08 Nocoes de Arquivologia

STM
Técnico Judiciário
1 Arquivística: princípios e conceitos ................................................................................................... 1

2 Gestão de documentos. 2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de
documentos. 2.2 Classificação de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos
de arquivo. 2.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. .................................................... 12
3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. ................................................. 35
4 Preservação e conservação de documentos de arquivo. ................................................................ 39
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relacionadas ao conteúdo desta apostila como forma de auxiliá-los nos estudos para um bom
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Bons estudos!
. 1
1 Arquivística: princípios e conceitos.
Caro(a) candidato(a), antes de iniciar nosso estudo, queremos nos colocar à sua disposição, durante
todo o prazo do concurso para auxiliá-lo em suas dúvidas e receber suas sugestões. Muito zelo e técnica
foram empregados na edição desta obra. No entanto, podem ocorrer erros de digitação ou dúvida
conceitual. Em qualquer situação, solicitamos a comunicação ao nosso serviço de atendimento ao cliente
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Arquivologia
O QUE É ARQUIVO E DOCUMENTO?1
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo.
Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades. São
documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do
suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral.
Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de

uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado.
Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um
valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos
em vários suportes.
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma
pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de modo que sirva como
prova da atividade. É uma informação registrada, independente da forma ou do suporte.
Assim, todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o
manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc.
Dessa forma, observa-se que os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados,
devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar
registrados em diversos suportes informacionais.
Segundo a definição de Marilena Paes (2005), sobre o arquivo, tem-se que significa: “a acumulação
ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de
sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão
oferecer no futuro”.
Para Prado (1999, p. 14), arquivo é: a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade
que poderão oferecer futuramente. Para ser funcional um arquivo deve ser planejado, instalado,
organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como
institucionais comerciais.
Para Martins2 o arquivo também pode ser definido como “a entidade ou órgão administrativo
responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição”.
De acordo com Schellenberg (2006, p. 41), “as características essenciais dos arquivos relacionam-se,
pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir”.
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades,

mais os conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias
etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas
atividades.
1
Valentini, Renato. Arquivologia para concursos / Renato Valentini. – [4. ed.]. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.
Reis, Leonardo. Arquivologia facilitada [recurso eletrônico] / Leonardo Reis e João Santos. - Rio de Janeiro : Elsevier, 2013.
2
Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em:
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
. 1
- O termo arquivo pode também ser usado para designar:
a) um documento de arquivo ou um documento digital (Ex.: Word, Excel);
b) um conjunto de documentos;
c) um móvel para guarda de documentos
d) o local onde o acervo documental arquivístico deverá ser conservado, de acordo com denominações
específicas: Arquivo, Arquivo Central, Arquivo Geral, ou até mesmo Arquivo Morto, denominação esta
que não é recomendada pela teoria;
e) o órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar documentos de
arquivo.
- Glossário Arquivístico
ARQUIVO: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do
suporte.
ARQUIVO CENTRAL: Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados
aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento.
Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo nacional.
FUNDO – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.
Quanto ao conceito de fundos, concebido como o conjunto de documentos provenientes de um órgão,
deve-se atentar para duas classificações constantes da Teoria Arquivística: fechado ou aberto:
-1. Fundo Fechado: quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula
documentos em virtude geralmente da cessação de suas atividades. Por exemplo, uma instituição
governamental que deixou de funcionar e foi extinta. Ou uma pessoa física que faleceu.
- 2. Fundo Aberto: quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se encontra
em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos. Por exemplo, o arquivo da Rede Globo de
Televisão é considerado um fundo aberto.
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.
IMPORTÂNCIA, FUNÇÕES E FINALIDADE
De acordo com Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Além disso, deve-se considerar que a
função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua
guarda.
Suas principais funções:
• Guarda
• Conservação
• Disponibilização
Logo, deve facilitar o acesso aos documentos pelos consulentes. Pode se perceber que o setor de
arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também
para provar fatos organizacionais. Seu papel não para por aí, pois objetiva também salvaguardar a
documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.
ARQUIVOLOGIA E ARQUIVISTA
A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de ARQUIVOLOGIA.

