INTRODUCGAO aS SESS E. cororistonaento nto s80 sinénites. Na realidade, compras refere-se a um conjunto de actuagées iniciadas pela identificagéo de uma necessidade e compreendem, normalmente, a seleccdo de um ou mais fornecedores, negociacdo de preco e de restantes condicdes de venda. Por outro lado, o aprovisionamento pode ou ndo incluir a actuacao de compra, age na gestao administrativa, de material e de encomenda dos stocks, na recep¢éo e armazenamento dos produtos, etc. Actualmente, © aprovisionamento, com a sua sub- componente compras, & considerado um sector fulcral da actividade comercial, sendo, quase sempre, decisivo relativamente aos resultados finais, uma vez que é sempre facil vender bem o que foi bem comprado. As ligagées funcionais do aprovisionamento (ou compras, como & conhecido no ramo) com os outros departamentos ou sectores da empresa, séo variadas e, quando eficazes numa éptica de marketing integrado, optimizam a rentabilidade da empresa. 1 AS FASES DA COMPRA esde a deteccdo da necessidade que origina um processo de compra, até recepcéo da merca- doria, toda a operagéo decorre numa sucessdo de etapas que tém senpre que ser percorridas, quer sejam simples, ou extensas. Essas etapas sao basicamente trés: 19, A fase da pré-compra que comporta toda a preparacéo da compra e o estudo do mercado fornecedor. 2°. A compra proprianente dita, que inclui una sucessdo de actuagdes que séo, basicamente: © a seleccdo da base de fornecedoress © a consulta; © a andlise comparativa das propostas; © a seleccéo das ofertas consideradas mais vantajosas; © a negociacdo com os fornecedores seleccionadi * a decisdo final sobre 0 fornecedor e as condigoes de fornecimentos * 0 estabelecimento de um contrato. 3°. 0 aconpanhanento e controlo da compra contratada, especialmente nos seguintes aspectos: * recepcdo qualitativa, quantitativa e documental; * controlo dos prazos de entrega e da validade dos produtoss * controle da facturacao.1 AS FASES DA COMPRA 1.1 A PRE-COMPRA A pré-compra reporta a toda a fase que antecede a seleccdo da base de fornecedores e tem essencialmente duas componentes: a primeira Clarifica dentro da prépria empresa a necessidade a satisfazer e a segunda, externa, baliza o mercado | fornecedor onde essa necessidade pode ser satisfeita. 1.1.1 0 estudo da necessidade interna A compra a efectuar vai reflectir, néo somente @ satisfacdo de uma necessidade, mas os paranetros que definem essa necessidade em termos de quantidade, preco, qualidade e prazo de entrega. De uma maneira geral, a definicdo desses Parametros passa por respostas a perguntas do género: * Quais os limites qualitativos do produto, da embalagem e prazos de validade? * Que quantidades se pretendem comprar, a que ritmo e durante quanto tempo? ¢ (al a tolerdncia aceitavel dos prazos de entrega? oa igbes em temos do espaco de armazenanento € se houver, quais? * Ha limitacdes financeiras em relacdo a eventuais 2x Ee SCRE 4 AS FASES DA COMPRA acordos relativos a prazos de pagamentos ou montante total a pagar? * Quais as variantes de prego de compra por unidade aceitaveis? © E uma compra sigilosa ou nao? * A entrega deveré ser feita num Gnico local ou em varios? * 0 produto implica responsabilidades subjacentes como prazo de garantia, pecas de substituicao,etc.? Assim, e na posse de todos os dados da questao, © comprador deve procurar estabelecer a importancia relativa dos diferentes aspectos a ponderar de forma a mais tarde, poder analisar comparativamente os diferentes fornecedores, bem como, estabelecer as cléusulas contratuais necessarias. Por exemplo, néo podendo corresponder simultaneamente as exigéncias de qualidade e preco, o comprador deve saber 0 que & prioritério. 