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Gestão de Documentos com o SAP

Objetivo

Nos últimos anos, a crescente complexidade dos produtos propiciou o desenvolvimento de


ferramentas cada vez mais complexas, como sistemas de CAD (computer-aided design) e
processos de produção mais avançados, como os sistemas de fabricação assistida por
computador (CAM). As ferramentas de CAD e CAM foram utilizadas para otimizar os tempos
de produção e qualidade.
À medida que esse processo se torna mais complexo, os sistemas de gestão dos
documentos técnicos envolvidos precisam ser mais sofisticados.
Existem muitos sistemas diferentes para guarda de produtos tais como desenhos de projeto,
fotografias e textos, mostrando que há um enorme aumento em dados armazenados
digitalmente. E a qualidade e a disponibilidade da documentação estão se tornando cada
vez mais importantes.
O Sistema de Gestão de Documentos (DMS) no Sistema SAP oferece as seguintes
vantagens:
Se você vincula o gerenciamento de documentos a sistemas de desenvolvimento e produção
computadorizados, é importante evitar a redundância de dados, manter a consistência dos
dados e minimizar a carga de trabalho envolvida na entrada e atualização dos dados.
A fim de usar grandes bases de dados ao máximo, faz-se necessário trocar dados de forma
rápida e segura. Seus dados podem ser acessados diretamente usando ferramentas de
busca eletrônica, ou usando parâmetros conhecidos. Documentos podedm, também, ser
pesquisados pela Internet / intranet.
Ao reduzir o tempo de acesso e a carga de trabalho envolvida em tarefas de rotina, você
pode reduzir seus custos consideravelmente.
Você pode usar a distribuição de documentos para distribuir documentos gerenciados no
Sistema de Administração de Documentos (DMS) manualmente ou automaticamente de
acordo com processos específicos da empresa. Isso garante que os funcionários
responsáveis ou parceiros externos possam visualizar ou processar informações atualizadas.
Leis mais rígidas de responsabilidade do produto significam que está se tornando cada vez
mais importante arquivar documentos durante o ciclo de vida de um produto. A qualidade de
um produto inclui o processo de produção e todo o ambiente organizacional, bem como o
próprio produto. Uma empresa que deseja ser certificada para gerenciamento de qualidade
(ISO 9000 a 9006) só pode atender aos requisitos de qualidade rigorosos usando funções de
gerenciamento de documentos de alto desempenho.
O SAP Document Management atende a todos esses requisitos complexos. Além de
gerenciar documentos, ele também coordena o processamento de documentos. Você pode
automatizar todo o ciclo de vida de um documento: da criação de documentos ao
armazenamento de documentos, do acesso à atualização. Cada documento pode ser
acessado imediatamente a partir de qualquer computador da rede.
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Integração

O SAP Document Management compreende uma gama de funções para o gerenciamento de


documentos que podem ser armazenados tanto no sistema SAP como em sistemas
externos.
O gráfico a seguir mostra os objetos nos quais você pode manter documentos no Sistema
SAP padrão.

Figura 1 – Integração de DMS

Características

O SAP Document Management oferece uma ampla gama de funções para gerenciar
documentos e garantir a troca de dados entre diferentes aplicativos sem problemas.
A integração do Gerenciamento de Documentos em muitas aplicações do Sistema SAP e
suas funções para interfaces com sistemas externos, significa que você tem muitas maneiras
diferentes de processar documentos. Devido a esta profunda integração, a Gestão de
Documentos é uma das funções centrais da Logística.
O gráfico a seguir mostra a integração do Gerenciamento de Documentos no Sistema SAP.
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Figura 2: Integração do Gerenciamento de Documentos no SAP

Exemplos dos usos do gerenciamento de documentos


Os exemplos a seguir mostram alguns dos usos do gerenciamento de documentos em
diferentes áreas de uma empresa.
Exemplo 1: No escritório de projeto, o gerenciamento de documentos pode ser usado
para gerenciar desenhos. Todos os desenhos de projeto podem ser vinculados a
mestres de materiais.
Usando funções de classificação, você pode pesquisar um objeto técnico (equipamento
ou conjunto ou outro objeto) e copiar o desenho do objeto técnico para um sistema CAD
(através da interface CAD).
Exemplo 2: As empresas que processam documentos complexos podem usar
estruturas de documentos para organizar esses documentos. Todos os documentos e
textos logicamente conectados podem ser agrupados em uma estrutura de documento.
Exemplo 3: Um encaminhamento contém a sequência de operações para a fabricação
de um produto.
Os documentos podem ser alocados para as operações em um roteiro como recursos /
ferramentas de produção.
Esses documentos podem ser usados, por exemplo, para descrever as especificações
de um produto ou para armazenar requisitos de inspeção.
O gráfico a seguir mostra a alocação de documentos para operações.
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Figura 3: Alocação de Documentos no DMS

Exemplo 4: Os documentos podem ser vinculados a projetos. Você pode usar a hierarquia
de documentos para representar pastas de produtos individuais que são fornecidas aos
administradores do produto responsáveis. Usando as funções de gerenciamento de status,
você pode determinar que uma pasta de projeto só é liberada quando todos os documentos
na pasta (por exemplo, desenhos, documentação) são liberados.

Perguntas a Responder antes de Iniciar o Projecto SAP DMS

Antes de iniciar o seu projeto SAP DMS, há uma série de perguntas que você precisa
responder e considerações que você deve levar em consideração.
Neste ponto do processo, seu foco deve ser mais na definição de seus requisitos e objetivos
e menos no que o SAP DMS pode fazer. Depois de preparar uma base sólida e planejar, as
informações podem ser utilizadas de forma eficaz, você está preparado para configurar e
usar o SAP DMS.
Definir seus requisitos e objetivos é fundamental para o sucesso do projeto. É muito mais
fácil alcançar um objetivo com eficiência com planejamento e insight. Este capítulo discute as
considerações básicas que você precisa abordar antes de iniciar seu projeto SAP DMS.

