INSTITUTO CHICO MENDES DE CONSERVAÇÃO DA BIODIVERSIDADE

DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, ADMINISTRAÇÃO E LOGÍSTICA

UNIDADE AVANÇADA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS DA III REGIÃO

ANEXO IV DO TERMO DE REFERÊNCIA

PROCEDIMENTOS E ROTINAS DE MANUTENÇÃO

PREDIAL EM NÍVEL NACIONAL

Imagem: Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios. Disponível em http://revistapegn.globo.com/Revista/Pegn/foto/0,,57779844,00.jpg. Acesso em 05 set. 2015

FEVEREIRO/ 2016
 1. INTRODUÇÃO

a. Os serviços de conservação e manutenção correspondem às atividades de

inspeção1, limpeza e reparos dos componentes e sistemas da edificação e serão
executados em obediência a um Plano ou Programa de Manutenção, baseado
em rotinas e procedimentos periodicamente aplicados nos componentes da
edificação. Serão adotados os seguintes procedimentos e rotinas de serviços:
b. Todos os componentes da edificação deverão ser periodicamente limpos, de
conformidade com as especificações e periodicidade estabelecidas no Plano de
Manutenção.2
c. Os serviços de conservação em arquitetura normalmente restringem-se à
substituição de elementos quebrados ou deteriorados. Esta substituição deve ser
feita após a remoção do elemento falho e da reconstituição original, se assim for
o caso, de sua base de apoio, adotando-se a metodologia descrita no Caderno de
Especificações e Encargos. Conforme o caso, será necessária a substituição de
toda uma área ao redor do elemento danificado, de modo que, na reconstituição
do componente, não sejam notadas áreas diferenciadas, manchadas ou de
aspecto diferente, bem como seja garantido o mesmo desempenho do conjunto3.
d. Se a deterioração do elemento for derivada de causas ou defeitos de base,
deverá esta também ser substituída.
e. Outras causas decorrentes de sistemas danificados de áreas técnicas diversas,
como hidráulica, elétrica e outras, deverão ser verificadas e sanadas antes da
correção da arquitetura.

1
A inspeção predial está compreendida em uma contratação específica (art. 23 da Lei nº 8.666/93) e se constitui,
basicamente, da realização do laudo prévio de inspeção da unidade para determinar o que precisa ser feito nos
procedimentos eletivos. Esse procedimento é dispensado nos casos de atendimentos de urgência.
2
O Plano de Manutenção Periódica é definido pela contratada específica de Inspeção Predial e aprovado pelo
ICMBio.
3
Conforme a recomendação feita pela contratada de Inspeção Predial.
 2. PROCEDIMENTOS DE REGISTROS DE INTERVENÇÕES
a. Para considerar apto a ser realizado o serviço, em caráter eletivo, a contratante4
deverá realizar, dentre outras, as seguintes atividades:
i. manter um arquivo completo e atualizado de toda a documentação
pertinente aos trabalhos, incluindo o contrato, Caderno de Encargos,
orçamentos, cronogramas, correspondência e relatórios de serviços;
ii. analisar e aprovar o plano de execução a ser apresentado pela
Contratada no início dos trabalhos;
iii. solucionar as dúvidas e questões pertinentes à prioridade ou sequência
dos serviços em execução, bem como às interferências e interfaces dos
trabalhos da Contratada com as atividades de outras empresas ou
profissionais eventualmente contratados pelo Contratante5;
iv. paralisar e/ou solicitar o refazimento de qualquer serviço que não seja
executado em conformidade com plano ou programa de manutenção,
norma técnica ou qualquer disposição oficial aplicável ao objeto do
contrato;
v. solicitar a substituição de materiais e equipamentos que sejam
considerados defeituosos, inadequados ou inaplicáveis aos serviços;
vi. solicitar a realização de testes, exames, ensaios e quaisquer provas
necessárias ao controle de qualidade dos serviços objeto do contrato;
vii. exercer rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços,
aprovando os eventuais ajustes que ocorrerem durante o
desenvolvimento dos trabalhos;
viii. aprovar partes, etapas ou a totalidade dos serviços executados, verificar
e atestar as respectivas medições, bem como conferir, vistar e
encaminhar para pagamento as faturas emitidas pela Contratada;
ix. verificar e aprovar os relatórios de execução dos serviços, elaborados
de conformidade com os requisitos estabelecidos no Caderno de
Encargos;
x. verificar e aprovar eventuais acréscimos6 de serviços necessários ao
perfeito atendimento do objeto do contrato· solicitar a substituição de
qualquer funcionário da Contratada que embarace ou dificulte a ação da
Fiscalização ou cuja presença no local dos serviços seja considerada
prejudicial ao andamento dos trabalhos.
b. O Relatório de Serviços, em 3 (três) vias7, será destinada ao registro de fatos e
comunicações pertinentes à execução dos serviços, como conclusão e
aprovação de serviços, indicações sobre a necessidade de trabalho adicional,
autorização para substituição de materiais e equipamentos, irregularidades e
providências a serem tomadas pela Contratada e Fiscalização. Todo relatório
deverá estar acompanhado de registro fotográfico.