O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de ARQUIVISTA.
A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos.
É muito comum utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de
identificação, organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação,
fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações.
Algumas atribuições do profissional arquivista são: gerenciar as informações, realizar atividades de
conservação, preservação, gestão documental, disseminação da informação que se encontra nos
. 2
documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física ou pessoa
jurídica.
Sendo assim, pode atuar tanto em instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos públicos
ou privados, centros de documentação, instituições culturais entre outras. Outras atividades realizadas
pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da informação.
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram
extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da
arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos,
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas
arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de
arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem
uma preocupação específica pelos seus arquivos.
Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o profissional também é desconhecido pela
organização e as atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento das
informações passam a ser exercidas por profissionais de outras áreas não capacitados a atuar como
arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas organizações é justamente a qualidade e
resultado dos serviços.
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras

ciências documentárias. São eles:
Princípio da Proveniência
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem
ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente
responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma
instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico
de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da Organicidade
As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.
Princípio da Unicidade
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único,
em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas organizadoras tem explorado esse assunto,
dessa forma, aqui vai mais alguns princípios3:
- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser reclassificados por assunto,
sem levar em consideração a proveniência e a classificação original.
- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser

revertido, se necessário.
3
ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.
. 3
- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) – os arquivos deveriam ser
conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos
elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
- Princípio da proveniência funcional – com a transferência de funções de uma autoridade para

outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são
também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado pertinência
funcional.
O nível de importância dos arquivos está relacionado com a maneira como são geridos. Para que os
arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta,
a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma
instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural.
Sendo assim, ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma
iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que
procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho.
É extremamente importante que os documentos de arquivos estejam sempre organizados por datas,
colocados em pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas ou marcações nas caixa-
arquivos, de modo que sua localização seja rápida caso necessária.
OUTROS CONCEITOS COMPLEMENTARES PERTINENTES
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo.
O acesso é a disponibilidade de um arquivo para consulta.
As embalagens destinadas à proteção dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de
acondicionamento.
O conjunto de operações de acondicionamento e armazenamento de documentos é o arquivamento.
Veja: - armazenamento x acondicionamento

Armazenamento → guarda
Acondicionamento → embalagem (proteção aos documentos)
Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com frequência, tendo sido, por essa
razão, transferidos ao arquivo intermediário, a fim de aguardarem a sua destinação final. Neste arquivo,
tais documentos foram empacotados e colocados nas estantes de aço.
• Qual foi a forma de acondicionamento usada? - Os pacotes, que servem para proteger o documento.
• Qual o local de armazenamento dos documentos empacotados? - Eles foram guardados nas estantes
de aço.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Para melhor compreender o que foi exposto, é
essencial entender a 3 idades dos documentos). Veja a seguir:
São 3 (três) as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente, intermediário e permanente (assim

definidos em 1973, por Jean Jacques Valette):
1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: Trata-se do conjunto de documentos estreitamente

vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de
atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua
vigência e da frequência com que são por eles consultados.
2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos

correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua
destinação final.
. 4
3. Arquivo de Terceira idade ou Permanente: “constituído de documentos que perderam todo valor
de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos
propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva”.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro,

distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de
registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo como recebimento,
registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, daí a denominação comum de alguns
órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre
como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado,
permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas
pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de
documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou
destinação registrada.
CLASSIFICAÇÃO BÁSICA DE ARQUIVOS (Tipos)
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende
dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados:
Segundo as entidades criador-mantenedoras:
- Públicos (federal, estadual, municipal)
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações). - Pessoais
(fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.).
Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas
em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer
parte de um Arquivo mais completo.
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os
Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados
com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.
TIPOS DE PASTAS
Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras,
pastas A/Z ou outras.
Pastas Suspensas
Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são
arquivados na posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em estantes. Possuem etiquetas
laterais para identificação da documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.
Pastas Intercaladoras
Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se à guarda de pequenos volumes de papéis.
No dia-a-dia dos escritórios, no entanto, vários documentos são constituídos por grande quantidade
de papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas na ordem em que foram produzidas
ou acumuladas, para não perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo.
Pasta AZ
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados
na posição vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta. É
muito utilizado em arquivo corrente.
Pasta Sanfonada
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias para indicar o assunto. É ideal para
o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário
para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
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Pasta Americana
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificações. É
ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do
usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
Fichário
O fichário se classifica como arquivo permanente. O fichário é um móvel de aço próprio para fichas,
que pode ter uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e
documentos.
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição horizontal, uma sobre as outras – modelo
KARDEX. As fichas são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das
hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da
imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente,
lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções,
nas quais são feitas anotações.
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, uma atrás das outras,
geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas
podem comportar um grande número de fichas.
O arquivo, quando bem organizado:

- transmite ordens;
- evita repetição desnecessária de experiências;
- diminui a duplicidade de documentos;
- revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos;
- Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos;
- auxilia o administrador a tomada de decisões.
MÉTODOS / TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO

ATENÇÃO: Os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados em
concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método
alfabético), o método geográfico e o método numérico simples.
Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, revela que métodos de
arquivamento é = Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo
ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
IMPORTANTE: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o

organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo,
disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário.
Mas, como escolher o método mais adequado?
Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades
específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a
serem arquivados.
O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando
sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa.
DIVISÃO
- CLASSES
Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
• básicos
• padronizados
- BÁSICOS
Podemos dividir os métodos básicos em:
• alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome)
• geográfico (principal elemento: local ou procedência)
• numérico (principal elemento: número)
• ideográfico (principal elemento: assunto)
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Observações:
1ª) Os métodos numéricos podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal
2ª) Os métodos ideográficos podem ser:
• alfabético (enciclopédico/dicionário)
• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada)
-PADRONIZADOS
 Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada
no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.
Ex.: LETRAS → CORES

O, P, Q e abreviações → azul
Cores convencionadas:
A – D e abreviações – ouro ou laranja
E – H e abreviações – rosa ou amarelo
I – N e abreviações – verde
O – Q e abreviações – azul
R – Z e abreviações – palha ou violeta
As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências

Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um nome específico, e aí basta
ao candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de
entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na
prova.
-Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina
letras, números e cores
-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a
grafia ser diferente.
-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de

números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do
arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.
 Rôneo - Combina letras, números e cores. Está obsoleto.
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nível
médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística,
ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los
(VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não serem
utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos.
SISTEMAS
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas:

• direto
• indireto
- Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou
quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
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Exemplos: métodos alfabético e geográfico.
- Sistema indireto
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um
determinado código.
Exemplo: métodos numéricos.
Método alfabético
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo
imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento,
nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma

consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do
arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão
arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto
desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou
o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas
ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número
seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Método alfabético numérico
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos
alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou
um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.
Método geográfico
Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a
divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos
de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as
praças onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto
Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um

dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto,
apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o
vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha
nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta
seleção.
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Método decimal
Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de
classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado
em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em
outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.
Método simplificado
Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do
que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as
vantagens de todos eles.
PRESERVAÇÃO
Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis e utilizáveis por todo o tempo que se fizer
necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Deverão ser asseguradas
as características dos documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoção de estratégias
institucionais e técnicas proativas de criação e de preservação, que garantam a sua perenidade. Essas
estratégias são estabelecidas por uma política de preservação.
Tradicionalmente a preservação de documentos arquivísticos se concentra na obtenção da
estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, o conteúdo e o suporte estão
intrinsecamente ligados, dessa forma a manutenção do suporte garante a preservação do documento. De
forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode
implicar na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização do ambiente tecnológico. A
fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem essas
intervenções periódicas.
As estratégias de preservação para os documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base
na sua capacidade de manter as características dos documentos e na avaliação custo-benefício. Podem
incluir monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu manuseio direto e
obtenção de suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No caso
específico dos documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da obsolescência tecnológica
e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração como rejuvenescimento
(refreshing) e conversão.
Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são: emulação, encapsulamento e
preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como
medida de preservação recomendável e necessária.
Questões
01. (Colégio Pedro II – Assistente em Administração – Acesso Público/2015) Ao organizar e

