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ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II
CURSO 2010
MATERIAL PRÁCTICO
INDICE
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
CASOS DE ESTUDIO
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
En los últimos 10 años la empresa creció, pasando de cinco sucursales a quince, situadas en
distintos puntos de la ciudad.
En la última reunión del Directorio, el Gerente General informó algunos aspectos a mejorar
vinculados a la gestión de abastecimientos de la empresa. Entre estos, mencionó:
El Directorio decidió llamar a tres firmas consultoras y solicitar a cada una de ellas una propuesta
para el Análisis y Rediseño del Sistema de abastecimientos de la empresa. Se comunicó a las tres
firmas llamadas que se deseaba realizar un análisis integral del sistema de gestión de inventarios,
que incluyera todos los procedimientos vinculados al mismo, tanto en el Depósito Central como
en las distintas sucursales de venta.
La empresa consultora deberá presentar: una propuesta detallada que incluya su plan
de trabajo, el cronograma previsto y la integración del equipo consultor.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Asimismo, cada empresa podrá mantener una reunión de una hora de duración con el
Directorio de la empresa para solicitar al mismo aclaraciones o ampliación de la
información.
Luego del análisis detallado de las propuestas, se seleccionó a la firma SAI, cuya
propuesta de trabajo fue la siguiente:
1. ANTECEDENTES
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
3. ALCANCE
4. METODOLOGÍA
b) Diagnóstico
5. RESULTADOS ESPERADOS
7. PLAZO DE EJECUCIÓN
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Los honorarios por la realización del trabajo ascienden a $ xx más IVA. En caso de
aceptarse nuestra propuesta, se abonará un 20% al momento de la aceptación de la
misma, un 30% a los 30 días de iniciado el trabajo y el 50% a la entrega del Informe
final.
La firma SAI comenzó a trabajar y cumplió con las actividades planificadas. Al finalizar
el plazo establecido presentó un Informe final, parte del cual se presenta a continuación:
ÍNDICE
I. Antecedentes
1. Objetivos del trabajo 1
2. Alcance 1
3. Metodología 2
3. El Sistema Informático 31
4. Distribución de la Planta física 42
5. Archivos y Documentos 49
III- Diagnóstico 56
V. Anexos 72
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I) ANTECEDENTES
En mayo de 2004 la empresa GRANDES TIENDAS DEL SUR S.A. acordó con la firma
SAI Consultores la realización de un estudio con el objetivo de realizar un diagnóstico
del sistema de abastecimientos de la empresa y, en particular:
− los procedimientos que integran dicho sistema
− el sistema informático de soporte
− los portadores de información utilizados
− la distribución de planta del Depósito central
2. Alcance
Para cada uno de los procesos se establecieron los volúmenes de trabajo promedio
mediante el estudio de antecedentes. No se efectuaron tareas de auditoría informática,
por lo cual no es posible establecer una opinión respecto a los aspectos técnicos de los
sistemas informáticos.
3. Metodología
a) Relevamiento de información
El relevamiento de la información se efectuó mediante la realización de entrevistas
personales con los empleados involucrados en los procedimientos objeto de análisis.
Las entrevistas personales se complementaron con la observación directa del lugar de
trabajo y de los medios empleados para su ejecución. Asimismo se solicitó y analizó el
Manual de Procedimientos.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
1. Introducción
1. Importaciones.
2. Compras en Plaza.
3. Entradas internas, efectuadas desde el Depósito Central a cada sucursal.
4. Devoluciones recibidas de clientes (público en general).
5. Devoluciones recibidas de clientes (minoristas).
6. Traspaso entre sucursales.
7. Ventas.
..........................................................................................................
2.5. Devoluciones recibidas de clientes (minoristas)
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
La emisión de la nota de crédito implica el alta del artículo en el stock y genera los
correspondientes registros contables y modificaciones en la cuenta corriente del cliente.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Del estudio de documentación efectuado surge que no se han establecido por escrito
las políticas referidas a las condiciones para aceptar devoluciones. Se constató, en las
visitas efectuadas al Depósito Central, que, ante la insistencia del cliente, se aceptaba
la devolución de artículos notoriamente deteriorados o adquiridos hace largo tiempo.
El sistema exige, para la emisión de notas de crédito, el ingreso del número de factura
de venta, lo cual es positivo. No obstante, permite luego modificar cualquiera de los
campos generados por dicha factura, permitiendo por ende ingresar como devolución
una cantidad mayor a la vendida o un precio mayor. No se controla que la copia de la
factura presentada por el cliente corresponda efectivamente a la compra realizada, por
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Se Solicita:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
El proceso de ingreso de fondos se cumple para asegurar que todas las actividades curriculares y
extracurriculares (campamentos, paseos) realizadas por el Colegio se cobren a los alumnos
participantes y dichos fondos ingresen a las cuentas bancarias del Colegio y comprende desde el
ingreso en el sistema informático del Colegio de todos los conceptos facturables a los alumnos
(anualidades, mensualidades, materiales y actividades extracurriculares) hasta la verificación del
crédito bancario en la cuenta bancaria del Colegio.