4
O registro deverá compilar pedidos feitos nas UAAFs, CR’s, Diretorias e demais Órgãos do ICMBio, sendo
compilados em registrados em processo para cada Unidade do ICMBio, a fim de obter uma série histórica dos
procedimentos realizados na referida unidade. Sua guarda deverá ser feita na unidade gestora do contrato.
5
Para tanto, deverá ser observado o fluxograma definido neste documento, sob pena de ilegalidade da intervenção,
sem prejuízo da apuração de responsabilidade.
6
Ibidem.
7
Uma para a unidade beneficiada – que deverá mantê-la arquivada -, uma para a gestora do contrato – que deverá
arquivá-la no processo, antes do pagamento da medição e outra para a contratada.
 c. As reuniões realizadas no local dos serviços serão documentadas por Atas de
Reunião, elaboradas pela Fiscalização8 e que conterão, no mínimo, os seguintes
elementos: data, nome e assinatura dos participantes, assuntos tratados, decisões
e responsáveis pelas providências a serem tomadas.
d. Somente poderão ser considerados para efeito de medição e pagamento dos
serviços efetivamente executados pela Contratada e aprovados pela
Fiscalização, respeitada a rigorosa correspondência com o plano ou programa
de manutenção previamente aprovado pelo Contratante.
e. A medição de serviços será baseada em relatórios periódicos elaborados pela
Contratada, registrando os elementos necessários à discriminação e
determinação das quantidades dos serviços efetivamente executados.
f. A discriminação e quantificação dos serviços considerados na medição deverão
respeitar rigorosamente as planilhas de orçamento anexas ao Contrato, inclusive
critérios de medição e pagamento.
g. O Contratante deverá efetuar os pagamentos das faturas emitidas pela
Contratada com base nas medições de serviços aprovadas pela Fiscalização,
obedecidas as condições estabelecidas no contrato.
h. O Recebimento dos serviços executados pela Contratada será efetivado em duas
etapas sucessivas:
i. na primeira etapa, após a conclusão dos serviços e solicitação oficial da
Contratada, mediante uma inspeção realizada pela Fiscalização, será
efetuado o Recebimento Provisório;
ii. nesta etapa, a Contratada deverá efetuar a entrega do relatório de
execução dos serviços previstos no Caderno de Encargos e nas Rotinas
de Manutenção previamente aprovadas pelo Contratante;
iii. após a inspeção, através de comunicação oficial da Fiscalização, serão
indicadas as eventuais correções e complementações consideradas
necessárias ao Recebimento Definitivo, bem como estabelecido o prazo
para a execução dos ajustes;
iv. na segunda etapa, após a conclusão das correções e complementações e
solicitação oficial da Contratada, mediante nova verificação realizada
pela Fiscalização, será realizado o Recebimento Definitivo;
v. o Recebimento Definitivo somente será efetuado pelo Contratante após
a comprovação pela Contratada de pagamento de todos os impostos,
taxas e demais obrigações fiscais incidentes sobre o objeto do contrato.

