura!
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Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil 03
02 Em que consiste
a admissão de
funcionários?

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Em que consiste
a admissão de
funcionários?
Conceito • Importância • Eficiência
Após a conclusão da etapa de recrutamento é feito o

acordo verbal e o próximo passo é dar início à relação
de trabalho entre colaborador e empresa. Chamamos
esse processo de admissão de funcionários, que é a
formalização do acordo por meio de documentações e
contratos que concretizam o vínculo empregatício.
Esse é um processo conhecido pela maioria; se você

não trabalha com admissão, provavelmente ao menos
já o vivenciou na prática. Isso significa que todos os
colaboradores, sendo da área ou não, são influenciados
por uma admissão bem feita.
E por ser uma das frentes do DP, é responsabilidade da

liderança garantir a fluidez desse processo e evitar ao
máximo possíveis erros, gerando assim bons resultados e
alcançando as metas estipuladas.
Além do mais, a admissão é importante principalmente
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por questões jurídicas, assegurando que tanto a empresa A necessidade de ter um processo de admissão
quanto o colaborador estão de acordo com as leis eficiente
trabalhistas e não sofram punições legais. Por outro lado,
a admissão também é um dos primeiros pontos de Em alguns modelos de negócio, as contratações mudam
contato direto de trabalho entre empresa e colaborador, conforme a demanda de trabalho — negócios influenciados por
e precisa ser muito bem feita para garantir a melhor sazonalidade utilizam mais de contratos temporários do que por
experiência possível. tempo indeterminado, por exemplo.
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Outro ponto é o batimento de metas. Para a liderança de DP,

tão importante quanto admitir um novo funcionário é alcançar
as metas em relação à satisfação, número de erros cometidos
e tempo investido no processo. Por isso, é comum que as
seguintes métricas sejam acompanhadas:
• tempo gasto nas admissões;
• quantidade de admissões realizadas por período;
• satisfação do processo (NPS);
• eficiência do processo (quantidade de retrabalho por

conta de erros);
• produtividade do time.
Um erro em uma etapa pode influenciar negativamente toda

a corrente de contratação — que vai do recrutamento até a
admissão. É fundamental, portanto, conhecer a fundo todo o
processo de admissão para garantir que tudo esteja correto.
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03 Como a admissão
acontece na prática

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Como a admissão
acontece na
prática
Etapas • Dia a dia • Conceitos
Antes de mais nada, é preciso reforçar que, por mais

que a maioria das admissões dependam de contratos e
documentações assinadas, nem todas são feitas dessa forma.
Existem outras duas maneiras conhecidas e válidas: a feita por
meio de um acordo verbal e a contratação tácita.
O acordo verbal funciona apenas com a verbalização do

contrato e admissão, sem documentos impressos nem
assinaturas. Já a forma tácita representa um colaborador não
contratado, atuando no ambiente de trabalho de forma
independente, sem que haja um pedido do empregador.
Essas duas maneiras existem para assegurar que as formas
de contratação não sejam burladas e os direitos da CLT sejam
resguardados.
E saiba que é comum empresas adaptarem o processo

conforme necessidade. Contudo, existem etapas que não
são substituíveis e sempre estão presentes em qualquer
Foto produzida pela Prefeitura de Olinda admissão. Essas mesmas etapas são os pontos principais e
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que demandam maior atenção na hora de formalizar uma

contratação.
Como primeira etapa, antes mesmo do acordo feito com o

candidato, é preciso ter o tipo de contrato previamente definido.
Definindo o tipo de contrato de trabalho
Ainda no processo de Recrutamento e Seleção, é preciso deixar

claro para todos os candidatos qual tipo de contratação será
feita. Mas essa definição vai além do RH: é necessário considerar
a necessidade da empresa com a vaga, o quanto de demanda
será suprida pelo futuro colaborador e qual contrato melhor se
aplica à empresa.
Entre as opções de contrato, estão:
• Contrato por tempo indeterminado: esse é o tipo

mais comum de contratação e não possui uma data de
término, podendo acontecer o encerramento a qualquer
momento (respeitando as regras) pelo colaborador ou
empresa;
• Contrato de experiência: é a garantia que ambas as

partes possuem certeza da decisão tomada; o contrato
pode durar até, no máximo, 90 dias;
• Contrato temporário: é a contratação que busca suprir

