Gestão

de Projetos
Descubra como o Desk Manager
pode ajudar você e a sua equipe
na organização de tarefas
Sumário
01 Planejamento Ágil
e seus benefícios

02 Gestão tradicional x
Gestão ágil

03 Método
Kanban

04 Conheça o Aplicativo
Projeto

DESK MANAGER SOFTWARE 2 GESTÃO DE PROJETOS

Clique no capítulo para ir direto para a sessão desejada.
Introdução
A gestão de projetos serve para facilitar diversos
processos do seu negócio e garantir que o mesmo
seja concluído com sucesso. Para isso, o resultado
alcançado precisa estar coerente com tudo que foi
disposto no início do projeto, de acordo com os custos
e prazos estabelecidos. O gerenciamento envolve uma
série de aspectos derivados de cinco fundamentos:
1. O início;
2. O planejamento;
3. A execução;
4. O acompanhamento;
5. O encerramento.
O gerenciamento de projetos é uma atividade
fundamental para o sucesso da empresa, afinal, só os
projetos em conformidade serão capazes de atender
às necessidades do cliente. E dentro da gestão de
projetos encontramos ainda o gerenciamento ágil,
você já ouviu falar?
DESK MANAGER SOFTWARE
Segundo a 8.ª Pesquisa de Gerenciamento de
Projetos Globais, quando os benefícios são
identificados antes do início de um projeto, 74%
dos projetos alcançam seus objetivos e intenções
de negócios.
Por isso, entender o que é gerenciamento ágil é
um conhecimento que pode beneficiar muito as
empresas diante de um mercado mais concorrido.
Neste material compartilharemos com você
diversas dicas sobre Gerenciamento Ágil, método
Kanban e ainda, tudo que você precisa saber sobre
a ferramenta de Projeto, um aplicativo encontrado
no Desk Manager Software. Descubra agora como
ele pode ajudar na organização dos seus projetos
e tarefas cotidianas.
Boa leitura!
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4 GESTÃO DE PROJETOS
01 Planejamento
Ágil e seus
benefícios
Atualmente o mercado está marcado por
novos modelos de negócio, como as startups,
caracterizadas pela agilidade e inovação. Portanto,
para que uma empresa sobreviva neste cenário, é
necessária adaptabilidade, agilidade, planejamento
e, é claro, novas estratégias para gerenciar projetos.
Desta forma, entender o que é gerenciamento ágil
é um conhecimento que pode beneficiar muito as
empresas diante de um mercado mais concorrido.
Essa é uma compilação de métodos ágeis de
gerenciamento, que foram usados inicialmente em
projetos de desenvolvimento de softwares. Entre as
metodologias mais famosas, podemos citar SCRUM,
Extreme Programming (XP) e Dynamic System.
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As premissas para entender o
que é gerenciamento ágil são:
• Participação ativa dos usuários (clientes
do projeto);
• Autonomia para a equipe do projeto;
• Calendário fixo de produção;
• Captura de requisitos ao nível elevado;
• Entregas frequentes de partes do projeto;
• Conclusão de cada parte antes da elaboração
da próxima etapa;
• Testes frequentes;
• Cooperação entre os agentes envolvidos.
6 GESTÃO DE PROJETOS
 Nos métodos tradicionais de gestão, entende-se que
um produto só será útil e fará sentido se entregue em
sua totalidade – o valor é entregue ao cliente quando
a produção atinge 100%.

O gerenciamento ágil é ideal

Por que o para os projetos que permitem
que um conjunto mínimo de
gerenciamento etapas gerem valor ao cliente.

ágil está ganhando Um projeto de gerenciamento ágil, por muitas vezes

promete funcionalidades mínimas por entrega em

tanto espaço? etapas, não possui um custo fechado.

Já nos métodos mais tradicionais, o valor é fechado

junto do escopo, o que mostra que não há alterações
previstas durante o andamento das ações.

DESK MANAGER SOFTWARE 7 GESTÃO DE PROJETOS

 Quando paramos para analisar o gerenciamento
ágil, conseguimos entender porque ele está
ganhando tanto espaço:

• Processos são importantes, mas a interação entre a equipe faz um projeto girar.
• Produtos e serviços funcionais são mais importantes do que fazer uma
documentação detalhada do projeto;

• Contratos são essenciais para formalizar acordos, mas não devem limitar ajustes
no caminho e a colaboração com o cliente;

• Planejamento é essencial para organizar a produção, mas aceitar mudanças

de trajeto beneficia a empresa e o cliente.

