Auxiliar de Escritório

AUXILIAR DE
ESCRITÓRIO
O BOM ALUNO DE CURSO À DISTÂNCIA
NUNCA BUSCA COMPLEMENTAR SUA

ESQUECE FORMAÇÃO,
que o objetivo buscando novas informações e
central é aprender o leituras extras, e quando necessário
conteúdo, e não apenas terminar procurando executar atividades práticas que não
o curso. Qualquer um termina, são possíveis de serem feitas durante as aulas.
só os determinados aprendem! (Ex.: uso de softwares aprendidos).
LÊ CADA TRECHO ENTENDE QUE A APRENDIZAGEM

do conteúdo com não se faz apenas no momento em
atenção redobrada, que está realizando o curso, mas sim
não se deixando durante todo o dia. Ficar atento às
dominar pela pressa. coisas que estão à sua volta permite encontrar
elementos para reforçar o aprendizado.
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O BOM ALUNO DE CURSO À DISTÂNCIA
SABE QUE AS ATIVIDADES PROPOSTAS

são fundamentais para o entendimento do conteúdo e não realizá-las é deixar de
aproveitar todo o potencial daquele momento de aprendizagem.
CRITICA O QUE ESTÁ APRENDENDO

verificando sempre a aplicação do conteúdo no dia-a-dia. O aprendizado só tem sentido
quando pode efetivamente ser colocado em prática.
EXPLORA PROFUNDAMENTE
as ilustrações disponíveis, pois sabe que elas têm uma função bem mais importante que
embelezar o texto, são fundamentais para exemplificar e melhorar o entendimento sobre
o conteúdo.
APROVEITE O SEU APRENDIZADO

tenha iniciativa para mergulhar a fundo nos assuntos das aulas, Aprender é Progredir.
O objetivo do ensino é um só: mudar alguma coisa em você.
www.inead.com.br 3
AUXILIAR DE ESCRITÓRIO
.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br

m.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
w.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
ww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
Auxiliar de escritório
www.inead.com.br www.inead.com.br é o nome dado para
www.inead.com.br a profissão cuja www.inead.com.br
www.inead.com.br ww
.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
principal função é dar
m.br www.inead.com.br www.inead.com.br suporte em tarefaswww.inead.com.br
www.inead.com.br rotineiras de www.inead.com.br
www.inead.com.br
com.br www.inead.com.brescritório, www.inead.com.br
tais como realizar www.inead.com.br
contatos empresariais, organizar www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
reuniõeswww.inead.com.br
ead.com.br www.inead.com.br e tarefas, redigir documentos diversos, administrar
www.inead.com.br o
www.inead.com.br www.inead.com
www.inead.com.br
.inead.com.br www.inead.com.br estoque www.inead.com.br
de materiais de escritório, www.inead.com.br
entre outras www.inead.co
responsabilidades.
O Curso visa capacitar
www.inead.com.br www.inead.com.br os alunos para www.inead.com.br
www.inead.com.br que desempenhem tal www.inead.com.br www.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
função com eficiência e sabedoria. www.inead.com.br ww
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 4
1
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

Descrição
w.inead.com.br do Cargo: Executarwww.inead.com.br
www.inead.com.br serviços de apoio nas áreas de
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
ww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
recursos humanos, administração, finanças e logística; atendem www.inead.com.br www.inea
fornecedores www.inead.com.br
www.inead.com.br e clientes, fornecendo e recebendo informações
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
sobre produtos e serviços; tratar de documentos www.inead.com.br
variados, www.inead.com.br www.inead.com.br ww
.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
cumprindo todo o procedimento
m.br www.inead.com.br necessário
www.inead.com.br referente aos www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br mesmos;
preparar relatórios
d.com.br www.inead.com.br e planilhas; executar
www.inead.com.br serviços
ead.com.br www.inead.com.br
gerais de escritório. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
Há muito boas
www.inead.com.br perspectivas parawww.inead.com.br
www.inead.com.br o futuro desta profissão. A
www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
demanda destes profissionais depende da situação da economia
www.inead.com.br www.inead.com.br www.
do país, da reestruturação
www.inead.com.br das empresas,
www.inead.com.br do tamanho das www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br w
m.br www.inead.com.br www.inead.com.br
empresas e sua carga de trabalho. Encontramwww.inead.com.br
trabalho em www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br vários tipos de empresas.
www.inead.com.br 6
2
APRESENTAÇÃO PESSOAL

Item de extrema importânciawww.inead.com.br www.inead.com.br
para que pretendewww.inead.com.br
exercer a www.inead.com.br www.inead.com
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
profissãowww.inead.com.br
w.inead.com.br de auxiliar de escritório, a apresentação www.inead.com.br
www.inead.com.br pessoal. Nada www.inead.com.br www.inead.
ww.inead.com.br www.inead.com.br
mais lamentável www.inead.com.br
do que você serwww.inead.com.br www.inead.com.br
atendido por uma pessoa toda www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
rasgada, suja, com mau cheiro, despenteada, que não sabe se
portar, sem qualquer
.br www.inead.com.br postura.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
d.com.brÉ exatamente aí que entra
a etiqueta profissional
www.inead.com.br e pessoal, www.inead.com.br www.inead.com.br
como você
.inead.com.br se comporta, como
www.inead.com.br é a sua postura profissional
www.inead.com.br e
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
w.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
pessoal, a sua maneiro de se portar, se vestir, receber as www.inead.com.br www.inead.
pessoas, de falar
www.inead.com.br ao telefone. A etiqueta
www.inead.com.br é nada menos
www.inead.com.br que o
bom uso do bomwww.inead.com.br www.inead.com.br
senso e dos bons modos. www.inead.com.br www.inead.com.br www.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
com.br CUIDADO COM A IMAGEM
d.com.br A primeira
ead.com.br imagem é a que
www.inead.com.br fica quantas vezeswww.inead.com.br
www.inead.com.br já ouvimos essa www.inead.com.br www.inead.com
www.inead.com.br
expressão, e ela faz sentido em nossas vidas. A auxiliar de
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
escritório precisa
ww.inead.com.br ter uma aparência
www.inead.com.br impecável.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br 8

com.br Awww.inead.com.br
beleza que falamos www.inead.com.br
aqui não se trata de ter os olhos azuis, cabelos
www.inead.com.br
d.com.br longos www.inead.com.br
maravilhosos, rosto www.inead.com.br
de boneca, não é nada www.inead.com.br
disso, pois todas www.inead.com.br
as www.inead.com.b
ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
pessoas
inead.com.br www.inead.com.br
possuem uma beleza www.inead.com.br
particular. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
Esta imagem deverá ser de uma pessoa www.inead.com.br
saudável, alegre,www.inead.com.br
com sorriso www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
estampado em seu
www.inead.com.br rosto, dentes limpos
www.inead.com.br e bem tratados, cabelos
www.inead.com.br bem
www.inead.com.br www.inead.com.br ww
arrumados e limpos,www.inead.com.br
m.br www.inead.com.br roupas não de marcas caras, mas sim limpas,
www.inead.com.br bem
com.br passadas e de acordowww.inead.com.br
com o ambiente de trabalho, www.inead.com.br
uma boa maquiagem www.inead.com.br
discreta.
ead.com.br Ser mulher, usarwww.inead.com.br
www.inead.com.br toda sua feminilidade colocar beleza em tudo,
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
.inead.com.br www.inead.com.br
com harmonia e delicadeza. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
Esteja sempre www.inead.com.br
www.inead.com.br elegante e bem vestida, use roupas adequadas
www.inead.com.br ao seu
ambiente de trabalho, sem exageros, procure sempre um visual www.inead.com.br
sóbrio e www.inead.com.br ww
m.br discreto, combine adequadamente
www.inead.com.br www.inead.com.bros assessórios, a maquiagem,
www.inead.com.br os
com.br sapatos
d.com.br devem ser confortáveis
www.inead.com.br dando leveza
www.inead.com.br ao caminhar e praticidade
ao deslocar-se. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
Lembre-se a sua
www.inead.com.br vestimenta deverá
www.inead.com.br ser de acordo comwww.inead.com.br
www.inead.com.br o ambiente e www.inead.com.br www.in
horário, trabalho ou festa, praia, a auxiliar de escritório tem que www.inead.com.br www.
apresentar-se de maneira
www.inead.com.br correta em todas
www.inead.com.br as situações. www.inead.com.br
www.inead.com.br 9
3
ÉTICA PROFISSIONAL
ÉTICA PROFISSIONAL

com.br Awww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br ética estuda a moral ewww.inead.com.br
www.inead.com.br as obrigações do homem, o que é bom ewww.inead.com.br
www.inead.com.br o www.inead.com.b
que é mau. Toda a atividade do ser humano está sujeita a valorizações
ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
éticas que
w.inead.com.br lhe indiquem o quewww.inead.com.br
www.inead.com.br é correto e o que é www.inead.com.br
incorreto em sua www.inead.com.br www.inead.
conduta, ou seja, os homens (num www.inead.com.br www.inead.com.br
sentido geral) são obrigados www.inead.com.br www.inea
moralmente awww.inead.com.br
www.inead.com.br manter determinados princípios que serão
www.inead.com.br explicados a
seguir.
d.com.brCom a sociedade
www.inead.com.br
ead.com.br
.inead.com.br
www.inead.com.br
A atuação www.inead.com.br
profissional tem www.inead.com.br
www.inead.com.br de estar em posição de dignidade, para www.inead.com.br www.inead.com
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.co
satisfazer as aspirações legítimas da sociedade à qual servimos e da www.inead.com.br www.inead.
qual fazemoswww.inead.com.br
www.inead.com.br parte. A obrigação www.inead.com.br
que temos com a sociedade e nós
mesmos consiste na responsabilidade social de nossas atividades www.inead.com.br www.
profissionais. A pessoa
www.inead.com.br que atua com ética
www.inead.com.br profissional se sentirá
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br orgulhosa de seus atoswww.inead.com.br
www.inead.com.br e satisfeita de haverwww.inead.com.br
escolhido o caminho certo
d.com.br parawww.inead.com.br
a sua conduta. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
w.inead.com.br
Aquele que
ww.inead.com.br
age sem ética profissional
www.inead.com.br se transforma
www.inead.com.br em um ser infeliz, www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.
www.inea
www.inead.com.br
nunca satisfeito, exceto com o engano. Uma pessoa que age sem ética,
além de não contribuir
www.inead.com.br com a sociedade,
www.inead.com.br prejudica-a.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
www.inead.com.br 11
ÉTICA PROFISSIONAL

Com awww.inead.com.br
inead.com.br empresa onde trabalha www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
w.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
A empresa onde trabalhamos éwww.inead.com.br www.inead.com.br
parte da vida e da sociedade na qual www.inead.com.br www.inead.
ww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
vivemos. Quando
www.inead.com.br atendemos os www.inead.com.br
www.inead.com.br clientes de uma empresa, nós a
representamos www.inead.com.br
www.inead.com.br em sua honra, reputação e imagem.
com.br Um funcionário é a voz
www.inead.com.br e a imagem da empresa
www.inead.com.br onde trabalha, www.inead.com.br
www.inead.com.br e suas www.inead.com.br
d.com.brações
farão com que ela seja
ead.com.br www.inead.com.br valorizada positiva
www.inead.com.br ou negativamente.www.inead.com.br
www.inead.com.br É www.inead.com
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
necessário justificar a confiança que a empresa deposita em seus www.inead.com.br www.inead.co
funcionários
ww.inead.com.br e agir como pessoas
www.inead.com.br de bem, sendo justas
www.inead.com.br e equitativas, www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inea
prometendo somente aquilo que se pode cumprir. www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
m.br Além disso, deve-se www.inead.com.br
www.inead.com.br ter em conta que o principal para toda a www.inead.com.br
www.inead.com.br empresa www.inead.com.br
com.br é www.inead.com.br www.inead.com.br
o cliente, que sustenta existência garante a www.inead.com.br
a empresa e cujawww.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
ead.com.brsobrevivência dela e de seus
www.inead.com.br funcionários, sendo,
www.inead.com.br dessa forma, a www.inead.com.br
pessoa mais
w.inead.com.br importante, que www.inead.com.br
www.inead.com.br “sempre tem razão”.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br 12
ÉTICA PROFISSIONAL

ead.com.brNas www.inead.com.br
empresas há que se portar revelando também
www.inead.com.br a obrigação moral
inead.com.br
w.inead.com.br
www.inead.com.br
de empenhar-se para conseguir
www.inead.com.br um espírito de trabalho
www.inead.com.br em equipe, www.inead.com.br www.inead.co
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.
com todos os companheiros. Assim, mesmo o erro sendo de um www.inead.com.br www.inea
membro da equipe
www.inead.com.br ele deve ser considerado
www.inead.com.br como um erro
www.inead.com.br da
empresa em seu conjunto. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
d.com.brO cliente é muito importante
www.inead.com.br para a empresa,
www.inead.com.br a qual se mantém com
www.inead.com.br a
ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
sua confiança. Ter o cliente satisfeito significa não www.inead.com.br
somente que ele irá www.inead.com
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
retornar,www.inead.com.br
w.inead.com.br mas também que ele recomendará os serviços
www.inead.com.br a seus
www.inead.com.br www.inead.com.br o www.inead.
familiares ewww.inead.com.br
www.inead.com.br amigos. Por outro lado,
www.inead.com.br aquele que sai descontente
www.inead.com.br do
estabelecimento não voltará e dará referencias ruins. www.inead.com.br www.inead.com.br www
com.br Nas decisões, devem ser
www.inead.com.br utilizados argumentos
www.inead.com.br sólidos e não www.inead.com.br
d.com.br exagerados, www.inead.com.br
pois seria falta de ética, criando inimigos, despertando
rancoreswww.inead.com.br
inead.com.br contra a empresa ewww.inead.com.br
contra nós mesmos. Nunca se devem www.inead.com.br . www.inead.co
www.inead.com.br
w.inead.com.br
enfrentarwww.inead.com.br
seus inimigos, uma www.inead.com.br www.inead.com.br
vez que, quando se ganha, como www.inead.com.br www.inead.
contrapartidawww.inead.com.br
www.inead.com.br perde a empresa e www.inead.com.br
os próprios funcionários.
www.inead.com.br 13
ÉTICA PROFISSIONAL