• Cobranza: incluye las actividades desde que la familia del alumno paga el concepto
facturable hasta que el Cajero se hace de dichos fondos;
• Manejo de fondos: incluye las actividades desde que el Cajero prepara los Depósitos
bancarios a realizar en las cuentas del Colegio hasta que se verifica el crédito
bancario en las mismas.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Responsable PASO
Una vez que la actividad extracurricular finaliza, completa una planilla
Coordinador de la
conteniendo: nombre de la actividad, fecha en que fue realizada,
1 actividad
nombres y apellidos de los alumnos que participaron y costo total de la
extracurricular
misma (detallando los gastos incurridos).
Coordinador de la
Remite dicha planilla por e-mail al Auxiliar Administrativo de la unidad
2 actividad
Administración.
extracurricular
Recepciona y controla los conceptos incluidos en la planilla, verifica las
Auxiliar sumas y la razonabilidad de los gastos incurridos en la actividad.
3
administrativo Determina el costo por alumno de la actividad (importe que se debe
reintegrar al Colegio).
Ingresa en el sistema informático de facturación, para cada uno de los
Auxiliar
4 alumnos que participó de la actividad, el importe que debe éste
administrativo
reintegrar al Colegio. Este importe se factura junto con la mensualidad.
Atiende las consultas y reclamos de los padres que, al momento de pasar
por Caja para pagar, no entienden el concepto que se les está facturando.
Auxiliar
5 Nota: en algunos casos, es posible que los padres del alumno no
administrativo
recuerden, o no estén al tanto, de las actividades extracurriculares de las
que participan sus hijos.
Se comunica con el Coordinador de la actividad para aclarar la consulta
Auxiliar
6 del padre. Procede luego a dar respuesta a las consultas o reclamos
administrativo
recibidos de los padres.
Auxiliar
7 Archiva en un bibliorato la planilla recibida del Coordinador por fecha.
administrativo
Se solicita:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Se solicita:
1. EXPLICAR cuál puede ser el proceso en el que participamos al realizar los registros en la
libreta y cuál el procedimiento; ANALIZAR las diferencias entre ambos.
2. IDENTIFICAR cuáles pueden ser el objetivo, el alcance y el dueño de dicho proceso.
3. ANALIZAR si dicho proceso es central o de apoyo para la EDA.
4. EXPLICAR que información relevaría a los efectos de analizar el procedimiento “Control
de asistencia a clase”.
5. EXPLICAR los métodos que utilizaría para relevar esa información.
6. REDACTAR el procedimiento “Control de asistencia a clase”
7. ANALIZAR si el procedimiento “Control de asistencia a clase” colabora en el
cumplimiento del objetivo del proceso.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
A principios de 2005, el Directorio resolvió contratar al equipo formado por el Ing. de Sistemas
Martín Ponce y al Licenciado en Administración-Contador Juan Silva para que desarrollaran un
sistema de información computarizado que permitiera disponer de información en tiempo real
generada por los usuarios en los locales, el Depósito y las oficinas. Dicho sistema se terminó de
diseñar en junio 2005. La implantación realizada en el trimestre julio-setiembre mediante el
trabajo conjunto entre los técnicos y los distintos operadores del sistema fue considerada exitosa.
No obstante, en los siguientes meses se encontraron diferencias entre el stock real de los locales y
el indicado por las fichas de stock del sistema y algunos problemas de gestión: stock excesivo de
productos de baja rotación y faltantes en fechas clave como, por ejemplo, el Día de la Madre.
Frente a esta situación el Directorio contrató al Lic. Silva para que estudiara el sistema de
abastecimientos. Luego de relevar los procedimientos que integran este sistema (compra de
mercadería, recepción y control y reposición a los locales), se enfocó en el Procedimiento de
Reposición de Mercaderías a los Locales y Ventas al público.
1
Caso adaptado a partir de la Segunda Revisión de 2006 de Organización y Métodos Administrativos.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
2. Una vez embalada la mercadería, emite la Boleta de Envío (BE), prenumerada en original
y copia, en la que anota manualmente fecha, local, dirección del Local, código y cantidad
de cada artículo.
3. Ingresa al computador número de BE, código de artículo y cantidad. Con esos datos el
sistema informático actualiza las Fichas de Stock del Depósito.
4. Adjunta la primera vía de la BE a cada uno de los paquetes y envía la segunda vía al
Auxiliar de Contabilidad.
5. El Auxiliar de Contabilidad, con la segunda vía de la BE, ingresa en el programa
informático el código del local al que se envía la mercadería. Con ese dato el sistema
asigna la mercadería enviada a cada local y actualiza la ficha de stock de cada Local.
6. El Chofer recoge en el Depósito la mercadería embalada y la BE/0 y la entrega en cada
local.
7. Un Vendedor del Local recibe la mercadería y la BE/0. Ordena rápidamente la mercadería
recibida en los correspondientes exhibidores y archiva la BE/0 en un bibliorato por orden
numérico.
8. En ocasión de cada venta el Vendedor ingresa al sistema el código y la cantidad de cada
artículo vendido. El sistema emite la Boleta de Contado (BC) en dos vías. Es política de la
empresa no otorgar crédito en forma directa al cliente.
9. El Vendedor entrega la primera vía de la BC al cliente y archiva la segunda vía por orden
numérico. Al facturar la venta el programa actualiza las fichas de stock del Local.
