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Objetivo
Integração
Características
O SAP Document Management oferece uma ampla gama de funções para gerenciar
documentos e garantir a troca de dados entre diferentes aplicativos sem problemas.
A integração do Gerenciamento de Documentos em muitas aplicações do Sistema SAP e
suas funções para interfaces com sistemas externos, significa que você tem muitas maneiras
diferentes de processar documentos. Devido a esta profunda integração, a Gestão de
Documentos é uma das funções centrais da Logística.
O gráfico a seguir mostra a integração do Gerenciamento de Documentos no Sistema SAP.
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Exemplo 4: Os documentos podem ser vinculados a projetos. Você pode usar a hierarquia
de documentos para representar pastas de produtos individuais que são fornecidas aos
administradores do produto responsáveis. Usando as funções de gerenciamento de status,
você pode determinar que uma pasta de projeto só é liberada quando todos os documentos
na pasta (por exemplo, desenhos, documentação) são liberados.
Antes de iniciar o seu projeto SAP DMS, há uma série de perguntas que você precisa
responder e considerações que você deve levar em consideração.
Neste ponto do processo, seu foco deve ser mais na definição de seus requisitos e objetivos
e menos no que o SAP DMS pode fazer. Depois de preparar uma base sólida e planejar, as
informações podem ser utilizadas de forma eficaz, você está preparado para configurar e
usar o SAP DMS.
Definir seus requisitos e objetivos é fundamental para o sucesso do projeto. É muito mais
fácil alcançar um objetivo com eficiência com planejamento e insight. Este capítulo discute as
considerações básicas que você precisa abordar antes de iniciar seu projeto SAP DMS.
Alguns documentos gerados são triviais, enquanto outros são críticos para a produção e
venda de produtos. Os documentos críticos incluem desenhos CAD, relatórios de teste,
especificações do produto, literatura do produto e documentos financeiros. Estes são os tipos
de documentos que devem ser gerenciados dentro do SAP DMS.
7. Requisitos de segurança:
Em seguida, você precisa abordar os requisitos de segurança para cada documento.
Considere as seguintes questões:
Quais os perfís que podem fazer modificações em cada original? O status do documento
precisa ser levado em consideração? Quando um documento está no estado "Em trabalho",
um grupo selecionado deve ser capaz de visualizá-lo? Quando o documento é liberado, deve
ser aberto para que todos possam ver? Por exemplo, todos os desenhos CAD são
visualizáveis por todos depois que eles são liberados para produção. Um desenho de projeto
"liberado para produção" significa que há uma equipe construindo ou fabricando algo e esse
produto pode estar sendo vendido ao consumidor. Portanto, o projeto pode ser desconstruído
e analisado. Antes de um projeto ser lançado para produção, enquanto em um estágio de
"protótipo" ou "desenvolvimento inicial", somente a equipe de projeto que está trabalhando
no projeto tem acesso para visualizar ou alterar os desenhos. Isso reduz a possibilidade de
segredos de projeto vazarem antes que o produto seja lançado.
pode ser configurada no sistema SAP para se comportar de uma certa maneira quando um
arquivo associado é lançado para exibição ou alteração.
Para definir os tipos de arquivos de aplicativos apropriados, verifique quais aplicativos são
utilizados por sua empresa. Provavelmente, há um conjunto básico de aplicativos. O sistema
SAP não restringe o tipo de arquivos de aplicativos que podem ser armazenados. Portanto,
você pode armazenar a saída de praticamente qualquer aplicativo no SAP DMS. Claro que
para armazenar um determinado tipo de arquivo, deve-se considerar que quem poderá lê-los
deve dispor do aplicativo correspondente.
9. Numeração de documentos:
A numeração de documentos precisa ser considerada para cada projeto do SAP DMS.
As empresas adotaram vários esquemas numéricos por diferentes razões.
Em alguns casos, as empresas estão usando esquemas numéricos inteligentes, em que
elementos específicos do número de documento têm significados específicos, são legíveis
por humanos e podem ter se desenvolvido por falta de um sistema computadorizado de
gerenciamento de documentos. Algumas empresas terão se adaptado à idéia de que os
números não têm significado e são apenas números usados para identificar o documento.
Em relação ao SAP DMS, você precisa pensar em como os números de documentos serão
utilizados. Todos os documentos armazenados no SAP DMS receberão um número como
requisito do sistema.
O SAP DMS suporta a atribuição de números sequenciais gerados internamente a
documentos. O SAP DMS também suporta a atribuição de um número externo, o que
significa que ele pode suportar números de documentos inteligentes, se necessário.
Um número externo pode ser alfanumérico, enquanto números internos são puramente
numéricos.
versão 01 do documento estiver concluído, você deseja liberá-lo como uma revisão oficial do
documento.
