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Apostila Excel - Intermediário

Requisito: ter feito o curso Básico de Excel

 Format ação condicional

 Classificar e Filt rar, Personalizar Classificação

 Coment ários nas células

 M últ iplas Planilhas

 Validação de Dados

 Funções: Dat a e Hora, Se, Cont . Num., Cont .se, Se, Cont ar.Vazio, Arred, M od,
M áximo, M ínimo
 M acros

 Rast rear Fórm ulas

 Função At ingir M et a

 Fixar Células

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Para com eçar a brincadeira, digit e a planilha abaixo para ut ilizarm os em


alguns exemplos.

:: Formatação Condicional

A format ação sim ples, t odo m undo conhece: você form at a um a célula com

t ext o vermelho, font e Arial, tamanho 12… Já a formatação condicional, irá obedecer

um a condição verdadeira ou falsa. Caso a condição seja verdadeira, a célula irá assumir

um a form at ação “ x” ; caso seja falsa, a célula irá assumir um a form at ação “ y” .

Com o exem plo, irem os criar um a legenda de cores, onde det erminada co r

represent a vendedores que at ingiram m édia m aior que R$ 10.500,00 e out ra

det erm inada cor, vendedores com m édia m enor que R$ 10.500,00.

Relem brando rapidament e a fórmula da M édia. Figura abaixo:

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Digit ando uma legenda de cores:

Agora selecione as células com os valores das M édias e clique em Formatação

Condicional, Realçar Regras das Células, É M aior do que…

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Você verá um a caixa de diálogo, onde no prim eiro campo será digit ado o valor

condicional - no nosso caso R$ 10.500,00. No segundo campo, você define a cor que a

célula irá assumir ao obedecer a primeira condição.

Vam os escolher a segunda opção de cor “ Preenchim ento Am arelo e Text o

Am arelo Escuro” , clique OK.

Pront o, agora o Excel irá realçar t odos com m édia de vendas m aior que R$

10.500,00. Vam os fazer um t est e e alt erar o valor da venda de Janeiro do M arcos Paulo

para R$ 5.000,00. Aut omat icament e ele vai perder o realce amarelo.

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Só para t reinar, vamos colocar a format ação com out ra cor. Selecione os

valores da M édia, clique Formatação Condicional, Realçar Regras das Células, É M aior

do que… Preencha o prim eiro cam po com o nosso valor de R$ 10.500,00, e escolha

“ Preenchiment o Verde e Text o Verde Escuro” .

Ok, ut ilizamos form at ações condicionais pré-definidas do Excel. Vam os agora

fazer uma form at ação condicional personalizada.

Repit a a operação e agora escolha a opção Format o Personalizado.

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Terem os um a t ela bem familiar no Word.

Agora vam os personalizar da seguint e form a: o vendedor(a) que t iver m édia

maior que R$ 10.500,00, t erá o cont eúdo da célula em Negrit o it álico, cor vermelha,

preenchim ent o cinza. Clique OK. Pront o, nós personalizam os a nossa Form at ação

Condicional.

Para finalizar o assunt o Format ação Condicional, vamos ver a condição “ É

menor do que…” . Bem simples de ent ender, é o cont rário da condicional ant erior que

vimos. Agora vam os realçar quem t iver média menor que R$ 10.500,00. Vam os usar a

form at ação pré configurada do Excel mesmo “ Preenchiment o Am arelo e Text o

Am arelo Escuro” .

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Pront o, agora quem t iver a média m enor que R$ 10.500,00, o cont eúdo da

célula será realçado em am arelo. Tranquilo não é?

:: Classificar e Filtrar

Podem os colocar agora os dados da nossa planilha em ordem alfabét ica ou

mesmo ordem crescent e de M édia. Vam os primeiro à ordem alfabét ica. Ut ilizando a

nossa planilha já digit ada, clique no nome M aria Flores, Classificar e Filt rar, Classificar

de A a Z.

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Pront o, t erem os os dados da nossa planilha organizados em ordem crescent e.

Perceba que os valores respect ivos de cada funcionário acompanham, o Excel não

ordena soment e os nom es, os valores t ambém são ordenados.

Det alhe: nós usamos com o referência o nome da M aria Flores, ou seja, a

coluna de nom es dos vendedores. M as podíam os ut ilizar qualquer coluna com o

referência. Por exemplo, vamos colocar em ordem crescent e de M édia agora. Clica na

média da Ana Cláudia, R$ 10.375,00, Classificar e Filt rar, Classificar de A a Z. Teremos

agora a planilha organizada pelo valor da M édia.

