FORMULÁRIO

Data: 14/07/2021
Código - Número Sequencial - Assunto

FORM-MN-GRH-TT-017-047- Tabela de Controle de Registro Revisão: 7

Recuperação
Registro Identificação Legibilidade Armazenamento Proteção Indexação Acesso Tempo de retenção

Capa de voo

Documentos obrigatórios: loadsheet, fueling order,

load message, checklist rampa, check list de rampa -
CGH, instrução de carregamento inicial e final.

Outros documentos (quando aplicável): NOTOC

(OBJC, AVIH, WEAP, ARTIGOS PERIGOSOS,
PRSR, OXIGÊNIO, CADEIRAS DE RODAS COM
Documentação de Voo BATERIA DERRAMÁVEL/NÃO Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos 90 dias
DERRAMÁVEL, CELULAR BATERIA DE
LÍTIO), alteração de carregamento de seção,
formulário LMC, atendimento esteira.

Documentos AVSEC: DT14, controle de acesso à

aeronave (porta/rampa), checklist de inspeção de
segurança da aeronave, checklist de verificação de
segurança da aeronave, formulário de controle de
provisões embarcadas.

Documentos - Auditorias, Inspeções, Testes, Plano de Ação Restrito (Gerência /

Manual Armário do setor Pastas / Caixas Mensal 5 anos
Qualidade AVSEC Corretiva, ESAIA, ESAB e CSA. Preposto)

Atas de Reunião ou
Assuntos abordados em reunião Manual Armário do setor Pasta Mensal Todos 90 dias
Livro Briefing

Controle de Ata de
Assuntos abordados nas Atas Manual Armário do setor Pasta Mensal Todos 90 dias
Reunião

A cada término
Caderno de Rush Caderno de Controle de Rush Manual Armário do setor Caixa de utilização Todos 90 dias
(mínimo 90 dias)

Há determinações da autoridade aeronáutica,

Cartas de Atraso Impedimentos Meteorológicos, Impedimentos
ou Cancelamento Operacionais, Declaração de Preterição e Até sua
Manual Armário do setor Caixa Todos 90 dias
de Voo Declaração Voo Interrompido. Substituição
Documento disponível para consulta via
PORTAL GOLDOCS.

A carta será utilizada sempre que houver recusa no

transporte do cliente PNAE, para os casos de falta
Carta Negativa de
de apresentação de atestado médico (MEDIF) Manual Armário do setor Caixa Voo e data Todos 90 dias
Embarque
e/ou ausência de comunicação prévia da assistência
técnica necessária.

CI -Comunicação Por ordem

Controle de envio e recebimento de material Manual Armário do setor Pastas Todos 90 dias
Interna numérica

Cópia de Contratos de Tempo

Acordos com empresas terceirizadas Manual Armário do setor Pasta Gerência e preposto Tempo da Vigência
terceirizadas Indeterminado

Até sua
Contrato Contratos empresas e AAL Eletrônico GOLDOCS Rede GOL Gerência e preposto Tempo da Vigência
Substituição

Apresentado pela
empresa terceirizada à
GOL para cada
Controle de atendimento de voo Tempo
Manual Armário do setor Pasta Gerência e preposto 90 dias
atendimento prestado, em duas vias: Indeterminado
uma via assinada com a
base e outra com a
empresa terceira.

Controle de Estoque De material Manual Armário do setor Caixa Mensal Todos 90 dias

Controle de FIM (Via Mensal por

Flight Interruption Manifest Manual Armário do setor Caixas Todos 90 dias na base
rosa) ordem numérica

Controle de FIM (Via Envio Imediato para

Flight Interruption Manifest Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos
amarela) financeiro - SAOAZ

Controle de
Patrimônios e Controle dos bens da empresa Manual Armário do setor Pasta Mensal Gerência e preposto Indeterminado
Equipamento
 Mensal por
Controle de Selos RPE Acerto de selos com Infraero Manual Armário do setor Caixas Todos 90 dias
ordem numérica

Ficha de Registro OJT, Lista de

Mensal por
Dossiê de Curso Presença Artigos Perigosos e Safety, Lista de Manual Armário do setor Caixas Todos 03 Meses
ordem numérica
Presença Demais Cursos

Cópia de guia de Mensal por

Guia de Malote Manual Armário do setor Caixas Todos 60 Dias
malote. ordem numérica

Mensal por
Notas Fiscais originais Notas Fiscais originais Manual Armário do setor Caixas Todos Diário
ordem numérica

Cópia de notas Mensal por

Cópia de Notas Fiscais Manual Armário do setor Caixas Todos 180 Dias
fiscais. ordem numérica

Escala Folga Controle mensal de folgas e posição Manual Armário do setor Pasta Mensal Todos 90 dias

Faturas originais de Faturas físicas de prestação de serviços de rampa

Manual Armário do setor Pasta Mensal Todos 30 dias na base
rampa nacional e internacional

Faturas - cópias de Faturas físicas de prestação de serviços de rampa

Manual Armário do setor Pasta Mensal Todos 06 Meses
rampa nacional e internacional

Formulário de Gestante
Para embarque de gestante Manual Armário do setor Caixas Mensal por voo Todos 90 dias na base
(origem)

Formulário PETC
Para embarque de PETC Manual Armário do setor Caixas Mensal por voo Todos 90 dias na base
(origem)

Autorização Médica para Embarque.

