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ÍNDICE

INTRODUÇÃO.....................................................................................................................................3
Objectivos..............................................................................................................................................3
Geral.......................................................................................................................................................3
Específicos:............................................................................................................................................3
Sistema Nacional de Arquivos de Estado (SNAE).................................................................................4
Classificação de arquivos.......................................................................................................................5
Objectivos do SNAE..............................................................................................................................5
Comissões de Avaliação de Documentos...............................................................................................6
Competências das Comissões de Avaliação de Documentos:.................................................................6
Responsabilidade dos funcionários em geral..........................................................................................7
Estrutura do Sistema...............................................................................................................................7
Funções dos Órgãos do Sistema.............................................................................................................8
Órgão director central.............................................................................................................................8
Órgãos Centrais, Provinciais e Distritais................................................................................................9
Comissões de Avaliação de Documentos.............................................................................................10
Coordenação e Subordinação Coordenação..........................................................................................11
Custódia e Gestão de Documentos.......................................................................................................11
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ACTIVIDADES-MEIO...................12
Objectivos da TT..................................................................................................................................12
Estrutura da Tabela de Temporalidade (TT).........................................................................................12
Códigos................................................................................................................................................12
Destinação final....................................................................................................................................13
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS............................................................................................15
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO.................................15
ARQUIVAMENTO.............................................................................................................................15
 ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO...........................16
 FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I).....................................................................................18
 RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II).................................................................................19
Conceito de Documento.......................................................................................................................19
Caracterizaçao de documentos de arquivo............................................................................................20
Conclusão.............................................................................................................................................24
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA......................................................................................................25
INTRODUÇÃO
O Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique - CEDIMO, é a
instituição responsável pela organização dos sistemas de documentação, registo e arquivo do
Estado e Informação da Administração Pública.

A aprovação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, (SNAE) através do Decreto nº


36/2007, de 27 de Agosto, e dos respectivos instrumentos de operacionalização, Plano de
Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades -
Meio da Administração Pública e o Classificador de Informações Classificadas, constitui uma
viragem na gestão de documentos na Administração Pública.

O aumento do volume de documentos produzidos e recebidos pelas instituições da


Administração Pública no desenvolvimento das suas actividades coloca a avaliação e selecção
de documentos como um desafio no processo da preservação da memória institucional.

Pretender conservar tudo é uma opção que se revela impraticável devido aos problemas que
acarreta, tais como: a falta de espaço físico, dificuldades de acesso à documentação, perda da
informação, entre outros. Para ultrapassar este cenário (documentos acumulados) deve-se
fazer uma avaliação permanente de forma a reduzir ao essencial o volume de documentos a
conservar, proporcionando deste modo uma boa gestão de arquivo e valorizando o património
documental.

Objectivos
Geral
 Descrever o funcionamento Centro Nacional de Documentação e Informação de
Moçambique

Específicos:
 Definir o Sistema Nacional de Arquivos de Estado;
 Instrumento de operacionalização do SNAE;
 Definir a tabela de temporalidade;
 Estrutura da tabela de temporalidade;
 Classificação de documentos

METODOLOGIA
Para a produção deste trabalho, recorreu-se essencialmente a pesquisa bibliográfica.
Sistema Nacional de Arquivos de Estado (SNAE)
É conjuntos de arquivos documentais seguindo certas normas ou leis são tramitados e
conservados uniformemente em toda Administração Publica moçambicana.

Segundo o Decreto no36/2007 art. I, estabelecem-se as seguintes definições:

a) Arquivo: o conjunto de documentos de qualquer época e forma que, independentemente da


natureza ou do suporte da informação, são acumulados e conservados em razão do seu valor
ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para servir de
referência, prova, informação ou fonte de pesquisa;

b) Arquivo do Estado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e


instituições da Administração Pública, no exercício das funções. Incluem-se nos arquivos do
Estado os arquivos das entidades de direito privado encarregues pelos serviços públicos.

c) Arquivo privado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas e


jurídicas de direito privado, em decorrência de suas actividades, depositados ou não em
instituições públicas;

d) Comissões de avaliação de documentos: grupos técnicos multidisciplinares, com a


responsabilidade de coordenar os processos de avaliação, selecção, listagem de documentos
de arquivo e elaboração das propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade
das actividades-fim, a serem apresentadas ao órgão competente para aprovação;

e) Unidades de gestão documental: unidades orgânicas encarregues de manter o arquivo


centralizado de documentos seleccionados a partir de uma fonte produtora, funcionando junto
dos órgãos centrais, provinciais e distritais do SNAE;

f) Sistema de Arquivo: conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que


funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos ou
recebidos por um organismo no exercício das suas actividades.

