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UFCD: 0368

Controle e Armazenagem de Mercadorias

50 horas

Formadora: Anabela Peixoto


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1.3.1 – Organização dos Documentos

Gestão Administrativa dos stocks

A gestão administrativa diz respeito a todo o suporte


informático destinado a dar a conhecer os níveis de
stock em armazém, assim como ao fornecimento de toda
a informação aos diversos sectores dentro da empresa
tendo em vista não só a circulação desses stocks mas
também o seu controlo.
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1.3.1 – Organização dos Documentos

A gestão administrativa de stocks envolve:

Uma gestão eficiente do processo de receção;

Um registo correto e funcional das movimentações;

Um controlo do inventário permanente;

Uma gestão eficiente do processo do reaprovisionamento;

Um controlo contabilístico dos stocks.


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1.3.1 – Organização dos Documentos


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1.3 – Organização dos Documentos

Aviamento - é a atividade de entrega do material requisitado


no local de aviamento ou o encaminhamento para o local de
utilização, em conformidade com a programação.
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1.3 – Organização dos Documentos

O aviamento das Mercadorias / Materiais

Para o aviamento dos materiais é necessário haver uma solicitação


específica (requisição) ou uma ordem de entrega (automática) associada
a um sistema de programação de operações.

Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para um estaleiro ou


para um subempreiteiro, o que poderá obrigar a operações de
embalagem específica e/ou de paletização, haverá então uma expedição.
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1.3 – Organização dos Documentos


Tipos de Aviamento

Pode considerar-se três tipos de aviamento:

Eventual - se o armazém é solicitado aleatoriamente, durante as horas normais


de funcionamento, em resultado de uma necessidade fortuita de material

Programada - Se as entregas são escalonadas pela programação de operações,


permitindo ao armazém também programar os aviamentos, com a finalidade de
entregar os materiais nos momentos certos, coordenadamente e sem interromper
o fluxo de material

Urgente - Se a solicitação do material (fortuita) visa resolver uma urgência


resultante de um problema (erro de programação, não-conformidade, ...), por
forma a não prejudicar o curso normal do fluxo de material.

Nota: Os aviamentos eventuais e urgentes devem ser minimizados, pois


normalmente são antieconómicos.
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1.3 – Organização dos Documentos

Requisições ao Armazém

As solicitações ao armazém devem ser formais, isto é,


acompanhadas de um documento próprio, a requisição ao
armazém, que este recebe para proceder ao processamento das
saídas dos materiais requisitados, que a gestão de stocks
interpreta como consumos e a contabilidade classifica como
custos.
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1.3 – Organização dos Documentos

Requisições ao Armazém

No aviamento deve o armazém verificar a correção das


requisições de materiais no que respeita às quantidades,
códigos dos materiais e, sobretudo, números de conta de
centros de custos ou de obras que, na contabilidade
industrial suportarão os custos destes materiais.
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Requisições ao Armazém

Os erros que eventualmente forem detetados, deverão ser


imediatamente corrigidos.
Observe-se que um material aviado erradamente, origina sempre
dois desvios no inventário.
Um desvio positivo na existência do item que deveria ter saído e
não saiu, e um desvio negativo naquele que foi entregue
erradamente.
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Aviamentos Programados

Nos aviamentos programados, com emissão de ordens de


entrega, devem ser ordenados os documentos que dizem
respeito a materiais a aviar proximamente, e estes devem
ser retirados dos locais de armazenagem, se possível, numa
sequência que evite perdas de tempo nos retrocessos e em
trajetos cruzados.
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1.3 – Organização dos Documentos

Processamento de Saídas

Consumados os aviamentos, os documentos que os


originaram devem ser rubricados pelos funcionários que
os satisfizeram e imediatamente processados para que a
informação de inventário esteja sempre atualizada.
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1.3 – Organização dos Documentos

A Expedição dos Materiais

Há uma expedição de material


sempre que o destino é exterior
e, portanto, há transporte de
material.
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1.3 – Organização dos Documentos

Expedição
É a atividade que assegura
as boas condições de
acondicionamento do
material durante o
transporte, assim como o
carregamento eficiente do
material no meio de
transporte utilizado.
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1.3 – Organização dos Documentos

O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de


transporte ou de uma guia de remessa (original e duplicado),
que indica o destinatário, o local convencionado para a entrega e
discrimina para cada item a quantidade expedida do respetivo
artigo.

