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FICHA DE AVALIAÇÃO DIAGNÓSTICA

Selecione a opção correta para responder às seguintes questões:

1.A maioria das pessoas atinge o seu ponto alto de atenção e assimilação por volta:
a) Ao meio dia
b) Ao início da manhã
c) Ao início da tarde
d) Ao fim da tarde

2.Quais são os 3 pilares da gestão do tempo?


a) Prever, planificar e organizar
b) Prever, planificar e hierarquizar
c) Planificar, organizar e hierarquizar
d) Prever, organizar e hierarquizar

3.A eficiência traduz:


a) Fazer a tarefa certa
b) Fazer a tarefa de maneira certa
c) Nenhuma das opções anteriores
d) Ambas as opções anteriores

4.A eficácia traduz:


a) Fazer a tarefa certa
b) Fazer a tarefa de maneira certa
c) Nenhuma das opções anteriores
d) Ambas as opções anteriores

5.Fixar objetivos permite:


a) Orientar o raciocínio e a ação para o futuro;
b) Definir exatamente para onde queremos ir;
c) Estabelecer prioridades.
d) Todas as opções anteriores

6.A chave do planeamento sistemático e útil consiste em:


a) Planear o trabalho e o tempo.
b) Cumprir os objetivos definidos
c) Ambas as opções anteriores
d) Nenhuma das opções anteriores
PROPOSTA DE ATIVIDADE Nº 1

Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionário que avalia várias áreas fulcrais na gestão
do tempo.

Instruções
Responda de forma tão honesta quanto possível, colocando um círculo em torno da resposta
que melhor o caracteriza. Baseie-se na seguinte escala de resposta:

S MV AV R N
1 Escrevo os meus objetivos anuais para o meu trabalho.
2 Tenho uma lista de todos os pequenos trabalhos e pedidos
de coisas para fazer que eu tenho de tratar nas próximas
semanas.
3 Revejo os meus objetivos a longo prazo todos os dias.
4 Pergunto constantemente a mim próprio /a como é que o
que estou a fazer me ajuda a atingir os meus objetivos.
5 Quando chego ao trabalho de manhã, começo
normalmente o dia com um café, dois dedos de conversa
ou lendo o jornal
6 Estabeleço prioridades para os diversos trabalhos e
atividades que devo realizar.
7 Tendo a fazer primeiro as tarefas rápidas, fáceis e de que
eu gosto mais.
8 Um grande problema do meu trabalho é estar
constantemente a mudar prioridades.
9 Pelo menos uma vez por ano, faço um registo de como
estou a usar o meu tempo durante uma ou duas semanas.
1 Analiso constantemente tudo o que faço e procuro
0 maneiras de melhorar o meu desempenho
1 Frequentemente tenho de chegar mais cedo, ficar até
1 mais tarde ou levar trabalho para casa para o conseguir
fazer todo
1 Crises e urgências constantes e recorrentes no trabalho
2 tiram-me demasiado do meu tempo.
1 Escrevo uma lista de coisas a fazer todos os dias.
3
1 Todas as semanas escrevo um plano semanal que inclui
4 objetivos específicos, atividades, prioridades e tempo
estimado para cada tarefa.
1 Pelo menos uma vez por semana encontro-me com outras
5 pessoas para coordenar planos de atividades e
prioridades.
1 Penso frequentemente que me devia organizar mais.
6
1 Todos os dias estabeleço um tempo específico para fazer
7 as tarefas mais importantes.
1 Frequentemente distraio-me do meu horário e tendo a
8 saltar de uma tarefa para outra.
1 Tenho um período de tempo determinado, todos os dias,
9 para poder concentrar-me no trabalho importante.
2 Mantenho flexibilidade no meu horário por forma a dar
0 espaço para imprevistos.
2 Tenho um procedimento eficaz e sistemático de dividir e
1 lidar com os meus papéis.
2 Analiso frequentemente as coisas que escrevo e procuro
2 maneiras de eliminar, simplificar ou melhorar esses
papéis.
2 Utilizo sistemas de organização que me ajudam a não
3 esquecer detalhes e a manter um correto seguimento das
questões que me foram confiadas.
2 A minha secretária e área de trabalho estão um bocado
4 atulhadas e deviam estar mais arrumadas.
2 Analiso as interrupções que me fazem, e trabalho
5 sistematicamente para reduzi-las ou eliminá-las.
2 Normalmente junto assuntos ou trato de várias tarefas
6 numa só visita ou telefonema por forma a não
interromper tanto os outros durante o dia.
2 Distrações e socialização impedem-me às vezes de me
7 concentrar no meu trabalho.
2 As interrupções são um grande problema no meu
8 trabalho.
2 Frequentemente deixo de lado tarefas que me são
9 desagradáveis.
3 Tendo a esperar até ao último minuto para começar a
0 fazer algumas tarefas
3 Frequentemente tenho de esperar a disposição certa ou a
1 altura certa para fazer o meu trabalho mais criativo.
3 Preocupo-me frequentemente com a possibilidade de ter
2 tomado uma má decisão.
3 Rio-me bastante e passo momentos mesmo agradáveis
3 tanto no meu trabalho como em casa.
3 As pessoas dizem-me frequentemente que eu devia parar
4 um bocado e relaxar
3 Normalmente durmo o suficiente, faço exercício físico
5 regular e como comida saudável.
3 Sinto muita tensão e pressão no trabalho e tenho
6 dificuldades em lidar bem com isso.
3 Tenho listas escritas de objetivos pessoais a longo prazo.
7
3 Sinto que não tenho tempo suficiente para a família,
8 descanso ou outros interesses pessoais fora do meu
trabalho.
3 Sinto muita satisfação com a minha vida.
9