Você pode liberar o documento por meio de um processo de controle de alterações que
associe a revisão A à versão 01. O indicador de "revisão" identifica os usuários de sua
empresa que o documento é um documento oficialmente liberado.
Outras alterações serão feitas para a versão 02 do documento, e pode levar muitas versões
adicionais até que uma revisão B é criada.
Exemplo:
Em sua empresa, os criadores de dados CAD estão localizados no escritório de Detroit, onde
o servidor de conteúdo também está localizado. Os dados CAD podem ter entre 10MB e
35MB por arquivo.
As pessoas que utilizam os dados CAD estão localizadas em todo o mundo, na Europa e na
Ásia. Cada vez que um indivíduo da Europa ou da Ásia vê os dados CAD, é acessado
através da WAN e baixado para o PC local. Como os arquivos são muito grandes, isso pode
ter um grande impacto na utilização da WAN e no tempo que o usuário gasta esperando pelo
documento.
Para resolver isso, você pode instalar um servidor de cache em diferentes locais remotos.
Os dados são armazenados em cache no site remoto na primeira vez que são visualizados.
Pedidos adicionais por indivíduos no local remoto serão primeiro direcionados para o servidor
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de cache para ver se os documentos podem ser acessados lá; Somente se isso não for
possível, as solicitações irão para o servidor de conteúdo remoto. Se os arquivos podem ser
extraídos do servidor de cache, os tempos de resposta para entregar os arquivos aos
usuários serão mais rápidos, diminuindo assim o impacto no desempenho da WAN.
16. Treinamento:
Você deve considerar como o treinamento será realizado e como você pode adaptá-lo a
diferentes grupos de usuários. Por exemplo, você pode ter alguns usuários que só precisam
fazer login no sistema e exibir documentos. Seu treinamento será relativamente simples em
comparação com o do perfil de administrador. O administrador pode ser responsável pela
criação, alteração e exclusão de documentos, o que requer mais tempo de treinamento.
Para a metodologia de treinamento, considere o que será tratado no treinamento em sala de
aula, treinamento on-line ou treinamento possivelmente pré-gravado. Treinamento em sala
de aula é o método mais provável para usuários que criem e atualizem documentos.
Resumo:
Aqui analisamos os problemas importantes que você precisa resolver antes de uma
implementação do SAP DMS. É importante que você defina seus objetivos e se prepare para
avançar para as próximas etapas de seu projeto SAP DMS:
Uso e configuração do sistema.
Você deve ter respostas para as seguintes perguntas:
1. Quais documentos você deseja gerenciar com o SAP?
2. Como os documentos se encaixam no processo geral de negócios?
3. Como você deseja pesquisar documentos?
4. Qual é o processo de controle de mudanças?
5. Existe um processo formal de aprovação?
6. Quais perfís deverão ser previstos no processo?
7. Quais são os requisitos de segurança?
8. Que tipo de arquivos de aplicativos serão armazenados?
9. Você tem algum requisito especial em torno da numeração de documentos?
10. Você vai usar a numeração interna ou externa?
11. Há algum requisito de histórico de mudança especial?
12. Como são usadas as versões e revisões em sua empresa?
13. Você manterá versões de conteúdo para arquivos armazenados?
14. Você precisa dar suporte à pesquisa e manutenção em vários idiomas?
15. Você precisa ativar recursos de pesquisa de texto completo?
16. Qual é o volume e o tamanho dos documentos a serem armazenados?
17. Existem requisitos de retenção de documentos?
18. Os documentos precisam ser convertidos para um formato neutro para retenção de
longo prazo?
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Estrutura
O menu principal de Administração de Documentos está situado no caminho Logística →
Funções Centrais e contém as seguintes entradas para processamento de documentos:
Documentos:
Criar, Modificar, Exibir ou Procurar um documento.
Entrando em diferentes parâmetros, você pode encontrar documentos existentes e
processá-los para novos projetos.
Ambiente:
A partir desta entrada de menu, você pode chamar o menu Listas Técnicas,
Classificação ou Controle de Modificações (Gerenciamento de Mudanças de
Engenharia).
A função de distribuição de documentos permite definir listas de destinatários para distribuir
documentos e iniciar o processo de distribuição real.
Os documentos que devem ser aprovados com uma assinatura digital podem ser
selecionados de acordo com vários dados de assinatura usando a função "Procurar
Assinatura Digital" (transação CJ00, no final do menu de Administração de Documentos).
Definição:
Os objetos de autorização de gerenciamento de documentos são elementos do conceito
padrão de autorização do Sistema R / 3.
Eles permitem que você use autorizações complexas para processar documentos e seus
arquivos de aplicativos originais.
O processamento de documentos é organizado de acordo com a estrutura da sua empresa.