arquivar uma série de documentos, ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de classificação
utilizado será:
(A) alfabético.
(B) alfanumérico.
(C) cronológico.
(D) geográfico.
(E) numérico.
02. (GDF – Analista de Atividades Culturais – Arquivologia – IADES) Com relação ao campo teórico
da arquivologia, assinale a alternativa correta.
(A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou instituições de arquivo e os princípios e as
técnicas a serem observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos arquivísticos.
(B) As três idades documentais podem ser denominadas de corrente, semiativa e informativa.
(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de documentos ancestrais é adjetivado de
arqueológico.
(D) A arquivística é a técnica e a arquivologia, a ciência, segundo a visão difundida pelo Arquivo
Nacional.
(E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o arquivista e a instituição arquivística.
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03. A preservação de Documentos é importante, para:
(A) Para o documento se tornar cada vez mais importante
(B) Para a informação que consta naquele documento não se perder
(C) Para a multiplicação das informações
(D) Para microfilmá-las
04. (Fundação Universidade de Brasília - UnB – Cespe) O protocolo, como um dos componentes
da gestão de documentos, é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de
distribuição, expedição e abertura de processos.
Certo ( ) Errado ( )
05. (TRT - 3ª Região (MG) - Analista Judiciário - Arquivologia – FCC) Os métodos diretos de
arquivamento
(A) baseiam-se em sistemas numéricos.
(B) dispensam o uso de instrumentos de localização.
(C) supõem a indexação coordenada.
(D) só podem ser utilizados em empresas privadas.
(E) dependem de recursos informatizados.
06. (IF-RN - Técnico em Arquivo – FUNCERN/2015) O conceito de métodos de arquivamento é:

(A) predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição
ou unidade administrativa.
(B) sequência de operações que determina a atribuição de informações contidas nos documentos com
relação aos graus de sigilo, conforme legislação específica.
(C) predominância de atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de um documento,
sendo também chamada atividade finalística.
(D) sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção,
uns em relação aos outros e a identificação de cada unidade.
07. (IF-AL - Assistente Administrativo - COPEVE-UFAL) Os métodos de arquivamento de

documentos podem ser
(A) indireto, alfabético, geográfico e numérico.
(B) alfabético, numérico, iconográfico e mnemônico.
(C) numérico, geográfico, ideográfico e tríplex.
(D) alfabético, geográfico, ideográfico e iconográfico.
(E) alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
08. (IF-BA - Técnico em Arquivo – FUNRIO) Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário

são exemplos de métodos
(A) padronizados.
(B) geográficos.
(C) numéricos simples.
(D) por assunto numéricos.
(E) por assunto alfabéticos.
09. (AL-SP - Agente Legislativo de Serviços Técnicos e Administrativos – FCC) Os métodos de

arquivamento de documentos dividem-se em duas classes. São elas:
(A) numérica e mnemônica.
(B) direta e indireta.
(C) básica e padronizada.
(D) alfabética e numérica.
(E) dicionário e indexação coordenada.
10. (Câmara Municipal de Jaboticabal - Assistente Administrativo Jurídico – VUNESP/2015) Para

que os documentos de arquivo estejam acessíveis, é necessário que eles sejam bem ordenados e
arquivados. O arquivamento é feito por meio de técnicas ou métodos específicos que chamamos de
métodos de arquivamento. Para o arquivamento dos documentos públicos ou privados, o método de
arquivamento variadex é aquele que utiliza a combinação de
(A) números e letras.
. 10
(B) nomes e cores.
(C) cores e números.
(D) números, cores e letras.
(E) letras e cores.
Respostas
01. Resposta: A
Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem
alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do
trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.
02. Resposta: “A”

