Espiñeira, Sheldon y Asociados

Boletín de Asesoría Gerencial*

Gestión de TI en tiempos de Recesión

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No. 14 - 2009
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4 Introducción

4 ¿Cómo hacer un programa de gestión de costos

asociados a TI exitoso?

4 Marco de trabajo de reducción de costos en TI

4 Cambios y beneficios

4 Conclusión

4 Créditos / Suscribirse
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Gestión de TI en tiempos de Recesión
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Introducción
¿Cómo eliminar costos en el área de TI sin
arriesgar el negocio?
¿Cómo asegurar que los beneficios sean tangibles
y sostenibles?
Administrar la base de costos en el área de TI del
negocio es fundamental para una gestión efectiva
en tiempos de recesión. En la mayoría de las
organizaciones, TI representa un costo
significativo, y es natural entonces que como
consecuencia de la búsqueda de reducciones
significativas e inmediatas, la función de TI sea
sometida bajo una creciente presión para:
• Reducir sus costos operacionales de TI
• Reducir los gastos discrecionales de TI
Una directiva menos usual en estos escenarios y
sin embargo estratégica, es proponer a la Función
de TI que provea herramientas e infraestructura
para ayudar al negocio hacer más con menos.
En cualquiera de los escenarios, los beneficios
deben ser tangibles y necesitan ser entregados
rápidamente, sin que comprometa a futuro la
flexibilidad del negocio, ni que tenga como
consecuencia un incremento de costos en el
mediano plazo.
75%
Sesenta y cinco por ciento de los
CEOs entrevistados en la “12th Annual
Global CEO Survey” de PwC respondió
que la innovación tecnológica es un
conductor importante o crítico para el
éxito a largo plazo.
Fuente: 12th Annual Global CEO Survey
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¿Cómo hacer un programa de gestión
de costos asociados a TI exitoso?
Definir el programa de gestión de costos del área
de TI para la entrega exitosa de los beneficios de
forma rápida es de vital importancia. Sin embargo,
realizarlo de manera sustentable, sin aumentar el
riesgo del negocio o su capital humano es un reto.
Existe un número de factores claves que deben
ser considerados:
• Los planes de reducción de costos y sus
iniciativas necesitan ser diseñadas para llegar a
la raíz de la causa que generan los costos, no
limitarse a los síntomas. Fallar en esto resultaría
en costos crecientes en el tiempo.
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¿Cómo hacer un programa de
gestión de costos asociados a TI
exitoso? (continuación)
• Conocer con exactitud la demanda de servicios
de TI y estar claro sobre qué necesitan los
usuarios. Esto significa entender cómo los
actuales servicios y niveles de requerimiento
están establecidos, en función de identificar
dónde pueden establecerse ahorros sin afectar
los servicios fundamentales.
• Cualquier reducción de costos en el área de TI
debe ser parte de un enfoque estratégico
desarrollado a partir de un entendimiento
preciso de la base de costos de TI.
• En consecuencia, se necesitan implantar
mediciones robustas del retorno de inversión y
programas de monitoreo. Estos realizan rápidas
acciones correctivas en caso que no se estén
generando beneficios.
• Considerar cómo las nuevas tecnologías pueden
apoyar al ahorro de costos del área de TI como
por ejemplo virtualización, “cloud computing” y
el uso de software de código abierto.
• Los ahorros de costos en TI por la reducción del
“head count” o reestructuración organizativa
necesitan ser respaldados por cambios de
procesos. Si los procesos de trabajo no son
cambiados con el fin de reflejar las nuevas
estructuras y modelos organizacionales de TI, la
productividad sufrirá en un corto plazo y los
costos crecerán en el tiempo.
Dicho esto, a continuación se presenta un
enfoque de corto, mediano y largo plazo en
cuanto a las actividades relacionadas al área de TI
a ser consideradas en tiempos de recesión.
Para visualizar el enfoque haga
click en el icono.
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Marco de trabajo de reducción de
costos en TI
Un enfoque de reducción de costos en TI
está sustentado por un marco de trabajo que
abarca estrategia, estructura, gente, procesos
y tecnología. Estas cinco dimensiones, ayudan
a la identificación de oportunidades tangibles
y sostenibles para reducir los costos y apoyar
la entrega de un servicio de TI que apoye
genuinamente la creación de valor y provea una
plataforma flexible para afrontar el crecimiento
futuro de la organización.
La figura N° 1 muestra siete (7) elementos que son
considerados para desarrollar un Marco de trabajo
de reducción de costos de TI, los cuales cubren las
cinco (5) dimensiones mencionadas anteriormente.
Para visualizar el enfoque haga
click en el icono.
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Marco de trabajo de reducción de • Métricas de desempeño incorporación al plan deberá considerar el tiempo
• Costos de servicios de TI en el cual sean percibidos sus beneficios, en
costos en TI (continuación) • Ambiente de proveedores incluyendo cualquier función de mantener una cartera razonable de
entrega de servicio de terceros proyectos en curso. En todo caso, pueden ser
Un plan de reducción de costos en TI se puede
• Modelo de organización de TI incorporadas en un plan global de proyecto.
resumir en un simple enfoque de tres pasos:
Las oportunidades de reducción de costos y La figura N°2 presenta el enfoque metodológico
• Construir una línea base de referencia
mejoramientos de la eficiencia son identificadas de PricewaterhouseCoopers en el desarrollo de
• Identificar y seleccionar oportunidades
comparando la organización con prácticas un plan de reducción de costos asociados a TI.
• Implementar
mundiales y revisando cada componente de la
línea base. Las oportunidades pueden comenzar
El esquema de reducción de costos en TI
a ser identificadas en paralelo con la construcción
comienza con la necesidad de identificar
de la línea base. Típicamente la identificación
oportunidades que brindarán beneficios tangibles
de oportunidades requiere la participación de Para visualizar la figura haga
rápidamente. Establecer una línea base donde
personal clave de TI y el negocio, lo cual asegura click en el icono.
los ahorros de costos puedan ser identificados,
adicionalmente la incorporación de la perspectiva
comparados y entregados es esencial. Esta línea
del negocio y el fiel reflejo de los intereses del
base puede considerar los siguientes elementos:
mismo.
• Portafolio de proyectos actuales
Pueden identificarse oportunidades de
• Portafolio de aplicaciones
optimización inmediatas las cuales no deben ser
• Arquitectura de la infraestructura
descartadas prematuramente, sin embargo su
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Cambios y beneficios A modo de ejemplo, en la siguiente tabla, se

