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SCHOOL HOUSE

BATALHA

CURSO ASSISTENTE SECRETARIADO ADMINISTRATIVO

TRABALHO FINAL DE CURSO

A importância da organização

no local de trabalho

Rodrigo Nunes de Oliveira

Batalha, XX de julho de 2021


Agradecimentos:

Agradeço a todos que de alguma forma

colaboraram para que eu chegasse até aqui.

A definição de loucura é fazer sempre a mesma coisa e


esperar resultados diferentes.

Albert Einstein
3. Índice

1. Capa................................................................................................................................................1
2. Folha de rosto.................................................................................................................................2
3. Índice..............................................................................................................................................3
4. Introdução......................................................................................................................................3
4.1. Âmbito/Enquadramento do trabalho.....................................................................................3
4.2. Tema escolhido.......................................................................................................................3
4.3. Objetivos................................................................................................................................3
4.4. Questões de investigação.......................................................................................................3
4.5. Apresentação da estrutura do trabalho..................................................................................3
5. Enquadramento teórico.................................................................................................................4
5.1. Fundamentação teórica (descrição teórica do tema).............................................................4
5.2. Resultados das pesquisas bibliográficas e webográficas........................................................4
5.3. Apresentação metódica de informações que dão conta dos conceitos implícitos ao
conteúdo do trabalho e que fundamentam o mesmo.......................................................................5
6. Enquadramento metodológico.......................................................................................................5
6.1. Plano de ação (definição das etapas a prosseguir e das atividades a concretizar).................5
6.2. Descrição das técnicas e metodologias utilizadas...................................................................6
7. Apresentação, análise e discussão dos resultados.........................................................................6
7.1. Descrição e apresentação dos resultados obtidos com o enquadramento teórico e
metodológico.....................................................................................................................................6
8. Conclusão.....................................................................................................................................19
9. Bibliografia...................................................................................................................................21

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4. Introdução

4.1. Âmbito/Enquadramento do trabalho

Seja no trabalho ou em (quase) qualquer área das nossas vidas, podemos (quase) sempre melhorar a organização.
Pelos motivos mais diversos ou necessidades. O certo é que ao chegar a um ambiente organizado e limpo,
sentimo-nos mais à vontade e temos mais disposição para realizar as nossas atividades. E o que é mais
importante: somos mais produtivos assim!

4.2. Tema escolhido

Técnicas para modificar (criar, melhorar ou eliminar) hábitos para nos tornarmos mais organizados e melhorar a
qualidade e o rendimento do trabalho em escritório.

4.3. Objetivos

Tenho como objetivo, com este tema em questão, fornecer algumas técnicas de organização para poder ajudar a
termos um rendimento melhor, tanto quantitativa, quanto qualitativa e, ainda, concomitantemente, entender
como a desorganização pode influenciar o nosso rendimento diário.

4.4. Questões de investigação

- Quais as técnicas existentes para se criar bons hábitos?

- Quais as técnicas para eliminar hábitos indesejados?

- É possível sermos mais eficientes do que já fomos?

- Quais são os nossos “ladrões” de tempo durante o horário de trabalho?

- Como é que o nosso ambiente de trabalho pode nos ajudar a tornar improdutivos?

4.5. Apresentação da estrutura do trabalho

O enquadramento deste trabalho foi feito baseado em minha própria experiência de vida, literatura pertinente ao
assunto e em toda gama de conhecimento adquirido no Curso de Assistente Secretariado/Administrativo da
SCHOOL HOUSE – BATALHA, onde, por meio de seu corpo do docente e da secretaria, aos quais agradeço
imenso toda paciência e sabedoria em que, além de me fazer compreender as matérias, eles me esclareciam
quanto aos costumes, diferenças linguísticas, culturais, éticas (Europeia e Portuguesa) e tantos outros que não
caberiam nessas linhas.

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Assim, dentre as muitas questões levantadas no decorrer do curso, surgiu esse assunto em particular, ao qual me
identifiquei, visto que já havia lido inúmeros livros e já praticava algumas das técnicas em minha vida e em
meus locais de trabalho. Foi tido o cuidado de adaptar e crias situações dentro do contexto de
escritório/administrativo para maior clareza e objetividade.

Todos os livros aqui citados já haviam sido lidos nalguma altura. Realizou-se uma releitura no livro do James
Clear com o qual iniciou-se a redação e sendo assim a base deste trabalho, para somente depois introduzir as
informações coletadas com os demais livros. A consulta webográfica veio após a primeira revisão com o intuito
de melhorar alguns pontos mais complexos e acrescentar mais detalhes como por exemplo na pesquisa do
psicólogo Solomon Asch. E, a todo o momento, incontáveis consultas ao dicionário Priberam.

As análises, discussões, resultados e conclusões foram criteriosamente embasadas nos argumentos apresentados
durante o discorrer destas páginas para concatenar o trabalho como um modelo incentivador à reflexão
comportamental, proatividade e bons exemplos à cada futuro leitor.

Por fim, a diagramação, formação e criação do índice arremataram os dias de exaustivos estudos.

5. Enquadramento teórico

5.1. Fundamentação teórica (descrição teórica do tema)

Os fundamentos da ocupação do tempo começaram a surgir bem antes de Cristo com o filósofo grego conhecido
como Teofrasto (372-288 a.C.), cujo seu nome verdadeiro era Tirtamos, mas ele foi assim chamado por
Aristóteles. Teofrasto significa “O que tem eloquência divina”, já desde aquela época já era reconhecido o seu
valor. Duas das suas frases famosas diziam “O gasto mais custoso que se pode fazer é do tempo” e “O tempo
custa muito caro”. Este grande pensador da época e que também foi discípulo de Aristóteles, sucedeu-o na
direção do Liceu (ginásio onde Aristóteles ensinava), que era uma importante escola filosófica da época. Deixou
a sua contribuição para história em áreas como filosofia, política, legislação, física, metafísica, zoologia,
botânica e dezenas de títulos literários, segundo consta nos escritos de Diógenes Laércio.

Figura 1 - (E) Aristóteles e (D) Teofrasto

Apenas 19 séculos depois de Teofrasto, quando um renomado físico, pai e um dos fundadores dos Estados
Unidos da América, Benjamin Franklim (1706-1790) veio estudar a obra desse grego. Franklim, que era
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diplomata, escritor, jornalista, filósofo político e cientista, concluiu com a célebre frase: “Time is Money” ou
“Tempo é dinheiro”.

Passaram-se mais um século e meio e já na revolução industrial, apareceu na história outro grande personagem,
que colocou em prática toda a teoria sobre maximizar o aproveitamento do tempo, surgiu assim o Fordismo. Em
1914, início da grande guerra, Henry Ford, aperfeiçoou a linha de produção já idealizada por Frederick Taylor
(Taylorismo). Os pensamentos eram de aumentar a produtividade reduzindo os movimentos que cada
trabalhador fazia em seu posto de trabalho com racionalização dos movimentos e controlo de produção. Ford
fundamentava-se em três pilares, que eram intensificação, economia e produtividade. A intensificação dizia
respeito ao sequenciamento das máquinas para dinamizar o tempo de produção; a economia já se relacionava
com os custos de manter stocks, seja das peças para produção seja dos carros prontos; por último a produtividade
que tinha a finalidade de extrair o máximo rendimento dos funcionários, mesmo sendo organicamente
desgastante. Esse problema foi muito bem retratado por Charles Chaplin, em 1936 no filme “Tempos
Modernos”.

Figura 2 -Cena do Filme "Tempos Modernos" de Charles Chaplin

Futura e mais recentemente surgiram novos e melhorados conceitos, os quais levam em conta aspetos humanos,
emocionais e qualidade do ambiente de trabalho como forma de promover o bem-estar e consequentemente
melhores resultados. Um enorme legado deixado na história nesse sentido foi a construção do navio RMS Titanic
(1909-1916), onde na sua viagem inaugural morreram 1523 pessoas das 2240 a bordo. No entanto durante a
construção, menos de dois anos, houve 9 mortes e mais 246 trabalhadores aleijados. Desde então, vem-se
melhorando paulatinamente as leis e regras de segurança, com o intuito de assegurar melhores condições aos
trabalhadores.

