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Arquivística. Princípios e conceitos. Legislação arquivística.

PRINCÍPIOS
 1 Proveniência, Ordem Original, Organicidade, Territorialidade, Individualidade, Unicidade,
Cumulatividade e Reversibilidade.
 Não há hierarquia entre os princípios. Que é diferente de ordem de importancia.
 Os princípios surgiram com a revolução francesa. Junto com o boom da informação, quem veio foi
a gestão de docs.
 Os princípios arquivísticos, entre eles o princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a
prática arquivística contemporânea foram elaborados na REVOLUÇÃO FRANCESA.

PROVENIÊNCIA/ RESPEITO AOS FUNDOS


Princípio básico da Arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado de
princípio de respeito aos fundos.

⇨Não se mistura documentos de organizações diferentes (preserva o contexto do documento)

⇨primeiro princípio a ser aplicado na classificação dos documentos

Fundo aberto recebe novos documentos (entidade produtora continua em atividade)

Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se
encontra mais em atividade.

QUESTÃO: Os arquivos de um órgão público existente há mais de cem anos fazem parte de um
fundo aberto. A quantidade de anos não importa. Se a entidade existir = FUNDO ABERTO. Se a entidade não
existir (fechar) = FUNDO FECHADO.

A proveniência deve ser respeitada nas três idades (Corrente, intermediária e permanente)

Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao princípio básico da Arquivologia


chamado proveniência dos arquivos (ou respect des fonds ou provenance: o arquivo produzido por uma
entidade não deve ser misturado aos de outras entidades geradoras. (ele é considerado a base da
arquivística).

A análise tipológica é feita a partir da aplicação do princípio da PROVENIÊNCIA.

TEF É PROVENIÊNCIA

Tipo = Espécie + Função

ORDEM ORIGINAL
ORDEM ORIGINAL/ordem primitiva/santidade da ordem original

⇨ a ordem de produção dos documentos deve ser mantida.


⇨decorrente do princípio da proveniência

- ORDEM ORIGINAL: O princípio do respeito à ordem original é aquele que defende que, quando um
arquivo (enquanto conjunto de documentos acumulados por uma entidade) for encaminhado para guarda
por terceiro, deve conservar o arranjo (ordem dada aos documentos) definido pela entidade
acumuladora.

Princípio do respeito à ordem original

-Conservação do arranjo dado pela entidade que produziu os documentos.

⇨ ORDEM ORIGINAL/RESPEITO À ORDEM PRIMITIVA/ PRINCÍPIO DE RESPEITO À SANTIDADE DA


ORDEM ORIGINAL/ PRINCÍPIO DE REGISTRO. ***

➥O arquivo deve manter a ordem/arranjo de quem o PRODUZIU*

➥Utilizado para organização INTERNA *do arquivo permanente (ORDENAÇÃO INTERNA - ORDEM
ORIGINAL)

➥Derivado do princípio da proveniência

➥Respeito à organicidade

➥Observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes
ordenatórios de seu primeiro arquivamento.

➥Aplica-se ao receptor e não ao produtor

➥O segundo princípio de classificação de documentos

O princípio do respeito à ordem original juntamente com o princípio do respeito aos fundos
fundamentam as operações de classificação.

Ordem Original: O arquivo deve manter a ordem/arranjo de quem o PRODUZIU .

Se a questão fala do princípio da ORDEM ORIGINAL, ou seja, a pessoa que RECEBER terá que
respeitar a ordem (as regras estabelecidas) pela pessoa que o produziu.

ORDENAÇÃO

EXTERNA --> PROVENIÊNCIA

INTERNA --> ORDEM ORIGINAL

O pintinho É PIO

O PRIMEIRO princípio da classificação, ou seja, em ordem de importância, os princípios que devem


nortear a classificação de documentos são o da proveniência e o

SEGUNDO, o da ordem original


Obs: Fundo – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Um fundo pode ser aberto ou
fechado. Fundo aberto recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade.
Fundo fechado não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se
encontra mais em atividade.

"A teoria dos fundos, como embasamento metodológico do arranjo e da ordenação dos conjuntos
documentais nos arquivos permanentes e que está universalmente consagrada, teve início na França,
em meados do século XIX."

Princípio da pertinência

O Princípio da pertinência não faz mais parte dos princípios arquivístico

1. Quando o princípio da pertinência é aplicado, deve-se reclassificar os documentos por assunto,


sem levar em conta a origem desses documentos e a sua classificação original
2. Ele é diversamente do Principio da Proveniência e Ordem Original.

"É o caso de princípio da pertinência e proveniência funcional, ambos praticamente não mais
utilizados, mantidos para conhecimento das novas gerações e por serem indicadores da evolução da
disciplina" [1]

O princípio da pertinência pode ser desdobrado em dois princípios:

Princípio da Pertinência Territorial: os documentos devem ser custodiados por arquivos com
"jurisdição" arquivística sobre o território ao qual se refere o seu conteúdo. Esse princípio não leva em
consideração o local onde os documentos foram produzidos.

Princípio da Pertinência Temática: Afirma que os documentos devem ser organizados segundo os temas
neles versados.

Princípio da pertinência: documentos são organizados por assunto

apareceu reclassificar? é pertinência.

Princípio da Pertinência

Quando o princípio da pertinência é aplicado, deve-se reclassificar os documentos por assunto, sem levar
em conta a origem desses documentos e a sua classificação original.

X
Princípio da Ordem original

Derivado do princípio da proveniência, o princípio da ordem original é também denominado de princípio


de respeito à ordem primitiva, princípio de respeito à santidade da ordem original ou de princípio de
registro. Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou
família que o produziu.
O princípio da "santidade da ordem original", também chamado princípio da ordem original, adveio
do refinamento pelos arquivistas alemães do final do século XIX da ideia do respect des fonds para
comportar a necessidade de não perturbar a ordem interna de cada conjunto de documentos.

As bancas consideram que a ordem intelectual deve ser respeitada e não a física.

ORGANICIDADE
TRATA-SE do VINCULO EXISTENTE ENTRE A MASSA DOCUMENTAL PRODUZIDA POR
DETERMINADA INSTITUIÇÃO. Retrata a própria estrutura organizacional.

Organicidade: reflete na estrutura, por onde ele passou, em quais departamentos. A organicidade
do arquivo produz vínculos entre os vários documentos de uma mesma ação, processo de trabalho ou
atividade. ->> CERTO Lembrando que a organicidade é o que diferencia os documentos arquivísticos

Territorialidade
O princípio da territorialidade diz que os documentos devem permanecer o mais perto possível
do território/local/lugar em que foram criados/produzidos. Esse princípio trabalha junto com o
princípio da proveniência, de modo que ambos ajudam a evitar a dispersão dos documentos, mas
um não deriva do outro.

Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada documento, de
acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido.
Territorialidade: não é qualquer lugar que você pega sua certidão, por exemplo, ou em qualquer cartório,
tem que ser onde você deu a entrada. respeitando o principio da jurisprudência. As únicas exceções para o
princípio da territorialidade são:

1 - Documentos militares;

2 - Representação Diplomática;

A Guarda de documento pelo local (região/cidade) refere-se ao princípio da territorialidade

Não confundir com:

Princípio da PERTINÊNCIA TERRITORIAL: Esse princípio diz que os documentos devem ser transferidos
para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu
conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.

INDIVISIBILIDADE

Não pode alterar o documento, dividir ou multiplicar.

Os arquivos devem ser preservados, NÃO PODE HAVER MUTILAÇÃO DE ARQUIVOS.

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou adição indevida.
O princípio da integridade, como falamos, deriva do princípio da proveniência, portanto, é
necessário que se zele pelo princípio da proveniência para manter a integridade. Se a proveniência não é
respeitada, os documentos já estão sujeitos a mutilações, dispersões, eliminações indiscriminadas,
parcelamentos... tudo isso fere o princípio da integridade e é responsabilidade ética do arquivista zelar
para que não aconteça.

PRINCÍPIO DA UNICIDADE
O documento de arquivo tem caráter único, em função do seu caráter de produção,
independentemente do seu número de cópias.

o documento original é único, mas lembre-se que ele é único dentro do contexto de produção. As
cópias são os originais múltiplos, são outras formas documentais, o que não tira a unicidade do
documento e nem as torna contrárias ao original.

se refere à característica do documento arquivístico de ser único no seu conjunto documental,


independentemente do fato de haver uma cópia do referido documento no mesmo fundo de arquivo, pois
o contexto de produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado próprio. Caráter único do
documento, existe só um. exemplo: certidão de nascimento é único, se você perder, eles não fazem 2 via,
eles fazem outro com uma nova numeração; certidão de casamento.

PRINCÍPIO DA RETRABILIDADADE

Não pode alterar a obra em sua substância, deve respeitar a relação ao preexistente.

CUMULATIVIDADE
ressalta-se que o arquivo não pode ser composto por meio da aquisição de documentos escolhidos
aleatoriamente, mas forma-se naturalmente, pela acumulação de documentos recebidos ou produzidos
em relação direta com as atividades da instituição produtora.

Formação dos arquivos é progressiva, natural (NÃO INTENCIONAL) e orgânica.

Sedimentar, acumulo sedimentar

INALIENABILIDADE
É impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros. Imprescritibilidade: é assegurado ao
Estado o direito sobre os arquivos públicos, sem limitação de tempo, por serem estes considerados bens
públicos inalienáveis.

UNIVERSALIDADE
Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e descreva a
informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma forma global antes de passar
para uma outra etapa mais detalhada.

REVERSIBILIDADE

As ações nos arquivos podem ser revertidos (desfeitos) caso necessário. Princípio segundo o qual
todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos deveria poder, se necessário, ser desfeito.
AUTENTICIDADE
está ligada a forma original do documento, dentro do mundo digital a forma mais eficaz de se garantir
esse atributo é através da certificação digital, fora isso a autenticidade do documento digital não poderá
ser garantida, independente do método, ou da forma que a cópia foi feita.

VALOR PRIMARIO E SECUNDARIO

1 - VALOR PRIMÁRIO (arquivo corrente e intermediário):

. Administrativo

. Fiscal

. Legal

2 - VALOR SECUNDÁRIO (arquivo permanente):

. Histórico

. Cultural

. Probatório

. Informativo

O valor informativo está contido no valor secundário e se relaciona à capacidade do documento de


provar os atos de uma administração . ERRADO.

POIS Quem prova é o valor probatório, não o informativo.

Ciclo vital dos documentos:

1ª idade - corrente (valor primário ou administrativo)

2ª idade - intermediário (valor primário ou administrativo)

3ª idade - permanente (valor secundário ou histórico)

Conjunto de Documentos ou Documento Único.


Uma Instituição C/ finalidade de guardar/conservar docs. (Ex: Arquivo Nacional)

Instalações onde funcionam o Arquivo. Local onde o acervo será guardado.

Um Móvel destinado a guarda de documentos.

Entretanto, pode haver uma dúvida em Rel. ao Princípio da Pertinência(Temática), afinal a


questão trata justamente de agrupamento temática, por isso, vale lembrar que por si só esse
agrupamento temático NÃO CONTITUI ARQUIVO, afinal a questão não nos diz A PROVENIÊNCIA
desses documentos, eles só seriam arquivos se fossem produzidos organicamente por uma
instituição X. Como disse a Profª Serenna, nesse caso pode ser simplesmente uma coleção.

ARQUIVO
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do
suporte. suporte Ver também fundo.

2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação
e o acesso(1) acesso(1) a documentos.

3 Instalações onde funcionam arquivos(2)

4 Móvel destinado à guarda de documentos.

ARRANJO

O arranjo é, assim como a classificação, a organização lógica dos documentos, com base em
critérios predefinidos, que melhor atendam as necessidades de pesquisa do usuário. Sendo assim, o
princípio que tem mais relação com esta atividade é o da Organicidade, que determina que os
documentos devem ser organizados de maneira a refletir fielmente a estrutura e as atividades da
instituição produtora, sendo esta a principal informação que o usuário busca nos arquivos.

QUESTÃO: Havendo necessidade de reversão de procedimento ou de tratamento empreendido em


determinado arquivo, aplica-se o princípio da pertinência. ERRADO

►REVERSÃO É REVERSIBILIDADE

►ASSUNTO É PERTINÊNCIA.

ANÁLISE TIPOLÓGICA
A análise tipológica é o estudo dos elementos componentes do documento, considerando também
o contexto de sua produção, que é fator necessário para compreender sua importância.

E, para se analisar a origem do documento, deve-se considerar o princípio da Proveniência, que


determina que os documentos de arquivo produzidos por uma instituição não podem ser misturados aos
produzidos por outras instituições diferentes, sob pena de perda do seu caráter probatório. De fato, a
aplicação deste princípio por si só já é suficiente para a formação do fundo de arquivos.

Considerando que a análise tipológica considera a também o contexto de origem dos documentos,
sua aplicação se estende ao relacionamento deste documento com o conjunto ao qual pertence.

Análise tipológica

-> na diplomática (documentos analisados isoladamente) = parte da espécie

-> na arquivística (documentos analisados conjuntamente) = parte do Princípio da Proveniência

Diplomática - objetivos sucessivos: estabelecer/reconhecer:


1. Autenticidade relativamente à espécie, conteúdo e finalidade; 2. Datação; 3. Origem/Proveniência; 4.
Transmissão/tradição documental; e, 5. Fixação do texto.

Tipologia - objetivos sucessivos: estabelecer/reconhecer:

1. Origem/Proveniência; 2. Vinculação à competência, funções, atividades da entidade acumuladora; 3.


Associação entre a espécie e o tipo documental; 4. Conteúdo; e, 5. Datação.

