ADMINISTRAÇÃO GERAL

AULA 01
ASSUNTOS :
- Gestão de Projetos:
- Conceito, características.
- PMI, PMBOK, EAP.
- Ciclo de Vida do Projeto.
- Fases do Ciclo de vida do Projeto.
- PMO.
- Áreas de Gerenciamento de Projeto.
- CPM, PERT, Método Kepner e Tregoe, Diagrama de Gantt.

Prof. Eder Fabeni

 GESTÃO DE PROJETOS
01 – Conceito de Projeto:
Projeto é um esforço temporário empreendido para
criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
É importante diferenciar os projetos das
operações/processos: os projetos são
temporários, enquanto as operações são
contínuas e repetitivas.
Portfólio, é a união de vários projetos. Um gerente
responsável por um portfólio gerencia vários
projetos, necessitando efetuar priorizações para
atende-los.
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02 - Características dos projetos:
temporários, possuem um início e um fim
definidos(mas seus resultados não, ou seja,
podem ser duradouros e com prazo indefinido);
planejados;
entregam produtos, serviços ou resultados;
desenvolvidos em etapas;
realizados por pessoas;
com restrição tripla: prazo, custo e qualidade ou
escopo.
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Restrições ao Projeto:
Os projetos precisam ser executados de acordo com
certas variáveis ou restrições. Dentre as principais
restrições, temos:
Tempo – O prazo que temos para terminar um
projeto, ou uma fase dele;
Custo – Quanto temos de orçamento para
conseguir terminar o projeto;
Escopo – É, basicamente, o que deve ser feito.
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Estas três restrições são chamadas de “triângulo de
restrições”. Este nome reflete o fato de que não
conseguimos alterar uma variável sem alterar as
outras.
Quando necessitamos alterar alguma destas variáveis,
temos duas técnicas principais: O paralelismo (fast
tracking) e a compressão (crashing).
Na Compressão temos uma troca de tempo por custo.
Ex: num projeto de um casa, quando aumentamos a
equipe de trabalho para reduzir o tempo de
construção, ou seja, aumentamos o custo para
reduzir o tempo.
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No paralelismo há uma troca de tempo por risco, ou
seja, as fases se sobrepõem, de modo que antes
de terminar uma fase a outra inicia e serão
executadas em paralelo. Ex: num projeto de uma
casa, antes do termino da fase do piso, inicia-se a
fase de pintura em paralelo, com o risco de a tinta
manchar o piso.
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Importante: Um projeto é executado em etapas,
tendo elas as seguintes características:
Cada fase do projeto é marcada pela entrega de
um ou mais produtos.
Produto, quer dizer qualquer resultado que é
gerado em cada fase.
Exemplo: se a fase do projeto é a fundação de uma
casa, quando terminar a fundação a fase foi
concluída.”
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 No início de cada fase, define-se o trabalho a ser
feito e o pessoal envolvido na sua execução (recursos
necessários).
 Ao final de cada fase é marcado por uma revisão ou
avaliação dos produtos e do desempenho do projeto
até o momento;
 Normalmente, uma fase começa quando termina a
outra. Porém, é possível existir o overlapping entre
as fases, ou seja, a sobreposição de etapas,
conhecida também como a prática de "fast
tracking“(parapelismo). Ou seja, começa-se a
trabalhar nas próximas fases do projeto antes do fim
da fase corrente;
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Importante:
 Os custos são geralmente crescentes à medida que a
fase avança, ou seja, mais recursos são necessários.
Chegando ao topo durante a execução, descrecendo
até o final do projeto
 Os riscos são geralmente decrescentes à medida que
a fase avança,uma vez que no início ainda há
desconhecimento sobre o que vai resultar, em função
das variáveis desconhecidos. Com o passar do
tempo, muitas variáveis vão sendo conhecidas e o
produto/resultado vai ficando mais tangível.
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A habilidade das partes envolvidas para alteração
dos produtos de cada fase é decrescente à
medida que a fase avança (alterações substanciais
vão se tornando mais difíceis, uma vez que o
produto vai ficando mais pronto, sendo
impossível voltar ao passado).