muestra un resumen de oportunidades típicas
Es importante tener claro el alcance de los de reducción de costos comúnmente aplicables
beneficios, y buscar que la organización adopte a las unidades de Tecnología de Información,
un plan global y orquestado de reducción de con sus áreas de aplicación y su aporte en el
costos para soportar el plan del área de TI. Las cumplimiento de los objetivos.
estrategias que adopte la organización debe
considerar acciones con efectos tempranos, pero
no limitar las acciones únicamente a esquemas
de corto plazo. Tal como se muestra en la figura Para visualizar la tabla haga
click en el icono.
N° 3, para el caso de TI existen tres esquemas
de reducción de costos que se plantean en el
tiempo, y que se pueden resumir en: Estrategias
de reducción, rediseño y transformación.

Para visualizar la figura haga

click en el icono.
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Conclusión
Muchas organizaciones se encuentran en medio de
cambios complejos para mantener su rentabilidad
en tiempos de recesión, y ante este tipo de
contexto es importante considerar a TI, no solo
como un centro importante de costos, sino como
un habilitador clave en las estrategias de ahorro
del negocio. Por ello, los programas de cambios
para reducción de costos las áreas de TI necesitan
ser diseñados tomando en cuenta las condiciones
actuales del negocio y asegurando que el período
de retorno y recuperación de la inversión sea
apropiado.
De la misma forma, debe fortalecerse el enfoque
de búsqueda de valor en los proveedores; en
aquellos casos donde la organización pueda influir
con su poder de compra, buscar mejores precios
en software, hardware y alternativas de asociación
para compartir la inversión y el riesgo. Sobre esto
último, los contratos de outsourcing, deben ser
estrechamente monitoreados, considerar el nivel
de servicio que están siendo provistos y cómo
afecta sobre la gestión de la demanda hacia TI.

El retorno de inversión y gastos de capital

asociados a programas y portafolios de proyectos
de TI debe ser revisado oportunamente, para
asegurar el retorno de inversión a corto plazo y
dentro de las expectativas de la organización,
considerando que aquellos que no cumplan con
este requisito necesitarán ser reconsiderados o
identificar soluciones alternas.
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El Boletín Asesoría Gerencial es publicado por la

Línea de Servicios de Asesoría Gerencial (Advisory)
de Espiñeira, Sheldon y Asociados, Firma miembro
de PricewaterhouseCoopers.