5.2. Resultados das pesquisas bibliográficas e webográficas

Dentre os livros lidos ao longo da vida e aos quais pude ter acesso, para este presente trabalho, foram
selecionados são os seguintes autores: James Clear, Rafaela Oliveira, Francine Jay, Mary Kondo e Sun Tzu.
Concomitantemente à leitura dos livros foi realizada pesquisas a título de complementar e auxiliar na elaboração
do texto. Os termos pesquisados foram nomeadamente a definição de hábito na Infopedia e em outros sites
específicos a história da vida de Teofrasto, mais detalhes sobre os estudos de Solomon Asch e Thorndike e os
fundamentos da técnica do 5S de Bianca Napoleão.

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5.3. Apresentação metódica de informações que dão conta dos
conceitos implícitos ao conteúdo do trabalho e que fundamentam
o mesmo

Nos seus livros, a autora Marie Kondo ensina de forma muito explícita, detalhada e eficiente muitas técnicas de
arrumação e organização. O mais importante é que ao longo de sua vida, Marie teve oportunidade de testar
modelos e aprimorá-los, o que os torna muito eficientes para um grande número de pessoas.

Um outro autor que trata de forma estratégica e está relacionado ao presente trabalho é o James Clear em seu
“bestseller” o livro Hábitos Atômicos. Com mais uma infinidade de técnicas e bons exemplos que desenvolveu
ao longo sua vida desde a juventude. Ele baseia-se em quatro passos, onde qualquer pessoa pode conseguir os
resultados desejados e duradouros.

Já Rafaela Oliveira no seu livro Organize sem Frescuras define a organização com “Organização é sinal de
praticidade: deixa a casa mais bonita e funcional. Ela também é nossa aliada quando temos pouco tempo. Se
nos organizamos, controlamos melhor o tempo em casa, no trabalho e, assim, podemos ter mais qualidade de
vida”. Não precisamos de uma explicação melhor para acabar com as desculpas e começarmos a organizar-nos e
poupar o precioso tempo.

6. Enquadramento metodológico

6.1. Plano de ação (definição das etapas a prosseguir e das


atividades a concretizar)

 Inicialmente será feita a definição das questões de investigação e por conseguinte a determinação do
tema.

 No passo dois irei fazer um estudo de bibliografia com leitura de livros da minha biblioteca pessoal e
em sites da internet de temas correlatos, para amadurecimentos das ideias.

 Passo três, início da redação do presente trabalho, com correções periódicas por pessoal qualificado, a
ser determinado.

 Concomitantemente, à redação, será feita a reavaliação do primeiro passo e a repetição do passo dois,
quantas vezes se faça necessária, para melhorar e agregar um melhor resultado no passo três.

 Por último, será feita a formatação do documento final, adegando-o às normas exigidas pela escola e,
por fim, a entrega oficial deste.

6.2. Descrição das técnicas e metodologias utilizadas

Apesar de haver no mercado literário uma vasta gama de publicações acerca do assunto para atender a todas as
necessidades, a literatura é muito repetitiva. Por esse facto, foi feita uma seleção dos títulos mais influentes de

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cada subtópico para filtrar o conhecimento necessário das melhores técnicas por eles ensinadas. Os Livros
selecionados são dos seguintes autores: James Clear, Rafaela Oliveira, Francine Jay, Mary Kondo e Sun Tzu.
Contudo, foram usados exemplos particulares e situações vividas por mim mesmo na exemplificação dos
mesmos e quando não possível, foi feita uma adaptação do exemplo para o universo do escritório. Outra fonte
complementar que foi usada foi a web. Nela foram feitas pesquisas sobre termos técnicos, conceituação histórica
e busca complementar de informações, as quais os limitados conhecimentos não se fizeram suficientes para
trazer à luz do esclarecimento. Pesquisas essas como termos a história da vida de Teofrasto, mais detalhes sobre
os estudos de Solomon Asch e Thorndike e os fundamentos da técnica do 5S de Bianca Napoleão.

7. Apresentação, análise e discussão dos resultados

7.1. Descrição e apresentação dos resultados obtidos com o


enquadramento teórico e metodológico

Albert Einstein disse certa vez que fazer sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes é loucura .
Realmente, não faz sentido lógico que alguém que necessite melhorar algo na sua vida, seja pessoal ou
profissional, e todos os dias se levanta e segue a mesma rotina. Melhorias remetem a mudanças, e mudanças
remetem a sair da nossa zona de conforto. É assim que criamos novos hábitos vencedores.

Em 2019 eu trabalhei numa empresa de estamparia de azulejos, e na mesa de produção havia uma situação que
me incomodava. Tudo o que faço na minha vida, já há muitos anos, penso como poderia fazer ou melhor ou mais
rápido ou com menos esforço. Só isto já é um bom hábito. Mas, voltando ao trabalho, lá funcionava mais ou
menos assim: os azulejos já estampados e cozidos eram colocados no lado direito da minha mesa (). Esse era o
padrão – conforme me foi ensinado quando lá cheguei – aos pouco pegava pequenos montes e colocava-os à
minha esquerda () para ir colando na parte de trás a cortiça e a alça de pendurar, para depois os empilhar
novamente mais à minha direita (). Depois pegava novamente a pilhas com 15 unidades prontas e colocava-as
na ponta esquerda () para a pessoa que fosse embalar. Isso incomodava-me, e fazia-me dar muitos passos para
lá e para cá o dia todo, além de ter de ficar a carregar aquele mesmo peso diversas vezes.

Figura 3 - Modelo de trabalho antigo na estamparia

Certo dia, ao iniciar as atividades, fiz uma pequena e quase impercetível mudança. O pote de cola, simplesmente
isso, o pote de cola, que ficava um pouco à esquerda do centro da mesa, eu movi-o para um pouco à direita do
centro da mesa. Assim, Henri Ford “respirou” mais aliviado, pois a linha de produção seguia sempre no mesmo
sentido e eu não precisava de pegar nas pilhas de azulejos e movê-las de um lado para outro, sem necessidade.
Cada vez que eu terminava um movimento, a pilha já estava na melhor posição para começar o movimento
seguinte.

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Figura 4- Modelo melhorado de trabalho

Claro que após o almoço a outra pessoa que foi continuar esse serviço olhou para o pote de cola “fora do lugar” e
o pôs na posição “certa”. Ele estava apenas a fazer conforme lhe foi ensinado. Mas, tirei uns minutos e mostrei-
lhe como eu estava a fazer na parte da manhã, e que achava mais eficiente fazer assim. Essa pequena mudança é
um exemplo de que tudo ou quase tudo pode melhorar. Esse foi o meu 1% de melhoria daquele dia, e foi bem
empregue.

Em 1950, o psicólogo Solomon Asch realizou uma experiência social que tratava de provar que nós somos mais
propensos a seguir a maioria, mesmo sabendo que eles estão errados. A experiência consistia em apresentar um
desenho padrão e uma série de outros, parecidos, mas não iguais. A única coisa que o voluntário tinha de fazer
era marcar qual dos desenhos da série se parecia mais com o padrão, mas eram desenhos realmente muito
simples, tão simples quanto uma reta dentro de um retângulo. Até aí muito fácil. Mas, na segunda parte da
experiência entrava na sala juntamente com o voluntário mais alguns atores instruídos a marcarem uma resposta
errada combinada entre eles e a sala estava disposta de forma que uns viam as repostas dos outros. Mesmo sendo
a resposta certa notoriamente fácil de se identificar, a percentagem de voluntários que trocavam as repostas
certas, pela resposta errada do grupo, aumentava proporcionalmente ao número de atores junto com ele na sala.
Esse efeito também é conhecido em estudos de outras áreas como Efeito Bando ou comportamento de tribo. No
nosso passado errante, esse comportamento era essencial para a sobrevivência, onde sozinho era quase certeza de
morte.

MODELO

Figura 5 - Modelo de Asch

Na nossa sociedade, a maioria das pessoas prefere ser aceite a estar certa. Uma frase que já ouvi algumas vezes e
sempre me incomoda é “isto sempre foi feito assim”. É a prova de que os instintos do passado ainda estão
enraizados no nosso ser subconsciente e a preguiça (ou má vontade em alguns casos) não nos deixa mexermo-
nos. Então, se somos capazes de fazer o errado para sermos aceites nos grupos que pretendemos, o que
aconteceria se começássemos a andar com as pessoas “certas”, mudar conscientemente o círculo de amizades
para o círculo das pessoas que realmente fazem a diferença na sociedade? Faço uma ressalva, eu não quis usar a
expressão “das pessoas que admiramos”, pois o admirar é muito relativo à cultura, ao propósito de cada um e aos
seus referenciais.