ead.com.brA obrigação moral consigo
www.inead.com.br mesmo é a força que
www.inead.com.br guia o trabalho, que
marca owww.inead.com.br
w.inead.com.br caminho para atuar corretamente na sociedade
www.inead.com.br em que
vivemos, com a empresa que nos emprega e com os clientes que são www.inead.com.br www.inea
recebidos. www.inead.com.br
Muitas vezes, acontecem situações ou aspectos que nos desmotivam,
d.com.brcomo o tratamento quewww.inead.com.br
www.inead.com.br recebemos, as remunerações que não sewww.inead.com.br
ajustam à realidade do mercado, os méritos quewww.inead.com.br
não são www.inead.com.br www.inead.com
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
reconhecidos,
w.inead.com.br a falta de respeito.
www.inead.com.br Por algumas ou www.inead.com.br
www.inead.com.br por muitas dessas www.inead.com.br www.inead.
razões, podemos
www.inead.com.br colocar nosso comportamento
www.inead.com.br www.inead.com.brem dúvida, porém,
como profissionais, sempre devemos atuar da mesma maneira, sem www.inead.com.br www.
perder o trabalho www.inead.com.br
www.inead.com.br ou unindo-se à concorrência e revelandowww.inead.com.br
www.inead.com.br segredos www.inead.com.br w
que nos foram confiados. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
O profissional
inead.com.br deve ter a força
www.inead.com.br para não mudar seu
www.inead.com.br modo de ser, poiswww.inead.com.br
www.inead.com.br a . www.inead.co
mudança prejudicaria a ética profissional. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br 14
4
MARKETING PESSOAL
MARKETING PESSOAL

www.inead.com.br
com.br Precisamos www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
colocar em www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br prática o nosso marketing pessoal, mostrar
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
nossas qualidades pessoais e profissionais, nossas atitudes como
ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
pessoa, precisamos
w.inead.com.br ser verdadeiros,
www.inead.com.br mostrar o quewww.inead.com.br
www.inead.com.br não somos. www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br precisa agir www.inead.com.br
www.inead.com.br
A auxiliar de escritório de maneira natural semwww.inead.com.br
forçar uma www.inead.com.br www.
situação ou atitude
.br www.inead.com.br que não seja a dela,www.inead.com.br
www.inead.com.br agir de forma condizente com
m.br www.inead.com.br
a nossa realidade. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
A humildade
.inead.com.br deve fazer parte
www.inead.com.br deste processo, dowww.inead.com.br
www.inead.com.br contrário você se www.inead.com.br www.inead.co
tornará inoportuna, desacreditada e perderá a confiança das pessoas, www.inead.com.br www.inead.
nessas situações
www.inead.com.br geralmente falamos
www.inead.com.br mais do que devíamos
www.inead.com.br ou
escondemos nossas www.inead.com.br www.inead.com.br
falhas e defeitos, o perigo disso é quewww.inead.com.br
no dia-a-dia www.inead.com.br www.
nós verdadeiramente
www.inead.com.br nos mostramos. www.inead.com.br
d.com.br Portanto
devemos sempre ser verdadeiros para não nos www.inead.com.br www.inead.com.br
surpreendermos
inead.com.br mais tardewww.inead.com.br
www.inead.com.br com situações desagradáveis.
www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
Devemos sempre
ww.inead.com.br ter o bom usowww.inead.com.br
www.inead.com.br da etiqueta isto é primordial para
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
secretária em todas as situações. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br 16
MARKETING PESSOAL

É preciso
ead.com.br ser gentil, ser ética,
www.inead.com.br ter um comportamento
www.inead.com.br exemplar em www.inead.com.br
reuniões,www.inead.com.br www.inead.com.br
eventos sociais, saber www.inead.com.br
se colocar respeitando a hierarquia www.inead.com.br www.inead.co
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institucional, se vestir adequadamente, saber o momento certo para
ww.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
ouvir e falar. www.inead.com.br
Seja você mesma, não
m.br www.inead.com.br force uma situação
em que você não poderá www.inead.com.br
d.com.brsustentar, haja sempre com
www.inead.com.br naturalidade e espontaneidade,
www.inead.com.br www.inead.com.brdestawww.inead.com.br www.inead.com.br
forma poderá evitar situações desagradáveis evitando www.inead.com.br www.inead.com
constrangimentos.
w.inead.com.br As suas competências
www.inead.com.br e habilidades
www.inead.com.br precisam sim www.inead.com.br
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ser mostradas, www.inead.com.br
mas com cautela,www.inead.com.br www.inead.com.br
sem imposições sejawww.inead.com.br
discreta e www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
humilde as pessoas
www.inead.com.br verão o seu valor.
Não www.inead.com.br www.inead.com.br
podemos esquecer que o nosso marketing pessoal é construído www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br no dia-a-dia, nas coisas que
www.inead.com.br fazemos em nossas
www.inead.com.br atitudes e posturawww.inead.com.br
ética, o www.inead.com.br
inead.com.br nosso marketing pessoal nos trará melhores
www.inead.com.br resultados quando
w.inead.com.br do que falado.www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br
mais mostrado www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br 17
MARKETING PESSOAL

Desenvolva www.inead.com.br
www.inead.com.br novas práticas de marketing de relacionamento,
quebrar paradigmas aos poucos comwww.inead.com.br www.inead.com.br
cautela promover e mostrar o www.inead.com.br www.
seu valor como profissional.
.br www.inead.com.br Desta forma
www.inead.com.br você irá consolidando
www.inead.com.br sua
com.br imagem profissional ewww.inead.com.br
www.inead.com.br pessoal como um grande produto de www.inead.com.br
d.com.brqualidade
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e competência.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
No esqueçawww.inead.com.br
ww.inead.com.br o seu marketing pessoal vai muito alémwww.inead.com.br
www.inead.com.br da sua www.inead.com.br www.inea
aparência, por isso precisamos ter sempre as mão um cartão de www.inead.com.br www.in
visitas apresentável,
www.inead.com.br um bom currículo.
www.inead.com.br 18
5
QUALIDADES E
RESPONSABILIDADES
QUALIDADES E RESPONSABILIDADES

Para um bom desempenho de suas funções e aprovação pela chefia, o www.inead.com.br www.inead.com
auxiliar de
w.inead.com.br escritório deve estar
www.inead.com.br atento a alguns fatores
www.inead.com.br importantes, www.inead.com.br
ww.inead.com.br
tais como: www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
1) Pontualidade www.inead.com.br
com.br Seja pontual. Chegue www.inead.com.br
www.inead.com.br sempre no horário e www.inead.com.br
evite os atrasos. Se owww.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.brtrânsito não ajuda, saiawww.inead.com.br
mais cedo de casa para conseguir chegar awww.inead.com.br www.inead.com.br
tempo www.inead.com.br
.inead.com.br no trabalho. Atrasoswww.inead.com.br
constantes são inaceitáveis e podem
comprometer sua permanência no emprego. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
2) Assiduidade www.inead.com.br www.inead.com.br
Procure não faltar. Quando você não comparece, todos os processos www.inead.com.br w
com.br nawww.inead.com.br
empresa ficam parados e atrasados. Além
www.inead.com.br disso, o mercado está
d.com.br muito
ead.com.br
competitivo; se você
www.inead.com.br costuma faltar, é bem
www.inead.com.br provável que seuwww.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com
www.inead.com.br
chefe contrate outro profissional que atenda melhor às expectativas da
empresa. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 20

3) Agilidade www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
Não enrole para
www.inead.com.br fazer seus trabalhos.
Seja eficiente, objetivo
www.inead.com.br
e www.inead.com.br www.
procure resolver suas
.br www.inead.com.br obrigações no menor
www.inead.com.br tempo possível.www.inead.com.br
www.inead.com.br No www.inead.com.br w
m.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
caso de atraso de alguma tarefa, comunique seu chefe. www.inead.com.br www.inead.com.br
4) Atenção
.inead.com.br no trabalho www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
Como a função do auxiliar de escritório é lidar com muitos papéis www.inead.com.br o www.inead.
e documentos,
www.inead.com.br toda atenção deve
www.inead.com.br ser dispensada na execução
do seu trabalho. www.inead.com.br www.inead.com.br
Lançamentos equivocados www.inead.com.br
e arquivamentos www.inead.com.br www
errados comprometem o seu desempenho e o andamento da www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br rotina da empresa. www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 21

www.inead.com.br
5) Discrição www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
Seja um profissional
www.inead.com.br discreto. Nada de
www.inead.com.br ficar conversando ou
www.inead.com.br rindo
.br www.inead.com.br www.inead.com.br
alto, fazendo fofocawww.inead.com.br www.inead.com.br
ou comentários sobre www.inead.com.br
a empresa ou qualquer www.inead.com.br w
m.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br um dos funcionários lá
www.inead.com.br dentro. Além de serwww.inead.com.br
www.inead.com.br desagradável e faltawww.inead.com.br
de www.inead.com.br
educação,
ead.com.br você pode sofrer
www.inead.com.br punições severas. www.inead.com.br www.inead.com.br
6) Aprimoramento
ww.inead.com.br constante www.inead.com.br
Procure manter-se
www.inead.com.br atualizado e aprimorar
www.inead.com.br as atividadeswww.inead.com.br
www.inead.com.br nas quais www.inead.com.br www.
você não tenha muita prática. Assim você sempre se manterá www.inead.com.br www.inead.com.br ww
m.br competitivo e demonstrará
www.inead.com.br comprometimento
www.inead.com.br e empenho com
www.inead.com.br os
com.br resultados
d.com.br da empresa.
www.inead.com.br 22
6
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

O tempo passa, voa. “O meu tempo não dá para nada”. Estamos a www.inead.com.br www.inead.com
ouvir, diariamente
w.inead.com.br essas sentenças,
www.inead.com.br vez que o tempo
www.inead.com.br faz parte da vida www.inead.com.br
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dos indivíduos, sendo necessário www.inead.com.br www.inead.com.br
saber como utilizá-lo,www.inead.com.br
já que ele é um www.inead.com.br www.inea
insumo como www.inead.com.br
www.inead.com.br o dinheiro, o alimento, etc, e por conseguinte
www.inead.com.br deve ser
usado com cautelawww.inead.com.br
.br www.inead.com.br para que produza bons resultados.
d.com.brSaber dominar o tempo,www.inead.com.br
www.inead.com.br programá-lo, utilizá-lo bem, são imperativos
de nossa
.inead.com.br época já que o tempo
www.inead.com.br é bem escasso, limitado
www.inead.com.br e
insubstituível. Porém, uma certeza, todos nós temos. Todo trabalho www.inead.com.br www.inead.
que realizamos
www.inead.com.br requer e consome
www.inead.com.br tempo. Por exemplo:
www.inead.com.br atender a um
cliente, redigir uma correspondência, datilografar uma carta,www.inead.com.br
deslocar- www.inead.com.br www.
se a sala do vizinho;
www.inead.com.br toda execução dessas
www.inead.com.br tarefas consomem
www.inead.com.br tempo.
d.com.br É conveniente eliminar todos os detalhes desnecessários ao bom www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com
rendimento
inead.com.br das tarefas na administração
www.inead.com.br www.inead.com.brdo tempo. Por exemplo: àswww.inead.com.br . www.inead.co
www.inead.com.br
w.inead.com.br
ww.inead.com.br
www.inead.com.br
vezes o chefe www.inead.com.br
guarda uma papelada
www.inead.com.br enorme na mesa
www.inead.com.br e na hora que www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.
www.inea
precisa de um papel especial não o encontra.
www.inead.com.br 24

ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Para não ficar aflita numa situação como essa, ela deve organizar todos os www.inead.com
papéis que
w.inead.com.br ele manuseia; dispondo-o
www.inead.com.br de forma a sua
www.inead.com.br melhor utilização www.inead.com.br
www.inead.com.br – www.inead.
usando pastas com etiqueta identificada, www.inead.com.br
por exemplo.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
Pesquisas revelamwww.inead.com.br
.br www.inead.com.br que muitas vezes você pega um papel 20www.inead.com.br
www.inead.com.br vezes ou mais www.inead.com.br w
sem saber para que. É terrível, mas isso chega www.inead.com.br
a ocorrer. Por issowww.inead.com.br
mantenha a www.inead.com.br
com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.brcorrespondência
www.inead.com.brorganizada de acordo com www.inead.com.br
www.inead.com.br o assunto e colocadawww.inead.com.br
em local www.inead.com.br
adequado.
.inead.com.br Sobre a mesa, tanto
www.inead.com.br da secretária, quanto
www.inead.com.br do executivo, devemos
w.inead.com.br www.inead.com.br
manter o mínimo de papéis. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
É possível observarmos
www.inead.com.br quatro categorias
www.inead.com.br de papéis:
1. Marcação do papel que é urgente. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br 2.www.inead.com.br
Marcação do papel que é pendente. www.inead.com.br
d.com.br 3. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
ead.com.br Marcação do papel que
www.inead.com.br é visto e lido, podendo
www.inead.com.br por tanto ser arquivado.
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
4. Marcação do papel que é lixo, ou seja, notas ewww.inead.com.br www.inead.com.br
bilhetes de observação . www.inead.co
w.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
(para que não
ww.inead.com.br haja acumulo de www.inead.com.br
www.inead.com.br papéis desnecessários).
www.inead.com.br 25