10. Semanalmente el Jefe del Local remite los duplicados de las BC al Auxiliar de
Contabilidad, quien controla que todas estén ingresadas en el sistema y las archiva por
orden numérico y por Local.
Se solicita:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
La primera partida de salsa fue entregada a tiempo en cada uno de los locales de la cadena, pero
fue rechazada en todos ellos. Los frascos grandes, etiquetados como de 200 gr, tenían realmente
una capacidad de 220 gramos. Y los frascos pequeños, que debían llevar una etiqueta larga
diseñada para frascos cilíndricos, eran de forma prismática.
Si bien el Gerente Comercial logró negociar una nueva fecha de entrega, el relacionamiento con
la cadena de supermercados se vio seriamente afectado y la empresa debió asumir fuertes
pérdidas por los envases inadecuados y las etiquetas utilizadas. Comenzó a investigar las causas
del grave error, más aún luego de recordar que no era la primera vez que ocurrían errores serios
en el desarrollo de productos solicitados específicamente por clientes.
El proceso de desarrollo de productos solicitados por clientes partía de la aprobación, por parte
del Directorio, del acuerdo con el cliente y las especificaciones técnicas correspondientes. Una
vez aprobado, el Gerente Comercial enviaba, por correo electrónico:
una orden de producción a la Gerencia de Producción, a partir de la cual se producía las
cantidades correspondientes,
una orden de compra a la Gerencia de Compras, a partir de la cual se adquirían los materiales
necesarios, incluidos los envases.
una solicitud a la Sección Envasado, en la cual se detallaba la fecha en la cual se debía
proceder a envasar las salsas,
una solicitud a la Sección Transporte en la cual se indicaba la fecha de envío, las cantidades a
enviar y la dirección de envío.
El análisis de los procedimientos de elaboración de salsas indicó que los mismos se habían
cumplido en forma eficaz y eficiente. El Gerente se concentró, entonces, en el procedimiento de
Adquisición y Recepción de Materiales, cuya descripción literal se presenta a continuación:
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Paso Descripción
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
1 El Gerente de Compras recibe del Gerente Comercial por correo electrónico la orden de
compra de materiales
2 El Gerente de Compras analiza la orden recibida, verificando que en la misma conste
claramente la fecha, las cantidades a solicitar, la descripción de los materiales
solicitados y la fecha de entrega solicitada al proveedor.
3 El Gerente de Compras, si falta alguno de los datos, solicita al Gerente Comercial que
los complete.
4 El Gerente de Compras, una vez completa la información, reenvía el correo electrónico
a tres o cuatro proveedores del ramo solicitando el envío de una cotización lo antes
posible.
5 El Gerente de Compras elige, una semana después, la cotización más económica de
entre las recibidas.
6 El Gerente de Compras informa al proveedor por teléfono que le ha sido adjudicada la
compra y confirma con el proveedor la fecha de entrega de la misma.
7 El Gerente de Compras llama por teléfono al Jefe de la Sección Depósito y le informa
la fecha y el nombre del proveedor que entregará los materiales solicitados.
8 El Jefe de la Sección Depósito anota en un pizarrón, en un lugar visible claramente por
todos los operarios, la fecha en la cual se recibirá los materiales y el nombre del
proveedor que los entregará.
9 Un Operario de Depósito recibe los materiales y la factura del proveedor.
10 El Operario de Depósito controla que coincida la cantidad y descripción de los
materiales entregados con la cantidad y descripción de materiales facturados.
11 El Operario de Depósito controla que la factura entregada por el proveedor contenga
todos los requisitos legales y que los cálculos realizados sean correctos.
12 Luego, el Operario de Depósito, consulta por teléfono con el Gerente de Producción la
Sección destinataria de los materiales y los envía de inmediato.
13 El Operario de Depósito sella la factura en señal de recepción y la envía al
Departamento de Contaduría
14 El Operario de Depósito borra del pizarrón la fecha prevista de recepción de los
materiales y el nombre del proveedor.
Se solicita:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Se solicita:
1. EXPRESAR el contenido que deberían tener los campos del formulario “Ficha de
proceso, subproceso y procedimiento” que tienen signos de interrogación.
2. ANALIZAR el procedimiento “Expedición de licencia nacional de conductor (LNC) -
automóviles”, explicando en forma clara cada una de las fallas y fortalezas que usted detecte en
el mismo.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Esperamos que esta información sea útil y ayude a fortalecer y desarrollar nuestra relación con
nuestros proveedores. Para cumplir la gran demanda de sus locales, Saga Falabella invierte
continuamente en infraestructura logística para que todo esté en el lugar indicado en el momento
justo. Nuestro Centro de Distribución utiliza la más moderna tecnología para administrar y
controlar los movimientos diarios de la mercadería.
Asimismo, en la zona de mercadería general se cuenta con infraestructura especial por lo que
estamos preparados para recibir diferentes tipos de productos y manejar variadas presentaciones
de mercadería, almacenándola y manipulándola en las mejores condiciones.
Para las operaciones internas contamos con diversos equipos: transpaletas manuales, transpaletas
eléctricas, montacargas de diversos tipos, etc.; Estos nos garantizan una óptima manipulación de
la mercadería.