O destinatário, ao rececionar o material, deve visar o duplicado


da guia de remessa e devolvê-lo ao emissor (expedidor).
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1.3 – Organização dos Documentos

O Saneamento de Existências

O saneamento de existências tem por objetivo a constante atualização


e adequação das existências às necessidades do processo produtivo
na ótica da maior rendibilidade.

O motivo fundamental que o justifica é a permanência nos armazéns de


material excedentário ou de monos que ocupam espaços,
representam valor e constituem encargos logísticos desnecessários que
urge liquidar.
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1.3 – Organização dos Documentos

O Saneamento de Existências

É a atividade que consiste na análise periódica dos


artigos existentes em armazém e na eliminação de
todos aqueles que revelam muito baixa rotação por
obsolescência ou inadequação às necessidades.
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1.3 – Organização dos Documentos

Como consequências vantajosas do saneamento de existências obtém-se:

Libertação de fundos empatados em material depreciado ou em existências


excedentárias que só a longo prazo poderiam ser utilizadas;

Eliminação de espaços mortos no armazém;

Redução de existências e por consequência a redução dos custos de posse;

Diminuição dos encargos administrativos e de conservação do material;

Melhoria dos resultados da exploração da empresa.


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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

A gestão material dos stocks pode estar


informatizada; neste caso, quase não precisa de
documentação, a informação está sempre
disponível.
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

No entanto, quando este serviço não está informatizado,


além dos documentos de entrada e saída, é necessário
criar um ficheiro de armazém, de forma a se poderem
registar as entradas e saídas de produtos.

Desde que se atualize sistematicamente este ficheiro é


possível saber, a qualquer momento o que existe em
armazém e em que quantidades.
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

O pessoal que trabalha no armazém desempenha


fundamentalmente duas funções, às quais
correspondem documentos específicos:
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

Receção

O armazém é informado da encomenda e


chegada das mercadorias através da Nota de
Encomenda e da Guia de Remessa.
Ficha de Armazém.
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

Entrega ou Expedição

Os documentos a utilizar são fundamentalmente a


nota de saída (ou Guia de Remessa/Transporte).
Ficha de Armazém.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação
O que é uma Guia de Transporte?

É um documento que deve acompanhar o transporte de mercadorias


(bens de circulação) em território nacional.

De acordo com a Autoridade Tributária e Aduaneira, os bens de


circulação são todos os materiais que se encontram fora dos locais
de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de
venda.

Por exemplo: mercadorias encontradas em veículos no momento de


descarga ou transbordo ou expostas para venda em feiras e mercados.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação
Qual a Validade de uma Guia de Transporte?

São válidas desde o momento da sua emissão até à finalização do


processo de entrega da mercadoria.
A comunicação das Guias de Transporte à Autoridade Tributária e
Aduaneira (AT) deve ser feita antes das mercadorias saírem para a rua.

No momento do transporte, deve circular com o código que foi atribuído a


cada documento, para apresentar em caso de fiscalização.

Estão excluídos desta obrigação o transporte dos bens provenientes de


produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultante da sua
própria produção
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Quando não é Obrigatório emitir uma Guia de Transporte?

Existem exceções previstas na lei:

Os bens de uso pessoal ou doméstico do próprio;


Os bens provenientes de retalhistas que se destinem a consumidores finais;
Os bens provenientes de produtores agrícolas transportados pelo próprio
ou por sua conta;
Os bens respeitantes a transações intracomunitárias;
Os bens respeitantes a transações com países terceiros sujeitos a um
destino aduaneiro;
Os bens que circulem por motivo de mudança de instalações do sujeito
passivo, desde que a data da sua realização seja comunicada às finanças
com pelo menos oito dias úteis de antecedência.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Como emitir uma Guia de Transporte?

A guia de transporte deve ser impressa em papel e emitida em triplicado:


original para destinatário, duplicado para efeitos de fiscalização e
triplicado para arquivo.

