SUMÁRIO

1- COMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADO 2- VIDA ÚTIL 3- PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL 4- FINALIDADE DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO 5- OBJETIVOS 6- COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO 7- CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS 8- DA AQUISIÇÃO DOS BENS, OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO) 9- BENS ADQUIRIDOS USADOS 10- COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO 11- COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO 12- COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADE 13- PAGAMENTOS ANTECIPADOS 14- LEASING 15- DA TRANSFERÊNCIA 16- DA GARANTIA 17- DO RECEBIMENTO 18- DEFINIÇÃO DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR EQUIPAMENTOS 19- QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS 20- ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS 21- EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/OU SUCATEADOS 22- BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE 23- BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO 24- FABRICAÇÃO PRÓPRIA 25- RESPONSABILIDADES 26- MOVIMENTAÇÃO DE BENS 27- REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO 28- BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS 29- PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA 30- REFORMA DE UM BEM 31- IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO 32- BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA 33- DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO CONTROLE PATRIMONIAL 02 02 02 02 03 03 03 04 04 04 04 05 05 06 06 06 06 07 07 08 08 08 08 09 09 09 10 10 11 12 12 12 13

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3 – PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL 3. Contabilizamos esses eventos como depreciação.CONTAS CONTÁBEIS Há no plano de contas.2. contribuindo assim para a formação dos exercícios futuros da empresa. benfeitorias.2 . instalações. criamos este Manual de Procedimentos.1 – Todos os bens possuem vida útil ilimitada dentro da empresa. marcas industriais ou comerciais. 4 – FINALIDADES DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO 2 .1 – INVESTIMENTO São as participações societárias permanentes. direitos autorais.1 – Ativo Imobilizado é constituído por bens ou direitos destinados à manutenção das atividades da empresa. tais como: imóveis. etc. equipamentos. máquinas. 2 – VIDA ÚTIL 2. com atendimento total das exigências legais e dos controles físico. que exigirá trabalhos efetivos de todas as áreas e seus gerentes para o cumprimento das normas neste estabelecidas. 1. que se divide em: 1. contas específicas para os diversos tipos de equipamentos que são classificados no Ativo Permanente. móveis. financeiro e fiscal. todos os gastos com imobilizações que ainda estejam em andamento. importâncias aplicadas na aquisição de ações e títulos de participação. sofrendo desgaste com o uso e obsolescência com o tempo.3 – DIFERIDO Nesse grupo aparecem as despesas realizadas já pagas e ou serviços que já foram prestados. Devem ser imobilizados além dos bens em operação.2.1 – Para que o controle patrimonial possibilite um gerenciamento eficiente e seguro dos bens patrimoniais da empresa. 1.1 – COMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADO 1.2. 1.2 – IMOBILIZADO Bens e direitos com permanência duradoura da empresa utilizada na operação dos negócios e na manutenção das atividades econômicas. patentes de invenção.

5.2 – O cálculo da depreciação para atender a legislação fiscal classificando os bens em contas contábeis.4 – Os inventários físicos periódicos e conciliação com a posição contábil.5 – A aplicação dos termos de responsabilidade. fornecedor. identificando o cento de custo onde está alocado o bem. Com todos os bens cadastrados e com suas características.7 – O controle das documentações dos bens móveis e imóveis.4. 5 – OBJETIVOS 5. progresso tecnológico e também para facilitar a posição e localização de cada bem contábil fisicamente. físico. identificados através de um número de patrimônio e descrição detalhada do bem.1 – O sistema de controle patrimonial é executado por processamento de dados.1 – O controle individualizado dos bens patrimoniais da empresa.6 – O controle dos bens ou disponibilidades para uso e ou para vendas. em virtude da sua valorização ou desvalorização monetária e pelo desgaste natural. 5. 5. número de série do equipamento e nota fiscal de aquisição. 5. sua localização terá seu custo apropriado de forma correta. marca. 7 – CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS 3 . Esse sistema contribuirá com todos os tipos de informações que irão refletir no balanço da empresa. 6 – COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO 6. 5.3 – O controle físico dos bens imobilizados. através dele é que podemos saber o valor atualizado de qualquer bem. 5.1 – Tem grande finalidade para a empresa. valor da aquisição e data de aquisição. a localização física desse e a atualização permanente das transferências de centros de custos e ou locais e das baixas dos mesmos. o controle dos bens que compõem o ativo imobilizado. pois. modelo.