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Podem os t am bém personalizar est e ordenam ent o. Clica Classificar e Filt rar,

Personalizar Classificação.

Na caixa de diálogo que é exibida, podemos fazer out ras classificações.

Não vam os m exer nest a opção Personalizada, foi só para apresent ar.

Cont inuando.

Opção Filtro . Clica Classificar e Filt ro. Perceba que agora nas

colunas da nossa planilha aparecem uns ícones com um a set a para baixo.

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Clicando na set a de Vendedor(a), t eremos a seguint e t ela:

Vam os desmarcar Ana Cláudia, João Carlos e M aria Cristina, clica OK. O Excel

agora só irá exibir Ant onio Branco, M arcos Paulo e M aria Flores. Ou seja, o Excel

Filt rou e exibiu som ent e as inform ações selecionadas pelo usuário.

Para volt ar à exibição normal: Clica no funil de Vendedor(a), m arca a opção

Selecionar t udo, OK. Pront o, volt a à exibição normal.

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Para desat ivar o Filt ro: Clica Classificar e Filt rar, .

:: Opção Inserir Comentários

Aqui t emos uma função bem rápida do Excel e bem út il. Exemplo: vamos

colocar um com ent ário na M aria Flores, informando que a funcionária est ará ausent e

no próximo m ês por mot ivo de saúde.

Clica com o bot ão direit o na célula da M aria Flores, Inserir com ent ário.

Irá ser exibida um a pequena janela para você inserir o seu com ent ário. Bast a

digit ar.

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Obs: posicionando o m ouse nas bordas, você pode arrast ar a posição da

pequena janela.

Para alt erar o coment ário, bast a clicar com o bot ão direit o na célula,

Para Excluir o coment ário, bast a clicar com o bot ão direit o na célula,

:: M últiplas Planilhas

Com o sabem os desde o curso Básico de Excel, há a possibilidade de inserir

várias planilhas em um a past a de t rabalho, beleza. M as digam os que você t enha várias

planilhas que um a depende de um valor “ x” da out ra, ou seja, se você alt erar um valor

da “ planilha 1” , t erá que alt erar os cálculos da “ planilha 2” , “ planilha 3” , …

Vam os logo ao exem plo para ficar m ais fácil de ent ender.

Vam os renomear a nossa planilha para “ Principal” e criar um a segunda


planilha cham ada “ Com issões” .

Na planilha com issões, vam os digit ar o seguint e:

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E agora sim , vamos ao que int eressa: as com issões serão calculadas com base

na m édia de vendas de cada vendedor(a). Cada vendedor irá ganhar 15% de com issão

em relação a sua média de vendas. Lembrando que a M édia est á na planilha

“ Principal” .

Vam os t ransform ar est e raciocínio em Fórmula realizando est e cálculo

prim eiro para a M aria Crist ina.

Na planilha Comissões, célula B5, digit e a seguinte fórm ula, t ecle Ent er:

 Principal: nome da planilha que cont ém o valor referido;

 !F5: é a célula da planilha (Principal) que cont ém o valor referido. Nest e caso, a

média da M aria Cristina;

 15% : valor da com issão em porcent agem.

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Calculam os que a M aria Cristina t em direit o a R$ 1387,50 de com issão.

Vam os fazer um test e rápido: na planilha Principal, alt ere o valor da venda de

Janeiro da M aria Crist ina para R$ 25.000,00. Perceba que aut om at icament e a M édia

dela irá aum ent ar e por conseguint e, a com issão também .

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Agora bast a repet ir a fórm ula para as outras comissões dos out ros

vendedores(as) e sem pre que a M édia de um vendedor for alt erada, aut omat icam ent e

a sua com issão t am bém o será.

:: Validação de Dados

O Excel perm it e que nós possam os impedir que dados não desejáveis sejam

inseridos em det erm inadas células. Vam os ao exem plo:

Em nossa planilha “ Principal” , vam os supor que nenhum funcionário possa

vender menos que R$ 3.000,00 por m ês, caso um valor abaixo de 3000 seja inserido, o

Excel exibirá um a mensagem de Erro.

Para não sair da nossa rot ina, vam os novam ent e ut ilizar o valor da venda de

Janeiro da M aria Crist ina.

Clica na célula B5, aba Dados, Validação de Dados, Validação de Dados

novament e.

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Na caixa de diálogo que se abre, na opção Perm it ir, escolha Decimal e em

seguida, na opção Dados, escolha “ é maior do que” .

