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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración


Documental, con referencia a la generación de información y producción de
documentos.

AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD


PUBLICA

Actividad Privada.

Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas


actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se
complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a
la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los
seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar
representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una
fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos
decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades
constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y
control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria
para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los
inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran,
procesa y utilizan dentro de la organización.

La oficina como función.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal,


contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser
registrada, se archiva y también se comunica.

FUNCIONES

 Preparación de registros e informes.


 Archivo de los registros y demás documentación.
 Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca
todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será
utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y
como fuente de información para la toma de decisiones.

LARDENT

La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de


organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan
actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para
decidir y organizar la acción siguiente.

FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la
información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar
el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger
información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas
operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema
de el almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema
se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales.

SISTEMA DE INFORMACION

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente


con el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser
generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la
responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la
situación de la empresa en la cual funciona el sistema.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los
objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento,
Productos, Control, Retroalimentación.

1. Insumos:

 Recursos Humanos.
 Recursos Materiales.
 Recursos Financieros.
 Información.

En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la


unidad de procesamiento.

 Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de


información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a
las necesidades o carencias de información que puedan detectarse. Permite
programar y poner en ejecución el sistema diseñado, además de permitir un
seguimiento de la implantación del mismo. Permite controlar el producto real del
sistema. Además permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar
los objetivos esperados.
 Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a
través de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la
instalación, los equipos y el local.
 Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás
elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los
Recursos Humanos.
 Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de
elavoración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida.
Como insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y
ahí se transforman en materia prima. Con esta información previamente
detectada como necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del
mes basándose en datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la
capital. La información como producto puede salir en forma de informe especial
de unidades vendidas, producidas, o también informes sobre las actividades
cumplidas (Boletín estadístico o Balance anual). Los canales y portadores de
información, son los que ponen en comunicación a las distintas unidades
administrativas y allí es donde se manifiestan los distintos niveles y relaciones
jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa comunicación son los
distintos tipos documentales, por ejemplo los informes, balances, y los soportes
son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO

Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener
el producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades
primarias (Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración
intermedias y luego las unidades jerárquicas.

Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para
poder cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación ,
análisis, sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo
siempre presente los requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta
unidad en el nivel primario procesa datos, luego se elabora una información primaria
con los datos obtenidos (Unidad intermedia) y luego estaría la información consolidada
que se llega a partir de informaciones parciales.

PRODUCTOS

Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como
insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de
procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a
corto o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego
que se realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones,
etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales,
Presupuestos para Inversiones.

CONTROL

Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se
había previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo
sobre los insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento
(Control antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las
actividades durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El
último control es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control
subsiguiente). Para poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las
cuales quieren determinar los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y
cantidad esperada de los productos).

RETROALIMENTACIÓN
Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los
resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los
previstos, entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva.

La negativa se refiere al flujo de información sobre errores en la información los


aciertos alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estándares o normas
establecidas de antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentación es
importante. La negativa sirve para proyectar el mejoramiento del sistema y además
exigiendo la retroalimentación canales externos para permitir un flujo de información
dinámica y óptima.

REQUISITOS DE LA INFORMACION

Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades


de la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente
en un instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la
ejecución y el control de las actividades de una organización debe de reunir
determinados requisitos.

 La oportunidad: La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo


y forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como
instrumento a la hora de la toma de decisiones.
 La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o
específico, presentando los informes o resúmenes que permitan una rápida
interpretación de la información.
 La Uniformidad: Está relacionado con los criterios técnicos que deben ser
uniformes dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registración,
las cifras o los códigos a ser utilizados.
 La periodicidad: Se refiere a que la información debe proporcionarse en forma
sistemática y periódica de acuerdo a las necesidades del usuario.
 La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las
operaciones que se quieren comunicar.
 La selectividad: Es proporcionar información específica y adecuada es decir,
que debe ser dosificada en cantidad y en calidad.

FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION:

Sistema centralizado o descentralizado:

La centralización de la información permite una mayor capacidad de tratamiento y


utilización de la información, por lo tanto una mejor administración de los Recursos
Humanos y materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organización es de
cierta envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar
demoras en la entrega de la información, lo que le resta utilidad a la misma.

La descentralización tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la


oportunidad de la información, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una
información en forma autónoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y
almacena la información en las distintas unidades administrativas lo que incide en los
costos de un sistema de información. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar
lo que se hizo en otra oficina, multiplicando la información y los materiales utilizados.

Centralización y descentralización de la oficina o Unidad de Administración


Documental.

Se puede hablar de centralización física o funcional. Es física cuando el trabajo de


oficina se realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en
la oficina de origen y la planificación, la coordinación y el control dependen de un
departamento administrativo o de un director.

Se habla de descentralización cuando cada unidad o departamento administrativo realiza


sus actividades en forma independiente no existiendo la planificación ni la coordinación
a nivel general de la empresa.

Lo importante es adoptar un sistema de administración de documentos en base a la


estructura orgánica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una
estructura orgánica y a las características o necesidades de cada empresa o institución.

Desde el punto de vista empresarial la descentralización, tiene como objetivo el control


porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las
tareas operativas , posibilitando la aceleración de toma de decisiones, simplificando la
comunicación, reduciendo a un mínimo los trámites y en definitiva permitiendo dirigir a
los responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y también
responsabilidades.

Unidad de Administración documental en el Area pública.

Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y


salida, o registro trámite y archivo.

Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un


conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los
documentos que se procesan en cualquier organización.

Objetivos de la Unidad de Administración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los


documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

1. Recepción y Orientación.
2. Registro y Distribución.
3. Archivo.

El nivel jerárquico de la Unidad de Administración Documental va a estar dado de


acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el
cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: División y
departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor
de 100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o
ser pequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una
persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema
computarizado.

La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la


numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los
documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.

Funciones de la Unidad de Administración documental.

1. Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,


2. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.
3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
4. Registrar el movimiento de los documentos.
5. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.
6. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
7. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
8. Efectuar recomendaciones referente a criterios para la conservación y
distribución de los documentos.
9. Depuración de archivos.
10. Transferencia de documentos.
11. Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos.

Unidad de administración documental. (Segundo Nivel).

En un sistema manual está compuesta por 8 áreas. La primera unidad es de recepción y


orientación.

Area de recepción y orientación. Funciones. (Area 1 Unidad I)

1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos.


2. Señalar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son
presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de
forma o contenido.
3. Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos públicos o
privados.
4. Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentación, número de hojas,
mención de los documentos que acompañan al escrito.
5. Agregar carátula y hoja de tramitación.
6. Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se
hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de
identificación donde constan los datos que identifican al documento para futuras
consultas.
7. Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su
trascendencia o urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los
jerarcas.
8. Determinar los escritos.
Area 2 Unidad I.

Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografía los extractos de los documentos.

Area 3 Unidad I.

Clasificación y trámite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de


las unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de
tramitación. El primer paso de un documento se va a hacer a través de un sello.

Area 4 Unidad I.

Relación de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los números de


expedientes u otros documentos, el origen y extracto del asunto.

Registro y distribución. (Area 5 Unidad II)

Funciones:

 Confeccionar fichas temáticas, patronímicas, numéricas o de trámite con


documento ingresado.
 Mantener al día los ficheros en orden alfabético ya sea temático o patronímico y
ficheros por el número del documento o el trámite.

Area 6 Unidad II.

Se deben de centralizar las fichas numéricas o de trámite de acuerdo a las secuencias en


las U.A.D. de los documentos registrados y además informar la ubicación del
documento.

Area 7 Unidad II Distribución.

Funciones:

 Hacer la relación de los expedientes remitidos a las dependencias que deban


tomar actuación en los mismos.
 Organizar el reparto de los documentos.
 Archivar la relación de expedientes remitidos debidamente formada y en forma
cronológica.

Area 8 Unidad III Archivo.

Funciones:

 Guardar los documentos que deban archivarse por número y por año.
 Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisión superior.
 Dar vista autorizada de documentos archivados.
 Desglosar previa autorización los documentos agregados a expedientes ya
archivados.
 Mantener los archivos actualizados y ordenados.
 Efectuar depuraciones periódicas de acuerdo a los criterios impartidos.

Unidad I (Sistema computarizado).

Recepción y orientación.

Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega carátula y hoja de tramitación
en forma unificada.

Clasificación y trámite.

Es igual al sistema manual. (Area 2). Esta unidad tiene tres áreas menos con respecto a
la manual.

Area 3. Registro y reguladora de trámite.

Pasa a ser el área principal porque aquí se pasa toda la información necesaria para
formar una base de datos. Es un área clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad.

Funciones:

 Ingresar al computador los datos de cada documento (Año, unidad ejecutora, o


código de identificación del organismo si no pertenece a la administración
pública).
 Tipo de documento.
 Número de expediente.
 Anexos, fecha.
 Organismo o usuario solicitante.
 Asunto.
 Indicación de la unidad hacia donde va a ser remitido.
 Imprimir la carátula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento.
 Imprimir la relación de expedientes remitidos indicando el destino de los
mismos
 Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relación de los
asuntos remitidos de la sección.
 Informar sobre la ubicación del documento.

Area IV. Unidad 2.

Distribución.

Idem sistema manual.

Area V. Unidad 3.

Archivo.
Idem sistema manual.

El sistema computarizado implica la impresión de carátulas, relación de expedientes


remitidos en forma interna, relación de asuntos entrados, movimiento de los expedientes
y dar información a los usuarios y a la propia organización.

En la hoja de tramitación se indica la secuencia de las unidades administrativas que


participan en la substanciación del documento permitiendo remitir el mismo de una
unidad a otra sin pasar por la Unidad de Administración Documental.

Las unidades administrativas van enviando la relación de expedientes remitidos a la


U.A.D. Esta es la forma de comunicación que permite actualizar el destino del
documento en la base de datos y es en esta instancia que actúa como reguladora de
trámite.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Comprende la concepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la


transferencia a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar
el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que
van a requerir de él.

Tres fases:

 Pre - Archivística.
 Administra.
 Histórica.

Fase Pre - Archivística

Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se
van acumulando para formar una pieza documental.

- Gestación: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier


documento deberá pasar por un momento en que es planificado en su diagramación para
su utilización en el proceso del trámite. Se debe señalar que es donde se hace
imprescindible la normalización de los formularios para lograr economía y eficiencia en
las distintas unidades administrativas.

- Momento de Trámite: Es cuando se inicia una acción administrativa o judicial.


Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La
tramitación se inicia con la primera gestión o trámite. Dura todo el tiempo en el que se
van acumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da
inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas
en la administración y también por parte del interesado para poder llegar a un negocio
administrativo.
Fase Administrativa

Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a


la administración de la institución que lo creó, y también al iniciador. Los documentos
se crean para que sirvan a la institución y al interesado. Desde este punto de vista esta es
la fase más importante del documento.

- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa
su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos.
Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el
que fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de
intimar o de obligar.

- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se


den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los
documentos se indica en su texto el término de la vigencia. Ejemplo: Contratos.
Concluyen su vigencia por la creación de otro documento (Contradocumento).

- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario


o al destinatario la posibilidad de rever algún aspecto o parte del documento sirviendo
también como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se
pueden detectar posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los
asuntos que contiene. Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la
prescripción del documento. La prescripción es el agotamiento o termino del derecho a
reclamo, reivindicación o acción administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en
ciertas condiciones se puede adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de
la prescripción el documento no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al
iniciador, por lo tanto la institución lo desafecta o lo retira pero no implica la
destrucción del documento.

Fase Histórica

Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de


finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no
llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de
finalización.

Ejemplos

- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.


(Gestación)

- Trámite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.

- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del
cheque.

- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.
- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los cálculos y la Intendencia los
aprueba. (Gestación)

- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras está en pie.

- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.

- Documentos sobre límites de estados: Tramitación extensa. (Gestación)

- Vigencia: Mientras no se modifiquen los límites.