É possível emitir documentos de transporte utilizando uma das seguintes


formas:

Via eletrónica;
Software certificado pela AT;
Através de software criado internamente pela empresa;
Em papel através de tipografias autorizadas;
Diretamente no Portal das Finanças.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

O documento de transporte deve conter obrigatoriamente os seguintes


elementos:
- nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de
identificação fiscal do remetente dos bens;
- nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário
ou adquirente dos bens;
- número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando
este seja sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
- menção, sendo caso disso, de que o destinatário ou adquirente não é
sujeito passivo de IVA;
- designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
- locais de carga e descarga;
- data e a hora em que se inicia o transporte.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Os documentos de transporte emitidos em papel devem ainda


conter em impressão tipográfica:

- a referência à autorização ministerial relativa à tipografia que os


imprimiu;
- a respetiva numeração atribuída;
- e ainda, os elementos identificativos da tipografia, nomeadamente a
designação social, sede e número de identificação fiscal.
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação
Guia de Remessa vs Guia de Transporte

A guia de remessa indica o envio de mercadoria, enquanto que a


guia de transporte é o documento que acompanha a mercadoria
durante o seu transporte.

Desde que contenham os elementos listados no Regime de Bens


em Circulação, outros documentos podem ser utilizados como
documentos de transporte (por exemplo, faturas).
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Quais as diferenças entre uma guia de transporte, uma guia de


remessa ou outros documentos equivalentes?

Não existem diferenças de conteúdo entre a guia de transporte,


a guia de remessa ou outros documentos a elas equivalentes,
podendo ser utilizados de acordo com os usos comerciais.

Qualquer daqueles documentos será um documento de transporte


se contiver os elementos referidos no artigo 4º do Regime de Bens
em Circulação.
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

A fatura simplificada pode ser utilizada como documento de


transporte?

Não. Não dispondo dos elementos previstos no n.º 5 do artigo 36º


do CIVA, nem dos elementos obrigatórios previstos no Regime dos
Bens em Circulação para os documentos de transporte, a fatura
simplificada não pode servir como documento de transporte.
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

É obrigatório introduzir a matrícula no documento de transporte?

Não é obrigatória a referência da matrícula no documento de


transporte.

No entanto, tal menção pode constar do documento de


transporte.
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

Um Documento de Transporte pode servir para mais do que


uma viatura, se os bens não puderem ser transportados na
mesma?

Não, por cada viatura deve ser processado pelo menos um


documento de transporte.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

O que é considerado documento de transporte global?

Um documento de transporte global é um documento emitido quando


o destinatário dos bens não seja conhecido, no momento da saída
dos bens.

A emissão do documento de transporte global obriga à emissão de


um documento de entrega efetiva do bem ao destinatário ou, no caso
de saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo remetente,
o registo em documento próprio (folha de obra ou outro documento
equivalente).
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Devem ser acompanhados pelo documento de transporte:


- todos os bens em circulação em território nacional;
- que possam ser objeto de operações realizadas por sujeitos
passivos de IVA.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação
Consideram-se, para estes efeitos, bens em circulação:

- todos os bens que se encontrem fora dos locais de produção, fabrico,


transformação, exposição, dos estabelecimentos de venda por grosso e a
retalho ou de armazém de retém, por motivo de transmissão onerosa,
incluindo a troca, de transmissão gratuita, de devolução, de afetação a uso
próprio, de entrega à experiência ou para fins de demonstração, ou de
incorporação em prestações de serviços, de remessa à consignação ou de
simples transferência;
- os bens encontrados em veículos nos atos de descarga ou transbordo,
mesmo quando tenham lugar no interior dos estabelecimentos comerciais,
lojas, armazéns ou recintos fechados, que não sejam casa de habitação;
- os bens expostos para venda em feiras e mercados.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

A fatura pode ser utilizada como documento de transporte?

Sim, a fatura pode ser utilizada como documento de transporte,


desde que contenha os elementos referidos no n.º 5 do artigo
36.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado e, ainda,
a indicação dos locais de carga e descarga, referidos como tais,
e a data e hora em que se inicia o transporte.