A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. O
profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia
busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum
utilizar-se princípios, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização,
desenvolvimento, processamento, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação,
recuperação e armazenamento das informações.
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram
extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da
arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos,
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas
arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de
arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma
preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o
profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado
realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras
áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas
organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços.
03. Resposta: “B”

A preservação dos documentos é importante para que o documento esteja sempre em perfeito estado
para ser consultado e as informações perpetuadas.
04. Resposta: “CERTO”

“Autuação”, uma das atividades do protocolo, é a abertura ou formação de processos. O registro, o
controle do fluxo documental, a distribuição e a expedição de documentos também são consideradas
atividades do protocolo. Vale ressaltar que a expedição é a saída de documentos de uma instituição para
outras instituições públicas ou privadas (pessoas jurídicas), ou para o cidadão comum (pessoa física).
05. Resposta: B
Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um
índice. É uma característica dos métodos que organizam documentos por nome (alfabético, geográfico,
dicionário e enciclopédico). Sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso
antes consultar um índice ou um código.
06. Resposta: D
Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística = Sequência de operações que
determina a disposição dos documentos de um arquivo(1) ou coleção, uns em relação aos outros, e a
identificação de cada unidade.
07. Resposta: E
Métodos de Arquivamento:
-alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome;
-geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado
e país);
- numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do
documento;
. 11
-numérico-cronológico: quando ao número do documento vier associado a data;
-ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A
ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (dicionária ou enciclopédica) ou numérica
(decimal ou duplex).
08. Resposta: E
O Método alfabético é quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome,
como visto anteriormente.
09. Resposta: C
Não confunda:
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas:
• direto
• indireto
Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
• básicos
• padronizados.
10. Resposta: E
É o método alfabético, acrescentando cores às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores
são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações
alfabéticas.
2 Gestão de documentos. 2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição,

tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação de documentos de
arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de
temporalidade de documentos de arquivo.
Gestão de documentos
A gestão de documentos (também chamada de administração de documentos) é um processo
essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a
organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar
informações e preservar a memória dos arquivos.
Segundo Ramos4, “os documentos são informações registradas em qualquer suporte (papiro,
pergaminho, papel, disquete, cd, dvd, etc.) e podem ser de gênero textual, iconográfica, audiovisual,
cartográfico, etc., sendo produzidos em decorrência de uma atividade com a finalidade de cumprir uma
função”. O papel de um arquivo é guardar a documentação e fornecer as informações, que estão contidas
em seu acervo, aos interessados de maneira rápida e segura.
O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as

informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados,
desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes.
De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados,
é considerado gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”5.
Lembre-se! A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária
4
RAMOS, J. T. M. Diagnóstico da massa documental arquivística produzida e acumulada pela biblioteca universitária da universidade federal de minas gerais.
Universidade Federal de Minas Gerais. Escola de Ciências da Informação. Belo Horizonte, 2011.
5
Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.
. 12
Produção
Avaliação
Gestão de
Uso
Documentos
Tramitação
Arquivamento
Objetivos
- Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de forma
racional, econômica e eficiente;
- Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam
a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão;
- Preservar a memória institucional;
- Otimizar o uso da informação independente da natureza do suporte.
O progresso da ciência, o surgimento de inovações tecnológicas e o grande volume de documentos

culminaram na necessidade de medidas administrativas voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja,
a gestão documental, pois é através dela que o elemento essencial do documento, a informação, pode
ser recuperada de forma rápida, econômica e eficaz, otimizando os recursos humanos, materiais e físicos,
e interferindo positivamente na organização e administração de arquivos.
Organização e administração de arquivos

Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer
organismo/instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de:
- política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da empresa;
- ferramentas apropriadas;
- redução do tempo de arquivamento;
- profissionais qualificados;
- instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e;
- instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental.
Objetivos:
- redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
- padronização dos sistemas e métodos de arquivamento;
- aproveitamento adequado e ganho de espaço físico;
- maior controle da massa documental;
- sigilo das informações;
- preservação e conservação dos documentos;
- recuperação rápida e eficiente das informações.
METRO LINEAR – unidade de medida utilizada para a quantificação do acervo, quando se tratar
de documentos em suporte de papel.
Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas,

são elas:
1º) Levantamento de dados

Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito:
• Do funcionamento dos órgãos internos;