- Plazo precautorio.

- Fase Histórica: Todos los documentos sobre límites de estados pasa por la fase
histórica; son parte del patrimonio de la humanidad.

CARACTERÍSTICAS FASES

 Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivística. (1)


 Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2)
 Documentos no corrientes. Fase Histórica. (3)

LUGAR DE CUSTODIA

1. Oficina o archivo de gestión.


2. Archivo administrativo.
3. Archivo histórico o gral.

FUNCIONES

 Documentos corrientes o activos.

1. Documentación en trámite, producto de las actividades de la institución.


2. Utilización documental constante.
3. Selección documental esporádica.

 Documentos semiactivos o semicorrientes.

1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto


o sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc.
2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de
volver a ver algún aspecto del documento.
3. El momento que precede a la prescripción misma.

 Documentos no corrientes.
1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area científica, cultural,
histórica, etc.)

COMUNICACIÓN - INFORMACIÓN - DOCUMENTO.

La comunicación y la información concreta porque toda relación humana junto con sus
actividades supone una forma de comunicación.

El conocimiento comienza con una información sobre lo que se piensa y se hace,


permite que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa información se registra
en un soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo así el carácter de
documento).

Las actas documentales estan referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar
la información que contienen los documentos.

Hay diversas formas de comunicación, pero en todas ellas se encuentran partes:

- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institución, un grupo de trabajo. Es el
trasmite el mensaje.

- Receptor: Recibe el mensaje.

- Canal: El mensaje es trasmitido a través de este. Es el medio o soporte.

- Código: Conjunto de signos a través del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan
el mismo lenguaje.

Las comunicaciones escritas poseen métodos de transmisión que posibilitan llevar ideas,
informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la
comunicación. Se da a nivel de toda organización, o grupo de trabajo.

La comunicación escrita posee información que facilita las soluciones sobre distintos
aspectos de la institución, así como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial
de las organizaciones.

CONCEPTO ETIMOLÓGICO DE DOCUMENTO

Proviene del latín documentum, significa enseñar o enseñanza, lección. Deriva de


Docere (Verbo).

El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa
escrito que contiene información fehaciente (Verídica o testimonial).

CESAR GUTIERREZ MUÑOZ

De la definición o concepto etimológica podemos rescatar que el documento enseña. En


el sentido más amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede
ser el mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepción las palabras se
consideran documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre.

FINÓ Y HOURCADE

Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para
conservar o suministrar información. El documento como objeto de estudio, es
compartido por varias áreas del conocimiento como la archivística, la historia, la
paleografía diplomática (Autenticidad de documentos), antropología, etc.

DIFERENTES CONCEPTOS DE DOCUMENTO

AURELIO TANODI (Argentino).

 Vida común: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona.


 Pagaré: Garantiza que se debe pagar la obligación contraída.
 Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad
administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y
finalidades de la actividad administrativa.

Este autor toma documentos en un sentido extenso, están referidos a opiniones internas
y externas de la institución y que pueden ser de carácter contable, financiero o jurídico y
que dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones.

NURIA AMAT HOGUERAL

Lo considera, al proceso de reunir documentación sobre un tema determinado y al


tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusión o para la información
inmediata y que se denominan documentos científicos.

- Documentación: Ciencia que estudia el proceso de comunicación de las fuentes


documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos.

Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre
un soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo.

Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y


trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. También permite la
comunicación humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando
crear memoria colectiva. Si no existiera documentación no existiría la historia.

PUNTO DE VISTA ARCHIVISTA

VICENTA ALONSA CORTÉS

Documento es un escrito que ilustra acerca de algún hecho. Es un testimonio de la


actividad del hombre fijado en un soporte perdurable. Los límites en cuanto a soporte se
entiende, si constituyen un testimonio.
Comité de la terminología archivística de la asociación de archivistas brasileños y
comisión de archivología de la asociación brasileña de normas técnicas

Documento es un registro de una información independientemente de la naturaleza del


soporte que la contiene.

UNESCO

- Programa gestión de documentos:

Documento como información registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya
sido creada, recibida y conservada; por un organismo, institución o individuo en
cumplimiento de sus obligaciones, en virtud de una transacción de negocios de
cualquier índole.

EDUARDO COUTURE (Definición Jurídica)

- Definición jurídica:

Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa


apta para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestación (Humana)
de la voluntad que produce efectos jurídicos.

CODIGO CIVIL - ARTÍCULO 1574.

- Documento público:

Instrumento público revestido de carácter oficial, redactado, expedido por un


funcionario competente según formas requeridas dentro del límite de sus obligaciones.

- Documento privado:

Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervención del estado.

- Documento Administrativo:

Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administración


pública. Permite tomar decisiones con conocimiento de causa, sirve de vehículo para dar
cuenta de sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del
conocimiento humano.

ANTONIA EREDIA

Es un registro de información independiente del soporte físico, abarca todo. Puede


trasmitir el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervención de una
inteligencia ordenadora.

Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene


información, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho.
Elementos para que sea un documento:

- Soporte material.

- Un medio: Forma de trasmitir.

- Contenido: La información.

PUNTO DE VISTA DEL CONOCIMIENTO

Documento es la formalización del conocimiento, da origen a diferentes tipos de


documentos mentales.

Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y


aprovechamiento.

CONCLUSIÓN

Es un medio de la fijación de la cultura de los pueblos, es fuente de información


consolidada, un instrumento de comunicación. Es la representación ordenada del
conocimiento que puede ser usado rápidamente. Es un objeto físico de carácter
probatorio, con una finalidad informativa que permite la proyección histórica, el
patrimonio documental nacional. El origen está dado por los hechos, el conocimiento,
las ideas, actividades o datos.

CODIGO GENERAL DEL PROCESO (1988)

Aplicación de las normas procesales a los documentos.

Sección IV. De los documentos.

Artículo 165: Presentación del Documento.