Âmbito de Aplicação do SNAE


O SNAE aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública, nomeadamente, os
órgãos centrais e locais do Aparelho do Estado e instituições subordinadas ou dependentes, os
institutos públicos de investigação científica e as demais instituições autónomas, tuteladas
pelos órgãos do Estado, bem como os órgãos e institutos das autarquias locais (Decreto
no36/2007, art. 2).

As instituições autónomas e independentes do poder executivo poderão desenvolver os seus


subsistemas de arquivos, em função da sua especificidade, desde que não contrariem os
objectivos do presente sistema (Decreto no36/2007, art. 2).

Classificação de arquivos
De acordo com a sua utilização os arquivos classificam-se em (Art. 3 do Decreto no36/2007):

a) Corrente: conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação


constituem objecto de consultas frequentes pela entidade que os produziu e a quem compete a
sua administração;

b) Intermediário: conjunto de documentos com uso pouco frequente, que aguardam destino
final em depósitos de armazenamento temporário;

c) Permanente: conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação,


conservados e preservados em virtude do seu valor histórico, probatório e informativo para o
Estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor secundário.

Objectivos do SNAE
Segundo o Art. 4 do Decreto no36/2007 são objectivos do SNAE:

a) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos


órgãos geradores e acumuladores dos acervos;

b) organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e


arquivo nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o processo de recuperação de
informações para fins administrativos e científicos;

c) assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício de


funções dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo,
histórico e científico;
d) facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado e
demais leis que regem o acesso à informação;

e) integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos;

f) articular com os demais sistemas que actuam directa ou indirectamente na gestão do


património documental e arquivístico do Estado moçambicano;

g) assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou
para a pesquisa científica.

Comissões de Avaliação de Documentos


Definição
São grupos técnicos multidisciplinares responsáveis pela coordenação dos processos de
avaliação, selecção, listagem de documentos, elaboração de proposta de Planos de
Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

Competências das Comissões de Avaliação de Documentos:


• Elaborar e implementar os respectivos planos de actividades;

• Coordenar a implementação dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade dos


Documentos nas instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade;

• Elaborar as propostas de Planos de Classificação e a Tabelas de Temporalidade de


Documentos das Actividades – Fim;

• Coordenar a avaliação de documentos dos arquivos correntes e intermediários;

• Assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos;

• Proceder a avaliação, selecção e destinação de documentos;

• Elaborar os planos de destinação de documentos, em coordenação com os responsáveis dos


arquivos das instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade, respeitando o
disposto na Tabela de Temporalidade;

• Comunicar ao Órgão Director Central a eventual existência de outros documentos de


arquivo produzidos em decorrência de Actividades-Meio não indicados no Plano de
Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública para a
sua análise e incorporação, de acordo com a pertinência. A comunicação deverá ser
obrigatoriamente acompanhada da proposta de temporalidade devidamente justificada;

• Propor critérios para orientar a selecção de amostragens de documentos destinados à


eliminação;

• Conduzir os processos de eliminação de documentos respeitando os procedimentos


estabelecidos legalmente.

As Comissões de Avaliação de Documentos como agentes multiplicadores dos procedimentos


e normas de gestão de documentos devem conhecer a produção documental dos respectivos
órgãos e instituições, estudar os instrumentos aprovados para que possam apresentar e
divulgar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade aos demais funcionários
públicos, orientando a sua planificação.

Responsabilidade dos funcionários em geral


Os funcionários por sua vez deverão estar aptos a:

• Identificar no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade, o enquadramento das


actividades executadas pelo órgão/instituição;

• Aplicar o Plano Classificação e a Tabela de Temporalidade aos documentos produzidos e


recebidos.

Estrutura do Sistema
O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) integra os seguintes órgãos:

a) Órgão director central;

b) órgãos centrais;

c) órgãos provinciais;

d) órgãos distritais.

A entidade que superintende na administração pública é o órgão director central do sistema.