1– Conforme Instrução Normativa SRF número 103 determina. tais 4 . 8 – DA AQUISIÇÃO DOS BENS. pois não serão utilizadas. Manter o padrão de colocação da placa para os bens de características semelhantes. • Restante da vida útil do bem. Para isso fica definido que na aquisição desses bens. no mínimo em mais 1 (um) ano. todas as despesas utilizadas na integração do bem na empresa deverão fazer parte do custo de aquisição do mesmo.1 – Todo equipamento adquirido sofrerá um atraso na colocação de sua placa de identificação de no máximo 30 (trinta) dias.7. portanto. desde que não interfira na estética do mesmo. Bens como: edifícios. o comprador solicite do vendedor. o prazo de vida útil admissível para fins de depreciação de bem adquirido usado é o maior dentre os seguintes: • Metade do prazo de vida útil admissível para o bem adquirido novo. considerada essa em relação a primeira instalação para utilização. despesas de instalação. 9 – BENS ADQUIRIDOS USADOS 9. A placa de número do bem deverá ser colocada em local que facilite a sua visualização. marcas e patentes não terão placas de identificação arquivadas. se esta estiver em local escondido e de difícil visualização. A finalidade da colocação da placa no bem é para fazer o controle físico. linhas telefônicas. Definido esse custo básico de aquisição. OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO) 8. que por seqüência terá seu cadastro atualizado no controle patrimonial. tais como: despesas de transportes. com o que se pagou pela efetiva entrada do bem na empresa.1– Custo de aquisição de bens imobilizados não é somente o que constar na nota fiscal do fornecedor. O chapeamento tem por finalidade a identificação e o controle dos bens da empresa. o mesmo somente poderá ser modificado (acrescido) mediante despesas de reparos ou substituição de partes ou peças que resultam no aumento de vida útil. maior facilidade em determinar a sua localização. dados referentes a primeira instalação. não estará cumprindo o objetivo. impostos. portanto. como proteger com maior segurança o seu patrimônio. desembaraço e outras relativas ao ato de aquisição. terrenos.

10 – COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO 10. Nesta operação. não sofrendo assim nenhum tipo de prejuízo. 12 – COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADES 12. proceder da seguinte forma: compra para recebimento futuro x simples remessa. Depois de formalizado o pedido pela necessidade do equipamento para aumento da produtividade. 5 .. tais como: marca modelo. enviar ao gerente da Área de expansão (patrimônio).como: data de aquisição. etc. informando para que seja utilizado e qual o benefício. sendo necessário para o acompanhamento da mercadoria. 11 – COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO 11. destacar o artigo e seus parágrafos (RICMS). fornecedor original e número da nota fiscal de aquisição.1 – Exigir do fornecedor que discrimine na nota fiscal todas as características para identificação dos bens.1 – Exigir do fornecedor nota fiscal para entrega futura para que se efetuem procedimentos contábeis e de pagamentos.1 – Toda compra de equipamentos para qualquer área terá que ser formalizada através de documento. nota fiscal de simples remessa. para que seja efetuado o confronto da mercadoria comprada x recebida. o destaque do valor do ICMS para crédito e quando se tratar de base de cálculo reduzido.I. Quando não for aprovada a compra. de solicitação fará a cotação e solicitará a aprovação da diretoria. série. eliminando as possibilidades de pagamento em duplicidade. Toda compra para recebimento futuro terá que passar pela ARAD – Área Administrativa. aparência do ambiente e ou custo do consumo. onde estará destacado o ICMS. para que seja analisado o custo pelo benefício e em poder de C. informar ao solicitante porque não foi possível atendê-lo.