1. Quais documentos devem ser gerenciados com o SAP DMS?


O primeiro passo no seu projeto SAP DMS é definir os documentos que você deseja
gerenciar. Uma empresa pode gerar, diariamente, milhares de documentos, que compõem o
capital intelectual e valor do negócio.
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Alguns documentos gerados são triviais, enquanto outros são críticos para a produção e
venda de produtos. Os documentos críticos incluem desenhos CAD, relatórios de teste,
especificações do produto, literatura do produto e documentos financeiros. Estes são os tipos
de documentos que devem ser gerenciados dentro do SAP DMS.

2. Como os documentos se encaixam no processo geral de negócios?


A próxima etapa importante é definir como os documentos que você deseja gerenciar se
encaixam no processo de negócios global com o qual eles estão associados.
São documentos criados ou necessários em determinadas etapas do processo? Quais
objetos de negócio requerem documentos recuperáveis em meio digital? Mapeie seu negócio
em um fluxo de processo. Para cada etapa do fluxo, você pode identificar quais documentos
são necessários. Você deve olhar para o que é significativo sobre cada documento e o que
ele alimenta a jusante ou o que desencadeia.

3. Como pesquisar documentos armazenados?


Com o SAP DMS, você não está apenas armazenando arquivos ou anexos. Juntamente com
os arquivos, você também está armazenando atributos. Exemplos de atributos padrão
armazenados em cada arquivo incluem o seguinte:
Descrição, Proprietário, Responsável e escritório ou oficina. Junto com os atributos padrão,
você pode armazenar atributos adicionais, que podem ser usados para pesquisar
documentos armazenados.
Por exemplo, se você estiver armazenando desenhos CAD, você pode querer saber em qual
aplicativo CAD e release do aplicativo os desenhos foram criados. Você também pode querer
saber o tamanho do desenho e quais clientes estão usando. Estes são alguns exemplos de
atributos adicionais que você pode querer manter.
Este é um tópico importante e você deve fazer o esforço necessário para definir e adicionar
atributos de documento necessários para atender aos requisitos de pesquisa. Isso impedirá
que você crie um sistema não estruturado e não pesquisável.

4. Definir o Ciclo de Vida dos Documentos:


Cada documento pode ter um ciclo de vida próprio. Pense em um ciclo de vida como desde a
hora a partir da qual o documento foi criado até quando se torna obsoleto.
Etapas intermediárias podem incluir horários em que o documento está em um dos seguintes
estados:
"Em trabalho", "Aprovação pendente", "Aprovado", "Liberado". Em cada etapa do ciclo de
vida, o sistema SAP pode ser configurado para agir de uma determinada maneira ou
executar determinadas ações, como o envio de notificações quando um documento atinge o
estado liberado.
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5. Um Processo de Aprovação Formal:


Antes de um documento se tornar oficial, ele pode ter que passar por um processo formal de
aprovação. Normalmente, os documentos críticos para o projeto e fabricação de um produto,
como desenhos CAD, especificações e análise de efeitos de modo de falha de projeto,
passam por um processo formal de aprovação. Este processo pode ser facilitado através de
um processo de fluxo de trabalho e pode exigir uma assinatura digital. Com uma assinatura
digital, o usuário é obrigado a inserir um nome de usuário e senha ou outro tipo de
informações de segurança para validar usuário que está assinando ou aprovando o
documento. O resultado da aprovação formal é uma versão registrada do documento com
um registro de quem o aprovou. Quaisquer outras alterações ao documento só podem ser
feitas criando uma nova versão.

6. Identificar funções e mapeamento de negócios:


Você precisa fazer um esforço para identificar as diferentes funções de negócios que estarão
interagindo com o SAP DMS. Esse mapeamento de função permite conexões para processar
atividades e quais funções estão conectadas ao processo pretendido. Mapeie o seguinte
para cada função identificada:
Atividades que realizarão; Número de indivíduos em cada função; Onde residem os
indivíduos (se você tem vários locais de negócios); Treinamento que eles vão exigir.
Identificar as funções permite que você construa um caso de uso completo para o SAP DMS
que vai além de apenas olhar para um conjunto simples de códigos de transação.

7. Requisitos de segurança:
Em seguida, você precisa abordar os requisitos de segurança para cada documento.
Considere as seguintes questões:
Quais os perfís que podem fazer modificações em cada original? O status do documento
precisa ser levado em consideração? Quando um documento está no estado "Em trabalho",
um grupo selecionado deve ser capaz de visualizá-lo? Quando o documento é liberado, deve
ser aberto para que todos possam ver? Por exemplo, todos os desenhos CAD são
visualizáveis por todos depois que eles são liberados para produção. Um desenho de projeto
"liberado para produção" significa que há uma equipe construindo ou fabricando algo e esse
produto pode estar sendo vendido ao consumidor. Portanto, o projeto pode ser desconstruído
e analisado. Antes de um projeto ser lançado para produção, enquanto em um estágio de
"protótipo" ou "desenvolvimento inicial", somente a equipe de projeto que está trabalhando
no projeto tem acesso para visualizar ou alterar os desenhos. Isso reduz a possibilidade de
segredos de projeto vazarem antes que o produto seja lançado.

8. Definir os tipos de arquivos de aplicativo para armazenar:


Definir o tipo de arquivos de aplicativos a serem armazenados no SAP DMS é importante. O
termo arquivo de aplicativo é definido como o arquivo de saída de um aplicativo específico.
Aplicativos de exemplo incluem Microsoft Word, Excel, PowerPoint e PDF. Cada aplicação
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pode ser configurada no sistema SAP para se comportar de uma certa maneira quando um
arquivo associado é lançado para exibição ou alteração.
Para definir os tipos de arquivos de aplicativos apropriados, verifique quais aplicativos são
utilizados por sua empresa. Provavelmente, há um conjunto básico de aplicativos. O sistema
SAP não restringe o tipo de arquivos de aplicativos que podem ser armazenados. Portanto,
você pode armazenar a saída de praticamente qualquer aplicativo no SAP DMS. Claro que
para armazenar um determinado tipo de arquivo, deve-se considerar que quem poderá lê-los
deve dispor do aplicativo correspondente.