Os órgãos centrais, provinciais e distritais referidos nas alíneas b), c) e d) do número 1 do
presente artigo, compreendem, cada um e a seu nível, as seguintes estruturas:

a) Arquivos correntes;

b) Unidades de gestão de documentos dos arquivos intermediários;

c) comissões de avaliação de documentos.

O Arquivo Histórico de Moçambique é o órgão de gestão de documentos na fase permanente


e de assessoria ao órgão director central do Sistema.

Funções dos Órgãos do Sistema


Órgão director central
São funções do órgão director central, as seguintes:

a) dirigir e coordenar centralmente as actividades de gestão de documentos desenvolvidas


pelos órgãos centrais, provinciais e distritais do Sistema;

b) coordenar a implantação e implementação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado;

c) normar e orientar tecnicamente as actividades de gestão de documentos de arquivo;

d) acompanhar, supervisionar e monitorar a aplicação de normas técnicas e tecnologias de


gestão de documentos de arquivo;

e) promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse, junto dos outros


órgãos do sistema;

f) propor normas de acesso aos documentos dos arquivos públicos, respeitando as normas de
acesso à informação e Segredo Estatal;

g) promover a capacitação dos funcionários responsáveis pela estão de documentos;

h) promover e manter o intercâmbio de cooperação técnica com instituições congêneres


nacionais e internacionais;

i) manter um cadastro geral actualizado das unidades que desempenham actividades de


arquivo no âmbito do Sistema.
A transferência das funções de órgão central do Sistema, do Arquivo Histórico de
Moçambique à entidade que superintende na administração pública, não prejudica a
realização das outras funções a que o Arquivo Histórico de Moçambique.

Órgãos Centrais, Provinciais e Distritais


São funções dos órgãos centrais, provinciais e distritais deste sistema, no seu âmbito de
actuação, as seguintes:

a) Implementar o Sistema Nacional de Arquivos do Estado;

b) implementar e acompanhar as rotinas de trabalho, visando à padronização dos


procedimentos técnicos relativos às actividades de gestão de documentos de arquivo no órgão
central, provincial e distrital;

c) coordenar a aplicação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade de


documentos, em articulação com os outros órgãos do sistema;

d) identificar e reportar ao órgão director central as necessidades de formação dos


responsáveis pela gestão de documentos;

e) supervisionar a aplicação e o emprego de normas técnicas e tecnologias de gestão de


documentos de arquivo.

Funções do Arquivo Histórico de Moçambique


São funções do Arquivo Histórico de Moçambique, além das previstas no número 4 do Artigo
5 do presente Sistema:

a) Participar na elaboração de normas técnicas de gestão de documentos;

b) Participar na harmonização e monitoria dos processos de avaliação de documentos dos


arquivos intermediários.

Arquivo Provincial
Segundo a necessidade e onde haja condições, será criado o Arquivo Provincial.
O Arquivo Provincial detém a custódia, com carácter provisório, de documentos recolhidos
dos arquivos intermediários, funcionando em complementaridade e subordinação ao Arquivo
Histórico de Moçambique.

São funções específicas do Arquivo Provincial:

a) Garantir a recolha e guarda dos documentos do arquivo intermediário com valor


permanente a nível distrital e provincial, enquanto aguardam a recolha ao Arquivo Histórico
de Moçambique;

b) assegurar a transferência para o Arquivo Histórico de Moçambique de acervos documentais


sob sua custódia.

Comissões de Avaliação de Documentos


São funções das comissões de avaliação de documentos na sua esfera de actuação:

a) Elaborar e implementar os respectivos planos de actividades;

b) coordenar a implementação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade dos


documentos nas instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade;

c) elaborar as propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos


das actividades-fim;

d) coordenar a avaliação dos arquivos correntes e intermediários;

e) assegurar a gestão de documentos e arquivos públicos;

f) proceder a avaliação, selecção e destinação de documentos;

g) elaborar os planos de destinação de documentos, em coordenação com os responsáveis dos


arquivos das instituições e unidades orgânicas sob sua responsabilidade, respeitando o
disposto na tabela de temporalidade.

Coordenação e Subordinação Coordenação


No exercício das suas funções, os órgãos que fazem parte do presente Sistema e relacionados,
devem desenvolver as suas actividades de forma coordenada entre si.
Subordinação
Os órgãos do SNAE, em cada escalão subordinam-se aos Secretários Permanentes centrais,
provinciais e distritais.