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Deveríamos encontrar pessoas que nos inspiram respeito, aprovação, bons exemplos, status e sucesso nas suas
carreiras. Se quer ser um atleta, um pintor, um escritor, um encarregado, um chefe de setor, um empreendedor,
um “Youtuber”, um visionário, um coach ou uma pessoa respeitada naquilo que faz em qualquer área que seja,
então siga os seus passos, faça amizade e ande com pessoas assim. Certa vez ouvi, num documentário sobre
história de Leandro Karnal, uma frase que nos faz refletir: “Relacionamentos não são criados por interesses
passados”. Então, cultive essas amizades, aprenda com elas, compre os cursos, os livros, leia as histórias de
vida, motive-se com elas, inspire-se e depois alce o próprio voo.

Outra pequena mudança de 1% que me fez sentir melhor foi em relação a chegar e sair de um dos trabalhos.
Passei a descer do autocarro num ponto antes do trabalho e na hora de ir embora a subir em outro, um ponto
depois. A princípio pode não fazer muito sentido. Porquê descer num ponto de autocarro mais distante e depois
na hora de ir embora subir no outro que está mais perto? A explicação é simples: a rua onde está localizada essa
empresa é uma rua inclinada. E fazendo assim eu caminhava sempre no sentido a descer da rua. No modo
anterior eu caminhava um pouco menos, contudo quando descia do autocarro e caminhava para o trabalho, eu
tinha de subir a rua. O problema maior era quando o autocarro se atrasava e eu tinha de fazer isso à pressa.
Lembrando que eu não tinha o objetivo de perder peso, senão eu faria exatamente o contrário e estaria, assim, a
aproveitar para fazer exercício. Existem tantas outras mudanças que nos tornam mais eficientes. Mas as
vantagens de ser mais eficiente não se limitam à produtividade da empresa. Quando melhoramos os hábitos, nós
tornamo-nos pessoas mais eficientes, ou seja, melhoramos a qualidade de vida.

Já falei algumas vezes sobre melhorar 1%, e isso é outra técnica de organização e melhoria continuada. Baseia-se
na filosofia de ser hoje melhor que fomos ontem, e amanhã melhor que somos hoje. Essa melhoria pode ser tão
pequena quanto 1% por dia. Parece muito pouco, mas se fizer as contas, num ano terá melhorado 365% ou 365
coisas diferentes na sua vida. É uma mudança absurdamente grande e, por isso, é tão importante em todo
processo de criação de algum hábito. Cada pequena conquista é uma grande vitória.

Thorndike descreveu o processo de aprendizagem afirmando que “comportamentos seguidos de consequências


satisfatórias tendem a repeti-se e aqueles que produzem consequências desagradáveis têm menos
probabilidade de se repetir”. Podemos ter uma vida melhorada, e podemos associar essa melhoria a todos os
setores que quisermos. Se consigo melhorar a rotina ao acordar pela manhã, vou-me stressar menos antes de sair
para o trabalho, logo, chego ao trabalho com um humor melhor, mais bem-disposto a trabalhar. Se melhoro a
rotina no trabalho, saio ao final do dia com mais energia para ir ao ginásio por exemplo ou praticar qualquer
atividade que sempre sonhei, mas não havia tempo e disposição para tal. Organizando a rotinas ao acordar e ao
dormir, automaticamente organizo uma parte da minha vida no âmbito doméstico, tendo reflexos no meu
rendimento no trabalho, sobrando mais tempo, assim, para fazer aquelas outras coisas para as quais havia sempre
desculpas, tanto no trabalho quanto em casa.

Segundo o Infopedia, “tendência ou comportamento, geralmente inconsciente, que resulta da repetição


frequente de certos atos; rotina; automatismo”. O processo de formação de um hábito é um mecanismo de
resposta muito simples e começa sempre com tentativa e erro. No nosso dia a dia, fazemos uma imensa
quantidade de atos tão simples que nem ousamos classificar como hábitos, mas são-no. E mais à frente sugiro
como usá-los a nosso favor.

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Todos, uma vez na vida, entrámos numa sala escura, sem iluminação e colidimos o joelho com algum móvel que
nos fez magoarmo-nos, voltar atrás e procurar acender a luz. Na próxima vez que uma situação semelhante
surgiu, o cérebro fez uma escolha de tentar acender a iluminação primeiro e teve uma resposta satisfatória.
Assim, ele marcou essa escolha como a certa. Hoje, antes de entrar em qualquer lugar escuro já nem pensamos
mais, colocamos a mão no interruptor e acendemos a iluminação, não precisa parar para pensar em como deveria
agir, eis um hábito.

À medida que cria hábitos baseados nas experiências anteriores de tentativa e erro para resolver os problemas
diários, o seu cérebro diminui a atividade cerebral, pois não precisa de analisar a situação procurando maneiras
para lidar com aquela situação. Assim, economizamos energia e tempo. A evolução do homo sapiens foi bem-
sucedida, porque ele conseguiu economizar energia para os tempos difíceis. Em toda a história vemos que
praticamente tudo o que foi criado teve por princípio, de uma forma ou outra, economizar energia. Desde a
vestimenta que nos protege do frio e evita que o nosso corpo gaste energia para manter a temperatura corporal e
sobreviver melhor ou meios de conservar melhor os alimentos, evitando que tivéssemos que sair para caçar mais
vezes ou, ainda, um comando para trocar os canais da televisão para evitar termos de nos levantar depois de um
dia cansativo de trabalho.

O hábito é, então, um atalho que o cérebro cria para a resolução de um problema já conhecido e repetitivo. Mas,
porquê mudar os hábitos se eles já são uma forma económica e conhecida para um determinado problema? A
resposta muito simples, apesar de ser a melhor forma conhecida, até aquele momento, não quer dizer que é a
melhor forma. A cada dia novas tecnologia e novos conhecimentos são adquiridos pela humanidade. Se os
antepassados recentes tivessem aceitado que o fogo, tal como era feito, era a melhor solução para preparar os
alimentos e não tivessem feito novas tentativas e erro para descobrir novas formas, melhoradas e mais eficientes,
hoje, não teríamos o micro-ondas.

Certa vez li num artigo uma definição da palavra inteligência. Até hoje, considero-a uma das melhores
definições. O autor começava a perguntar porque as pessoas são consideradas inteligentes e as máquinas
(computadores) não? Ele mesmo responde que, apesar de um computador ter acesso a muitos milhares de dados
e informações diferentes, ainda não tem a capacidade de fazer ligações entre elas e tirar conclusões. Isso faz a
diferença entre homens e máquinas. Os seres humanos criam milhares de novas formas de conexões de forma
orgânica, simplesmente testando, errando e tentando novamente. Os computadores fazem ligações, mas sempre e
somente as ligações programadas, seguindo uma “receita de bolo”. Por mais moderna e sofisticada que seja a
interface lógica que usa a máquina – até hoje e até onde vão os conhecimentos – não cria espontaneamente novas
ligações. Com o advento da chamada inteligência artificial estas máquinas já conseguem testar combinações de
ligações, mas mesmo assim ainda continuam limitadas ao que as programações definem.

No seu livro “Hábitos Atómicos” de James Clear, diz: “Hábitos não restringem a liberdade, eles criam-na. Na
verdade, pessoas que não controlam os seus hábitos muitas vezes são as que têm menos liberdade”. Eu
concordo com o autor, pois a nossa história evolucional provou-nos com podemos modificar, melhorar, testar e
errar, corrigir e testar novamente. E, acredito que Thomas Edson também deve concordar com essa teoria.