Na análise tipológica a partir da Arquivística, parte-se do princípio da proveniência e, portanto, a


análise vai verificar se:

1) o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos;

2) os procedimentos de gestão são sempre os mesmos quando se dá a tramitação isolada dos


documentos isolados;
3) os conjuntos (séries) formados pelas mesmas espécies recebem na avaliação uniformidade de
vigência e de prazos de guarda ou eliminação;
4) na constituição do fundo e de suas subdivisões, os conjuntos não estão sendo dispersos;
5) os documentos da série possuem a devida freqüência de eliminação.

Princípio da Pertinência Territorial:

Este princípio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos
com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em
conta o lugar em que foram produzidos.

Princípio da Proveniência Territorial:

Este princípio, contrário ao anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em
serviços de arquivos do território no qual foram produzidos. Só completando: Em relação ao Princípio
da Territorialidade, o qual também pode ser chamado Princípio da Proveniência Territórial, há duas
exceções, nas quais os arquivos não devem ser conservados nos locais onde foram produzidos.

São elas:
* Os documentos de Operações Militares, e
* Os elaborados por Representação Diplomática.

A proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem
ser conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.

O princípio da proveniência territorial estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de
arquivo do território em que foram produzidos. Este território pode ser um país, uma região
administrativa, província, etc. ou até uma instituição. Poder-se-ia, pois, defini-lo deste modo: princípio
derivado do princípio da proveniência que preconiza que os arquivos sejam conservados nos serviços de
arquivo do território em que foram produzidos ou, melhor, na instituição produtora do fundo.
UNICIDADE - Único dentro de um grupo

Cada documento, sendo orignal ou cópia, possui um lugar único no grupo ao qual pertence

X
AUTENTICIDADE - reflete as atividades da empresa produtora dos documentos

A empresa produtora deve garantir a criação/manutenção/guarda de seus documentos, com


imparcialidade, a fim de que esses documentos representem/ressoem fielmente as atividades de sua
empresa.

"Autenticidade: a autenticidade está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os


documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou
consecução de alguma atividade, e são autênticos quando criados e conservados de acordo com
procedimentos regulares que podem ser provados, a partir de rotinas estabelecidas.

Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de modo
natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam
de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dota de um
elemento de coesão espontânea, embora estruturada (organicidade).

Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações


para as quais foram criados; eles estão ligados por um elo que é criado no momento em que são
produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria
existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e à sua autenticidade; registros
arquivísticos são um conjunto indivisível de relações."

–FUNDO ARQUIVÍSTICO

Quando uma entidade começa a acumular documentos que ela mesmo produziu de maneira orgânica e
única, ela acumula fundo arquivístico

É fundamental que haja a separação entre os arquivos de cada PF ou PJ. Isso é o “respeito aos
fundos”.

O respeito aos fundos consiste em manter os arquivos agrupados, sem misturá-los aos outros
provenientes de uma administração, instituição ou de uma pessoa física ou jurídica. É fundamental o
respeito à origem dos documentos.

"O princípio norteador da fixação de fundos de arquivo é o orgânico estrutural. [...] O que
determina o seu arranjo interno é, num primeiro momento, ainda a estrutura organizacional, obedecendo-
se a seguir à tipologia documental, aliada à função que a determina."
Princípio de Respeito aos Fundos = Princípio da Proveniência

Questão A organização dos fundos documentais evoluiu, durante séculos, sem critérios de aplicação geral.
Somente a partir do século XX, com a influência das correntes sistematizadoras, os fundos passaram a ser
classificados de acordo com critérios ideológicos ou temáticos, fundamentados pelo princípio de respeito aos
fundos. errado

de acordo com o princípio da proveniência, seria o correto.

63 - A tecnologia da informação induz o arquivista a reinterpretar o princípio da proveniência,


transformando-o em um paradigma metodológico que focaliza uma ordem intelectual em vez de uma
ordem física.

Território ficto é diferente de território físico ou territorial.

Território ficto é aquele que, pelas regras e princípios do direito internacional, é aceito como parte
integrante de uma nação. Assim, tal qual um navio brasileiro em porto estrangeiro pertence ao Brasil, os
documentos produzidos em relações diplomáticas também a ele pertence, devido às regras e princípios do
direito internacional.

Território físico ou territorial: superfície ocupada pela nação e circunscrita por suas fronteiras.

Proveniência Territorial: Conceito derivado do Princípio da Proveniência e segundo qual os arquivos


deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os
documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 131)

O CESPE FEZ UMA VERDADEIRA SALADA DE FRUTAS..

 PERTINÊNCIA: leva em consideração apenas o assunto


 PROVENIÊNCIA (RESPEITO AOS FUNDOS) : NÃO DEVE MISTURAR OS FUNDOS DOS ARQUIVOS "
MÃE DOS PRINCÍPIOS¨ . Organização EXTERNA do fundo.
 ORDEM ORIGINAL/SANTIDADE/ORDEM PRIMITIVA: Organização INTERNA do fundo

43 - FUNcional = FUNdo de arquivo = Respeito aos FUNdos -> Proveniência

Pertinência: ASSUNTOS

Proveniência: ORIGEM

De forma simples:

Classificação --> princípio da proveniência

Avaliação --> teoria das três idades


44 - PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA: Esse princípio foi abandonado, não é mais usado. Portanto, se trouxer
restrição, obrigatoriedade algo do género. Esqueça!

O princípio norteador da sistemática de arranjo é o PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL e o da


PROVENIÊNCIA e não da pertinência como erroneamente afirma a questão.

53 - autenticidade dos documentos = CONFIABILIDADE

Questão falando da proveniência: (CORRETO)

Q365146 O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a função classificação de documentos de
arquivo

Questão falando da ordem original: (CORRETO)

Q373077 A ordem original é um dos princípios arquivísticos que fundamentam a elaboração de


instrumentos de classificação

QUESTÃO: Para classificar os documentos de arquivo pelas funções e atividades, é necessário aplicar o
princípio da pertinência. ERRADO

CORRIGINDO: Para classificar os documentos de arquivo pelas funções e atividades, é necessário aplicar o
princípio da Organicidade.

No método da Macroavaliação o que se avalia é o contexto de criação do documento, o princípio da


Proveniência está ligado a ela. Por outro lado, no método da Microavaliação, o foco é mais tradicional e
enfatiza o documento em si.

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

CONARQ: Define a política nacional;

SINAR: Implementa a política nacional; composto por arquivos de nível E/F/M, onde o orgão central é o
arq. nacional.

As ações de gestão de documentos de determinada universidade federal devem ser pautadas pelas
orientações emanadas pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da administração pública
federal.

ARQUIVO NACIONAL: Gestão e recolhimento de arquivos do poder executivo FEDERAL

MP's e TC gestem e guardam seus próprios documentos

ESTADOS E MUNICÍPIOS podem criar leis próprias para guarda e preservação de documentos
Art. 18 - Compete ao ARQUIVO NACIONAL:

1- A gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo PODER EXECUTIVO


FEDERAL,

2 - Bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e

3 - Acompanhar e implementar a POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS.

Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.

O MCTI é um ministério, portanto faz parte do poder executivo. Dessa forma, ele é orientado pelo
SIGA e pelo SINAR, já que o SIGA faz parte do executivo e o SINAR engloba todos os poderes.

Art. 7º É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus
sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas,
observado o disposto nos arts. 7º e 8º da Lei nº 12.527, de 2011.

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de
análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo
em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

§ 1 Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas


Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos,
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

 Art. 10, Decreto 4.073/02. "O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos
públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo".
 Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

Art. 2 Compete ao CONARQ:

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

 Art. 2o Compete ao CONARQ:

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas
instituições integrantes do SINAR;
CONARQ e SINAR abrangem todas as esferas de todos os poderes.

RESOLUÇÃO N. 14 – CONARQ, DE 24/10/2001

Art. 1º APROVAR a versão revista e ampliada do CÓDIGO DE CLASSIFCAÇÃO DE DOCUMENTOS DE


ARQUIVO para a Administração Pública: Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

Agências reguladoras -> poder executivo


CONARQ -> competência Poder executivo.

 Lei nº 8.159/91

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

Os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela atividade meio dos órgãos públicos
federais, incluindo-se o IBAMA, devem ser classificados de acordo com o Código de Classificação de
Documentos de Arquivo, estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Para atividade-meio: Tabela do conarq

Para Atividade-fim: Pode elaborar sua própria tabela.

Atividade-FIM - é a atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Ex:


Vigilância Sanitária - promoção de saúde.

Atividade-MEIO - atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Ex:
compra de equipamentos, contração de pessoal, conserto de móveis, pagamento de telefone...

O PODER EXECUTIVO FEDERAL adota Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade que


abrangem suas atividades-meio e que foram elaborados pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos).

 Lei 4073/2002

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;

"Os documentos do executivo de valor permanente são recolhidos ao Arquivo Nacional".

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;


III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;

IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;

V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

 SIGA - Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos

Apenas Administração Pública Federal

O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, tem por
finalidade garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administra Pública Federal, de forma ágil e
segura, o acesso aos documentos de arquivo e as informações neles contidas...

 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,


aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.

 NÃO HÁ QUALQUER NORMA, NACIONAL OU INTERNACIONAL, QUE LIMITE A QUANTIDADE DE


DOCUMENTOS PRODUZIDOS EM PAPEL. Há sim orientações para que a produção de
documentos neste material sejam reduzidos, por uma questão de politicas sustentável. Há
também uma tendência à redução destes documentos, considerando as vantagens dos meios
eletrônicos e digitais.

 ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo,
desde a produção até a guarda permanente ou eliminação, ou seja, produção, utilização e
destinação final.

 Art. 3º, da Lei 8.159/91 - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e


operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

 Quem faz o PROGRAMA Geral de Documentos é a P.U.T.A.A

Produção – Utilização – Tramitação – Avaliação - Arquivamento

ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
FEDERAL -> ARQUIVO NACIONAL

ESTADUAL/MUNICIPAL -> Arquivo Público Estadual

 os documentos permanentes da Universidade de Brasília podem ser recolhidos pelo Arquivo


Nacional, pois o Arquivo Nacional é o arquivo competente para recolher os documentos das
instituições do Poder Executivo Federal, como a UnB.

 A eliminação de documentos pode ocorrer tanto no arquivo corrente quando no intermediário,


desde que cumprido o período de guarda definido na tabela de temporalidade e aprovada a
eliminação por alguma esfera pública.

 Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência. "

 A fixidez de um documento arquivístico indica que ele possui forma fixa e um conteúdo estável.

Fixidez---> inalterável; imutável.

Qualidade do que é ou está seguro.

Lei nº 8.159/91

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições


arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
do Poder Judiciário

FEDERAIS: Arquivo NACIONAL, do Executivo, do Legislativo e do Judiciário.

ESTADUAIS + DF: do Executivo, do Legislativo e do Judiciário.

MUNICIPAIS: do Executivo, do Legislativo.

E ainda, São considerados, também, do Poder Executivo (federal) os arquivos do Ministério da Marinha,
das Relações Exteriores, do Exército e da Aeronáutica.

 O Decreto n.º 1.799/1996 regulamenta a lei de microfilmagem de 1968.

Das Classificações da Informação → SIGILOSAS

ULTRASSECRETAS-→ 25 ANOS → PR E VICE, MINISTROS, OFICIAIS DAS FORÇAS, CHEFES


DIPLOMÁTICOS.

SECRETAS-→ 15 ANOS → autarquias, fundações públicas ou estatais

RESERVADA-→ 5 ANOS-→ autoridades que exerçam funções de direção, comando ou chefia.


Ostensivo: Aberto ao público, não há restrição ou limitação de acesso.

Sigiloso: Restrito, de acesso limitado, parcial ou total, há considerável restrição de acesso.

LEMBRANDO: que a parte NÃO sigilosa do documento deverá ser fornecida ao requerente.

Microfilmagem: serve para doc Públicos ou Privados + efeitos jurídicos como o doc microfilmado

 Custo elevado = indicado para grandes volumes


 Alta durabilidade = sais de prata ~ 400 anos de durabilidade
 Lei obriga = fazer cópia + deixar em local diferente
 Microfilmagem de substituição (Papel -> microfilme) = obriga eliminar
 Pode eliminar os originais = caso NÃO PERMANENTES
 Os microfilmes, após finalizados, não poderão ser alterados para inserção de novas imagens.

Adicionar novas imagens pode.

 O grau de redução é definido por cada Unidade Arquivistica de acordo com as peculiaridades de
cada documento podendo AUMENTAR ou DIMUNUR o tamanho das imagens microfilmicas, não
deixando de se submenter a legislação arquivistica. e não pode é cortar ou a inserção no filme
original

Decreto 1.799/96 (que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.)

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados,


para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade
competente detentora do filme original.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.

 FILMES: Original e Cópia - Arquivados separados

Original e Negativo - Arquivados no mesmo lugar (repartição)

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo
ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira


que os houver autenticado;

III - forem acompanhados de tradução oficial.


Método de classificação decimal: o conhecimento é dividido em 10 classes, e estas podem ser

divididas em outras 10 subclasses.

O CORRETO SERIA:

Unitermo ou indexação coordenada: o método consiste em atribuir a cada documento ou grupo de

documentos um número em ordem crescente, de acordo com a sua entrada. Esse número, denominado

número de registro, é controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento em local

visível e previamente determinado.

Os arquivos privados podem ser identificados pelo poder público como de interesse público e social,
desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e para o
desenvolvimento científico nacional.

RESUMÃO - O QUE IMPORTA!