La parte que quiera servirse de un documento que tiene en su poder podrá presentarlo al
tribunal de acuerdo a como se establece en el artículo 72 numeral 1 y en las
oportunidades prescriptas al efecto (Artículo 198 numeral 1 y 3 y el artículo 131).
Artículo 166: Documentos en oficinas públicas.

La parte que quiera servirse de un documento que se encuentre en una oficina pública
podrá solicitarlo por intermedio del tribunal. El abogado o el procurador de la parte
podrá también requerir directamente testimonio o faximil autenticado del mismo,
especificando el proceso al que se destina. En caso de que fuera negado el documento
invocando una causa de reserva se estará a lo que decida el tribunal al respecto.

Artículo 167: Documentos en poder de terceros.

Cuando las partes quieran servirse de documentos que están en poder de terceros,
deberán solicitar al tribunal que disponga su entrega, ya sea el original o las copias que
prevea el artículo 72 numeral 1. El requerido podrá oponerse a esa entrega si el
documento fuera de su exclusiva propiedad y la exhibición pudiere ocasionare perjuicio
lo que apreciará el tribunal. La falsedad ideológica o la nulidad del documento se
argüirá (utilizará) como defensa en el propio proceso.

Artículo 173: Reconocimiento de documentos privados.

Numeral 1

Sin perjuício de lo dispuesto por el artículo 170 numeral 2, la parte que desee servirse
de un documento primado emanado de la contraparte podrá si lo creyere conveniente o
en los usos que la ley lo determina pedir su reconocimiento por el autor o por sus
sucesores. Citado el autor por única vez con el plazo de seis días, si no concurriere se
tendrá por reconocido el documento. Lo mismo ocurrirá si concurriendo diere
respuestas evasivas. Respecto a los sucesores podrán manifestar que no les consta que la
autoría del documento sea de su causante pero si no concurrieren a la citación se tendrá
el documento como reconocido.

Numeral 2

Si el documento emanara del apoderado o el representante legal se podrá citar


indistintamente al representante o al representado. Si el primero reconociere el
documento o no concurriere a la citación, o si concurriendo da respuestas evasivas se
tendrá el documento como auténtico para el representado.

Artículo 174: Cotejo de letras o firmas.

En los casos de desconocimiento de las firmas o de manifestación de ignorancia de su


autoría, la parte que intenta servirse del documento podrá recurrir para demostrar su
autenticidad a la pericia caligráfica mediante el cotejo con otros documentos
indubitables o a cualquier otro medio de prueba.

Artículo 175: Documentos admisibles o inadmisibles.

Numeral 1
Podrán presentarse toda clase de documentos aunque no sean manuscritos, como ser
fotos, radiografías, mapas, diagramas, calcos, películas cinematográficas y otros
similares.

Numeral 2

No serán admitidas como medios de prueba las cartas dirigidas a terceros, salvo en
materia relativa al estado al estado civil de las personas: quiebra, concurso, y en juicios
de o contra el estado y demás personas públicas.

Artículo 176: Documentos Incompletos.

Los instrumentos rotos, cancelados, quemados, o rasgados en parte sustancial no hacen


fe. Tampoco hacen fe los documentos en la parte que estuvieren enmendados o
interlineados si la enmendadura o entrelinea no fuere salvada mediante la firma del
autor autorizante del documento.

REGIMEN DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Documentos que se deben guardar y el tiempo que corresponde. Relacionados con la


liquidación de sueldos y relación con el empleado y también respecto a los
documentos que acreditan el pago de obligaciones que se rigen por el Código
Tributario.

Por un plazo de 2 años se deben guardar los recibos de pago de honorarios de abogados,
escribanos, etc. y el libro de horarios especiales.

Por un plazo de 4 años se deben guardar los recibos que comprueben el pago de
arrendamientos, de intereses de dinero prestado, y de toda prestación económica que
pueda pagarse por años o períodos más cortos.

Por un plazo de 5 años los documentos que prueben el pago de impuestos, tasas, y
aportes jubilatorios, los documentos demostrativos de la regularidad y corrección fiscal
de las operaciones aduaneras.

Se debe recordar que el término de prescripción de los tributos se cumplía a 10 años


cuando el contribuyente o responsable haya incurrido en defraudación, no cumpla con
las obligaciones de inscribirse, de presentar las declaraciones y en los casos en que el
tributo se determine por el organismo recaudador.

Por un plazo de 10 años, planilla de contribución inmobiliaria y demás recaudos que


prueben el pago de impuestos, recibos que prueben el pago deudas originadas en la
relación de trabajo: sueldos, jornales, aguinaldos, licencias, indemnización de despidos
y el plazo se computa a partir de la fecha en que se generó cada uno de los conceptos.

Por un plazo de 20 años, recibos y demás documentos que justifiquen el pago de deudas
o cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante acción personal. Se
guardarán los contratos, facturas y otros documentos referentes a actos o negocios de los
que puedan resultar reclamos por el cobro de pesos o de carácter indemnizativo.
También los libros de comercio y la correspondencia que tenga relación con el giro. En
este caso el plazo se computa a partir de la fecha en que finalizó el giro de la empresa o
la actividad comercial.

CODIGO PENAL. CAPITULO II ARTÍCULO 236

Falsificación material de documento público.

El funcionario público que ejerciendo un acto de su función hiciere un documento falso


o alterare un documento verdadero, será castigado con 3 a 10 años de penitenciaría.
Quedan asimilados a ellos las copias de documentos inexistentes y las copias infieles de
documentos existentes.

ARTÍCULO 238

Falsificación ideológica por un funcionario público.

El funcionario público que en ejercicio de sus funciones diera fe de hechos imaginarios


o hechos reales pero alterando las circunstancias, o con omisión o modificación de las
declaraciones prestadas o mediante la supresión de tales declaraciones, será castigado
con 2 a 8 años de penitenciaría.

ARTÍCULO 241

Certificación falsa por un funcionario público.

El funcionario público que en ejercicio de sus funciones extendiere un certificado falso,


será castigado con 3 a 24 meses de prisión; con la misma pena será castigado el
particular que expidiere un certificado falso en los casos en que la ley le atribuya el
valor a dicha certificación.