Sendo utilizada como documento de transporte, a fatura deve ser


impressa em triplicado.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação
- As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os
seguintes elementos: (Redacção do D.L. nº 197/2012, de 24 de Agosto, com
entrada em vigor em 1 de Janeiro de 2013)

a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do


fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente
sujeito passivo do imposto, bem como os correspondentes números de
identificação fiscal; (Redação dada pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de
fevereiro)

b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços


prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da
taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser
objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a
sua devolução;
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1.3 – Organização dos Documentos


- As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os
seguintes elementos: (Redacção do D.L. nº 197/2012, de 24 de Agosto, com
entrada em vigor em 1 de Janeiro de 2013)

c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os


serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à
realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

No caso de a operação ou operações às quais se reporta a fatura compreenderem


bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos
mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo
a taxa aplicável.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Quais os sujeitos passivos que se encontram obrigados a comunicar


os elementos dos documentos de transporte, por transmissão
eletrónica da dados?

São obrigados a utilizar a comunicação, por transmissão eletrónica


de dados, os sujeitos passivos que:
- se encontrem obrigados a utilizar, exclusivamente, programas
informáticos de faturação que tenham sido objeto de prévia
certificação pela AT; ou
- emitam os documentos de transporte através de sistemas
informáticos.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

A comunicação por transmissão eletrónica de dados pode ser efetuada:

- por transmissão eletrónica em tempo real, integrada em programa informático,


utilizando o Webservice disponibilizado pela Autoridade Tributária e Aduaneira
(AT); ou
- através do envio de ficheiro exportado pelo programa informático de emissão,
recorrendo à aplicação de envio de dados disponibilizada no Portal das Finanças
na Internet (www.portaldasfinancas.gov.pt); ou
- através da emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Estão obrigados à comunicação dos elementos dos


documentos de transporte os sujeitos passivos que, no
período de tributação anterior, para efeitos dos impostos
sobre o rendimento, tenham um volume de negócios
superior a € 100 000.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Quais os documentos de transporte que se encontram


excluídos da obrigação de comunicação?

Encontram-se excluídos da obrigação de comunicação


os elementos dos documentos de transporte em que o
destinatário ou adquirente seja consumidor final.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação

Ficha de armazém

Documento que serve para registar a entrada e saída de


um produto, bem como permite conhecer, a qualquer
momento, as quantidades e o preço desse produto.
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação
Exemplo:
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1.3 – Organização dos Documentos

Documentação

Os registos de entradas e saídas efetuam-se


nestas fichas através dos seguintes documentos:
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação
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1.3 – Organização dos Documentos


Documentação
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1.3 – Organização dos Documentos

Sistemas de Inventário

Sistema de Inventário permanente

Sistema de Inventário intermitente


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1.3 – Organização dos Documentos

Sistemas de Inventário

Sistema de Inventário permanente – este sistema permite


determinar permanentemente o valor dos “Stocks” armazenados e
apurar os resultados obtidos na venda ou produção.
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1.3 – Organização dos Documentos


Características Sistema de Inventário Permanente

Permite conhecer, a todo o momento, o valor das existências em


armazém e, consequentemente, o custo das mercadorias vendidas.

Para que tal seja possível, é necessário que todas as entradas e saídas
de armazém sejam diariamente registadas aos respetivos custos.
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1.3 – Organização dos Documentos


Vantagens do sistema de inventário Permanente:

• Conhecer a margem bruta obtida em cada venda, pois para cada venda regista-
se o custo e o proveito;

• O saldo final da conta Mercadorias corresponde ao valor das mercadorias em


armazém, avaliadas ao preço de custo, pois as entradas e saídas são sempre
registadas ao preço de custo;

• O Custo das mercadorias vendidas durante o exercício é fornecido pelo saldo da


conta de Custo das mercadorias vendidas;
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1.3 – Organização dos Documentos


Vantagens do sistema de inventário Permanente:

• A margem bruta das vendas obtém-se por diferença entre os saldos das contas
de Vendas e de Custo das mercadorias vendidas, após a sua transferência para a
conta de Resultados operacionais. No final do exercício estas contas ficam saldadas;

• A conta de Compras permite-nos saber a cada momento o valor das compras de


mercadorias, de matérias-primas ou de matérias subsidiarias. No final do exercício
esta conta fica saldada.
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1.3 – Organização dos Documentos

Utilizando o sistema de inventário permanente, a qualquer


momento a empresa conhece o valor das mercadorias que
possui em armazém, recorrendo à equação:
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1.3 – Organização dos Documentos

Sistema de Inventário intermitente

Características:

Utilizando este sistema de movimentação das mercadorias, só


periodicamente (em regra no fim do exercício económico) se conhece
o valor das mercadorias em armazém por inventário direto, e só
depois é possível determinar o custo global das saídas durante o período.