Os dados mestre para todas as áreas de aplicação são freqüentemente criados em um local
central. Os dados que são específicos para uma área de aplicação são então adicionados
usando a função Alterar.
O sistema de autorização pode ser configurado em conformidade. As autorizações de acesso
são controladas através de vários objetos de autorização.
Se você deseja vincular o documento a outros objetos SAP, o sistema também executa as
verificações de autorização das áreas de aplicativo apropriadas enquanto você está
processando.
Se você executar funções de gerenciamento de documentos a partir do gerenciamento de
mudanças de engenharia, o sistema verifica as autorizações para o gerenciamento de
mudanças de engenharia. Os objetos de autorização são alocados para a classe de objeto
"Planejamento de Produção".
Os objetos de autorização para documentos são atribuídos à classe de objeto de
Administração de Documentos.
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Definição:
Um documento é um portador de informações. Esta informação é para o usuário / pessoa
responsável ou para troca entre sistemas. Um documento contém informações que podem
ser armazenadas e pode assumir muitas formas diferentes (como desenhos técnicos,
gráficos, programas ou texto). Quando concluída, essa informação fornece uma descrição
completa de um objeto.
Usamos o termo registro de informação de documento para fazer referência ao registro
mestre no sistema R / 3 que armazena todas as informações comerciais de um documento.
Enquanto o registro de informações do documento contém os metadados de um documento
(como o local de armazenamento), o arquivo original (por exemplo, o desenho do projeto)
contém as informações reais no documento.
Estrutura:
O registro de informações do documento contém as seguintes informações:
• Dados com uma função de controle (por exemplo, status do documento)
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Número do documento:
Você pode definir a atribuição de números no Customizing de Gerenciamento de
Documentos em Definir tipos de documento.
Por exemplo, você pode fazer as seguintes configurações para a atribuição de números:
Tipo de atribuição de números (como atribuição interna e externa).
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Tipo de documento:
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você pode definir tipos de
documentos selecionando Definir tipos de documento.
Por exemplo, os seguintes aspectos de controle são suportados pelos tipos de documento:
• Tipo de atribuição de números e intervalo de números.
• Acréscimo de versão.
• Seleção de campo.
• Campos adicionais.
• Processamento de status.
• Armazenamento em Provedor de Conhecimento.
• Transporte de arquivos de aplicativos originais usando ALE.
Versão do documento:
Você define como as versões são atribuídas no Customizing para o Sistema de
Administração de Documentos, escolhendo Definir tipos de documento.
Por exemplo, você pode fazer as seguintes configurações para a atribuição de versão:
• Automático.
• Manual.
• Numérico ou alfanumérico.
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Descrição:
Na ficha de registro Documentos, você pode criar uma descrição (40 caracteres) que o
sistema aloca automaticamente no idioma de logon.
Também pode introduzir texto em diferentes idiomas. O sistema sempre apresenta o texto na
linguagem de logon durante o processamento de um documento.
Se você quiser manter os textos longos, selecione as linhas com o idioma escolhido.
Selecione o ícone apropriado para isso.
Definição de Responsabilidade
Definir quem é responsável por um determinado documento geralmente requer que o usuário
execute certas tarefas ou exerça certas responsabilidades. Por exemplo, desenhos de
engenharia / design são processados para diferentes produtos em diferentes escritórios que
também são responsáveis pelos registros de informações de documentos apropriados.
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você pode definir escritórios
de design ou laboratórios escolhendo Dados Gerais -> Definir laboratórios / escritórios de
projeto.
Quando você cria um documento, o sistema insere seu nome de usuário neste campo como
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padrão. Você pode substituí-lo por qualquer nome de usuário definido em seu Sistema R / 3.
Se você copiar de um documento existente, o usuário no documento de origem é copiado
para o novo documento como um valor padrão.
Controle de status
Se você deseja definir um status para um documento e este status deve ser definido como
"Completo" no registro mestre de modificação (pedido de alteração / ordem de modificação),
o registro mestre de alteração relacionado também é verificado quando você define o status
no documento . Você só pode definir o status do documento que deve ser definido como
"Liberado" para o gerenciamento de mudanças de engenharia se o status de processamento
do registro mestre de alteração permitir uma liberação.
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você define status para os
tipos de documento selecionando Dados de controle → Definir tipos de documento →
Definir status de documentos. O controle é por meio do uso do código "Completo para
gerenciamento de mudanças de engenharia". Você pode encontrar mais informações na
ajuda on-line sobre "Relatórios concluídos para ECH".
O gráfico a seguir mostra alguns dos objetos SAP que você pode vincular a um registro de
informações do documento no sistema padrão.
Figura 11: Objetos que podem ter ligação com documentos no SAP
Às vezes informações de link adicionais são úteis quando você vincula um documento com
um objeto R/3.
A classificação torna possível caracterizar um documento - link de objeto R/3 (por exemplo,
Customer DEBI-US51) usando características.