ARTÍCULO 244

Destrucción, supresión, ocultación de un documento o de un certificado verdadero.

El que destruyere, ocultare, suprimiere en todo o en parte un documento o un certificado


verdadero será castigado con las penas que el código establece para la falsificación de
tales documentos.

ARTÍCULO 296

Violación de correspondencia escrita.

Se comete delito de violación de correspondencia a la intención de informarse del


contenido. Cuando se abre un pliego epistolar ya sea telefónico o telegráfico, será
castigado con una suma de dinero. Además a los que abran , destruyan correspondencia
y demás objetos postales con la intención de apropiarse de su contenido o interrumpir el
curso normal de los mimos tendrán una pena de 3 años de prisión.
RESOLUCIÓN DE LA DGI 688/92

ARTÍCULO 1

Sujetos pasivos que quieren imprimir documentación (Facturas, boletas, etc.). Se debe
solicitar constancia a la DGI para imprimir dicha documentación.

ARTÍCULO 2

La DGI otorga una constancia numerada válida por 15 días a partir de la fecha de
entregada la misma.

ARTÍCULO 3

Las imprentas no pueden realizar ningún trabajo sin haber recibido la constancia.

ARTÍCULO 4

Los sujetos pasivos tienen que conservar las constancias para impresión durante el
período de prescripción de sus tributos. También las constancias no autorizadas.

ARTÍCULO 5

Las imprentas deben inscribirse en el registro de imprentas de la DGI.

ARTÍCULO 6

Declaración mensual de las imprentas. Deben hacerla respecto a cada trabajo de


impresión.

ARTÍCULO 7

Como se presentan las declaraciones. Se deben remitir las informaciones solicitadas en


medios magnéticos de acuerdo a la DGI.

NORMATIVA

 Decreto 14/994: Se amplía la integración de la Comisión Asesora creada por el


decreto 540/993 y cuyo cometido es asesorar sobre la posible destrucción de
documentos.
 Decreto 713/974: Se reglamenta el envío de documentos de más de treinta años
al archivo general de la nación.
 Decreto 536/985: Se derogan los decretos 454/983, 484/984 y 512/984. Estos
decretos autorizaban la destrucción de documentos de los Ministerios de
Transporte y Obras Públicas, de Defensa, y de Relaciones Exteriores.
 Decreto 497/994: Se dictan normas en materia de conservación de documentos
públicos.
 Decreto 178/988: Creación del Sistema Nacional de Información.
NUEVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, REGLAMENTADO
POR EL DECRETO 500/991.

Es el que le da el marco legal a la actuación administrativa específicamente en la


Administración Central. Se sugiere su aplicación en Entes Autónomos y Servicios
Descentralizados. Toda organización cualquiera sea su tipo, tamaño o fin, para lograr
sus objetivos necesita procesar información. Para que esta información pueda utilizarse
es necesaria que este grabada en un elemento físico, lo que permitirá que la misma
pueda ser registrada, procesada, transmitida y archivada. Los tipos documentales que
generan estos datos son por ejemplo: los informes, los formularios o pueden estar
grabados en forma de gráfico. De aquí surge la necesidad de regular y normalizar la
administración documental en la administración pública.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Definición.

Es el conjunto de trámites y finalidades que debe cumplir la administración al


desarrollar su tarea administrativa y cuyo curso o meta es permanecer fijado y regulado
por el derecho. En este caso en concreto nos referimos al nuevo procedimiento
administrativo dado por el decreto 500/991.

Objetivos.

1. Fijar un cauce para la pronta y eficaz solución de los intereses generales.

2. Racionalizar y ordenar la actividad administrativa.

Etapas.

1. Fase Preparatoria. Comprende conseguir los elementos que permitan tomar


decisiones a la administración. Estos elementos pueden ser informes,
asesoramientos, pruebas o vistas a las partes.
2. Fase Decisoria. Es cuando se dicta el acto decisorio respectivo.
3. Fase Integrativa. Corresponde a la notificación personal o a través del Diario
Oficial a los interesados respecto a la resolución dictada.
4. Fase Ejecutoria. Es cuando se aplica la resolución.

Estos procedimientos se aplican para licitaciones, concursos, u otro tipo de asuntos que
trate la Administración Central.

Principios Generales.