Na boa administraçãowww.inead.com.br www.inead.com.br
do controle do tempo, www.inead.com.br
estabelecer a sua www.inead.com.br
a secretária deve www.inead.com.br
com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br agenda, cuidando de livrar
www.inead.com.br o executivo das tarefas
www.inead.com.br simples e fáceis,
www.inead.com.br criando tempo
www.inead.com.br www.inead.com.b
para ele
inead.com.br pensar nas coisas mais
www.inead.com.br importantes. www.inead.com.br
Muitas vezeswww.inead.com.br
www.inead.com.br o executivo não se liga nesse item, ou seja,
www.inead.com.br na melhor maneirawww.inead.com.br
www.inead.com.br de www.in
utilizar o seu tempo;
www.inead.com.br quando isso ocorre,
www.inead.com.br deve a secretáriawww.inead.com.br
www.inead.com.br mostra-lhe que temwww.inead.com.br
um ww
.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
novo sistema de trabalho, como ele funciona e quais são os resultados positivos que www.inead.com.br w
com.br ele oferece.
d.com.br“Tempo
é das coisas maiswww.inead.com.br www.inead.com.br
indefiníveis e paradoxais, www.inead.com.br
o passado já se www.inead.com.br
foi, o futuro www.inead.com.br
ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
ainda não chegou, e o presente se torna passado, mesmo enquanto procuramos www.inead.com.br www.inead.co
defini-lo e,www.inead.com.br
ww.inead.com.br como se fosse um relâmpago, num instante
www.inead.com.br existe e se extingue”.
SOBRE O TEMPO www.inead.com.br
IDÉIAS ERRADASwww.inead.com.br
m.br • Tempo voa;
o tempo; www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br • www.inead.com.br
Poupe www.inead.com.br www.inead.com.br
• Compense o tempo gasto;
• Tempowww.inead.com.br
w.inead.com.br passa; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
• Tempo é nosso www.inead.com.br www.inead.com.br
inimigo mortal;www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Tempo é contra nós;
• Não temos tempo
www.inead.com.br suficiente.
www.inead.com.br 26

d.com.br ALGUMAS CARACTERÍSTICAS
www.inead.com.br DO TEMPO www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
• Tempo www.inead.com.br
anda com rapidez inalterada; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
• Não se pode acumular ou gastar tempo em excesso;
• Depois de
www.inead.com.br gasto o tempo nãowww.inead.com.br
www.inead.com.br pode ser recuperado;www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
• Nós passamos,
www.inead.com.br o tempo fica;
• Tempo fica a nosso favor no momento que o organizamos;
Nós temos todo owww.inead.com.br
tempo que existe. Elewww.inead.com.br
está distribuído equitativamente.
PLANEJAMENTO DO TEMPO www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
w.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br o www.inead.
• Veja algumas
ww.inead.com.br “dicas” que irão
www.inead.com.br ajuda-la a se equilibrar
www.inead.com.br na “corda bamba”
www.inead.com.br do
tempo. www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www
• Aceitar o fato de que nunca conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe for
m.br atribuído – aprenda
www.inead.com.br a delegar as tarefas;
www.inead.com.br
d.com.br Reconhecer
www.inead.com.br pessoas podemwww.inead.com.br
www.inead.com.br
que outras
www.inead.com.br ser tão ou mais importantes
www.inead.com.br do que você,www.inead.com.br
ead.com.br e portanto, www.inead.com.br www.inead.com.br
têm capacidade para executar tarefas que só você pensa que sabe
fazer; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
w.inead.com.br www.inead.
• Manter-sewww.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
no ataque, em vez www.inead.com.br
de reagir – usar eficazmente o tempo; www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.in
• Concentrar-se nos itens que são realmente importantes;
www.inead.com.br 27

com.br •www.inead.com.br
Delegar, condensarwww.inead.com.br
ou ignorar assuntoswww.inead.com.br
de menor importância;www.inead.com.br www.inead.com.br
• Planejar
ead.com.br seu dia em termos
www.inead.com.br de tarefa específicas
www.inead.com.br a serem executadas
www.inead.com.br durante
www.inead.com.br
inead.com.br períodos www.inead.com.br
pré-determinados. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
• Começar
ww.inead.com.br seu dia sempre pela
www.inead.com.br execução das tarefas
www.inead.com.br prioritárias, pois se
www.inead.com.br ao final
do expediente
www.inead.com.br faltar tempo, que
www.inead.com.br seja para execuçãowww.inead.com.br
www.inead.com.br daquilo que não é tão www.inead.com.br www.
www.inead.com.br
importante. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
com.br UM www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
CAMINHO A PERRCORER
d.com.br www.inead.com.br SERIA EVITAR
• Decisões tomadas apressadamente sobre assuntos importantes;
• Conversas
w.inead.com.br telefônicas quewww.inead.com.br
www.inead.com.br se estendem demasiadamente;
• Períodos www.inead.com.br
www.inead.com.br de interrupção constantes em que nada significativo
www.inead.com.br é concretizado;
www.inead.com.br
• Concentração em assuntos pouco importantes que poderiam
ser delegadoswww.inead.com.br
para www.
outras pessoaswww.inead.com.br
www.inead.com.br ou mesmo ignorados completamente ; www.inead.com.br
Período de “escravidão do papel”, em www.inead.com.br
www.inead.com.br que se manuseia muitos documentos de www.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br
pouca assina-se em cruz; www.inead.com.br
importância ewww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
• Faltawww.inead.com.br
inead.com.br de tempo para pensar e planejar, ficando-se
www.inead.com.br escravo da rotina;
w.inead.com.br
• Período
ww.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
de grande atividade, consertando ou refazendo
www.inead.com.br atividades www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br anteriores
www.inead.com.br
www.inead.
www.inea
decorrentes de falta de planejamento prévio sobre o “que fazer” e “como fazer”.
www.inead.com.br 28

É recomendável
ead.com.br saber quais
www.inead.com.br são os ECONOMIZADORES
www.inead.com.br DE TEMPO:www.inead.com.br
www.inead.com.br ou seja, www.inead.com
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
tudo aquilo que vais ajudá-lawww.inead.com.br www.inead.com.br
no seu dia a dia. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
¨ Comissão
ww.inead.com.br constituída de duas
www.inead.com.br pessoas;
¨ Correspondência,
www.inead.com.br analisar e responder;
www.inead.com.br
¨ Treinamento; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
¨ Controle das informações;
d.com.br¨ www.inead.com.br
Aprender a dizer não;www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
¨ Agenda; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
¨ Filtragem nos atendimentos;
¨ Concentre-se
www.inead.com.br nos assuntos particulares;
¨ Rotina x inovação; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
¨ Certifique-se de que foi atendido o que delegou; www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br ¨ www.inead.com.br
Estabelecimento de níveis de prioridade;
d.com.br ¨ Reuniões-objetivos www.inead.com.br www.inead.com.br
¨ Responsabilidade x autoridade; www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
¨ Lazer; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
¨ Autodesenvolvimento
www.inead.com.br 29

FINAL
ead.com.br DE EXPEDIENTE www.inead.com.br www.inead.com.br
¨ Disciplinar o uso do telefone; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
¨ Gravar
ww.inead.com.br
r www.inead.com.br
as mensagens; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
¨ Limpar a mesa.
TOMADA DE DECISÕES
d.com.br• www.inead.com.br
Falta de decisão; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
ead.com.br
• www.inead.com.br
Deixar www.inead.com.br
para depois; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
•
Boatos, mexericos; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
• Exigências
www.inead.com.br de outras informações
www.inead.com.br
COMUNICAÇÃO www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
Comunicações excessivas;
d.com.br • Conversa
ead.com.br fiada;
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
• Instruções insuficientes;
• Falta dewww.inead.com.br
ww.inead.com.br atenção ao que os outros dizem;
• Reuniões mal
www.inead.com.br programadas.
www.inead.com.br 30

CONTROLE
• Interrupções por telefone; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Instantes inesperados;
• Incapacidade de
.br www.inead.com.br dizer não;
Informações incompletas;
Tarefas inacabadas; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
• Desempenho
.inead.com.br insuficiente;
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
• Esgotamento,
ww.inead.com.br preocupações;
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Distrações visuais e ruídos;
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www
• Más condições
www.inead.com.br físicas;
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br . ww
m.br • Excessos de controles;
com.br • www.inead.com.br do que precisa saberwww.inead.com.br
Desconhecimento www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 31

DIREÇÃOwww.inead.com.br
• Conflitos não administrativos;www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Conflitos de equipe;
• Falta de coordenação
.br www.inead.com.br do trabalho em
www.inead.com.br equipe;
Monotonia/Tédio;www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br• www.inead.com.br www.inead.com.br
Delegação insuficiente, minúcias. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
RECRUTAMENTO
ww.inead.com.br DE PESSOAL www.inead.com.br
• Pessoa sem iniciativa;
• Pessoal com www.inead.com.br
www.inead.com.br problemas; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
m.br • Absenteísmo, atrasos;
Excesso de pessoal;www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
• Pessoal
ead.com.br despreparado.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 32

www.inead.com.br
d.com.br ORGANIZAÇÃO www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
• Equipamentos
inead.com.br e instalações
www.inead.com.br inadequados; www.inead.com.br
• Arquivamento
ww.inead.com.br deficiente; www.inead.com.br
• Papelório, burocracia, leitura;
• Muitos chefes;
• Duplicidade de esforços;
Responsabilidadeswww.inead.com.br www.inead.com.br
e autoridades confusas; www.inead.com.br www.inead.com.br
• Desorganização
ead.com.br www.inead.com.brpessoal/mesa atulhada. www.inead.com.br
PLANEJAMENTO www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Atividades www.inead.com.br
www.inead.com.br externas/tarefas favoritas;
• Pressa, impaciência;
m.br • Viagens;
d.com.br • Espera de informações,
www.inead.com.br decisões, entrevistas;
• Tentativa
inead.com.br de fazer muitaswww.inead.com.br
www.inead.com.br coisas; www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
• Controle de crises-mudanças de prioridade; www.inead.com.br
• Ausência de planejamento mensal, semanal, diário;
• Falta de planejamento
www.inead.com.br a longo prazo.
www.inead.com.br 33

ead.com.brAUMENTE O TEMPO PARA
www.inead.com.br O SEU EXECUTIVO www.inead.com.br
Todos oswww.inead.com.br
w.inead.com.br passos seguidos, dewww.inead.com.br
eliminação dos desperdiçadores de tempowww.inead.com.br
www.inead.com.br e www.inead.
aproveitamento dos economizadoreswww.inead.com.br www.inead.com.br
do tempo vão dar a Secretária uma www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br
melhor condição
www.inead.com.br de desempenhar www.inead.com.br
www.inead.com.br suas tarefas, contribuindo para aumentar www.inead.com.br
www.inead.com.br o www.
tempo do seu executivo,
.br www.inead.com.br resultando nowww.inead.com.br
www.inead.com.br crescimento da empresa.
d.com.brEXECUTE SUAS TAREFAS
www.inead.com.br GANHANDO TEMPO
Administração
.inead.com.br do tempo determina
www.inead.com.br a eficácia sobre
www.inead.com.br a eficiência. Assim
www.inead.com.br se a
www.inead.com.br www.inead.co
w.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
eficiência se refere a quão bem você faz alguma coisa e a eficácia determina que www.inead.
você deveriawww.inead.com.br
www.inead.com.br estar fazendo aquilo.
ENRIQUEÇA COM O TEMPO QUE GANHOU
com.br Quando a pessoa aumenta
www.inead.com.br o seu tempo pela
www.inead.com.br organização da rotina
www.inead.com.br de suas
d.com.br tarefas,
pode adquirir novos conhecimentos e informações, atravéswww.inead.com.br
do processo www.inead.com.br
do aprendizado
inead.com.br que é uma constante
www.inead.com.br na vida das
www.inead.com.br pessoas com visão www.inead.com.br
www.inead.com.br de futuro. . www.inead.co
www.inead.com.br 34
7
A EMPRESA
A EMPRESA

é uma empresa?www.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br O que www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
Uma empresa
inead.com.br é uma organização
www.inead.com.br particular, governamental,
www.inead.com.br ou de www.inead.com.br
economia mista, que produz e oferece www.inead.com.br
bens (produtos) e/ou serviços, www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br
com o objetivo
www.inead.com.br de obter lucros. www.inead.com.br
.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Um produto é qualquer coisa que possa www.inead.com.br www.inead.com.br
ser oferecida a um mercado e www.inead.com.br w
com.br que satisfaça um desejo
www.inead.com.br ou uma necessidade.
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Mas ele é muito mais do que apenas o objeto físico, www.inead.com.br
é o pacote www.inead.com.br www.inead.co
completo de
ww.inead.com.br benefícios ou satisfação
www.inead.com.br que os compradores
www.inead.com.br percebem
que obterão sewww.inead.com.br www.inead.com.br
adquirirem o objeto. www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
m.br Um serviço é um bem
www.inead.com.br intangível, de quewww.inead.com.br
www.inead.com.br não se tem posse. Ao www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br contrário
d.com.br
www.inead.com.br
do produto, www.inead.com.br
www.inead.com.br que é um objeto, o serviço
www.inead.com.br é um trabalhowww.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
prestado
ead.com.br por alguém que www.inead.com.br
www.inead.com.br recebe um pagamento www.inead.com.br www.inead.com.br
em dinheiro por ele, www.inead.com
como porwww.inead.com.br
w.inead.com.br exemplo: uma consulta médica, uma vivência
www.inead.com.br num parque www.inead.com.br
temático, o trabalho de uma babá, o conserto de um técnico, o www.inead.com.br www.inea
fornecimento de
www.inead.com.br água e energia elétrica
www.inead.com.br etc.
www.inead.com.br 36
A EMPRESA

www.inead.com.br
com.br PESSOA www.inead.com.br
FÍSICA E PESSOA JURIDICAL www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
O que é www.inead.com.br
w.inead.com.br pessoa física e pessoa jurídica?
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
todo indivíduo (isto www.inead.com.br
Pessoa física éwww.inead.com.br
é, a pessoa), desde seu nascimento até a www.inead.com.br www.
morte, com direitos
.br www.inead.com.br garantidos por suawww.inead.com.br
www.inead.com.br própria existência e www.inead.com.br
por pertencer a um www.inead.com.br w
grupo social. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.brSãowww.inead.com.br
direitos da pessoa física: à vida, liberdade,
www.inead.com.br associação, apropriação,
consumo,
.inead.com.br produção e lazer.www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
Pessoa jurídica
www.inead.com.br é qualquer instituição
www.inead.com.br (empresa, sociedade,
www.inead.com.br corporação etc.),
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
que se personaliza www.inead.com.br
e individualiza, distinguindo-se
www.inead.com.br das pessoas
www.inead.com.br físicas que a www.inead.com.br www
www.inead.com.br
www.inead.com.br
ww
formam. Sua existência depende de aspectos legais: para serem formadas, www.inead.com.br w
com.br precisam cumprir determinados
www.inead.com.br requisitoswww.inead.com.br
www.inead.com.br e só podem ser dissolvidas por força
d.com.br da lei
ou por acordo de seus componentes. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Sujeita a direitos
ww.inead.com.br e deveres, como
www.inead.com.br a capacidade de entrar
www.inead.com.br em contratos ewww.inead.com.br
processar ou ser processada, a pessoa jurídica geralmente www.inead.com.br
é uma organização,www.inead.com.br www.in
como uma corporação
www.inead.com.br ou um governo.
www.inead.com.br 37
A EMPRESA