Depois de responder a todas as questões deverá somar os pontos dados a cada pergunta.

ATENÇÃO: Deverá ter em conta que a forma de cotação varia entre as diferentes questões.
Por exemplo, na questão 5 a resposta “sempre/quase” vale 1 ponto, mas na questão 1, a
mesma resposta, ou seja, a resposta “sempre/quase” vale 5 pontos.

Questões: 5, 7, 8, 11, 12, 16, 18, 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 34, 36, 38.

Questões: 1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 13, 14, 15, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 33, 35, 37,
39, 40.

Utilize esta tabela para somar os valores obtidos em cada grupo de quatro questões. Cada
um desses grupos Refere-se a um problema específico da gestão do tempo.
Faça uma pequena reflexão:

-A que causas atribui as perdas de tempo?

1-____________________________________________
2- ____________________________________________
3- ____________________________________________

O que costuma fazer para que isso não aconteça?


1-____________________________________________
2- ____________________________________________
3- ____________________________________________
PROPOSTA DE ATIVIDADE Nº 2

1.Assinale com um X os que considera objetivos

 Faça diariamente 20 cartas.


 Aprecie bailado.
 Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
 Cante uma canção.
 Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
 Cite um exemplo de solidariedade.
 Desenvolva o potencial da criança.
 Dedique-se à sua equipa.
 Defenda a democracia.
 Escreva um relatório.
 Seja uma boa cidadã/cidadão.
 Identifique os objetivos desta lista.

2.Realize agora uma reflexão, com vista a definir os seus objetivos.

Demore o tempo que for necessário mas tenha em conta as características dos objetivos
referidas anteriormente.

Após preencher a tabela guarde-a consigo para que se vá recordando e atualizando os seus
objetivos.
PROPOSTA DE ATIVIDADE Nº 3

Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjunto de pedras
grandes, pedras médias, uma porção de areia e água de modo a que tudo caiba lá dentro.

Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo
proposto?

Em 1.º lugar:
Em 2.º lugar:
Em 3.º lugar:
Em 4.º lugar:

1º - Pedras Grandes
2º - Pedras Médias
3º - Areia
4º - Água

Imagine, agora, que o frasco com água representa a quantidade total de tempo que tem
disponível (num dia, ou numa semana), que as pedras grandes representam as tarefas mais
importantes ou difíceis, que as pedras médias representam as tarefas rotineiras, que os
grãos de areia representam as tarefas triviais, sem importância e que a água representa os
imprevistos que por vezes enfrentamos.

Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano semanal ou diário?
Tarefas importantes ou difíceis:
Tarefas rotineiras:
Tarefas triviais, sem importância:

Tenha em conta a matriz de prioridades que ilustramos ao lado e vá preenchendo com as


atividades do seu dia-a-dia de modo a organizar-se mais facilmente.
Tarefas importantes - estão ligadas aos objetivos fundamentais e prioritários.
Tarefas urgentes - não podem ser executadas mais tarde.
PROPOSTA DE ATIVIDADE Nº 4

1.Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas? Indique as que se aplica(m) a
si?

• Desorganização
• Desejo de evitar tarefas desagradáveis
• Medo de falhar
• Medo do sucesso e suas implicações
• Não saber por onde começar
• Perfecionismo
• Falta de confiança e diálogos internos negativos
• Medo da mudança
• Medo da rejeição
• A tarefa parece ser tão difícil e ocupar demasiado tempo
• Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho

2.Agora irá fazer um exercício com o objetivo de tentar compreender porque adia
as suas atividades e como pode alterar isso a seu favor, de modo a rentabilizar o
seu tempo:

1.Faça uma lista completa de todas as coisas que tem vindo a adiar;

2.Ao lado de cada uma, escreva a razão do adiamento. Seja honesto/a. Depois veja
se existem motivos comuns;

3.Escolha um item da lista para tratar esta semana;

4.Escolha uma altura da semana para fazer esta tarefa. Defina tudo o que necessita
para o fazer;

5.Marque uma hora para começar a fazer. Preocupe-se apenas em começar – sem
interrupções, sem pausas e sem distrações.
PROPOSTA DE ATIVIDADE Nº 5

Imagine um projeto que tenha de realizar ou que seria viável realizar na sua organização.

Com base no modelo de plano apresentado abaixo, liste as tarefas necessárias à sua
execução e construa um cronograma, assinalando com cores diferentes os dias de realização
de cada uma das atividades (tempo estimado).
PROPOSTA DE ATIVIDADE Nº 6

Ao gerir o seu tempo e ao organizar-se pessoalmente, deverá ter em conta também a


organização do seu trabalho e as diferentes fases que o constituem. De modo a rentabilizar
mais o seu tempo, estabeleça um plano de ação, através da resposta às seguintes questões:

1º PASSO
O que faço na minha atividade profissional?

Os principais objetivos desta fase são:


– Clarificar todo o tipo de atividades que lhe competem;
– Tomar consciência das tarefas - de gestão e de execução - com que ocupa o seu tempo de
trabalho

2º PASSO
Para que serve esta tarefa?
Qual a sua finalidade?

Os principais objetivos desta fase são:


– Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessários

3º PASSO
Quem a deve fazer?
Quem a poderá/ deverá fazer?
Os principais objetivos desta fase são:
– Delegar;
– Redefinir funções e responsabilidades

4º PASSO
Como deverá ser realizada?
Quais as informações ou os meios de que necessito para realizar a tarefa?

Os principais objetivos desta fase são:


– Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de informação;
– Afetar apenas os meios e as informações necessários e suficientes

5º PASSO
Qual o prazo ou a data estipulada?
Quando deverá estar concluída?
Quanto tempo é necessário para a realizar?
Quando a deverei realizar? Qual a melhor altura?
Os principais objetivos para esta fase são:
- Clarificar prazos para si mesmo e outras pessoas;
Estabelecer prazos realistas, de acordo com o tempo necessário para realizar a tarefa com
qualidade
FICHA DE AVALIAÇÃO FINAL

1. Depois de realizar uma listagem de tarefas. Estas poderão ser


hierarquizadas em função de 3 conceitos-chave. Identifique-os.

2. Indique as etapas necessárias à realização de um plano de trabalho

3. Identifique 3 fatores principais que originam perdas de tempo, descrevendo


formas de os combater.