9. Numeração de documentos:
A numeração de documentos precisa ser considerada para cada projeto do SAP DMS.
As empresas adotaram vários esquemas numéricos por diferentes razões.
Em alguns casos, as empresas estão usando esquemas numéricos inteligentes, em que
elementos específicos do número de documento têm significados específicos, são legíveis
por humanos e podem ter se desenvolvido por falta de um sistema computadorizado de
gerenciamento de documentos. Algumas empresas terão se adaptado à idéia de que os
números não têm significado e são apenas números usados para identificar o documento.
Em relação ao SAP DMS, você precisa pensar em como os números de documentos serão
utilizados. Todos os documentos armazenados no SAP DMS receberão um número como
requisito do sistema.
O SAP DMS suporta a atribuição de números sequenciais gerados internamente a
documentos. O SAP DMS também suporta a atribuição de um número externo, o que
significa que ele pode suportar números de documentos inteligentes, se necessário.
Um número externo pode ser alfanumérico, enquanto números internos são puramente
numéricos.

10. Versões e Revisões:


Uma versão no SAP DMS é definida como uma instância separada de um registro de
informações do documento que possui seu próprio status, como "Em trabalho" ou "Liberado".
É um instantâneo no tempo. Um nível de revisão é atribuído a uma versão de documento e
está associado a um estado de liberação. Geralmente é usado como uma representação de
uma grande mudança. Para cada documento, é possível armazenar várias versões.
Com cada versão, você pode atribuir um identificador de revisão.
É importante esclarecer o que esses termos significam para o seu negócio porque eles
podem tornar-se confusos. Quando você começar a trabalhar com o sistema e começar a
falar de versões e revisões, cada pessoa pode ter uma imagem diferente em mente porque,
às vezes, os termos são intercambiáveis.
Por exemplo, você pode criar um documento e armazená-lo no SAP DMS. Ao armazenar,
uma versão inicial 00 é atribuída ao documento. Digamos que você, em seguida, decidir que
deseja salvar seu trabalho como um instantâneo na versão 00. Para fazer isso, você pode
criar uma nova versão do documento, à qual a versão 01 é atribuída. Quando o trabalho na
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versão 01 do documento estiver concluído, você deseja liberá-lo como uma revisão oficial do
documento.
Você pode liberar o documento por meio de um processo de controle de alterações que
associe a revisão A à versão 01. O indicador de "revisão" identifica os usuários de sua
empresa que o documento é um documento oficialmente liberado.
Outras alterações serão feitas para a versão 02 do documento, e pode levar muitas versões
adicionais até que uma revisão B é criada.

11. Gerenciamento de Versões de Conteúdo:


Dentro de uma versão específica de um documento armazenado, o SAP DMS tem a
capacidade de armazenar versões de conteúdo dos arquivos armazenados. Uma versão de
conteúdo de um arquivo é criada sempre que o usuário verifica um arquivo após um check-
out. Isso permite um histórico completo de atualizações feitas para o arquivo. O sistema
permite ativar uma versão anterior de um arquivo, se necessário. Esta é uma função útil para
o caso de uma versão posterior se tornar corrompida ou decisão de voltar a uma versão
anterior. Esse recurso também permite que você encontre casos em que, por lei ou por
responsabilidade, você precisa gerenciar um histórico completo de atualizações de arquivos.

12. Volume e tamanho do documento armazenado


Ter uma idéia do volume de documentos a serem armazenados é útil porque a infra-estrutura
e, especificamente, o servidor de conteúdo, precisarão ser dimensionados de forma diferente
para suportar, por exemplo, 10 milhões de documentos.
Além disso, a compreensão do tamanho médio dos arquivos armazenados ajudará no
dimensionamento da rede. Os consumidores de documentos provavelmente estarão em
vários locais geográficos diferentes. Dependendo de onde os servidores de conteúdo
estejam localizados, os usuários que visualizam ou alteram os documentos armazenados no
SAP DMS terão acesso a arquivos em uma rede de longa distância (WAN), o que afetará o
uso e o dimensionamento da rede.

Exemplo:
Em sua empresa, os criadores de dados CAD estão localizados no escritório de Detroit, onde
o servidor de conteúdo também está localizado. Os dados CAD podem ter entre 10MB e
35MB por arquivo.
As pessoas que utilizam os dados CAD estão localizadas em todo o mundo, na Europa e na
Ásia. Cada vez que um indivíduo da Europa ou da Ásia vê os dados CAD, é acessado
através da WAN e baixado para o PC local. Como os arquivos são muito grandes, isso pode
ter um grande impacto na utilização da WAN e no tempo que o usuário gasta esperando pelo
documento.
Para resolver isso, você pode instalar um servidor de cache em diferentes locais remotos.
Os dados são armazenados em cache no site remoto na primeira vez que são visualizados.
Pedidos adicionais por indivíduos no local remoto serão primeiro direcionados para o servidor
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de cache para ver se os documentos podem ser acessados lá; Somente se isso não for
possível, as solicitações irão para o servidor de conteúdo remoto. Se os arquivos podem ser
extraídos do servidor de cache, os tempos de resposta para entregar os arquivos aos
usuários serão mais rápidos, diminuindo assim o impacto no desempenho da WAN.

13. Requisitos de retenção de documentos:


Os requisitos de retenção de documentos definem quanto tempo um documento deve ser
armazenado ou estar disponível com base nos requisitos legais e de negócios. Portanto,
você precisa analisar quais são seus requisitos de retenção por documento.
Por exemplo, na indústria da construção, considera-se uma boa prática manter todos os
desenhos e especificações de construção por um período indefinido. Além disso, estudos e
relatórios relacionados ao projeto de um edifício devem ser mantidos indefinidamente.
Também é melhor definir como um documento deve ser tratado após o período de retenção
ter vencido. Ou seja, você precisa decidir se deve ser arquivado ou excluído. Considerar
requisitos de retenção de documentos é importante principalmente porque o sistema deve
apoiar os requisitos legais do negócio. Se ocorrer uma ação judicial contra sua empresa,
você deve ser capaz de produzir documentos que embasem o seu caso. No caso de ações
de responsabilidade do produto, não ser capaz de produzir documentação adequada pode
levar a resultados catastróficos.