Por exemplo, você pode adicionar informações adicionais do projeto, como pessoas
responsáveis ou dados organizacionais, a um link documento x material.
Você pode manter a classificação no registro info do documento ou no registro mestre para o
objeto (por exemplo, o cliente DEBI-US51). Você mantém os dados essenciais de
classificação no sistema de classificação.
Você só pode classificar um link de objeto quando tiver ativado as funções adicionais no
Customizing do Gerenciamento de documentos. As configurações necessárias são definidas
em Definir tipos de documento -> Definir links de objeto.
Você deve ter vinculado o documento com um objeto R / 3 (por exemplo, Cliente DEBI-
US51).
O tipo de classe 048 (links de objeto para documentos) é suportado no Sistema R / 3 padrão
para classificação de links de objetos para gerenciamento de documentos.
No sistema de classificação você deve:
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• Criar as características que devem ser usadas para caracterizar o link do objeto.
• Criar a classe para o tipo de classe 048 (links de objeto para documentos) e atribua as
características.
Você pode inserir uma classe para cada documento - link de objeto R/3 (por exemplo, cliente
DEBIUS51).
A classificação múltipla não é suportada.
Figura 13: Tela de classificação de um documento com suas características (acessada a partir do botão
“Classificação” da tela do documento)
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Criação de um Documento
Para criar o documento rapidamente e certificar-se de que todos os dados necessários são
inseridos e processados, você deve tomar as seguintes decisões antes de iniciar:
• Qual tipo de documento você deseja atribuir ao documento? O tipo de documento tem
funções de controle importantes e não pode ser alterado depois de salvar o
documento.
• Como você deseja atribuir números de documento, desde que o tipo de documento
permite a atribuição de número interno e externo? Você quer dividir documentos
grandes em partes de documentos? Em caso afirmativo, qual convenção de
nomenclatura você deseja usar para as partes do documento? Se a atribuição de
número de versão automática para os estados de processamento individuais não for
suportada para o tipo de documento escolhido, você deve decidir se deseja atribuir um
número de versão manualmente ou se o próximo número de versão será atribuído
automaticamente.
• Existe um documento cujos dados básicos você pode copiar para o novo documento?
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O documento faz parte de uma alteração complexa que você deseja vincular a outros
objetos de alteração usando um número de alteração específico? Deseja manter
campos adicionais para o documento? Na tela Gerenciamento de documentos
principal, escolha Documento → Criar.
Copia de um Documento
O documento que você deseja usar como um modelo para cópia já deve existir.
Você pode usar os seguintes documentos para copiar:
• O documento que você deseja copiar deve existir.
• O documento que você copiar deve ter o mesmo tipo de documento como o que você
deseja criar.
Exibir Documento
Você pode usar esta função para exibir um documento e quaisquer arquivos de aplicativos
originais pertencentes a ele digitando o número do documento eo tipo de documento. Você
pode escolher a parte do documento ea versão do documento a partir de uma lista.
Se você não sabe o número do documento, você pode usar a "função de pesquisa".
Antes de poder exibir um registro info do documento e quaisquer dados originais
pertencentes a ele, o sistema realiza verificações abrangentes.
Estes incluem verificações para as seguintes autorizações:
• Exibir documento.
• Exibir dados do aplicativo.
• Exibir aplicativo do arquivo.
• Exibir arquivo.
seguintes verificações:
1. Se o arquivo original do aplicativo já estiver armazenado em uma área segura, o
sistema o armazenará novamente no mesmo.
2. O sistema verifica se o usuário tem um perfil alocado quando um arquivo original do
aplicativo é armazenado em uma área segura pela primeira vez. Neste caso, o
armazenamento ocorre na dada categoria de armazenamento. A configuração é
somente lida para tipos de documentos que suportam armazenamento usando o
provedor de conhecimento.
3. Se o sistema não conseguiu encontrar dados de armazenamento, aparece uma caixa
de diálogo onde pode escolher entre as possíveis áreas seguras.
Pré-requisitos
https://help.sap.com/saphelp_erp60_sp/helpdata/en/4a/f6e75227db9972e10000000a4450e5/
frameset.htm
https://wiki.scn.sap.com/wiki/display/PLM/SAP+Document+Management+System
https://www.slideshare.net/ExpertPlug/sap-dms-configurations-in-2-hours
https://blogs.sap.com/2015/05/26/dms-step-by-step-instalation-sap-content-server/
https://www.amazon.com/Effective-Document-Management-SAP-DMS/dp/1592292402
https://www.amazon.com/Document-Management-SAP-Eric-Stajda/dp/1592298621
https://help.sap.com/saphelp_di46c2/helpdata/EN/15/aea9375d79fb7de10000009b38f8cf/fra
meset.htm