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Medida de coincidência: significa que aquilo que
foi planejado está sendo de fato colocado em
prática, ou seja, execução conforme com o
planejado. A qualidade do produto está a
contento.
Exemplo de projetos : construção de uma casa,
elaboração de um plano de marketing,
informatização de um setor da organização, etc.
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03 – Stakeholders:
Indivíduos e/ou organizações ativamente envolvidos no
projeto, cujos interesses são afetados (positiva ou
negativamente) por ele, ou que exercem influência
sobre o mesmo.
Nota: podemos citar, o gerente de projeto, o cliente, a
organização que fará o projeto, os membros da
equipe de projeto, o patrocinador (indivíduo/grupo
interno ou externo que provê os recursos financeiros
para o projeto). Incluem-se , também, atores
externos, como fornecedores, agências
governamentais, comunidades afetadas pelo projeto
e a sociedade em geral.
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04 – Conceito de Gestão de Projetos:
A gestão de projetos é a aplicação de
conhecimentos, habilidades e técnicas específicas
na elaboração de atividades relacionadas, com a
finalidade de se atingir um conjunto de objetivos
pré-determinados, com prazo determinado, com
estipulação de custo e qualidade, mobilizando-se
recursos materiais, financeiros e humanos.
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Outros conceitos:
Para Turner, a gestão de projetos é um processo por
meio do qual um projeto é levado a uma conclusão.
Em sua abordagem, o autor elenca três dimensões:
objetivos (âmbito, organização, qualidade, custo e
tempo); processo de gestão (planejar, organizar,
implementar e controlar); níveis (integrativo,
estratégico e tático);
O PMI (Project Management Institute) define gestão de
projetos, como sendo o processo através do qual se
aplicam conhecimentos, capacidades, instrumentos e
técnicas às atividades do projeto de forma a
satisfazer as necessidades e expectativas dos diversos
stakeholders envolvidos.
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Nota: O gerenciamento ou gestão de projetos
abrange uma série de atividades correlacionadas,
como: planejar, colocar em prática o plano do
projeto e acompanhar o progresso e o
desempenho. O planejamento é uma das
atribuições mais importantes, já que é nessa fase
que são definidos os padrões que serão
acompanhados no andamento.
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05 – O Project Management Institute (PMI): é uma
instituição internacional sem fins lucrativos que
associa profissionais de gestão de projetos. No início
de 2011 já era considerada a maior associação do
gênero no mundo, uma vez que integra mais de
260.000 membros em cerca de 170 países
Seus principias objetivos são:
 formular padrões profissionais de gestão de projetos;
 gerar conhecimento por intermédio da investigação;
 promover a gestão de projetos como profissão
através de seus programas de certificação.
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06 - PMBOK (Project Management Body of
Knowledge):
O PMBOK é um conjunto de práticas relacionadas à
gestão de projetos, que é publicado pela PMI (Project
Management Institute). A PMI consolida
conhecimentos relacionados ao gerenciamento de
projetos, padronizando procedimentos nessa área.
Nota: é necessário avaliar a aplicabilidade do PMBOK
para cada organização. Uma característica
importante no PMBOK é a utilização de um
vocabulário universal, o que facilita a discussão do
tema.
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Nota:
O PMBOK preocupa-se com a descrição dos
processos e subprocessos que serão percorridos
que subsidiarão a realização de um trabalho de
execução de projeto.
Dentre as padronizações, destaca-se o OPM3
(Organizational Project Management Maturity
Model), que é um padrão reconhecido
internacionalmente como melhor prática para
avaliar e desenvolver as capacidades de gestão.
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07 - Estrutura Analítica do Projeto – EAP :
A Estrutura Analítica do Projeto ou Work Breakdown
Structure (WBS) é a decomposição do trabalho
planejado em partes menores, ou seja, em pacotes
de trabalho que serão executados para atender aos
objetivos do projeto e criar as entregas (deliverables)
necessárias. Trata-se de um diagrama com níveis
hierárquicos, formado pelos pacotes de trabalho que
compõem um projeto. Facilita o detalhamento dos
processos e o gerenciamento do escopo, da equipe e
dos recursos ao longo da realização do projeto.