Hábitos são, como já falamos, resultados de experiências anteriores que têm com objetivo economizar energia.
Mas esse instinto de querer sempre economizar energia também pode levar a maus hábitos. Não são somente as
boas experiências que ficam registadas no nosso “HD”. Comer Fast-Food – comida rápida já pronta - não é um

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bom hábito, apesar de serem de preparação muito rápida e calóricas, o que nos remeteria a necessidade de
economizar tempo e acumular energia para os tempos difíceis. Na nossa sociedade moderna em que vivemos não
necessitamos de tantas calorias reunidas numa única refeição e a quantidade de composições químicas que,
muitas vezes, são colocadas para realçar sabores, aumentar a durabilidade, dar cor, e outras atributos aos nossos
sentidos, estão em desacordo com uma dieta alimentar saudável. E temos uma quantidade infinita de maus e
péssimos hábitos enraizados no nosso dia a dia. Mas podemos e devemos mudá-los e usar técnicas como as
descritas em Força dos Hábitos, como descrito por Charles Duhigg que fala com propriedade no seu livro. Ele
ensina como acabar ou trocá-los por bons hábitos, ou ainda também associar bons hábitos em cadeia para
eliminar um hábito indesejado como é sugerido por James Clear em Hábitos Atómicos.

Vou tomar a liberdade e descrever de forma sintetizada algumas das técnicas descritas nos livros citados que
podem ser úteis tanto na criação de bons hábitos, como na eliminação dos que nos atrapalham.

James cita quatro leis para se criar ou banir um hábito, são eles:

1ª Lei = Estímulo 2ª Lei = Desejo 3ª Lei = Resposta 4ª Lei = Recompensa

Estas leis são como uma estratégia de guerra. Com elas bem definidas e alinhadas pode-se usá-las para quase
tudo na vida, para se ter uma vida mais saudável, para ser mais responsável financeiramente, ser mais
organizado, independente, atleta, socializar, basta ficar atento aos sinais que o corpo fornece.

Quando queremos criar um bom hábito devemos torná-lo claro (1ªLei); torná-lo atraente (2ªLei); torná-lo fácil
(3ªLei) e torná-lo satisfatório (4ªLei). Analogamente, quando precisamos findar um mau hábito devemos torná-lo
invisível (1ªLei); torná-lo desinteressante (2ªLei); torná-lo difícil (3ªLei) e torná-lo insatisfatório (4ªLei).

Quanto mais simples for o seu estímulo, mais fácil será identificá-lo. Uma pessoa pode querer ser organizada,
mas a organização pode ter uma gama de situações e níveis variados. Pode ser em casa ou no trabalho ou na vida
financeira ou nos estudos ou apenas organizado no nível da gaveta de roupas íntimas do seu roupeiro. Outro
exemplo da clareza e de sensível diferença, uma pessoa pode querer não se esquecer de lavar os dentes todos
dias, mas ter os dentes limpos é uma consequência e o que ela almeja pode ser a sensação de boca limpa todos os
dias. Por isso, vai escolher uma pasta dentífrica que mais lhe agrada, já que o ato de limpeza, todas as pastas
dentífricas o fazem.

Tornar atraente é outro passo do condicionamento do nosso cérebro. Fomos programados a procurar o menor
esforço e o melhor “custo/benefício” nas nossas decisões. Então, devemos propositadamente facilitar para que o
cérebro caça as escolhas que queremos que sejam feitas e encorajá-lo no sentido das nossas necessidades. Se
pretendemos ler um livro, devemos deixá-lo sobre o travesseiro da cama, assim, antes de deitar terá mais
predisposição a ler algumas páginas antes de dormir. Ou se não queremos perder mais as chaves dentro de casa,
devemos determinar um local próprio para elas, próximo à porta, logo depois de entrar em casa. Mas, não pode
ser algo do tipo “em cima da mesa”, lembre-se do passo anterior torne-o claro, use um recipiente pequeno ou um
chaveiro, quanto mais específico for esse local, melhor para não errar.

O terceiro passo é o mais simples. Torne-o fácil. Quem pretende correr uma maratona não vai começar os treinos
a correr 10 km no primeiro dia. Se eu quero fazer ginásio, mas nunca fiz antes, vou começar com 5 minutos por
dia. Se quero começar a ter o hábito de ler, vou começar a ler uma página por dia. Uma dica do autor é parar

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antes de ficar cansativo e correr o risco de se entediar. E caso falhe um dia, não deixe falhar o segundo com a
desculpa do primeiro, pois falhar será o novo hábito. A maioria das pessoas que querem ou precisam modificar
algo nas suas vidas, seja por questões de saúde ou para melhoria financeira, elas sabem exatamente o que está
mal e o que devem mudar. E, sinceramente, até começam a fazer essas mudanças. E fazem-no por alguns dias
com bastante empenho, mas como aquilo não faz parte das suas rotinas e são sempre grandes mudanças em curto
espaço de tempo, um dia por algum motivo vai fazê-las falhar, e elas irão deixar de o fazer no dia seguinte, com
a justificação de que já falhou um dia e depois vão deixar de treinar o resto da semana para iniciar novamente na
semana seguinte e nunca retomarão.

O último dos quatro passos é o mais prazeroso, torne-o satisfatório. Essa fase do hábito mexe diretamente com
os cérebros e a liberação de hormonas do prazer e satisfação. Lembrar-se da sensação de boca limpa, então, por
isso, algumas pessoas usam diariamente os cremes dentais, umas gostam de sabores mentolados, outras mais
neutros e algumas até de sabores mais intensos. E isso acontece com tudo, quando acaba de ler aquele livro que
estava há tempos a procrastinar, ou ainda, quando está prestes a sair de casa e coloca a mão na caixinha das
chaves e o molho de chaves estão lá. Imediatamente o cérebro libera hormonas de prazer e você sabe que não irá
passar aqueles tortuosos e desesperadores minutos à procura delas. Essa é a regra do comportamento, o que é
recompensado é repetido e o que é punido é evitado.

Existem inúmeras técnicas para auxiliar na criação dos seus hábitos e também na eliminação dos indesejados.
Não poderei mencionar todos e nem faz sentido, pois há publicações destinadas no mercado literário. Mas vou
citar e explicar algumas que acho mais relevantes e que auxiliam, a meu ver, na organização do escritório, como
melhorar o aproveitamento do tempo no rendimento diário e a evitar as procrastinações de tarefas. Lembro uma
frase da qual desconheço o autor: “Urgente é tudo aquilo que deixou de ser providenciado em época oportuna e
necessária pelo interessado”.

Para Rafaela Oliveira, a organização só será bem-sucedida se vier acompanhada da organização geral na sua vida
em todos aspetos, melhorando o rendimento e aproveitamento do tempo. Concordo que uma coisa está
intimamente ligada à outra. Não se consegue excelência numa empresa se um dos seus departamentos tiver
problemas. No tópico “Tempo bem Aproveitado”, ela lista cinco itens que precisam de ser observados para
gerir o tempo. São eles: planeamento, organização, nas tarefas de casa, procrastinação e aprenda a dizer
“não”.

Voltando às técnicas de James. Apontar e falar: sistema muito simples e que são usados em locais onde se
necessita de verificação de itens constantemente. Exemplo, quando estamos prestes a sair de casa e olhamos para
as coisas que iremos levar. Olhamos para elas, apontamos e repetimos conscientemente – mentalmente ou
mesmo em voz alta: chaves, óculos, documentos, telemóvel, álcool em gel e máscara. O detalhe importante e que
faz essa técnica absurdamente eficiente é o facto de o fazer conscientemente, ou seja, verdadeiramente prestando
atenção em cada um dos itens. O simples ato de dizer em voz alta os compromissos ajuda-o a lembrá-los, por
exemplo caso necessite comprar mais material de escritório, dizer “Amanhã irei passar na papelaria antes de vir
para o trabalho.”. E pode ainda potencializar essa necessidade se olharmos para as chaves do carro e repetirmos,
no dia seguinte quando pegar nas minhas chaves vou lembrar-me de que preciso de parar na papelaria.

Acredito que em algum momento já o fizemos sem saber o poder desse ato. Por isso, é importante fazer sempre
as coisas que sabemos que são importantes prestando atenção e de forma consciente, pois ter de refazê-las

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posteriormente ou ter um resultado indesejado pode ser muito desagradável. Às vezes acontece não termos a
certeza se fizemos determinada tarefa, ou até esquecemos de coisas mesmo que sejam muito importantes.