4. Do seguinte conjunto de princípios habitualmente considerados decisivos


para uma gestão eficaz, está um em falta. Identifique-o.

• Definir e clarificar os objetivos; escrevê-los e estabelecer prioridades;


• Centrar-se nos objetivos e não nas atividades;
• Estabelecer, pelo menos, um objetivo por dia e atingi-lo;
• Registar regularmente o tempo;
• Eliminar, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana
• Planificar o tempo; elaborar planos de curto, médio e longo prazo.
• Preconizar limites de tempo por tarefa;
• Eliminar as “crises repetitivas”; agir em vez de reagir;
• Acabar o que se começou; não deixar tarefas inacabadas.

5.Enumere as 6 regras básicas de gestão do tempo

6. Classifique as seguintes afirmações como verdadeiras (V) ou falsas (F):

a) Os objetivos devem ser: relevantes, específicos, mensuráveis, alcançáveis e


registáveis
b) Na tarefa de planificação e agenda, não deve ser considerado tempo para reflexão e
trabalho solitário
c) Adiantarmos o nosso nome, numa chamada telefónica, minimiza o efeito negativo da
interrupção do trabalho, permitindo poupar tempo
d) Verifica-se que a delegação de tarefas contribui para piorar o espírito de equipa
e) A correta utilização de memorandos revela-se eficaz na priorização de tarefas
f) Colocar as questões que vão suscitar discussão não é relevante para a eficaz
condução de uma reunião
FICHA DE AVALIAÇÃO DA SESSÃO

ESCALA
1: Insuficiente
2: Suficiente
3: Bom
4: Muito Bom

Em relação ao módulo, de modo geral, avalie: 1 2 3 4

1 Definição inicial dos objetivos

2 Cumprimento dos objetivos

3 Interesse relativamente aos temas abordados

4 Duração do módulo

5 Abrangência dos conteúdos do módulo

6 Foi disponibilizado espaço para dúvidas, comentários ou debate?

7 Utilidade prática das temáticas abordadas

8 Relevância de inserir outros temas neste módulo

9 Compreensão dos conteúdos abordados

10 Aumentou os conhecimentos sobre a temática abordada?

Em relação ao/à formador(a), avalie:

11 Domínio sobre o assunto

12 Metodologias utilizadas

13 Capacidade de dinamização da sessão

14 Empatia com os/as participantes

15 Empenho

16 Pontualidade
RESOLUÇÕES

FICHA DE AVALIAÇÃO DIAGNÓSTICA

1-a)
2-b)
3-b)
4-a)
5-d)
6-a)
FICHA DE AVALIAÇÃO FINAL

1.Depois de realizar uma listagem de tarefas. Estas poderão ser hierarquizadas em


função de 3 conceitos-chave. Identifique-os.

 Prioridade (associada ao grau de importância)


 Grau de urgência (associado ao prazo de entrega)
 Grau de complexidade (relacionado com o tempo e concentração necessários à sua
execução.

2.Indique as etapas necessárias à realização de um plano de trabalho

Recolha de dados
Análise da utilização do tempo
Criar planos de ação
Acompanhamento

3.Identifique 3 fatores principais que originam perdas de tempo, descrevendo


formas de os combater.

Escolher 3 entre os seguintes:

Chamadas telefónicas
 Preparar a chamada com os pontos a abordar
 Cingir-se aos pontos essenciais
 Pedir para ligar mais tarde
 Abordar a questão por e-mail
 Escolher a altura do dia mais propícia para efetuar chamadas (aquela em que houver
menos interrupções, que exija menos concentração ou em que não haja coincidência
de prazos)

Interrupções
 Arranjar “truques” para eliminar ou reduzir as interrupções:
o Continuando a olhar para o monitor
o Fazendo perguntas fechadas
o Respondendo com monossílabos
o Não parando ao ser-se interpelado no caminho, etc.
 Dizer que a altura não é oportuna
 Refugiar-se num local que não favoreça as interrupções
 Desviar a extensão para um colega ou para a caixa de mensagens