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Em suma, a EAP é um instrumento para a gestão de um
projeto, estruturando-o em forma de árvore. O foco
é evidenciar os itens mais importantes de um projeto
para facilitar o controle. A EAP pode ser utilizada em
atividades comuns ou complexas.
Um conceito importante é o dicionário da EAP, que é
uma ferramenta para descrever os elementos que
compõem essa estrutura, uma lista de atividades
associadas, marcos, datas de início e término,
recursos necessários e referências técnicas.
Segundo o PMBOK, a EAP é um conjunto de
componentes do projeto, estruturados com base nas
entregas, que organiza e define o escopo total do
projeto.
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08 – Escopo:
Escopo é o que se pretende atingir. É a finalidade, o
alvo, ou o intento que foi estabelecido como meta
final.
O escopo é o objetivo que se pretende atingir, é
sinônimo de fim, propósito ou desígnio.
Nota: é o trabalho que precisa ser feito para entregar o
projeto, serviço ou resultado com as características e
funções especificadas. Caso o escopo não for
corretamente definido nem bem gerenciado, é bem
provável que o projeto não tenha êxito nos seus
objetivos.
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Formulação do Escopo: O escopo de um projeto
pode ser dividido nos seguintes processos:
Planejamento: criação do plano de
gerenciamento, responsável por documentar
como o escopo será definido, verificado e
controlado, assim como a definição de como a
EAP (Estrutura Analítica de Projeto) será criada e
definida e a coleta de requisitos do escopo.
Definição: etapa de desenvolvimento da
declaração do escopo do projeto. Trata-se de um
documento formal.
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Criar EAP: nesse momento, são subdividas as
entregas do projeto em componentes menores,
para facilitar o gerenciamento.
Verificação: formalização da aceitação das
entregas do projeto.
Controle: etapa de controle das mudanças que
ocorrem na execução.
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09 – Ciclo de Vida do Projeto:
De forma simples, o ciclo de vida é representado
pelo prazo de início e fim do projeto. São
definidas as atividades a serem desempenhadas,
o controle, a gestão, a natureza do projeto e sua
área de aplicação. Mas, independente disso,
todos os projetos grandes ou pequenos seguem
um ciclo de vida comum para que este seja bem
gerenciado: iniciação, planejamento, execução,
monitoramento e controle, encerramento.
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Nota: A descrição do ciclo de vida do projeto pode se
dar de forma genérica, sendo representada por um
gráfico isolado, ou mais detalhada, coexistindo vários
gráficos, fluxogramas e tabelas, todos específicos de
cada atividade do projeto.
Importante: Uma consideração importante é sobre o
nível de esforço. No início do projeto, esse nível é
praticamente zero, vai crescendo até atingir um
ápice, reduzindo-se depois até voltar ao marco zero,
no término do projeto. Esforço é a quantidade de
pessoas envolvidas, o dispêndio de trabalho e de
recursos financeiros, as preocupações, as
complicações, em suma, as dores de cabeça do
projeto.
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O ciclo de vida possui três características:
 No início do projeto, os custos com pessoal são
baixos e vão aumentando em sua execução e
minimizando no término.
 O controle dos interessados, bem como, seus riscos e
incertezas são maiores no início e vão diminuindo ao
longo de sua execução.
 A influência das características finais de um produto
do projeto tem uma força grande sobre os custos, no
início, e no decorrer vão diminuindo. Mas se
surgirem mudanças e erros, para concertá-los haverá
aumento nos custos no término do projeto.
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10 – Fases do Ciclo de Vida do Projeto:
A natureza do projeto é que irá determinar as fases
do ciclo de vida do projeto. Em resumo, um
projeto inicia-se a partir de uma ideia, evoluindo-
se para um plano, sendo este executado e
concluído. Cada fase do projeto é caracterizada
pela entrega, ou finalização, de um trabalho.
Ressalta-se que essas entregas devem ser
tangíveis, ou seja, no mínimo, são gerados
relatórios, um cronograma é feito ou um conjunto
de atividades é realizado.
