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Como aprimorar a

gestão de documentos
em sua empresa

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Você consegue encontrar com facilidade uma
política corporativa ou um contrato sempre que
você precisa? Quando encontra, você tem certeza de
estar utilizando a versão correta? Como você sabe
se o documento foi alterado e quem alterou? Você é
notificado automaticamente quando as informações
são atualizadas?
Se a resposta para alguma dessas questões for
“não”, são grandes as chances de você estar
enfrentando problemas com documentos. Mas o
seu caso não é único. Gerenciar conteúdo continua
sendo um desafio em muitas empresas.

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O conteúdo fora de controle leva ao caos. Muitas organizações gastam grandes quantias de
dinheiro com multas, devido à perda de documentos ou não cumprimento dos prazos. Essas
organizações estão procurando maneiras de erradicar esses custos, eliminando a necessidade de um
sistema baseado em papel, tornando seus processos mais rápidos e transparentes.

A boa notícia é que implementar mudanças para melhorar a forma como você e sua equipe organizam
documentos não precisa ser difícil. Este eBook traz algumas estratégias fáceis de implementar que
podem ajudá-lo a cortar custos e maximizar todo o potencial do seu processo de gerenciamento de
documentos.

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01 | Digitalize Documentos em Papel

O primeiro conselho para melhorar o


gerenciamento de documentos é: Transforme
papel em informação eletrônica (por exemplo,
PDF). A digitalização de documentos é uma
maneira simples de começar a eliminar a
ineficiência dos processos de negócio.
Nas organizações com processos baseados
em papel, a produtividade continuará sendo
impactada de forma negativa. O mercado está
cada vez mais competitivo, e a falta de
eficiência certamente abre oportunidades para
a concorrência.
A informação eletrônica pode ser recuperada
mais rapidamente e pode ser gerenciada,
rastreada e reutilizada de forma mais fácil. Isso
ajuda a reduzir, e em muitos casos até mesmo
eliminar as atividades que envolvem o
manuseio de papel.

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02 | Centralize o Conteúdo Corporativo

O segundo conselho é estabelecer um repositório


para centralizar todo o conteúdo da empresa.
Em organizações de grande porte, é comum que
os departamentos ou unidades de negócio
trabalhem com vários tipos de documento. E cada
um aplica métodos de gerenciamento diferentes.
Isso tende a promover a redundância em
atividades como a aprovação e distribuição. Uma
solução para Gestão do Conteúdo Empresarial
consolida esses esforços.
Ao centralizar o conteúdo, os funcionários podem
encontrar documentos importantes com facilidade,
sempre que necessário.
O acesso rápido às informações, faz com que a
resposta às demandas do negócio sejam mais
eficientes. A capacidade de acessar rapidamente
informações também melhora os processos de
tomada de decisão.

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03 | Classifique os Documentos

As organizações criam grandes quantidades de documentos.


Para que a navegação e os recursos de pesquisa sejam fáceis
de utilizar, os documentos precisam ser categorizados,
desenvolvendo o que é conhecido como Taxonomia.
Em um processo de vendas, por exemplo, existem vários
documentos relacionados, tais como:
• Tabelas de preços,
• Propostas,
• Contratos.
Ao identificar e analisar os processos da empresa, você vai
entender a estrutura anatômica do negócio, e terá a base da
sua taxonomia.

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04 | Faça Bom Uso dos Metadados

A acessibilidade é um dos aspectos mais importantes do


gerenciamento de documentos. Os metadados podem
ajudá-lo a gerenciar informações não estruturadas,
permitindo que os usuários encontrem os documentos de
que precisam com facilidade.
A definição de metadados deve ser feita de acordo com o
contexto dos documentos. Para Faturas, você pode
utilizar atributos como Nome do fornecedor, Data e Valor
da fatura. Para documentos de Recursos Humanos,
Nome do profissional, RG e CPF são atributos mais
apropriados.
Metadados combinados com Taxonomia, agilizam a
localização dos documentos. Identificar um documento
fica muito mais simples, uma vez que você não precisa
abri-lo. Se você precisar aplicar políticas de retenção,
metadados bem definidos tornarão os controles mais
seguros e consistentes.

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05 | Otimize o tempo com Modelos de Documento

A criação de novos documentos pode ser feita de


maneira mais rápida, através do uso de modelos.
Você pode utilizar ferramentas de escritório como o
Word ou o Excel para criar estes modelos, em que é
possível padronizar diferentes elementos, tais como
cabeçalhos e rodapés, imagens, tabelas, fórmulas,
entre outros.
Esses recursos permitem que você crie
documentos padronizados e alinhados às políticas
corporativas.

Assim é possível simplificar os processos de


elaboração, eliminar atrasos e acelerar a
distribuição de conteúdo.

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06 | Estabeleça Permissões de Acesso

Sem um controle efetivo sobre os documentos, as


organizações se expõe cada vez mais aos riscos de
segurança.
Nem todos os colaboradores precisam de acesso
completo a todos os documentos da organização. Ao
estabelecer controles de acesso adequados, seu
conteúdo torna-se mais seguro e você evita que as
informações sejam modificadas ou desapareçam de
forma maliciosa ou acidental.
Alguns documentos podem precisar ser editados pelos
membros da equipe, mas outros devem estar disponíveis
somente para consulta. Com os controles de segurança,
ninguém pode alterar o que você definiu que não deve ser
alterado.
Você pode estabelecer um padrão de controles e ajustá-
los conforme necessário, de modo a acomodar as
necessidades de acesso da sua equipe.

