XXXVIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO

“A Engenharia de Produção e suas contribuições para o desenvolvimento do Brasil”

Maceió, Alagoas, Brasil, 16 a 19 de outubro de 2018.

UTILIZAÇÃO DAS FERRAMENTAS DA

QUALIDADE PARA PROPOSTAS DE
MELHORIAS NO FUNCIONAMENTO DO
ALMOXARIFADO DE UM INSTITUTO FEDERAL.

Iago Júlio Teixeira Barbosa

teixeirabarbosa.iagojulio003@hotmail.com
Liliane Freitas dos Reis
lilianefdrr@gmail.com
Raiane Kelly de Aguiar Lima
raianekellyaguiar@gmail.com
Tálisson Davi Noberto Xavier
talissondavi91@gmail.com

Almoxarifados são setores de grande importância para as organizações já

que são responsáveis pelo abastecimento dos diversos insumos utilizados em
seus processos. O presente estudo investigou o almoxarifado de instituição
pública de ensino, desde o processo de solicitação dos materiais até a
distribuição dos mesmos, os quais englobam tanto produtos de uso comum
como de uso permanente. Através de entrevistas, coleta e tratamento de
dados, foi possível a compreensão da dinâmica do setor, bem como a
identificação dos pontos críticos de ressuprimento. O principal problema
encontrado foram atrasos significativos na reposição dos materiais de
laboratório, o que foi atribuído à falta de planejamento, ausência de
ferramentas e pessoas designadas para controle de estoque dentro do local.
Visando a solução do problema encontrado, foi utilizado o Ciclo PDCA em
conjunto com outras ferramentas da qualidade, através das quais foi possível
orientar as ações de melhoria sugeridas no estudo.

Palavras-chave: almoxarifado, Laboratório, Ferramentas da Qualidade,

Gestão da qualidade
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1. Introdução
O presente artigo trata-se de uma pesquisa realizada no almoxarifado do Instituto Federal de
Educação, Ciência e Tecnologia do Ceará – Campus Quixadá, com o intuito de compreender
o processo de funcionamento do local estudado, desde a solicitação do material por partes dos
clientes (Servidores/Alunos), processo licitatório, fiscalização e recebimento do material,
controle de estoque, armazenamento e distribuição dos mesmos.

O almoxarifado em questão trabalha com diferentes tipos de estoques, que necessitam ser
administrados para se obter o devido controle de todo o fluxo de materiais. Para isso o local
dispõe de um software que armazena os dados de entradas, saídas e quantidades dos materiais,
além de alertar quando se atinge o estoque mínimo. Em relação as saídas existe um
mostruário, contendo uma amostra para cada material de uso comum facilitando o controle de
estoque dos almoxarifes de forma mais prática e efetiva. Dessa forma é possível garantir a
eficiência do gerenciamento de estoque. Os materiais que não são armazenados no
almoxarifado, no caso os de uso especifico em laboratórios, há uma dificuldade no controle
do estoque, pois não há alerta de estoque mínimo, logo precisam aguardar uma solicitação por
parte dos professores.

Com base nos estudos que serão apresentados, identificamos que há uma dificuldade, por
parte do almoxarifado, na previsão de utilização de alguns materiais de laboratório,
ocasionando um tempo de espera elevado o qual prejudica as atividades que serão realizadas
no local. Isso se dá, principalmente, pela falta de controle por parte dos responsáveis no
processo de pedido do material, o que muitas vezes não acontece de forma prévia,
inviabilizando por sua vez a aquisição do material no momento esperado.

Buscando solucionar o problema citado utilizaremos de modelos da Gestão da Qualidade, a

qual promove um gerenciamento com eficiência e eficácia; hoje, as atividades relacionadas
com a qualidade se ampliaram e são consideradas essenciais para o sucesso estratégico
(GARVIN,2002). Nesse contexto o ciclo PDCA e as ferramentas da qualidade terão

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importância significativa para solucionar o problema identificado, tal como na elaboração e

manutenção do processo.