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Fase de Iniciação: é o momento em que uma
determinada necessidade é detectada, uma ideia
surge. Essa necessidade é transformada em um
problema a ser resolvido, sendo definidos, nesta
fase, a missão e o objeto do projeto,
identificando-se as melhores estratégias. Nessa
etapa, além da identificação e do envolvimento
dos stakeholders, tem-se o Termo de Abertura de
Projeto (TAP), que tem a função de autorizar de
maneira formal o projeto.
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Fase de Planejamento: responsável por detalhar
tudo que será realizado pelo projeto. Devem
constar, nesta fase, os cronogramas, a
interdependência das atividades, a forma de
alocação dos recursos, o estudo dos custos, etc. É
momento em que se procura pensar no projeto
para evitar surpresas/imprevistos ao longo da
execução. Planos auxiliares também fazem parte
dessa etapa.
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Fase de Execução: é a materialização do que foi
planejado. Erros cometidos nas fases anteriores
são percebidos neste momento. Grande parte do
esforço e do orçamento do projeto é consumida
na execução.
Fase de Monitoramento e Controle: ocorre
paralelamente ao planejamento e à execução. É o
acompanhamento e controle daquilo que está
sendo executado/realizado. Nesse momento é
que são propostas ações corretivas e preventivas,
caso sejam detectadas anormalidades.
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Fase de Encerramento: nesse momento ocorrem
avaliações, por meio de auditorias externas e
internas, são encerrados os livros do projeto e são
discutidas as falhas do projeto para evitar os
mesmos erros no futuro.
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Relação entre as fases:
Projetos que possuem várias fases em sua composição devem
ter um controle adequado para atingir os resultados
desejados. Essas relações podem ocorrer em diferentes
etapas de um projeto e também, mais de uma relação das
citadas abaixo, durante o ciclo de vida do projeto. Na
relações entre as fases existem três tipos:
 Relação Sequencial - uma fase só inicia depois que a outra
acabar;
 Relação Sobreposta - a fase se inicia, antes do fim de
outra;
 Relação Iterativa - planejamento de apenas uma fase,
sendo a próxima feita a medida da execução do trabalho.
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Importante: O ciclo é dinâmico, ou seja, mesmo
que as fases estejam em sequencia nos gráficos,
praticamente todas as fases do projeto são
realizadas quase que concomitantemente.
Nem todos os projetos, seguirão a risca todos os
estágios, considerando que alguns projetos
podem ser encerrados antes do tempo previsto e
outros passarão pelos estágios 2, 3 e 4 várias
vezes.
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Importante: Sempre há mais de uma solução ou
alternativa para atender a uma necessidade, de
modo que a técnica usada para definir a solução final
passa pelo desenvolvimento de alternativas
extremas. A primeira, de baixo custo, que atende as
necessidades mínimas para ser funcional. A segunda
tenta atender a maior parte das as exigências das
diversas áreas envolvidas no escopo, que resulta num
projeto com custo muito maior e pouco competitivo.
A partir de ambas as alternativas, é desenvolvida
uma solução intermediária entre as mesmas, que
atende a uma boa parte das exigências com um custo
competitivo.
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11 – Escritório de Gerenciamento Projetos ou PMO
( Project Management Office ):
A definição típica de um PMO é um grupo de
pessoas – ou um departamento – em uma
organização que é responsável por definir e
manter padrões de gerenciamento de projetos.
Importante: em uma organização menor, mesmo
uma pessoa pode ser considerada como o PMO.
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Nota 1: Um PMO pode ter autoridade dentro de toda a
organização, ou de apenas um departamento.
Portanto, é possível que haja mais do que um PMO
dentro de uma organização. Também é possível ter
um PMO que gerencia os PMOs departamentais.
Nota 2: Segundo o PMBOK, a função dos PMOs nas
empresas varia em abrangência, influência e
autoridade, podendo ser bastante limitada, emitindo
apenas recomendações, ou podendo possuir
autoridade formal garantida pela direção executiva.
O PMBOK apenas descreve o PMO e trata das suas
funcionalidades, não se envolvendo com a
padronização do escritório de projetos.