Falta de pessoal
 Sugerir a admissão de mais pessoal
 Sugerir a colocação de estagiários
 Pedir ajuda a um colega
 Explicar às chefias que não será possível ter as tarefas prontas no prazo estabelecido

Má perceção das instruções


 Confirmar o entendimento das instruções recebidas
 Pedir explicações, em caso de dúvida
 Ir mantendo a chefia a par do progresso da tarefa

Perfeccionismo em excesso
 Não ceder à tentação de:
o Refazer a tarefa várias vezes
o Corrigir tarefas que não sejam da sua responsabilidade

Dificuldade na gestão de assuntos pessoais


 Separar a vida pessoal da profissional
 Será preferível abordar o assunto com a chefia, explicando o porquê da dificuldade
de concentração ou dos atrasos

Lacunas de formação ou incapacidades


 Pedir ajuda a um colega ou uma pessoa de fora
 Procurar informação
 Sugerir a possibilidade de frequentar uma ação de formação na área
 Confessar a incapacidade
 Em último caso, considerar um pedido de transferência para funções ou
departamentos mais adequados às competências

Dificuldades de comunicação
 Utilizar a escuta ativa
 Certificar-se de que percebeu as instruções e os prazos
 Escolher a altura certa para clarificar instruções

Indefinição de objetivos
 Pedir esclarecimentos sobre os objetivos, tentando obter dados concretos sobre
prazos e tarefas a executar
 Ter coragem de dizer quando os objetivos parecem difíceis ou inatingíveis

Local de trabalho desorganizado


 Organizar o posto de trabalho de forma adequada às necessidades diárias (pondo os
objetos no sítio próprio, inutilizando papel desnecessário, etc.)
 Manter o arquivo em dia
 Certificar-se de que dispõe e sabe a localização de todos os recursos de que
necessita
 Reunir toda a documentação de apoio à tarefa que vai executar
 Manter atualizada a lista de referências (competências de outros departamentos,
lista de extensões e telemóveis, organigrama, identificação e localização das pessoas
na organização, etc.

Equipamento insuficiente, subdimensionado ou defeituoso


 Solicitar assistência técnica
 Propor a substituição de equipamentos

Resistência à mudança
 Esforçar-se por não ficar preso a velhos hábitos e por ver os aspetos positivos da
mudança
 Estar aberto à possibilidade de implementar novos procedimentos e tecnologias
 Estar aberto a sugestões
 Aceitar o facto de que talvez existem pessoas que percebem mais de uma matéria
específica e que poderão prestar um auxílio fundamental à conclusão de uma tarefa
num determinado prazo.

Dificuldade em dizer não


 Ter a coragem de dizer não quando se sabe que:
o Não se é capaz
o Não se tem tempo
o Não se tem conhecimentos
o A tarefa não faz parte das responsabilidades que lhe foram atribuídas
 O excesso de trabalho resulta em menor produtividade, maior risco de erro, stress e
até doença.

Insegurança
 Fazer um esforço para acreditar que se é capaz, mesmo que se tenha de pedir ajuda
– o pensamento positivo contribui determinantemente para a execução de uma
tarefa com sucesso.

Fadiga/ doença
 Refletir sobre se não será melhor tirar uns dias de descanso ou de baixa, falando
com a respetiva chefia, em vez de continuar a insistir, com pouco ou nenhuns
resultados.
4.Do seguinte conjunto de princípios habitualmente considerados decisivos para
uma gestão eficaz, está um em falta. Identifique-o.

Escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objetivos, prioridades e tempos
estimados

5.Enumere as 6 regras básicas de gestão do tempo

1. Definir claramente os objetivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar


2. Ter uma boa agenda
3. Controlar as interrupções e minimizá-las
4. Delegar tarefas.
5. Definir prioridades.
6. Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.

6. Classifique as seguintes afirmações como verdadeiras (V) ou falsas (F):

a) V
b) F
c) V
d) F
e) F

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