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Ficha de avaliação

UFCD: Arquivo - organização e manutenção- 25h; Código: 0653

Nome do formando:_________________________________________________________________________________________________________
Classificação: ______________________________ A Formadora: ____________________________ Data:______/_______/_______
1 – Assinale a opção correta:
1.1. – O Arquivo é:
 um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua
atividade e conservado para efeitos administrativos;
 um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, em suporte
informático, elaborados ou recebidos por organismos públicos, em função da sua atividade e
conservado para efeitos fiscais;
 o local onde é destinado à conservação de documentos desclassificados e
desordenados;
 nenhuma das opções anteriores.
1.2. – O Arquivo deve ter as seguintes funções:
 recolher e ordenar a documentação, fornecer os documentos solicitados, controlar os
atos administrativos e conservar a documentação;
 recolher a documentação, colocar os documentos sem qualquer ordem, controlar os atos
administrativos e conservar a documentação;
 Não despachar com rapidez para os diversos serviços, à medida que a documentação se
vai desatualizando;
 a conservação da documentação não obriga a equipamento adequado (armários,
ficheiros, etc.), como também não há necessidade de condições ambientais especiais.
1.3. – Quanto à organização, os Arquivos podem ser classificados como:
 centralizados e mistos;
 centralizados, descentralizados e mistos;
 centralizados e descentralizados;
 descentralizados e mistos.
1.4. – Quanto à frequência de consulta, os Arquivos podem ser classificados como:
 centralizados e semi-ativos;
 ativos, descentralizados e mistos;
 ativos, semi-ativos, inativos ou mortos;
 ativos, inativos ou mortos.
2– Assinale as seguintes afirmações com V (verdadeiro) ou F (falso).

Quanto à localização, os Arquivos podem ser centralizados ou inativos.

A documentação Interna provém de fora da organização.

A documentação Externa provém de fora da organização.

Os registos são, por exemplo, o registo de assiduidade dos


funcionários, o registo de entradas numa instalação desportiva ou o
registo de receitas de um clube.

3 - Escolha a opção (X) que melhor completa a frase: "Um Plano de Classificação é...”:
 um processo de documentos reunidos para um determinado fim;
 A organização da documentação, do geral para o particular e de forma hierarquizada,
tendo como Regras Fundamentais a Exaustividade e a Exclusividade;
 A organização da documentação, do geral para o particular e de forma hierarquizada,
tendo como Regras Fundamentais o Registo e Despacho.
4 – Escolha a opção (X) correta. Na transferência/incorporação dos documentos nos
Arquivos pode fazer-se de duas formas:
 Rececionar e analisar;
 Recolher e separar;
 Ordinária e Extraordinária;
 Tratar e Arquivar.
5 – Escolha a opção (X) correta. A codificação é...:
 Cada Dossier ter uma codificação que será a sua identificação, deverá ser simples, de
fácil atribuição e de fácil leitura;
 Sempre complexa e de difícil leitura;
6 – Escolha a opção correta (X):
 Existem formas de Recuperação e Controlo de Registos que são: a tradicional e a
automatizada;
 Não existem formas automatizadas de Recuperação de Registos.
7 – Escolha a opção (X) que melhor completa a frase: "A vida de um documento inicia-se
com a sua conservação e termina com a sua inutilização ou conservação definitiva,
estando dependente do seu valor para a organização e do objetivo com que foi criado ou
guardado,”
 Por motivos de legalidade os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em
boa ordem durante 10 anos”;
 Mantendo uma boa fechadura e acabamento colorido";
 A ventilação natural, constante e regulável".

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8 - O que é a Microfilmagem?
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9 – Complete o texto usando as palavras corretas:


São utilizadas as novas _____________ em Arquivo.
É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a ________ Palavras
Eletrónica dos Documentos – GED que tem as seguintes funções principais: Armazenamento
- ____________ de documentos; Bases
Complexidade
- ____________ de documentos;
Entrada
- ____________ de documentos; Frequência
Gestão
As principais vantagens da GED são:
Interativa
- Acesso _________ e fácil a uma gama muito mais vasta e variada Pesquisas
de informação; Rápido
Tecnologias
- Atualização mais rápida e com maior ___________ do que a Tratamento
correspondente versão de impressão;
- Maior possibilidade de sucesso devido a maior facilidade de acesso (palavras-
chave) – pesquisa ______________;
- Possibilidade de pesquisar várias ____________de dados ao mesmo tempo, de
efetuar __________ de maior ____________e mais rápida.

Bom trabalho!