14. Interface com Sistemas Externos:


Se você precisar se conectar a qualquer sistema externo para extrair documentos ou enviar
documentos, a SAP possui uma tecnologia robusta de interface, incluindo SAP NetWeaver
Process Integration (SAP NetWeaver PI), para suportar ambas as opções. Esta é uma
consideração importante à medida que você planeja os componentes de infra-estrutura
corretos para suportar essa interface.

15. Requisitos de migração de dados:


Como parte do seu projeto, você provavelmente terá documentos que precisam ser migrados
de um local externo para o SAP DMS. Considere as seguintes perguntas ao planejar sua
migração de dados:
Onde está a localização atual dos documentos a serem migrados? Quantos documentos
serão migrados? Qual é o tamanho médio de cada arquivo a ser migrado? Quais atributos
serão migrados com cada arquivo? Existem relações entre arquivos que precisam ser
criados como parte da migração? Apenas a versão atual de um documento será migrada ou
todas as versões históricas serão migradas? (Tente gastar tempo determinando o valor das
versões históricas antes de migrar tudo). Se os documentos são armazenados em um
sistema herdado, como os documentos e os dados dos atributos serão extraídos? Quais são
os procedimentos de validação para confirmar que os documentos estão entrando no SAP
DMS corretamente? Planejar sua migração de dados é um passo crucial para ter um projeto
bem-sucedido do DMS da SAP. Responder às perguntas anteriores pode ajudá-lo a ter uma
boa compreensão da complexidade da migração e planejar adequadamente.
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16. Treinamento:
Você deve considerar como o treinamento será realizado e como você pode adaptá-lo a
diferentes grupos de usuários. Por exemplo, você pode ter alguns usuários que só precisam
fazer login no sistema e exibir documentos. Seu treinamento será relativamente simples em
comparação com o do perfil de administrador. O administrador pode ser responsável pela
criação, alteração e exclusão de documentos, o que requer mais tempo de treinamento.
Para a metodologia de treinamento, considere o que será tratado no treinamento em sala de
aula, treinamento on-line ou treinamento possivelmente pré-gravado. Treinamento em sala
de aula é o método mais provável para usuários que criem e atualizem documentos.

Resumo:
Aqui analisamos os problemas importantes que você precisa resolver antes de uma
implementação do SAP DMS. É importante que você defina seus objetivos e se prepare para
avançar para as próximas etapas de seu projeto SAP DMS:
Uso e configuração do sistema.
Você deve ter respostas para as seguintes perguntas:
1. Quais documentos você deseja gerenciar com o SAP?
2. Como os documentos se encaixam no processo geral de negócios?
3. Como você deseja pesquisar documentos?
4. Qual é o processo de controle de mudanças?
5. Existe um processo formal de aprovação?
6. Quais perfís deverão ser previstos no processo?
7. Quais são os requisitos de segurança?
8. Que tipo de arquivos de aplicativos serão armazenados?
9. Você tem algum requisito especial em torno da numeração de documentos?
10. Você vai usar a numeração interna ou externa?
11. Há algum requisito de histórico de mudança especial?
12. Como são usadas as versões e revisões em sua empresa?
13. Você manterá versões de conteúdo para arquivos armazenados?
14. Você precisa dar suporte à pesquisa e manutenção em vários idiomas?
15. Você precisa ativar recursos de pesquisa de texto completo?
16. Qual é o volume e o tamanho dos documentos a serem armazenados?
17. Existem requisitos de retenção de documentos?
18. Os documentos precisam ser convertidos para um formato neutro para retenção de
longo prazo?
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19. Você estará se relacionando com sistemas externos?


20. Quais são os requisitos de migração de dados?
21. Quem precisa ser treinado? Que metodologia de treinamento você espera usar?
22. Como a implementação do SAP DMS impactará sua organização?
Quanto mais claras e objetivas forem as respostas a estas perguntas, o mais bem sucedido
será seu projeto a longo prazo.

Menu de Administração de Documentos

Figura 4: Menu de Administração de Documentos no SAP (Logística → Funções Centrais)


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Estrutura
O menu principal de Administração de Documentos está situado no caminho Logística →
Funções Centrais e contém as seguintes entradas para processamento de documentos:
Documentos:
Criar, Modificar, Exibir ou Procurar um documento.
Entrando em diferentes parâmetros, você pode encontrar documentos existentes e
processá-los para novos projetos.
Ambiente:
A partir desta entrada de menu, você pode chamar o menu Listas Técnicas,
Classificação ou Controle de Modificações (Gerenciamento de Mudanças de
Engenharia).
A função de distribuição de documentos permite definir listas de destinatários para distribuir
documentos e iniciar o processo de distribuição real.
Os documentos que devem ser aprovados com uma assinatura digital podem ser
selecionados de acordo com vários dados de assinatura usando a função "Procurar
Assinatura Digital" (transação CJ00, no final do menu de Administração de Documentos).

Objetos de autorização para documentos

Definição:
Os objetos de autorização de gerenciamento de documentos são elementos do conceito
padrão de autorização do Sistema R / 3.
Eles permitem que você use autorizações complexas para processar documentos e seus
arquivos de aplicativos originais.
O processamento de documentos é organizado de acordo com a estrutura da sua empresa.
Os dados mestre para todas as áreas de aplicação são freqüentemente criados em um local
central. Os dados que são específicos para uma área de aplicação são então adicionados
usando a função Alterar.
O sistema de autorização pode ser configurado em conformidade. As autorizações de acesso
são controladas através de vários objetos de autorização.
Se você deseja vincular o documento a outros objetos SAP, o sistema também executa as
verificações de autorização das áreas de aplicativo apropriadas enquanto você está
processando.
Se você executar funções de gerenciamento de documentos a partir do gerenciamento de
mudanças de engenharia, o sistema verifica as autorizações para o gerenciamento de
mudanças de engenharia. Os objetos de autorização são alocados para a classe de objeto
"Planejamento de Produção".
Os objetos de autorização para documentos são atribuídos à classe de objeto de
Administração de Documentos.
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Figura 5: Caminhos de “Customizing” para Autorizações e Assinatura Digital no DMS

