PROCEDIMENTO

PADRÃO
Número: Revisão: Status: Emissão: Página
PP.423 02 Aprovado 24/07/15 1 de 6
Título:
CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SGQ
1 OBJETIVOS
Garantir a padronização e definir diretrizes para elaboração, controle e estabelecer regras para
formatação, verificação, aprovação, distribuição, revisão, guarda, cancelamento e descarte da
documentação do Sistema de Gestão da Qualidade da Câmara Municipal de Manaus – CMM.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO
Todas as atividades dos processos pertencentes ao escopo do Sistema de Gestão da Qualidade da
CMM.
3 REFERENCIAS ÀS NORMAS
3.1 – MGQ.422 – Manual de Gestão da Qualidade;
3.2 - PP.421 – Documentos do SGQ;
3.3 – ABNT NBR ISO 9001:2008 - requisito 4.2 – Requisitos de Documentação.
3.4 – ABNT NBR ISO 9000:2008 - Sistema de Gestão da Qualidade – Fundamentos e Vocabulário.
4 DEFINIÇÕES E SIGLAS
4.1 - Aprovação: Ato de liberação para uso de um documento novo ou revisado.
4.2 – Backup: Cópia de segurança dos documentos do SGQ.
4.3 – Dados: Documento de natureza comprobatória, porém diferente do registro, pode sofrer
atualizações (Ex: Cronograma, mapas, tabelas e etc.).
4.4 – Elaboração: Ato de documentar determinado procedimento, visando suprir necessidade de
padronização de uma determinada atividade.
4.5 – Registros: Documento de gênero textual ou gráfico, físico ou eletrônico, comprobatório
preenchido em forma de relatório. Por ser considerado como a fotografia do momento em que foi
emitido, não pode ter sua data modificada, ou seja, não sofre atualizações. Sua rastreabilidade
decorre de sua numeração sequencial e data de emissão.
4.6 – Versão de Adequação: Reavaliação forçada para que os documentos do SGQ não ultrapasse
a um ano sem revisão.
4.7 – Verificação: Ato de analisar se a documentação está de acordo com os padrões de elaboração
e se o conteúdo de acordo com o solicitado, comparando com outros procedimentos e/ou a norma
ABNT NBR ISO 9001:2008.
4.8 – SIGLAS/ABREVIATURAS
a) CGQ - Conselho de Gestão da qualidade.
b) DEGQ - Departamento de Gestão da qualidade.
c) PDF - Portable Document Format é um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems, para
representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema
operacional usado para criá-los.
d) RCF - Requisito de Cargo e Função.
e) RD - Representante da Direção.
f) SAD - Solicitação de Aprovação de Documento.

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CÓPIA CONTROLADA – REPRODUÇÃO PROIBIDA
FQ.A421-02 (26/09/14)
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Título:
CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SGQ
g) CMM - Câmara Municipal de Manaus.

5 PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES
5.1 Codificação dos Documentos
5.1.1 Política da Qualidade
A Política da qualidade tem sua revisão e data independente dos demais documentos e deve sempre
acompanhar abaixo do seu texto em qualquer local de publicação, seja no Manual da Qualidade,
Quadros, folders, cartilhas ou em sites eletrônicos.
Para não fugir da padronização, a Política da qualidade será identificada pelo código PQC.530-00,
onde:
PQC.001 - 00
- Revisão da Política da Qualidade, sendo a primeira emissão iniciada em “00”.

- Número não sequencial, com três caracteres numéricos para não fugir da
padronização de três dígitos.

- PQC = Sigla do Política da Qualidade da CMM.

5.1.2 Manual de Gestão da Qualidade

O manual é identificado pelo código MGQ.422-00, onde:
MGG.422 - 00
- Revisão do manual, sendo a primeira emissão iniciada em “00”.

- Número não sequencial, com três caracteres numéricos que representam o

requisito da norma ABNT NBR ISO 9001:2008 que cita o manual.

- MGQ = Sigla do Manual de Gestão da Qualidade.

5.1.3 Procedimentos Normativos do 3º nível

Os procedimentos são identificados pelo código XX.YYY-ZZ, onde:
PQ. XXX - YY

- Revisão do procedimento, sendo a primeira emissão iniciada em “00”.

- Número não sequencial, com três caracteres numéricos que representam o

requisito da norma ABNT NBR ISO 9001:2008 que cita o “...assunto do
procedimento, exceto o PQ que é nº sequencial começando em “001”.

- PQ ou PP = Sigla do documento.

