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14 dicas para construir uma boa

apresentação em PowerPoint
Um PPT bem estruturado é o primeiro passo para uma ótima apresentação
bem sucedida. Saiba o que fazer para não errar.

Das ferramentas que compõem a suíte de escritórios da Microsoft, o


PowerPoint é, talvez, a mais flexível e a mais complexa de ser usada.
Toda vez que vemos uma apresentação PPT bem montada, fica uma
pergunta: como é que eles conseguem fazer isso?

O PowerPoint, assim como o Word e o Excel – só para ficar nos


aplicativos mais usados – aceita os mesmos comandos básicos de
edição. Inserir, copiar, mover e apagar qualquer elemento de uma
apresentação são ações feitas de forma similar ao que se faz um
arquivo de textos.

Mas uma apresentação bem feita começa bem antes de se colocar as


mãos na massa, no caso, no programa propriamente dito. Como
qualquer projeto, para que o resultado final seja satisfatório, é
necessário planejar tendo em vista o que se quer comunicar, para
quem se vai falar e – acredite – até o tamanho e condições de
iluminação do local onde a apresentação será feita. Afinal, de nada
vai adiantar você todo o esmero no preparo do seu PPT se ele não
puder ser visto por toda a audiência, certo?

Selecionamos 14 dicas que vão auxiliá-lo nos fundamentos de uma


boa apresentação. Seu conhecimento e domínio vão ajudar a
sedimentar conceitos úteis tanto para PPTs mais simples, quanto na
elaboração de apresentações mais complexas.

Planejamento
A etapa que precede a criação de uma apresentação é de vital
importância para o sucesso projeto como um todo.

Há quem argumente que sempre é possível inserir um slide (como


cada uma das telas da apresentação são chamadas) a qualquer
momento, para completar o que se deseja comunicar. Mas não
reclame se, no final, a apresentação ficar parecida com uma colcha
de retalhos.

Defina claramente a(s) mensagem(ns) que deve(m) ser transmitida(s)


e procure ter em mãos (eletronicamente falando) todas as
informações necessárias: dados, textos, tabelas, gráficos, imagens,
vídeos, áudio e links na web.
Priorize e ordena as informações de modo a permitir que a audiência
compreenda claramente o que se deseja comunicar.

Evite, por exemplo, mostrar um slide que traga um dado ou conceito


que só será explicado muito adiante; é provável que quando o slide
com a explicação chegar, ninguém se lembre mais ao que ela diz
respeito.

Se algum dado não for essencial para o contexto da apresentação,


não pense duas vezes e deixe-o de lado. Em geral, somos tentados a
querer adicionar um amontoado de informações como se isso fosse
sinal de conteúdo adequado.

Um PPT poluído ou com excesso de detalhes distrai a audiência e tira


o foco do que realmente é importante. Em resumo: muita informação,
no lugar de ajudar, atrapalha.

Além disso, não coloque todos os dados nos slides; manter algumas
informações-chave em mãos, que serão faladas durante a
apresentação, ajudam o palestrante – no caso, você – a manter a
atenção da audiência e evita que você se torne um leitor de PPT.

Slides fundamentais
Qualquer apresentação, por mais simples que seja, deve conter três
slides. Gastar um tempo em sua criação vai compensar: você poderá
utilizá-los no Perca um tempo em sua criação, vai valer a pena.

Slide-mestre
Este slide é o que serve de pano de fundo para todas as suas
apresentações. Ele pode conter, por exemplo, o logotipo de sua
empresa e outra informação que seja importante, como um telefone
de contato.

Evite “poluir” o slide mestre. Ainda que se possa colocar diversas


informações nele, tenha em vista que, quanto mais elementos
gráficos ele tiver, menos espaço vai sobrar para ser usado nos slides
que devem conter a informação que você quer passar para
audiências.

Para abrir o slide mestre, clique em Exibir, Mestre e, depois, Slide


Mestre.

Note (figura abaixo) que o aplicativo oferece caixas pré-definidas para


que se possa escolher itens importantes. Mas o usuário pode optar
por usar outros elementos, como logotipos.
Slide mestre: não é necessário aceitar todas

as sugestões feitas pela ferramenta

A próxima ilustração apresenta uma sugestão slide mestre que


utilizamos em PC World, com o logotipo da editora (Now!Digital
Business) em primeiro plano, e na parte inferior do slide, as marcas
de cada uma de nossas publicações.