Registro de informações do documento

Definição:
Um documento é um portador de informações. Esta informação é para o usuário / pessoa
responsável ou para troca entre sistemas. Um documento contém informações que podem
ser armazenadas e pode assumir muitas formas diferentes (como desenhos técnicos,
gráficos, programas ou texto). Quando concluída, essa informação fornece uma descrição
completa de um objeto.
Usamos o termo registro de informação de documento para fazer referência ao registro
mestre no sistema R / 3 que armazena todas as informações comerciais de um documento.
Enquanto o registro de informações do documento contém os metadados de um documento
(como o local de armazenamento), o arquivo original (por exemplo, o desenho do projeto)
contém as informações reais no documento.
Estrutura:
O registro de informações do documento contém as seguintes informações:
• Dados com uma função de controle (por exemplo, status do documento)
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• Dados originais do arquivo de aplicativo (por exemplo, aplicativo de processamento ou


local de armazenamento)
• Dados que o sistema copia automaticamente (por exemplo, indicador CAD )
Integração:
Os documentos são identificados no Sistema R / 3 usando os campos de chave do
documento:
• Número do documento: O número do documento, ou em suma, o documento,
identifica um documento como a parte principal de uma chave de documento.
• Tipo de documento: O tipo de documento é usado para categorizar documentos de
acordo com suas características distintivas e os procedimentos organizacionais que
deles resultam. A descrição do tipo de documento é dependente do idioma.
• Parte do documento: As peças do documento subdividem um documento em vários
documentos. É possível inserir folhas individuais de um desenho de desenho
complexo como partes de documento para um número de documento.
• Versão do documento: As versões do documento são usadas para representar os
diferentes estados de mudança ou entrega de um documento.

Figura 6 – Uma lista de documentos com seus atributos

Número do documento:
Você pode definir a atribuição de números no Customizing de Gerenciamento de
Documentos em Definir tipos de documento.
Por exemplo, você pode fazer as seguintes configurações para a atribuição de números:
Tipo de atribuição de números (como atribuição interna e externa).
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Intervalos de numeração para atribuição de números internos e externos.


Programa para a atribuição de números.
No sistema padrão, a atribuição de números é controlada pelo programa MCDOKZNR.
O programa MCDOKZNR contém a rotina GET_NUMBER. De acordo com o tipo de
documento, esta rotina permite que você defina qualquer parte do número do documento.

Figura 7: Tela inicial de um documento


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Tipo de documento:
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você pode definir tipos de
documentos selecionando Definir tipos de documento.
Por exemplo, os seguintes aspectos de controle são suportados pelos tipos de documento:
• Tipo de atribuição de números e intervalo de números.
• Acréscimo de versão.
• Seleção de campo.
• Campos adicionais.
• Processamento de status.
• Armazenamento em Provedor de Conhecimento.
• Transporte de arquivos de aplicativos originais usando ALE.

Figura 8: Parametrização de Tiposd de Documentos (Caminho: Componentes válidos para várias


Aplicações → Administração de Documentos → Dados de Controle)

Versão do documento:
Você define como as versões são atribuídas no Customizing para o Sistema de
Administração de Documentos, escolhendo Definir tipos de documento.
Por exemplo, você pode fazer as seguintes configurações para a atribuição de versão:
• Automático.
• Manual.
• Numérico ou alfanumérico.
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O valor padrão no sistema R / 3 é 00.

Descrição:
Na ficha de registro Documentos, você pode criar uma descrição (40 caracteres) que o
sistema aloca automaticamente no idioma de logon.
Também pode introduzir texto em diferentes idiomas. O sistema sempre apresenta o texto na
linguagem de logon durante o processamento de um documento.
Se você quiser manter os textos longos, selecione as linhas com o idioma escolhido.
Selecione o ícone apropriado para isso.

Definição de Responsabilidade

Digura 9: Caminho de Customizing para definir responsabildiades

Definir quem é responsável por um determinado documento geralmente requer que o usuário
execute certas tarefas ou exerça certas responsabilidades. Por exemplo, desenhos de
engenharia / design são processados para diferentes produtos em diferentes escritórios que
também são responsáveis pelos registros de informações de documentos apropriados.
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você pode definir escritórios
de design ou laboratórios escolhendo Dados Gerais -> Definir laboratórios / escritórios de
projeto.
Quando você cria um documento, o sistema insere seu nome de usuário neste campo como
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padrão. Você pode substituí-lo por qualquer nome de usuário definido em seu Sistema R / 3.
Se você copiar de um documento existente, o usuário no documento de origem é copiado
para o novo documento como um valor padrão.

Controle de status

Figura 10: Configuração de status de documentos no Customizing

Você pode controlar os status de processamento de documentos usando o Controle de


status.
Você pode definir vários status que representam status de processamento importantes um
ciclo de processamento de um documento.
O ciclo de processamento de um documento pode ser representado em uma rede de status.
Você constrói esta rede criando uma relação entre os status para um tipo de documento
(Relacionamento predecessor / sucessor).
Em cada situação de processamento, o sistema determina os estados possíveis
subseqüentes do status atual. Você pode exibir e selecionar esses status usando a função de
entradas possíveis.
As áreas de aplicação relacionadas podem ler uma alteração de status, por exemplo:
O SAP Business Workflow inicia um fluxo de trabalho que distribui uma tarefa para os
funcionários selecionados quando um determinado status de processamento foi atingido.
O documento é distribuído para outros sistemas via "Application Link Enabling" (ALE).
Ao liberar um documento, você pode definir verificações adicionais para determinados
objetos R / 3, como verificações especiais para o Gerenciamento de Mudanças de
Engenharia.
O objeto de autorização C_DRAW_STA (status do documento) controla as autorizações para
o processamento de status.
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Você decide ao definir um tipo de documento no Customizing de Administração de


Documentos se uma alteração de dados, como a alteração da pessoa responsável, causa
uma alteração de status ao mesmo tempo.