Para un mejor control de nuestro inventario y atención de los requerimientos de nuestros clientes
y tiendas, contamos con un avanzado sistema de radio frecuencia, el cual nos permite abreviar y
agilizar la localización y ubicación de la mercadería. Todo esto hace que nuestro Centro de
Distribución sea uno de los más modernos y mejor equipados del país.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Las coordinaciones de citas son indispensables para facilitar el ingreso de nuestros proveedores al
Centro de Distribución brindándoles así las máximas facilidades para una entrega rápida. Se
requiere un cumplimiento exacto de la hora de la cita; una vez pasada la hora programada, la cita
es automáticamente cancelada, pudiendo reprogramarse el ingreso en el mismo día, sólo si la
carga de trabajo así lo permite; en caso contrario se podrá otorgar una nueva cita dentro de las
próximas 48 horas.
Aspectos Generales
• Los proveedores que necesiten recoger sensores deberán solicitar la cita con 24 horas de
anticipación. Asimismo, esta cita podrá ser como máximo cinco días antes de la cita de
entrega de mercadería al Centro de Distribución.
• Las citas para la entrega de mercadería deberán ser solicitadas con por lo menos 24 horas de
anticipación.
• El Proveedor que hubiera perdido su cita podrá ser reprogramado según la disponibilidad de
los turnos en el Centro de Distribución, lo cual deberá ser coordinado con el responsable de
citas del Centro de Distribución.
Con el fin de seguir facilitando nuestra relación con los proveedores es que hemos optado por
utilizar el formato “Solicitud de Cita al Centro de Distribución”. A continuación encontrarán la
explicación de cómo llenar este formato.
Los proveedores que entregan mercadería sin sensar en nuestro Centro de Distribución podrán
solicitar la cita utilizando nuestro formato “Solicitud de Cita al Centro de Distribución”.
Asimismo, será necesario que ingresen información en los siguientes rubros de la solicitud:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Descarga de Mercadería
Una vez ubicado el vehículo (con las puertas abiertas) en el muelle correspondiente, el personal
de descarga (personal del proveedor) entregará la documentación de la mercadería al personal del
Centro de Distribución (Plataforma), quien le indicará el lugar en el cual debe colocar la
mercadería; ésta será ubicada por separado, según corresponda a las guías de remisión y estilos.
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Se Solicita:
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Presentación
Etiquetada
Sensada
N° de Orden
Colgado
Bultos
Tipo de productos Cantidad Observación
de compra
Total 0
* Tipo de producto: Ingrese el producto según la lista, no ingrese cantidades por código o descripción.
** Presentación: Se considera bulto a toda mercadería que ingresa en caja o en un empaque similar.
Importante
- El llenado de todos los campos es obligatorio.
- No olvide grabar la información que ha ingresado en esta solicitud.
- Agradeceremos revisar cuidadosamente la información vertida antes de enviar el presente archivo a
'Citascd@sagafalabella.com.pe'.
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¿Dónde se emiten los boletos de pago para la Cobranza Descentralizada para Contribuyentes No
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CEDE?
En la página Web, en la Sección Servicios/Impresión de boletos de pago, para los siguientes impuestos:
-Anticipos IVA-IRIC-COFIS-IPAT-ICOSA
- Saldo IRIC-IPAT-ICOSA
- Impuesto a las Comisiones-IVA
- IVA Servicios Personales
- Impuesto a la Pequeña Empresa
- Imp. al Patrimonio-Personas físicas
- Imp. a las ventas Forzadas-Rematadores
- Imeba-Contribuyentes
- Imeba-Agentes de Retención
- Imessa-Unipersonal
- Imessa-No Unipersonal
- Agentes de retención y percepción
- Imp. a las Trasmisiones Patrimoniales
- Multas y Recargos
En Montevideo, División Recaudación, Departamento Recepción, Sección Recepción NO CEDE, Av. Daniel
Fernández Crespo 1534 Subsuelo B.
En el Interior, en las dependencias de DGI correspondientes al domicilio constituido, con una anticipación
mínima de 48 horas.
2
Fuente: www.dgi.gub.uy, 2009.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
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Se solicita:
1. ANALIZAR si se tuvieron en cuenta los atributos formales que debieron considerarse al
diseñar el formulario “Boleto de Pago”.
2. EXPLICAR que beneficios y que inconvenientes se pueden generar para el usuario por el uso
de este sistema frente a los sistemas tradicionales de impresión del formulario en papel.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
A pesar de los cambios en la estructura persisten algunos problemas que preocupan a ambos
Directores. Por ejemplo, se han recibido quejas de clientes que afirman que existen “pedidos que
nunca llegan y luego los quieren cobrar” y de los vendedores que afirman que “lo que envía la
empresa no es lo que vendimos y nosotros siempre tenemos la culpa”.
Visto en el Caso Práctico No. 6 del curso de Organización y Sistemas I
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Con el fin de neutralizar los efectos de la recesión del mercado y enfrentar la creciente
competencia, el Directorio de BOLSAS SRL ha decidido crear una página web para informar con
referencia a las características de la empresa y su línea de productos y poder captar pedidos de los
clientes habituales o de nuevos clientes. ∗
Se solicita:
A través de Internet han surgido nuevas formas comerciales, que pueden clasificarse en función de las partes que
interactúan en las transacciones:
• B2B (Business to Business): corresponde a negocios efectuados entre dos empresas, a través de internet,
anunciando sus productos mediante páginas web dirigidas especialmente a empresas.