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Funções do PMO ( Escritório de Gerenciamento de
projetos):
 Apoiar o Gerente de Projetos;
 Gerar treinamento para as equipes de projeto;
 Implantar software de controle de projetos;
 Estabelecer métodos e padrões;
 Tornar-se centro de excelência em gerência de
projetos;
 Responsabilizar-se pelos resultados dos projetos;
 Servir como um repositório de informações
relacionadas aos projetos, com a finalidade de
permitir seus acompanhamentos e suas auditorias.
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12 – Áreas de Gerenciamento de Projetos: segundo
o PMBOK, destacam-se 10 áreas de
gerenciamento de projetos.
1 - Gerenciamento de Integração do Projeto:
consolidação dos diversos planos gerados em um
plano único, denominado Plano do Projeto.
Assim, as ações executadas aqui irão ser
primordiais para a conclusão do projeto e é
necessário administrar os recursos, os objetivos e
alternativas que limitem o projeto, bem como,
administrar a dependência entre as outras áreas.
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Etapas que são realizadas:
desenvolver o termo de abertura (documentação
para a realização do projeto);
planejamento do projeto;
orientar e gerenciar a execução do projeto;
monitorar e controlar;
realizar o controle integrado de mudanças;
encerrar o projeto ou a fase.
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2 – Gerenciamento do Escopo do Projeto:
abrangência ou fronteiras do projeto. Essa fase é
representada pelas etapas importantes para
certificar que o projeto possui todas as atividades
para sua elaboração.
coletar requisitos;
definir escopo;
criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP);
verificar o escopo;
controlar o escopo.
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3 – Gerenciamento do Tempo do Projeto: Essa fase
possui as etapas importantes para gerenciar o prazo
de finalização do projeto. Cada processo citado
abaixo irá interagir com os outros e na prática
podem ser definidos aleatoriamente ou seguidos
nessa ordem.
 definição de atividades;
 sequenciar as atividades;
 estimar os recursos das atividades;
 estimar a duração das atividades;
 criação de um cronograma;
 controle do cronograma.
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4 – Gerenciamento dos Custos do Projeto: Nessa
fase são analisados as estimativas, orçamentos e
controle dos custos do projeto para que ele esteja
dentro do orçamento especificado.
estimar os custos;
determinar o orçamento;
controlar os custos.
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5 – Gerenciamento da Qualidade do Projeto: Nessa
fase são gerenciados os métodos e atividades da
empresa que definem as políticas de qualidade,
os objetivos e responsabilidades com o objetivo
do projeto.
planejar a qualidade (definição dos padrões de
qualidade do produto ou projeto);
realizar a garantia da qualidade;
realizar o controle da qualidade.
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6 – Gerenciamento dos Recursos Humanos do
Projeto: projeto envolve pessoas, que devem ser
bem gerenciadas e motivadas. Nessa etapa será
gerenciado os métodos de organização e
administração da equipe do projeto (pessoas com
funções definidas para a realização do projeto).
desenvolver o plano de recursos humanos;
mobilizar a equipe do projeto;
trabalhar as competências da equipe do projeto;
administrar a equipe.
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7 – Gerenciamento das Comunicações do Projeto:
Etapa responsável pelo gerenciamento dos métodos
que garantirão que as informações dos projetos
sejam organizadas e distribuídas de maneira
adequada. as falhas de comunicação podem garantir
o insucesso dos projetos. É preciso definir os
melhores canais de comunicação;
 identificar as pessoas interessadas;
 planejar as comunicações;
 distribuir informações;
 gerenciar as expectativas das pessoas interessadas;
 coletar e repassar informações sobre desempenho.
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08 – Gerenciamento de Riscos do Projeto: Para que
uma empresa possa ter sucesso nesse
gerenciamento é preciso haver um foco no projeto e
também conhecer os riscos que podem levá-lo ao
insucesso. As incertezas do futuro são típicas dos
projetos, sendo fundamental detectar as ameaças e
oportunidades.
 planejar o gerenciamento de riscos;
 identificar os riscos;
 realizar a análise qualitativa dos riscos;
 realizar a análise quantitativa dos riscos;
 planejar as respostas aos riscos;
 monitorar e controlar os riscos.