Definição de uma Rede de Status

Uma rede de status representa todo o ciclo de processamento de um documento desde o


início até o final de uma fase, por exemplo, desde a criação de um documento até sua
liberação. As etapas de processamento podem ser definidas e controladas com precisão.
Os status que você definiu em um relacionamento entre si como predecessor e sucessor
formam a rede de status.
Você pode alocar um tipo de status para um status se você desejar ter maior controle. O tipo
de status atribui recursos específicos a um status, por exemplo, você só pode definir um
status ao criar um documento pela primeira vez (status primário) ou pode haver dados
básicos importantes que você não tem permissão para alterar um determinado status (por
exemplo status de bloqueio).
Nas seguintes situações de processamento, o sistema define um status automaticamente:
• Processar um arquivo de aplicativo original.
• Verificar um arquivo de aplicativo original em um arquivo.
Você deve definir status para cada tipo de documento no Customizing do Sistema de
Administração de Documentos, escolhendo Dados de controle → Definir tipos de
documento → Definir status do documento.

Histórico de status no log de status

As alterações no status são registradas pelo sistema.


Um registro de informações do documento contém as seguintes informações de status:
• Status de processamento atual. Essas informações são exibidas na tela Dados
básicos, no campo Status do documento.
• Histórico de status completo. Essas informações aparecem no log de status. O log
de status é um registro que fornece uma visão geral dos status que um documento já
teve. Um campo de registo informa-o sobre quaisquer alterações ao estado.
Você só pode exibir o histórico de status no log de status se as seguintes condições forem
atendidas:
Uma rede de status é definida para o tipo de documento do documento.
Você está no modo de alteração ou exibição do documento.
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você pode definir para cada
tipo de documento quais status requerem uma entrada de campo de log, escolhendo Dados
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de controle → Definir tipos de documento → Definir status do documento. Nesse caso,


o processo de status é documentado.
O campo de log pode conter um texto curto de até 20 caracteres. O texto é inserido em uma
caixa de diálogo especial. Se o status do documento estiver definido para permitir que uma
entrada seja feita, a caixa de diálogo é exibida automaticamente após o status ter sido
alterado.

Status de Documento Liberado

Quando a fase de processamento de um documento foi concluída e verificada, o documento


é geralmente liberado para todas as áreas de trabalho da empresa. Áreas de trabalho
estreitamente relacionadas trabalham com o status liberado. Este status do aplicativo protege
o documento contra quaisquer alterações adicionais. Você pode definir um status especial
para este status de processamento especial.
Existem verificações adicionais para um documento estar liberado nas seguintes áreas:
Verificação de disponibilidade de recursos / ferramentas de produção - Você define a
disponibilidade de um documento como recurso / ferramenta de produção com o indicador de
liberação.
• Gestão da Qualidade - Apenas documentos que foram lançados são verificados para
determinar a versão atualmente válida para fins de acordo de qualidade.
• Controle de Modificações - O documento recebe automaticamente um nível de revisão
quando é inserido um número de modificação e recebe o status liberado pela primeira
vez.
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você define o status de
liberação para os tipos de documento selecionando Dados de controle → Definir tipos de
documento → Definir status de documentos. O status de liberação é definido com o
indicador "Liberado". Você pode encontrar mais informações no Help Online da SAP on-line
sobre o indicador "Release".

Status de documento "Completo" no Controle de Modificações

Mudanças complexas são controladas no Gerenciamento de Mudanças de Engenharia,


usando uma solicitação de alteração de engenharia / ordem de alteração de engenharia.
Você não pode liberar a ordem de alteração até que o processamento dos objetos de
alteração (por exemplo, BOM, roteiro, documento) tenha sido concluído e liberado. Para a
maioria dos objetos, o status de sistema "Completo" é definido no registro de gerenciamento
de objetos.
O status "Completo" não está definido no registro mestre de alteração para documentos. Use
o status do documento para cada tipo de documento para determinar o ponto no qual um
documento é definido como "Completo" (ou "Concluído") no registro mestre de alteração.
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Se você deseja definir um status para um documento e este status deve ser definido como
"Completo" no registro mestre de modificação (pedido de alteração / ordem de modificação),
o registro mestre de alteração relacionado também é verificado quando você define o status
no documento . Você só pode definir o status do documento que deve ser definido como
"Liberado" para o gerenciamento de mudanças de engenharia se o status de processamento
do registro mestre de alteração permitir uma liberação.
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você define status para os
tipos de documento selecionando Dados de controle → Definir tipos de documento →
Definir status de documentos. O controle é por meio do uso do código "Completo para
gerenciamento de mudanças de engenharia". Você pode encontrar mais informações na
ajuda on-line sobre "Relatórios concluídos para ECH".

Armazenar arquivos de aplicativos originais

Os arquivos de aplicativos originais que tenham atingido um status de processamento que os


obrigue a serem armazenados em uma área segura podem ser armazenados manualmente
usando "Armazenar em área segura". Outra vantagem é que outros usuários com a
autorização correta podem acessar os arquivos.
Você pode simplificar o armazenamento de arquivos de aplicativos originais quando o
armazenamento de arquivos de aplicativos originais que usem a Base de Conhecimento é
suportado para um tipo de documento. Você pode transportar todos os arquivos de
aplicativos originais do registro de informações do documento para uma área segura
definindo um determinado status.
O tipo de documento é definido para que o armazenamento do arquivo de aplicativo original
seja feita na Base de Conhecimento. Você faz a configuração necessária em Sistema de
Administração de Documentos -> Dados de controle -> Definir tipos de documento. Isso é
controlado pelo indicador de armazenar documento na Base de Conhecimento.

Manutenção do status de documento

No Customizing de Gerenciamento de documentos, pelo menos, um status é definido para o


tipo de documento do documento. Se você deseja controlar a ordem em que o status está
definido, você deve criar uma rede de status.

Vínculo de objetos a um documento

É possível vincular documentos a um grande número de objetos SAP (por exemplo,


materiais, clientes) para documentar os objetos em mais detalhes para vários processos de
negócios.
No sistema SAP padrão, a vinculação de documentos é suportada para muitos objetos SAP.
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O gráfico a seguir mostra alguns dos objetos SAP que você pode vincular a um registro de
informações do documento no sistema padrão.