• B2C (Business to Consumer): en este caso se trata de empresas que venden productos o servicios a los
consumidores, a través de internet, anunciando sus productos mediante una página web.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
1. Diariamente, cada chofer, antes de iniciar su jornada laboral, carga combustible en los
surtidores. La carga la realiza el propio chofer, en forma personal y llena completamente el
tanque del vehículo.
2. El chofer completa manualmente el formulario “Movimiento de Combustible” en dos vías. En
dicho formulario registra: fecha, su nombre y número de funcionario, número de matrícula
del vehículo, tipo de combustible y cantidad de litros cargados, firma del chofer. El original
lo guarda el chofer en su archivo personal, ordenado cronológicamente y el duplicado lo lleva
personalmente al Departamento de Control de Vehículos.
3. Al regresar, al final de su jornada laboral, el chofer completa manualmente el formulario
“Movimientos del día”, en dos vías. En él detalla: fecha, su nombre y número de funcionario,
cantidad de viajes realizados y kilometraje final que muestra el vehículo.
4. La primera vía la guarda en su archivo personal y la segunda la lleva al Departamento de
Control de Vehículos. Ambos formularios son archivados en la carpeta “Informes de
Choferes” por orden cronológico.
5. Mensualmente, el Auxiliar del Departamento de Control de Vehículos extrae del archivo
“informes de Chóferes” las copias recibidas de ambos formularios y las ingresa en una
planilla electrónica de acuerdo al siguiente modelo:
6. Destruye los MC/1 y MD/1, imprime la planilla completa y la entrega al Jefe del
Departamento, quien la analiza.
7. Extrae del archivo “Informes de viajes”, ordenado por chofer, el formulario “informe”,
preparado y controlado por el Jefe de Choferes. El informe contiene el detalle de cada viaje
realizado, su destino, la estimación de los kilómetros a recorrer y la duración prevista del
mismo.
3
Caso utilizado en la Primera Revisión de 2003
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
8. Si la cantidad de viajes declarada por el chofer no coincide con la informada por su Jefe,
sigue la rutina Nº 2.
9. Si el Rendimiento (o sea, la cantidad de kilómetros recorridos por litro de combustible)
difiere en forma significativa del rendimiento habitual de un vehículo, inicia la rutina Nº 3 de
amonestación al funcionario.
10. Asimismo, si el promedio de litros de combustible insumido por viaje excede en un
porcentaje significativo el promedio histórico, inicia la rutina Nº 4 de amonestación al
funcionario.
11. Si no encuentra diferencias, destruye la Planilla y archiva nuevamente el informe.
“He visto vehículos de la organización fuera del horario de trabajo... ¡He sentido rumores de
choferes que venden combustible! Eso no lo voy a permitir. Debemos mejorar inmediatamente
ese procedimiento”
“¡De ninguna manera vamos a realizar esa inversión!- lo interrumpió el Director- ¡No hay dinero
para invertir en eso! Debemos mejorar el procedimiento con los recursos que tenemos. El
objetivo es claro: deseo controlar la actuación del chofer. Tal como están las cosas, de lo único
que estamos seguros es de la cantidad de viajes que realizan. Pero pueden existir graves
irregularidades. Debemos analizar el procedimiento”.
Se solicita:
1. DIAGRAMAR los pasos número 7 y 8 del procedimiento actual de carga y control de
combustible de esta “Organización del Estado”.
2. ANALIZAR críticamente el procedimiento actual de carga y control de combustible de
esta “Organización del Estado”, explicando los aspectos positivos y negativos que detecte en
el mismo.
3. PROPONER las recomendaciones necesarias para mejorar el procedimiento de carga y
control de combustible.
4. ANALIZAR el formulario “planilla electrónica” que se presenta anteriormente como
soporte del procedimiento de carga y control de combustible.
5. FORMULAR recomendaciones para mejorar el formulario “planilla electrónica”, bajo los
supuestos que el mismo continúa realizándose mediante una planilla electrónica.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
PROCEDIMIENTO A CT UAL DE CARGA Y CONT ROL DE COM BUSTIBLES – ORGA NIZA CIÓN DEL ESTADO
12/ 11/ 2003 HECHO POR: T .A MARIO PÉREZ
M C/1- MD/1
1
TODO 6
4
Informe de Informe
Choferes Viajes
MC
Por chofer
MOV. Cronoló- PL
COMBUST.
M C/1- MD/1 gico
0 1 5
M C/1 Ingresa datos
MC/0 en planilla
2
Arch.
PL
Personal
MD/0
PLANILLA
3 Cronoló-
gico
TODO PL
Informe
MC/1- MD/1
MD
MOV.
8
DEL DÍA
Rend.
0 1 SI diferente
Rend. Hab.
M D/1 ?
NO
RUT INA 3
9
Prom.>
SI Prom.
Histórico
?
NO
Inform e
PL
RUT INA 4
35
Organización y Sistemas II- Curso 2010
Agobiado por las quejas, el Jefe de Personal quiso estudiar en detalle el procedimiento y encargó
el relevamiento del mismo. No obstante insistió en expresar: “Pensar que en este mundo de las
telecomunicaciones, de la informática y de los avances tecnológicos, nosotros seguimos
trabajando a pedal...”. La información relevada es la siguiente:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
cantidad de días solicitados, total usufructuado hasta el momento (acumulado del presente
año) y el nuevo saldo. Graba la información y cierra el archivo.