I ou por recibo. Com a entrega da mercadoria. ou seja. No pedido serão necessários constar os seguintes dados • • • • • • • • Quantidade a ser adquirida Condições de pagamento Valor da mercadoria com impostos Local da cobrança Data e local de entrega Visto do diretor e do comprador Qual a utilidade Tempo de garantia. deixar em destaque as palavras “Sinal” ou “Antecipado” e exigir do fornecedor. não podendo aceitar nota fiscal de terceiros. não podendo circular xerox de nenhum pedido para compras subsequentes. 14 – LEASING 6 . 13 – PAGAMENTOS ANTECIPADO 13. constando o pagamento do sinal ou antecipado. seja por C. Faz-se necessária a emissão de sua nota fiscal. Fica definida que toda compra seja efetuada através de pedido com numeração tipográfica (anexo – 1). colher assinatura do diretor e comprador para que toda a operação não atrapalhe o andamento da documentação. faz-se necessário emitir pedido.1 – Para todo pagamento antecipado. condições de pagamento.Quando for aprovada a compra. mencionar no corpo da nota fiscal. Para todo pagamento antecipado há obrigatoriedade de que o serviço seja efetivamente prestado pelo receptor. nota fiscal de venda ou serviço. para cada nota fiscal um pedido. Caso contrário pode ser considerada má fé.

não podendo outra área decidir em transferir para outro local e em caso do não cumprimento. consultar (no momento em que for solicitada manutenção da máquina ou equipamento) se está ou não em garantia. na entrega da calculadora. 7 . terá o negociador que informar à SCAI – Seção de Ativo Imobilizado (Controle Patrimonial).1 – Todo bem recebido será de responsabilidade da unidade que recebeu conferir se existe garantia do mesmo. comunicar imediatamente ao comprador do bem. 16 – DA GARANTIA 16. sem exceção. exigir desse via adicional ou cópia da primeira via autenticada para efetuarmos o crédito do imposto. 17 – DO RECEBIMENTO 17. o físico. quando o banco efetuar o pagamento para o fornecedor e a contabilidade tiver posse do contrato. resultando no total faturado pelo banco. Para esse quesito torna-se obrigatório para todas as unidades.Somente poderá ser efetuada qualquer transferência mediante autorização da Seção de Ativo Imobilizado ou da ARMA – Área de Manutenção. Exemplo: comprador compra máquina de calcular modelo 2120pd da General com a nota fiscal de venda emitida conforme a compra. ou seja. mas. Assim teremos remessa de mercadorias por conta e ordem de terceiro no valor dos respectivos contratos. 15 – DA TRANSFERÊNCIA 15. Depois de toda operação. entregam máquina de calcular 2117 pd da General. o controle dos termos de garantia.14.1 – Conferir se o bem recebido corresponde com a discriminação em nota fiscal de acompanhamento desses. Quando necessário.1– Para toda aquisição na opção de leasing. sendo o montante na proporção de venda e serviço somados. Somente o gerente de área ou o gerente da loja é que pode solicitar o número de autorização para transferência. que os equipamentos à receber referentes a tal fornecedor serão faturados por tal banco. Caso de discriminação errada entre a nota fiscal e o fisco.1. arquivando em pasta própria. o responsável irá arcar com o prejuízo constatado.