• Do trâmite documental;
• Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados;
• Da entrada e expedição de documentos;
• Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos;
• Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo;
. 13
• Do gênero e espécie dos documentos existentes;
• Do volume dos documentos arquivados;
• Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos;
• Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc.
2º) Análise dos dados coletados

Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando
falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo.
3º) Planejamento
Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em
consideração:
• As instituições físicas e equipamentos empregados;
• Elaboração de um projeto de arquivo;
• Os recursos humanos e financeiros;
• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados;
• O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc.
4º) Implantação e acompanhamento

Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela
execução do que foi planejado, nessa fase:
• Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se
adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua
criação/recepção até a eliminação/descarte;
• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os
arquivos;
• Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento;
• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da
instituição.
Questões
01. (FCP - Documentação - CETRO) O processo administrativo que permite analisar e controlar
sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a informação registrada que se produz, recebe, mantém
ou utiliza uma organização, em consonância com sua missão, objetivos e operações, denomina-se
(A) Gestão da Informação.
(B) Gestão de Depósito.
(C) Gestão do Conhecimento.
(D) Gênero Documental.
(E) Gestão de Documentos.
02. (UnB/Cespe - STM) Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens
subsequentes. A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a
documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e
informações.
( ) Certo ( ) Errado
03. (UnB/Cespe - TRE/ES) No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir. São
três as fases de um programa de gestão de documentos: implantação, armazenamento e eliminação.
04. (UnB/Cespe - TRE/MT) A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de:
(A) produção e destinação
(B) emulação e migração;
(C) conservação e restauração;
(D) eliminação e preservação;
(E) criação e aquisição.
. 14
05. (CNMP - Analista do CNMP – Arquivologia – FCC/2015) O Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística admite, como equivalente de gestão de documentos, a expressão
(A) administração de documentos.
(B) gestão da informação.
(C) gerenciamento de arquivos.
(D) organização documentária.
(E) gestão de dados arquivísticos.
06. CNMP - Analista do CNMP - Arquivologia – FCC/2015) Na implantação de programas de gestão

de documentos no Brasil, um dos maiores problemas enfrentados pelos arquivistas tem sido
(A) a escassez de regulamentos do Conselho Internacional de Arquivos.
(B) o volume das massas documentais acumuladas no serviço público.
(C) a dificuldade de avaliar documentos depositados nos arquivos permanentes.
(D) os empecilhos legais quanto às transferências entre fundos.
(E) a vigência de normas interestaduais de destinação.
Respostas
01. Resposta: E.
De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados,
é considerado gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”6.
02. Resposta: ERRADO

Questão interessante. Existem dois erros: as atividades mencionadas (controle, organização e acesso)
não são exclusivas dos documentos nos arquivos correntes. Devemos incluir também os documentos que
estão guardados temporariamente nos arquivos intermediários (esta fase contempla o gerenciamento dos
arquivos de 1a e 2a idades).
03. Resposta: ERRADO

As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
04. Resposta: A
As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
05. Resposta: A
Gestão de documentos=Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento (1, 2) de documentos em fase corrente e intermediária, visando
sua eliminação ou recolhimento (1, 2) para guarda permanente. Também referida como administração de
documentos.
06. Resposta: B
A massa documental acumulada vem sendo um dos maiores problemas nas instituições públicas
devido à falta de uma gestão documental eficiente.
PROTOCOLO
Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão
de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto.
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991).
6
Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.
. 15
A gestão de arquivos é um processo essencial no andamento da organização. É necessário
estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a
empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos.