Mas, se é daquele tipo de pessoa que esquece até de tomar a medicação para a memória, então sugiro a velha,
famosa e infalível lista. Uma lista organizada e o mais importante, atualizada, vai salvar-lhe a vida. Não importa
se ela seja em folhas de post-it, folhas de papel soltas, numa agenda tradicional ou mesmo no telemóvel. Se você
precisar dela tem que estar ali à disposição, não se importe se algum dia esquecer de usá-la, lembre-se, um dia
esquecido é 100% melhor que dois dias esquecidos, então não desanime. A ordem é começar, faça testes com
opções diferentes. Ache a melhor versão de vos mesmo, a sua melhor personalidade organizada e persista nesse
sentido.

Vou abordar uma experiência que tive na altura do primeiro emprego. Eu trabalhava numa empresa que envolvia
muitas atividades diferentes, era escola de mergulho recreativo, mergulho profissional, aluguer de equipamentos,
manutenção dos nossos equipamentos e dos clientes, havia loja para vender materiais, saídas de mergulhos e
cursos também. Para não achar que era pouco também tínhamos uma ONG de eco limpeza em que duas vezes
por ano organizávamos um grande número de voluntários e íamos a alguma praia fazer os mergulhos e retirar
lixo do fundo do mar. Não preciso dizer que aprendi e cresci muito trabalhando lá.

O patrão – que vivia permanentemente em “brain-storming” - sempre que passava por nós lembrava-se de algo a
fazer e passava-nos a responsabilidade, mas como estávamos envolvidos noutras atividades, não era raro
esquecermos e depois lá vinha a “bronca”. O caderninho de anotações salvou-me a “pele” inúmeras vezes, tomei
o hábito de todas as vezes que ele me passava algo novo a fazer, eu parava o que estava a fazer tirava-o do meu
bolso e fazia as devidas anotações, na hora e na frente dele. E, umas três vezes, houve situações em que ele vinha
exigir-me explicações porque determinada obrigação não estava feita, então eu abria meu “santo” caderninho e
mostrava que ele não me tinha pedido aquela missão. Claro que ele insistia, mas já tinha perdido a discussão.
Outra situação que me ajudou no meu rendimento de trabalho foi que o patrão evitava de me passar mais
afazeres quando eu já estava ocupado com outra atividade, pois ele sabia que eu iria parar para fazer as
anotações antes de continuar, então ele preferia ir perturbar outro funcionário.

Outro bom exemplo. Tenho uma prima que trabalha num banco. Logo quando entrou tinha que perguntar tudo e
às vezes até mais de uma vez, como é normal com “os novatos” ou estagiários. Ela tinha o hábito de ir anotando
o passo-a-passo de tudo. O tempo passou, esse caderno ficou na gaveta e quando ela já trabalhava noutra função
viu uma pessoa a passar pelas mesmas dificuldades do seu passado. Então, ela pegou no seu velho caderninho de
anotações, digitou tudo, organizou em tópicos, tal como ela gostaria de ter recebido quando entrou na empresa e
entregou uma cópia para a pessoa. Para sua surpresa, na festa de final de ano, o jovem a quem ela ajudou recebeu
um prémio de destaque pela rapidez e bons rendimentos, claro que ela ficou muito feliz, sabendo que tinha feito
parte daquele momento, mas logo em seguida ela também foi chamada ao palco, elogiada, recebeu rosas e a sua
chefe disse que o seu manual iria ser publicado e se tornar padrão em todas as agências do país, para ajudar a
melhorar o desempenho dos estagiários, tal como havia acontecido com esse que ela havia ajudado.

Estamos a falar apenas de como criar os hábitos que gostaríamos ou que nos ajudariam. Mas, e para tentar
acabar com um mau hábito? Para isso também existem várias técnicas, de que falarei mais oportunamente.
Todavia, por ora vou adiantar uma delas. Já que falamos de fazer as coisas conscientemente, e isso pode ajudar
quando necessitarmos de acabar com um hábito de que não se gosta. Exemplo, se é fumador e gostaria de parar,

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a primeira estratégia é mudar a forma de pensar. Aqueles que dizem “sou fumador e irei parar” terão muito mais
dificuldades em relação aos que inteligentemente já programam os cérebros para a nova realidade dizendo “não
fumo mais, parei”. Conheci uma pessoa que pegou o hábito de quando estava com vontade de fumar, ele olhava
para o cigarro e falava “este aqui não vou fumar agora” e o guardava novamente. Claro que continuou a fumar
por algum tempo, mas cada dia que passava, repetia mais vezes e o número de cigarros fumados diminuíam, e
não foi traumático para ele.

Segundo uma pesquisa feita por pesquisadores da Grã-Bretanha em 2001, com 248 pessoas, concluiu-se que
quanto mais estímulos a pessoa recebe, na direção do que ela deseja fazer, maiores são as hipóteses de sucesso.
Foi usado o exemplo de pessoas que deviam frequentar um ginásio. O grupo que escreveu nas suas agendas ou
na programação da sua rotina da semana seguinte já incluindo as atividades de que necessitavam fazer, tiveram
91% de sucesso. Em comparação com o grupo que apenas fez uma nota mental “irei ao ginásio” apenas 35%, ou
seja, as pessoas que se organizaram e programaram previamente para tais atividades, tiveram quase três vezes
mais sucesso. Então, se no seu trabalho precisa de fazer tarefas rotineiras, ou lhe aparecem tarefas sazonais,
coloque-as na sua agenda, defina dia e hora para executá-las. Pode concluir que a real intenção de fazer algo já é
50% da atividade pronta.

Clear descreve no seu livro mais duas grandes técnicas para ajudar a criar hábitos. Hábitos que necessita e que
irão ajudar a ser mais organizados e disciplinados. Essas técnicas em questão são o empilhamento e o
empacotamento de hábitos.

A primeira dessas duas é uma ótima ideia para quem já tem uma boa rotina no seu dia a dia. Conscientemente, é
claro, a pessoa escolhe um ato (ou um gesto) que ela sabe que o faz rotineiramente e cria um novo hábito para
fazer logo de seguida. Citando a nossa recente atualidade dos anos de 2020 e 2021, nós já fizemos incrementos
consideráveis nas rotinas, prova de que o empilhamento de hábitos está no rumo correto. Antes de 2020, quando
íamos sair, a rotina era agarrar no molho de chaves, agarrar no telemóvel, agarrar nos documentos. Hoje, em
virtude da pandemia, incluímos depois de agarrar nos documentos, a máscara e o álcool em gel. Ainda dentro
desse contexto, antes entrávamos nas lojas já a procurar os nossos produtos de interesse. Hoje, entramos a
procurar o frasquinho de álcool para higienizar as nossas mãos, não é verdade? Já que essa técnica é tão
poderosa, usá-la-emos a nosso favor. Não vou ficar a citar dezenas e dezenas de exemplos os quais poderíamos
usar, porque cada pessoa tem um universo próprio com necessidades diferentes.

A segunda é bastante proveitosa para quem tem os dias corridos e atarefados. O empacotamento consiste em
fazer coisas em simultâneo, no mesmo pacote. Ajuda muito a reforçar um hábito de que se necessite muito e seja
importante, com um outro hábito que seja prazeroso. E pode ser muito inusitado e motivador. Nesse darei um
exemplo pessoal. Eu gosto muito de ler livros e assistir a filmes. O empacotamento é sempre que começo um
novo filme ou capítulo de uma série e faço dez repetições de um exercício qualquer, flexões, abdominais,
agachamentos. Confesso que não gosto muito de fazer esses exercícios, mas junto o útil ao agradável. O
interessante é que tanto a primeira técnica quanto esta segunda, podem ser corelacionadas, sequenciadas e
entrelaçadas, da forma que mais apetecer. Vou criar um exemplo fictício e divertido. O Sujeito X gosta de comer
chocolate, mas só pode comê-los nos dias em que fizer ginásio e se durante o treino ele ouvir, pelo menos, meia
hora de notícias da atualidade. Fica a dica.

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Para ter sucesso, o seu ambiente ou casa ou escritório, tem que conspirar a seu favor. Um local desorganizado
pode diminuir a eficiência e até mesmo impedir de finalizar algumas tarefas. Algumas pessoas podem parecer
despachadas e dizerem que se encontram nas “suas próprias bagunças”, mas o facto é que dificilmente estamos
inteiramente sozinhos. No local de trabalho, podemos trabalhar com as outras pessoas ao nosso lado, ou assumir
o turno após o nosso horário laboral, ou ainda, que por alguma eventualidade outra pessoa que necessite de ficar
no nosso local, seja por qualquer motivo. E, será que estamos a pensar coletivamente, pensando no próximo?