No âmbito deste Sistema, as comissões de avaliação de documentos e as unidades de gestão


de documentos subordinam-se tecnicamente ao órgão director central.

Custódia e Gestão de Documentos


Custódia
Os órgãos e instituições a que se aplica o presente sistema, detendo a custódia de documentos
que se encontrem nas fases corrente e intermediária, devem no quadro das normas
estabelecidas, assegurar:

a) A protecção e conservação da sua integridade, fidedignidade e autenticidade;

b) o acesso público às informações neles contidas;

c) a preservação do carácter sigiloso dos que dizem respeito à ordem nacional e à segurança
pública, ao resguardo da inviolabilidade da intimidade e da vida

privada, bem como aos relativos aos segredos protegidos por lei;

d) a eliminação dos que, depois de esgotado o seu valor corrente, estejam classificados como
desprovidos de valor permanente, devendo essa eliminação observar as normas técnicas
estabelecidas;

Para a persecução do preconizado no número anterior do presente artigo, os órgãos e


instituições nele referidos, devem ser responsáveis pela organização e gestão dos respectivos
arquivos intermediários.

Cada unidade orgânica dos órgãos que integram este sistema é responsável pela organização e
gestão do seu próprio arquivo corrente.

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ACTIVIDADES-MEIO.


Definição da Tabela de Temporalidade
É o instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objectivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela
necessitem.
Objectivos da TT
 Destinaçao de documentos da guarda eventual e/ ou permanente

 Racionalizaçao das actividades de transferencia e recolhimento

 Eliminaçao imediata

 Implementaçao de um programa da gestao de documentos.

Estrutura da Tabela de Temporalidade (TT)


Na sua apresentaçao a TT apresenta os seguintes dados: codigo, assunto, prazos de guarda,
destinaçao final e observaçao, como se evidencia nos campos abaixo:

Códigos
É o campo no qual estão representados os símbolos numéricos, sob a forma de classificação
decimal, os quais reflectem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes,
subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

Assunto
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos,
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e actividades desempenhadas pela
instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram
empregadas funções, actividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados
assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o
referencial para o arquivamento dos documentos.

Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais
ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.

Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da instituição que os produziu,
mencionado, preferencialmente, em anos.
Destinação final
Neste campo é registada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o
documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda
permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes
para fins de prova, informação e pesquisa[ CITATION PAE97 \l 1033 ].

Observações
Neste campo são registadas informações complementares e justificativas, necessárias à
correcta aplicação da tabela e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos,
segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados[ CITATION NHA07 \l 1033 ].

A tabela de temporalidade foi elaborada com base nos princípios da teoria das três idades, que
define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.

Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos
responsáveis pela execução das actividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da
tabela, estes serão encarregados de analisar e propor as actualizações necessárias ao
aprimoramento das actividades de avaliação[ CITATION NHA07 \l 1033 ].

A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adoptados para selecção e destinação dos
documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.

Exemplificação do uso da Tabela de Temporalidade de Documentos: Actividade - Meio

Exemplo 1:

Administração Geral – Classe 000

Consultando a Tabela de Temporalidade no Código 003 conclui-se que os relatórios de


actividades relacionados com a administração geral devem ser conservados 5 anos no arquivo
corrente, 10 anos no arquivo intermediário e depois recolhidos para guarda permanente.
Contudo, são passíveis de eliminação os relatórios cujas informações se encontram repetidas
em outros documentos.

Exemplo 2

Organização e Funcionamento – Subclasse 010


Consultando a Tabela de temporalidade no código 010.3, nota-se que os documentos
relacionados com audiências, despachos e reuniões no âmbito da organização e
funcionamento permanecem 2 anos no arquivo corrente e depois passam à eliminação. Estes
não passam para o arquivo intermediário.

Exemplo 3

Recursos Humanos – Subclasse 020

Pretendendo saber sobre o tempo de vida da legislação sobre Recursos Humanos, consultamos
a Tabela de Temporalidade no código 020.1 ficamos a saber que esta permanece até a
vigência no arquivo corrente, 5 anos no arquivo intermediário e a sua destinação final é a
recolha para o arquivo permanente, portanto estes documentos não são eliminados.

A exemplificação diz respeito as Actividades - Meio da Administração Pública.

