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Actividad Privada.
FUNCIONES
La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca
todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será
utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y
como fuente de información para la toma de decisiones.
LARDENT
FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la
información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar
el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger
información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas
operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema
de el almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema
se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales.
SISTEMA DE INFORMACION
Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los
objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento,
Productos, Control, Retroalimentación.
1. Insumos:
Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.
Información.
UNIDAD DE PROCESAMIENTO
Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener
el producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades
primarias (Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración
intermedias y luego las unidades jerárquicas.
Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para
poder cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación ,
análisis, sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo
siempre presente los requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta
unidad en el nivel primario procesa datos, luego se elabora una información primaria
con los datos obtenidos (Unidad intermedia) y luego estaría la información consolidada
que se llega a partir de informaciones parciales.
PRODUCTOS
Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como
insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de
procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a
corto o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego
que se realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones,
etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales,
Presupuestos para Inversiones.
CONTROL
Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se
había previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo
sobre los insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento
(Control antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las
actividades durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El
último control es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control
subsiguiente). Para poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las
cuales quieren determinar los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y
cantidad esperada de los productos).
RETROALIMENTACIÓN
Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los
resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los
previstos, entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva.
REQUISITOS DE LA INFORMACION
1. Recepción y Orientación.
2. Registro y Distribución.
3. Archivo.
Area 3 Unidad I.
Area 4 Unidad I.
Funciones:
Funciones:
Funciones:
Guardar los documentos que deban archivarse por número y por año.
Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisión superior.
Dar vista autorizada de documentos archivados.
Desglosar previa autorización los documentos agregados a expedientes ya
archivados.
Mantener los archivos actualizados y ordenados.
Efectuar depuraciones periódicas de acuerdo a los criterios impartidos.
Recepción y orientación.
Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega carátula y hoja de tramitación
en forma unificada.
Clasificación y trámite.
Es igual al sistema manual. (Area 2). Esta unidad tiene tres áreas menos con respecto a
la manual.
Pasa a ser el área principal porque aquí se pasa toda la información necesaria para
formar una base de datos. Es un área clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad.
Funciones:
Distribución.
Area V. Unidad 3.
Archivo.
Idem sistema manual.
Tres fases:
Pre - Archivística.
Administra.
Histórica.
Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se
van acumulando para formar una pieza documental.
- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa
su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos.
Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el
que fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de
intimar o de obligar.
Fase Histórica
Ejemplos
- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del
cheque.
- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.
- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los cálculos y la Intendencia los
aprueba. (Gestación)
- Plazo precautorio.
- Fase Histórica: Todos los documentos sobre límites de estados pasa por la fase
histórica; son parte del patrimonio de la humanidad.
CARACTERÍSTICAS FASES
LUGAR DE CUSTODIA
FUNCIONES
Documentos no corrientes.
1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area científica, cultural,
histórica, etc.)
La comunicación y la información concreta porque toda relación humana junto con sus
actividades supone una forma de comunicación.
Las actas documentales estan referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar
la información que contienen los documentos.
- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institución, un grupo de trabajo. Es el
trasmite el mensaje.
- Código: Conjunto de signos a través del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan
el mismo lenguaje.
Las comunicaciones escritas poseen métodos de transmisión que posibilitan llevar ideas,
informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la
comunicación. Se da a nivel de toda organización, o grupo de trabajo.
La comunicación escrita posee información que facilita las soluciones sobre distintos
aspectos de la institución, así como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial
de las organizaciones.
El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa
escrito que contiene información fehaciente (Verídica o testimonial).
FINÓ Y HOURCADE
Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para
conservar o suministrar información. El documento como objeto de estudio, es
compartido por varias áreas del conocimiento como la archivística, la historia, la
paleografía diplomática (Autenticidad de documentos), antropología, etc.
Este autor toma documentos en un sentido extenso, están referidos a opiniones internas
y externas de la institución y que pueden ser de carácter contable, financiero o jurídico y
que dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones.
Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre
un soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo.