8
Seja pelo gestor do contrato ou pelos fiscais que o auxiliarão. Os procedimentos somente poderão ser executados se
aprovados na forma do fluxograma presente neste documento.
 3. DIRETRIZES DE MANUTENÇÃO
a. A área responsável pelas atividades de conservação/ manutenção deverá
implementar um Sistema de Manutenção, de modo a preservar o desempenho, a
segurança e a confiabilidade dos componentes e sistemas da edificação,
prolongar a sua vida útil e reduzir os custos de manutenção9.
b. O Sistema de Manutenção (SM) será configurado pelos seguintes pontos
essenciais: organização da área de manutenção, arquivo técnico da edificação,
cadastro dos componentes e sistemas da edificação e programa ou plano de
manutenção.
c. A organização da área de manutenção será compatível com o porte e
complexidade da edificação, disponibilidade de pessoal próprio e diretrizes
administrativas relativas à contratação de serviços de terceiros, envolvendo as
funções de gestão do SM, suprimento, almoxarifado e oficina ou serviços de
manutenção.
d. A função de gestão deverá responder pela implementação e articulação das
demais funções do SM, manutenção do arquivo técnico e cadastro dos
componentes e sistemas da edificação e elaboração do programa ou plano de
manutenção.
e. O arquivo técnico da edificação será constituído por todos os documentos de
projeto e construção, incluindo memoriais descritivos, memoriais de cálculo,
desenhos, especificações técnicas. Será integrado ainda pelos catálogos,
desenhos de fabricação e instruções de montagem, manuais de manutenção e de
operação e termos de garantia fornecidos pelos fabricantes e fornecedores dos
componentes e sistemas da edificação.
f. O cadastro da edificação deverá conter o registro de todos os componentes e
sistemas abrangidos pelo programa de manutenção, incluindo identificação,
descrição e localização, bem como as relações de documentos e de peças
sobressalentes fornecidas pelos fabricantes e fornecedores.
g. O arquivo técnico e o cadastro dos componentes e sistemas da edificação serão
mantidos permanentemente atualizados, refletindo fielmente todas as
modificações e complementações realizadas ao longo da sua vida útil..
h. Cumprirá à função de gestão a definição, caracterização e quantificação dos
materiais, componentes e serviços de manutenção a serem adquiridos ou
contratados pela Administração. Registros históricos dos serviços de
manutenção, facilidades de aquisição, disponibilidade de recursos e outras
variáveis deverão orientar a fixação dos quantitativos e demais parâmetros de
rotação do estoque necessário aos serviços de manutenção fundamentado nos
procedimentos e rotinas de manutenção preventiva recomendados pelas
PRÁTICAS de Projeto, Construção e Manutenção de Edifícios Públicos
Federais e manuais de manutenção dos fabricantes e fornecedores dos
componentes e sistemas da edificação, assim como na experiência adquirida
pelo Contratante.
i. Todos os procedimentos e rotinas de manutenção preventiva utilizados deverão
ser continuamente avaliados, ajustados e complementados pelo Contratante, de