Foto produzida pelo Senado Federal demandas sazonais e transitórias e aplica-se apenas para
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negócios de atividade transitória ou que a natureza

do serviço justifique uma contratação temporária;
• Menor aprendiz: com o intuito de profissionalizar

legalmente jovens trabalhadores, o contrato de
menor aprendiz deve durar, no máximo, 2 anos, e é
voltado apenas para estudantes entre 14 e 18 anos.
Todos os contratos possuem sua relação de trabalho

com direitos e deveres resguardados pela Consolidação
das Leis de Trabalho (CLT).
Criando o termo para oferta de trabalho
Após o fim das etapas de entrevistas e com o tipo de

contrato definido, chegou o momento de firmar a
contratação. Aqui, você deverá construir um termo para
listar todos os pormenores ao empregado, deixando claro
remuneração, data de início, condições de trabalho e
obrigações.
Nesse sentido, as informações que você pode incluir neste

termo são:
• remuneração;
• jornada de trabalho;
• prazos; Foto produzida pela Agência de Brasília
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• data de início;
• condições de trabalho;
• VT;
• VR.
Esse termo é o lugar ideal para esclarecer dúvidas referen-

tes a bônus, premiações e benefícios que a empresa pos-
sui. E, ao enviar o termo, você pode aproveitar e solicitar o
exame admissional, já que é um documento obrigatório e
previsto na CLT. Nesse processo, o que será avaliado no fun-
cionário será:
• a pressão arterial;
• batimentos cardíacos;
• registrar o histórico de doença familiar;
• verificar o quadro clínico do futuro colaborador.
Foto produzida pelo Senado Federal
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Documentos para a regulamentação

do contrato Checklist
Click nas caixas para marcar os documentos
Com o termo aceite tanto pela empresa quanto pelo
empregador, agora você precisa de todos os documentos
• cópia do RG;
necessários para a efetivação do contrato. Essa etapa é
essencial para todo novo funcionário, e a aplicação dos • cópia do CPF;
documentos pode ser feita tanto de maneira presencial • original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
quanto online.
• inscrição no PIS/Pasep;
Uma aplicação de documentos feita de maneira online • foto 3×4;
agiliza todo a admissão, pois evita viagens desnecessárias,
• cópia do título de eleitor;
reduz o uso de papel e, principalmente, elimina os erros do
processo. De qualquer forma, os principais documentos • original e cópia da carteira de habilitação (CNH);
para formalização do contrato de trabalho são: • cópia do comprovante de endereço;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• original e cópia do registro profissional emitido pelo

órgão da classe;
• cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou

certidão de casamento (caso casado);
• cópia do certificado de reservista (para homens entre 18

e 45 anos);
• original do atestado de saúde ocupacional (obtido em

uma clínica de exame admissional);
• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência

escolar para filhos de até 7 anos.
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P.S: para evitar qualquer tipo de discriminação

ou constrangimento, informações que não podem
ser solicitadas são: teste de HIV, teste de gravidez,
declaração de SPC e semelhantes.
Anotações na CTPS
Com a documentação do funcionário entregue e validada,

a empresa agora possui 5 dias úteis para anotar as informa-
ções na CTPS do empregado, seja de forma manual ou digi-
tal. Após, deverá enviar as informações para o Ministério do
Trabalho e para a Caixa Econômica Federal. As informações
a serem anotadas na admissão são:
• informações do empregador;
• cargo;
• data de admissão;
• remuneração;
• condições especiais.
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Aplicação no eSocial
Instituído em 2014 e tendo sua obrigatoriedade de uso

decretada para a maioria dos negócios ao fim de 2019, o eSocial
é a plataforma para escrituração digital das obrigações fiscais,
previdenciárias e trabalhistas das empresas. Tem como intuito
facilitar a aplicação de inúmeros documentos e contratos de
forma digital, antes feita diretamente com o Ministério do
Trabalho, INSS e Receita Federal.
Na admissão de funcionário, é obrigatório, por parte da

empresa, informar, no máximo até um dia antes da data de
início, informações empregatícias do funcionário. Ao enviar, no
sistema, você poderá acompanhar o progresso da solicitação e
analisar possíveis erros ocorridos nas documentações.
A implementação do eSocial foi um passo para a digitalização

do Departamento Pessoal, mas ainda faltam algumas etapas.
Para aumentar a satisfação do time, melhorar as métricas e
automatizar processos, alguns desafios ainda precisam ser
solucionados!
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04 Principais desafios
do processo de
admissão de
funcionários