ARQUIVO CORRENTE:

• Primeira fase do ciclo de vida dos documentos; 1 IDADE

• Documentos consultados frequentemente;

• Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas;

• Devem ser de fácil acesso;

• São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula.

. Possui valor Primário - PODE SER ELIMINADO

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO:

• Segunda fase do ciclo de vida dos documentos;

• Documentos com baixa frequência de consulta;

• Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira;

• Aguardam a eliminação ou guarda permanente;

• Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata;

• Permanência transitória, por isso, também são conhecidos como "limbo" ou "purgatório";

• Consulta restrita ao órgão produtor.


. Possui valor primário - PODE SER ELIMINADO

ARQUIVO PERMANENTE:

• Teceira fase do ciclo de vida dos documentos;

• Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo;

• O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa;

• O documento permanente deve ser guardado definitivamente;

• Possui fins científicos, sociais e culturais;

• Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso;

• Consulta liberada ao público.

. Possui valor secundário/histórico - PODE SER ELIMINADO

. Os pesquisadores são o seu principal público.

. Por essa razão, devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com
salas de consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente
mais adequado.

 DOS ARQ. PUBLICOS - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.


São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de
caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício
de suas atividades
 Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação. .
 A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de
sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição
sucessora.
Gestão de documentos.

Gestão de documentos --> ocorre nas fases corrente e intermediária. Ou seja, NAO entra arquivo
permanente.

Assim, na gestão de documento, NÃO entra instrumentos de pesquisa como “guia, inventários”, que
são típicos para arquivo permanente.

Corrente - a grande quantidade de uso

Intermediário - a grande quantidade de anos.

Permanente - para valor histórico.

No Brasil, a gestão de documentos teve início nos arquivos públicos, que organizaram projetos de
gestão de documentos para a administração pública.

A gestão arquivística de documentos compreende:

• definição da política arquivística;

• designação de responsabilidades;

• planejamento do programa de gestão;

• implantação do programa de gestão

A sequência correta para a organização dos documentos é, inicialmente, a classificação; em


seguida; a ordenação; e, por último, o arquivamento.

1°Classifica

2° Ordena

3° Arquiva

A) Registro.

O que é metadados? São marcos ou pontos de referência que permitem circunscrever a informação sob
todas as formas, pode se dizer resumos de informações sobre a forma ou conteúdo de uma fonte.

* O prefixo “Meta” vem do grego e significa “além de”. Assim Metadados são informações que acrescem
aos dados e que têm como objectivo informar-nos sobre eles para tornar mais fácil a sua organização.

a) A etapa de registro é responsável pelo recolhimento de informações importantes do documento, ou


seja, identificação dos metadados - para que elas possam ser inseridas em um sistema - manual ou
informatizado - e, dessa forma, o documento passe a fazer parte da instituição. Leu metadados, marca
registro e segue pra próxima!

b) Expedição é o envio de documentos para outras instituições.

Dica: Expedição -> envio Externo.


Repare no "ex"

c) Tramitação é a movimentação dos documentos na instituição. Se o documento foi do setor A, para o B,


depois voltou para o A e foi arquivado no D, todos esses pontos formam a tramitação/movimentação de
documentos.

Tramitação

 Meio para registrar a localização do documento dentro da organização. Pode ser por cadernos de
protocolo ou mesmo sistemas eletrônicos.
 Permite saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que
já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição.

A tramitação consiste na distribuição, redistribuição e expedição dos documentos aos destinatários.

Em tese não existe viés político, em TESE. É necessário ser imparcial.

d) Distribuição é o envio de documentos internamente.

Dica: Distribuição -> Interno

Repare nos três "i's" em distribuição e no "i" de interno.

e) Recebimento é a recepção dos documentos no protocolo.

O NUP- Número Único de Protocolo (NUP) só será atribuído aos documentos avulsos que exigirem
análise, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessitem de tramitação. Assim como
documentos avulsos produzidos por outros órgãos/ entidades que ainda não tenha recebido seu NUP.
Ademais, a unidade responsável por essas atividades é a unidade protocolizadora, com competências de
recebimento, registro, distribuição e controle.

sem firula: Toda Entidade deve possuir uma CPAD, essa cria a Tabela, porém só passa a valer após
Chancelada pelo chefe máximo do Orgão.

 A eliminação de um documento não implica a eliminação de seus Metadados.


 Recolhimento trata-se da passagem do arquivo para a fase de guarda permanente.

 Teoria dos Valores referem-se a Valores Primários e Valores Secundários.

A avaliação de uma massa documental acumulada, devido a suas características, é operacionalizada pelo
plano de DESTINAÇÃO.

Para Belloto a AQUISIÇÃO é a passagem dos documentos pelas três idades dos documentos, da
produção a tramitação e ao recolhimento permanente. Nessa ótica, a transferência e o recolhimento faz
parte da função AQUISIÇÃO.

Para destinatários internos ao órgão – distribuição

Para destinatários externos ao órgão – expedição


O fluxo de documentos dentro de um mesmo setor é chamado de movimentação e quando
ocorrido entre os setores decisórios é chamado de tramitação.

Movimentação ---- Na movimentação ocorre a distribuição e a tramitação.

Distribuição é a entrega dos documentos aos setores por onde os documentos começarão a tramitar.

Tramitação é conjunto de atos, medidas e diligências prescritas para o andamento de um processo.

PROTOCOLO

O protocolo faz registro de documentos produzidos e recebidos pela instituição.

Protocolo

Faz parte dos arquivos correntes!

Rotina do protocolo:

Recebimento -> Registro e autuação -> Classificação -> Movimentação (expedição e distribuição) ->
Controle e tramitação

Arquivos correntes PEACE

>Protocolo

>Expedição

>Arquivamento

>Consulta

>Empréstimo

--> Atividades do Protocolo:

 Recebimento,
 Registro/ Autuação (aqui se encontra as tarefas descritas na assertiva).
 Classificação,
 Expedição/ Distribuição,
 Controle e Movimentação.

E ainda...

--> O Protocolo não faz as atividades de:

 Eliminação,
 Empréstimo,
 Arquivo,
 Avaliação
 Descarte,
 Despacho.
 Microfilmagem

Atividades do Protocolo = Recebimento, registro, autuação, classificação, expedição/distribuição e


controle/movimentação.

NÃO são atividades do Protocolo = Eliminação, avaliação, empréstimo, arquivamento, microfilmagem,


digitalização, não elabora despachos, não toma decisões.

O protocolo visa, sobretudo, a identificação de metadados, com os quais são possíveis o controle e o
acesso aos documentos de arquivo. CERTO

Os metadados sobre o documento de arquivo que entra no protocolo são identificados na rotina
conhecida como registro. CERTO

Metadados(informações adicionais): Dados que não fazem parte do conteúdo dos documentos, mas
servem para descrevê-los. Como, por exemplo, nos arquivos informáticos: nome dos arquivos ou
data de criação.