7. Entrega el FL/0 y las dos vías del listado al Jefe del Departamento.
8. El Jefe del Departamento de Personal firma el FL/0 y el L/0/1, engrapa los 3 ejemplares y los
entrega al Auxiliar Administrativo López.
9. Cuando recibe el FL/0 y el L/0/1, el Auxiliar Administrativo López retira del archivo las
correspondientes FL/1/2 y procede de la siguiente manera: archiva alfabéticamente FL/0 con
L/0 y envía FL/1/2 y L/1 a la oficina del empleado solicitante.
10. Un Auxiliar de dicha oficina archiva alfabéticamente FL/1 y L/1 y entrega al empleado
solicitante FL/2.
1 escritorio y 1 silla
para Aux. López
V
E
N
T 1 escritorio y 1 silla
A para Aux. Ferreira
N
A
1 escritorio de Jefe y 1
silla
VENTANA
1 armario para
archivos
1 mesa de
computadora
Se solicita:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
El Gerente General de LABARATA S.A. planteó en una reunión con otros Gerentes el siguiente
problema: “No puedo tomar decisiones con la información que tengo. Recibo los informes de
venta el 15 de cada mes, cuando ya es tarde para realizar acciones correctivas. El inventario se
realiza cada tres meses y siempre da diferencias.” “Para tomar decisiones adecuadas, necesito
saber todas las semanas la cantidad vendida por cada local, a nivel de grandes líneas de
productos. En lugar de eso recibo, en forma mensual y con 15 días de atraso, un listado
interminable de todas las ventas de la cadena, artículo por artículo. ¡No me sirve!”
El Gerente de Compras, por su parte, agregó: “Mi situación es distinta. A mí si me sirve el detalle
artículo por artículo, pero también lo necesito semanalmente. Y necesito conocer el nivel de
existencias, en forma confiable. De otra forma no puedo planificar las compras. Ahora bien, mis
Auxiliares también se quejan que no tienen información relativa al cumplimiento de cada
proveedor. Sabemos que la información está en el sistema: que proveedores envían cantidades
distintas a las solicitadas, cuales tienen errores en los precios o en la facturación. Pero no
accedemos a esa información y luego, lo que nos llega es un rezongo de la Contaduría por seguir
comprando a un proveedor que no cumple”.
“Toda la información está en el sistema – dijo el Gerente General – El problema es que, para
acceder a ella, debemos emitir docenas de listados. Entonces está peor, no está disponible y, al
final, no sirve. ¡Quiero tener un simple cuadro que me indique la evolución de las ventas de cada
local… no un listado de 250 hojas que me detalle cuantos sobres de té o latas de arvejas se
vendieron!”
El Gerente de Marketing, por su parte expresó: “Entiendo que tu necesitas información resumida,
pero yo necesito el detalle. Aún no llegamos a un sistema de CRM, pero vamos en camino a él.
¡Cuando voy a diseñar una promoción, necesito saber como varían las ventas de cada artículo por
local, por día y hasta por hora!”
“Por favor, ¡eso implica toneladas de papel! – le contestó el Gerente General.- No me digas que
tienes tiempo ni de leerlo…”
“No implica toneladas de papel, al contrario… es probable que no imprima nada. Te pondré un
ejemplo. El último mes notamos que habían bajado las ventas de conserva de tomates. Lo
primero que necesito es conocer la información por marca y por tipo de empaque. Luego conocer
si bajó por igual en todos los locales. En este caso, prácticamente a mano, detectamos que la baja
había sido más pronunciada en los productos “CAREX” de precio alto. Asimismo, vimos que
había disminuido fuertemente la venta, pero las ventas del envase de 200 gramos habían
aumentado; y ¡nosotros nos habíamos quedado sin stock! A partir del informe básico de venta
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
por producto – que, realmente, es lo único que proporciona el sistema ahora nosotros tenemos
que empezar a investigar. No siempre investigo lo mismo: al contrario, los problemas varían”.
Al terminar la reunión el Gerente General manifestó su decisión de contratar una firma consultora
en organización y sistemas con el objetivo de analizar el sistema de información de la empresa.
Se solicita:
1. EXPLICAR las etapas que se deben seguir para la elaboración de un sistema de información
gerencial para LABARATA S.A.
2. ANALIZAR si la información que brinda el sistema actual de LABARATA S.A. cumple con
los requisitos que debe tener la información.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
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Caso de Estudio Nº 13: EFE
Efe es una empresa que vende en plaza medias, guantes, bufandas y ropa interior en un local
ubicado en Pocitos. Vende unos 500 productos diferentes que compra a cinco proveedores de
plaza: dos fabricantes y tres importadores. Cada producto tiene un código que lo identifica
determinado por el proveedor y tiene asociadas condiciones de talle (generalmente tres: pequeño,
mediano y grande) y color (de dos a ocho colores diferentes, según el producto).