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DESK MANAGER SOFTWARE 8 GESTÃO DE PROJETOS

02 Gestão
tradicional x
Gestão ágil
 Agora que você entende o
modelo tradicional e sabe o que é
gerenciamento ágil, podemos contrapor
as diferenças entre as práticas:

Burocracia: enquanto no primeiro há o cumprimento Interação: no primeiro método, a equipe tem

de processos bem definidos, no segundo há o
estímulo para a colaboração da equipe.
Planejamento: o método tradicional exige que
um projeto seja planejado, enquanto nos ágeis, as
particularidades podem ser descobertas durante a
produção.
contato na entrega e o monitoramento é feito
pelo cumprimento das entregas. No ágil, há testes
constantes e divisão em etapas, que permite
contato direto dos envolvidos e soluções melhores.
Flexibilidade: o modelo tradicional conta com
o gerente como figura centralizadora; já no ágil,
há possibilidade de mudanças de processo
e autonomia para que a equipe possa tomar
decisões durante a jornada.

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DESK MANAGER SOFTWARE 10 GESTÃO DE PROJETOS

03 Método
Kanban

DESK MANAGER SOFTWARE 11 GESTÃO DE PROJETOS

O método Kanban nasceu no Japão com o objetivo
de gerenciar o abastecimento e fluxo dos materiais
em estoque para as linhas de produção, sem
desperdícios ou atrasos, de uma forma bastante
visual e fácil de perceber: usando cartões coloridos.
Na verdade, Kanban pode ser traduzido do japonês
como “cartão” ou “sinal”.
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O método Kanban foi idealizado pela Toyota na
década de 60 e acabou sendo adaptado para
gerenciar outros fluxos de processos, através de
um quadro com listas de tarefas como: “entrada”,
“em execução”, “revisão” e “pronto”. Os cartões
representando as tarefas fluem pelas listas até a
sua conclusão, como na ilustração:
12 GESTÃO DE PROJETOS
 1. Visualize o fluxo de trabalho
Quando um quadro Kanban está sendo usado
durante um projeto, um de seus grandes benefícios
é que ele permite entender de forma visual e
intuitiva como estão fluindo e sendo executadas
as tarefas.

Melhores práticas 2. Limite o trabalho em

andamento
ao utilizar o Ao determinar um limite para o chamado WIP
(Work in Progress, em inglês), a equipe define

método Kanban a quantidade ideal de trabalho que consegue

realizar com qualidade e dentro das especificações
desejadas.

Desta forma, evita-se a formação de gargalos ou

a realização de tarefas fora dos padrões exigidos.

DESK MANAGER SOFTWARE 13 GESTÃO DE PROJETOS

3. Crie regras claras para cada
etapa do processo
Para que o método Kanban funcione
adequadamente, cada lista do quadro deve ter uma
regra bem definida de quando se poderá considerar
uma tarefa concluída, permitindo que seu cartão seja
transportado para a próxima lista.
4. Use um indicador visual
de “tarefa concluída”
Muitas vezes uma tarefa está em uma lista
aguardando para ser executada, mas o responsável
por dar continuidade ao fluxo desse processo não
percebe facilmente quais tarefas da lista estão em
execução e quais foram concluídas.
Ao usar um indicador claro de “tarefa concluída” não
haverá mais tarefas paradas por falta de informação
sobre seu status.
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5. Indicador de tarefa
bloqueada
É muito importante chamar a atenção de todos sobre
uma tarefa que não pode prosseguir no fluxo devido
a motivos alheios à vontade de quem a executa.
Além de evitar atritos, pois os outros membros da
equipe logo vão se informar do motivo do “bloqueio”,
o gerente ou outros integrantes da equipe tomarão
as providências necessárias para sanar o problema
o mais breve possível.
6. Feedbacks periódicos
O método Kanban pode acabar se tornando algo
extremamente rígido e inflexível se as equipes não
se reunirem periodicamente para discutir como
alguns procedimentos estão sendo executados.
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14 GESTÃO DE PROJETOS
04 Conheça
o Aplicativo
Projeto
O Aplicativo Projeto foi desenvolvido Cada Projeto pode ter seu Kanban customizado,
com colunas personalizáveis e até mesmo uma
com o objetivo de ajudar a organizar
cor, ou imagem de background para ajudar a
atividades e fazer a gestão de projetos identificar visualmente o projeto. Legal, né?
de maneira simplificada, que podem
ou não estar relacionados a um A parte interessante é que, além do Kanban,
também é possível visualizar o projeto através
chamado aberto com a operação.
de um Diagrama de Gantt, assim você
pode ter uma visão mais
Usando o conceito Kanban macro das entregas e
para administração do cronograma geral
de projetos de forma do projeto.
simplificada, você
poderá cadastrar Além desses pontos
seus projetos e as positivos que citamos,
atividades para todos a interação com cada
os envolvidos, com uma das atividades
prazos de conclusão, relacionadas aos
checklists, lembretes projetos é muito
e muito mais. fácil. Sua equipe
pode acrescentar