CORRESPONDENCIA

Correspondência ostensiva (ou ordinária): de interesse coletivo / o protocolo abre e registra

Correspondência sigilosa: de interesse particular/ o protocolo não abre e não registra/ entrega
diretamente para o interessado.

CESPE: Ao receber uma correspondência ostensiva, o protocolo deve abri-la imediatamente. CERTO

 Ostensivo: é quando a ele não foi atribuído nenhum grau de sigilo, tendo em vista que o acesso ao
seu conteúdo não põe em risco direitos individuais ou coletivos. Documentos ostensivos devem
estar plenamente acessíveis.
 Sigiloso: é quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo
poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos.
 SIMPLIFICANDO:

1º Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT)

2º Separar a correspondência oficial da particular

3º Distribuir a correspondência particular

4º Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

CESPE: O recebimento de documentos em um setor de protocolo compreende a separação da


correspondência oficial da particular e a separação da correspondência oficial de caráter ostensivo da de
caráter sigiloso.

 A tabela de temporalidade é o instrumento que controla o ciclo de vida dos documentos.


 É criada por uma comissão multidisciplinar, chamada de Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos e será aprovada por uma autoridade competente do órgão para ser aplicada na
instituição.
 Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos deverá ser controlado por meio desta
tabela

Após o prazo de guarda no arquivo intermediário, a tabela de temporalidade define a destinação final,
que é (é igual) para documentos tradicionais (em papel) e documentos digitais.

Destinação = eliminação ou guarda permanente

Eliminação = fragmentação (papel), pulverização (CD's), desmagnetização (fitas magnéticas),


Reformatação (HD). Aqui sim, as formas são diferentes. Obs.: Não há incineração!

RESOLUÇÃO Nº 24/2006:

Art. 1º Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições


arquivísticas públicas, deverão:

e) vir acompanhados de declaração de autenticidade é diferente de responsabilidade, emitida pelo


órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a
autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que
uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e
a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;

Bellotto (2014, p.348) ao traçar o campo de aplicação da tipologia, explica que esta pode ser útil em
vários segmentos da Arquivística:

1. No arranjo (nos arquivos permanentes, portanto) e mesmo na elaboração dos planos de classificação
(nos arquivos correntes, portanto).

2. Na descrição, já que vai esclarecer se os conteúdos veiculados em um determinado formato jurídico
podem ou não ser acatados.

3. No serviço aos usuários. Quando designadas as funções que o investigador deseja averiguar, as
tipologias, se corretamente identificadas, facilitarão o acesso aos documentos certos, supondo que os
documentos estejam diplomaticamente corretos.

4. Na avaliação, porque as tabelas de temporalidade só chegarão a seu objetivo se baseadas numa
identificação das espécies documentais e das respectivas funções, a qual só a tipologia pode proporcionar.

Indexação: identificar um documento de acordo com o seu assunto.

Tesauro: lista de palavras com significados semelhantes dentro de um domínio específico de


conhecimento.

Os documentos de arquivo que estão no arquivo corrente podem ser transferidos para o arquivo
intermediário (cuidado com a linguagem, o termo é transferência para o intermediário), caso haja
necessidade, recolhidos ao arquivo permanente (cuidado com a linguagem, o termo é recolhimento para o
permanente) , ou eliminados, caso não sejam mais necessários.

 Diferentemente da Biblioteca, que utiliza métodos predeterminados, o Arquivo se adapta a cada


órgão/instituição.

DECRETO Nº 4.553/2002

Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada
pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem.

PRODUÇÃO --> TRANSFERÊNCIA/ELIMINAÇAO --> RECOLHIMENTO/ELIMINAÇÃO

Quando um documento passa do arquivo corrente para o interme diário, dizemos que houve uma
transferência de documentos.

transferência:

Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

A aquisição é uma função arquivística referente às atividades de transferência e recolhimento dos


documentos de arquivo. (gab: certo)

FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS

Produção -> Criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a criação de


documentos com informações desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. Momento
que o documento passa a existir para a instituição.

Avaliação -> Processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário) para os
documentos, assim como prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação).

Aquisição -> Entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente.

Classificação -> Forma como os documentos serão reagrupados de acordo com características comuns.
Descrição -> Conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos. Também
abrange a elaboração de instrumentos de pesquisa e meios de busca, utilizando termos específicos,
palavras-chave, indexadores, dentre outros.

Conservação -> Conjunto de procedimentos que visa à manutenção da integridade física do documento,
desacelerando o processo de degradação.

Difusão -> Está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos documentos,
aproximando o arquivo e o usuário da informação.

Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e


convencionais:

- Captura: Registro, indexação, Classificação, Atribuição de restrição de acesso e Arquivamento (RICAA)

- Gerenciamento

- Armazenamento

- Distribuição

VI - captura: consiste em declarar um documento como arquivístico ao incorporá-lo no SEI, a partir das
seguintes ações: digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento;"

Tomada de decisão está intimamente ligada à TRAMITAÇÃO de documentos, através do setor de


PROTOCOLO, que o faz na fase de UTILIZAÇÃO, do ARQUIVO CORRENTE. Logo, não há falar em ARRANJO,
cuja aplicação se dá no arquivo PERMANENTE.

O termo ARRANJO é típico do âmbito dos arquivos permanentes, por isso é um procedimento
operacional aplicado aos arquivos de valor secundário geralmente após o cumprimento das disposições
relativas à destinação final dos documentos. Como estudamos, trata-se de uma sequência de operações
intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos arquivísticos de acordo com um PLANO,
esquema ou QUADRO previamente estabelecido.

A classificação de documentos de arquivo é realizada com a aplicação do código de classificação,


instrumento que é preparado a partir das funções e atividades que gerem os documentos. CERTO

1° DESCRIÇÃO É UMA ATIVIDADE DO ARQUIVO PERMANENTE.

2° DESCRIÇÃO É O ACESSO AOS DOCUMENTOS PARA CONSULTA E DIVULGAÇÃO DO ACERVO.

DEMAIS ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE:

- ARRANJO

- CONSERVAÇÃO
- REFERÊNCIA.

Atividades principais dos Setores do Protocolo (Baseado na MARILENA PAES)

Recebimento e Classificação

 Separar a correspondência oficial da particular


 Distribuir a correspondência particular
 Encaminhar correspondência sigilosa aos respectivos destinatários
 Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotado, se for o caso

Registro e Movimentação (Este setor funciona como centro de distribuição e redistribuição de


documentos)

 Preparar a ficha de protocolo (anotando o número de protocolo; procedência; data de entrada;


espécie, número e data do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição)
 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar nas respectivas fichas
(numéricas) o novo destino.
 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente.

Expedição:

 Separar o original das cópias


 Expedir o original
 Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.

Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser:

� localizado, � recuperado, � apresentado e � Interpretado

Conarq.

Sabemos que a gestão documental envolve três etapas básicas: produção, utilização e destinação.