Uma organização mínima é exigida nas empresas ou em casa para que não esqueçamos de solicitar uma matéria-
prima a tempo, ou fiquemos sem energia elétrica por ter esquecido de pagar a fatura ou comamos comida
estragada. Assim, o local de trabalho pode ser o seu fiscal de hábitos, basta configurá-lo para tal na própria
logística dos móveis. Da última vez que tive a necessidade de ir a um posto médico consultar-me, estive a
observar a rotina da funcionária. Cada pessoa que chegava ou saía, era necessário imprimir uma folha. Seja a
ficha dessa pessoa para entregar ao médico na hora da consulta ou a receita médica ao final. Nada de anormal, se
não fosse a impressora da qual saíam as folhas, que estava na uma sala ao lado, distante dela. Essa senhora deve-
se ter levantado mais de 15 vezes nos poucos minutos em que lá estive. E ela sempre a tentar despachar-se e ser
ágil, mas a configuração do ambiente estava contra ela.

Outro grande desperdiçador de tempo e um dos maiores da atualidade são as médias sociais, a cada “plim” que
faz o telemóvel, um instinto quase incontrolável percorre o nosso corpo até a mão alcançá-lo e desbloquear. E
como podemos criar uma “firewall” para diminuir esse hábito ruim e gastador de tempo. Existem vários recursos
e níveis de dificuldades, por assim dizer. Podemos começar mantendo-o no silêncio, tirando-o da nossa frente (e
do bolso), ou colocar por exemplo na última gaveta da secretária. Podemos colocar no outro lado da secretária e
pedir a outra pessoa para não te deixar usar durante o trabalho, pode-se ainda tirar os acessos fáceis como “ID
touch” ou “face ID” e por último, o nível hard, colocar umas daquelas senhas bem chatas com números, letras e
símbolos para desmotivar a usá-lo.

Figura 3 - Exemplo de distração durante o horário laboral

Já referi que definir lugares específicos para cada coisa ajuda a si próprio e a todos os colaboradores da empresa
a perderem menos tempo. Essa forma de organização implica agrupar em categorias e subcategorias os objetos.
Assim, sempre que pensar em utilizar aquele extrator de agrafos, o primeiro lugar onde vai procurá-lo será junto
ao agrafador. Associada a essa dica de organização, podemos implementar outra técnica japonesa chamada 5S.

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Os 5 Sensos são uma fantástica ferramenta de qualidade idealizada no Japão, de pós-guerra, com a função de
ajudar e orientar as empresas a se reorganizarem e a tornarem-se competitivas num curto espaço de tempo. Tal
como o Taylorismo organizou a linha de produção, o 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) é uma
estratégia administrativa para se criar um senso de qualidade nos processos da empresa. Esses Sensos são a
utilização, a organização, a limpeza, a padronização e a disciplina. Vou explicar cada um deles, porque
realmente considero importante, uma vez que essa consciência de melhoria vem de baixo para cima, do
trabalhador no seu local de trabalho a estendê-la para toda a empresa.

Figura 4 – 5S - fonte: https://certificacaoiso.com.br/5s/

Para Bianca Napoleão, “O principal objetivo do 5S é melhorar a vida no trabalho, eliminando o desperdício,
esforços excessivos, problemas com higiene, limpeza e produtividade baixa”. Isso vai ao encontro do propósito
deste trabalho em ajudar a reduzir os fatores que atrapalham a produtividade, nomeadamente, entre eles, os maus
hábitos. Todavia, não é fácil, pois mexe com costumes, conceitos e tradições. É uma mudança a nível
comportamental e da forma de pensar.

1S – Senso de utilização. De forma bem resumida, na primeira etapa dessa técnica, na qual iremos priorizar a
remoção e eliminar os excessos, podemos fazer-nos perguntas simples, como: preciso desse equipamento?
Quantas vezes por ano eu o utilizo? Seria mais interessante compartilhar com outro setor? Ou preciso manter 20
resmas de papel no stock do meu escritório? Esse espaço pode ser mais útil para outros objetos?

2S - Senso de Organização. Deve-se triar e agrupar itens de uso semelhante ou de uso associado. Os itens
semelhantes são, por exemplo, os vários tipos de fita cola de que se precisa e itens associados são os objetos em
que toda a vez em que se usa um, também se usa o outro.

3S – Senso de Limpeza. Já diz o ditado “O local mais limpo não é onde mais se limpa, mas onde menos se
suja”. Partindo desse pressuposto, cada um deve fazer a sua parte. Periodicamente deve-se voltar ao primeiro
1S, para evitar a volta da acumulação e também possíveis novos desapegos.

4S – Senso de Padronização. Consiste em todos falarem a mesma “linguagem” tal como se faz com as cores da
reciclagem, tudo aquilo que passou pela triagem, organização e limpeza deve seguir o mesmo padrão seja o
código de cores, estilo de cartazes, forma da fonte e local onde se encontra a informação.

5S – Senso de Disciplina. Enquanto todos os outros “S” são temporalmente pontuais, esse último é “looping”
infinito. Aqui, todo o colaborador deve ter a oportunidade de opinar novas melhorias de forma que se desenvolva
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uma consciência coletiva organizacional. Não adianta despender tempo e recursos se esse último não for
devidamente aplicado e incorporado na filosofia da empresa, ou como eu digo tornar um HÁBITO dentro da
empresa.

Figura 5 - Exemplo de escritório organizado com 5S. Fonte: https://uttana.com/industry/office/

A melhor regra para todo o local de trabalho e para muitos outros é a praticidade. Se não for funcional, de nada
vale a beleza. O primeiro passo de todo o processo de organização é o desapego, a eliminação de tudo que é
excesso. O segundo é a setorização ou organização em categorias, como já vimos no 5S. Eu considero-o como a
profissionalização de todo o trabalho feito até este ponto. Consiste em dar nomes aos lugares, da melhor forma
que permitir o ambiente. Ou colando pequenas placas, etiquetas ou mesmo escrevendo à mão para deixar claro a
todos os que usam esse espaço, que a partir desse momento, os agrafos devem ficar na gaveta de material de
escritório, as cartas na prateleira de correspondência, as chaves no chaveiro e assim por diante e sem mais
desculpas.

Vou aproveitar aqui e citar uma situação que não sei se a classifico como cómica ou trágica. Ao chegar numa
receção onde deixei o currículo, a colaboradora solicitou-me que assinasse o CV e colocasse a data de entrega.
Ela foi buscar uma caneta num copo com mais ou menos uma dúzia de canetas e lápis. E deixou escapar em voz
alta: “Onde está aquela caneta que funciona?”. Essa tragicomédia é muito normal para quem não conhece a
filosofia do minimalismo, do menos é mais, o passo 1 do 5S.

Vale lembrar que a poluição visual e a praticidade são inimigas. No processo de organização em que pensamos o
uso de cada objeto, para deixar mais acessíveis os que são utlizados com mais frequência, devemos ter o cuidado
para não deixar tudo em cima da mesa. Pode parecer engraçado, mas é uma forte tendência. Um local com
menos objetos e menos itens decorativos, torna-se mais fácil de limpar, consequentemente toma menos do seu
tempo na limpeza e organização, além de ter um aspeto mais “clean”, pois “menos é mais”, escreveu Francine
Jay. Apesar desse conceito ter surgido nos meios publicitários, hoje virou um estilo de vida, com o minimalismo.

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Uma técnica organização positiva é se planear dentro da sua rotina diária. De forma a deixar o mais próximo
quanto maior for o número de vezes que se usa no dia e aqueles itens que se usam raramente, nas gavetas mais
distantes. Mary Kondo repete várias vezes que cada objeto tem um lugar e deve ser respeitado.

Explicando melhor, o agrafador pode ficar ao lado da impressora, se lá é onde ele é mais usado e não em cima da
sua mesa, o que causaria perder tempo dando passos para lá e para cá todas as vezes que se imprimisse mais de
uma folha em conjunto. Dessa forma, não terá a possibilidade de ir para de baixo de uma pilha de papéis que lhe
roubaria preciosos segundos à procura, minando a paciência e poderia passar por uma pessoa incompetente e
desorganizada. Por isso, quanto menos coisas tiver e mais definidos forem os propósitos, melhor será o uso do
seu tempo na realização das tarefas e não na procura de um clipe de papel.