HIERARQUIA E FLUXO EMPRESARIAIS www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
O que é organograma?
com.br organograma
é um diagrama que mostra as www.inead.com.br www.inead.com.br
relações de funções, www.inead.com.br
departamentos
ead.com.br e indivíduos
www.inead.com.br dentro de uma organização.
www.inead.com.br Ele estabelece
www.inead.com.br a
hierarquia dentro das organizações e demonstra quais www.inead.com.br
departamentos www.inead.com.br
e www.inead.co
funcionários
ww.inead.com.br estão subordinados
www.inead.com.br aos outros superiores.
Pelo organograma, você tem uma visão global da empresa ewww.inead.com.br
de todos os www.inead.com.br ww
m.br departamentos. Além
www.inead.com.br disso, ele orienta as
www.inead.com.br decisões e comunicados
www.inead.com.br de rotina.
www.inead.com.br 38
A EMPRESA

www.inead.com.br 39
8
OS DEPARTAMENTOS
DA EMPRESA
OS DEPARTAMENTOS DA EMPRESA

com.br OS DEPARTAMENTOSwww.inead.com.br
www.inead.com.br
Dividir e separar as tarefas
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
O departamento
ww.inead.com.br é a menor fração
www.inead.com.br da estrutura da empresa
www.inead.com.br para os
efeitos de organização administrativa www.inead.com.br
da instituição. Cada empresa é www.inead.com.br www.in
dividida em diversos
www.inead.com.br departamentos,www.inead.com.br
www.inead.com.br cada qual com um grupo de
atividades e responsabilidades
m.br www.inead.com.br próprias. www.inead.com.br
A divisão
ead.com.br da empresa emwww.inead.com.br
www.inead.com.br departamentos é para facilitar o trabalhowww.inead.com.br
www.inead.com.br ea www.inead.com
organização
w.inead.com.br da mesma, com www.inead.com.br
www.inead.com.br distribuição de funções e atividades
ww.inead.com.br
pertinenteswww.inead.com.br www.inead.com.br
a cada um. Assim, objetiva-se um melhor www.inead.com.br
aproveitamento www.inead.com.br www.inea
e desempenho,www.inead.com.br
www.inead.com.br com otimização dos resultados, uma vezwww.inead.com.br
www.inead.com.br que cada www.inead.com.br www.
departamento terá um foco menor de atuação e atenção. www.inead.com.br www.inead.com.br ww
d.com.br Departamento de compras
O departamento www.inead.com.br
de compras www.inead.com.br
é de suma importância para uma www.inead.com.br www.inead.com
empresa. www.inead.com.br
w.inead.com.br Ele age estrategicamente visando comprar
www.inead.com.br os melhores
componentes,www.inead.com.br
www.inead.com.br nas melhores condições de preço, prazo,
www.inead.com.br descontos,
vantagens e com a melhor qualidade. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
www.inead.com.br 41

Departamento
ww.inead.com.br de estoque/almoxarifado
O departamento de estoque responde www.inead.com.br www.inead.com.br
pelas funções dewww.inead.com.br
recebimento, www.inead.com.br www.in
armazenamentowww.inead.com.br
www.inead.com.br e distribuição dos materiais. É onde ficamwww.inead.com.br
www.inead.com.br armazenados www.inead.com.br ww
os produtos e insumos
m.br www.inead.com.br da empresa. Ele deve
www.inead.com.br ser monitorado www.inead.com.br
com.br constantemente, www.inead.com.br
www.inead.com.brverificando-se www.inead.com.br
a necessidade www.inead.com.br
de efetuar reposições e www.inead.com.br
evitando
ead.com.br a falta de algumwww.inead.com.br
www.inead.com.br material. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
As principais funções do almoxarifado são: www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Controle diário
www.inead.com.br de entrada e saídawww.inead.com.br
www.inead.com.br de material. www.inead.com.br www.inead.com.br www.
• Controle de estoque. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
m.br • Requisição de material no caso de falta.
d.com.br • Recebimento, controlewww.inead.com.br
www.inead.com.br e acondicionamento de material.
• Controle www.inead.com.br
de entrada de notas www.inead.com.br
fiscais de comprawww.inead.com.br www.inead.com.br
de peças de consumo. www.inead.com
www.inead.com.br 42

Departamento
ead.com.br de créditowww.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
Muitas empresas disponibilizam www.inead.com.br
em sua estrutura www.inead.com.br www.inead.com.br
o departamento de crédito. É www.inead.co
w.inead.com.b www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
neste departamento
ww.inead.com.br que será avaliada
www.inead.com.br a possibilidade
www.inead.com.br de venda a créditowww.inead.com.br
www.inead.com.br para www.inea
algum cliente.www.inead.com.br
Nele são requisitados
m.br www.inead.com.br documentos que comprovam
www.inead.com.br a renda do
www.inead.com.br cliente, são
com.br coletados
www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br como endereçowww.inead.com.br
www.inead.com.br
dados cadastrais
www.inead.com.br ewww.inead.com.br www.inead.com.br
referências comerciais e onde será
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
feita a proposta de crédito com os planos e prazos de pagamento. www.inead.com.br www.inead.com
ww.inead.com.br
Departamentowww.inead.com.br
de vendas www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
É o departamento responsável pelas vendas da empresa, e o responsável pelo www.inead.com.br www.
seu lucro.
Funções www.inead.com.br
do departamento de venda: www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br • Emissão de nota fiscal.
• Televendas.
w.inead.com.br
• Vendas www.inead.com.br
nowww.inead.com.br
balcão. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
• Recebimento de venda à vista. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
• Controle de saída
www.inead.com.br de mercadoria. www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 43

• Controle de entrega.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br • Controle www.inead.com.br
de venda antecipada. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
• Controle
inead.com.br de permuta.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
• Controle de empenho. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br
• Fechamento de vendas diário.
• Controle diáriowww.inead.com.br
www.inead.com.br e mensal de frete. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
• Mapa de faturamento. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br •www.inead.com.br www.inead.com.br
Entrega de vale pedágio. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Departamento
w.inead.com.br de cobrança ewww.inead.com.br
www.inead.com.br contas a receber www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
ww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Este departamento é responsável pelas contas a vencer e por cobrar de clientes www.inea
inadimplentes.www.inead.com.br
www.inead.com.br Nele, os funcionários têm a tarefa difícil www.inead.com.br
www.inead.com.br e chata de cobrar www.inead.com.br www.
quando um cliente se recusa a honrar seus compromissos, tendo www.inead.com.br
que aguentar www.inead.com.br ww
www.inead.com.br
m.br diversas desculpas ewww.inead.com.br
www.inead.com.br explicações pelo não pagamento.
Departamento www.inead.com.br
de tesouraria/financeiro www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
A tesouraria
w.inead.com.br ou departamentowww.inead.com.br
www.inead.com.br que controla toda a www.inead.com.br
financeiro é aquelewww.inead.com.br parte www.inead.
financeira da www.inead.com.br
www.inead.com.br empresa, reunindo documentos e notaswww.inead.com.br
www.inead.com.br fiscais que auxiliarãowww.inead.com.br
o www.in
departamento de contabilidade. É dele também que sai qualquer cheque ou www.inead.com.br www.
ww
pagamento a clientes
www.inead.com.br e fornecedores. www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 44

Funções do financeiro:www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br • Recebe e arquiva notaswww.inead.com.br
fiscais. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
• Recebe
inead.com.br e arquiva boletos www.inead.com.br
www.inead.com.br de cobrança de clientes e fornecedores. www.inead.com.br
• Emissão de cheques de pagamento. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br
• Faturamento.
• Registro de contas
www.inead.com.br a pagar e receber.
• Quitação de pagamentos www.inead.com.br
de clientes e www.inead.com.br
fornecedores. www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br •www.inead.com.br
Emissão de cobrança. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
• Envio
ead.com.br cobrança para banco.
ww.inead.com.br
Departamentowww.inead.com.br
de contabilidadewww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
O departamento
www.inead.com.br de contabilidade www.inead.com.br
www.inead.com.br é o responsável por planilhas, controle daswww.inead.com.br
www.inead.com.br www.
contas, acerto de impostos www.inead.com.br
e pelo acompanhamento www.inead.com.br
do desempenho da www.inead.com.br ww
m.br empresa.
ead.com.br da contabilidade: www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
www.inead.com.br
Funçõeswww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
inead.com.br . www.inead.co
• Classificação dos documentos.
• Planilha para
www.inead.com.br lançamentos.
• Conciliação daswww.inead.com.br
www.inead.com.br contas. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
www.inead.com.br 45

• Fechamento de balançowww.inead.com.br www.inead.com.br
trimestral e anual. www.inead.com.br www.inead.com.br
das notaswww.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br • Classificação fiscais. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
• Planilha
inead.com.br de lançamentos. www.inead.com.br
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
• Fechamento da apuração do ICMS.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
• Classificação de notas fiscais de saídas.
• Apuração de ISS.
com.br Departamento
www.inead.com.brpessoalwww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
O departamento
ead.com.br pessoal www.inead.com.br
www.inead.com.br é o setor que controlawww.inead.com.br
todas as informações relativas a
funcionários www.inead.com.br
e documentos trabalhistas. É nele que www.inead.com.br www.inead.com.br
estão todas as informações www.inead.co
sobre salários,
ww.inead.com.br férias, afastamentos,
www.inead.com.br licenças, imposto
www.inead.com.br de renda, contratoswww.inead.com.br
www.inead.com.br etc. Em www.inea
muitas empresas
www.inead.com.br este departamento
www.inead.com.br recebe o nome dewww.inead.com.br
www.inead.com.br RH – Recursos Humanos.
m.br Funções do departamento
www.inead.com.br pessoal:
d.com.br • Gerar folha de pagamento.
• Cálculo www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), FGTS (Fundo de www.inead.com
Garantia por
w.inead.com.br Tempo de Serviço),
www.inead.com.br PIS (Programa dewww.inead.com.br
www.inead.com.br Integração Social), COFINS
(Contribuiçãowww.inead.com.br
www.inead.com.br para Financiamentowww.inead.com.br
de Seguridade Social).
• Organizar e secretariar as reuniões da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de www.inead.com.br www.
Acidentes).
www.inead.com.br 46

• Agendar
ead.com.br e controlar o PCMSO
www.inead.com.br ( Programa dewww.inead.com.br
www.inead.com.br Controle Médico www.inead.com.br www.inead.com
de Saúdewww.inead.com.br
w.inead.com.b Ocupacional). www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
• Controle dos exames de saúde dos funcionários. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Organizar e acompanhar
www.inead.com.br o trabalho
www.inead.com.br dos membros da www.inead.com.br
cooperativa na empresa.
• Controle do cartão de ponto. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br• Desenvolver trabalho www.inead.com.br
www.inead.com.br de assistência social,www.inead.com.br
orientando www.inead.com.br www.inead.com.br
funcionários www.inead.com.br
necessitados. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
• Encaminhamento para aposentadoria. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
• Controlar os
www.inead.com.br afastamentos por www.inead.com.br
www.inead.com.br doença ou acidente de trabalho.
• Emissão de rescisão
www.inead.com.br de contrato dewww.inead.com.br
www.inead.com.br trabalho e www.inead.com.br www.inead.com.br ww
www.inead.com.br
acompanhamento no sindicato.
com.br • Arquivamento de documentos
www.inead.com.br pessoais. www.inead.com.br
d.com.br • Imposto
ead.com.br de renda.
• Acompanhamento de reuniões do sindicato. www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
www.inead.com.br 47
9
DOCUMENTOS COMERCIAIS

com.br Owww.inead.com.br
cheque www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br O cheque www.inead.com.br
é um documento www.inead.com.br
do qual o titular de www.inead.com.br www.inead.com.b
impresso, por meiowww.inead.com.br www.inead.com.br
ead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
uma contracorrente www.inead.com.br
emite ordem www.inead.com.br
para o banco pagar ou transmitir www.inead.com.br www.inead.co
w.inead.com.b www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
certa quantia
ww.inead.com.br de dinheiro a favor
www.inead.com.br de outra pessoa (owww.inead.com.br
www.inead.com.br beneficiário). www.inead.com.br www.inea
Existem vários tipos de cheque: www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
Cheque ao portadorwww.inead.com.br
com.br Éwww.inead.com.br www.inead.com.br
aquele cheque preenchido sem o nome do www.inead.com.br
beneficiário (quemwww.inead.com.br www.inead.com.br
receberá
ead.com.br o cheque).
Isto significa
w.inead.com.br que quem se apresentar
www.inead.com.br com o cheque
www.inead.com.br pode retirar o
dinheiro no banco. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
Até prova em contrário,
www.inead.com.br a pessoa que
www.inead.com.br estiver portando owww.inead.com.br
www.inead.com.br cheque é www.inead.com.br www.
www.inead.com.br
considerada a dona www.inead.com.br www.inead.com.br
dele para todos oswww.inead.com.br www.inead.com.br
efeitos. Por isso, o cheque ao www.inead.com.br ww
m.br portador não é seguro.
Chequewww.inead.com.br
nominal www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
É o cheque
w.inead.com.br em que declaramos
www.inead.com.br www.inead.com.br ou empresa para o www.inead.com.br www.inead.
o nome da pessoawww.inead.com.br
qual estamoswww.inead.com.br
www.inead.com.br fazendo determinado pagamento. Com www.inead.com.br
www.inead.com.br isto, o www.inead.com.br www.in
beneficiário do cheque não pode alegar, depois, que não www.inead.com.br
recebeu. www.inead.com.br www.
www.inead.com.br 49