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CONTROLE DE DOCUMENTOS DO SGQ
5.1.4 Procedimentos Normativos do 4º nível
Os procedimentos são identificados pelo código IT.XXX.YY-ZZ, onde:
IT . XXX . YY - ZZ
- Revisão do documento, sendo a primeira emissão iniciada em “00”.

- Número sequencial do documento iniciando em “00”.

- Número não sequencial com três caracteres numéricos que representam o requisito da
NBR ISO 9000:2008 que cita o assunto do documento.

- IT = Sigla de “Instrução de Trabalho”.

5.1.5 Formulários do SGQ
Os formulários utilizados no SGQ são citados no item “anexos” dos procedimentos documentados
que o utilizam (Plano da Qualidade, Procedimentos Padrão ou Instrução de Trabalho) e identificados
em seu próprio rodapé pelo código FQ. AXXX.YY-ZZ, onde:
FQ. AXXX-YY (dd.mm.aa), onde:
Codificação Descrição
FQ - Abreviação de “Formulário da Qualidade”.
A - Letra sequencial que indica a ordem de cadastro no procedimento.
XXX - Código do Procedimento ou requisito onde está inserido o formulário. Possui 3 caracteres
se for procedimento do 1º ou 2º nível e 5 caracteres se o procedimento for do 3º nível.
YY - Revisão do formulário, com a primeira emissão iniciada em “00”.
(dd.mm.aa) - Indicação da data de revisão do formulário.
5.2 Formatação de Páginas para Documentos Normativos e Comprobatórios
 A documentação deve ser elaborada em meio eletrônico, utilizando qualquer Sistema Operacional que
aceite o MS Office ou similar.
 Tabela de Formatação de Documentos:
CARACTERÍSTICAS MGQ PQ PP IT REGISTROS
Tamanho A4 A3 / A4 A4 A4
(Documentos do Sistema de Gestão da
cabeçalho padronizado conforme PP.421
gestor do processo, porem manter layout de

Qualidade). A logo da ISOCÂMARA não é

Padronização do formulário definida pelo
LAYOUT PÁGINA

Cor Branca Branca Branca Branca

Orientação Retrato Paisagem Retrato Retrato
Superior 2.0 2.0 2.0 2.0
Margens

Inferior 1.5 1.5 1.5 1.5

Esquerda 2.0 2.0 2.0 2.0
Direita 1.5 1.5 1.5 1.5
Tipo Arial Arial Arial Arial
Nome Docum. 16 CX ALTA 16 CX ALTA 16 CX ALTA 16 CX ALTA
Cabeçalho 12 12 12 12
Tamanho
FONTE

Título 14 CX ALTA 14 CX ALTA 14 CX ALTA 14 CX ALTA

obrigatória.

Corpo 11 11 11 11
Tabela 8 a 10 8 a 10 8 a 10 8 a 10
Rodapé 8 a 10 8 a 10 8 a 10 8 a 10
Cor Preta Preta Preta Preta
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5.3 Análise
5.3.1 Após a elaboração da Solicitação de Aprovação do Documento – SAD, o Controle de
Documentos envia ao Conselho de Gestão da Qualidade – CGQ para analisar com base nos
seguintes critérios:
a) Verificar a necessidade de padronização da atividade e sua finalidade;
b) Atendimento às exigências, para enquadramento conforme padrões normativos do SGQ;
c) Existência de outro documento no mesmo nível com a mesma finalidade ou teor, neste caso
verificar se os documentos idênticos podem ser unificados ou se um dos dois será
cancelado.

5.4 Aprovação:
5.4.1 Os documentos do nível 1 (Política da Qualidade) e nível 2 (Manual da Qualidade) são
aprovados pelo Presidente da CMM ou Representante da Direção (RD).
5.4.2 Os documentos do nível 3 (Plano da Qualidade e Procedimento Padrão) e nível 4 (Instrução
de Trabalho), são aprovados pelo CGQ.
5.4.3 Por ocasião de impossibilidade da aprovação de qualquer dos membros CGQ, o Documento
a ser aprovado deverá ser assinado pelo substituto, indicado pelo gestor do Processo, ou, ainda,
por indicação formal em documento escrito e encaminhado ao Departamento de Gestão da
Qualidade – DEGQ.

5.5 Controle:
5.5.1 Cabe ao Responsável pelo Controle de Documentos do DEGQ manter a Lista-Mestra de
Documentos - LMD com as informações atualizadas.

5.6 Implantação:
5.6.1 Cabe ao gestor do processo ou pessoa designada a responsabilidade pelo treinamento dos
servidores nos documentos operacionais e sua devida aplicação no processo conforme previsto no
PP.622 (competência, treinamento e conscientização).