1. Imparcialidad: La administración es un medio o un instrumento para servir con


objetividad, por lo tanto aquellos funcionarios o peritos que participen en el
procedimiento administrativo pueden ser excusados de intervenir, ya sea por
enemistad o por afecto con relación a las partes.
2. Legalidad Objetiva: Implica fidelidad a la ley y a la actuación administrativa.
Esto se logra eligiendo los medios adecuados y oportunos para satisfacer el bien
deseado o requerido.
3. Impulsión de Oficio: La administración debe aplicar y defender el orden
jurídico, por lo tanto está obligado a dirigir el procedimiento, diligenciando y
requiriendo informes y asesoramientos necesarios para esclarecer los hechos.
Esto comprende la impulsión como instrucción de procedimiento aunque lo haya
iniciado un particular.
4. Flexibilidad, materialidad, y ausencia de ritualismo: La flexibilidad se refiere
al procedimiento como una herramienta flexible o dúctil que implica reconocer
el hecho de que es imposible prever todas las situaciones y reglamentarlas para
poder resolver. Para ello el administrador puede utilizar instrumentos que le
permitan lograr el objetivo. Esto conlleva un buen criterio y honestidad
asumiendo su responsabilidad. La materialidad da valor a lo importante. Los
inicios de forma de los actos de procedimiento no causan nulidad si cumplen con
el fin que los determina, es decir que la autoridad deberá expedirse sobre el
asunto en forma obligatoria. El trámite puede ser terminado por renuncia del
interesado pero, de igual forma si es de interés general la administración debe
proseguir a través de la impulsión de oficio. La ausencia de ritualismo significa
que se debe administrar en función de la sustancia y no de la forma. Esto implica
eliminar la realización de trámites y otros formalismos que compliquen o
dificulten el proceso del asunto.
5. Verdad material: La administración más allá de las actuaciones de las partes
debe investigar y conocer los hechos ajustándose a los mismos.
6. Informalismo en favor del administrado: Esto implica que la administración
garantiza jurídicamente toda la actuación del procedimiento en favor del
administrado esto es, eliminando formas estrictas en el procedimiento
administrativo siempre que sean formales y no esenciales y se hable de un
formalismo moderado.
7. Economía, celeridad y eficacia: Economía se refiere a la buena administración
del tiempo y a la buena administración de la actividad en el procedimiento, esto
es evitar trámites innecesarios e inconexos.
8. Delegación material: Aquí se busca aplicar dentro de las modalidades de
centralización la delegación funcional para la solución de asuntos rutinarios de
la administración.
9. Buena fe, lealtad y presunción de verdad: El procedimiento administrativo se
constituye por humanos; en este caso los agentes públicos y los administrados y
ahí se ponen en juego la lealtad y buena fe. De aquí derivan determinados
deberes que son por ejemplo, utilizar los procedimientos y recursos legales con
fines lícitos. Aquí se consagra el principio de presunción de verdad salvo prueba
en contrario. Esto es para desterrar la actitud por parte de la administración que
desconfía del administrado por lo cual generalmente se multiplican las
formalidades.
10. Debido procedimiento: Es el derecho a ser oído, es decir que permite exponer
razones antes que se dicte la resolución y además conocer la actuación
administrativa y examinar el expediente toda vez que sea necesario. Además se
puede retirar el expediente; permite alegar defensas antes de emitirse. Este
principio permite apreciar el valor de los argumentos y los hechos probados.
Además se tiene derecho a ser patrocinado por un abogado que en caso de ser
obligatorio cuando se refiere a recursos contra el Estado y también se le da al
administrado el derecho a que le fundamenten la decisión o resolución.
11. Contradicción: Son los casos de conflictos entre un individuo y la
administración y un tercero en contienda con el primero. Ej. Una licitación o
concursos. Aquí se reclama a la administración cuando la parte se siente
lesionada en sus derechos y estando los intereses contrapuestos la administración
está obligada a dar participación en el procedimiento y en calidad de parte al
tercero en discordia.
12. Motivación de la decisión: El acto administrativo es toda manifestación de
voluntad de la administración que produce efectos jurídicos. Estos pueden ser
los reglamentos, resoluciones, disposiciones generales y reglamentos singulares.
La decisión debe fundamentarse en forma coherente y exacta en cuanto a la
correcta aplicación del derecho y no se admite la tan manejada razón de mejor
servicio.
13. Gratuidad: Todo procedimiento administrativo es gratuito y no hay condena
por gastos.

PRINCIPALES MODIFICACIONES ADMINISTRATIVAS


INTROUDCIDAS POR EL DECRETO 500

Respecto a la presentación de los escritos ante el Estado.

A este respecto se presenta la normalización del papel para uso en la administración


pública, esto es, de acuerdo a la norma UNIT.

Se admite la recepción de escritos en papel simple; puede ser también papel fanfold y
puede tener impresos.

Se requiere de los usuarios que presenten los escritos respetando los márgenes mínimos
porque esto permite la conservación y correcto archivo del documento.

Siempre que la reglamentación lo admita, los usuarios pueden presentar sus escritos vía
fax, depende del organismo y de la complejidad del mismo.

Requisitos para presentar escritos: Solo requieren de una copia la que será devuelta al
interesado con la constancia del día y hora de presentación, nombre de la oficina
receptora y una relación de documentos que acompañan al escrito.

Estos documentos pueden ser sustituidos por fotocopia o reproducción similar. La


presentación de estas reproducciones las podrá hacer el funcionario receptor. De
acuerdo a la complejidad el funcionario hará la certificación en el momento, de lo
contrario podrá retener los originales por un plazo máximo de 5 días hábiles y luego los
devolverá al interesado. A pesar de ello la administración podrá solicitar en cualquier
momento del trámite la exhibición del original o faximil certificado notarialmente. Para
garantía de los administrados todos los escritos que se presenten deberán ser admitidos,
aunque merezcan observación de forma o contenido. Las observaciones que merezcan
serán sometidas a supervisión del jerarca pertinente otorgando al interesado un plazo de
10 días hábiles para levantarlos. Aquí se aplica el principio de materialidad, flexibilidad,
e informalismo a favor del interesado.

Las formas de comunicación en la Administración Pública.

Para los trámites se van a usar los expedientes y los formularios y para las
comunicaciones escritas los circulares, memos, cartas, oficios.

Modificación con respecto a los expedientes.

Los han transformado en una forma documental de excepción; además se establece a


través de la hoja de tramitación la secuencia de unidades administrativas que participan
en la substanciación. Esta hoja de tramitación se agrega enseguida de la carátula antes
de toda documentación.

Los formularios.

En general los procedimientos administrativos reiterativos recogen información en una


secuencia de pasos que se pueden sistematizar a través del diseño de un impreso. El
formulario siempre que esté bien diseñado y que la información que recibe sea clara,
concreta y esté ordenada de acuerdo a la secuencia de pasos del procedimiento, se
transforma en un instrumento que colabora en el empleo de menor cantidad de recursos
humanos y materiales para resolver un tema.

Los aspectos materiales del trámite. El papel.

La mera norma fija con carácter general la utilización de formatos normalizados


determinando que para presentar los escritos ante la administración o los que se inician
en la misma se utilice el formato A4 que son 210mm x 297mm de tamaño.

La foliatura y ligazón de los documentos.

El mero texto del procedimiento administrativo mantiene la foliatura con números


admitiendo la foliatura manuscrita o mecánica lo que permite efectuar citas o remisiones
a la foja correspondiente.

Antiguamente, de acuerdo al decreto 640/973 se hacía foliado y ligado de los


expedientes para dar seguridad al administrado y a la administración respecto de la
conservación de la pieza documental y para que no fuera adulterada; esto era para evitar
que se pudieran extraer hojas de un expediente. Pero en los hechos, cuando alguien por
cualquier razón quiso hacerlo se las ingenió para hacerlo más allá de estas garantías
porque era muy fácil y simple testar un error y por medio de esto podían efectuar todo
los cambios que quisieran inclusive de hoja.