Em caso de perda do cheque nominal, o emitente (quem deu o cheque) e o www.inead.com.br
d.com.br beneficiário (quem recebeu
www.inead.com.br o cheque) estarão
www.inead.com.br mais seguros, porque
www.inead.com.br nenhuma
outra pessoa poderá receber www.inead.com.br www.inead.com.br
o dinheiro junto aowww.inead.com.br www.inead.com.br
banco, pois terá quewww.inead.com.br
se www.inead.com
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
identificar
w.inead.com.br para descontá-lo. www.inead.com.br
www.inead.com.br
Cheque cruzado www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
É o cheque que não
.br www.inead.com.br pode ser descontado
www.inead.com.br na boca do caixa. www.inead.com.br
www.inead.com.br Ele só pode ser www.inead.com.br w
com.br depositado em uma conta.
www.inead.com.br Cruzar um cheque
www.inead.com.br é bem mais seguro,
www.inead.com.br e para fazê-
d.com.brlo basta
dar dois riscos paralelos em diagonal na folha. www.inead.com.br www.inead.com.br
Cheque visado
É aquele em que o banco sacado dá um visto comprovante de que o emitente www.inead.com.br www.in
(cliente do banco)
www.inead.com.br possui fundos correspondentes
www.inead.com.br à quantia
www.inead.com.br sacada. É um
cheque com um visto do gerente. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
Cheque
ead.com.br sem fundos
inead.com.br
Aquele emwww.inead.com.br
que o emitente nãowww.inead.com.br www.inead.com.br
possui fundos no banco, www.inead.com.br
ou seja, ele emite o . www.inead.co
www.inead.com.br
cheque sem ter o dinheiro suficiente na conta. Quem recebeu o cheque não
vai conseguir receber
www.inead.com.br o valor correspondente,
www.inead.com.br ficando no
www.inead.com.br prejuízo.
www.inead.com.br
Este cheque também www.inead.com.br www.inead.com.br
é conhecido como borrachudo. www.inead.com.br www.inead.com.br ww
www.inead.com.br 50

www.inead.com.br
d.com.br Cheque www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
especial
O cheque que permite ao emissor sacar até uma quantia máxima estipulada www.inead.com.br www.inead.co
pelo banco,
ww.inead.com.br mesmo que, no momento,
www.inead.com.br não existam www.inead.com.br
www.inead.com.br em sua conta fundoswww.inead.com.br www.inea
correspondentes. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
É um serviço oferecido
m.br www.inead.com.br pelos bancos geralmente
www.inead.com.br a clientes idôneos.
Cheque administrativo www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
O chequewww.inead.com.br
w.inead.com.br que serve para operações efetuadas entre
www.inead.com.br bancos.
Cheque pré-datado www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
Cheque que deverá
www.inead.com.br ser descontado ouwww.inead.com.br
www.inead.com.br depositado em umawww.inead.com.br
data futura www.inead.com.br w
com.br previamente estipulada.
d.com.br Por www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
exemplo, quando você compra um produto e paga com cheque para daqui www.inead.com.br
a 30 dias.
inead.com.br Neste caso você emite
www.inead.com.br o cheque agorawww.inead.com.br
www.inead.com.br e ele só será compensado
www.inead.com.br . www.inead.co
w.inead.com.br
daqui a um www.inead.com.br
mês. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br 51

www.inead.com.br
d.com.br Pagamentos www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
Depósito em
ww.inead.com.br cheque
Tipo de pagamento
www.inead.com.br a terceiro feito www.inead.com.br
www.inead.com.br através de depósito bancário com cheque.www.inead.com.br
Por exemplo, quando há uma dívida a ser www.inead.com.br
recebida, o seu chefe pode pedir que www.inead.com.br ww
www.inead.com.br
você deposite o valor
m.br www.inead.com.br na conta do credorwww.inead.com.br
www.inead.com.br (pessoa a quem se deve). Neste caso, www.inead.com.br
www.inead.com.br
com.br será
www.inead.com.br
emitido um chequewww.inead.com.br www.inead.com.br
e você deverá depositá-lo na conta da www.inead.com.br
pessoa que tem www.inead.com.br
crédito com a empresa.
Ordem de pagamento www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
Instrumento pelo qual alguém autoriza outro alguém (geralmente um banco) a www.inead.com.br www.
pagar certa quantiawww.inead.com.br
www.inead.com.br a um terceiro. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
Por www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
exemplo, se o seu chefe lhe entregar uma ordem de pagamento, este www.inead.com.br
d.com.br documento deve ser levado
www.inead.com.br ao banco para que
www.inead.com.br o banco pague umwww.inead.com.br
www.inead.com.br valor www.inead.com.br
determinado a uma pessoa www.inead.com.br
ou empresa. Como owww.inead.com.br
próprio nome diz, éwww.inead.com.br
uma
inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
ordem para se efetuar um pagamento a alguém. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br 52
.br www.inead.com.br
Títulos e documentoswww.inead.com.br
de cobrança www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Notawww.inead.com.br
ead.com.br promissória www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
Título de crédito nominal, emitido www.inead.com.br
pelo devedor diretamente www.inead.com.br
a seu credor, que www.inead.co
representawww.inead.com.br
ww.inead.com.br promessa de pagamento em um prazo determinado.
A nota promissória é um documento assinado www.inead.com.br
pelo devedor,www.inead.com.br www.inead.com.br
comprometendo-sewww.inead.com.br
a ww
.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
quitar a dívida com www.inead.com.br
m.br www.inead.com.br o credor, numa data www.inead.com.br
estipulada entre eles.www.inead.com.br
Caso o valor não www.inead.com.br
d.com.brsejawww.inead.com.br
pago na data marcada, o credor pode levar
www.inead.com.br o devedor a protesto
www.inead.com.br da dívida e
cobrá-la judicialmente. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
É passível dewww.inead.com.br
www.inead.com.br transferência mediante endosso, isto é, se
www.inead.com.br o devedor assinar atrás
www.inead.com.br da
www.inead.com.br www.in
nota promissória, quem estiver em posse dela passa a ser o credor. www.inead.com.br www.
com.br Recibo
d.com.br Reconhecimento
escrito de que se recebeu dinheiro, valores etc.; quitação. www.inead.com.br
Por exemplo,
ww.inead.com.br quando o devedor
www.inead.com.br paga o valor devido
www.inead.com.br à empresa, ele podewww.inead.com.br
www.inead.com.br exigir o www.inea
recibo, que é o documento que comprova que a dívida foi paga. Ou quando você www.inead.com.br www.in
vai a um médico particular
www.inead.com.br e paga a consulta,
www.inead.com.br você deve pedir
www.inead.com.br o recibo, que www.inead.com.br
www.inead.com.br ww
comprova que você consultou www.inead.com.br www.inead.com.br
ali, naquela data e pagou aquele valor. www.inead.com.br w
www.inead.com.br 53

com.br Nota fiscal
www.inead.com.br
d.com.br É um documento fiscal que www.inead.com.br
comprova a compra www.inead.com.br
de um determinadowww.inead.com.br www.inead.com.b
www.inead.com.br
produto
inead.com.br ou serviço e que tem
www.inead.com.br por fim o recolhimento
www.inead.com.br dos impostos www.inead.com.br
referenteswww.inead.com.br
ww.inead.com.br à circulação de benswww.inead.com.br
e serviços. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
Geralmente possui
www.inead.com.br várias vias, cada uma
www.inead.com.br com a cor da folha
www.inead.com.br diferente –
branco, rosa, azul, amarelo,
m.br www.inead.com.br verde etc. www.inead.com.br
Por exemplo,
ead.com.br quando umwww.inead.com.br
www.inead.com.br cliente compra um produto na empresa que
você trabalha;
w.inead.com.br este produto deve
www.inead.com.br sair com a nota fiscal.
www.inead.com.br Ela será a
garantia dele caso precise acionar a empresa por qualquer motivo ou www.inead.com.br www.inea
transportar a mercadoria
www.inead.com.br de um lugar
www.inead.com.br a outro, comprovando
www.inead.com.br que a
comprou, que a mercadoria é dele ou de alguém que pagouwww.inead.com.br
por ela. www.inead.com.br ww
d.com.br Boleto
Impresso, www.inead.com.br www.inead.com.br
expedido por firma, instituição financeira etc., de registro de www.inead.com.br www.inead.com
dívida e awww.inead.com.br
w.inead.com.br efetuação de seu pagamento em data determinada;
www.inead.com.br lâmina www.inead.com.br
de pagamento.
www.inead.com.br O boleto nada mais
www.inead.com.br é que um documento
www.inead.com.br emitido por
alguma empresa que descreve um débito a ser quitado. Geralmentewww.inead.com.br www.inead.com.br www.
vem com um código
www.inead.com.br de barras.
www.inead.com.br 54

com.br Porwww.inead.com.br www.inead.com.br
exemplo, um boletowww.inead.com.br www.inead.com.br
de cartão de créditowww.inead.com.br www.inead.com.br
é o extrato que vocêwww.inead.com.br
recebe www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
constando
ead.com.br o valor a ser pago
www.inead.com.br em uma data específica.
ww.inead.com.br
Duplicata www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
Título de crédito
www.inead.com.br nominativo pelo qual
www.inead.com.br o comprador ficawww.inead.com.br
www.inead.com.br obrigado a pagar, www.inead.com.br www.
em determinada data,
.br www.inead.com.br a quantia correspondente
www.inead.com.br à fatura dewww.inead.com.br
www.inead.com.br mercadoria www.inead.com.br w
vendida a prazo. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.brOu www.inead.com.br
seja, quando você compra uma televisãowww.inead.com.br
www.inead.com.br a prazo, aquele carnê que vem
em seuwww.inead.com.br www.inead.com.br
nome, com todas aquelas www.inead.com.br
prestações a serem pagas nas dataswww.inead.com.br www.inead.com
www.inead.com.br
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
estipuladas
w.inead.com.br é um tipo de duplicata.
www.inead.com.br Cada prestaçãowww.inead.com.br
www.inead.com.br é uma duplicata, tendowww.inead.com.br o www.inead.
você como devedor
www.inead.com.br e a loja comowww.inead.com.br
www.inead.com.br credora. www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
Borderô
com.br Forma aportuguesadawww.inead.com.br
www.inead.com.br do termo francês bordereau , utilizado para
d.com.br denominar
a relação de títulos de créditos que um cliente leva ao banco a www.inead.com.br
fim de realizar
inead.com.br uma operação
www.inead.com.br de desconto ou cobrança.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
Borderô éwww.inead.com.br
ww.inead.com.br também o documento
www.inead.com.br
www.inead.com.br
onde são relacionados
www.inead.com.br os cheques pré-www.inead.com.br
datados e/ou duplicatas que foram negociados com a empresa de Factoring. www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br 55

No Borderô de Cheques ou Duplicatas,www.inead.com.br www.inead.com.br
é informado o valor www.inead.com.br
pago www.inead.com.br ww
.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
por cada cheque pré-datado
m.br www.inead.com.br ou duplicata,
www.inead.com.br além de todas as demais
com.br condições
da operação. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
O Borderô
w.inead.com.br de Cheques ou Duplicatas
www.inead.com.br deve ser arquivado
www.inead.com.br pelo
comerciante como documento que demonstra quais cheques ou www.inead.com.br www.inea
duplicatas foram
www.inead.com.br negociados com awww.inead.com.br
www.inead.com.br Factoring, enquantowww.inead.com.br
ainda www.inead.com.br www.
houver cheques para
www.inead.com.br serem depositados
www.inead.com.br e duplicatas a vencer.
www.inead.com.br 56
10
NORMAS PARA A REDAÇÃO
DA CARTA COMERCIAL
NORMAS PARA A REDAÇÃO DA CARTA COMERCIAL

A carta comercial não é só umwww.inead.com.br www.inead.com.br
instrumento de comunicação de que se www.inead.com.br www.inead.co
www.inead.com.br
valem as empresas
ww.inead.com.br ou pessoas www.inead.com.br
www.inead.com.br no relacionamento comercial, é também awww.inead.com.br
imagem de quem
www.inead.com.br ela representa. Por
www.inead.com.br isso, não basta quewww.inead.com.br
www.inead.com.br transmita um www.inead.com.br www.
conteúdo, mas que o faça de maneira que impressione bem. Para tanto é
necessário haver boa
m.br www.inead.com.br apresentação que www.inead.com.br
www.inead.com.br cause, ao primeiro contato, uma
com.br impressão de ordem, www.inead.com.br
organização e competência. www.inead.com.br www.inead.com.br
A simplicidade
w.inead.com.br não deve tender
www.inead.com.br ao genérico. Aquilatamos
www.inead.com.br o conhecimento
de alguém a respeito de um assunto pela capacidade de www.inead.com.br
empregar www.inead.com.br www.inea
vocabulário específico
www.inead.com.br que proporcione
www.inead.com.br maior precisão.www.inead.com.br
www.inead.com.br Nas empresas www.inead.com.br www.
tempo é dinheiro. www.inead.com.br
www.inead.com.br Tempo de quem redige e de quem lê. www.inead.com.br
d.com.br A carta tem de ser, portanto,
www.inead.com.br bastante concisa,
www.inead.com.br isto é, deve Ter a www.inead.com.br
informação www.inead.com.br
completa com owww.inead.com.br www.inead.com.br
menor número de palavras, www.inead.com.br
sem se alongar www.inead.com
em introduções
w.inead.com.br ou encerramentos
www.inead.com.br já em desuso há
muito tempo www.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br 58

Como www.inead.com.br
inead.com.br é um relacionamentowww.inead.com.br
meramente comercial, o texto tem que ser
impessoal, mas impessoalidade com cortesia. É um documento que não
w.inead.com.b www.inead.com.br www.inead.
pode comprometer
www.inead.com.br o conceito dewww.inead.com.br
www.inead.com.br que goza a firma. www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
CLASSIFICAÇÃO
d.com.brApóswww.inead.com.br www.inead.com.br
receber a correspondência www.inead.com.br
a secretária prepara-a www.inead.com.br
(sublinha o www.inead.com.br
assunto www.inead.com.br
mais importante),
de tal forma
que o seu executivo www.inead.com.br
ou outra pessoa possa www.inead.co
lê-la rapidamente,
ww.inead.com.br em geral a classificação
www.inead.com.br é feita separando-se
www.inead.com.br cartas, www.inead.com.br
publicidade e revistas e/ou jornais. www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
m.br Cartas confidenciais,www.inead.com.br
www.inead.com.br particulares ou pessoais devem ser entregues
com.br fechadas
ao destinatário. www.inead.com.br
Quando o cabeçalho www.inead.com.br
de uma carta consta o www.inead.com.br
endereço
ead.com.br do emitente, o endereço
www.inead.com.br do envelope
www.inead.com.br deve ser datilografado
www.inead.com.br na
carta. Exige-se www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
cuidados especiais quando a correspondência deve serwww.inead.com.br
lida . www.inead.co
por mais dewww.inead.com.br
ww.inead.com.br uma pessoa. Ao arquiva-la verifique se foi
www.inead.com.br rubricada por todos
que deveriam lê-la.
www.inead.com.br 59