Todavia, para as Actividades – Fim, o procedimento de consulta será idêntico, bastando para
o efeito a consulta da respectiva tabela elaborada pelas Comissões de Avaliação de
Documentos em cada uma das instituições e aprovada pelo órgão que superintendente na
Administração Pública.

Recomendaçoes quanto ao uso da TT


 Aprovaçao por dirigente do orgao e pela instituiçao arquivistica publica na sua esfera
de competencia,
 Publicaçao no Boletim da Republica
 Actualizaçao sempre que haja produçao ou supressao de documentos ou alteraçao na
estrutura administrativa
 Tabulaçao de dados (percentagem de documentaçao e formas de destinaçao),
 Evitar uso de siglas,
 Elaboraçao de relatorios, justificando os criterios adoptados e as modalidades de
destinaçao propostas.

APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

As operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos que permitem a


aplicação eficiente do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, são as seguintes:
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação deve ser realizada por funcionários treinados, de acordo com as seguintes
operações.

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá
ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é
um mecanismo adoptado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o


documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO


1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu
conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando


o índice, quando necessário;

4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários (ver modelo I).

OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s)
código(s) correspondente(s).

ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às
seguintes operações:

a) INSPECÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se


destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída
será mantida ou alterada.

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto.


A ordenação tem por objectivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de
erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os
documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento[ CITATION GON98 \l 1033 ].

Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiers


acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com excepção dos
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso,
nome de pessoa, órgão, instituição ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua
identificação[ CITATION GON98 \l 1033 ].

Os dossiers, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de


acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita:

– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados
vários dossiers correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número
de pastas.

– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa,


órgão, instituição ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que
relativos a um mesmo assunto.

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa,


prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase devese ter muita atenção,
pois um documento arquivado erradamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de
recuperação quando solicitado posteriormente[ CITATION GON98 \l 1033 ].

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO


1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o


documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem


estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiers. Verificar a
existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia;

4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com


excepção de processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem
soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas
suspensas, gavetas e caixas;

6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e actas, em caixas
apropriadas, procedendo o registo em uma única folha de referência, arquivada em pasta
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo
número[ CITATION PAE97 \l 1033 ].

d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos,


dossiers ou outros documentos são retirados do arquivo para:

– emprestar aos utentes;

– prestar informações;

– efectuar uma juntada.

Nesta fase é importante o controlo de retirada, efectuado por meio do recibo de empréstimo
(ver modelo II), no qual são registadas informações sobre processos, dossiers ou outros
documentos retirados, além do sector, nome, assinatura do funcionário responsável pela
solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de
sua frequência de uso, factor determinante para o estabelecimento dos prazos para sua
transferência e recolha[ CITATION GON98 \l 1033 ].

Por meio desse controlo é possível informar com precisão e segurança a localização do(s)
documento(s) retirado(s).

O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:

– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser
eliminada quando da devolução do documento;

– 2ª via: arquivada em ficheiro à parte, em ordem cronológica, para controlo e cobrança,


quando vencido o prazo de devolução.

FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I)


. ESPECIFICAÇÕES:
Cor BRANCA

Via UMA

Formato A-4

Utilização ANVERSO

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:

- CÓDIGO DO ASSUNTO: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual


a folha de referência estará arquivada, e que corresponde realmente ao assunto secundário do
documento.

- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento.

- DADOS DO DOCUMENTO:

- NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver, indicar como
s.n.

- DATA: indicar a data do documento.

. ESPÉCIE: indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando, relatório, aviso ou


outra.

. REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do documento, ou


seja, do órgão onde foi assinado o documento.

. DESTINATÁRIO: indicar o sector para onde foi destinado o documento.

- VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento está
arquivado.

RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II)


ESPECIFICAÇÕES:

Cor BRANCA

Via DUAS

Formato 11 x 15,5cm
Utilização ANVERSO

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO:

- CLASSIFICAÇÃO: indicar o código de classificação referente ao assunto do documento a


ser emprestado.

- RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento.

- REQUISITADO POR: indicar o nome do órgão/unidade administrativa e do funcionário


responsável pela solicitação.

- DATA: indicar a data do empréstimo.

- ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do funcionário do arquivo que está


efectuando o empréstimo e a assinatura deste.