Formulário de Medif Enviar para o Departamento Médico, após o Manual Envio Imediato Malote Diário Todos Envio Imediato
recebimento na base.

Formulário de Objeto Formulário ou Caderno de Objetos esquecidos nas Manual/Eletrônic

Armário do setor Livro Mensal Todos 90 dias
encontrado RFP dependências da empresa o

Formulário de Objetos
Via base de origem Manual Armário do setor Caixa Mensal Todos 90 dias
retidos (origem)

Formulário utilizado para o envio de armas

Formulário de Objetos
brancas/armas de fogo de uma base para outra. Manual Armário do setor Caixa Voo e data Todos 90 dias
Retidos (destino)
96 Via da Base de Destino.

Formulário de UMNR
Para embarque de menor desacompanhado Manual Armário do setor Caixas Mensal por voo Todos 90 dias
(origem)

Formulário de UMNR
Para embarque de menor desacompanhado Manual Armário do setor Caixas Mensal por voo Todos 90 dias
(destino)

Após fechamento e prestação de contas de

reembolso (notas,
Fundo Rotativo ou Manual/ 1 ano
recibos, boletos), tudo o que se refere às despesas Armário do setor Caixas Mensal por voo Todos
Fundo Fixo Eletrônico
do fundo originais devem ser encaminhadas para
SAOAQ, via neoengine.

Cópia do Fundo Fechamento e prestação de contas de reembolso

Rotativo ou (notas, recibos, boletos, planilha de controle de Manual Armário do setor Caixas Mensal por voo Todos 90 dias
Fundo Fixo voucher).
Instrução de Até sua
Instrução de trabalho Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos
Trabalho Substituição

Lista de Espera Formulário de Lista de espera de voos lotados Manual Armário do Setor Caixas Por voo Todos 48 horas 

Livro de Ocorrência da Aguardar finalização do

Relatório de ocorrência dos turnos Manual Armário do setor Caixa Mensal Todos
base livro (mínimo 90 dias)

Movimento Recebimentos Bases (Fechamento de Caixa, Cartão,

Manual Armário do setor Caixa Mensal Todos 90 Dias
Contábil Dinheiro, recibo de quitação, guia PROSEGUR).

Carta de reserva de auditório, cancelamento de

crachá, comunicados internos sobre reuniões,
Correspondência protocolo ANAC. A base deve elaborar o Mensal por
Manual Armário do setor Caixas Todos 1 ano
Oficial Empresarial documento via sistema workflow de ordem numérica
correspondência e enviar o protocolo para SAOXA
via malote.

Deverão ser arquivadas do tipo (AHL/DPR/OHD) e

tempo. Deverão ser incluídos na mesma caixa junto
com os processos todas as documentações
pertinentes ao processo de irregularidade de
Processo de Relatório
bagagens (Instrumento de Acordo/Recibo de Manual Armário do setor Caixa Mensal Todos 1 ano
de Irregularidade
Quitação/Solicitação de cheque/Cópia da Nota da
prestação de serviço, Ordem de Entrega de bagagem
com assinatura do cliente, formulário de controle de
RIB)

Comprovante do cliente 90 dias ou até preencher a

Recibo manual Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos
caixa
 Recibo da etiqueta Mensal por
Controle de envio de bagagem desacompanhada Manual Armário do setor Caixa Todos 90 dias
Rush ordem numérica

Alimentação, Transporte e Carta de Hospedagem.

90 dias na base ou até
Voucher Físico A organização dos documentos será por número de Manual Armário do setor Caixas Mensal e data Todos
preencher a caixa
voo; base que emitiu o voucher e período.

Cartões de Embarque
Cartões de embarque de clientes Manual Armário do Setor Caixas/Saco Por voo Todos 48 horas
(bases nacionais)

Cartões de Embarque
Cartões de embarque de clientes Manual Armário do Setor Caixas/Saco Por voo Todos 90 dias
(bases internacionais)

Identificação e assinatura dos funcionários das

Protocolo de Até sua Até sua
parceiras com a ciência do conteúdo das Manual Armário do setor Caixas Todos
Conhecimento Substituição Substituição
divulgações operacionais

Controle de
Recebimento Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos 90 dias
Eletrônico

Controle de Ligações
Contato com clientes na base Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos 90 dias
Telefônicas de Clientes

Índice Geral da
Até sua Até sua
Biblioteca de Documentos obrigatórios por legislação Manual Armário do setor Caixas Todos
Substituição Substituição
Aeroportos

Controle de
Acompanhar e Atualizar e Atender Legislação Manual/ Até sua Até sua
Documentos Externos - Armário do setor Caixas Todos
Vigente Eletrônico Substituição Substituição
SAOTT