2. Fundamentação teórica
A pesquisa proporcionou um maior conhecimento a respeito do funcionamento do setor em
questão, logo notou-se que de acordo com as condições existentes, seria necessário o uso de
ferramentas da qualidade, com o objetivo de organizar determinados dados de modo a facilitar
na resolução dos problemas.

A gestão de estoques visa elevar o controle de custos e melhorar a qualidade dos produtos
guardados na empresa. As teorias sobre o tema normalmente ressaltam a seguinte premissa: é
possível definir uma quantidade ótima de estoque de cada componente e dos produtos da
empresa, entretanto, só é possível defini-la a partir da previsão da demanda de consumo do
produto (DIAS, 2010).

2.1. Ciclo PDCA

É um método de gerência que visa a melhoria contínua dentro de uma organização, o qual
quando aplicado corretamente, obtendo-se bons resultados há uma padronização das práticas
adotadas.

Vale ressaltar que é sempre válida a utilização de ferramentas da Gestão da Qualidade, para
que o processo de aplicação do PDCA seja realizado de forma mais efetiva.

O ciclo PDCA é composto por quatro importantes etapas, que são:

 Planejamento: Estabelecimento de metas e objetivos e, criação de métodos,
procedimentos e padrões para que os mesmos possam ser atingidos.
 Execução: Implementação do Planejamento; É de suma importância a coleta de dados
para que possam ser usados no momento da verificação, como também a realização de
treinamentos, quando necessário.

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 Verificação: Comparação entre os resultados obtidos e as metas especificadas no

planejamento através de alguma ferramenta, por exemplo.
 Ação: Consiste em padronizar o processo, em caso de bons resultados; ou quando não
as metas não são alcançadas, torna-se possível identificar as causas que influenciaram
sobre efeitos indesejados.

A natureza repetida e cíclica do melhoramento contínuo é chamada de ciclo PDCA, sendo que
este compromisso da equipe é fundamental para que esta atitude torne corriqueiro na empresa
(SLACK, 1996).

2.2. 5W1H
É um método utilizado na elaboração de um plano de ação para eliminar problemas, sendo um
formulário de perguntas de forma organizada que ajuda a identificar as ações, onde estas
ações serão realizadas, o porquê destas ações, quem irá executa-las, quando e como será a
execução das mesmas. Este método também é utilizado para que não se tenha nenhuma
duvidas nas funções e responsáveis dentro de cada processo, evitando assim o fracasso de um
dado projeto de melhorias (PEINADO E GRAEML, 2007, pg. 559).

2.3. Gráfico de pareto

O diagrama de Pareto foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que ao realizar um
estudo sobre a distribuição da riqueza em sua época detectou uma grande dispersão percentual
nesta distribuição, onde XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE
PRODUCAO Perspectivas Globais para a Engenharia de Produção Fortaleza, CE, Brasil, 13 a
16 de outubro de 2015. 5 poucas pessoas detinham de uma elevada fatia do percentual e
muitas de uma pequena fatia, sendo foi adaptada por J. M. Juran para a realidade da qualidade
(DAL’CORTIVO, 2005). Nesse sentido, Behr, Moro e Estabel (2008) destacam que esta
ferramenta consiste na identificação de situações de problemas, onde a partir da coleta de
dados e da distribuição destes por especificidades e frequência em um gráfico de barras
verticais, pode-se estabelecer quais situações necessitam de uma priorização de ação

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2.4. Folha de verificação

É uma ferramenta que consiste em monitorar o processo e registrar os dados por intermédio
de um quadro de fácil visualização e entendimento que facilite na análise e tratamento
posterior. Além disso, a sistemática da folha de verificação não segue nenhum padrão pré-
estabelecido, sendo de formato livre, no entanto, deve-se seguir as particularidades da
empresa na qual será aplicada (VASCONCELOS et al., 2009; MARIANI, 2005).

2.5. Estratificação
Uma das sete ferramentas básicas da qualidade e uma das primeiras aplicadas ao se iniciar um
estudo de controle da qualidade, a estratificação consiste na divisão de um determinado grupo
em diversos subgrupos de interesse, onde é levada em consideração no processo de divisão os
principais fatores de variação atuantes no processo, como equipamentos, mão de obra,
matéria-prima, métodos, entre outros (MACHADO, 2007).

