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A ferramenta 

5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e


responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por
todos os envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito,
porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

A princípio, o nome pode até ser complicado, mas faz referência às seguintes
palavras em inglês: What, Why, Where, When, Who, How e How much.

A estruturação ocorre da seguinte forma:

Os 5W:

What (o que será feito?) – Entrega


Why (por que será feito?) – Motivo, justificativa
Where (onde será feito?) – Local
When (quando será feito?) – Tempo
Who (por quem será feito?) – Responsabilidade

Os 2H:
How (como será feito?) – Metodologia, técnica
How much (quanto vai custar?) – Custo

Com as respostas dessas sete perguntas, o gestor terá um mapa de atividades


que vai auxiliá-lo na elaboração do plano de ação de maneira mais efetiva e
clara.

A matriz 5W2H é muito usada em diversas áreas da gestão em razão da


sua simplicidade, objetividade, como: gestão orçamentária, gestão de projetos,
gestão de riscos, elaboração do planejamento estratégico e elaboração de
planos de negócio.

A usabilidade dessa ferramenta é muito simples e prática, o que a tornou


extremamente útil e popular, que visa facilitar o processo da elaboração de um
planejamento estratégico e de um plano de ação.

A utilização da 5W2H gera na empresa uma grande economia de recursos e


tempo, e ainda evita discussões e dúvidas sobre a execução dos planos. Tudo
fica mais claro. Com a ferramenta, os envolvidos em determinado projeto
específico sabem exatamente o que fazer, onde, quando, de que maneira, etc.

Além de provocar uma grande economia na empresa, o 5W2H também


cria uma verdadeira cultura organizacional de colaboração e gera a sinergia
necessária para que a empresa funcione com um importante diferencial
estratégico.

Mesmo em micro e pequenas empresas ou até mesmo em projetos em


que você é o único responsável, essa ferramenta é muito útil. Ao responder às
questões propostas pelo 5W2H é possível ver tudo com mais clareza: qual o
melhor caminho a seguir, como proceder para atingir um objetivo, etc.

Com a aplicação da ferramenta, os processos nas empresas tornaram


muito mais ágeis e econômicos, pois o negócio vai deixar de perder uma
quantidade importante de tempo e de recursos.

O objetivo é mapear ações de forma a organizar quem vai fazer


determinada tarefa, quando, onde, por que, como e quanto essa atividade vai
custar para o negócio. A sigla, em inglês, é formada por sete diretrizes que,
quando bem estabelecidas, facilitam qualquer processo.

1. Organização de plano de manutenção para equipamentos;


2. Estruturação de uma nova estratégia de vendas para o negócio;
3. Estratégia de redução de custos operacionais;
4. Criação de um plano de mídia anual para a empresa.
5. O aumento da carteira de clientes;
6. A definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
7. A manutenção ou substituição de máquinas de uma indústria;
8. O planejamento estratégico para tornar a empresa mais lucrativa.

CICLO PDCA

APLICAÇÕES PRATICA:
Esta metodologia pode ser aplicada em diversas áreas, dentre elas podemos
citar a Engenharia da Qualidade, Gestão Hospitalar, Gestão Empresarial e a
Gestão da Carreira.

Apesar do modelo PDCA ter sido desenvolvido no mundo corporativo, os


gestores hospitalares evidenciaram sua efetividade também no ambiente de
saúde.

Por meio da metodologia, tornou-se viável determinar


necessidades existentes, apontar novas estratégias e analisar todos os
custos da área da saúde.

Para isso, é fundamental que os administradores da área aprofundem seus


conhecimentos em processos organizacionais, na humanização das atividades
em saúde, nas habilidades pessoais e no levantamento adequado das
despesas.

Além disso, é fundamental planejar a implantação do PDCA, visando que toda


a equipe hospitalar esteja envolvida nos processos de melhoria da gestão.

são diversas as vantagens que o ciclo PDCA traz para o seu negócio a fim de
promover variadas melhorias.

Assim sendo, torna-se evidente que contar com um método de gestão com tal
metodologia garante eficiência e eficácia ao trabalho realizado pela sua equipe
no seu empreendimento.

Pois facilita-se muito uma melhor organização das tarefas e a dedicação de


tempo para avaliações, correções e o aperfeiçoamento das ações
trabalhadas num processo.

Logo, é vital saber administrar o conhecimento dentro da sua empresa a fim de


que todos possam ter uma ampla visão do negócio. Além de preservar cada
vez mais a imagem da sua marca.

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