comunicar ao responsável para as devidas providências. 19. fica definida que toda compra de bens imobilizados seja centralizada na Área de Expansão. Quando a compra for efetuada por outra área. de acordo com o manual do equipamento e termo de garantia. • Caso não esteja na garantia. adotar os mesmos critérios. Para compra de bens que necessitam de instalação.18 – DEFINIÇÕES EQUIPAMENTOS DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR 18. como observação.1 – A solicitação de serviço de manutenção de equipamentos. citando o problema. efetuar o chamado à UNMA (manutenção). • Sendo por problema de manuseio ou operação. adotando os seguintes procedimentos: • Verificar se o bem está em garantia ou não.QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS 19. 8 . • Acompanhar ou designar um responsável da seção para verificar o conserto. • Abrir chamado com ordem de serviço com numeração seqüencional (anexo-2 ). essa só poderá ser efetuada pelo gerente ou subgerente da unidade. • Caso esteja na garantia. • Verificar se o serviço poderá ser executado no local ou se terá que deslocar o bem até a oficina/manutenção. • Informar número de patrimônio e grau de urgência. discriminar no pedido. efetuar o chamado à assistência técnica responsável. • Se o serviço executado pela assistência técnica for por problema de fabricação. 19.1 – Para atender certa organização.2 – Procedimentos a serem adotados pela UNMA (manutenção). não efetuar o pagamento do serviço e nem de peças de reposição. que o bem está sendo adquirido com montagem por parte do fornecedor ou por parte de outra empresa designada pelo fornecedor.

faz-se necessária uma análise de custo de manutenção do bem. devendo o mesmo ser consertado e ficar a disposição da próxima unidade que requisitar. 22 – BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE 22.3 – Quando o bem precisar ser deslocado até a UNMA (manutenção) será substituído por outro quando necessário. faturamento para a loja de origem. as despesas referentes às peças utilizadas na manutenção do equipamento serão de responsabilidade da unidade de origem.• Coletar dados referentes ao equipamento a ser consertado (chapa.). emitir ficha de acompanhamento da reavaliação (anexo 4). Para essa operação. porém.ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS 20. será necessário um laudo relatando as condições desse. discriminar as peças requisitadas para a manutenção desses. modelo. as unidades deverão emitir tanto a nota fiscal para acompanhar o bem. se está funcionando ou não e qual o defeito detectado. 21 . posicionando a unidade que solicitou o conserto. sendo que para a reavaliação fica designado o gerente da Área de Expansão (patrimônio) e ou diretoria para análise. etc. separando as unidades por pastas.1 – Para todos os bens desativados e que não serão mais utilizados pela empresa.Para desmontar ou sucatear um bem patrimonial.EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/ OU SUCATEADOS 21. 19. quanto o formulário MP – Movimentação de Patrimônio (anexo – 3). 20 . • Verificar situação do bem. Nos preenchimentos das características do bem na ordem de serviços. • Programar o atendimento. Para esse procedimento. patrimônio número tal.1 . série. emitir relação para que seja analisado e decidido o 9 .As ordens de serviços serão arquivadas por ordem cronológica de números. Para emissão de nota fiscal. sendo que no corpo na nota fiscal observar: peças utilizadas no bem tal.1 . discriminando todas as suas características.

sucateamento ou venda. optando pela desmanche. • A UNMA (manutenção) fabrica envia para o local solicitante com nota fiscal do material utilizado. PARECER DO DIRETOR Somente o visto. • PLANTA (PROJETO): Constar número de ordem de serviço.1 – Todas as unidades a serem inauguradas receberão bens móveis fabricados pela UNMA (manutenção). o gerente da Área de Expansão (patrimônio) irá solicitar o projeto/desenho do móvel à Seção de Expansão e Projetos. para que haja condições de emitir nota fiscal de transferência de todo material utilizado. data da ordem e prazo para execução local de entrega e seção que irá utilizar.destino dos mesmos. • O gerente da área de Expansão (patrimônio) analisará (fabricar ou comprar). 23 – BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO 23. deve-se proceder da seguinte forma: • Somente o gerente da unidade e ou poderá solicitar. a fabricação de qualquer móvel. utilizando recursos internos de UNMA (manutenção). • A Seção de Expansão e Projetos emite o desenho (ordem de serviço) e envia para a UNMA (manutenção). • Para que a UNMA (manutenção) controle o custo de material e mão-de-obra. PARECER DA MANUTENÇÃO Programar com cronograma a execução de tal móvel. e para essa operação será necessário providenciar. • Se o diretor aprovar a fabricação do móvel. • O diretor operacional decide se aprova ou não. fica definido que todo móvel fabricado pela UNMA (manutenção) receba um número de patrimônio para cálculo do custo unitário do móvel. • • Para as unidades que já se encontram em operação. com requisição de material e tempo (mão de obra utilizada). 10 .