5.7 Distribuição e Controle

5.7.1 O Responsável pelo Controle de Documentos da DEGQ gerencia a pasta do SGQ na rede,
onde contém toda a documentação pertinente ao Sistema de Gestão da Qualidade.
5.7.2 Para garantir acesso ao SGQ a todos os servidores, o gestor do processo mantém uma
pastas com todos os procedimentos em seu respectivo departamento envolvido no escopo do
SGQ.
5.7.2.1 As pastas são atualizadas por um servidor do próprio Departamento conforme distribuição
de cópia controlada emitidas pela DEGQ.

5.7.3 Todos os documentos disponíveis na rede, em PDF, são protegidos contra edição ou
alteração, com permissão para os usuários somente para leitura. Caso algum usuário queira uma
“cópia não controlada”, a mesma deverá ser solicitada ao Controle de Documentos da DEGQ.
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5.7.4 A cópia controlada a ser distribuída fisicamente deverá conter o carimbo com a inscrição
“DOCUMENTO ORIGINAL”. A Cópia não controlada com distribuição física deverá sair com a
seguinte mensagem em seu rodapé:

”CÓPIA NÃO CONTROLADA – CONSULTAR ANTES DO USO”

5.7.5 Visando assegurar a integridade ou perda dos documentos, é realizado Backup de

segurança pelo administrador de rede conforme IT. 424.01 (Backup de documentos do SGQ).

5.7.6 Cópia de documento disponibilizada no Portal da CMM deverá sair com a seguinte
mensagem em seu rodapé:
“Cópia não controlada quando impressa ou transmitida eletronicamente”

5.7.7 A Gestão documental controla e distribui as normas relacionadas ao SGQ. Os demais

documentos externos, como leis, resoluções, decretos e etc., são apresentados no portal da CMM
como originais no formato digital. Quando for feito o download e impresso por qualquer usuário,
passa a ser cópia não controlada.

5.8 Documentos Obsoletos, Cancelados, Revisados

5.8.1 Qualquer revisão nos documentos do SGQ (procedimento ou formulário) deve ser feita
através da SAD. O mesmo se aplica a cancelamentos e revisões.
5.8.2 Nenhum documento poderá ser emitido com revisão anterior após a publicação do
documento revisado.
5.8.3 As descrições da alteração efetuadas nos documentos são indicadas no próprio documento,
item “Revisões” onde deve ser informado o histórico de revisões realizadas e no formulário SAD
(documentos de níveis 1, 2 e 3).
5.8.4 Cópias físicas obsoletas e canceladas dos documentos operacionais devem ser destruídas
imediatamente após a substituição da nova ou publicação da SAD.

5.9 Avaliação periódica dos documentos do SGQ (Reavaliação)

5.9.1 Os documentos do 2º, 3º e 4º nível que não sofrerem revisão após um ano de sua emissão,
deverão ser enviados aos responsáveis de cada processo para “revisão de adequação”.
5.9.2 Mesmo que o documento não sofra nenhuma alteração na “revisão de adequação”, será
registrada como nova revisão.
6 REGISTROS E DADOS
6.1 Registros da Qualidade
Proteção e Tempo de
Identificação Acesso Armazenamento Descarte
Recuperação Retenção
Controle de Pasta AZ na 1 ano após
FQ.A423 – SAD Meio Físico Destruir
Documentos COGQ aprovação

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7 ANEXOS
 FQ.A423 – SAD (Solicitação de Aprovação de Documentos).
 FQ.B423 – LMD (Lista Mestra de Documentos).
8 REVISÕES
DATA REV. DESCRIÇÃO DA REVISÃO
09/05/14 00 Primeira emissão.
18/08/14 01 Descrição detalhada sobre o controle de documentos, incluindo alterações
realizadas pelo PP.421-01, bem como acréscimo de item para incluir Item
5.4.3 Por ocasião de impossibilidade da aprovação de qualquer dos
membros CGQ, evitando demora injustificável de aprovação do documentos,
conforme o que preconiza o item 5.4.2 (“...são aprovados pelo CGQ ou
pessoa designada na sua ausência”; Alteração da logo ISOCÂMARA em
todos os anexos.
Incluir, ainda, o item 5.7.6 Cópia de documento disponibilizada no Portal da
CMM deverá sair com a seguinte mensagem em seu rodapé: “Cópia não
controlada quando impressa ou transmitida eletronicamente”
24/07/15 02 Revisão de Adequação

9 APROVAÇÃO

ELABORAÇÃO APROVAÇÃO
24/07/2015 24/07/2015

Leôncio Oliveira André L. do Carmo

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