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Principais desafios
da admissão
Desafios • Responsabilidades • Produtividade
Nenhum colaborador é contratado antes de passar pelo função importante do Departamento Pessoal, mas que
processo de admissão, o que não o isenta de sofrer com influencia diretamente todas as outras áreas da empresa —
dores relacionadas a lentidão, erros e falta de escalabilidade. principalmente quando existem prazos a serem cumpridos.
Diante disso, tornou-se missão de todo o RH garantir uma Então, a responsabilidade é alta!
fluidez dos processos para viabilizar uma experiência
positiva dos colaboradores, dentro e fora da empresa. E antes de tomar qualquer ação de mudança no processo, é
preciso entender a fundo o que está ocasionando as dores e,
Mas se hoje você precisasse admitir 30 novos funcionários a partir daí, pensar em soluções. Por isso, confira a seguir os
em questão de dias, esse seria um motivo de alegria ou principais desafios do processo de admissão e por que afetam
desespero? Afinal, a admissão de um funcionário é uma diretamente na produtividade do Departamento Pessoal.
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Lentidão e burocracia
A admissão começa ao verbalizar a contratação de

um funcionário, mas é no envio de documentos que a
morosidade se inicia. Esse é, parte das vezes, um trabalho
muito operacional para o Departamento Pessoal (de coleta
e análise dos documentos) e para os futuros colaboradores
(buscar a documentação, tirar cópia e levar até a empresa).
A experiência negativa e o trabalho lento e burocrático

gera frustração em ambas as partes e é um dos maiores
desafios. O DP perde muito tempo com o processo,
deixando as ações estratégicas em segundo plano; os
colaboradores, mesmo felizes pela contratação, possuem a
primeira preocupação antes mesmo de entrar na empresa.
Dessa maneira, o Departamento Pessoal, além de se

responsabilizar pela contratação no prazo, precisa também
garantir uma boa experiência com um processo fluído para
o colaborador. E, como antes abordado, essa lentidão afeta
de forma direta outras áreas que esperam ansiosamente
pelo novo membro do time.
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Erros na documentação e muita papelada
Como a maior parte do trabalho de admissão é feita de maneira

operacional torna-se muito suscetível a erros. A aplicação e
validação, feita no eSocial pela área de DP, pode levar dias para
ser concluída, e, caso haja algum documento inconforme, o
prazo de contratação é diretamente afetado.
Outro desafio em comum para muitas áreas é o excesso de

papelada. Além de dificultar a aplicação dos dados dos novos
funcionários e a fluidez do processo, é uma prática operacional
ecologicamente insustentável. Por fim, depender da papelada
para admissão de colaboradores é uma pedra no caminho para
o objetivo da digitalização total do Departamento Pessoal.
Experiência negativa para o DP, gestores e

colaboradores
Na admissão, o papel do Departamento Pessoal transcende

a burocracia que deve ser seguida e a experiência dos
candidatos — e de todos os envolvidos — torna-se fundamental.
Imagine para o candidato, que após passar por toda a etapa de
recrutamento precisa submeter-se a um processo moroso e
burocrático.
O colaborador, que passou por diversas etapas (na maioria

das vezes em plataformas/lugares diferentes), entra com uma
perspectiva errada e até negativa da empresa, o que pode afetar
a marca empregadora.
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E claro, precisamos considerar também a experiência

gerada para a própria área de DP. O processo de admissão
é constantemente encarado como um mal necessário:
algo que gera problemas, é trabalhoso mas, no fim, é
fundamental. Porque sabemos que toda área quer ser vista
como estratégia e geradora de resultados, mas alguns
processos impossibilitam que isso aconteça.
É diante desses desafios que a liderança do Departamento