DESK MANAGER SOFTWARE 16 GESTÃO DE PROJETOS

notas e até mesmo fazer o lançamento das horas
trabalhadas em cada atividade, assim é bem mais
difícil perder o controle do projeto e dimensionar o
esforço da equipe.
Além disso, o Gestor do projeto pode mencionar
alguém da equipe na atividade usando um simples
@Nome da Pessoa e com isso a pessoa receberá
um alerta individual por e-mail com todo o
conteúdo que foi registrado durante esta menção.
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Outro ponto importante é que, por fazer parte
da mesma plataforma, é possível conectar um
chamado a uma atividade dentro de um projeto.
Já imaginou a sua equipe de Suporte atuando
nos Chamados e criando Tarefas em um Projeto
de Melhorias ou Correções para a sua equipe de
Desenvolvimento?
Esse é um dos muitos cenários possíveis de
implementar, já que os dois Aplicativos do Desk
Manager se conectam.
Ainda assim, independente de haver um projeto
ou não, a sua equipe pode utilizar também este
aplicativo para cadastrar atividades futuras ou
pendências que não podem ser esquecidas ou
possuem um prazo para cumprir.
Depois de cadastradas estas atividades, que podem
até mesmo serem delegadas para outra pessoa da
17 GESTÃO DE PROJETOS
sua operação, será possível configurar prazos para Estes relatórios podem ser disparados
concluí-las, através de lembretes por e-mail e SMS. automaticamente por e-mail, de acordo com a
repetição que você programar, semanalmente,
Caso estejam perto de vencer o prazo, você ainda por exemplo.
pode adicioná-las como compromisso em sua
agenda do Google ou Outlook se preferir. Também podem ser exportados para uma
planilha ou até mesmo visualizados no formato
Por fim, o Aplicativo de painéis dinâmicos.
Projeto também permite a
configuração de Relatórios Tudo isso se traduz em
Personalizados para produtividade para
acompanhar o andamento sua equipe e gerência
de cada uma das Tarefas, eficiente na sua operação!
relacionadas a projetos ou não.

DESK MANAGER SOFTWARE 18 GESTÃO DE PROJETOS

 Checklist nas tarefas
com barra de conclusão
Checklist: Liste os pontos principais a serem
executados na demanda, faça isso e garanta que

Descubra todos
todos os itens foram finalizados.

Barra de conclusão: Ela mostra o progresso da

os recursos tarefa, use-a para medir o progresso dos projetos

ou dos colaboradores.

exclusivos do
Desk Projetos

DESK MANAGER SOFTWARE 19 GESTÃO DE PROJETOS


Uso de template de tarefas
Crie templates para as tarefas mais recorrentes, assim
evita que perca pontos importantes no checklist, nas
labels, ou na padronização das descrições e ganhe
tempo para realizar outras ações.
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Equipe organizada e
comunicação centralizada
O fluxo de trabalho pode ficar bem mais organizado
usando comentários. Marque o colaborador, ou
seu gestor, deixando um recado para informar
alguma ação a ser tomada. Inclusive, as minutagens
empregadas nas tarefas também ficam registradas.
20 GESTÃO DE PROJETOS
Use Labels de forma criativa

Planejamento Semana
da sua equipe

Não use o aplicativo de projetos somente para

criar colunas de “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”.
Use os mais diversos ‘frameworks’. Por exemplo,
o seu planejamento semanal, nomeie as
As labels servem para sinalizar a tarefa, por exemplo:
colunas com os dias da semana e inclua suas
Nível de prioridade, departamento que pertence, se
tarefas. Mantenha seu dia organizado e fácil de
é uma demanda interna ou externa, entre outros.
administrar. Ao terminar uma tarefa, é só concluir!
Essa opção é ótima para gestão visual!