Voltando à lei número 2, do desejo, temos que modificar o ambiente, e nós mesmos, para conseguirmos os
resultados desejados. Tornando os hábitos desejados mais atraentes e os hábitos ruins mais difíceis. Cada um
pode pensar no que precisa na sua rotina. Beber mais água? Sair mais cedo para o trabalho? Ler mais? Perder
menos tempo nas pausas? Diminuir o tabaco. Ver menos TV? Ter mais tempo para os filhos?

Em casa, uma sugestão é definir a função dos diversos ambientes. A sala é para recreação, ver TV, jogos, leitura
e uso do telemóvel; a cozinha para as refeições; o quarto, até o horário do jantar, é local de estudo na secretária e
depois para dormir e apenas isso. Definir a função do ambiente ajuda a incorporar o espírito do lugar, o foco e a
inspiração. Um ambiente dedicado é inspirador e mais proveitoso, acontece aquilo de ligar o botão quando se
chega no lugar. De certeza que já aconteceu a todos começar a ler um livro, marcar a página e guardá-lo por um
longo tempo. Depois, tente lembrar-se da história. Possivelmente lembrar-se-á de alguns factos, e poucos
detalhes, no normal, não se lembrará de muita coisa. Mas, após ler uma página apenas, lembrar-se-á de muito
mais da história, dos personagens e até do que estava a ser narrado naquele capítulo. Pode-se passar anos a fio
longe do local onde se viveu na infância, mas basta ir chegando próximo, que as histórias e lembranças já vêm à
mente. Tal como nos deparamos com algum objeto específico e que nos remete a algo do nosso passado
totalmente aleatório. Seja uma música antiga, uma peça de roupa, uma garrafa de vinho ou um simples acessório.
É impressionante o poder que o cérebro tem de criar esses setores.

Lembre-se que todos esses hábitos, e algumas pessoas chamam-no de mania ou costume, quando eles saem do
controle podem ser chamados de Transtorno Compulsivo Obsessivo-TOC, ninguém nasce com eles, nem com os
bons, nem com os maus. Todos eles, sem exceção, foram adquiridos com o passar dos anos, com as experiências
que a vida lhe proporcionou, assim não se está predestinado a tê-los eternamente. Isso é uma boa notícia e
sabendo disso, também poderá vê-los como menos intimidadores. Para modificar um hábito é preciso, como já
dissemos, ter o estímulo necessário, aquilo que motiva a necessidade. Depois vem a parte consciente do desejo.
O desejo é simplesmente a diferença de onde se está agora e de onde se quer chegar. O terceiro passo é o
mecanismo de torná-lo fácil e acessível, sem correr o risco de se desmotivar no processo, deixando sempre
aquele gostinho de querer mais. E o último passo é mesmo esse, a recompensa, onde os níveis de dopamina
chegam às alturas e fazem o trabalho dela, do mesmo modo que quando se está atrasado e se encontra as chaves
para sair de casa, no lugar certo. Esse feedback que nos faz repetir todo o processo e repetir novamente, até
chegar ao nível inconsciente. E aí está criado o hábito. Também conhecido com automaticidade, a capacidade de
resposta automática a uma determinada ação, é a reação espontânea sem ter que pensar.

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Na física, na lei do movimento, os objetos tendem a mover-se entre dois pontos, percorrendo o espaço em que
gastam menor energia e na natureza tudo também segue essa lei. A água a correr para formar um riacho, um rio e
depois desaguar no mar, vai contornando os obstáculos e transformando a energia potencial. O cérebro também
evoluiu seguindo essas leis para conservar a preciosa energia para a sobrevivência. Existe uma corrente de
pensamento que diz que a preguiça é a mãe de todas as invenções. Considero que é um tanto exagerado, mas
importantes invenções foram criadas por pessoas que consideravam que gastavam ou muita energia ou muito
tempo na realização daquelas tarefas. Se pararmos para analisar algumas até fazem sentido, como o carro, desde
a antiguidade o homem procura formas de economizar “sola de sapato”, como se diz coloquialmente. Na
verdade, desde a domesticação dos cavalos, o homem procurou um animal menos preguiçoso que ele para andar
grandes distâncias e carregar peso. E, tantos outros como escada rolante, comando da TV, Bimby, etc.

Os hábitos seguem essa lei e, para criá-los, definitivamente, temos de lembrar sempre que quanto menor ou
menos energia envolvida, mais oportunidades de dar certo – lembrando da segunda lei, torne-o fácil, porque no
início quando se está motivado, consegue-se reunir uma grande quantidade de energia para realizar a tarefa
desejada, mas com o passar dos dias essa entropia vai diminuindo e se o hábito ainda não estiver suficientemente
enraizada, aumentam as probabilidades de falhar um dia, dois e por fim desabar. Os hábitos que começam a
exigir o mínimo do esforço, sendo quase ridículos, como ler um parágrafo do livro por dia ou caminhar um
minuto ou tornar o local de trabalho 1% mais eficiente, são incrivelmente propensos a darem certo. Sendo bem
honesto ninguém, quer correr, fazer dieta ou arrastar móveis no escritório, mas querer ser mais saudáveis, mais
magros e mais eficientes. Não queremos o hábito em si, porque eles dão muito trabalho, mas queremos os
resultados. É importante definir as quatro leis e deixá-las claras para termos sucesso.

Descrevendo mais uma técnica chamada “Reiniciar o Ambiente”, e a palavra de ordem é organização. A maioria
das pessoas, gostam de chegar a um lugar e encontrá-lo arrumado, limpo e organizado. Mas, porque nos
sabotamos a nós mesmos, se gostamos desse cenário? Bem, não é uma atitude muito inteligente deixar acumular
muita desordem, sujidade ou desorganização num local, principalmente se precisamos de aí trabalhar. A técnica
de reiniciar o ambiente é tão simples quanto deixar tudo como o encontrou. Parece até ridículo, mas é realmente
isso. Pegar numa caneta para fazer uma anotação e depois deixá-la em cima da mesa. Tirar um agrafador da
gaveta e deixar na mesa. Beber água e não lavar o copo imediatamente e guardá-lo no devido local.

Se gostas de acordar pela manhã e encontrar a mesa posta, porque não arrumá-la após o jantar quando limpar a
cozinha e guardar a louça? Ou ainda, chegar à secretária do trabalho e encontrar tudo arrumadinho, organizado e
simétrico (simétrico não é uma necessidade, mas pessoalmente adoro simetria na organização). Ao fazer
pequenas arrumações sempre que usa um lugar ajuda-o a criar o bom hábito da organização e da próxima vez
que for pousar uma chávena de café no braço do sofá, vai preferir dar mais alguns passos e colocá-la na pia, mas
ao ver a pia completamente limpa e sem nada, vai investir mais 10 segundo do seu tempo e lavá-la. Assim, vão-
se criando os hábitos, conscientemente.

Assim como o exemplo de arrumar a mesa do pequeno-almoço para o dia seguinte, ao reiniciar o ambiente pode-
se planear o próximo uso ou necessidade. No seu escritório, à sexta-feira, é dia de balanço da semana? Então na
quinta, antes de finalizar o expediente, pode já imprimir o que for necessário, deixar a pasta de notas à mão e o
que for útil para fazer o que precisar. Um bom hábito que eu tinha na época da escola de mergulho era o de toda
a vez que eu fechava um mergulho, eu já tinha imprimido a ficha da pessoa com os dados de tamanho de roupa e
equipamentos que usaria. Enquanto os colegas deixavam para fazer no dia da saída, era sempre aquela correria e
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a impressora estava ocupada com as fichas de autorizações e termos de ciência para os alunos assinarem antes de
mergulhar. Também, como já sugeri para quem quer ler mais, ao fazer a cama pela manhã, deixe o livro em cima
da almofada. Antes de ir dormir terá um incentivo a mais. Essa dica pode valer ao contrário, se precisa de jogar
menos e ir dormir mais cedo, para se levantar mais bem-disposto para ir trabalhar. Sempre que terminar de jogar
pegue na consola e guarde num local que lhe dará um pouco de trabalho para ir buscar da próxima vez e como
somos preguiçosos, vai pensar duas vezes antes de ter que ir buscar e conectar aquele monte de fios.