Los falsos expedientes.

El decreto 640/973 había dispuesto que se formaran falsos expedientes de acuerdo a las
reglamentaciones dictadas en cada organismo. Esta copia del expediente quería
garantizar la recomposición de la pieza documental en caso de extravío total o parcial de
la misma. Pero en la práctica ha sido ínfimo el número de expedientes reconstruidos que
han debido hacerse respecto del total de expedientes que circulan.

Si consideramos que si se asigna un número único a cada expediente; si los informes


que se realizan en cada unidad se identifican con el número de expediente al que deben
ser agregados; si se guarda copia de los informes en la unidad que los produce y si se
comunica a la UAD los pases que se efectúan con los expedientes se puede recomponer
todo el expediente en caso de pérdida. Por lo tanto el nuevo decreto elimina el falso
expediente y lo sustituye por las copias que cada unidad guarda.

Los medios de comunicación y reproducción.

Los avances tecnológicos han permitido el acceso a estos nuevos medios como son los
faxes, computadoras, disquetes y video cassettes. Estos equipos son utilizados en la
administración en forma interna pero genera resistencia fuera de la organización por
falta del marco legal correspondiente.

El decreto 500 incorpora el uso de papel normalizado, el uso de fax, enlace de


ordenadores, bancos de datos así como el uso de soportes de información no
convencionales (Electrónicos, magnéticos o audiovisuales).

Respecto a las reproducciones valida la documentación emergente de la transmisión a


distancia por medios electrónicos y se acepta la fotocopia cuya fidelidad con el original
que debe ser certificado por el funcionario actuante,

Las comunicaciones dentro de la organización.

El nuevo decreto propicia el intercambio permanente y directo de datos e información


entre todas las unidades y reparticiones de la administración pública. Todo pedido de
datos o información para substanciar las actuaciones se hará directamente a través de la
forma y medios de comunicación que admite el presente decreto.

TIPOS DOCUMENTALES
Derivan de los testimonios de las diversas actividades del hombre y estan encuadrados
dentro de las también variadas instituciones ya sean públicas o privadas donde se
producen o se reciben documentos. Estos van formando series documentales de acuerdo
a las actividades que los originan aquí conviene aclarar la acepción de la definición de
documento respecto a las distintas definiciones genéricas y esa diferencia se basa en el
origen o génesis que es lo que los diferencia de los otros tipos de documento. Entonces
podemos decir que la génesis y carácter seriados y su carácter de únicos caracterizan a
los documentos de archivo. Estos documentos no se publican, generalmente no se
manifiestan en múltiples ejemplares. Estos documentos que son producidos o recibidos
en las instituciones o por personas particulares permiten dar cumplimiento de los fines
perseguidos por la institución o persona, además esos documentos constituyen fuente de
información y de testimonio y pueden ser utilizados como prueba o fuente de datos.
Estos documentos se originan uno a uno y con el transcurrir del tiempo constituyen las
series documentales. Entonces el tipo documental distingue a la serie (Ej. Factura,
Remito, Nota de Crédito, Expediente, Memorando, Etc.) Cada tipo de documento forma
una serie distinta.
DEFINICION DE DOCUMENTO DE ARCHIVO (MANUEL VAZQUEZ)

El documento es para la archivología un soporte modificado por un texto a él adherido


que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin informar,
probar algo, comunicar u ordenar. Hay documentos que son dispositivos , hay
documentos testimoniales, y hay documentos informativos. Los dispositivos son las
leyes, los decretos, las ordenanzas, las sentencias etc. Los testimoniales son los
diplomas, los títulos, los certificados, los balances, etc. Los informativos son las cartas,
los memos y los informes.

División según instituciones (Públicas o Privadas). Distinción entre documentos


sustantivos (Elaborados por técnicos y profesionales) y lo distingue de los facilitativos
(Se originan en cualquier empresa. Ej. Datos en una factura o recibo).

T. SCHELENBERG

Considera que hay tipos de documentos comunes porque se manejan tanto en la


actividad pública como en la privada, por ejemplo las actas, la correspondencia, los
informes o las cartas. Hay tipos documentales personales (Colecciones) como pueden
ser los álbumes, autobiografías, diarios personales, ensayos o discursos. Documentos de
gobierno, que son los decretos, leyes, presupuestos; y los financieros judiciales pueden
ser los facturas, los remitos, las certificaciones, contratos, vales, escrituras.

TIPOS DOCUMENTALES DEL AREA CONTABLE. FUNCIONES:

Los comprobantes son un elemento fundamental para contabilizar las operaciones


porque contienen datos que se usan para lar resignación contable. Esa registración se
justifica porque hay un documento que les sirve de fuente o de origen. También
cumplen una función de control. El comprobante se usa como un elemento para
comprobar las registraciones efectuadas y también para comprobar los elementos de la
contabilidad. Estos documentos permiten a los auditores determinar si los registros
contables estan debidamente respaldados por documentos, confeccionados de acuerdo a
las normas vigentes. También cumplen una función jurídica porque las registraciones
deben estar respaldadas que servirán como prueba si cumplen con los requisitos
formales.

La función impositiva: Permite al comerciante probar la veracidad de las declaraciones


juradas y permite a los fiscalizadores controlar con exactitud los montos imponibles de
los sujetos pasivos de los impuestos. El Código de Comercio en el artículo 80 establece
la obligatoriedad de conservar los libros y los documentos que los respaldan con un
lapso de 20 años contados desde el cese del giro.

CLASIFICACION DE LOS COMPROBANTES:

 Probatorios
 Títulos de Crédito

Los documentos probatorios tienen la función de ser un testimonio, es decir que


comprueba una operación realizada. También contiene las partes que intervienen, las
condiciones y son estos documentos probatorios la base de la registración en el libro
diario. Como en estas transacciones intervienen 2 o más partes, estos documentos se
confeccionan en más de una vía. en general se hace un original y una copia pero debido
a la complejidad de la empresa se hacen más vías y es en ellas donde se indica el
destino. (Original - Cliente, Copia - Contabilidad, etc.).