INTRODUÇÃO
inead.com.br COMUM www.inead.com.br www.inead.com.br
As introduções
www.inead.com.br devem ser criadaswww.inead.com.br
www.inead.com.br e sempre estimular www.inead.com.br
o receptor a www.inead.com.br www.in
continuar a leitura www.inead.com.br
da carta. Quando www.inead.com.br www.inead.com.br
se sentir ofuscada, é www.inead.com.br
possível, desde www.inead.com.br www.
que feitas as adaptações necessárias, usar uma das seguintes fórmulas:
.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
d.com.br• www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
ead.com.br Participamos-lhe
www.inead.com.brque www.inead.com.br
... www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
• Desejamos cientifica-los de que ...
• Comunicamos
ww.inead.com.br a V. S.a. que www.inead.com.br
www.inead.com.br ... www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Levamos aowww.inead.com.br
www.inead.com.br conhecimento de V.www.inead.com.br
S.a. que ... www.inead.com.br www.inead.com.br www.
• Estamos levando ao conhecimento de V. S.a. que ...
m.br • Com relação aoswww.inead.com.br
www.inead.com.br termos de sua cartawww.inead.com.br
de ... www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br • www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br Atendendo às solicitações
www.inead.com.br constantes de
www.inead.com.br sua carta ...
• Solicitamos a V. S.a. a especial fineza de ...
• Com referências
w.inead.com.br à carta dewww.inead.com.br
www.inead.com.br V. S.a. de ... www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
• Em vista do
www.inead.com.br anúncio publicadowww.inead.com.br
www.inead.com.br no ... www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br 60

FECHOS DE www.inead.com.br
www.inead.com.br CORTESIA www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
É constituído pelowww.inead.com.br
.br www.inead.com.br último parágrafo dawww.inead.com.br
correspondência; oswww.inead.com.br
mais comuns são: www.inead.com.br w
d.com.br• www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Com elevada consideração, subscrevo-me. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
• Com
.inead.com.br elevada estima, subscrevo-me.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
• Cordiaiswww.inead.com.br
ww.inead.com.br saudações. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Subscrevo-me, atenciosamente. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
• Apreciaremoswww.inead.com.br
www.inead.com.br sua pronta respostawww.inead.com.br www.inead.com.br
ao que nesta solicitamos. www.inead.com.br ww
m.br • Antecipadamentewww.inead.com.br
www.inead.com.br gratos, subscrevemo-nos.
Cordialmente. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br 61

ESTILOS www.inead.com.br
DE CARTAS COMERCIAIS www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
ESTILO SEMIBLOCO
Varia a estética, ou seja, a distribuição www.inead.com.br
em torno do papel www.inead.com.br
conforme a www.inead.com.br www.
empresa. Algumaswww.inead.com.br
.br www.inead.com.br exigem que se coloque à esquerda o destinatário,
www.inead.com.br a
com.br saudação inicial (invocação),
www.inead.com.br texto da carta,www.inead.com.br
www.inead.com.br iniciais do redator ewww.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.brdatilógrafo,
e estabelecem como colocar a data e a assinatura com www.inead.com.br www.inead.com.br
términowww.inead.com.br
.inead.com.br na margem direita www.inead.com.br
ou quase rente a ela.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
Recomendam ainda que os parágrafos iniciem a partir de dez toques www.inead.com.br www.in
do início da margem
www.inead.com.br esquerda. Este estilo
www.inead.com.br é denominado semi
www.inead.com.br bloco.
com.br Você,
www.inead.com.br
ao datilografar, deve tomar cuidado www.inead.com.br
www.inead.com.br com o espacejamento, www.inead.com.br
pois www.inead.com.br
ela tem
ead.com.br grande efeito sobre
www.inead.com.br o receptor e proporcionar
www.inead.com.br boa aparência
www.inead.com.br à
carta. Se o texto for breve, aumente as margens da direita e esquerda, www.inead.com.br . www.inead.co
www.inead.
de modo que
ww.inead.com.br o conteúdo sobressaia
www.inead.com.br dentro da página.
www.inead.com.br 62

Se o conteúdo www.inead.com.br
ultrapassar mais www.inead.com.br
de uma página, repita www.inead.com.br
logo no início da www.inead.com
folha o cabeçalho, ewww.inead.com.br
Segundawww.inead.com.br
w.inead.com.b não se deve usar papel www.inead.com.br
timbrado na www.inead.com.br www.inead.
Segunda folha.
ESTILO BLOCO www.inead.com.br
com.br Outra forma de disporwww.inead.com.br
www.inead.com.br os elementos de uma carta é colocar a data
www.inead.com.br ea
d.com.brassinatura
a direita do papel, iniciando-se parágrafos na margem www.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.com.br
esquerda,
.inead.com.br sem dar nenhumwww.inead.com.br
www.inead.com.br espaço. A margem direita não é
rigorosamente www.inead.com.br
exigida. Para facilitar www.inead.com.br
a leitura pode-se deixar um www.inead.com.br www.inead.
espaço maior entre um e outro parágrafo. www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br
ESTILO BLOCO COMPACTOwww.inead.com.br www.inead.com.br
OU CHEIO www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br Seguindo
www.inead.com.br
um terceiro www.inead.com.br www.inead.com.br
estilo, data, destinatário, www.inead.com.br
invocação e assinatura, www.inead.com.br
são colocados
ead.com.br juntos à margem
www.inead.com.br esquerda, ou seja,
www.inead.com.br todos os elementos
inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br fica livre, mas isto www.inead.com.br. www.inead.co
www.inead.com.br
começam na margem esquerda. A margem direitawww.inead.com.br www.inead.com.br
www.inead.
não significawww.inead.com.br
ww.inead.com.br datilografar até o fim do papel.
www.inead.com.br 63
11
ORGANIZAÇÃO E CONTROLE
DE DOCUMENTAÇÃO
EXPEDIDA E RECEBIDA
ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO EXPEDIDA E RECEBIDA

www.inead.com.br
d.com.br Este www.inead.com.br
assunto é muito importante e de grandewww.inead.com.br www.inead.com.br
interesse. A informática www.inead.com.b
trouxewww.inead.com.br
inead.com.br muita facilidade parawww.inead.com.br
secretária, mas nãowww.inead.com.br
acabou com o volume de
w.inead.com.b www.inead.com.br
papéis principalmente no que se www.inead.com.br www.inead.com.br
refere ao arquivamento. www.inead.com.br www.inead.
A pessoa precisawww.inead.com.br
www.inead.com.br muito estar atualizada quanto ao arquivamento
www.inead.com.br dos
documentos do seu setor, para maior facilidade de sua atividade dewww.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br assessoria do seu chefe
www.inead.com.br e da equipe do seuwww.inead.com.br
www.inead.com.br departamento. www.inead.com.br www.inead.com.br
Veremos a seguir algumas dicas importantes para o dia-a-dia: www.inead.com.br www.inead.co
a) Procure
ww.inead.com.br padronizar suas pastas,
www.inead.com.br use etiquetas, cores,
www.inead.com.br quanto aos www.inead.com.br
títulos, procurewww.inead.com.br www.inead.com.br
usar letras padronizadas, www.inead.com.br
os armários e www.inead.com.br
gavetas poderão www.inead.com.br www.in
também ser identificados;
com.br b)www.inead.com.br www.inead.com.br
Os documentos deverão ser separados:www.inead.com.br www.inead.com.br
ofícios, cartas memorando, www.inead.com.br
etc., em
ead.com.br seguida separem www.inead.com.br
www.inead.com.br por numeração ou data www.inead.com.br www.inead.com.br
sempre decrescente de www.inead.com
forma quewww.inead.com.br
w.inead.com.br o ultimo documento emitido ou recebido
www.inead.com.br estará sempre emwww.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br
primeiro lugar na pasta. Este tipowww.inead.com.br
de organização facilita também a fácil www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inea
www.in
localização do documento
www.inead.com.br quando necessário;
www.inead.com.br 65
ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO EXPEDIDA E RECEBIDA

Não deixe acumularwww.inead.com.br
d.com.br c) www.inead.com.br www.inead.com.br
documento para o arquivamento, procurewww.inead.com.br www.inead.com.b
semprewww.inead.com.br
inead.com.br ao final do dia arquivar os documentos ou
www.inead.com.br se preferir ao final www.inead.com.br
www.inead.com.br da www.inead.co
semana, mas lembre-se não deixe www.inead.com.br www.inead.com.br
acumular mais dowww.inead.com.br
que isso; www.inead.com.br www.inead.
d) Entre os diversos
www.inead.com.br tipos de pasta, www.inead.com.br
www.inead.com.br suspensa, A/Z, caixas,www.inead.com.br
procure a que www.inead.com.br ww
melhor se adéqua e facilite seus serviços, organize-as por assuntoswww.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br utilizando etiquetas. Não
www.inead.com.br se esqueça de não
www.inead.com.br sobrecarregar as pasta,
www.inead.com.br pois
d.com.brissowww.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
ead.com.br dificultará o manuseio dos documentos quando
necessário além
www.inead.com.br de
deixar owww.inead.com.br
.inead.com.br visual com aspectowww.inead.com.br
carregado dando a impressão de falta dewww.inead.com.br
organização;
No armário de arquivo
www.inead.com.br deverá estar as
www.inead.com.br pastas com os documentos
www.inead.com.br do ano
m.br corrente e as pastas www.inead.com.br
www.inead.com.br do documento do ano anterior, se for preciso
www.inead.com.br localizar
com.br algum
www.inead.com.br
documento do www.inead.com.br
ano anterior será mais fácil a localização ewww.inead.com.br
www.inead.com.br consulta. www.inead.com.br
Ao final do
w.inead.com.br ano estas pastas do
www.inead.com.br ano anterior irão para
www.inead.com.br o arquivo
permanente da instituição, as pastas dos documentos do ano corrente www.inead.com.br www.inea
continuam no armário
www.inead.com.br e abre-se novas
www.inead.com.br pastas para o ano
www.inead.com.br novo.
www.inead.com.br 66
12
TÉCNICAS DE ARQUIVO

www.inead.com.br
com.br Conceitos Fundamentaiswww.inead.com.br www.inead.com.br
da Área de Arquivologia www.inead.com.br www.inead.com.br
Antes dewww.inead.com.br
w.inead.com.br iniciar a apresentação sobre como organizar
www.inead.com.br documentos e correspondências,
www.inead.com.br www.inead.com.bré www.inead.
preciso conhecer www.inead.com.br
os conceitos básicos que envolvemwww.inead.com.br
esta www.inead.com.br
atividade. A seguir, serão www.inea
apresentados www.inead.com.br
www.inead.com.br os conceitos fundamentais da área de arquivologia,
www.inead.com.br área que estuda
arquivo e organização
.br www.inead.com.br de documentos www.inead.com.br
www.inead.com.br e é também chamadawww.inead.com.br
de arquivística. www.inead.com.br w
d.com.brARQUIVO: conjunto dewww.inead.com.br
www.inead.com.br documentos produzidos e recebidos por órgãos
www.inead.com.br públicos,
instituições
.inead.com.br de caráter público
www.inead.com.br e entidades privadas,
www.inead.com.br em decorrência do
www.inead.com.br exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física e jurídica, qualquer que seja o suporte www.inead.
da informação
www.inead.com.br ou a natureza doswww.inead.com.br
www.inead.com.br documentos (Lei Federal nO 8.159/91, art.
www.inead.com.br 2°).
ACERVO: totalidade dos documentos sob custódia de um www.inead.com.br
arquivo. www.inead.com.br www.
DOCUMENTO CORRENTE: aqueles documentos em curso ou que, mesmo sem www.inead.com.br w
com.br movimentação,
www.inead.com.brconstituam objetos de consulta
www.inead.com.br frequente. São www.inead.com.br
www.inead.com.br armazenados em Arquivos
www.inead.com.br
d.com.br Correntes. www.inead.com.br www.inead.com.br
DOCUMENTO
inead.com.br INTERMEDIÁRIO:
www.inead.com.br documento que,
www.inead.com.br não sendo de uso corrente
www.inead.com.br nos órgãos. www.inead.co
www.inead.com.br
produtores,
ww.inead.com.br por razões de interesse
www.inead.com.br administrativo,
www.inead.com.br aguardam a sua eliminação
www.inead.com.br ou
recolhimento para guarda permanente. São armazenados em Arquivos Intermediários. www.in
www.inead.com.br 68

DOCUMENTO PERMANENTE:
m.br www.inead.com.br documento
www.inead.com.br de valor histórico, probatório
www.inead.com.br e informativo,
www.inead.com.br que
www.inead.com.br
www.inead.com.br
com.br deve www.inead.com.br
ser definitivamente www.inead.com.br
preservado. É armazenado www.inead.com.br
no arquivo permanente. www.inead.com.br
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: processo de análise e seleção de documentos de arquivo,
ead.com.br www.inead.com
que estabelece
w.inead.com.br sua destinação
www.inead.com.br de acordo com os valores
www.inead.com.br que lhes são atribuídos.
ARQUIVO PRIVADO: conjunto dewww.inead.com.br www.inead.com.br
documentos produzidos ou recebidos porwww.inead.com.br
pessoas físicas www.inea
ou jurídicas, em
www.inead.com.br decorrência de suas
www.inead.com.br atividades (Lei Federal
www.inead.com.br n° 8.159/91, art. www.inead.com.br
www.inead.com.br 11). www.
ARQUIVO PÚBLICO:
.br www.inead.com.br conjunto de documentos
www.inead.com.br produzidos ewww.inead.com.br
www.inead.com.br recebidos, no exercício de suas
www.inead.com.br w
atividades, por órgãos públicos de âmbito www.inead.com.br www.inead.com.br
federal, estadual, municipal, www.inead.com.br
e do Distrito www.inead.com.br
com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.brFederal, em decorrênciawww.inead.com.br
www.inead.com.br de suas funções administrativas, legislativas
www.inead.com.br e judiciárias. Arquivo
integrante
.inead.com.br da administraçãowww.inead.com.br
www.inead.com.br pública. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.c
TEORIA DAS TRÊS IDADES: teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados como o www.inead.
correntes, intermediários
www.inead.com.br ou permanentes,
www.inead.com.br de acordowww.inead.com.br
www.inead.com.br com a identificação www.inead.com.br
dos valores www.in
primário e secundário dos documentos, considerando-se www.inead.com.br www.inead.com.br
sua gênese, tratamento e www.
utilização.
com.br CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS:
www.inead.com.br sucessivas
www.inead.com.br fases por que passam
www.inead.com.br os documentos de
www.inead.com.br um
www.inead.com.br
d.com.br arquivo,
www.inead.com.br
da sua produção www.inead.com.br
até a sua eliminação www.inead.com.br www.inead.com.br
ou guarda permanente. www.inead.com.br
DESTINAÇÃO:
inead.com.br em decorrência
www.inead.com.br da avaliação, encaminhamento
www.inead.com.br www.inead.com.brdos documentos à guarda. www.inead.co
www.inead.com.br
permanente,
ww.inead.com.br à eliminação e/ou
www.inead.com.br reprodução.
ESPÉCIE DOCUMENTAL: Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por www.inead.com.br www.in
suas características
www.inead.com.br comuns de estruturação
www.inead.com.br da informação,
www.inead.com.br como ata, carta, decreto,
www.inead.com.br
fotografia, memorando,www.inead.com.br www.inead.com.br
ofício, plantas, relatório. www.inead.com.br www.inead.com.br w
www.inead.com.br 69

