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Gestão Corporativa e

Redução de
Despesas em
São Paulo

Case da Prefeitura de São Paulo Rodrigo Mauro Ruiz de Matos


Projeto de Modernização da Administração III Encontro de Agentes Públicos
Pública 23/02/2011
Projeto Modernizando a Administração Pública

Projeto realizado em 3 frentes de trabalho:

 Redução de Despesas, sem diminuição dos


serviços prestados;
 Aumento das Receitas, sem aumento dos impostos;
 Redesenho de processos.

 Projeto desenvolvido entre Dezembro de 2005 a


Dezembro de 2008
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública

Contexto, Desafios e Objetivos

 Reduzir despesas sem reduzir


serviços prestados, aliás,
buscar aumentá-los em
qualidade
e quantidade.
 Modernizar a gestão
interna da Prefeitura.
 Deixar legados de gestão
ao corpo funcional.
 Gerir corporativamente
despesas, racionalizando-
as.
 Melhorar a cadeia de processos
que geram gastos.
 Criar ferramentas de alta gestão.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública

1º Fase: Despesas Administrativas comuns:

 Análise de R$ 1,2 bilhão (2005) – R$ 1,52 bilhão em 2011


 Resultados Quantitativos:
 Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (R$ 155 milhões em
2011) (10,5%) - meta original R$ 115 milhões
 Qualitativos: Rede de 2.000 pessoas; Redesenho de processos visando
resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos.
 Exemplos de serviços:
 Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia – R$ 381,3 milhões)
 Serviços terceirizados (vigilância, limpeza – R$ 20,2 milhões)
 Serviços com frota locada (R$ 89 milhões)
 Alimentos, Locação de Imóveis, Transporte Escolar, Suprimentos,
Gastos Hospitalares, além de Órgãos Pilotos.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública

2º Fase: Despesas Específicas

 R$ 1,6 billhão (2008) - R$ 2,03 bilhões em 2011, distribuídos em:


- Saúde
- Educação
- Manutenção da Cidade
 Resultados Quantitativos:
 Em 12 meses R$ 117 milhões de economia (R$ 130 mi em 2011) -
meta original R$ 94 milhões
 Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias
nos processos internos, melhor gestão de gastos;
 Exemplos de serviços:
 Zeladoria da Cidade
 Serviços Médicos Especializados
 Contra partidas e convênios
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública

Capacidade de Redução
0,285 = 7% em 4 anos: R$ 933 milhões

0,413

Gerais

3,55 Específicas

Total Atualizado Economia

Em bilhões de Reais (atualizado)

0,520
Total Analisado: R$ 3,55 bilhões
Em bilhões de Reais – Projeção, sem atualização
Economia alcançada no período
(18+12
meses): R$ 285 milhões
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Processos, Métodos e Pessoas

A organização de um processo complexo como esse requer:

Processos

 Identificar, isolar e estudar o comportamento de cada despesa, como e onde ela ocorre.
 Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos.
 Desenhar e propor melhorias sistêmicas.
 Centralizar o modelo e descentralizar as ações
Métodos
 Uso de consagrada metodologia (PDCA)
 Gerenciamento Matricial de Despesas
 Uso intensivo de TIC
Pessoas
 Treinamento de servidores
 Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos.
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Método

Preço

Y
Matriz de Despesas
REDUOÇrig DO PREÇO
ÃinOal
Y’

Nova Matriz AUMENTO DO


BENEFÍCIO

X X’ Benefício
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Método PDCA

1 Identificação do Problema
Padronização
2 Análise de Fenômeno
8
3 Análise de Processo

Analise de desvios e
implantação de 7
A P
ações corretivas
4 Plano de Ação

Verificação dos C D
Resultados e das 6
5 Execução do Plano
ações
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Indicadores: Identificando o problema

Exemplo de atuação em duas variáveis (no caso, telefonia fixa):

GASTO
Indicador Preço X Consumo
Global
=
R$ Minuto
R$ Servidor
Minuto
Servidor

Redução

Renegociação
1 Padrão: Ação sobre
de Contratos 2
os Parâmetros
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Metas: Definição

Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa):

Meta: reduzir o
valor dos
indicadores das
áreas até o valor
proposto pela
régua.

Minutos / Servidor
Meta: manter o valor dos
indicadores das áreas
que estão abaixo da
régua.

Cluster A Cluster B
Sub-Prefeituras Secretarias

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Análise do Processo

EQUIPAMENTOS
PESSOAS RECURSOS

CAUSAS ELEVADO GASTO


COM
TELEFONIA FIXA

INFORMAÇÕES
PROCESSOS AMBIENTE

Exemplo 1: Elevado número de ligações para celulares


Exemplo 2: Falha no uso da operadora para interurbanos
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Plano de Ação

Ex1: Elevado número de ligações para celulares


Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos

CAUSAS
PRIORITÁRIAS

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Sistemas de Apoio

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Processo de Trabalho

Fluxo de Acompanhamento
Trimestral
Reunião Prefeito

Reunião
Mensal Liderança

Análise Análise
Gestores Gestores
Famílias

INÍCIO
Matrizes de Resultados
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Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações

Energia Elétrica de Média Tensão

Meta
Situação Encontrada
Convencional
Azul
4%
Verde 5%
7%

Convencional
88%
Verde
96%

Ganho Anual
IPC/FIPE
R$ 3,26 milhões R$ 2,75 mi
(2005)
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações

Energia Elétrica de Média Tensão


Nova Demanda de
Ultrapassagem
90

80

70
Demanda de
Ultrapassagem
60

50 (Tarifa 3x maior)