É este o processo mais utilizado pelas empresas.


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1.3 – Organização dos Documentos

No inventário intermitente o custo das mercadorias vendidas só se


determina após inventário físico recorrendo à equação:
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1.3 – Organização dos Documentos

Em Conclusão:

• Em Inventário permanente existem tantos registos de Custo das


mercadorias vendidas quanto de saídas.

• Em Inventário intermitente só no final do exercício económico é


que se determina e regista o Custo das mercadorias vendidas.
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1.3 – Organização dos Documentos

Critérios Valorimétricos das Existências / Inventários

Existem vários métodos, sistemas ou simplesmente critérios


para valorizar as existências, podemos assim ter:

❑ FIFO (first in first out),


❑ LIFO (last in first out),
❑ CMP (custo médio ponderado).
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1.3 – Organização dos Documentos

Critérios Valorimétricos das Existências / Inventários

A fórmula geral dos diferentes métodos de custeio das


existências é:

Existências Iniciais + compras ou produção = saídas ou


consumos+ existências finais
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1.3 – Organização dos Documentos

Custo médio – Neste método as mercadorias são valorizadas ao


preço médio ponderado segundo as quantidades.

O custo médio calcula-se após cada entrada em armazém,


adicionando ao valor das quantidades existentes o das quantidades
entradas e dividindo-o pelas quantidades totais.

Utilizando este custeio, quer as saídas, quer os stocks, são


valorizados ao custo médio das entradas.
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1.3 – Organização dos Documentos

FIFO (primeiro a entrar é o primeiro a sair)

Primeiro saem os lotes mais antigos aos respetivos preços.


Este método permite que a existência seja valorizada ao último ou últimos
preços de aquisição, que normalmente são mais elevados, enquanto que
as saídas de armazém são valorizadas aos preços mais antigos, o que
origina uma sobreavaliação dos lucros.

Se, no entanto, os preços baixarem, as saídas de armazém são avaliadas


a preços mais elevados que os preços de mercado, e as existências
valorizadas a preços mais baixos, o que origina uma subavaliação do
lucro.
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1.3 – Organização dos Documentos

LIFO (último a entrar é o primeiro a sair)

As últimas mercadorias a entrar são as primeiras a sair.


Assim, as saídas são valorizadas a preços mais elevados e os stocks a
preços mais baixos (preços mais antigos); deste modo, o lucro apurado
no exercício é inferior.

Se os preços baixarem, as saídas são valorizadas a preços mais


baixos, enquanto que as existências são valorizadas a preços mais
elevados; há, assim uma sobreavaliação do lucro.
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1.3 – Organização dos Documentos

Fichas de armazém

Data Descrição Entradas Saídas Existências

Quant. Preço Valor Quant. Preço Valor Quant. Preço Valor


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1.3 – Organização dos Documentos

Fichas de armazém

Dado que a aquisição de cada lote é diferente do anterior, aparece o


mesmo produto com vários preços de entrada. Para se determinar o
preço de saída, pode seguir-se um dos seguintes métodos de
custeio das saídas: Custo médio; FIFO ou LIFO.
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1.3 – Organização dos Documentos


Fichas de armazém
Exercício:
1. Preencha as Fichas de Armazém, considerando os seguintes dados para o
produto Y, considerando o critério valorimétrico FIFO.