Fui surpreendido ao ver a minha esposa a organizar os papéis de contas e documentos. Há anos sou eu quem faço
essa organização e normalmente no dia a dia vamos apenas empilhando esses papeis até que o tamanho da pilha
me incomode ou nós precisemos de alguma folha perdida lá no meio. Quando isso acontece, lá vou eu, sento-me
no chão e passo horas e horas a tentar organizar, é cansativo. Mas, porque é que ela tomou essa atitude,
perguntei-lhe. Ela respondeu “Não fiz muito hoje, fiz apenas 15 minutos. Vi isto escrito na página do livro que
estás a ler e achei interessante. Amanhã faço mais 15 minutos”. Parece muito simplório a dica da Rafaela, mas
Sun Tzu (do livro A Arte da Guerra século IV a.C.) diz algo parecido, “Dividir para conquistar”. Neste livro,
que somente em 1910 foi traduzido para inglês, traz inúmeros ensinamentos da psicologia humana e
relacionamento interpessoal, vale a pena a leitura.

Esta é uma das técnicas do livro Organize sem frescuras da Rafaela Oliveira. A autora dedica um capítulo inteiro
com dicas de organização de escritório. Nele, ela sugere que se reserve 15 minutos diários na organização da
papelada, diz ainda que se deixar acumular irá perder muito mais tempo quando precisar de localizar algo de que
necessite. Uma boa forma de organizar papéis é primeiro juntá-los todos e depois ir aos poucos colocando nos
devidos lugares, que podem ser caixas, pastas de cartão ou plástico, arquivar logo o que já não for mais
necessário usar e não se esquecer de deitar fora o que for inútil.

8. Conclusão

Os hábitos criam um mundo de possibilidades novas e organizadas na vida das pessoas.

Mas o hábito tem a tendência de nos deixar menos atentos aos pequenos erros. A rotina permite a execução dos
movimentos repetidas vezes sem ter que pensar em cada um deles e quanto mais automatizados forem, mais
tendemos a estarmos concentrados em outras tarefas. Isso pode ser um problema.

Uma pequena diminuição pode ser aceite, afinal antes o seu cérebro era todo dedicado para fazer uma tarefa,
com a criação deste hábito, agora está a fazer essa e mais outra. Contudo, como já disse diversas vezes, esteja
consciente, preste a devida atenção no que há de executar. Se for algo muito importante use técnicas de
concentração, como o Aponte e Fale. Assim, estará a caminhar para a excelência da sua performance. É nesse
ponto que começamos a ver os resultados. Quando conseguimos executar afazeres de forma sublime e quase sem
depender de atividade mental para tal. Começamos a ver tantas e tantas outras incumbências que podem – e digo
que – devem ser melhoradas.

Como já dissemos os hábitos podem-nos potencializar, tanto para criarmos novas versões de nós mesmos,
melhorados por hábitos que queremos ou extirpando aqueles malévolos hábitos indesejados. Temos de lutar com
as crenças que a sociedade e a nossa cultura nos impõe, essa é uma verdadeira guerra que temos de travar dentro
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de nós e com nosso meio. Tao Te Ching, em sua obra-prima, o livro traduzido como O livro do caminho e das
virtudes publicado aproximadamente em 300 a.C. na China traz um poema que fala com muita beleza sobre essa
característica:

Os homens nascem macios e elásticos;

mortos, eles são rígidos e duros.

As plantas nascem tenras e flexíveis;

mortas, são secas e frágeis.

Assim, quem for rígido e inflexível,

é um discípulo da morte.

Quem for gentil e flexível,

é um discípulo da vida.

O duro e rígido será quebrado.

O suave e flexível irá prevalecer.


— Lao Tzu

Não se preocupe, se esquecer um dia, se falhar, se desanimar, apenas, respire fundo e nem pense, no dia seguinte
faça como deve ser. Também não dobre as atividades para compensar a falha do dia anterior, isso vai pesar na
sua desmotivação. “Uma caminhada de mil quilómetros começa com o primeiro passo e só termina após
terminar o último metro” (A frase original é “Uma caminhada de mil léguas começa sempre com o primeiro
passo” e é atribuída a um chinês, Lao Tsé, que nasceu em 604 a.C. Já a segunda parte da frase é atribuída a um
famoso anonimo). Assim, aproveite o caminho percorrido, cada dia é uma dádiva, um presente. Um hábito não
se cria numa semana e nem se perde com uma falha. Crie vossos próprios mecanismos de acordo com as
necessidades, as possibilidades e acima de tudo, conforme as vossas habilidades. Se precisar de ser mais radical,
pode pedir ajuda ao seu círculo de conhecidos mais próximos. Eles podem alterar as senhas das suas redes
sociais, guardar o vosso telemóvel por algumas horas por dia. Guardar os cartões em segurança – inclusive de si
mesmo.

O cérebro do homem paleontológico tinha de se preocupar em recompensas imediatas para sobreviver, conseguir
o alimento, não virar presa de algum outro animal, proteger-se da chuva, do frio ou calor excessivo. Nos últimos
100 anos esse instinto deixou de ser necessário e fomos expostos a níveis de estímulos nunca experimentados,
como televisão, propagandas, médias e médias sociais e, ainda, o carro, o avião, a internet ou o financiamento.
Essas comodidades surreais trazem em nós o ser mais economizador de energias vitais e algumas vezes até fatal,
o preguiçoso.

Temos de mudar essa mentalidade primitiva e planear o futuro, buscando uma recompensa sadia a longo prazo.
Entre uma satisfação imediata e uma a longo prazo, nós somos geneticamente programados a escolher a primeira
mesmo sabendo que a segunda seja melhor, maior ou muito mais duradoura. Não se fruste ou desanime com esse
comportamento, o nosso subconsciente está a comandar nos atos inconscientes, se deixar. A parte boa da
evolução é tudo está propenso a mudar e como já lhe disse, quando nasceu, não havia nenhum hábito, nem bom,

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nem ruim. Falando noutras palavras. Se tem um hábito que queira desenvolver, planei-o e faça-o acontecer. Ou
se tem algum que queira eliminar, organize-se para tal. E esteja em paz consigo mesmo. Esteja permanentemente
consciente, sempre que acertar gratifique-se, sinta-se vencedor. E na falha, pense, dessa vez esqueci, mas na
próxima não falho e retome-o o mais rápido possível. Essa evolução é tão importante para os propósitos que tem
a capacidade de levá-los a um nível acima. Sim, com o passar do tempo pode ir melhorando-os, aprimorando-os,
de forma a deixá-los e a si mesmo mais eficientes.

James Clear usa outra reflexão muito inteligente: “A falta de autoconhecimento é um veneno. A reflexão e a
revisão são o antídoto”. Sempre temos a oportunidade de sermos a melhor versão de nós mesmo. A cada dia que
começa, podemos fazer a diferença.

Tal como uma história que ouvi certa vez que contava que num belo dia um miúdo caminhava pela praia e
pegava as estrelas-do-mar jogadas na praia pelas ondas e as devolvia para o mar e havia centenas delas. Um
senhor já velho, que ali passava ao ver a cena, foi ter com o garoto e disse-lhe que não adiantava, que eram
muitas e que o seu gesto não faria diferença. O garoto sorriu, pegou mais uma, jogou-a no mar e respondeu-lhe:
Para essa aqui eu fiz diferença. Pense nisso.

9. Bibliografia
Significado. https://dicionario.priberam.org

Teosfrasto. https://pt.wikipedia.org/wiki/Teofrasto

Solomon Asch. https://www.hypeness.com.br/2016/04/experimento-social-prova-nossa-tendencia-para- seguir-


os-outros-sem-questionar/

Thorndike (1898). https://psicoativo.com/2016/04/edward-thorndike-biografia-resumida.html

Hábito. https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/hábito

James Clear. Livro Hábitos Atômicos, 2019

Rafaela Oliveira. Livro Organize sem Frescuras, 2017

Bianca Napoleão. https://ferramentasdaqualidade.org/5s/;

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Charles Duhigg. Livro Força dos Hábitos, 2013;

Lao Tsé. https://citacoes.in/autores/lao-tse/

Francine Jay. Livro Menos é mais, 2016

Mary Kondo. Livro Isso me traz alegria, 2016

Sun Tzu. livro A Arte da Guerra século IV a.C.

Tao Te Ching. Livro do caminho e das virtudes

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