2.6. Diagrama de causa e efeito

O diagrama de causa e efeito, também conhecido como diagrama de “espinha de peixe” ou
diagrama de Ishikawa, é uma ferramenta da qualidade utilizada com o objetivo principal de
apresentar a relação existente entre o problema a ser solucionado, denominado efeito, e os
fatores, denominado causas, do processo como um todo que podem ocasionar o problema.
Age como um guia para o diagnóstico da causa principal e para a tomada de decisão nas ações
que serão admitidas (WERKEMA, 1995, pag. 68).

2.7. Fluxograma
É uma ferramenta utilizada para representar um processo de produção sequenciado e
ordenado, através de simbologias próprias que poderá simbolizar um: início, ação e decisão.
Como o fluxograma é representado graficamente e de forma simples é possível observar
problemas no processo. Verificando com isso, se algum processo pode ser melhorado ou
modificado (MAICZUK; JÚNIOR, 2013).

3. Metodologia

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O trabalho visa aprimorar o gerenciamento dos materiais utilizados no setor de laboratório,

implantando algumas ferramentas da qualidade, designando etapas e processos a serem
seguidas, a fim de obter um controle e melhor organização, facilitar a troca de informações
com o setor de almoxarifado e, de modo principal reduzir o tempo de espera do recebimento
do material.

Inicialmente, coletamos dados sobre as entradas, que seriam os pedidos solicitados pelos
clientes (servidores e alunos) ou alertados pelo software. Afim de facilitar a identificação dos
materiais que tinham maior utilização, realizamos uma estratificação com todas as entradas
que são alimentadas pelo software e concluímos então que grande parte desses, eram
materiais de uso comum.

Também foi identificado que a demanda nos laboratórios era reduzida, além de que os
produtos solicitados eram distintos, identificações estas que foram facilitadas com a
elaboração de gráficos, os quais proporcionam melhor entendimento com relação a
quantidade de materiais pedidos por laboratório, sendo os de Física e Química que possuem
maior demanda por produtos.

4. Resultados e discussões
Com base nos estudos, identificamos que quando há necessidade de pedido, o procedimento
se dá através de um processo licitatório, no qual o setor elabora a lista de materiais e
encaminha para os setores responsáveis, até chegar a procuradoria jurídica e ser aprovado,
como indicado na figura 1:

Figura 1 - Fluxograma de Processo.

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Fonte: Os autores (2018)

No ambiente estudado são armazenados tanto produto de uso comum, que são consumidos no
dia a dia, como de uso permanente, que são uma espécie de bens do instituto, logo de uso
contínuo. O gráfico a seguir mostra a estratificação dos materiais de uso comum permitindo a
identificação dos percentuais de saída:

Gráfico 1 - Produtos de uso comum de maior saída

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Fonte: Os autores (2018)

Feita a coleta de dados através de entrevista e relatórios, foi identificado que no almoxarifado
existe um problema no tempo de espera no que diz respeito aos materiais laboratoriais, o que
se diferencia dos demais materiais de uso comum, que mesmo atingindo quantidades
superiores aos produtos de laboratório, não possuem registros de atrasos significativos, pois
quando estes são solicitados já se encontram em estoque.

A partir das análises feitas através dos processos licitatórios e notas de empenho, onde
constam quantidades, datas de pedido, datas de homologação (dia em que é definida a
empresa que ganha o processo) e datas de saídas, constatamos então que os materiais de uso
de laboratório demoram cerca de 15 a 300 dias para serem obtidos conforme o procedimento
adotado. Como mostrado na tabela abaixo:

Tabela 1 - Pedidos e chegadas dos materiais

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Fonte: Os autores (2018)

O problema em questão é impulsionado pela falta de controle quanto as solicitações dos

materiais, que por muitas vezes ocorrem de forma tardia, além de que o processo de aquisição
dos produtos possui maior complexidade, principalmente pelo fato de variarem bastante e
apresentarem algumas vezes baixas quantidades por tipo de produto.