El presente boletín es de carácter informativo y no

expresa opinión de la Firma. Si bien se han tomado
todas las precauciones del caso en la preparación
de este material, Espiñeira, Sheldon y Asociados no
asume ninguna responsabilidad por errores u
omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad
por daños y perjuicios resultantes del uso de la
información contenida en el presente documento.
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PricewaterhouseCoopers. Todas las otras marcas
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dueños. PricewaterhouseCoopers niega cualquier
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Editado por Espiñeira, Sheldon y Asociados © 2009. Espiñeira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. “PricewaterhouseCoopers” se
Depósito Legal pp 1999-03CS141 refiere a la firma venezolana Espiñeira, Sheldon y Asociados, o según el contexto, a la red de firmas
Teléfono master: (58-212) 700 6666 miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal
separada e independiente. RIF: J-00029997-3
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Enfoque de corto, mediano y largo plazo en cuanto
a las actividades relacionadas a TI
Corto Plazo (<3 meses)
• Re-evaluar y re-priorizar los
programas de inversión de capital
concentrándose en las exigencias
inmediatas del negocio y dilatando
o deteniendo proyectos con
beneficio poco tangibles.
• Revisar la naturaleza de las
relaciones con terceros
particularmente en la búsqueda de
compartir inversión y riesgo.
• Revisar aplicaciones e
infraestructura – considerar
oportunidades para racionalizar y
consolidar licencias.
• Revisar aplicaciones e
infraestructura – considerar
oportunidades para racionalizar.
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Mediano Plazo (3-12 meses) Largo Plazo (>12 meses)
• Definir un programa de cambios • Comparar la gestión de portafolio
para incluir y gestionar la experticia de programas contra los beneficios
y el capital de terceras partes propuestos.
(outsourcing).
• Evaluar oportunidades ampliando
• Revisar niveles de servicio – el fondo de inversión para mejorar
renegociar menos niveles de los ingresos o reducir los costos en
servicio a más bajo costo. los procesos del negocio (inversión
audaz).
• Establecer / re-negociar relaciones
con terceros para disminuir los • Revisar la sinergia operacional de
costos de TI y buscar esquemas de TI y las oportunidades de reducción
arrendamiento o costo por uso. de costos operacionales.
• Revisar oportunidades para la
racionalización de procesos e
infraestructura.
• Considerar cómo hacer uso
innovador de la tecnología para
reducir el costo base de TI y apoyar
en la reducción de costos del
negocio (inversión prudente).
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Figura N° 1. Marco de trabajo de reducción

de costos en TI

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Optimización de
portafolio de
proyecto

Optimización de Optimización del

aplicación centro de datos y
1,2
del sitio
1,4,5 Marco de 1,5 1. Estrategia
trabajo de 2. Estructura
reducción de 3. Gente
1,2,3,4
costos en TI 1,5 Racionalización y 4. Procesos
Rediseño del visualización de 5. Tecnología
modelo de la 3,4 3,4 infraestructura
organización

Gestión de
adquisición y
Gestión de SLA
contrato de TI
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Figura N° 2. Metodología PricewaterhouseCoopers

para la reducción de costos de TI

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Construir la línea base Selección de oportunidad Implementación

Movilizar
2-4 semanas

Recolección de datos
Línea base establecida

Identificar oportunidades
2-4 semanas

• Rápidas ganancias identificadas

• Oportunidades a medio y largo
Consolidar, consultar y plazo
priorizar

Acuerdo del plan de

comprensión de
beneficios

Plan para entregas a mediano

• Plan de beneficios acordados
4-6 semanas

y largo plazo
• Plan implantado para
oportunidades a mediano y
largo plazo
Rápidas Ganancias

Implementación de
oportunidad
Beneficios siendo
entregados

Compromiso de las personas involucradas

Gestión del Proyecto

Figura N°2. Metodología PricewaterhouseCoopers para la reducción de costos de TI

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Figura N° 3. Magnitud de cambios vs. Beneficios
Alto
Magnitud del Cambio
5-15%
Reducir
U Gestión de la Demanda
U Alinear las actividades a
las necesidades del
negocio – racionalizar
Bajo
proyectos
Bajo Escala de beneficio / Tiempo de Implementación
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>25%
15-25%
Transformar
U Alinear las estructuras y
responsabilidades
U Entregar funciones comunes
Rediseñar en un modelo centralizado
U Sourcing
U Simplificación dentro los U Disciplina de gestión
negocios y funciones
financiera y marco de
U Simplificación a través del
negocio y funciones
trabajo de gestión de
desempeño
U Estimular las mejores U Cultura de la organización
prácticas internas
U Simplificar sistemas de TI
U Estandarizar catálogos de
servicios y niveles de
servicios
U Mejorar la gestión de
compras y unidad de costos
Alto
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Resumen de oportunidades típicas

de reducción de costos en el ámbito TI

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