Cada gasto efetuando em uma ordem de serviço deve ser contabilizado após a conclusão do bem. Nesse caso. e em caso de alguma divergência. Utilizar o formulário MP – Movimento de Patrimônio para esse fim. resultando com isso em alteração de centro de custo e ou localização.24 – FABRICAÇÃO PRÓPRIA 24. etc. modelo. Utilizado. Através da Seção de Ativo Imobilizado. solicitar número de patrimônio. É necessário tomar cuidado com esse bem. devem ser imobilizados. poderá ser efetuado em qualquer momento um levantamento ou inventário físico dos bens existentes em determinada área/unidade e em caso de falta de qualquer bem. para correção dos seus dados. Para esse bem UNMA (manutenção) emitirá nota fiscal discriminando o material utilizado na fabricação e o preço.1 – Os bens existentes dentro de cada área/unidade ficam sob responsabilidade da gerência.1 – Os bens sofrem mudanças de um local para outro. Obs. 25 – RESPONSABILIDADES 25.: O responsável pelo centro de custo (gerente da área/unidade) pode exigir que os encarregados de seção ao transfiram qualquer bem para outra seção (da mesma 11 . quanto a série. que de acordo com o seu custo. chapa. sendo que na transferência. Obs. conferir toda a discriminação desse. a etiqueta de identificação não deve ser retirada e sim acompanhar o bem ao local de destino. 26 – MOVIMENTAÇÃO DE BENS (TRANSFERÊNCIA DE BENS DO ATIVO IMOBILIZADO) 26.: Quando a UNMA (manutenção) fabricar móvel. com toda a sua operação. para que possa ser efetuada na contabilidade uma transposição de estoque (baixa estoque e aumenta imobilizado).1 – Na fabricação de bens de uso interno utilizando a estrutura interna UNMA (manutenção). comunicar imediatamente ao centro de custo (área/unidade) que o remeteu.. O responsável pelo centro de custo de origem deve comunicar imediatamente qualquer mudança de centro de custo de um bem para a Seção de Ativo Imobilizado. poderá ser solicitada a respectiva indenização ao responsável.

Enquanto não ocorrida a baixa física.. para efeito de controle físico do mesmo. assumindo um novo valor econômico e um novo prazo de depreciação de acordo com a vida útil remanescente. Isso é um erro lamentável de interpretação da prática contábil..” O erro a que referiu-se anteriormente. Com sua afetiva saída do patrimônio da empresa. preencham o formulário MP. como registro de regularização do valor do ativo. conserto ou pintura do mesmo. a Seção de Ativo Imobilizado deve ser comunicada. 28 – BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS 28. que implicar na saída física desse do seu local de origem.. 12 . que terá como contrapartida. A etiqueta de identificação deve permanecer afixada no bem a ser protegida quando houver reforma. esse procedimento comete um pecado gerencial.Em qualquer caso. algum profissional tem confundido a baixa propriamente dita com valor residual inexistente em função de ter-ser esgotada a depreciação fiscal do bem. essas empresas não teriam patrimônio diante da prática referida. os valores acumulados do fundo de depreciação. 27 . deve permanecer o registro de seu valor contábil. A comunicação de remessa deve estar acompanhada do formulário MP e nota fiscal de remessa do bem (via da contabilidade). seja para conserto ou empréstimo. deixando a partir da sua baixa efetiva de ser um patrimônio da mesma.” “5. a baixa contábil deve ser concomitante à baixa física do bem.1 – Toda remessa de bem. facilitando o levantamento físico. ou seja.REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO 27. para que não impossibilite a visualização do número impresso. e que além de contrariar a legislação. confundido com raciocínio matemático. O recomendável é avaliar os bens. se todas as máquinas do parque industrial estivessem totalmente depreciadas. sem a necessidade de emissão da nota fiscal. Vejamos o que diz a legislação: • (PN CST N° 146 DE 21/11/75 “4. Da mesma forma.. pois abandona uma análise detalhada do custo operacional com depreciação.área/unidade). uma vez que trata especificamente da não mais utilização do bem dentro da atividade produtiva da empresa.1 – Esse enfoque em um caráter especial. o seu retorno também deverá ser comunicado. pois é um dos mais importantes dentro do “controle físico”. No entanto.