Slide Mestre enxuto: contém só a informação

visual necessária ao contexto

Slide de abertura
Esse é o primeiro slide que sua apresentação deve ter. Nele, devem
contar o tema da apresentação; um subtítulo, com no máximo duas
linhas, com informações adicionais; seu nome e cargo. Pode-se incluir
ainda outro slide – com a informações da agenda de sua
apresentação.
Slide de fechamento
Também conhecido como o “Muito obrigado”, este slide é importante
por apresentar, como forma de reforço, seu nome e informações de
contato. É simpático (e esperado) fornecer seu e-mail e telefone
comercial – a não ser que você seja um vendedor, não indicamos
fornecer o número do seu celular para uma platéia que você
desconheça.

Regras gerais de uma boa apresentação


Não acredite em receitas milagrosas: cada apresentação é única.
Contudo, existem regras fundamentais que, se não asseguram
sucesso absoluto do seu PPT (isso depende muito da sua
desenvoltura no momento da apresentação), podem evitar que ela
seja um fracasso.

Quanto menos, melhor: essa é uma dica que tem duas aplicações
distintas já que vale tanto para o número de slides da apresentação,
quanto para a quantidade de informação por slide. Uma apresentação
enxuta oferece a oportunidade de maior interação entre o palestrante
e a audiência. E prefira usar imagens a textos: lembre-se que uma
imagem vale mais que mil palavras.

Garanta visibilidade: não se esqueça que o que você vê na tela do


computador quase sempre é diferente do que é mostrado numa
apresentação em sala escura, com os projetores existentes por aí.
Evite utilizar fontes (tipos de letras) com excesso de detalhes – a Arial
é uma fonte comum e bem aceita – e não é preciso dizer que não se
deve misturar fontes distintas em uma mesma apresentação.

Efeitos e cores: Negritos, itálicos e sublinhados devem ser evitados–


eles cansam e não costumam funcionar muito bem à distância. O uso
de cores também deve ser feito com cautela. O que aparece num
reluzente laranja na tela do notebook pode ser exibido na tela de
projeção com outro tom e confundir em vez de se destacar. Opte por
cores que apresentem bom contraste com a cor usada no fundo
(principalmente se o slide mestre tiver alguma cor). Faça um teste de
cores antes, se possível na mesma sala onde a apresentação será
feita.
Cores inadequadas dificultam a leitura do conteúdo

Cuidado com gráficos: As imagens são mais importantes que as


palavras, mas elas devem trazer informações legíveis. Um gráfico
poluído ou que utilize uma escala muito pequena (ou muito grande –
dependendo da informação apresentada) pode ser tão inútil quanto
um parágrafo enorme e que dá sono em quem vai ler.

Não crie muitos níveis: O PowerPoint oferece uma cômoda maneira de


ser criar conteúdo de texto nos slides, fornecendo bullets (que podem
ter as mais diversas representações) e que cria subníveis se você
teclar Tab em um item em branco. A cada novo item, uma
representação diferente é criada e o tamanho da fonte diminui. O
bom senso indica que não se deve usar mais do que três níveis, sob o
risco de as informações ficarem confusas.

Evite excessos: Usar recursos multimídia, como vídeos, animações e


músicas, podem tornar a apresentação mais dinâmica. Porém, tenha
em mente que o importante é a mensagem que se deve passar e não
o show que você fará. Se tal recurso servir para reforçar a
mensagem, vá em frente; caso contrário, dispense.

Cuidado com a ortografia: a apresentação pode estar impecável, com


toda a informação corretamente organizada, coesa e leve. Mas um
único escorregão com a língua portuguesa pode por tudo a perder.
Revise, revise e revise de novo.

Avalie a real necessidade de usar elementos gráficos e níveis em excesso


Domine as informações: não há nada mais irritante do que um
palestrante que precisa a todo instante consultar suas anotações ou
mesmo os dados dos slides para completar uma frase ou responder a
uma pergunta qualquer da audiência; treine, repasse os dados tantas
vezes quantas forem necessárias para que não reste dúvidas.