Na opção “ M ínim o” , preencha com o valor 3000 e clique OK.

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Beleza, agora t ent e digit ar o valor de 2000 para a M aria Crist ina em Janeiro

(célula B5). O Excel irá exibir um a mensagem de erro. Agora est am os cont rolando os

dados que ent ram nest a célula, ninguém pode digit ar valor inferior a R$ 3000,00 na

célula B5.

Vam os repet ir o processo para os out ros vendedores(as) de Janeiro?

Seleciona de B6 a B10, aba Dados, Validação de Dados, Validação de Dados

novament e. Perm it ir, Decimal, é maior do que, M ínim o 3000.

Pront o, t odos os funcionários t em que t er venda de m ais de R$ 3000,00 em

Janeiro. Caso cont rário, pega um a suspensão :) .

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:: Funções: Data e Hora, Se, Cont. Num., Cont.se, Contar.Vazio, Arred, M od, M áximo,

M ínimo

Vam os falar agora de out ras funções do Excel:

=Hoje() : ret orna a dat a at ual, mas vai at ualizando aut om at icam ente conform e

os dias;

=M ês(Hoje()) : ret orna o m ês at ual;

=Ano(Hoje()) : ret orna o ano at ual;

=Agora() : ret orna a dat a e hora at uais;

Vam os ut ilizar a função =Agora() para Personalizar Format ar Células. No

exem plo fica melhor de ent ender.

Eu vou ut ilizar a função =Agora() na minha célula H4, m as qualquer célula

vazia serve.

Digit e =Agora() na célula H4, t ecle Ent er, bot ão direit o, Format ar células.

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Aba Núm ero, Personalizado. Escolha est a opção de dat a e hora em dest aque

azul.

Logo acima vam os m exer no t ipo padronizado do Excel. Onde t em “ / ” , vamos

colocar “ -” e a hora:m inut o será ent re “ ( )” . Veja figura abaixo.

Pront o, personalizam os o format o da função =Agora().

=Arred() : bem int uit ivo diant e do nome da função. Ela arredonda um valor

para o número de casas decimais especificadas. Exem plo: na célula H4 t em os o valor

de 12,35687, vam os ut ilizar a função Arred() para arredondar o valor com duas casas

decimais e t erem os assim o valor final de 1236.

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Obs: est a função arredonda núm ero de 1 a 4 para baixo e de 5 a 9 para cim a.

=M od() : calcula o rest o da divisão. Na figura a seguir, calculam os o rest o da

divisão do cont eúdo da célula H4 por 2 (vai dar 0) e o rest o da divisão do cont eúdo da

célula H5 por 6 (vai dar 4).

=Cont.Núm() : ret orna o número de células que cont ém valor num érico, não

reconhece se for t ext o.

=Contar.Vazio() : ret orna o núm ero de células vazias de um intervalo.

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=Se() : est a é um a função condicional. Vam os aplicar uma condição, se t al

condição for sat isfeit a, o Excel apresent a um result ado “ X” , se não for sat isfeit a,

apresent a um result ado “ Y” . Exem plo: ut ilizando a nossa planilha, caso o funcionário

t enha at ingido um a m édia de vendas m aior que R$ 10.500,00, o Excel exibirá a

mensagem “ Boa m édia” , caso a média de vendas do funcionário seja menor que R$

10.500,00, o Excel exibirá a m ensagem “ Precisa melhorar” .

Perceba a sint axe da fórm ula: primeiro a condição, depois separados por “ ;” o

result ado se a condição for verdadeira e o result ado se a condição for falsa. No caso, o

M arcos Paulo e a Ana Paula t em média menor que R$ 10.000,00, ou seja, “ Precisa

melhorar” .

Ut ilizando a alça de preenchim ent o, repit a a fórm ula para as out ras m édias.

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=Cont.Se(): retorna a quant idade de ocorrências de det erminado crit ério. Por
exem plo, queremos saber quant os funcionários obt iveram " Boa m édia".

Ao t eclar Ent er, t eremos o result ado " 4" , ou seja, 4 vendedores obt iveram " Boa
média" .

=M áximo() : ret orna o m aior valor do int ervalo. Vam os t est ar quem t em a
maior m édia de vendas.

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Ao t eclar Ent er, verem os que a maior média é a da M aria Flores. Lembrando
que caso alguma média aum ent e, aut omat icam ent e a função M áximo at ualiza o seu
valor t ambém .

=M ínimo() : ret ornar o m enor valor do int ervalo. Vamos t est ar quem t em a
menor m édia de vendas.