O seguinte gráfico detalha todos os materiais pedidos para o laboratório de química a partir do
ano de 2016, materiais estes que diferem quanto ao tipo e a quantidade:

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Gráfico 2 - Produtos mais utilizados no laboratório de Química

Fonte: Os autores (2018)

O gráfico 3 mostra que no período analisado, apenas 6 (seis) materiais foram solicitados para
o laboratório de física, sendo estes em poucas quantidades:

Gráfico 3 - Produtos mais utilizados no laboratório de Física

Fonte: Os autores (2018)

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Partindo do estudo verificamos com o auxílio do diagrama de causa e feito, que o método
utilizado não era o mais adequado, devido à falta de planejamento relacionado ao uso dos
materiais, ausência de uma medida eficaz destinada ao controle de estoque e também foi
identificada a inexistência de um responsável que atuasse nessa atividade, como mostra o
diagrama abaixo:

Diagrama 01 - Diagrama de causa e efeito

Fonte: Os autores (2018)

Buscando solucionar o problema sugerimos a aplicação, nos laboratórios, de um mapeamento

e padronização de processos, no caso uma elaboração de um plano de ação, para a melhoria
do controle de armazenamento interno dos laboratórios. Utilizamos a ferramenta 5W1H como
auxilio, para elaboração desse plano de ação, como mostrado na tabela abaixo:

Tabela 2 - Plano de ação para melhor controle de estoque

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Fonte: Os autores (2018)

Também elaboramos uma folha de verificação, contendo dados referente ao estoque dos
materiais, a qual deve ser destinada aos laboratórios, para que os responsáveis possam
verificar, quando necessário, se o material a ser utilizado está disponível e na quantidade
desejada, para que quando não haja tal disponibilidade do produto, possa ser solicitado com
antecedência, diminuindo seu tempo de aquisição. Segue abaixo o modelo da folha de
verificação proposta:

Tabela 3 - Controle de estoque

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Fonte: Os autores (2018)

Utilizamos por fim o ciclo PDCA, visando boa organização dos processos desenvolvidos
dentro do ambiente estudado, por meio de etapas detalhadas e pré-definidas, objetivando a
melhoria contínua.

 Planejamento:
Reduzir o tempo de espera na aquisição dos materiais utilizados em laboratório, por meio das
ferramentas e metodologia proposta:

a) Folha de Verificação;
b) Reuniões;
c) Pessoal responsável.

 Execução:
As folhas de verificação devem estar sempre disponíveis e atualizadas no laboratório:

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a) O responsável deve ter domínio sobre a ferramenta quanto à interpretação e

manutenção dos dados;
b) O responsável deverá manter os almoxarifes e os professores informados, quanto à
solicitação de materiais próximos do estoque mínimo e quando os materiais devem ser
solicitados, respectivamente;
c) A folha de verificação deve seguir sempre um modelo, para facilitar na análise dos
dados;
d) As reuniões devem ocorrer antes do início de cada semestre.

 Verificação:
a) Verificar frequentemente o estoque mínimo;
b) Verificar ainda a efetividade das medidas adotadas.

 Ação:
Em caso de falta de material, o processo deve ser revisto, a fim de identificar a falha ocorrida.
Caso contrário deve-se estabelecer uma padronização.

Gráfico 4 - Ciclo PDCA

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Fonte: Os autores (2018)

5. Conclusão
De acordo com os estudos realizados, conclui-se que as ferramentas da qualidade, quando
utilizadas de modo coerente, auxiliam de forma ampla na resolução do problema encontrado,
desde o processo de interpretação e análise dos dados a aplicação de soluções.

Com o uso dos gráficos de Pareto, tornou-se possível uma boa identificação do
comportamento dos materiais com relação às suas saídas. Através das estratificações, que
fornece um bom detalhamento dos dados, pode-se identificar que a falta de organização e
controle, ocasionava uma certa demora no ressuprimento dos materiais de laboratório. Foi
sugerido então a aplicação de outras ferramentas, como: Plano de ação, Folha de verificação e
ciclo PDCA, os quais contribuirão não só na solução do problema, mas de forma direta no
planejamento, organização, direção e controle do processo.

REFERÊNCIAS

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