1.1.2 0 mercado fornecedor Procurando detectar o mercado fornecedor conprador deveré fazer um levantamento sistematico das empresas existentes, recorrendo, conforme 0 maior ou menor grau de sofisticacgo da sua propria estrutura, desde o tempo de que dispoem, da importancia da compra a efectuar e da sua propria gS1 AS FASES DA COMPRA autonomia, até as estruturas que eventualmente The possam fornecer tais informacées nomeadamente: Associagdes comerciais/industriais * Empresas de informacao comercial © Publicagdes do ramo * Instituigées de apoio, coordenacéo ou propaganda do sector Nos casos em que 0 produto a conprar jé tem "histo- rico" na empresa, 0 corprador deve fazer um levantanento tao exaustivo quanto possivel dos fornecedores in- tervenientes, procurando detectar quantidades (poden ser usadas como argunento de negociacio), falhas de Cumprimento de prazos, falhas quantitativas ow qualitativas nas entregas, erros de facturagio, etc., que sirvam para fundanentar melhor as opgdes a tomar. 1.1.3. A andlise das empresas fornecedoras E sempre vantajoso, especialmente no caso de conpras ‘importantes, ter un bom conhecimento da empresa forne- cedora, para alén do eventual contacto com o vendedor. Conhecer as suas instalagées, 0s seus equipanentos, a sua estrutura de distribuigéo e mesmo alguns dos seus quadros, permite inferir a qualidade global da enpresa, a qual deve ser tonada em linha de conta na deciséo final do produto a comprar. 2 eer SE TELESIS 1 AS FASES DA COMPRA 1.2 AS FASES DA COMPRA PROPRIAMENTE DITA 1.2.1 A consulta Designa-se por consulta a sondagem das empresas fornecedoras, recolhendo, organizando e sistenatizando as informagées _transmitidas. Existem no entanto, algunas opcbes que séo necessarias tomar relativamente a: Tipos de fornecedores @ contactar (fabricantes, grossistas, etc.) Distribuigéo geografica dos eventuais fornecedores Forma de consulta (carta, telefone, fax, entrevista, Internet) Contetdo da consulta (gana de itens a cobrir) Estas opées decorrem, evidentemente, dos dados que originaram a consulta e outros factores, nomeadanente: + maior ou menor prazo da exigéncia da compra; * especificidade técnica do produto a comprar; © condicionalismos geograficos, econémicos ou outros. E evidente que a resposta @ consulta por parte do fornecedor representa, de certa forma, um compranisso relativanente a condicdes de qualidade, preco, entrega, etc.1 AS FASES DA COMPRA 2 STE REE De uma maneira geral, os elementos a solicitar numa consulta devem abranger: as especificagdes técnicas do produto a fomecer com limitagdes qualitativas ou outras; aS caracterfsticas relativanente a pesos, volumes, embalagens, etc.; a solicitacdo de precos da forma mais espectfica possivel e en todas as opcGes que possam ser consi- deradas (relativamente aos produtos, as enbalagens, aos locais de entrega, etc.) © prazo de garantia, condigoes de assisténcia, fornecimento de acessérios, etc. E obvio que, quanto maior for o prazo que 0 comprador tiver para sondar o mercado e negociar a melhor opcao de compra, maiores possibilidades teré de conseguir uma boa compra. E como desse sucesso advém a avaliacao do comprador como profissional, este pressuposto deve ser Tevado em conta (com o necessario bom senso), mesmo quando sujeito 4 pressio das urgéncias da légica empresarial. 1.2.2 A andlise comparativa das propostas Precedendo a negociaco, a andlise comparativa das Propostas, por poder ser muito diversificada em relacdo a diferentes factores, ca logo a partida a Classificagéo em dois aspectos: 2 eS ESTEE, 1 AS FASES DA COMPRA + 0 estabelecimento de limites (de qualidade, precos, ccondigées de pagamento, quantidades, prazos de entre- ga e outros) que por néo seren aceitaveis eliminan a proposta. © peso ponderado comparativo dos diferentes factores de forma a poder hierarquizar as diferentes propostas na sua globalidade. Entre os factores aos quais @ necessdrio atribuii uma valorizacao ponderada estao: © Qualidade do produto * Preco com todas as suas variantes de descontos * Prazos de entrega © Condigdes de pagamento + Condicdes de garantia, assisténcia técnica, etc * Credibitidade da empresa fornecedora (com especial ‘importéncia quando se pretendem estabelecer relacdes comerciais a prazo) 1.2.3 A seleccao A seleccéo, complenentar da andlise conparativa da Proposta, decide-se por dois ou trés fornecedores que sero abordados para se passar a fase de negociacdo. Convén no entanto manter presentes alguns factores do mundo enpresarial, noneadanente: + E mais facil negociar pregos e prazos de paganento do que qualidade e prazos de entrega (por serem1 AS FASES DA COMPRA inerentes ao produto e a empresa). As negociagdes so sempre confidenciais. A fuga de informagdo para a concorréy gera falta de credibilidade do negociador e ocasionara prejuizos futuros. Por vezes 6 posstvel negociar condigées diferentes das propostas pelo fornecedor (enbalagem, entregas repartidas, condig6es promocionais, cooperagéo em accbes de marketing, etc.). 