 1ª fase - produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das


atividades específicas de um órgão ou setor. Nessa fase, deve-se otimizar a criação de documentos,
evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,
controlado, armazenado e eliminado.

 2ª fase - utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao
cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Essa
fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de Protocolo e às técnicas específicas
para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

 3ª fase - destinação de documentos: envolve as atividades de análise e seleção dos documentos,
ou seja, implica relacionar quais os documentos serão eliminados e quais serão preservados
permanentemente.

De acordo com a autora, as operações de arquivamento são:

1) inspeção

2) estudo

3) classificação
4) codificação

5) ordenação

6) guarda (arquivamento propriamente dito)

Ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Nessa
operação os documentos poder ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas
devem ser separadas por guias. São dois os objetivos da ordenação:

1) agilizar o arquivamento: gaveta e pasta são abertas apenas uma vez, o movimento é feito em uma só
direção.

2) racionalização do trabalho: reunião dos documentos de uma mesma pessoa ou sobre um mesmo
assunto antes que o arquivista se dirija ao móvel arquivador.

Classificação: concluído o estudo do documento, o arquivista passa à etapa de classificação, que consiste
na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas.

A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável


conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os
documentos remetidos ao arquivo.

Codificação: na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao


método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.

Recomenda-se que a codificação seja feita a lápis, a fim de possibilitar eventuais correções. A codificação
reduz o tempo de ordenação, facilita o arquivamento e a localização.

"Os prazos de guarda no arquivo corrente são definidos por uma unidade de tempo, como o ano ou a
vigência do documento". CERTO

Aquisição de documentos -> entrada dos DOCS no Arquivo da instituição

a aquisição se dá:

Fase CORRENTE -> Produção/Tramitação

Fase INTERMEDIÁRIA -> Transferência

Fase PERMANENTE -> Recolhimento

Segundo Rousseau e Couture (1998), as sete funções arquivísticas são: Produção, Avaliação,
Aquisição, Conservação, Classificação, Descrição e Difusão.

Então, pensando por esse lado e pelo conceito estrito de "difusão" (estado que se espalha por múltiplas
direções), notamos que quem possui essa função, de fornecer informação, é o nível secundário, isto é, o
permanente. Logo, se se refere à fase PERMANENTE, NÃO há que se falar em eliminação. Portanto,
gabarito errado.

 Permanente = valor secundário = informativo = cultural = probatório = histórico = DIFUSO.

OBS: vendo meu resumo de arquivologia, interessados, solicitem amostra :)


A eliminação de documentos de arquivo ocorre na fase de DESTINAÇÃO de arquivos.

Destinação: destino que deve ser dado ao documento após cessarem todos os seus prazos de guarda.
Somente pode ser dois: recolhimento (para o arquivo permanente) ou eliminação.

Erros, mandem mensagem 😊

 "Outro fator importante a ser mencionado é que os Microfilmes PODEM SER ELIMINADOS, desde
que autorizados, por incineração (de forma adequada), destruição mecânica ou por outro
processo seguro. Ademais, o original dos documentos ainda em trânsito, microfilmados, NÃO
PODERÃO ser eliminados ANTES de seu arquivamento – por óbvio". (Meu resumo, pág. 32)

No entanto, entenda o que eu disse e o que eu NÃO DISSE!!

 Os Microfilmes podem ser eliminados, se autorizados. Todavia, se esses Microfilmes se referirem a


arquivo PERMANENTE, a ele NÃO será dada essa opção, pelo simples fato de ser documento
histórico, permanente, probatório e informativo. Tem natureza relevante para a sociedade.

 Acervo é sinônimo de Arquivo Permanente.


 Descrição é tarefa típica desses arquivos permanentes, visto que um de seus objetivos é facilitar o
acesso aos pesquisadores (é ostensivo).

Portanto, na fase secundária do documento, não há o processo de gestão, faz-se, é claro, o tratamento
desses acervos para preservá-los, mas a gestão, como é realizada nas fases anteriores, não. Com isso,
gabarito errado!

No âmbito do Poder Judiciário, o Conselho Nacional de Justiça desenvolveu um programa de gestão de


documentos.

A teoria de valores dos documentos é a base utilizada para fazer avaliação de documentos no Brasil.

A macroavaliação é um método considerado moderno que se orienta em direção ao contexto de


criação, ou seja, as circunstâncias em que o documento foi criado. Tem as seguintes características:

3. Objetivo é o contexto de criação


4. O princípio da proveniência e o respeito aos fundos criam bases para a existência deste modelo

A microavaliação é um modelo considerado tradicional que se situa ao nível das operações, visando
julgar o valor primário e o valor dos documentos.

5. O objetivo é o documento em si
6. Enfoque no Documento
7. Série de valores atribuídos ao documento: probatório, INFORMATIVO, legal e fiscal, primário e
secundário
➔ O instrumento utilizado para a classificação dos documentos do arquivo permanente é o quadro de
arranjo. (Veja a questão: Q392258)

➔ Já o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação são utilizados nos arquivos


correntes e intermediários.

FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS

Produção -> Criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a criação de


documentos com informações desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. Momento
que o documento passa a existir para a instituição.

Avaliação -> Processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário) para os
documentos, assim como prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou eliminação).

AquIsição -> Entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente.

Classificação -> Forma como os documentos serão reagrupados de acordo com características comuns.

Descrição -> Conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos documentos. Também
abrange a elaboração de instrumentos de pesquisa e meios de busca, utilizando termos específicos,
palavras-chave, indexadores, dentre outros.

Conservação -> Conjunto de procedimentos que visa à manutenção da integridade física do documento,
desacelerando o processo de degradação.

Difusão -> Está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos documentos,
aproximando o arquivo e o usuário da informação.

Mas, para reforçar → COA é atividade de :

CLASSIFICAÇÃO - Intelectual

ORDENAÇÃO- Intelectual

ARQUIVAMENTO- Física

Há um trâmite que deve ser respeitado para que a idade dos documentos chegue. É que um
documento corrente pode ser TRANSFERIDO para o intermediário, se quem o produziu achar que ele
não é tão importante assim, ou pode ser RECOLHIDO ao permanente, caso em que terá valor e nunca
mais será jogado fora.

 Pode haver também RECOLHIMENTO do corrente direto para o PERMANENTE, sem passar pelo
intermediário.

PRODUCÃO

*CARACTERIZAÇÃO:
Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Os
responsáveis pela gestão documental devem atuar para que sejam criados apenas os documentos
essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.
Administrar a criação de documentos.

ATIVIDADES DE FASE:

Gestão de modelos e formulários; otimização no uso dos recursos reprográficos e informáticos; difusão de
normas e diretrizes necessárias ao bom desempenho institucional; escolha de equipamentos e do pessoal
que irá desempenhar tarefas arquivísticas.

PAREI 160

Questoes que errei

 No que se refere às atividades de protocolo, assinale a opção correta.