Figura 11: Objetos que podem ter ligação com documentos no SAP

No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você pode definir quais


objetos SAP podem ser vinculados a documentos de cada tipo de documento escolhendo
Dados de Controle.
Aqui você define configurações para links de objetos:
• Escolha dos objetos SAP aos quais os documentos podem ser vinculados - Você vê
uma lista de todos os objetos SAP que são suportados para links de objeto no sistema
SAP padrão, escolhendo a entrada. Além disso, você deve informar a tela onde os
campos-chave para o objeto são mantidos.
• Copia de links de objetos com novas versões - Você pode decidir se os links para
cada objeto SAP devem ser copiados da versão de origem ao fazer uma nova versão.
• Ativação de funções adicionais para o link do objeto - Você pode ativar funções
adicionais para vincular a um terceiro objeto ou classificar o link. Mais informações
podem ser encontradas usando a ajuda on-line (ajuda F1) para o indicador Funções
adicionais para links de objetos ativos.
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Figura 12: Caminho de configuração para ligação de objetos com documentos

Classificação de Links de Objetos

Às vezes informações de link adicionais são úteis quando você vincula um documento com
um objeto R/3.
A classificação torna possível caracterizar um documento - link de objeto R/3 (por exemplo,
Customer DEBI-US51) usando características.
Por exemplo, você pode adicionar informações adicionais do projeto, como pessoas
responsáveis ou dados organizacionais, a um link documento x material.
Você pode manter a classificação no registro info do documento ou no registro mestre para o
objeto (por exemplo, o cliente DEBI-US51). Você mantém os dados essenciais de
classificação no sistema de classificação.
Você só pode classificar um link de objeto quando tiver ativado as funções adicionais no
Customizing do Gerenciamento de documentos. As configurações necessárias são definidas
em Definir tipos de documento -> Definir links de objeto.
Você deve ter vinculado o documento com um objeto R / 3 (por exemplo, Cliente DEBI-
US51).
O tipo de classe 048 (links de objeto para documentos) é suportado no Sistema R / 3 padrão
para classificação de links de objetos para gerenciamento de documentos.
No sistema de classificação você deve:
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• Criar as características que devem ser usadas para caracterizar o link do objeto.
• Criar a classe para o tipo de classe 048 (links de objeto para documentos) e atribua as
características.
Você pode inserir uma classe para cada documento - link de objeto R/3 (por exemplo, cliente
DEBIUS51).
A classificação múltipla não é suportada.

Figura 13: Tela de classificação de um documento com suas características (acessada a partir do botão
“Classificação” da tela do documento)
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Aprovação com uso de assinaturas digitais

As etapas de processamento que desempenham um papel fundamental na forma como um


documento é processado posteriormente devem ser executadas somente por pessoas
autorizadas. As assinaturas digitais fazem parte de um procedimento de aprovação que
garante que apenas os funcionários autorizados possam influenciar a forma como o processo
continua.
Você pode usar a assinatura digital para atender aos requisitos de segurança estabelecidos
para a execução desses processos nas Boas Práticas de Fabricação (GMP).
É necessário definir as seguintes configurações no Customizing do Sistema de
Administração de Documentos:
Em "Aprovação", você pode fazer todas as configurações para a assinatura digital e a
definição da Estratégia de assinatura.
Atribua uma estratégia de assinatura ao status do documento. A verificação de assinatura é
feita quando um status é definido. As configurações necessárias são feitas em Dados de
controle → Definir tipo de documento → Definir status do documento.
Os processos de aprovação digital devem ser confiáveis e transparentes para cumprir os
requisitos de segurança. Por esta razão, o Sistema SAP oferece o seguinte:
Você pode bloquear usuários depois que um número específico de tentativas malsucedidas
foi atingido.
Você pode monitorar atividades relevantes para a segurança que ocorreram durante o
processo de assinatura.
Você pode analisar todas as atividades realizadas no contexto do processo de assinatura.

Criação de um Documento

Para criar o documento rapidamente e certificar-se de que todos os dados necessários são
inseridos e processados, você deve tomar as seguintes decisões antes de iniciar:
• Qual tipo de documento você deseja atribuir ao documento? O tipo de documento tem
funções de controle importantes e não pode ser alterado depois de salvar o
documento.
• Como você deseja atribuir números de documento, desde que o tipo de documento
permite a atribuição de número interno e externo? Você quer dividir documentos
grandes em partes de documentos? Em caso afirmativo, qual convenção de
nomenclatura você deseja usar para as partes do documento? Se a atribuição de
número de versão automática para os estados de processamento individuais não for
suportada para o tipo de documento escolhido, você deve decidir se deseja atribuir um
número de versão manualmente ou se o próximo número de versão será atribuído
automaticamente.
• Existe um documento cujos dados básicos você pode copiar para o novo documento?
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O documento faz parte de uma alteração complexa que você deseja vincular a outros
objetos de alteração usando um número de alteração específico? Deseja manter
campos adicionais para o documento? Na tela Gerenciamento de documentos
principal, escolha Documento → Criar.

Copia de um Documento

O documento que você deseja usar como um modelo para cópia já deve existir.
Você pode usar os seguintes documentos para copiar:
• O documento que você deseja copiar deve existir.
• O documento que você copiar deve ter o mesmo tipo de documento como o que você
deseja criar.

Criação de uma nova versão

Você cria uma nova versão do documento se as seguintes condições se aplicarem:


Alguns dos dados da versão original do documento existente devem ser alterados.
O status de processamento da versão original do documento existente deve ser salvo
e processado posteriormente.
Você pode definir atribuição de versão no Customizing para o Sistema de Administração de
Documentos, escolhendo Definir tipos de documento.

Como modificar um documento

Antes de modificar um documento, você precisa considerar o seguinte:


As modificações de documentos não são históricas. Isso significa que o status do documento
antes da alteração é perdido. Isso ainda acontece se você digitar um número de modificação
no documento. Se você quiser salvar o status antigo do documento, você deve criar uma
nova versão.
No Customizing do Sistema de Administração de Documentos, você pode determinar para
cada tipo de documento se o sistema gera documentos de modificação. Estes mostram
quem fez uma modificação no documento.
Você faz as configurações necessárias em Administração de Documentos → Dados de
controle → Definir tipos de documento.
Se o documento que você deseja alterar tiver um status dos tipos de status "Bloqueado" ou
"Original", a maioria dos campos não pode ser alterada. Para alterar os dados do
documento, o documento deve primeiro receber um status diferente.
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Sempre que você alterar um campo em um registro de informações do documento, um


evento de Fluxo de trabalho é acionado quando você salva. No Workflow, você pode definir
um receptor para este evento. Você pode definir e iniciar tarefas de fluxo de trabalho
específicas da empresa.
A pessoa responsável por um documento pode ser informada através de funções de fluxo de
trabalho de qualquer alteração feita ao documento por outro usuário.