Para baixa contábil do bem.29 – PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA 29. providenciar o registro de ocorrência no posto policial mais próximo da empresa. 29. estão inclusos os bens que sofreram quebras.2 – BAIXA POR DOAÇÃO Providenciar • Relação de bens a serem doados • Ofício de entidade beneficente • Parecer da Seção de Ativo Imobilizado • Aprovação da diretoria Junto com o recibo de doação de entidade beneficente. Caso confirmado o furto. os responsáveis da Seção de Ativo Imobilizado deverão providenciar o seguinte: • Memorando contendo as justificativas para a baixa • Cartas propostas de interessados • Parecer técnico de Seção Ativo Imobilizado • Encaminhar para a diretoria para aprovação Após este procedimento. desuso por produtividade ou tecnológico. destruição ou sinistros. encaminhar todo o processo para proceder a baixa contábil do bem.4 – BAIXA POR OBSOLESCÊNCIA E OUTROS Além dos bens tidos como obsoletos.3 – BAIXA POR FURTO Quando a Seção do Ativo Imobilizado for comunicada do desaparecimento de um bem.1 – BAIXA POR VENDA Após constatado o grau de obsolescência dos bens ou seu desuso. • Boletim de ocorrência policial • Relatório da comissão interna (segurança) • Parecer da Seção de Ativo Imobilizado • Aprovação da diretoria 29. Para a baixa contábil do bem. emitir nota fiscal de venda e encaminhar todo o processo para a baixa contábil. 29. Neste caso é sempre recomendável a elaboração de laudos técnico apontando os motivos e ou danos que justifiquem a desativação do bem. a mesma deverá reivindicar a formação de uma comissão interna no sentido de apurar responsabilidade ou comprovar o seu efetivo desaparecimento. providenciar: 13 . providenciar: • Nota fiscal de aquisição.

30 – REFORMA DE UM BEM 30. comodato (empréstimo). displays. muitas vezes.: o não cumprimento deste item poderá penalizar o responsável pelo centro de custo (gerente da área/unidade). balanças. Providenciar os seguintes documentos para a baixa contábil: • Relatório sobre a investigação. • Parecer da Seção de Ativo Imobilizado • Aprovação da diretoria Obs. quando as referidas tiverem vida útil superior a 1 (um) ano devem ser classificadas no ativo imobilizado (PN número 2/84).1 – As contas que registrem recursos aplicados na aquisição de partes. Usualmente acontece com alguns congeladores. É importante uma investigação sobre o ocorrido no sentido de tentar encontrar o bem desaparecido. 14 . máquinas e equipamentos de reposição de bens do imobilizado. nas quais encontram-se como bens extraviados por motivo desconhecido. 31 – IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO 31. etc. são aqueles bens de propriedades dos fornecedores que são enviados às nossas unidades. através de notas fiscais de demonstração.1 – Os gastos com reforma de um bem devem ser imobilizados Os materiais (peças) e mão de obra utilizados na reforma. muitas vezes sucateados.Como regra geral. etc. acrescer a vida útil do bem no mínimo em mais 1 (um) ano.5 – BAIXA POR INEXISTÊNCIA Este é um caso bastante comum encontrado quando se faz um “Inventário Físico” ou alguns casos observados em revisões periódicas. moinhos de café. com pena de indenização de prejuízos detectados..1 . 32 – BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA 32. peças.• • • Laudo técnico Parecer da Seção de Ativo Imobilizado. remessa por empréstimo. e na maioria das vezes é firmado um contrato de comodato entre o fornecedor e a empresa. por não ter procedido a baixa e na ocasião da venda ou o responsável pelo setor não ter comunicado a desativação do bem e conseqüente baixa. Aprovação da diretoria. 29.