- RECEBIDO POR: indicar o nome completo do utente que está recebendo o documento e a
assinatura deste.

- DEVOLVIDO EM: indicar a data da devolução do documento.

Conceito de Documento
Já nos referimos anteriormente que o conceito de documento de arquivo varia em função da
perspectiva que se pretende. O ponto comum é o factor comunicativo e a satisfação que esta
comunicaçao oferece (assunto).

Curiosamente antes de debruçarmos sobre o documento de arquivo, podemos conferir o


seguinte:

Documento - é toda informação registada em suporte material, susceptível de ser utilizada


para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenômenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época e lugar. (Manual de Procedimentos do
(SNAE, 2009)).

Documento – é tudo aquilo que serve para instruir, ou dar qualquer informação.

Tudo aquilo que nos ensina algo de novo ou que recorda algo esquecido.
Toda informação feita de forma documental, deixa alguma prova ou testemunha registado
num suporte. Existem documentos de arquivo e documentos públicos.

a) Documentos de arquivo – e todo o documento que e produzido e /ou acumulado por uma
pessoa física ou jurídica, publica ou privada, exercício de suas actividades e constitui
elemento de prova ou de informação. Os documentos de arquivo formam um conjunto
orgânico, reflectindo as actividades que se vinculam, expressando actos de seus produtores no
exercício de suas funções[ CITATION PAE97 \l 1033 ].

b) Documentos públicos – documentos de qualquer suporte ou formato, produzido e/ou


recebido por um órgão governamental na condução das suas actividades, incluindo aqueles
que produzidos e/ou recebidos por instituições de caracter publico e por entidades privadas
responsáveis pela execução de serviços públicos[ CITATION PAE97 \l 1033 ].

Caracterizaçao de documentos de arquivo


De acordo com os diversos elementos , formas e conteúdos, os documentos podem ser
caracterizados segundo o gênero, segundo a espécie e segundo a natureza do assunto.

a) Quanto ao gênero os documentos podem ser:


Textuais – documentos manuscritos, dactilografados ou impressos.

Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações


geográficas, arquitetônicas ou de engenharias, como: mapas, plantas e perfis…

Iconográficos – documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não, contendo


imagens estáticas (fotografias, desenhos e gravuras).

Filmográficos – documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem,


conjugados ou não as trilhas sonoras, com dimensões variáveis, contendo imagens em
movimento (filmes e fitas videomagneticas).

Sonoros – Documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registos fonográficos


(discos e fitas audiomagneticas).

Micrográficos – documentos em suporte fílmico, resultante de microrreprodução de imagens,


mediante utilização de técnicas especificas (rolo e microficha).
Informáticos – documentos produzido e armazenado em computador (disquetes, disco duro,
disco óptico ou flash disk.

Considera-se uma segunda distinção entre os documentos textuais:

Documentos primários – publicações originais, lidas pelo leitor no mesmo estado em que
autor escreveu,

Documentos secundários – fazem referencia aos documentos primários e que não existiriam
sem estes.

Documentos terceários – resultante de documentos secundários: síntese, comunicações,


pontos de situação.

Por exemplo: Relatorio escrito – documento primário – pode ser objecto de um resumo
analítico – documento secundário – este resumo pode ser utilizado para uma síntese
documental – documento terceário.

b) Quanto à espécie
Segundo o aspecto formal ou natureza dos actos que deram origem ao documento, forma de
registo de factos administrativos mais comuns nas actuais estruturas do govermo, podem ser:

Actos normativos – são as regras e normas expedidas por autoridade administrativa.

Exemplo: uma medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução,


portaria, ordem de serviço, decisão, despacho decisório…

Actos enunciativos – são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar


uma solução. Exemplo: perecer, relatório, voto, despecho interlocutor…

Actos comprobatórios – são os que comprovam os assentos, decisões, etc. Exemplo:


translato, certidão, atestado, copia autentica ou idêntica…

Actos de ajustes – são representados por acordos em que a administração publica (nacional,
provincial, distrital ou municipal) é parte (tratado, convénio, contrato, transacçao, termo,
ajuste,etc…
Actos de correspondência – aqueles cujo objectivo visam a execução dos actos normativos,
em sentido amplo (aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição
de motivos, notificação, telegrama, telefax, alvará, circular, email…)

Actos de assentamento – são os configurados por registos consubstanciado, assentamento


sobre factos ou ocorrências (apostilhas, acta, termo, auto de infracção…)

c) Quanto a natureza dos assuntos

Os documentos podem ser ostensivos e sigilosos de acordo com o assunto que abordam.