UNESCO
Documento como información registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya
sido creada, recibida y conservada; por un organismo, institución o individuo en
cumplimiento de sus obligaciones, en virtud de una transacción de negocios de
cualquier índole.
- Definición jurídica:
- Documento público:
- Documento privado:
- Documento Administrativo:
ANTONIA EREDIA
- Soporte material.
- Contenido: La información.
CONCLUSIÓN
La parte que quiera servirse de un documento que tiene en su poder podrá presentarlo al
tribunal de acuerdo a como se establece en el artículo 72 numeral 1 y en las
oportunidades prescriptas al efecto (Artículo 198 numeral 1 y 3 y el artículo 131).
Artículo 166: Documentos en oficinas públicas.
La parte que quiera servirse de un documento que se encuentre en una oficina pública
podrá solicitarlo por intermedio del tribunal. El abogado o el procurador de la parte
podrá también requerir directamente testimonio o faximil autenticado del mismo,
especificando el proceso al que se destina. En caso de que fuera negado el documento
invocando una causa de reserva se estará a lo que decida el tribunal al respecto.
Cuando las partes quieran servirse de documentos que están en poder de terceros,
deberán solicitar al tribunal que disponga su entrega, ya sea el original o las copias que
prevea el artículo 72 numeral 1. El requerido podrá oponerse a esa entrega si el
documento fuera de su exclusiva propiedad y la exhibición pudiere ocasionare perjuicio
lo que apreciará el tribunal. La falsedad ideológica o la nulidad del documento se
argüirá (utilizará) como defensa en el propio proceso.
Numeral 1
Sin perjuício de lo dispuesto por el artículo 170 numeral 2, la parte que desee servirse
de un documento primado emanado de la contraparte podrá si lo creyere conveniente o
en los usos que la ley lo determina pedir su reconocimiento por el autor o por sus
sucesores. Citado el autor por única vez con el plazo de seis días, si no concurriere se
tendrá por reconocido el documento. Lo mismo ocurrirá si concurriendo diere
respuestas evasivas. Respecto a los sucesores podrán manifestar que no les consta que la
autoría del documento sea de su causante pero si no concurrieren a la citación se tendrá
el documento como reconocido.
Numeral 2
Numeral 1
Podrán presentarse toda clase de documentos aunque no sean manuscritos, como ser
fotos, radiografías, mapas, diagramas, calcos, películas cinematográficas y otros
similares.
Numeral 2
No serán admitidas como medios de prueba las cartas dirigidas a terceros, salvo en
materia relativa al estado al estado civil de las personas: quiebra, concurso, y en juicios
de o contra el estado y demás personas públicas.
Por un plazo de 2 años se deben guardar los recibos de pago de honorarios de abogados,
escribanos, etc. y el libro de horarios especiales.
Por un plazo de 4 años se deben guardar los recibos que comprueben el pago de
arrendamientos, de intereses de dinero prestado, y de toda prestación económica que
pueda pagarse por años o períodos más cortos.
Por un plazo de 5 años los documentos que prueben el pago de impuestos, tasas, y
aportes jubilatorios, los documentos demostrativos de la regularidad y corrección fiscal
de las operaciones aduaneras.
Por un plazo de 20 años, recibos y demás documentos que justifiquen el pago de deudas
o cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante acción personal. Se
guardarán los contratos, facturas y otros documentos referentes a actos o negocios de los
que puedan resultar reclamos por el cobro de pesos o de carácter indemnizativo.
También los libros de comercio y la correspondencia que tenga relación con el giro. En
este caso el plazo se computa a partir de la fecha en que finalizó el giro de la empresa o
la actividad comercial.
ARTÍCULO 238
ARTÍCULO 241
ARTÍCULO 244
ARTÍCULO 296
ARTÍCULO 1
Sujetos pasivos que quieren imprimir documentación (Facturas, boletas, etc.). Se debe
solicitar constancia a la DGI para imprimir dicha documentación.
ARTÍCULO 2
La DGI otorga una constancia numerada válida por 15 días a partir de la fecha de
entregada la misma.
ARTÍCULO 3
Las imprentas no pueden realizar ningún trabajo sin haber recibido la constancia.