El programa informático con el que cuenta la empresa para la gestión de sus stocks es antiguo:
fue realizado hace unos 12 años. En este programa se ingresan las facturas de compra de
mercadería y los precios de venta de cada artículo, que son determinados por la dueña de la
empresa. En ocasión de cada venta, el vendedor ingresa el código de producto, establecido por el
proveedor y la cantidad vendida y el sistema emite la boleta de contado, que se imprime en dos
vías: la original se entrega al cliente y la copia se archiva por orden cronológico. El sistema
brinda información respecto a las existencias de mercadería y las ventas realizadas.
La dueña de Efe trabaja en la empresa todas las mañanas. Es quien realiza una vez por semana
los pedidos de mercaderías, determina las políticas de comercialización, se comunica con los
proveedores y realiza los pagos. Trabajan además de ella cuatro vendedoras, dos en cada turno,
quienes además de atender a los clientes tienen asignadas las tareas de recibir los pedidos de los
proveedores y ordenar la mercadería, así como algunas tareas de carácter administrativo.
Los registros contables, la liquidación de sueldos e impuestos y en general, todos los trámites de
carácter administrativo y fiscal son realizados por un contador externo a la empresa.
El último inventario realizado mostró diferencias entre el recuento físico y lo indicado por el
sistema. Además, se detectó que de varios artículos muy solicitados por los clientes solamente
quedaban talles y colores de baja venta. La dueña manifestó asimismo que el programa
informático no le brindaba la información adecuada para tomar decisiones en forma oportuna. El
contador decidió relevar y analizar el procedimiento de compra de mercaderías, con miras a
mejorar el mismo y a diseñar un nuevo sistema de información. La información relevada es la
siguiente:
Descripción
1 La dueña del local, con base a su experiencia, establece las mercaderías a adquirir de
cada proveedor.
2 Para cada uno de los proveedores, anota en una hoja de cuaderno el código de cada
artículo y la cantidad a pedir especificando color y talle.
3 Llama por teléfono al proveedor y solicita los artículos anotados en la hoja
4 Archiva transitoriamente la hoja en una carpeta llamada “Varios”, en la que también se
archivan listas de precios y diversos folletos de los proveedores.
5 En la tarde, los proveedores traen la mercadería en cajas, acompañada de una factura en
dos vías.
6 Una de las vendedoras firma la copia de la factura en señal de recepción y la devuelve al
proveedor. Entrega a su compañera la factura original.
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Caso utilizado en la Segunda Revisión de Organización y Métodos Administrativos 2007
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Descripción
7 Lleva las cajas de mercadería al Depósito de la empresa, situado junto al salón de ventas.
8 Durante la tarde, a medida que tiene tiempo, la vendedora abre las cajas y ordena la
mercadería en las estanterías del Depósito y los exhibidores del local de ventas.
9 La otra vendedora ingresa la factura al sistema. Ingresa la fecha de factura, código de
proveedor, código de cada artículo, cantidad y precio unitario. El sistema informático no
permite el ingreso de talles o colores. Si existen productos nuevos, los ingresa marcando
provisoriamente el precio de venta con un margen de utilidad del 50%.
10 Archiva la factura en una carpeta “Facturas Pendientes”
11 Al día siguiente, la dueña toma las facturas recibidas y las controla con el pedido
realizado.
12 Si verifica que no recibió alguna mercadería solicitada, llama por teléfono al proveedor
para conocer la fecha en la cual entregará la mercadería faltante.
13 Marca en la hoja la mercadería solicitada pendiente de entrega, subrayándola e indicando
en forma visible “Pendiente” y guarda la hoja nuevamente en la carpeta “Varios”
14 Si se facturó mercadería no incluida en el pedido, analiza los pedidos de semanas
anteriores para verificar que corresponda a mercadería solicitada marcada como
“Pendiente”. En caso afirmativo, tacha la indicación de “Pendiente” realizada.
15 En caso que la mercadería recibida no incluida en el pedido no figure como pendiente, la
revisa para evaluar su posibilidad de venta. Si no le parece adecuada para la venta, la
aparta indicando en forma verbal a las vendedoras que la devuelvan al proveedor en
ocasión de la recepción del siguiente pedido.
16 Cuando no quedan artículos pendientes de entrega, destruye la hoja.
17 Anota las devoluciones al proveedor en la factura, para descontar el monto
correspondiente del pago.
18 Una vez pagas las facturas, las envía al contador para su registración en el sistema
contable.
19 En el caso de recibir notas de crédito de los proveedores, las envía directamente al
contador.
Se solicita:
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Papelitos S.A. cuenta con oficinas en Montevideo, donde operan la Gerencia de Administración y
Finanzas y la Gerencia Comercial. La Gerencia de Producción está ubicada en Pando. Del
Gerente Comercial depende un Jefe de Ventas y de éste un grupo de 12 vendedores.
La recesión del año 2002, golpeó fuertemente a la empresa. Juan Antonio recuerda con nostalgia
el período anterior a la crisis en donde la estrategia comercial de Papelitos S.A. estaba orientada
básicamente a farmacias y a supermercados y tenía unos 40 clientes.
A comienzos de la recesión, Papelitos S.A. tuvo que cambiar su estrategia para continuar
sobreviviendo y, por ello, Juan Antonio decidió que ningún posible cliente, por más chico que
pareciera, podía dejar de ser visitado. Se implementó con celeridad esta estrategia y, si bien no
logró que las ventas ascendieran a niveles del pasado, permitió que esta etapa difícil pudiera
sobrellevarse. Con el cambio, la cantidad de clientes pasó de 40 a más de 150, el 80% de los
cuales son pequeños almacenes de barrio y estaciones de servicios. En consecuencia, el número
de operaciones de venta a procesar se incrementó exponencialmente. A su vez, la mayor parte de
estos pequeños clientes están radicados en Montevideo.