Pessoal precisa tomar ações que viabilizem um processo
mais ágil, pouco manual e que gere melhores resultados
— tanto em indicadores como em fluidez do processo. Para
isso, um caminho que muitos estão traçando é a adoção de
uma admissão online.
Na busca pela transformação digital no RH, um processo

de admissão completamente online garante maior
digitalização da área de DP, reduzindo assim erros, tempo
investido em tarefas operacionais e aumentando a
satisfação geral do time e dos novos colaboradores.
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05 Admissão online
como aliada do RH

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Admissão online
como aliada
do RH
Mudança • Transformação digital - Agilidade
Até aqui, percebemos o quanto o processo de admissão

tradicional é trabalhoso, burocrático e toma muito tempo
da equipe do Departamento Pessoal. Mas esse cenário
pode ser diferente com a ajuda da tecnologia, e a admissão
online chega para facilitar a vida do profissional de RH.
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06 Mas o que é
admissão online?

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Mas o que é
admissão online?
Conceito • Etapas • Processo
Imagine-se em um mundo onde o seu candidato não precisa se

preocupar em tirar diversas cópias dos documentos, onde você
não precisa lidar com toda essa papelada física. E, além disso,
onde é possível realizar toda a etapa de contratação de forma
automatizada, reduzindo as tarefas manuais, concentrando
todas as informações online em uma única plataforma. Com a
admissão online, tudo isso já é possível.
Além desse cenário ideal, a tecnologia ainda permite que:
• A ficha cadastral seja preenchida pelo próprio

colaborador;
• Os documentos sejam enviados de forma online via
smartphone ou computador;
• O Departamento Pessoal realize todo gerenciamento do
processo de forma online;
• Todos os dados sejam armazenados com segurança na
nuvem.
A admissão online simplifica o processo de contratação,

oferece uma melhor experiência nos primeiros contatos entre
colaborador e empresa e otimiza o tempo do time de DP.
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07 Diferenças entre
a admissão online
e a tradicional

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Diferenças entre a
admissão online e
a tradicional
Transformação • Inovação • Agilidade
A admissão online, além de diminuir os processos manuais que

ainda fazem parte do dia a dia do RH, transforma a experiência
de contratação do novo colaborador.
Ao contrário do método tradicional que conhecemos até hoje,

que possui um processo longo, pouco prático, com muito
trabalho manual e que toma tempo do time, a admissão
online permite que o RH estruture suas tarefas de forma mais
estratégica e analítica, dando mais visibilidade para os seus
resultados.
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08 Leis e documentos
digitais

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Leis e
documentos
digitais
Processo • Jurídico • Autenticidade
Os documentos digitalizados precisam ter um certificado digitalizados posteriormente, precisam ter esse certificado
digital para que sejam válidos perante à lei. Isso está digital, caso contrário, perdem a validade em
descrito na Medida Provisória no 2.200-1, de 27 de julho de processos judiciais.
2001, assim, é possível garantir a autenticidade e a validade
jurídica desses documentos. Normalmente, as plataformas que possibilitam que a admissão
seja feita de forma online, já possuem uma assinatura digital
Ou seja, mesmo documentos impressos que forem certificada que valida todos os documentos.
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09 Os benefícios da
admissão online

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Os benefícios da
admissão online
Transformação digital • Produtividade • Estratégico
A tecnologia tem trazido muitas transformações para o

setor de RH e a possibilidade de realizar a admissão de
funcionários de forma digital é uma delas.
Por isso, listamos os principais benefícios que essa nova

forma traz para o profissional de RH e para a empresa
como um todo.
Processo mais prático e rápido
Segundo dados do Ibope, a contratação de um novo

colaborador da forma tradicional pode demorar até
um mês dependendo da empresa. Além de esperar
a documentação do funcionário, é preciso validar e
armazenar todos os dados.
Ao utilizar a admissão online, esse processo fica mais curto

e prático, afinal, tudo é feito já de forma digital, com apenas
alguns cliques é possível gerenciar toda a contratação e a
papelada tão conhecida deixa de existir.
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Aumento da produtividade
O RH consegue ser mais produtivo ao diminuir as tarefas

manuais, a admissão digital auxilia para que esse processo
seja feito de forma mais ágil, permitindo que o time foque
em atividades mais estratégicas e na entrega de resultados.
Redução de custos para empresa e para o