Os processos e os dossiês constituem unidades de arquivamento.

A anexação de documentos é permanente.

Os documentos apensados não fazem parte do processo original.

A apensação é a juntada de documentos em caráter temporário.

Os processos e os dossiês constituem unidades de arquivamento.

A anexação é a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o número


do documento mais antigo, que é o principal.

Conforme as Recomendações para a Construção de Arquivos do CONARQ, devem ser independentes as


áreas para o público, as áreas de trabalhos e a área de depósito.

A área para o púbilco é destinada á circulação de pessoas, para que tenham acesso aos serviços do
arquivo. Seu acesso deve ser livre.

A área de trabalhos é destinada aos profissionais do arquivo, para que possam executar suas atividades
de tratamento documental. Seu acesso deve ser controlado, para a segurança dos documentos e dos
profissionais, assim como de seus pertences e do patrimônio institucional.

A área de depósito é destinada ao armazenamento de documentos. Seu acesso deve ser restrito a
profissionais autorizados a manusear os documentos.

A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de
um índice ou de um código ERRADA

A gestão de documentos consiste em administrar o uso e a circulação da informação.ERRADA

Na organização de documentos, um processo consiste em um conjunto de documentos oficialmente


reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial.

De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de arquivo podem ser eliminados nas fases
arquivísticas corrente, intermediária ou permanente. ERRADO
A higienização dos documentos, uma importante atividade de conservação de documentos de arquivo,
pode ser realizada utilizando-se pano macio, escova ou aspirador de pó, e é recomendada, principalmente,
em documentos considerados de guarda permanente.

Em uma rotina de arquivamento, a primeira etapa a ser desenvolvida é a inspeção, a qual consiste na
verificação da destinação de cada documento.

A eliminação de documentos de arquivo é uma atividade vedada nos arquivos permanentes

No programa de gestão documental, uma das funções do instrumento tabela de temporalidade é indicar
os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária.

A respeito da preservação, conservação e restauração de documentos, assinale a opção correta.

As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e


restauração.

Julgue os próximos itens, relativos à organização de arquivos correntes e intermediários. A


eliminação de documentos pode ser feita no arquivo corrente.

O método numérico simples é considerado direto, pois permite que a busca do documento seja feita
diretamente no local onde se acha guardado. Esse método consiste em atribuir um número a cada
documento para sua identificação, que pode ser o número do protocolo, o número do processo ou a data
de emissão, por exemplo. ERRADO

A respeito de arquivologia e da legislação arquivística, julgue os itens a seguir. Os documentos públicos


que têm grande potencial de uso, mesmo se não utilizados com frequência elevada, fazem parte dos
arquivos correntes do órgão público. O que determina a fase do documento não é o fato de ser bastante
utilizado, mas sim a possibilidade de o ser. Um documento pode ter sua possibilidade de uso bem elevada
(seja por ser muito recente, e por isso, essencial, ou pelo importância do assunto de que trata), e mesmo
assim não ser utilizado. Ainda assim, devido à alta possibilidade de uso, estará na fase corrente. Quando
essa possibilidade de uso (e não o uso em si) diminui, ele é transferido ao arquivo intermediário, onde
aguardará destinação.

A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de produção e destinação

Repertório é o instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos


previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, e que pode ser elaborado segundo critério
temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

No que se refere aos princípios, conceitos e legislação arquivística, julgue os itens a seguir.A existência dos
arquivos correntes na ANATEL pode ser constatada pela aplicação da tabela de temporalidade de
documentos.

Julgue o próximo item, relativo ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos.

Um documento que passou pela atividade de recolhimento não pode mais ser eliminado.

O processo desaparecido ou extraviado não poderá ser reconstituído. O desaparecimento ou extravio de


processo deverá ser comunicado à respectiva chefia, que terá de promover a sua apuração imediata,
mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar. ERRADA

Considerando essa situação hipotética, julgue os itens subsequentes.O desentranhamento de peças de um


processo pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.
Unidade de arquivamento é a menor unidade arquivística materialmente indivisível. ERRADA

O método numérico simples é considerado direto, pois permite que a busca do documento seja feita
diretamente no local onde se acha guardado. Esse método consiste em atribuir um número a cada
documento para sua identificação, que pode ser o número do protocolo, o número do processo ou a data
de emissão, por exemplo.ERRADO

Para ser aceita como autêntica, a cópia de um documento microfilmado deve ser validada pela
justiça.ERRADO A microfilmagem é regulamentada pelo Decreto nº 1.799/96. Esta norma determina que
traslados, certidões e cópias extraídas de microfilmes somente produzirão efeitos legais caso esteja
autenticados por autoridade competente detentora do filme original.

Em caso de cópias em filme, a autenticação deve ocorrer por emissão de termo próprio, onde consta que
o filme é cópía fiel do original. Em caso de cópias em papel, a autenticação será feita por meio de carimbo
em cada folha.
Em ambos os casos, a autenticação ocorrerá em cartório habilitado nos termos do Decreto.

A sequência para a organização dos documentos consiste em classificação, ordenação e, arquivamento.

Segundo o anexo à Resolução CONARQ nº 14, a organização de documentos de arquivo tem a seguinte
sequência de operações: classificação (com as rotinas de estudo e codificação), ordenação (agrupamento
de documentos com o mesmo assunto) e arquivamento (a guarda dos documentos em seus locais
designados).

O alisamento é uma das operações de restauração de documentos mais utilizadas em países


tropicais.ERRADO

Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em
órgãos públicos.ERRADO

O formato documental é a configuração física do suporte documental. Exemplo: para o suporte papel,
podemos ter os formatos de livro, caderno, folha, folheto, cartaz, etc. Todos são feitos de papel, mas com
"formatos" diferentes.

Os exemplos citados no item são de espécie documental, que é a reunião de formatos. Quando tratamos
de carta, aviso, circular, etc, estamos diante de configurações que um documento pode assumir. Por
exemplo: memorando é uma espécie, pois qualquer documento pode ser configurado como um
memorando.

ompetem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos
Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário em âmbito federal. Errada

No que se refere às normas de descrição arquivística, julgue o item que se segue.A norma brasileira de descrição
arquivística tem vinte e oito elementos de descrição, sendo sete obrigatórios, entre os quais inclui-se a data de
acumulação dos documentos. Errada

Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens. Os arquivos gerais são localizados
nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes Errada
Os arquivos gerais ou centrais são os que concentram em um só lugar toda documentação institucional. E,
por este motivo, devem estar localizados em depósitos distantes dos locais de trabalho.

Apesar de ser possível configurar os arquivos correntes como arquivos gerais, a eficiência administrativa
determina que os mesmos tenham configuração de arquivos setoriais (os arquivos correntes devem estar
localizados em cada setor de trabalho correspondente). Então os arquivos gerais ou centrais, em um
contexto mais atual, cumprem a função de arquivos intermediários, ou seja, guarda documentos pouco
utilizados e consultados.

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