40

30

20

10

0
jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez

IPC/FIPE
Ganho Anual R$ 2,17 mi
(2005)
R$ 2,57 milhões

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Exemplos Práticos – Novas Licitações
Ganho Anual
R$ 876 mil/ano
Compra de Medicamentos
R$ / 1.000 COMPRIMIDOS

ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO)


CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8,1 milhões
45
40 40,0
36,9
35 34,3
30,0 32,2
30 29,0 29,0
26,6 26,0
25
20
15
10
5
0
HOSPITAL DAS FUND. SEC. MINISTÉRIO DA UNIV. FEDERAL UNIV. ARP SAÚDE - ARP SAÚDE -
CLÍNICAS SP OSVALDO ESTADUAL DA SAÚDE PARANÁ FEDERAL ANTERIOR ATUAL
CRUZ SAÚDE SP SANTA
CATARINA ANTERIOR ATUAL
PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO
(META)
SECRETARIA MUNICIPAL DA
SAÚDE
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Novas Licitações

Telefonia Fixa
Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular

Redução
IPC/FIPE
83% Ganho Anual
R$ 14 mi
(2005)

R$ 16,7
milhões

R$/min
R$/min

Redução
59%
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Educação

• Recurso direto nas escolas;

• Autonomia de gasto;

• Agilidade na execução.

• Educação Infantil:
• Centro de Educação Infantil – CEI = R$ 4.500;

$
• Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI =
R$ 6.000;

• Ensino Fundamental e Médio – EMEF/EMEFM = R$ 8.500;

• Educação Especial – EMEE = R$ 8.500;

• Centro Educacional Unificado – CEU = R$ 19.000.

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Ganho Anual
•Investimento R$7,6 R$ 3,5 milhões

mi;
• Modernização;
• Treinamentos.

sabesp

• Investimento R$ 14 mi.
Ganho Anual
R$ 15,7 milhões •Reforma de 500 escolas
e revisão e
modernização;
•Treinamento de 2000 pessoas
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Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação

Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada

1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO


R$ / PACIENTE MÊS

R$ 612
• Reavaliação dos pacientes: alta do
R$ 343
R$ 264 serviço (672 pacientes, 30%);

• Ampliação do atendimento a novos


2004 2007 2008 pacientes.

3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE

• Acompanhamento sistemático dos pacientes.

MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES


Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação

Padronização Serviços Terceirizados

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Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Zeladoria e Manutenção da Cidade

EVOLUÇÃO DO GANHO - SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO


6

R$ MM
3 5,2 5,0
4,5
2 3,3
2,3 2,4
1,8
1

0
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho
GANHO REALIZADO ABAIXO DA META (R$ MM) GANHO REALIZADO ACIMA DA META (R$ MM)

Ganho Previsto (R$ MM) Tendência (Ganho)

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Zeladoria e Manutenção da Cidade

Número de Subprefeituras que Atingiram as Metas nos Serviços de Manutenção da Cidade

Janeiro 2008 Junho 2008


Tipo do Serviço Nº. Subs. % Nº. Subs. %
Poda/remoção de árvores 5 16% 14 45%
(*)
Conservação de BL e PV 6 19% 14 44%
(*)
Corte de grama 1 34% 12 38%
1
Limpeza manual de córregos 1 42% 15 48%
(*) 3
Limpeza de BL e PV 1 59% 22 69%
Obs.: (*) Incluído SPUA 9

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões


e córregos.
160

142,98
140
Melhor
120

100

80

60
49,11

40

19,17
20 16,81 16,92
13,97 12,54
1,71
0
Cidade Ademar Penha Freguesia do Ó/Brasilândia Cidade Tiradentes

Atual Proposta

Fonte: Subprefeituras e SIURB


2006/2007
Redução de Despesas
Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do


piscinão:

Contratação Contratação
Atual Proposta
Horas de Produtividade
Trabalho
R$/hora R$/tonelada

Benefícios resultantes da ação:

 Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão;


 Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão;
 Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade;
 Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Saúde

CONVÊNIOS SUS

A oportunidade prevê a readequação dos gastos (Teto


financeiro) com convênios SUS e a reutilização dos recursos
otimizados.

CONTRAPARTIDAS

Foi identificada a oportunidade de cobrar a execução de


serviços gratuitos em contrapartida pela utilização de áreas
públicas.

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Gestão de Contratos

• Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura;


• Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura;

Concepção Preparação do Contrato e


do Objeto Solicitação
Edital/Contrato Gestão

O que Como Compra Condição


da Compra
Compra

REDESENHO DO PROCESSO
• Disseminação dos padrões por todas as Unidades;
• Acompanhamento da utilização dos padrões.
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Gestão de Contratos

 Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura.


 Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas
para organização do sistema como um todo.
 Realizar ações em todas as fases da cadeia.
 Atuar centralmente para agir descentralizadamente.
 Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório.
 Travamento na execução orçamentária.
 Permite a extração de relatórios, que geram preços de
referência, compras centrais ou determinações de padrão para
compras descentralizadas.
 Permite o acompanhamento em tempo real.

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Seminários, Workshop e Apresentações

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB

Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus – Bacen; PIB Real - IBGE

Redução de Despesas Prefeitura de SP


Obrigado.
Projeto Modernizando a Administração Pública
Frente de Redução de Despesas

• Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos


Executados em 2005 com as famílias de despesas
administrativas comuns; Metas revistas em 2007.

Rodrigo Mauro Ruiz de Matos • Fase II – (2008-): Base de Dados de gastos executados em
www.ruizdematos.com 2007 nas famílias de despesas da Secretaria de Educação,
Saúde e Subprefeituras.

• Dados de metas e demais valores de referência do Sistema


ruiz_matos@yahoo.com de Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura.

• Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até fevereiro de 2011


(011) 8585.2284 apenas para demonstração.

ruizdematos.com/projetos

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