Na data 30/10/2020: Existências em armazém: 10 unidades, valorizadas a


50,00€.
No dia 1/11/2020: Aquisição de 18 unidades ao custo 5,50€/cada.
No dia 2/11/2020: Venda de 14 unidades.
No dia 3/11/2020: Devolução de 3 unidades que se encontravam fora da
validade.
No dia 4/11/2020: Saída de 1 unidade para consumo próprio.
No dia 5/11/2020: Aquisição de 16 unidades a 6,00€/cada.
No dia 6/11/2020: Venda de 8 unidades.
No dia 7/11/2020: Quebra de 2 unidade.
No dia 8/11/2020: Aquisição de 10 unidades a 6,50€ cada unidade.
No dia 9/11/2020: Venda de 4 unidades.
No dia 10/11/2020: Venda de 16 unidades.
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1.3 – Organização dos Documentos

DOCUMENTOS DE FATURAÇÃO

Fatura, Fatura Recibo, Venda a Dinheiro

Uma fatura é um documento que deve ser emitido sempre que se adquire um
bem ou serviço, mesmo que esta não seja solicitada pelo cliente. Na prática,
o ato de comprar um produto ou de contratar um determinado serviço deve
dar origem à emissão de uma fatura. Por exemplo, na compra de um
computador ou na contratação de serviços de marketing, cabe ao fornecedor
ou prestador de serviços emitir um documento comprovativo da compra.
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1.3 – Organização dos Documentos

Que elementos devem conter as faturas?

As faturas (ou documentos equivalentes) devem ter elementos que


permitam a inequívoca caraterização da relação comercial perante a
Autoridade Tributária.

Uma fatura é um documento obrigatório que discrimina uma transação


entre uma empresa e um cliente, e serve como comprovativo de compra.
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1.3 – Organização dos Documentos

DOCUMENTOS DE FATURAÇÃO

Com base no Regime dos Bens em Circulação, uma fatura


deve ser emitida através de um programa de faturação
certificado ou em impressos tipográficos (faturas manuais)
autorizados pela Autoridade Tributária e Aduaneira e deve
ter a seguinte informação:
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1.3 – Organização dos Documentos


DOCUMENTOS DE FATURAÇÃO

• Número da fatura, sequencialmente numerada.


• Nome ou nomenclatura social do fornecedor de bens ou prestador de
serviços;
• Nif do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
• Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
• Nif do destinatário de bens ou serviços;
• Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
• Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
• Taxas aplicáveis;
• Montante de IVA liquidado;
• Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
• Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços
foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da
fatura.
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1.3 – Organização dos Documentos


Recibo

Um recibo é um comprovativo de pagamento com validade fiscal.


Quando se emite um recibo comprova-se que se recebeu o valor total do
produto ou serviço adquirido.
Serve também de prova ao cliente de que este pagou a totalidade do valor.
Por exemplo, ao receber o pagamento da compra de um jornal a papelaria
deverá emitir a fatura e o recibo (muitas vezes emitido automaticamente) ou
um documento que agregue ambos - Fatura-Recibo.
Também é possível emitir a fatura e, posteriormente, recibos à medida que o
cliente for efetuando pagamentos.
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1.3 – Organização dos Documentos


Por norma, um Recibo deverá ter os seguintes elementos:

Data da transação;
Dados do comerciante: nome, morada e identificação fiscal;
Dados do cliente: nome, morada e identificação fiscal
(facultativo);
Descrição dos produtos e/ou serviços faturados: quantidades,
preço sem imposto, taxas de IVA e valor total.
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1.3 – Organização dos Documentos


Qual a diferença entre Fatura e Fatura-Recibo?

A Fatura é o documento descritivo da compra efetuada: data, dados do


comerciante e do cliente, produtos e/ou serviços, taxas de IVA e valores.

O Recibo é o documento que comprova que o cliente pagou a totalidade


dos produtos ou dos serviços adquiridos.

A Fatura-Recibo agrega os dois documentos referidos anteriormente.

Esta só pode ser emitida quando a data da fatura e a data de pagamento


coincidem.
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1.3 – Organização dos Documentos


O que é uma nota de crédito e quando se usa?

A Nota de Crédito é um documento legal de retificação que corrige uma


fatura, anulando-a parcialmente ou na totalidade.

Emite-se sempre que há necessidade de retificar uma fatura original, e


ainda pode servir para dar crédito ao cliente (alínea 7 do artigo 29º do
CIVA).

As situações que exigem retificação são várias, desde a inclusão de dados


após a emissão da fatura, devolução de produtos, erros no preenchimento
ou outras situações mais delicadas.
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1.3 – Organização dos Documentos


Quando se deve emitir uma nota de crédito?