Los títulos de crédito son los conformes, los vales, los cheques (Ej. Venta al contado y
el pago fue efectuado con un cheque, este puede ser utilizado en pago a un acreedor.

Documentos Probatorios

 Remito: Acompaña a la mercadería y su finalidad es comprobar las salida de la


empresa y llegada al destino. Se sabe por la firma del cliente (Recibí
conforme...).
 Factura Crédito: Documenta ventas a crédito, debe tener por lo menos dos vías,
una para le cliente, otra para el archivo.
 Boleta Contado: Documenta las ventas al contado. Este documento justifica el
ingreso a caja y al comprador su salida de caja.
 Nota de Crédito: Se realiza para devoluciones, para descuentos o por error en la
facturación.
 Nota de Débito: Recargos por atraso en el pago de facturas, puede ser sustituido
por una factura complementaria.
 Recibo: Justifica un pago de dinero por la entrega de otros efectos.
 Conforme: Es un documento que se reconoce una deuda por parte del comprador
al vendedor constando una promesa de pago en una fecha determinada.
 Vale: Se origina cuando se hace un préstamo de dinero.
 Cheque: Es un formulario que entregan los bancos a sus clientes que poseen
cuentas corrientes para que lo usen como orden de pago a determinada persona o
al portador.

NORMATIVA DEL AREA PÚBLICA Y PRIVADA

 Resolución N° 688/992

Resolución de la D.G.I. Requisitos legales para imprimir documentación.

 Decreto 343/992

En este decreto se dice que a partir del 01/01/93 se aplican las normas UNIT - ISO,
referidas al tamaño de ciertos documentos (A4).

 Decreto 337/92

Referido al recibo de salario de los trabajadores de la actividad privada.

 Decreto 529/991

Referido al número de identificación de contribuyentes en la D.G.I. y el B.P.S.

 
Tipos Documentales de la Administración Pública
Decreto 500/91

Establece los tipos documentales de la administración pública.

A. Comunicaciones escritas:

Oficio, Circular, Memorando, Carta, y para trámites y gestiones, Expediente y


Formulario.

 Oficio: Es el documento que utiliza un órgano actuante en que deba dar


conocimiento de sus resoluciones a otro órgano o solicitar alguna petición para
cumplir diligencias de procedimiento.
 Circular: Se utiliza para poner en conocimiento de los funcionarios, órdenes o
instrucciones de servicio, también para informaciones de carácter general.
 Memorando: Se emplea para las instrucciones y comunicaciones directas del
jerarca a un subordinado o de comunicaciones entre las unidades.
 Carta: Se utiliza para todo otro tipo de comunicación. Generalmente se usa para
comunicaciones personales.
 Trámites: Es un conjunto de papeles o documentos ordenados
cronológicamente y relacionados con determinado asunto judicial,
administrativo, o privado, en donde constan las gestiones de los interesados,
decisiones de la autoridad competente y otras actuaciones.
 Formularios: Se utilizan para trámites rutinarios y reiterativos (Ejemplo:
Solicitudes de licencia).
 Expediente: El expediente es la forma documental de mayor uso en la
administración pública. Se inician a instancias de persona interesada o por
resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito, y
si es una institución pública, lo inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestión,
pueden ser expedientes de trámite normal, urgente, o muy urgente, eso lo
determina la autoridad competente. Pueden ser breves (de 1 a 4 hojas), comunes
(de 5 a 100 hojas), voluminosos (mas de 100 hojas). De acuerdo a los accesos
pueden ser normales u ordinarios (acceso de cualquier funcionario), reservados,
los cuales son tramitados a través de personas elegidas, y secretos, prácticamente
no usados en la actualidad.

¿Cómo se registran estos tipos documentales?


 Oficio: Se enumera en forma correlativa y anual (Unidad de Administración
documental). Se le da un número, año, código de la unidad de origen. La fecha y
el destino y estrato del asunto. El archivo lo hace la unidad emisora. (UNIT -
ISO medidas del papel 21cm X 29,7cm).
 Circular: Se identifica en forma numerada, correlativa y anual, por la unidad
emisora. La circular no se registra, se archiva en la unidad de administración
documental, en orden correlativo, anual y por unidad emisora.
 Memorando: Se identifica a través de un número en forma correlativa y anual,
lo hace la unidad emisora. Los datos que lleva son: Número, año, código de la
unidad emisora. (Ejemplo: Memorando 123/993, Código 12). El memorando no
se registra, el archivo lo hace la unidad emisora. Se hace en orden correlativo y
anual. La unidad que recibe el memorando archiva el original y si hay
contestación archiva la copia junto al original que ha recibido.
 Carta: Se enumera en forma correlativa y anual. La archiva la unidad emisora
en orden numérico, correlativo y anual.
 Expediente electrónico: Se entiende por expediente electrónico a la serie
ordenada de documentos públicos registrados por vía informática, tendientes a la
formación de la voluntad administrativa en un asunto determinado. Tiene la
misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional. (Decreto
65/998 artículos 2 y 3).

Partes del Expediente tradicional:

1º. Tapa o portada: Nombre de la institución, ente, asunto, nombre del tramitador.

2ª. Hoja de tramitación: Decreto 500, sustancia tramitación del expediente, hoja inicial
del expediente.

3ª. Cabecera: Escrito u oficio y contiene resumen del asunto, explicaciones, pruebas,
etc.

4ª. Cuerpo de expediente: Contiene informes, notificaciones, actas.

5ª. Resoluciones interlocutoras.

Caracteres internos y externos de los documentos


 Internos: Entidad productora (lugar, oficina del estado).

Origen funcional (¿Qué trámite le dio origen al


documento? Actividad, función).

Lugar (Fecha tópica), fecha (Crónica) y contenido


(Asunto).

 Externos: Clase de documento por tipo, formato, cantidad y forma.

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