9
Tal implementação, conforme determinação em Auditoria da Controladoria Geral da União, será feito
com a execução do contrato de Inspeção Predial.
modo a permanecerem sempre atualizados ao longo da evolução tecnológica e
consistentes com as necessidades e experiência adquirida na gestão do Sistema
de Manutenção.
4. LEGISLAÇÃO COMPLEMENTAR
a. A execução de Serviços de Conservação e Manutenção deverá atender também
às seguintes Normas e Práticas Complementares:
i. Práticas de Projeto, Construção e Manutenção de Edifícios Públicos
Federais;
ii. Normas da ABNT e do INMETRO;
iii. Normas Estrangeiras: Norma VDMA 24.186 - “Programme of Service
for the Maintenance of Air Hardling and other Technical Equipament in
Building”, de setembro de 1988;
iv. Códigos, Leis, Decretos, Portarias e Normas Federais, Estaduais e
Municipais, inclusive normas de concessionárias de serviços públicos;
v. Instruções e Resoluções dos Órgãos do Sistema CREA/CAU, inclusive
em âmbito nacional.
 5. FLUXOGRAMA DAS ATIVIDADES
a. São definidos no processo, os seguintes atores:
i. Contratante: Unidade de Administração e Finanças do ICMBio na 3ª
Região – Teresópolis/RJ - Órgão setorial ou seccional do SISG
que contrata a execução de serviços e obras de construção,
complementação, reforma ou ampliação de uma edificação ou
conjunto de edificações;
ii. Contratada: Empresa ou profissional contratado para a execução de
serviços de uma edificação ou conjunto de edificações;
iii. Unidade Demandante: Unidade do ICMBio, nos termos do Decreto nº
7.515, que irá receber a prestação dos serviços;
iv. Unidade Deliberativa: São os órgãos constantes nos termos do art. 3º, I,
III b e IV, do Decreto nº 7.515, que aprovará a demanda de obras ou
serviços de engenharia para a Unidade Demandante;
v. Unidade Catalogadora: A unidade definida no inciso II, do art. 3º, da
Portaria ICMBio nº 267/2014, publicada no Boletim de Serviços de
mesma data.
vi. Somente se dará atendimento dos serviços de engenharia se o
cumprimento dos passos a seguir elencados for observado pelas
unidades envolvidas:
vii. Em nenhuma hipótese poderão ser gastos recursos públicos ou privados
em serviços de engenharia que não estejam registrados na Unidade
Catalogadora.
b. A Unidade Demandante, observando as disposições do Plano de Manejo da
unidade, quando for o caso, deverá encaminhar o pedido dos serviços de
engenharia para a respectiva Coordenação Regional, solicitando a contratação
dos serviços a serem executados. No caso dos Centros Especializados, a
solicitação será feita à Diretoria de Biodiversidade e no caso das UAAFs, a
solicitação será feita à DIPLAN. Para as Coordenações Regionais, a solicitação
será feita para a Presidência.
c. Todas as unidades do ICMBio deverão digitalizar integralmente suas peças
produzidas nos autos, devendo coincidir, rigorosamente, as páginas físicas e as
páginas virtuais no sistema que estiver em vigor.
d. O processo, autuado pela Unidade Demandante, deverá, nessa fase,
minimamente conter:
i. Estudo técnico preliminar, com avaliação do respectivo impacto
ambiental e sua correlação com o Plano de Manejo da Unidade
Descentralizada e, no caso de sua inexistência, a declaração de que o
serviço está em conformidade com as disposições do parágrafo único
do art. 28 da Lei nº 9.985, de 18 de julho de 2000.10
ii. desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global
dos serviços e identificar todos os seus elementos constitutivos com
clareza;
iii. subsídios para montagem do plano de ação, voltados para a finalidade
institucional ou legal a que se destina o serviço e a motivação que criou
a demanda;