ARTÍCULO 4
Los sujetos pasivos tienen que conservar las constancias para impresión durante el
período de prescripción de sus tributos. También las constancias no autorizadas.
ARTÍCULO 5
ARTÍCULO 6
ARTÍCULO 7
NORMATIVA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Definición.
Objetivos.
Etapas.
Estos procedimientos se aplican para licitaciones, concursos, u otro tipo de asuntos que
trate la Administración Central.
Principios Generales.
Se admite la recepción de escritos en papel simple; puede ser también papel fanfold y
puede tener impresos.
Se requiere de los usuarios que presenten los escritos respetando los márgenes mínimos
porque esto permite la conservación y correcto archivo del documento.
Siempre que la reglamentación lo admita, los usuarios pueden presentar sus escritos vía
fax, depende del organismo y de la complejidad del mismo.
Requisitos para presentar escritos: Solo requieren de una copia la que será devuelta al
interesado con la constancia del día y hora de presentación, nombre de la oficina
receptora y una relación de documentos que acompañan al escrito.
Para los trámites se van a usar los expedientes y los formularios y para las
comunicaciones escritas los circulares, memos, cartas, oficios.
Los formularios.
El decreto 640/973 había dispuesto que se formaran falsos expedientes de acuerdo a las
reglamentaciones dictadas en cada organismo. Esta copia del expediente quería
garantizar la recomposición de la pieza documental en caso de extravío total o parcial de
la misma. Pero en la práctica ha sido ínfimo el número de expedientes reconstruidos que
han debido hacerse respecto del total de expedientes que circulan.
Los avances tecnológicos han permitido el acceso a estos nuevos medios como son los
faxes, computadoras, disquetes y video cassettes. Estos equipos son utilizados en la
administración en forma interna pero genera resistencia fuera de la organización por
falta del marco legal correspondiente.
TIPOS DOCUMENTALES
Derivan de los testimonios de las diversas actividades del hombre y estan encuadrados
dentro de las también variadas instituciones ya sean públicas o privadas donde se
producen o se reciben documentos. Estos van formando series documentales de acuerdo
a las actividades que los originan aquí conviene aclarar la acepción de la definición de
documento respecto a las distintas definiciones genéricas y esa diferencia se basa en el
origen o génesis que es lo que los diferencia de los otros tipos de documento. Entonces
podemos decir que la génesis y carácter seriados y su carácter de únicos caracterizan a
los documentos de archivo. Estos documentos no se publican, generalmente no se
manifiestan en múltiples ejemplares. Estos documentos que son producidos o recibidos
en las instituciones o por personas particulares permiten dar cumplimiento de los fines
perseguidos por la institución o persona, además esos documentos constituyen fuente de
información y de testimonio y pueden ser utilizados como prueba o fuente de datos.
Estos documentos se originan uno a uno y con el transcurrir del tiempo constituyen las
series documentales. Entonces el tipo documental distingue a la serie (Ej. Factura,
Remito, Nota de Crédito, Expediente, Memorando, Etc.) Cada tipo de documento forma
una serie distinta.
DEFINICION DE DOCUMENTO DE ARCHIVO (MANUEL VAZQUEZ)
T. SCHELENBERG
Probatorios
Títulos de Crédito
Los títulos de crédito son los conformes, los vales, los cheques (Ej. Venta al contado y
el pago fue efectuado con un cheque, este puede ser utilizado en pago a un acreedor.
Documentos Probatorios
Resolución N° 688/992
Decreto 343/992
En este decreto se dice que a partir del 01/01/93 se aplican las normas UNIT - ISO,
referidas al tamaño de ciertos documentos (A4).
Decreto 337/92
Decreto 529/991
Tipos Documentales de la Administración Pública
Decreto 500/91
A. Comunicaciones escritas:
1º. Tapa o portada: Nombre de la institución, ente, asunto, nombre del tramitador.
2ª. Hoja de tramitación: Decreto 500, sustancia tramitación del expediente, hoja inicial
del expediente.
3ª. Cabecera: Escrito u oficio y contiene resumen del asunto, explicaciones, pruebas,
etc.