com.br GÊNERO DOCUMENTAL:
www.inead.com.br Reunião de espécies
www.inead.com.br documentais que www.inead.com.br
www.inead.com.br se assemelham por seuswww.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br caracteres www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como www.inead.com.b
documento
inead.com.br filmo gráfico, sonoro,
www.inead.com.br audiovisual, cartográfico,
www.inead.com.br iconográfico,
www.inead.com.br informático, microwww.inead.co
www.inead.com.br
gráfico, textual. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
O Documento ewww.inead.com.br
www.inead.com.br o seu Processo de Entrada, Tramitação ewww.inead.com.br
www.inead.com.br Arquivamento na Empresa:
www.inead.com.br ww
A informação necessita www.inead.com.br
ser tratada e organizada www.inead.com.br
da fonte geradora www.inead.com.br
à armazenadora, para w
com.br que o produto final seja
www.inead.com.br repassado aos usuários
www.inead.com.br satisfatoriamente.
www.inead.com.br O documento contém
dadoswww.inead.com.br
ead.com.br de grande importância para as decisõeswww.inead.com.br
www.inead.com.br administrativas. www.inead.com.br www.inead.com
O registro de
ww.inead.com.br entrada do documento
www.inead.com.br é efetuado no www.inead.com.br
www.inead.com.br setor de protocolo, que tem como
atividade principal:
www.inead.com.br executar as atividades
www.inead.com.br de movimentação,
www.inead.com.br controle e expedição
www.inead.com.br de
requerimentos, processos e outros documentos, atendendo com presteza às solicitaçõeswww.inead.com.br ww
m.br dos usuários sobre owww.inead.com.br
www.inead.com.br andamento dos processos e papeis de seu
www.inead.com.br interesse.
No setor de protocolo, a ausência de técnicas e métodos apropriados, bem como usos www.inead.com
inadequados,
w.inead.com.br prejudicam o correto
www.inead.com.br arquivamentowww.inead.com.br
www.inead.com.br do documento no seu destino final, após www.inead.
www.inead.com.br
a tramitação.www.inead.com.br www.inead.com.br
Consequentemente,www.inead.com.br www.inead.com.br
os usuários e administradores www.inead.com.br
serão penalizados com a www.inea
lentidão, a imprecisão
www.inead.com.br e a inconfiabilidade
www.inead.com.br quando solicitarem
www.inead.com.br informações. www.inead.com.br
www.inead.com.br 70

www.inead.com.br
d.com.br Tramitação do Documento www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
Após owww.inead.com.br
inead.com.br registro no protocolo, o documento é encaminhado
www.inead.com.br a setor ouwww.inead.com.br
www.inead.com.br autoridade para as www.inead.co
w.inead.com.b www.inead.com.br
providências www.inead.com.br
necessárias em função da conclusão www.inead.com.br
dowww.inead.com.br
assunto. www.inead.com.br www.inead.
Ele pode sair do setor de protocolo sob a forma original em que deu entrada, ou sob a www.in
forma de processo,
www.inead.com.br recebendo uma capa.
www.inead.com.br Irá formar um dossiê,
www.inead.com.br até chegar à conclusão,
passando por diversas autoridades, recebendo www.inead.com.br
pareceres e até anexos. www.inead.com.br w
Arquivamento
Após a tramitação e conclusão do assunto tratadowww.inead.com.br www.inead.com.br
destinado a sua www.inead.co
no documento, ele éwww.inead.com.br
etapa final www.inead.com.br
ww.inead.com.br - o arquivamento. Geralmente, o arquivamento
www.inead.com.br inicial é feito no
www.inead.com.br arquivo setorial. www.inea
www.inead.com.br
Após cinco anos,
www.inead.com.br o documento irá para
www.inead.com.br o setor de avaliação
www.inead.com.br de documentos, www.inead.com.br
www.inead.com.br se ainda www.
apresentar validade, ou para o descarte. www.inead.com.br www.inead.com.br ww
com.br A www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
d.com.br validade do documento
www.inead.com.br é determinada pela
www.inead.com.br Tabela de Temporalidade
www.inead.com.br de Documentos,
que é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que determina os prazos de www.inead.com
guarda e awww.inead.com.br
w.inead.com.br destinação dos documentos de arquivo;
www.inead.com.br 71

É umawww.inead.com.br
inead.com.br divisão de espécie documental que reúnewww.inead.com.br
www.inead.com.br documentos por suas www.inead.com.br www.inead.co
características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de www.inead.com.br www.inead.
conteúdo ouwww.inead.com.br
www.inead.com.br técnica do registro, www.inead.com.br
tais como cartas precatórias, cartas
régias, cartas-patentes, decretos semwww.inead.com.br www.inead.com.br
número, decretos-leis, decretos www.inead.com.br www.
legislativos, fotografias
.br www.inead.com.br temáticas, retratos,
www.inead.com.br daguerreotipo, litogravuras,
com.br serigrafias, xilogravuras.
O Processo
.inead.com.br de Arquivamento
www.inead.com.br e Manutenção dos
www.inead.com.br Documentos
O arquivamento
ww.inead.com.br de documentos
www.inead.com.br consiste na colocação
www.inead.com.br do documento nowww.inead.com.br
lugar a ele destinado (estante, arquivo, prateleira ou pasta), e deve ser www.inead.com.br www.in
feito diariamente,
www.inead.com.br pois, quando os documentos
www.inead.com.br se acumulam,
www.inead.com.br acabam
ocorrendo problemas (perda, extravio ou dano). Se por acasowww.inead.com.br
existirem www.inead.com.br w
com.br documentos que necessitem
www.inead.com.br ficar para arquivamento
www.inead.com.br no dia seguinte,
recomenda-se
ead.com.br a guarda dos
www.inead.com.br mesmos em armários.
www.inead.com.br 72

Antes www.inead.com.br
inead.com.br de guardar qualquer www.inead.com.br
documento, a empresa ou a área responsável
pelo arquivo da empresa deve elaborar um quadro de avaliação de www.inead.com.br www.inead.
documentos.www.inead.com.br
www.inead.com.br O quadro de avaliação de documentos consiste
www.inead.com.br em
orientações para o tratamento dos documentos, www.inead.com.br
por tipo www.inead.com.br
de documento www.inead.com.br www.
(corrente, permanente
.br www.inead.com.br e intermediário).
www.inead.com.br Neste quadro devem
www.inead.com.br constar os
com.br seguintes dados: a fase
www.inead.com.br ou tipo do documento;
www.inead.com.br a descrição do grupo
www.inead.com.br de
d.com.brclassificação
deste documento e o conteúdo ou assunto de cada www.inead.com.br www.inead.com.br
documento.
Algumas medidas devem ser tomadas, antes do arquivamento, para
assegurar a conservação
www.inead.com.br dos documentos:
· perfurar os documentos uniforme e adequadamente; www.inead.com.br www.inead.com.br w
com.br · retirar clipes e alfinetes,
www.inead.com.br e utilizar o grampeador
www.inead.com.br com gramposwww.inead.com.br
www.inead.com.br de www.inead.com.br
alumínio;
ead.com.br dobrar os documentos
www.inead.com.br adequadamente,
www.inead.com.br se excederem oswww.inead.com.br
tamanhos padronizados, e desdobrar caso seja necessário; www.inead.com.br . www.inead.co
www.inead.com.br 73

d.com.br · fitas adesivas não devem
www.inead.com.br ser usadas, por perder
www.inead.com.br a cola com o passar
www.inead.com.br do
tempowww.inead.com.br
inead.com.br e deixar manchas amareladas no documento,
www.inead.com.br que são irremovíveis.
As fitas adesivas devem ser substituídas por cola que não afete o www.inead.com.br www.inead.
documento,www.inead.com.br
www.inead.com.br e a colagem deve serwww.inead.com.br
feita com tiras de papel no verso do
documento, para não prejudicar a posterior leitura; www.inead.com.br www.inead.com.br www.
com.br · arquivamento
www.inead.com.brde recortes. Devem ser arquivados
www.inead.com.br em pastas, por
www.inead.com.br assunto,
d.com.bre após
devem ser colocados em folhas soltas de www.inead.com.br www.inead.com.br
papel tamanho ofício. Se www.inead.com.br
for um www.inead.com.br
.inead.com.br artigo que tenha continuação no verso, owww.inead.com.br
www.inead.com.br recorte deve ser www.inead.com.br www.inead.co
www.inead.com.br
w.inead.com.br
guardado em
ww.inead.com.br
envelope que também
www.inead.com.br será colocado em
www.inead.com.br folha de papel. Nowww.inead.com.br www.inead.
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inea
alto e à direita do recorte, deverá ser anotada a data e fonte de onde ele www.inead.com.br www.in
foi extraído, como
www.inead.com.br também o assuntowww.inead.com.br
www.inead.com.br da pasta onde ele será arquivado.
com.br Operações Essenciais www.inead.com.br
para Guarda e Conservação www.inead.com.br
dos Documentos www.inead.com.br
· Os seguintes
ead.com.br procedimentos
www.inead.com.br devem ser seguidos
www.inead.com.br para que haja a guarda
www.inead.com.br e
conservação www.inead.com.br
adequada dos documentos: www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
· fazer o arquivamento
ww.inead.com.br diário dewww.inead.com.br
www.inead.com.br pastas e papeis; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
· no momento de
www.inead.com.br arquivar um documento,
www.inead.com.br confrontar owww.inead.com.br
www.inead.com.br conteúdo e o www.inead.com.br www.
número da pasta para evitar engano; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
www.inead.com.br 74

· manter uma sequência estritamente www.inead.com.br
- não grampear e www.inead.com.br www.inead.co
cronológica www.inead.com.br www.inead.com.br
w.inead.com.b www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
não arquivar
ww.inead.com.br juntas as correspondências
www.inead.com.br recebidas ewww.inead.com.br
www.inead.com.br as expedidas; www.inead.com.br www.inea
· não sobrecarregar
www.inead.com.br as caixas arquivo
www.inead.com.br ou pastas;
· abrir uma segunda pasta, tão logo seja necessário; ou, se for o caso,
uma caixa;
com.br · manter
uma pasta miscelânea ou diversos,www.inead.com.br
para onde irão os www.inead.com.br www.inead.com.br
documentos
ead.com.br cujos assuntos
www.inead.com.br não são rotineiros,www.inead.com.br
www.inead.com.br até que cheguem aowww.inead.com.br www.inead.com
número de
w.inead.com.br seis, quando terãowww.inead.com.br
www.inead.com.br uma pasta própria; www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
· não deixar assuntos indefinidos, classificá-los quando não houver www.inead.com.br www.inea
definição clarawww.inead.com.br
www.inead.com.br ou não existirem assuntos assemelhadoswww.inead.com.br
www.inead.com.br em: www.inead.com.br www.
Assuntos Administrativos diversos, Assuntos de pessoal diversos e www.inead.com.br ww
m.br Assuntos Financeiroswww.inead.com.br
www.inead.com.br diversos, definindo-os em uma área quewww.inead.com.br
www.inead.com.br tenha www.inead.com.br
com.br pertinência; www.inead.com.br www.inead.com.br
· jamais permitir que pessoas alheias ao serviço www.inead.com.br
procedam ao www.inead.com.br www.inead.com
arquivamento,
w.inead.com.br salvo sob supervisão,
www.inead.com.br em fase de treinamento.
www.inead.com.br 75
13
USO ADEQUADO DO TELEFONE

www.inead.com.br
com.br Seguem www.inead.com.br
alguns procedimentos www.inead.com.br
que garante awww.inead.com.br www.inead.com.br
eficácia do uso do telefone: www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
• Atenda
w.inead.com.b após o primeiro toque.
www.inead.com.br O barulho do telefone
www.inead.com.br tocando irritawww.inead.com.br
www.inead.com.br você e quem www.inead.
ww.inead.com.br
ligou. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
• Evite o “alô”.
Diga o nome da empresa
ou do seu departamento www.inead.com.br
(se a ligação já passou www.
pela telefonista)
.br www.inead.com.br e o seu. Você podewww.inead.com.br
www.inead.com.br acrescentar um “bom dia” ou “boa tarde”.
www.inead.com.br Soa
www.inead.com.br w
simpático e profissional. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Se a ligação não for www.inead.com.br
para você, passe-a para outra pessoa desejada.
www.inead.com.br Evite retornar awww.inead.com.br
www.inead.com.br
.inead.com.brligação para a telefonista.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.co
• Ao sair do local de trabalho, informe à telefonista onde estará.
• Ao telefonar,
www.inead.com.br tenha à mão todos
www.inead.com.br os dados necessários
www.inead.com.br para a conversa. www.inead.com.br
• Ao falar com www.inead.com.br
www.inead.com.br a pessoa desejada, apresente-se e seja gentil.
www.inead.com.br Lembre-se que www.inead.com.br
www.inead.com.br ela pode ww
www.inead.com.br
estar ocupada. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br w
Se o telefone ou o www.inead.com.br
ramal para o qual você ligou não atender,www.inead.com.br
www.inead.com.br desista após o terceiro
www.inead.com.br
ead.com.br toque e ligue mais tarde.
www.inead.com.br Três toques são suficientes
www.inead.com.br para provarwww.inead.com.br
www.inead.com.br que seu interlocutorwww.inead.com
inead.com.br não www.inead.com.br
está disponível. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
• Se a suawww.inead.com.br
ww.inead.com.br ligação não estiver hora marcada, opte www.inead.com.br
www.inead.com.br por fazê-la de manhã.www.inead.com.br
Nesse período www.inea
os telefones estão menos ocupados e as pessoas mais www.inead.com.br
disponíveis. www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br 77