Ao t eclar Ent er, verem os que a m enor m édia é a do M arcos Paulo.

:: M acro no Excel

O que é um a M acro? Resumidament e podem os ent ender M acro como um

conjunt o de t arefas aut om at izadas. Por exemplo, você t rabalha como cont ador(a) e

precisa sempre est á ut ilizando uma sequência de com andos repet idam ent e para cada

client e - o valor do im post o de renda de cada client e deverá est ar na font e Arial,

t am anho 14, cor vermelha, negrit o e cent ralizado. Ou seja, são 5 com andos que você

irá repet ir sempre. Você pode criar uma M acro e com apenas um clique o Excel

aplicará essas 5 configurações de um a só vez.

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Gravando a primeira M acro

Ut ilizando a nossa planilha já digitada, vamos gravar a nossa prim eira m acro

onde ela aplicará essas 5 format ações cit adas acima nos t ít ulos da nossa planilha. Vai

ser bacana com o exem plo.

Guia Exibição, M acros, Gravar macros.

Na janela que será exibida, dê um nom e sua m acro, defina uma let ra para

servir de at alho (eu escolhi “ m ” )e clique OK.

Agora que você clicou OK, t udo o que fizer no Excel será gravado. Vam os fazer

um a format ação para um a das células dos t ít ulos, vam os fazer som ent e a prim eira,

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“ Vendedor(a)” . Já com a célula selecionada, vamos form at ar com font e Arial, Fundo

azul, Cor Branca, Tam anho 12.

Beleza, feit as essas format ações acim a, agora podemos parar a gravação da

M acro. Tem duas m aneiras para isso:

 Aba Exibição, M acros, Parar gravação.

 No cant o inferior esquerdo t em um bot ão de st op.

Escolha uma das opções e pare a gravação.

Pront o, gravamos a m acro e o cont eúdo da célula est á at ualm ent e form at ado

assim :

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Agora vam os t est ar a M acro. Lem bra do at alho? Ct rl + m . Clica em Janeiro e

depois at alho CTRL + m.

Podemos selecionar Fevereiro, M arço, Abril e M édia e aplicar CTRL + m.

Bacana não é? Você pode fazer um a M acro bem mais com plexa, com 15

com andos de um a vez, por exem plo.

:: Rastrear fórmulas

Im agine que você est á no seu t rabalho e o funcionário responsável pela

alim ent ação da planilha de cust os da empresa foi demit ido e agora você ficará no lugar

dele. Det alhe: a planilha já exist e há 8 anos e t em mais de 50 mil linhas com dados e

fórm ulas. Você vai t er que se virar para ent ender est a planilha.

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Às vezes, nest a planilha, os dados são inseridos manualment e, mas out ras

vezes são obt idos por fórm ulas, ou seja, dependem de dados de out ras células e você

t em que saber de onde vêm esses dados.

Vam os ao exem plo. Vam os fazer um cálculo rápido e sim ples para demonst rar

o recurso e depois vamos ut ilizá-lo em nossa planilha. Clique em qualquer célula em

branco da nossa planilha e digit e a seguint e fórmula e depois t ecle Ent er:

Agora clique aba Fórmulas, Rast rear precedent es.

O Excel irá marcar com set as t odas as células que part icipam dest e cálculo, ou

seja, t odos os seus precedent es.

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Vam os fazer este procedim ent o para um dos vendedores(as) da nossa

planilha.

Clica no valor da média da Ana Cláudia, aba Fórm ulas, Rast rear precedent es.

Perceba que agora vemos marcadas as células que part icipam do cálculo da

média da Ana Cláudia.

Im agina isso em um a planilha com 30 m il linhas e 50 colunas? Não t em com o

ficar procurando célula por célula. Ut iliza o Rast reio de Fórm ulas para facilit ar

visualment e.

Para remover as set as e volt ar ao normal bast a clicar Rem over set as.

Seguindo nest e raciocínio, t em os t am bém a função Rast rear Dependent es,

onde o Excel most ra quais células serão afet adas caso se alt ere o valor.

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Por exem plo, na nossa planilha, caso se alt ere o valor da venda de Janeiro da

Ana Cláudia para R$ 12.000,00, aut om at icament e a média dela t am bém será alt erada,

óbvio. Vam os ver o Excel avisando isso.

Clica na célula B7, aba Fórmulas, Rast rear dependent es.

Pront o, agora o Excel est á avisando que se o cont eúdo da célula B7 for

alt erado, o cont eúdo da célula F7 t am bém será.