1.2.4 A negociacao Consultar a Parte IIT deste manual. 1.2.5 A escolha da empresa fornecedora Apés a obtencdo de um acordo, a opcéo esté tomada. No entanto, em casos de compra a prazo ou em grandes quantidades, convém, por vezes considerar a hipétese de colocar una parte da compra num segundo fornecedor, de modo a manter aberta uma “ameaga" concorrencial, e a nao colocar a nossa empresa sob 0 risco de dependéncia de um Gnico fornecedor. Dentro da mesma légica, para uma gana de diferentes produtos, embora possa haver vantagens ocasionais na conpactagéo de um Gnico fornecedor, devem-se colocar reservas a essa solucdo, sendo preferfvel, ter varios fornecedores. 1 AS FASES DA COMPRA 1.2.6 0 contrato de compra 0 contrato de compra deverd ser elaborado, sempre que possivel, por espec' + De realcar, no entanto, alguns pri ser objectivo em todas as quantificacées; evitar omisséess ndo utilizar terminologia anbigua; recorrer, sempre que for caso disso, as normas e regulanentes nacionais; ar estatisticas, dados econ6micos e indices oficiais; respeitar 0 cédigo conerci especificar as condigdes econdmicas e técnicas de maneira objectivas Prevenir no contrato, de modo objectivo, todas as eventuais situacées decorrentes da compra, néo aceitando eventuais mal-entendidos; estudar todas as possiveis consequéncias das cléu- sulas incluidas pela entidade fornecedora, nomea~ damente qualquer uma que reveja as condigées do contrato; formalizar a recepcéo de mercadorias. 1.3. 0 CONTROLO DE EXECUGAO DO CONTRATO Qualquer contrato pressupe um jogo de obrigacées mituas que, quando ndo cunpridas parcial ou totalmente1 AS FASES DA COMPRA por um dos Tados, implica penalizagées clausuladas no proprio contrato ou a cessagéo das obrigacoes contratuais da outra parte. As clausulas de um contrato podem cobrir indmeros aspectos © detalhes. Entre outros assuntos reportam- se nornalmente: * & qualidade, tipo, referéncias, etc. da mercadoria a entregars aS quantidades a entregar; as datas e locais de entregas ao transporte das mercadori: aos precos; as enbalagens de transporte, venda , etc.; & rotwlagem, etiquetagem, etc.; aos prazos de validade de mercadorias; as eventuais garanti: & eventual assisténcia técnica; aos documentos que acompanham a mercadoria (seguro, certificados de origem, certificados de qualidade, etc.). Deste modo, 0 servigo de conpras (ou quando for caso disso, de aprovisionamento), tem de montar um sistema de controlo de execugéo de contratos por forma a que ndo exista qualquer falha da sua parte e a detectar em devido tempo falhas da empresa fornecedora. Neste caso, consoante a gravidade, 1 AS FASES DA COMPRA Ne procurar-se-é, conjuntamente com 0 fornecedor, solugies de compromisso, ou accionar-se-a as penalizacées previstas. Neste contexto os prazos de entrega da mercadoria assumen frequentenente enorme importancia por poderem colocar em causa stocks e vendas. Para o conprador, no entanto, tanbén os prazos de paganento ao fornecedor podem ter influéncia acrescentada pois poden melhorar ou piorar a capacidade de negociacéo em futuras conversacoes. 1.3.1 A verificagéo de facturas A verificacdo de facturas, sendo feita com base no contrato ou acordo estabelecido com o fornecedor, & frequentemente una tarefa do sector administrativo- financeiro da enpresa. Normalmente verifica-se: * se as quantidades e qualidades (modelos, referén- cias, enbalagens, etc.) recepcionados corresponden aos mencionados na factura; Se 0S pregos e restantes condigées afins (descontos, etc.) corresponden ao acordados se 0 pagamento solicitado corresponde ao prazo estipulado. Caso tudo se encontre de acordo com o indicado pelo servigo de compras, a factura segue entdéo para a contabilidade a fim de ser colocada a pagamento. a