ficando com a via original para seu devido controle e arquivamento. peças.1 – CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Todos os documentos (notas fiscais) de serviço serão codificados pela Seção de Ativo Imobilizado. que envia para a SCAI.1. Sempre que houver transação com esses bens.em virtude desses. que envia para a SCCF. etc. mandando cópia da nota fiscal para a unidade de destino. • Na devolução do equipamento a unidade emitirá nota fiscal de devolução. essa retirará com sua própria nota fiscal e deixará cópia de retorno do equipamento com a unidade. Esta codificação irá auxiliar a classificação contábil. deixar cópia da nota fiscal na unidade e outra enviar para o escritório central e quando da devolução desses à empresa. tirar cópia. que envia para a SCCB. referentes a aquisição. de comodato/demonstração.1.1 – Procedimentos a serem executados: 33. para o devido crédito no livro fiscal. Obs. a unidade fica com cópia da nota fiscal e envia a via original para o escritório central. coloca os dados referentes à nota fiscal de entrada do equipamento. 33. citando no corpo dessa. transferência ou devolução. quanto a sua imobilização ou não. que irá anexar à cópia da nota fiscal de entrada e enviará uma cópia para o escritório central. que envia para a SCCB. Quando classificada. • Na transferência do equipamento a unidade emite a nota fiscal de transferência. dados da nota fiscal de entrada. será efetuada pela Seção de Ativo Imobilizado. acessórios e as transferências (notas soltas). receber o equipamento. onde irá apor o carimbo de crédito de ICMS.: fluxo da nota fiscal no escritório central: ã SCCF recebe e envia para a SCAI. proceder da seguinte forma: • Na entrada do equipamento. discriminando o equipamento e no corpo da nota fiscal. 33 – DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO (CONTROLE PATRIMONIAL) 33.. 15 .2 – CLASSIFICAÇÃO FISCAL/CONTÁBIL A classificação das notas fiscais de aquisição de equipamentos. No recebimento de conservadores e ou equipamentos de empresa que os remete em seu próprio nome (estabelecimentos). bens ficarem sob a boa guarda é de responsabilidade da empresa.

Para que esta transferência possa revelar dados corretos. 33. 33.7 – BALANCETE MENSAL Em todo fechamento de balancete mensal para análise administrativa. transferência e baixa (venda). Organizacional (AUTORIZAÇÃO) – autorização para movimentação de bens patrimoniais.1. O sistema só será atualizado quanto a característica. 33.33. serão adotados os seguintes critérios: • Incorporação (inclusão de todos os bens adquiridos no mês).4 – TRANSFERÊNCIAS DOS BENS Toda transferência de bens com chapa cadastrada e ou número de série será alocada de forma correta baixando na saída e incorporando na entrada. etc. sendo comum: conjunto expositor tipo gôndola. 16 .3 – CADASTRAMENTO DOS BENS Após fechamento da contabilização do imobilizado e sua conferência. conjunto produção de frios. a Seção de Ativo Imobilizado irá controlar da seguinte forma: • • • Fisicamente (MP) – Movimento de Patrimônio Contabilmente (FISCAL) – com NF de aquisição.1. onde serão chapeados e controlados física e contabilmente. Os saldos dos bens cadastrados no sistema controle patrimonial serão os mesmos do balancete contábil. só que com registro unitário e controlado conforme legislação. 33.1. será feito o cadastramento dos bens por item.1.5 – DESMEMBRAMENTO DOS BENS Todos os bens adquiridos por conjunto serão desmembrados de acordo com a sua montagem. após o chapeamento.1.6 – BAIXA DOS BENS Todas as baixas de bens na Seção de Ativo Imobilizado só serão efetivadas mediante documentos legais referentes a cada tipo de baixa conforme este manual.