Este cambio fundamental de estrategia no fue acompañado por una adecuación en los procesos
administrativos. La Encargada de Facturación, la Sra. Marta se ve con un volumen de trabajo casi
imposible de llevar adelante y con permanentes ataques de stress. Suele quejarse diciendo “Antes
emitía solo 6 facturas por día y ahora son más de 30 y el tiempo no da”. Comenzaron a aparecer
cada vez más errores en las facturas emitidas, lo cual generaba quejas en los clientes y un mayor
número de notas de crédito a generar.
El jefe de Ventas solicitó la contratación de otro Auxiliar que ayudara a Marta, lo cual recibió la
negativa del Gerente General, quien le dijo “¡No más gastos!”.
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Caso utilizado en la Segunda Revisión de Organización y Métodos Administrativos 2006
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
2. Cada vendedor cuando pasa por la empresa, le entrega la vía original del formulario a
Marta quien la archiva en la carpeta del cliente. La segunda vía la entrega al Auxiliar de
Cobranzas quien la utiliza para llamar al cliente y reclamar el pago en el día de cobro
previsto. La tercera vía la entrega en Contaduría para su registración. De acuerdo a las
estimaciones de Marta, el archivo le insume unos 35 minutos al día.
3. Todos los días, por la mañana, Marta revisa una a una las carpetas de los clientes y retira
los formularios que corresponden a ventas a facturar y entregar al día siguiente. Esta tarea
le insume aproximadamente toda la mañana pues debe revisar una a una las carpetas y con
mucho cuidado de forma de evitar lo que a menudo le ocurre: que un formulario “Pedido
del cliente” quede traspapelado en la carpeta y no se le entrega al cliente la mercadería.
4. Una vez que Marta tiene todos los formularios de “Pedido del cliente” en su poder,
completa una planilla electrónica con todos los datos incluidos en los mismos, la imprime
y a las 13hs. comienza a imputar los datos en el sistema informático de facturación que el
Ing. Alejandro Domínguez ha elaborado a medida para la empresa. De acuerdo al
volumen promedio de trabajo esta tarea le lleva aproximadamente una hora.
5. En el Sistema de Facturación, para efectuar la imputación, ingresa el código de cliente, el
código de mercadería, la cantidad de cada artículo, el precio y el plazo. Dedica a esta
tarea una hora diaria.
6. Una vez finalizado el ingreso, envía un e-mail al Depósito situado en la ciudad de Pando,
detallando todos los pedidos a entregar a los clientes al día siguiente. Le insume unos
cinco minutos.
7. Imprime las facturas en original y duplicado. Ensobra las originales y archiva el duplicado
cronológicamente en un bibliorato. Esta tarea es muy trabajosa e insume unas tres horas al
día.
8. El cadete envía los sobres por correo a los clientes al día siguiente.
9. En el Depósito de la ciudad de Pando, cada día los Auxiliares están más furiosos porque
reciben el e-mail cada vez más avanzada la tarde y ello implica que estén hasta altas horas
de la madrugada armando los pedidos a los clientes, con los consecuentes errores en el
armado de los mismos que dicha situación genera.
10. En muchas oportunidades en Pando no se dispone del stock de mercadería solicitado por
Montevideo. En esos casos, se anota en un cuaderno de “Entregas pendientes” el faltante.
11. Semanalmente, el Jefe del Depósito revisa el cuaderno de “Entregas Pendientes” y
prepara los pedidos faltantes. Una vez preparado el pedido, tacha la anotación realizada
en el cuaderno.
12. Como el armado de los pedidos se termina muy tarde, no hay tiempo para controlar los
mismos.
13. Al día siguiente, por la mañana sale el camión de Pando cargado con la mercadería para
entregar a los clientes.
Asimismo, Martín elaboró a pedido del Gerente Comercial el plano de distribución espacial para
las oficinas de Montevideo, debido a las constantes quejas que han presentado los vendedores
sobre la dificultad de llegar a la oficina de facturación. (Ver Anexo I)
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
Se solicita:
5. DISEÑAR una nueva distribución espacial en el plano que se adjunta que permita sortear
los puntos críticos hallados anteriormente.
6. EXPLICAR cuáles serían para Papelitos S.A. las ventajas de utilizar el sistema de
información computarizado en el área de facturación y entrega a clientes.
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Organización y Sistemas II- Curso 2010
1. Recepción
2. Archivo
3. Cocina y baño
4. Administración y Finanzas
5. Jefe de Ventas
6. Facturación
7. Gerente Comercial
8. Gerente General
9. Sala de reuniones
10. Gerente de Administración y Finanzas
11. Ventas
12. Baño de damas
13. Baño de hombres
• Las paredes en negro corresponden a mamparas que pueden removerse en caso de ser necesario.
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PREGUNTAS DE COMPRENSIÓN
Unidad Temática 1: Metodología de los Procesos de Mejoramiento Administrativo
1. EXPLICAR las etapas de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo.
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