com.br Se www.inead.com.br www.inead.com.br
a ligação não for parawww.inead.com.br www.inead.com.br
você, passe-a para outra www.inead.com.br
pessoa desejada. Evite www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.b
retornar
ead.com.br a ligação para a telefonista.
Ao sair do
w.inead.com.br local de trabalho, informe
www.inead.com.br à telefonista onde
www.inead.com.br estará.
Ao telefonar, tenha à mão todos os www.inead.com.br www.inead.com.br
dados necessárioswww.inead.com.br
para a conversa. www.inead.com.br www.inea
Ao falar com awww.inead.com.br
pessoa desejada, apresente-se www.inead.com.br
e seja gentil. Lembre-se que www.inead.com.br www.
ela pode estar ocupada.
d.com.brSe o telefone ou o ramalwww.inead.com.br
www.inead.com.br para o qual você ligou não atender, desista
www.inead.com.br após o
terceirowww.inead.com.br
.inead.com.br toque e ligue mais www.inead.com.br
tarde. Três toques são suficientes para provar
www.inead.com.br que
seu interlocutor não está disponível. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
Se a sua ligação
www.inead.com.br não estiver hora www.inead.com.br
www.inead.com.br marcada, opte por fazê-la de manhã. Nesse
período os telefones www.inead.com.br
estão menos ocupados www.inead.com.br
mais disponíveis. www.inead.com.br www.
e as pessoas www.inead.com.br www.inead.com.br
com.br Sewww.inead.com.br
o ramal da pessoa que você deseja falarwww.inead.com.br
www.inead.com.br estiver ocupado, não aguarde na
d.com.br linha.
www.inead.com.br
Deixe recado ou peça www.inead.com.br www.inead.com.br
para lhe chamar mais tarde. www.inead.com.br www.inead.com.br
Durante o diálogo, evite deixar seu interlocutor esperando. Caso você esteja
procurandowww.inead.com.br
ww.inead.com.br uma informação, retorne ao fone e avise-o
www.inead.com.br do que está
acontecendo. Ao telefone, três minutos são uma eternidade. Se for levar www.inead.com.br www.in
www.
mais do que isso,www.inead.com.br
www.inead.com.br desligue e retorne owww.inead.com.br
telefonema mais tarde.
www.inead.com.br 78

www.inead.com.br
d.com.br Seja www.inead.com.br www.inead.com.br
gentil, mas sem exageros. Use expressões do tipo “pois não” e www.inead.com.br www.inead.com.b
“obrigado”.
inead.com.br Evite intimidades
www.inead.com.br como “bem” e “querida”.
Demonstre conhecer sua empresa. www.inead.com.br www.inead.com.br
Evite “tirar o corpo fora” com www.inead.com.br www.inead.
expressões do
www.inead.com.br tipo “isso não é comigo”.
www.inead.com.br Dizer “vou consultar”
www.inead.com.br tem um www.inead.com.br
significado muito
www.inead.com.br diferente de “não sei”.
Ao descrever objetos, use analogia, que facilitam www.inead.com.br
a visualização. www.inead.com.br w
Dê a www.inead.com.br
ead.com.br devida importância àwww.inead.com.br
anotações e transmissão de recados. Repita
www.inead.com.br os
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
dados mais importantes, passe-os assim que possível www.inead.com.br
à pessoa certa e www.inead.com.br www.inead.c
www.inead.com.br
w.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br o www.inead.
confirme sewww.inead.com.br
ww.inead.com.br houver retorno. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br
O atendente deve: www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br ww
m.br • Ter um grupo dewww.inead.com.br
www.inead.com.br frases – chave, parawww.inead.com.br
o chefe agressivo: “Possivelmente
d.com.br me enganei” e “Vou
www.inead.com.br verificar”.
• Em dúvida : “Francamente não sei” e “Desculpe, poderia esclarecer?” .
• Para colegas
w.inead.com.br e subordinados:
www.inead.com.br “Preciso muito de
www.inead.com.br sua ajuda”, acrescido
www.inead.com.br de
“por favor” e “muito obrigado”.www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inea
www.inead.com.br 79

• Em situações conflitantes: www.inead.com.br
“Sei como www.inead.com.br
o Sr. se sente”. www.inead.com.br www.inead.com.br ww
• No caso de problemas de relacionamento com o chefe e
colegas: “Eu o admiro
d.com.br www.inead.com.br muito”, “Gostaria www.inead.com.br
www.inead.com.br de conversar com www.inead.com.br www.inead.com.br
ead.com.br o www.inead.com.br www.inead.com.br
Sr. ou Você, quando for possível”. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com
• Sobrewww.inead.com.br
planejamento: “Quais www.inead.com.br
são minhas prioridades agora, www.inead.com.br www.inead.
hoje e amanhã?”.
www.inead.com.br 80
14
A ORGANIZAÇÃO DA AGENDA

d.com.br A perfeição do trabalhowww.inead.com.br
do Auxiliar de escritório depende, em grande www.inead.com.br
parte, de uma www.inead.com.b
agendawww.inead.com.br
inead.com.br organizada. De aspecto insignificante, elawww.inead.com.br
www.inead.com.br assume vital importância no decorrer dawww.inead.co
www.inead.com.br
rotina diária. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.
COMO ORGANIZAR
www.inead.com.br UMA AGENDA www.inead.com.br
com.br Tenha duas agendas para
www.inead.com.br compromissos, www.inead.com.br
www.inead.com.br uma em sua mesa, outro na do seu chefe. www.inead.com.br
www.inead.com.br Nas
d.com.brduas,
você anotará todoswww.inead.com.br
ead.com.br www.inead.com.br os compromissos dele: reuniões, entrevistas,
www.inead.com.br telefonemas, etc.
Isto manterá os dois perfeitamente informados das atividades do dia, evitará que ele o www.inead.co
.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
chame a todo
ww.inead.com.br momento para saber
www.inead.com.br "o que vai Fazerwww.inead.com.br
www.inead.com.br agora", evitará que você precise
entrar na sala a cada momento para saber "o que ou quem www.inead.com.br
vem agora”. www.inead.com.br www.in
m.br Na agenda de compromissos,
www.inead.com.br anote as datas
www.inead.com.br sociais que devem
www.inead.com.br ser lembradas porwww.inead.com.br
www.inead.com.br você e
com.br pelowww.inead.com.br
seu chefe. Anote www.inead.com.br
também os compromissos sociais dele dewww.inead.com.br
www.inead.com.br que você tem
www.inead.com.br
www.inead.com.br
www.inead.com.br
d.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
conhecimento.
ead.com.br Faça de sua
www.inead.com.br agenda de compromisso
www.inead.com.br o seu "centro de
www.inead.com.br informações". Usewww.inead.com
www.inead.com.br
inead.com.br
as duas www.inead.com.br
w.inead.com.br contracapas
www.inead.com.br colar todos aswww.inead.com.br
internaswww.inead.com.br
para
www.inead.com.br informações de quewww.inead.com.br
www.inead.com.br você precisa para o. www.inead.co
seu dia-a-dia, em cópias tipo xerox reduzidas.
www.inead.com.br 82

A ORGANIZAÇÃO
ead.com.br DE REUNIÕES
www.inead.com.br
• As reuniões podem ser dos mais
variados tipos: seminário, www.inead.com.br
mesa redonda, painel, www.inea
simpósio ewww.inead.com.br
www.inead.com.br conferência. A Maior parte das horas do www.inead.com.br
www.inead.com.br gerente são gastas em reuniões.
Portanto, elas www.inead.com.br
.br www.inead.com.br devem ser preparadas com cuidado. Prepare
www.inead.com.br a sala de reuniões:
• Não marque mais que três reuniões por dia, a não ser que seu chefe assim o deseje.
Mantenha um intervalo de 30 minutos entre
www.inead.com.br uma reunião e outra.
• Nãowww.inead.com.br
.inead.com.br marque reuniões no final do dia.
• Controle rigorosamente sua agenda com a dele para evitar "furos".
• Comunique
www.inead.com.br com antecedênciawww.inead.com.br
www.inead.com.br o dia e hora da reunião aos participantes.
www.inead.com.br Se possível,
faça por escrito,
www.inead.com.br para sua segurança.
• A sala deve ter uma temperatura agradável, deve estar arejada e ser clara.
Cinzeiros em quantidade suficiente. www.inead.com.br
d.com.br • Blocos
ead.com.br de papel, lápis ewww.inead.com.br
www.inead.com.br caneta para todos www.inead.com.br
os participantes. www.inead.com.br www.inead.com
• Equipamentos especiais necessários - retroprojetores, gravadores, etc.
• Estabeleça
ww.inead.com.br uma rotina para www.inead.com.br
www.inead.com.br servir água, refrigerante, café, de tal modo
www.inead.com.br que não
prejudique www.inead.com.br
www.inead.com.br o andamento das conversações.
www.inead.com.br 83

COMO
ead.com.br PREPARAR UMA REUNIÃO
Os resultados
w.inead.com.br de uma reuniãowww.inead.com.br
www.inead.com.br estão diretamente ligados ao seu planejamento.
Quanto melhor preparação receber, melhor fluirá o seu desenvolvimento. www.inead.com.br www.inea
Antes, porém,www.inead.com.br
www.inead.com.br analise se é necessário e oportuno fazer esta
www.inead.com.br reunião. Um doswww.inead.com.br
elementos mais importantes de uma reunião www.inead.com.br
é a Pauta de Reunião. Constitui www.inead.com.br ww
www.inead.com.br
uma ferramenta básica
m.br www.inead.com.br para uma visão completa
www.inead.com.br do tema e um
www.inead.com.br delineamento
d.com.brpositivo da reunião. www.inead.com.br
A elaboração
w.inead.com.br da Pauta de Reunião
www.inead.com.br compete ao "dono"
www.inead.com.br do objeto causador.
Portanto, é importante
www.inead.com.br observar www.inead.com.br
www.inead.com.br os seguintes critérioswww.inead.com.br
na elaboração da Pauta.
Objetivo da Reunião:
www.inead.com.br a necessidade de
www.inead.com.br se fixar o objetivo da
www.inead.com.br reunião decorre www.inead.com.br
www.inead.com.br w
com.br dowww.inead.com.br
fato de evitar o desvirtuamento do assunto
www.inead.com.br a ser tratado e inteirar
www.inead.com.br os
d.com.br participantes
www.inead.com.br
a respeito. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Materialwww.inead.com.br
inead.com.br a Ser Utilizado: cópias de correspondências,
www.inead.com.br de normas, dawww.inead.com.br . www.inead.co
www.inead.com.br
w.inead.com.br
relatórios,www.inead.com.br
etc., www.inead.com.br
servirão de subsídios www.inead.com.br
aos participantes, www.inead.com.br
propiciando a estes a www.inead.
familiarizaçãowww.inead.com.br
www.inead.com.br com o assunto. www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.in
www.inead.com.br 84

Previsão
ead.com.br do Tempo: o fator
www.inead.com.br tempo deve ser previsto
www.inead.com.br por assunto ouwww.inead.com.br
participantes,
w.inead.com.br para evitar, dentre
www.inead.com.br outros transtornos,
www.inead.com.br decisões precipitadas
www.inead.com.br e
alongamento das discussões em assuntos alheios ao objetivo da reunião
(excesso de tempo).
Local, Data e Hora: evita atrasos e desencontros. www.inead.com.br www.inead.com.br ww
d.com.brApós a montagem da Pauta
www.inead.com.br de Reunião, estawww.inead.com.br
www.inead.com.br deverá ser encaminhada aos
participantes, a fim de certificar o propósito do programa, www.inead.com.br
possibilitando a www.inead.com
estes uma
w.inead.com.br melhor preparaçãowww.inead.com.br
www.inead.com.br para a reunião. www.inead.com.br www.inead.com.br o www.inead.
COMO DIRIGIR UMA REUNIÃO www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.
• A condição de www.inead.com.br
www.inead.com.br dirigir e/ou coordenar bem uma reunião www.inead.com.br
www.inead.com.br é requisito básico www.inead.com.br w
com.br para aquele que terá
www.inead.com.br essa atribuição. Ao
www.inead.com.br dirigente de uma reunião
d.com.br www.inead.com.br
compete: www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
• Preparar
inead.com.br a Pauta de Reunião.
www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
• Designar
ww.inead.com.br o secretário, ao qual
www.inead.com.br caberá a elaboração
www.inead.com.br da ata.
www.inead.com.br 85

• Abrir a reunião, discorrendo sobre o objetivo da mesma.
• Convocar o participação
www.inead.com.br de todoswww.inead.com.br
www.inead.com.br do grupo. www.inead.com.br www.inead.com.br ww
• Evitar que determinado
m.br www.inead.com.br participante www.inead.com.br
www.inead.com.br monopolize o tempowww.inead.com.br
e o assunto. www.inead.com.br
com.br • www.inead.com.br www.inead.com.br
Evitar conversas paralelas, www.inead.com.br
não afetas ao www.inead.com.br
assunto em discussão. www.inead.com.br
• Controlar
ead.com.br a intensidade
www.inead.com.br de sentimentos naswww.inead.com.br
www.inead.com.br discussões. www.inead.com.br www.inead.com
• Controlar
w.inead.com.br o tempo estabelecido
www.inead.com.br em pauta.
• Encerrar a reunião, fazendo uma síntese dos assuntos
ww.inead.com.br www.inead.com.br tratados, www.inead.com.br www.inea
estabelecendo
www.inead.com.br itens de ação (quem,
www.inead.com.br o quê, quando).www.inead.com.br
www.inead.com.br 86
LEITURAS RECOMENDADAS

• Contabilidade Geral. Ed. Saraiva.São Paulo – SPRODRIGUES, F. F. A.;
COELHO,
w.inead.com.b C. U. F. & BARRACA,
www.inead.com.br R.(1999).
• Noções de Apoio Administrativo. Ed. DFP. Rio de Janeiro –
RJ.CHIAVENATO,
.br www.inead.com.br I. (2000)
d.com.br• www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br www.inead.com.br
Introdução à Teoria da Administração. Ed. Campus. Rio de Janeiro- RJ. www.inead.com.br
w.inead.com.br
• DRUCKER,www.inead.com.br www.inead.com.br
P. (1991). Fator Humano www.inead.com.br
e Desempenho. www.inead.com.br
Ed.Pioneira. São www.inead.com.br
Paulo www.inead.
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D. (1992). www.inead.com.br www.inead.com.br . www.inead.co
• O Lado www.inead.com.br
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São Paulo – SP.
• ALMEIDA, www.inead.com.br
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Princípios Fundamentais www.inead.com.br
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e Normas Brasileiras de Contabilidade. São Paulo: Atlas, 2000. www.inead.com.br www.in
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de; MARTINS, Eliseu; www.inead.com.br
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