A classificação de Ostensivo é dada aos documentos que podem ser de livre acesso ou
divulgação, podendo ser de domínio publico.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser do conhecimento
restrito, requerendo, por isso, medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e
divulgação. Pela sua importância, o sigilo e o objecto de uma legislação especifica.

Classificam-se quatro graus de sigilo a saber:

Segredo de Estado – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos


excepcionalmente graves ao Estado

Secreto – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos graves ao Estado.

Confidencial – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos na produção, bens
ou serviço.

Restrito - à informação cuja divulgação não autorizada possa ser desvantajosa para a
segurança, desenvolvimento e bem estar dos cidadãos da República de Moçambique.

d) Quanto a natureza da entidade produtora


Arquivos públicos – são o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício
das actividades dos órgãos públicos de âmbito central, provincial, distrital e municipal, em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciais. São também públicos, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caracter público e por
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos[ CITATION PAE97 \l 1033 ].
Arquivos Privados – são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, de direito privado, em decorrência de suas actividades.

e) Quanto a natureza dos documentos


nesta classe os arquivos caracterizam-se em especiais e especializados.

Especiais- são aqueles que tem sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes e
que, por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como também ao registo, controle e conservação.

Especializados- são aqueles que tem sob sua custódia os documentos resultantes de
actividades específicas, independentemente da sua forma física. São exemplos os arquivos
hospitalares ou arquivos médicos, os arquivos da marinha e assim por diante [ CITATION
GON98 \l 1033 ].

f) Quanto a Teoria das três idades ou estagio de sua evolução


Arquivos correntes, intermediários e permanentes.

g) Quanto a extensão da sua actuação.


Arquivos centrais e sectoriais.
Conclusão
A avaliação de documentos é o processo de análise e selecção de documentos visando
estabelecer prazos para a sua guarda nas fases corrente e intermediária e a sua destinação final
(eliminação ou guarda permanente).

Para que o processo de avaliação de documentos atinja os resultados desejados é preciso


cumprir com os seguintes procedimentos:

a) Ter formalmente criada a comissão de avaliação de documentos nos termos do Diploma


Ministerial nº 37/2010, de 16 de Fevereiro e capacitados tecnicamente os seus membros;

b) Ter a tabela de temporalidade de documentos das actividades - meio e actividades – fim;

c) Identificar os conjuntos documentais a serem avaliados;

Para facilitar o processo de avaliação, os documentos devem ser classificados no momento da


sua produção. Os documentos devem ser arquivados de acordo com a classificação

Deve-se atribuir o código de acordo com o plano de classificação em vigor; Verificar a


temporalidade dos documentos e dar a destinação de acordo com a tabela de temporalidade.

A funçao do Plano de classificaçao de documentos de arquivo é de orientar ao gestor


documental onde, como e quando encaminhar um certo documento. Procura muito antes
formar e organizar documentos da mesma familia que sempre se encontrarao no arquivo
adequado de acordo com a sua classificaçao.

Os documentos de arquivos podem ser caracterizados segundo o genero, especie segundo a


natureza do assunto.
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
• Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto (Sistema Nacional de Arquivos do Estado - SNAE);

• Diploma Ministerial nº 31/2008, de 30 de Abril (Normas de Avaliação e eliminação de


Documentos da administração Pública);

• Diploma Ministerial nº37/2010, de 16 de Fevereiro (Regulamento Padrão do Funcionamento


das Comissões de Avaliação de Documentos da Administração Pública);

• Manual de Procedimentos do SNAE.

BERNADES, I. (1998): Como Avaliar Documentos de Arquivos. São Paulo: Arquivo do


Estado.

GONÇALVES, J. (1998): Como Classificar e Ordenar os Documentos De Arquivo. São


Paulo: Arquivo do Estado.

NHARRELUGA, R.S. (2007): Texto de Apoio a Gestao de Documentos Publicos. Curso de


Formadores em Tecnicas de Gestao Documental. Maputo, Maio de.

PAES, M. L., (1997): Arquivo, Teoria e Pratica. Rio de Janeiro: Fundaçao Getulio Vargas, 3ª
ediçao.