DESK MANAGER SOFTWARE 21 GESTÃO DE PROJETOS

 Personalize suas tarefas
Acesso rápido aos recursos Inclua imagens no campo anexo para sinalizar
o tipo de demanda que está sendo trabalhada.
Ao clicar com o botão
direito do mouse você
Assim, fica visualmente
tem acesso aos recursos
mais fácil reconhecer as
de forma muito rápida,
tarefas. Além de deixar
podendo: concluir labels,
o seu projeto muito
clonar, criar notas, criar
bonito.
despesas, excluir a tarefa,
ou definir suas datas
para outros períodos,
seja semana, mês ou
trimestre.

DESK MANAGER SOFTWARE 22 GESTÃO DE PROJETOS

Descrição detalhada Banco de ideias, brainstorming
Escreva de forma detalhada na descrição da tarefa ou backlog
o briefing da demanda a ser executada, você pode Por aqui é possível incluir uma coluna para deixar
formatar e realizar marcações nos parágrafos mais fixado as ideias para projetos futuros.
delicados. Assim, você diminui os problemas de
comunicação, ou descentralização de informações. Desta forma, sua
equipe pode
centralizar as
ideias e depois
validar em uma
reunião com
o/a gestor/a.

Clonar tarefas
Com essa função é possível compartilhar informações
entre equipes de diferentes projetos. Assim, a
comunicação entre os times fica alinhada e evita
que pontos importantes da tarefa sejam perdidos.

DESK MANAGER SOFTWARE 23 GESTÃO DE PROJETOS

Criar eventos na agenda
Na aba alerta, é possível usar os botões: Criar evento
no Google Calendar/ Criar evento no Outlook. Assim,
eles irão exportar todas as informações descritas
na tarefa para a agenda. Reserve esse tempo e
mantenha-se organizado!

Visualização no modo lista de tarefas

Nas reuniões de alinhamento com sua equipe use a lista de
tarefas para visualizar todas as demandas de uma única vez.
Fácil para editar, criar ou deletar as demandas.

DESK MANAGER SOFTWARE 24 GESTÃO DE PROJETOS

 Anexe arquivos para
toda sua equipe

Com esta opção você pode fazer o upload de vários arquivos.

Desta forma, as imagens ficam em destaque na tarefa,

ajudando a criar um projeto mais visual.

Veja como as imagens aparecem anexadas:

DESK MANAGER SOFTWARE 25 GESTÃO DE PROJETOS

Criar uma tarefa a partir
de um chamado
Com o Aplicativo Chamados é possível
criar uma tarefa a partir de um
chamado aberto com um cliente,
que está em contato com a sua
equipe de suporte.

DESK MANAGER SOFTWARE 26 GESTÃO DE PROJETOS

E-mails de movimentação
das tarefas
Ao movimentar as tarefas do seu projeto, você
recebe alertas através do seu e-mail. Assim como,
quando são concluídas as tarefas.
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Relatórios sobre seus projetos
Com base nos dados gerados pelo seu projeto é
possível realizar uma série de relatórios. Os relatórios
podem correlacionar o tempo por tarefas ou projeto.
Além de mostrar qual operador mais realiza tarefas
ou quantas tarefas são criadas em um período
determinado.
Pensando em relacionar ao uso de labels para
sinalizar uma informação, é possível usar essa
informação relacionada a volume, ou tempo.
27 GESTÃO DE PROJETOS
 Diagrama de Gantt

Oferecendo um acompanhamento visual das tarefas, eles, como uma descrição simplificada, o responsável,
o Diagrama de Gantt é um gráfico que mostra as datas de início, fim e a duração completa.
a evolução da tarefa, desmembrando as suas
diferentes etapas para evitar o atraso na entrega. Esses itens são colocados em uma linha do tempo,
possibilitando acompanhar todo o projeto.
Essa ferramenta permite controlar o cronograma dos
trabalhos, tendo também outras informações sobre

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DESK MANAGER SOFTWARE 28 GESTÃO DE PROJETOS

(11) 2146-0000 R. João Cardoso de Siqueira Primo, 65, Conj 51
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