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07 | Incentive a Colaboração

Em sua empresa, com que frequência as pessoas


enviam e-mails solicitando que colegas de equipe
alterem um documento ou aprovem documentos
anexados ao e-mail?
Estas práticas custam caro e comprometem a
produtividade.
Centralize essas demandas através de uma solução
de Gestão do Conteúdo Empresarial. Naturalmente,
os funcionários e colegas de equipe passarão a se
comunicar através deste canal sem utilizar e-mail e
aplicativos externos.

Uma solução corporativa permite que os usuários


de todos os departamentos, como marketing,
vendas e engenharia, trabalhem juntos em um
mesmo documento, de forma controlada e
integrada.

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08 | Gerencie as Versões dos Documentos

Os documentos corporativos podem mudar a qualquer


momento. O que aconteceria na sua empresa se:
Cada vendedor estiver trabalhando com uma lista de
preços diferente?
Ou ainda, se cada um estiver utilizando modelos de
contratos desatualizados?
Certamente isso traria problemas para você e seus
clientes.
Para evitar esse tipo de situação, você pode padronizar
um processo para gerenciar versões de documentos.
Através do controle de versões, é possível implementar
com facilidade as alterações ou melhorias nos
documentos, necessárias para atender aos requisitos
legais, regulamentares ou às novas demandas de
negócio.
Uma solução de Gestão de Conteúdo Empresarial, ajuda
a implementar alterações nos documentos e mantém o
histórico de versões mais antigas. Ele também notifica e
garante que todos estejam acessando a versão mais
atualizada do documento.

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09 | Aplique Políticas de Retenção

Você já parou para pensar que sua empresa pode


estar armazenando documentos sem nenhuma
utilidade?
Geralmente documentos corporativos tem uma vida
útil, definida por requisitos de conformidade locais ou
políticas estabelecidas pela própria organização.
Ambos os documentos físicos e eletrônicos exigem
espaço para serem armazenados. Para evitar custos
desnecessários, você precisa estabelecer políticas
para descartar o conteúdo no final de seu ciclo de
vida.

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10 | Implemente uma Trilha de Auditoria

A última estratégia para melhorar o sistema de


gerenciamento de documentos da sua empresa
é implementar uma trilha de auditoria.
Este recurso permite que você acompanhe
todos os eventos que acontecem com um
documento, mostrando "quem está fazendo o
quê e quando".
Mapeando eventuais fragilidades, você poderá
planejar e implementar melhorias no seu
processo.
Ao garantir que o seu próprio sistema segue
boas práticas, manter a conformidade com os
padrões e regulamentos da indústria se torna
muito mais fácil.

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Agora que você já sabe Como aprimorar a gestão de documentos em sua empresa, conheça também o
SoftExpert ECM (Enterprise Content Management), a solução mais completa e inovadora para melhoria e
automação de processos, conformidade regulamentar e excelência na gestão de conteúdo empresarial.

SoftExpert ECM
SoftExpert ECM é uma plataforma robusta, 100% web, que disponibiliza todos os principais recursos de gestão de conteúdo
necessários para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos
organizacionais. É a solução perfeita para centralizar conteúdo não estruturado e gerenciar o ciclo de vida dos conteúdos por
completo.

A solução oferece um ambiente único e integrado, que inclui o gerenciamento de documentos e registros, fluxos de trabalho,
pesquisa e arquivamento, assim como aplicações específicas, tais como a gestão de contratos e a gestão de documentos de
engenharia.

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Automatizar seu sistema de gestão de
documentos é um ingrediente chave para
aumentar o desempenho e a produtividade em
seu negócio, evitando erros e retrabalho.
SoftExpert ECM fornece todo o suporte
necessário para alcançar os resultados que você
está procurando.

Saiba mais sobre a solução:

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SoftExpert Excellence Suite SoftExpert

A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções


para a excelência na gestão, fornecendo softwares e
serviços para o aprimoramento de processos de negócio,
conformidade regulamentar e governança corporativa.

Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2


mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo, as
soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos
mais variados portes e ramos de atuação, incluindo
manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e
laboratórios, serviços financeiros, alta tecnologia e TI,
educação, energia e utilidade pública, logística, varejo,
serviços, dentre outros.

Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e


O SoftExpert Excellence Suite é a mais completa plataforma de gestão para alcançar a
internacionais, a SoftExpert oferece serviços de
excelência em processos, conformidade regulamentar e governança corporativa.
implantação, treinamento, hospedagem, validação,
As organizações podem não necessitar de todas as aplicações, ou podem implementar uma suporte e assistência técnica, com o intuito de assegurar
aplicação após a outra, evoluindo a medida que a necessidade aumenta. Independentemente
que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno
da estratégia escolhida, somente um ambiente único compartilhado permite que as aplicações
colaborem entre si e se encaixem perfeitamente como peças em um quebra-cabeça da sobre seus investimentos.
excelência corporativa.

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Leve sua empresa para o próximo nível.

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