:: Função Atingir M eta

A função At ingir M et a é m uit o int eressant e. Você irá definir para o Excel a

met a que t al célula deverá at ingir e o Excel irá ret ornar o valor que falt a para at ingir t al

met a. Vamos ao exem plo.

Para o nosso exemplo, vam os criar uma nova planilha.

Nest a planilha, vam os inserir dados (só um exemplo) referent es às vendas de

det erm inado produt o est e mês.

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Cont eúdo das células:

 A5: quant idade de unidades vendidas dos produt os;

 B5 : valor unitário do produt o;

 C5 : curso de fabricação do produt o;

 D5: cust o t ot al de fabricação do produt o, ou seja, cust o unidade mult iplicado

pelo vendas unidade (=C5* A5);

 E5 : Tot al de vendas em reais, ou seja, a quant idade de produt os vendidos vezes

o valor brut o da unidade (=A5* B5);

 F5 : o lucro será calculado subt raindo o t ot al de vendas pelo cust o (=E5-D5).

At é aqui nada demais, raciocínio sim ples, cálculos igualment e simples.

Perceba que o nosso lucro foi de R$ 600,00, porém o m eu chefe achou pouco

e quer aument ar esse lucro para R$ 850,00 no m ês que vem. O que seria feit o

normalm ent e? Vai t est ando cálculo até chegar nesse valor, para saber o quant o as

vendas t eriam que aum ent ar para chegar nest e lucro. Blz!

M as vam os deixar est a t arefa de ir t est ando cálculos para o Excel. Com o?

Clica na célula que você quer chegar a t al result ado, no caso a célula do lucro

(F5), deixa ela selecionada, aba Dados, Test e de hipót eses, Atingir m et a.

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Na caixa de diálogo que se segue, o cam po Definir célula já vem preenchido


com a célula selecionada, deixa assim mesmo. Na opção Para o valor, vamos colocar o
valor da nossa met a, ou seja, 850.

Na caixa Alt ernando célula, iremos definir qual célula cont ém o valor que
deverá aum ent ar para poderm os at ingir a m et a de lucro de 850, ou seja, t em os que
vender m ais unidades. Clica na célula A5 e OK. Será exibida um a caixa de diálogo com
um pequeno resum o, clique OK.

Perceba que agora o Excel informa quant as unidades devem ser vendidas para
at ingir o lucro de R$ 850,00. Temos que vender 1700 unidades. Ent ão você não precisa
ir t est ando valores, realizando os cálculos para chegar a t al conclusão, bast a informar a
met a para o Excel e ele faz o rest o.

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Fizem os um exemplo simples, mas imagine ist o em uma planilha que t enha
várias met as e não som ent e o Lucro para se levar em consideração. É um a m ão na
roda.

:: Fixar Células

Este assunt o é m ais fácil explicar diret o no exemplo. Vamos lá.

Digamos que os nossos vendedores irão ganhar um Bônus de R$ 500,00 para


o Nat al. Vam os somar a sua m édia e est e Bônus. Realizando est e cálculo prim eiro para
a M aria Cristina:

Nada demais. O valor do bônus est á na célula H3 e a m édia da M aria Cristina


célula F5, som a os dois e t ranquilo, nenhum a novidade. A m édia da M aria Crist ina foi
de R$ 12500,00 + 500 do bônus t em os o valor final de R$ 13.000,00.

Agora, com o de cost um e, vam os puxar pela alça de preenchiment o para


realizar o mesmo cálculo para os out ros vendedores(as).

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Perceba que agora a som a não ocorreu. Por quê? Quando puxamos a alça de
preenchim ent o, o Excel vai at ualizando a referência da célula - F5, F6, F7... (células das
médias, beleza) e at ualiza t am bém as células do bônus H13, H14, H15. M as o bônus
est á som ente em uma única célula, H13, não é desejável est a at ualização. Queremos
que o H13 fique Fixo, ent ão vam os fixar est a célula ut ilizando o operador “$”. A nossa
fórm ula ficará assim:

Ou seja, quando eu puxar pela alça de preenchim ent o, a linha 13 ficará fixa.
Pront o, vam os poder realizar o cálculo os out ros vendedores(as).

O mesm o raciocínio se aplica quando for o caso de fixar a coluna.

Só para dar um a m ist urada nos assunt os, vamos clicar na Soma Bônus do
Ant onio Branco e Rast rear precedent es para ver o “ cam inho” que a fórmula faz.

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