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09 – Gerenciamento de Aquisições ou Suprimentos
do Projeto: são essenciais os métodos para
comprar ou adquirir produtos, serviços ou
resultados de fora da organização para a
realização do projeto pela equipe. Lidar com os
fornecedores de serviços e materiais é parte da
tarefa da gestão de projetos.
planejar as aquisições;
realizar as aquisições;
administrar as aquisições;
encerrar as aquisições.
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Importante: Essas áreas interagem de forma
integrada para cumprir as funções de
planejamento, organização, motivação, direção e
controle da gestão de projetos.
Nota: Em uma recente atualização, houve a
inclusão de uma nova área de conhecimento:
gerenciamento de partes interessadas
(stakeholders), em que se busca atender às suas
necessidades e expectativas.
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13 – CPM (Critical Path Method) – Método do
Caminho Crítico:
CPM é uma técnica utilizada para identificar o caminho
crítico de um projeto, através da determinação de
datas de início e término mais cedo e de início e
término mais tarde de cada atividade existente, sem
considerar quaisquer limitações de recursos. Os
diferentes caminhos (paths) possíveis no diagrama
de rede do projeto permitem com que uma atividade
possua um range de datas possíveis de início e
término (datas mais cedo e mais tarde de início e
término).
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Importante: Através destas datas, é possível
determinar a folga livre e a folga total de uma
atividade. A folga livre informa quanto tempo
uma atividade pode atrasar sem que haja
impacto no início da atividade sucessora. Já a
folga total informa quanto tempo uma atividade
pode atrasar sem que haja impacto no término
do projeto.
O caminho crítico é aquele que possui a maior
soma dentre os caminhos possíveis.
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Nota: Ao identificarmos o caminho que contém as
atividades com folga total igual a zero ou ainda o
caminho que contém a maior duração na soma
das durações parciais das atividades, estaremos
determinando assim, o caminho crítico do
projeto.
As atividades que residem no caminho crítico são
denominadas atividades críticas e são aquelas
que necessitam ser mais bem gerenciadas sob o
risco de comprometerem o prazo do projeto.
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O caminho crítico é aquele que possui a maior soma dentre os caminhos possíveis. Sendo
assim, o caminho crítico é representado pelas atividades críticas em vermelho.
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14 – PERT ( Program Evaluation and Review
Technique ) Técnica de avaliação e revisão de
projetos: é uma técnica que permite gerir a
calendarização de um projeto. O método PERT
consiste em representar, sob a forma de
representação gráfica, uma rede de tarefas cujo
encadeamento permite alcançar os objetivos.
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Importante: As técnicas denominadas PERT e CPM (Critical
Path Method – Método do Caminho Crítico) foram
desenvolvidas de forma independente na década 1950.
Não obstante, a grande semelhança entre as metodologias
(ambas as técnicas de rede baseadas na Teoria dos Grafos)
fez com que o termo PERT/CPM fosse utilizado
corriqueiramente como apenas uma técnica.
Nota: o PERT é um modelo probabilístico, de incerteza, o
CPM utiliza valores determinísticos, em uma situação de
certeza, apurando o caminho crítico dada uma sequência
de atividades, isto é, quais atividades de uma sequência
não podem sofrer alteração de duração sem que isso reflita
na duração total de um projeto.
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15 – Método de Kepner e Tregoe:
Trata-se de um método para priorização de
projetos, que permite a interação dos envolvidos
por meio da troca de ideias. O método,
desenvolvido pelos consultores americanos
Kepner e Tregoe, estabelece dois tipos de
critérios de decisão:
Must: são os deveres. São limites para as
alternativas escolhidas.
Wishes: são os desejos. Trata-se da diferenciação
qualitativa das alternativas em jogo.
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16 – Diagrama de Gantt: é um gráfico usado para
ilustrar o avanço das diferentes etapas de um
projeto. Trata-se de uma ferramenta de
representação gráfica das informações que constam
do cronograma de um projeto. Esse gráfico é
utilizado como uma ferramenta de controle de
produção. Nele podem ser visualizadas as tarefas de
cada membro de uma equipe, bem como o tempo
utilizado para cumpri-la. Por meio do gráfico, é
possível detectar informações relevantes no
processo, como as dependências de atividades e os
caminhos críticos.
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