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) aconselha a emissão de uma


nota de crédito nas situações seguintes:

• Erro no preenchimento da fatura: deve ser emitida uma nota de


crédito na totalidade do valor da fatura, anulando-a, e emitindo nova fatura
com os dados corretos. Exemplo: É emitida uma fatura sem NIF, mas
posteriormente o cliente solicita a inclusão deste.
• Trocas de Produtos: deve emitir-se uma nota de crédito referente aos
produtos a trocar, e emitir nova fatura referente a esses mesmos. Exemplo:
Um cliente solicita a troca de uma peça de roupa porque não é do tamanho
adequado.
• Devoluções: deve ser emitida uma nota de crédito no valor dos
produtos devolvidos. Exemplo: O cliente adquire produtos com a respetiva
fatura, e procede à devolução.
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1.3 – Organização dos Documentos


O que deve constar de uma nota de crédito?

A nota de crédito deve conter certos elementos e informações para que seja
válida:
• Data de emissão;
• Dados do comerciante;
• Dados do cliente (facultativo);
• Referência ao número da fatura que está a retificar (alínea 6 do artigo
36º do CIVA);
• Motivo da retificação (devolução de produto, troca, inclusão de NIF,
nome ou outro dado na fatura).
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1.3 – Organização dos Documentos

As notas de crédito só são necessárias no caso de já


ter enviado a fatura ao cliente, e de este já a ter
registado para efeitos contabilísticos. No caso de se ter
enganado na fatura, por exemplo, e não a ter enviado
ainda, pode simplesmente anulá-la e emitir uma nova.
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1.3 – Organização dos Documentos

Qual o impacto fiscal das notas de crédito?

Uma nota de crédito, tal como uma fatura, tem IVA


associado.
Assim, esta terá um impacto fiscal, na contabilidade da
empresa e do consumidor.
Imagine que emite uma fatura a um cliente: terá de entregar
o IVA pago pelo cliente ao estado; se o cliente fizer a
devolução do artigo, poderá recuperar esse IVA.
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1.3 – Organização dos Documentos


Vamos tomar o exemplo de regularização de faturas
(e correspondente IVA) já registadas.

Se da correção resultar imposto a favor do sujeito passivo (o


vendedor liquidou IVA “a mais”), a retificação do IVA é facultativa e
pode apenas ser feita no prazo de dois anos.

Se, por outro lado, resultar imposto a favor do estado (o vendedor


liquidou IVA “a menos”, devendo IVA ao estado), a retificação do
IVA é obrigatória, e deve ser efetuada sem penalidade até ao final
do período seguinte àquele que respeita a fatura.
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1.3 – Organização dos Documentos

O cliente tem de ter conhecimento da regularização, ou nota


de crédito, e a empresa tem que ter provas disto (alínea 5 do
artigo 78º do CIVA).
Contam para efeitos de prova qualquer meio de comunicação
escrita – carta, ofício, fax, email – com referência expressa ao
conhecimento da retificação do IVA, nota de devolução com
menção à regularização do IVA, ou fotocópia da nota de crédito
após assinatura e carimbo do adquirente.
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1.3 – Organização dos Documentos


As notas de crédito e débito são documentos
retificativos de fatura, podem ser emitidos pelos
sujeitos passivos adquirentes dos bens ou
destinatários dos serviços, desde que
observados os seguintes requisitos:

1. Sejam processados em cumprimento do


disposto no artigo 29º nº 7 do CIVA, ou seja,
quando o valor tributável de uma operação ou
imposto correspondente sejam alterados por
qualquer motivo, incluindo inexatidão;
2. Resultem de acordo entre os sujeitos
passivos intervenientes, fornecedor de bens ou
prestador dos serviços e adquirente ou
destinatários dos serviços;
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1.3 – Organização dos Documentos


QUE TIPOS DE DOCUMENTOS RETIFICATIVOS PODEM SER
EMITIDOS?
• Notas de crédito;
• Notas de débito;
• Guias ou notas de devolução.

QUAIS AS OBRIGAÇÕES NA EMISSÃO DE DOCUMENTOS


RETIFICATIVOS?
• Referência à fatura a que respeita;
• Indicação dos campos que foram alterados;
• Proibição de anular, através da emissão de nova fatura.
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1.3 – Organização dos Documentos


Consultar:
Portal das finanças
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Questões Frequentes

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