Controle de Upgrade
para Cliente Benefício Para controle de benefícios com upgrade Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos 90 dias
Viagem

Controle de Reporte
Controlar as ocorrências da Diretoria de Aeroportos Eletrônico GOLDOCS Rede GOL 90 dias Diretoria de Aeroportos 90 dias
Operacional

Controle de Envio de
Envio de RFP´s para a Central de Bagagem Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos 90 dias
RFP para o LZ

Tabela de Códigos de
Informação sobre códigos de atraso utilizados Eletrônico GOLDOCS Rede GOL 90 dias Todos 90 dias
Atrasos - GRH

Formulário de
solicitação - Identidade Requisição de materiais de identidade visual Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos 90 dias
Visual

Masterlist de Armazenamento de informações de Normas e

Eletrônico GOLDOCS Rede GOL Mensal Todos 90 dias
Documentos Procedimentos

Entrega da Briefcase na
Formulário de controle de entrega da briefcase Manual Armário do setor Caixas Mensal Todos 90 dias
origem

Formulário de Análise
Controle de mudanças para auditoria IOSA Eletrônico GOLDOCS Rede GOL Mensal Diretoria de Aeroportos 90 dias
Crítica de Documentos

Tipo de
Ficha de Avaliação do Avaliação/
Impressão para avaliação do instrutor Manual Armário do setor Local Restrito Diretoria de Aeroportos Permantente
Instrutor Nome do
Colaborador

Checklist Abertura de
Controle de requisitos para abertura de base Eletrônico GOLDOCS Local Restrito Mensal Diretoria de Aeroportos Permantente
Base

Controle de Treinamentos de Colaboradores

Matriz de Qualificação Eletrônico GOLDOCS Local Restrito Mensal Diretoria de Aeroportos Permantente
Temporários

Diário de Turma Reportes de situações anormais nos treinamentos Eletrônico Rede GOL Local Restrito Mensal Diretoria de Aeroportos 5 anos

Declaração Preterição, Declaração Preterição -

90 dias ou até
Clientes Residentes fora do Brasil, Declaração Manual Armário do setor Caixas Todos 5 anos
encher a caixa
Voluntário

Recepción de
90 dias ou até
Compensación CUN Recepción de Compensación CUN Manual Armario do Setor caixas Todos 10 anos
encher a caixa

Descrição de Cargos
Lista Mestre de Descrição de Cargos Críticos da Até sua
Críticos da Diretoria de Eletrônico GOLDOCS Local Restrito Diretoria de Aeroportos Indeterminado
Diretoria de Aeroportos Substituição
Aeroportos

Controle de envio de Elaborado em Armazenado no Gerência, preposto e Envio para SAOAZ em até
Controle de envio de FIM à SAOAZ Rede GOL Diário
FIM à SAOAZ Excel GOLDOCs financeiro da base 7 dias

Financeiro da base e
Controle de Utilização Formulário de controle de utilização de voucher
MS Word Armário do Setor Caixa Por data colaboradores atuantes no 1 ano
de Voucher pelo financeiro da base.
Sac.
Financeiro da base e
Controle de Bloco de Formulário para controle de utilização do bloco de
MS Word Armário do Setor Caixa Por data colaboradores atuantes no 1 ano
Voucher voucher pelo financeiro da base.
Sac.
“USUÁRIO: Não utilize cópias fora de uso deste documento. Para isso certifique-se que esta é a versão mais atual no sistema de gestão eletrônica de documentos antes de utilizá-lo.”
FORM-MN-GRH-TT-017-047- Tabela de Controle de Registro – Revisão 07 – 14/07/2021
7/2021

Descarte

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Arquivo
Intermediário
(JUR)

Arquivo
Intermediário
(JUR)

Descarte na base

Descarte na base
após encerramento

Envio para Diretoria

Jurídica

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Arquivo
intermediário

Arquivo na Base
 Descarte na base

Arquivo
Intermediário

Descarte na base

Envio Imediato para

Gerência Fiscal

Descarte na base

Descarte na base

Envio à SAOAQ

Descarte na base

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Intermediário

Departamento
Medico

Descarte na base

Descarte na base

Arquivo
Intermediário

Descarte na base

Arquivo
Intermediário

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Arquivo
Intermediário

Arquivo Permanente

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Intermediário
Descarte na base

Arquivo
Intermediário

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Descarte na base

Disponível para
consulta no Portal
GOLDOCS

LZ

Disponível para
consulta no Portal
GOLDOCS

Memória GOL

Disponível para
consulta no Portal
GOLDOCS

Descarte na base

Disponível para
consulta no Portal
GOLDOCS

N/A

Disponível para
consulta no
GOLDOCS
Disponível para
consulta no
GOLDOCS

N/A

Arquivo
Intermediário

Arquivo
Intermediário

Disponível para
consulta no
GOLDOCS

Arquivo
intermediário

Descarte na base

Descarte na base
la de Controle de Registro – Revisão 07 – 14/07/2021
Retirado:
Declaração de gestante
Formulário de objeto retido (2ª via)