novo colaborador
Na admissão tradicional, é preciso ter uma cópia impressa

de todos os documentos, além de validar e armazenar toda
essa papelada. Algumas vezes, a empresa realiza essas
impressões, em outras o novo colaborador precisa arcar
com o valor das cópias.
Além disso, existe um gasto de deslocamento do

funcionário que precisa ir até a empresa para realizar a
entrega da documentação e um gasto de tempo do RH
para organizar tudo isso.
Já com a admissão online, tudo é feito de forma digital,

sem precisar imprimir papéis ou perder tempo arquivando
documentos. Tudo fica armazenado com segurança na
nuvem.
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RH mais estratégico
A admissão online faz parte da transformação digital que

o RH tem passado nos últimos anos. Tornando a área mais
estratégica, com um mindset voltado a dados, dando mais
visibilidade para empresa sobre os resultados alcançados pelo
time.
Experiência positiva para o DP, gestores e

colaboradores
Com um processo mais otimizado, a experiência passa a ser

positiva para todos os envolvidos.
O novo colaborador tem uma experiência de contratação

encantadora e já chega mais engajado para o novo emprego.
Os gestores de RH conseguem ter uma visibilidade melhor das
entregas e resultados do time e o DP consegue organizar seu
dia para executar não só tarefas necessárias, como a admissão,
mas também projetos estratégicos que elevam o nível do RH
para um novo patamar.
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10 Conclusão

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Conclusão
O processo de admissão é essencial para qualquer
empresa, mas não precisa ser doloroso, burocrático e
nem consumir o profissional do DP. É possível tornar essa
experiência mais ágil, prática e encantadora com o auxílio
da tecnologia.
Toda essa transformação digital que vem acontecendo,

permite que o RH torne-se uma área mais estratégica,
garantindo melhores resultados que impactam
diretamente em toda companhia.
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Esse é um processo conhecido pela maioria; se você

E por ser uma das frentes do DP, é responsabilidade da

Além do mais, a admissão é importante principalmente

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• tempo gasto nas admissões;

• quantidade de admissões realizadas por período;

• satisfação do processo (NPS);

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O acordo verbal funciona apenas com a verbalização do

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Como primeira etapa, antes mesmo do acordo feito com o

Definindo o tipo de contrato de trabalho

Ainda no processo de Recrutamento e Seleção, é preciso deixar

Entre as opções de contrato, estão:

• Contrato por tempo indeterminado: esse é o tipo

• Contrato de experiência: é a garantia que ambas as

• Contrato temporário: é a contratação que busca suprir

negócios de atividade transitória ou que a natureza

• Menor aprendiz: com o intuito de profissionalizar

Todos os contratos possuem sua relação de trabalho

Criando o termo para oferta de trabalho

Após o fim das etapas de entrevistas e com o tipo de

Nesse sentido, as informações que você pode incluir neste

• prazos; Foto produzida pela Agência de Brasília

Esse termo é o lugar ideal para esclarecer dúvidas referen-

• registrar o histórico de doença familiar;

• verificar o quadro clínico do futuro colaborador.

Foto produzida pelo Senado Federal

Documentos para a regulamentação

• cópia do comprovante de escolaridade;

• original e cópia do registro profissional emitido pelo

• cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou

• cópia do certificado de reservista (para homens entre 18

• original do atestado de saúde ocupacional (obtido em

• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;

• cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência

P.S: para evitar qualquer tipo de discriminação

Com a documentação do funcionário entregue e validada,

Instituído em 2014 e tendo sua obrigatoriedade de uso

Na admissão de funcionário, é obrigatório, por parte da

A implementação do eSocial foi um passo para a digitalização

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A admissão começa ao verbalizar a contratação de

A experiência negativa e o trabalho lento e burocrático

Dessa maneira, o Departamento Pessoal, além de se

Erros na documentação e muita papelada

Como a maior parte do trabalho de admissão é feita de maneira

Outro desafio em comum para muitas áreas é o excesso de

Experiência negativa para o DP, gestores e

Na admissão, o papel do Departamento Pessoal transcende

O colaborador, que passou por diversas etapas (na maioria

E claro, precisamos considerar também a experiência