Exibir Documento

Você pode usar esta função para exibir um documento e quaisquer arquivos de aplicativos
originais pertencentes a ele digitando o número do documento eo tipo de documento. Você
pode escolher a parte do documento ea versão do documento a partir de uma lista.
Se você não sabe o número do documento, você pode usar a "função de pesquisa".
Antes de poder exibir um registro info do documento e quaisquer dados originais
pertencentes a ele, o sistema realiza verificações abrangentes.
Estes incluem verificações para as seguintes autorizações:
• Exibir documento.
• Exibir dados do aplicativo.
• Exibir aplicativo do arquivo.
• Exibir arquivo.

Criação de versões de conteúdo

Importantes situações de processamento de um arquivo de aplicativo original podem


demandar armazenamento para fins de responsabilidade e prova e podem ser salvas em
áreas seguras como versões de conteúdo. Você pode criar uma ou mais versão de conteúdo
em uma versão de documento para arquivos de aplicativo originais.
A manutenção das versões de conteúdo depende da aplicação da estação de trabalho. Você
define o escopo do modelo original durante a definição do aplicativo de estação de trabalho
(Configuração no aplicativo Customizing para Administração de documentos → Dados
gerais → Definir estação de trabalho). Para manter versões de conteúdo, você deve definir
o indicador "Content versions supported".
Uma versão de conteúdo é criada somente a partir de um arquivo de aplicativo original que
não está armazenado em uma área segura no status de processamento atual. Cada versão
de conteúdo pode ter um ou mais arquivos adicionais atribuídos a ele.
Você pode criar a versão de conteúdo manualmente ou automaticamente no Customizing do
Gerenciamento de documentos.
A área segura onde as versões de conteúdo devem ser transportadas é determinada com as
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seguintes verificações:
1. Se o arquivo original do aplicativo já estiver armazenado em uma área segura, o
sistema o armazenará novamente no mesmo.
2. O sistema verifica se o usuário tem um perfil alocado quando um arquivo original do
aplicativo é armazenado em uma área segura pela primeira vez. Neste caso, o
armazenamento ocorre na dada categoria de armazenamento. A configuração é
somente lida para tipos de documentos que suportam armazenamento usando o
provedor de conhecimento.
3. Se o sistema não conseguiu encontrar dados de armazenamento, aparece uma caixa
de diálogo onde pode escolher entre as possíveis áreas seguras.

Dados de Armazenamento em Sistemas de Armazenamento usando a Base de


Conhecimento

Usamos o termo "área de armazenamento seguro" para definir um local de armazenamento


que, por razões de segurança, não pode ser acessado usando o gerenciador de arquivos do
computador do frontend. Os dados de armazenamento são exibidos no registro de
informações do documento somente na categoria de armazenamento. O caminho no sistema
de arquivos e o nome do arquivo não são exibidos. Os arquivos originais armazenados em
uma área de armazenamento seguro só podem ser processados usando o Sistema de
Administração de Documentos.
Você pode usar o sistema de armazenamento como uma área segura. A área segura é onde
os dados são transportados para usar a base de conhecimento. A transferência de dados é
feita usando a interface "SAP HTTP Content Server". Essa interface garante que a
comunicação com sistemas de armazenamento externos somente use padrões da indústria,
como HTTP e BAPIs. Isso também pode garantir que seu sistema de armazenamento
funcione corretamente em ambientes de Internet e Intranet.
Mais informações estão disponíveis na Biblioteca SAP em "SAP Knowledge Provider".

Pré-requisitos

Defina um tipo de documento que use a base de conhecimento para o check-in e o


armazenamento dos arquivos de aplicativos originais. No Customizing do Gerenciamento de
documentos, defina o indicador para Armazenamento por meio do Provedor de
Conhecimento As configurações de armazenamento dos arquivos de aplicativos originais em
sistemas de armazenamento são definidas em Customizing - Administração de
Documentos → Dados gerais → Opções para sistemas de arquivo.
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Figura 14: Caminho para definir sistema de armazenamento

A opção Atualizar sistema de arquivo permite definir sistemas de arquivo (Content


Repository).
Estes funcionam como local de arquivo para files originais e eventualmente files adicionais
atribuídos.
O sistema utiliza estes sistemas de arquivo para documentos, cujo tipo de documento prevê
um arquivo através de Knowledge Provider. Os files originais são arquivados através do
Knowledge Provider se o código de Knowledge Provider ativo para tipo de documento for
definido na etapa Definir tipo de documento .
Exemplo
É possível definir os seguintes sistemas de arquivo:
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• Banco de dados SAP


• HTTP Content Server (por exemplo, servidor de file, banco de dados, arquivo externo)
É possível obter informações detalhadas na Biblioteca SAP por meio do seguinte caminho:
Base → Serviços de Base / Interface de comunicação (BC-SRV) → SAP Knowledge
Provider (BC-SRV-KPR).

Links úteis para informações adicionais:

https://help.sap.com/saphelp_erp60_sp/helpdata/en/4a/f6e75227db9972e10000000a4450e5/
frameset.htm

https://wiki.scn.sap.com/wiki/display/PLM/SAP+Document+Management+System

https://www.slideshare.net/ExpertPlug/sap-dms-configurations-in-2-hours

https://blogs.sap.com/2015/05/26/dms-step-by-step-instalation-sap-content-server/

https://www.amazon.com/Effective-Document-Management-SAP-DMS/dp/1592292402

https://www.amazon.com/Document-Management-SAP-Eric-Stajda/dp/1592298621

https://help.sap.com/saphelp_di46c2/helpdata/EN/15/aea9375d79fb7de10000009b38f8cf/fra
meset.htm