• Razão auxiliar em real (sintético). com base no artigo 21 inciso IV parágrafo 1º da lei complementar 87/96. • Planilha de lançamentos contábeis (saldo depreciação). 33. conforme dados acima. serviços e material de obra.• Transferência (toda movimentação efetivada do mês). haverá pasta AZ separando as unidades e para contas de equipamentos comerciais. • Transferência do mês. Após o cálculo.1. emitir os seguintes relatórios: • Incorporação do mês. • Razão auxiliar em UFIR (analítico). não mais havendo erro. 33. remessa para conserto e transferência. adquirido no período. uma planilha de transferência de ICMS referente a equipamentos do ativo imobilizado.10 – PLANILHA DE TRANSFERÊNCIA DE ICMS Será feito mensalmente por unidade.1.9 – INVENTÁRIO FÍSICO O inventário físico será feito sempre que for solicitado pela diretoria e ou periodicamente para fins de averiguação do termo de responsabilidade que poderá ser efetuado por seção ou até mesmo por unidade. sendo que para cada conta contábil. 33. teremos pasta suspensa por unidade. Também serão arquivadas as notas fiscais referentes a baixa e aquisição de bens. haverá uma pasta suspensa para cada unidade. • Baixa do mês. Para o sucesso deste controle.8 – ARQUIVAMENTO DAS NOTAS FISCAIS Serão arquivados diariamente todos os documentos fiscais a que se referir: comodato. • Baixa (toda baixa ocorrida no mês). • Razão auxiliar em real (analítico).. • Fazer resumo de depreciação e amortização por centro de custo e provisão para amortização por conta e informar a Área de Contabilidade através de nota de lançamento. gerar cálculo de depreciação. Na emissão de relatórios para conferência dos grupos alterados. sendo que para cada tipo de operação citada. 17 . após conferência. • Razão auxiliar em UFIR (sintético).1.

tomar muito cuidado para não colocar chapa de um bem em outro. Para isso. nome do fornecedor. modelo. O controle desses bens através do formulário MP será a única forma de darmos uma história completa. todas as características dos bens. 18 . discriminar no relatório como sobra física.12 – MOVIMENTAÇÃO FÍSICA .11 – CHAPEAMENTO Para efetuar o chapeamento. Sem um administrador para essas movimentações. 33. conforme este manual. pois poderá acarretar no erro de informações. elaborando um relatório constando nome do equipamento não encontrado. • Cópia da nota fiscal original. Quando for encontrado algum equipamento recebido sem documentação ou que originou de uma sobra do remetido pelo fornecedor.MP Será controlado equipamento por equipamento que sofrerem movimentação desde a sua entrada no estabelecimento até sua saída.serão confrontadas todas as MP – Movimentação de Patrimônio com o fiscal. • Cadastro das chapas utilizadas.1. • Apurar sobras e faltas físicas.1. para todo bem a ser chapeado. • Lançar no sistema controle patrimonial. no formulário MP há campo que exige autorização para a movimentação. data da nota fiscal de compra e o valor do equipamento. efetuamos os seguintes procedimentos: • Número de patrimônio na nota fiscal de aquisição. 33. ficaremos impossibilitados de controlar o bem fisicamente e não atendendo a um gerenciamento correto do patrimônio. se está ou não em garantia. • Efetuar o chapeamento coletando características como número de série. marca e seção cujo bem se encontra. cujo responsável por essa autorização deverá ter toda informação do estado físico do bem e até mesmo repassar ao solicitante os procedimentos cabíveis. só receberá chapa mediante cópia da nota fiscal. no que tange a manutenção efetuada por recursos próprios (UNMA/manutenção) e ou terceiros. número da nota fiscal de compra . Por isso. portanto. onde terá todas as suas características possíveis.

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