10
Dispensável no caso de serviços emergenciais.
 iv. informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos
construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para o
serviço;
e. A Coordenação Regional à qual se vincula a Unidade Demandante terá
competência privativa para apreciar o pedido inicial do serviço11, observando:
i. finalidade institucional;
ii. adequação ao Plano de Manejo, se existente, ou o cumprimento das
disposições do parágrafo único do art. 28 da Lei do SNUC.
iii. quando se tratar de serviço dentro de unidade de conservação, deverá
ser explicitada a devida motivação para sua realização dentro do espaço
protegido, bem assim a sua compatibilidade com a categoria da unidade
de conservação em cujo interior se dará o serviço.
f. Das eventuais negativas de aprovação do pedido junto à Coordenação Regional,
caberá, no prazo de 10 (dez) dias do recebimento dos autos, pedido de
reconsideração pelo Chefe da Unidade Descentralizada, a fim de que o
Coordenador Regional reveja sua decisão.
g. O Coordenador Regional deve decidir sobre a autorização do serviço no prazo
máximo de 30 (trinta) dias, prorrogáveis sob justificativa e no prazo máximo de
05 (cinco) dias úteis para os pedidos de reconsideração, prorrogáveis.
h. Aprovada a demanda pelo Coordenador Regional, o processo deverá ser
remetido à Unidade Contratante, definida no inciso II, do art. 3º, da Portaria
ICMBio nº 267, de 24 de junho de 2014, que complementará as informações
dadas pela Unidade Demandante, a fim expedir a respectiva Ordem de Serviços
para a empresa contratada. A contratada, no prazo de 05 (cinco) dias úteis
contados do recebimento dos originais da comunicação pela unidade
demandante deverá encaminhar a Ordem de Serviços assinada pelos
responsáveis da empresa, o orçamento detalhado em planilhas, o Caderno de
Especificações e Encargos12 e as respectivas pranchas de arquitetura da área de
intervenção, bem como providenciará a respectiva Anotação de
Responsabilidade Técnica.
i. O prazo para o cumprimento da respectiva etapa, pela UAAF, será de, no
máximo, 45 (quarenta e cinco) dias, prorrogáveis sob justificativa. No caso de a
unidade demandante não possuir recursos para a realização dos serviços, tal fato
deverá ser registrado nos autos e a demanda deverá ser arquivada; tendo antes,
contudo, sido comunicada à unidade deliberadora e à unidade demandante os
motivos do arquivamento.
j. Concluída a etapa de instrução pela UAAF e havendo disponibilidade
orçamentária, A DIPLAN, procederá à reserva dos recursos, orçamentários ou
extraorçamentários.
k. A Unidade Gestora dos Serviços deverá encaminhar, anualmente, o extrato dos
serviços executados, arquivados e em execução, para prestação de contas ao
Comitê Gestor, a fim de subsidiar o Presidente do ICMBio dos gastos
realizados com a respectiva despesa.

11
Quando se tratar de serviço eletivo. Para os serviços emergenciais, a unidade demandante deverá
comunicar a feitura do procedimento para a CR de vinculação, no prazo máximo de 30 (trinta) dias,
contados da solicitação dos serviços. O procedimento se aplica às demais unidades para as suas
instâncias devidas.
12
Adaptado do Caderno Balizador.
 l. Não poderá ser realizado qualquer serviço sem que, antes da assinatura da
Ordem de Serviços, a Unidade Demandante não indicar os fiscais previstos nos
incisos II e III do art. 31 da IN/MPOG nº 02/2008, atualizada pela IN/MPOG
06/2013. A designação dos fiscais e do gestor da Ordem de Serviços deverá ser
expedida pelo Chefe da UAAF e deverá acompanhar o o processo, sob pena de
ilegalidade. É vedado o pagamento de qualquer despesa sem o
cumprimento de todas as etapas do fluxograma.
m. É vedada a alteração da Ordem de Serviços, salvo se houver aprovação do
pedido pelo Coordenador Regional13, na forma prevista neste documento,
previsão orçamentária e a respectiva catalogação na UAAF no processo da
Unidade Demandante.
n. É privativa e intransferível a indicação dos recursos orçamentários e/ou extra
orçamentários da contratação original e das alterações por parte da DIPLAN,
através das Coordenações competentes, cuja vinculação de pagamento deverá
ser feita no início de cada Ordem de Serviços, conforme o respectivo
cronograma físico-financeiro.
o. Os casos omissos ou duvidosos serão resolvidos pela DIPLAN em primeira
instância e pelo Presidente do ICMBio, em instância final.

13
Ou das demais autoridades – DIBio, DIPLAN e Presidência, conforme o caso.