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro,

distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de
registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena
Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).
Segundo Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo 7, o Protocolo é responsável

pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle
do seu fluxo na instituição. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional eletrônico, é
que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido
entregues ao Protocolo.
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais
avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para
o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área
da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja
por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias
foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas
funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um
sistema de protocolo.
Durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento,
registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns
órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início.
Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não
foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que
este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem
registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação
diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer
tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
O estudo dos protocolos, em Arquivologia, pode ser dividido em duas partes:

Uma refere-se a estrutura e funcionamento do setor institucional de protocolo e a outra se refere
ao tratamento e a classificação dos documentos arquivísticos em ostensivos e sigilosos.
Com relação a primeira parte, serão apresentadas quais as funções e a importância do setor de
protocolo e a segunda parte serão abordadas as diversas situações em que podem ser classificados os
documentos no setor de protocolo, de acordo com a legislação brasileira vigente para essa finalidade. O
respeito a classificação definida pela legislação é importante visando o perfeito cumprimento das funções
do protocolo de forma responsável, legal e eficaz.
O setor de protocolo8
Várias instituições possuem um setor que é destinado a recepção das correspondências e demais
documentos. No Brasil, em toda organização pública é possível encontrar um setor responsável pelo
registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos
e sua tramitação. Na área administrativa, esse setor é conhecido como protocolo ou Protocolo e
Arquivo, ou Protocolo e Expedição.
7
BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO. Coordenação-Geral de Documentação e Informação. Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo.
Brasília: AGU, 2010. 157 p. , il.
8
TIAGO, J. REIS, L. Arquivologia facilitada: teoria e mais de 500 questões comentadas. Rio de janeiro: Elsevier, 2013.
. 16
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nessa idade em que os documentos tramitam
bastante.
Assim, pode-se dizer que o protocolo executa sinteticamente as seguintes ações: recebimento da
correspondência (malotes, balcões, entre outros), separação da correspondência oficial da particular,
colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo (contendo dados como data, hora de recebimento),
elaboração de resumo do assunto, e encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. O protocolo
visa também o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, assegurando a sua imediata
localização, e também é responsável pelas correspondências a outras instituições.
Protocolo está intimamente relacionado às atividades de controle. Dentre as atividades de controle,

podem ser consideradas:
• recebimento;
• classificação;
• registro;
• autuação;
• distribuição;
• movimentação (trâmite, fluxo);
• expedição.
O processo de Protocolo começa com a entrada de correspondências, documentos e processos. Em

seguida, os documentos são verificados, analisados, registrados, autuados (quando for o caso) tramitados
e expedidos.
Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo
• Recebimento – recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa.

• Classificação – Os documentos são anteriormente identificados e analisados atendendo ao plano
de classificação do órgão.
• Autuação e Registro – atribuição de número ao documento/conjunto documental e registro no
sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado.
• Distribuição e Expedição – saída/encaminhamento de documentos do protocolo para outro
setor/instituição. Distribuição (encaminhamento de documentos para setores internos/unidades da
mesma instituição). Expedição (encaminhamento de documentos para outras instituições).
• Controle e Movimentação – Mediante processo que pode ser: manual, mecanizado ou
informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição.
Os sistemas informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo
o percurso do documento.
Documentos Sigilosos e Ostensivos

Quanto a natureza dos assuntos, os documentos podem ser classificados como ostensivos e sigilosos.
Os documentos classificados como ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica a
administração. Os documentos classificados como sigilosos são aqueles que devem ser de conhecimento
restrito, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e divulgação.
Algumas considerações adicionais:

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle,
bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo
Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea).
. 17
Recebimento:
Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do
sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários;
interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e
movimentação.
Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se:

-Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as
de caráter particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções.
Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu
destinatário. Para isto, recomenda-se:
-Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter
sigiloso aos seus respectivos destinatários;
-Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a
existência de antecedentes, se existirem;
-Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida;
-Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
-Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
-Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
-Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas

anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua
exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim,
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não
localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este
a sua eliminação ou recolhimento.
É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais
fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino
do documento.
A expedição trata-se da saída da correspondência e demais documentos de uma instituição, a qual
envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos
Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

-Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
-Separar as cópias, expedindo o original;
-Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição
possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas.
Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as
desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea.
Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a
atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam
executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento
pode ser comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e números num sistema,
que todos os problemas serão resolvidos.
A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente
registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que
venham a executá-las, proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro
que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde
. 18
que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros
problemas, talvez de cunho ainda maior.
Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um
sistema de protocolo. Independentemente do tamanho da instituição, a ideia da implantação de um
sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para
que este sistema atenda às necessidades para que foi criado. Esperamos que tenha ficado claro que de
nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não houver uma colaboração
instituição / funcionários.
É um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a
ideia que não se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes estão sempre em
transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes.
Questões
01. (TRE/SP – Técnico Judiciário – Área Administrativa – FCC/2015) Receber, registrar e distribuir
documentos, cuidando de sua tramitação, são atividades rotineiras do setor de
(A) embalagens.
(B) compras.
(C) transporte.
(D) reprografia.
(E) protocolo.
02. (IF/BA – Arquivista – FUNRIO) O conjunto de operações visando ao controle dos documentos
que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação, são
atividades de
(A) arquivo intermediário.
(B) arquivo permanente.
(C) arquivo setorial.
(D) arquivo especial.
(E) protocolo.
03. (SEPLAG/MG – Agente Governamental – IESES) “É a denominação geralmente atribuída a

setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso;
denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos
recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV,
2004. p.27).”
O texto apresentado é referente ao conceito de:

(A) Expedição.
(B) Almoxarifado.
(C) Patrimônio.
(D) Protocolo.
04. (POLÍCIA CIENTÍFICA – PE - Auxiliar de Perito – CESPE/2016) A movimentação de um

documento de um setor para outro para que decisões sejam tomadas é uma atividade de protocolo
denominada
(A) tramitação.
(B) registro.
(C) expedição.
(D) distribuição.
(E) classificação.
05. (Prefeitura de São Paulo – SP - Assistente de Gestão de Políticas Públicas I - CESPE/2016)

Na administração de documentos, entre as rotinas do protocolo, a identificação dos metadados para
controle e recuperação de dados faz parte da rotina de
(A) movimentação.
(B) registro.
(C) classificação.
. 19
(D) tramitação.
(E) expedição.
06. (ANS - Técnico Administrativo - FUNCAB/2016) Quando o protocolo movimenta o processo,

enviando o documento ao seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele está
executando a atividade de:
(A) despacho.
(B) expedição.
(C) tramitação.
(D) diligência.
(E) distribuição.
07. (TRE-AL - Técnico Judiciário - Área Administrativa – FCC) Aos serviços de protocolo cabe,
entre outras atividades,
(A) acondicionar documentos de valor histórico.
(B) cuidar da tramitação dos documentos.
(C) armazenar documentos em fase intermediária.
(D) estabelecer regras de acesso aos documentos.
(E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.
Respostas
01. Resposta: E.
O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes: recebimento, registro,
distribuição e movimentação dos documentos em curso.
02. Resposta: E.
Idem ao 01. O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes:
recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
03. Resposta: D.
Idem ao 01. O protocolo é o setor responsável por um conjunto de operações, sendo estes:
recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
04. Resposta: A.
Atividades de Controle:
• recebimento;
• classificação;
• registro;
• autuação;
• distribuição;
• movimentação (trâmite, fluxo);
• expedição.
05. Resposta: B.
Metadados são informações. Logo, a identificação dessas informações para uma posterior
recuperação é denominada registro.
06. Resposta: E.
Distribuição: é a ação e o efeito de dividir algo entre destinatários, dar a algo o destino conveniente.
Enviar documento ao seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição.
07. Resposta: B
Várias instituições possuem um setor que é destinado a recepção das correspondências e demais
documentos. No Brasil, em toda organização pública é possível encontrar um setor responsável pelo
registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos
e sua tramitação. Na área administrativa, esse setor é conhecido como protocolo ou Protocolo e
Arquivo, ou Protocolo e Expedição.
. 20
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS
A Classificação de Arquivos é o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da

instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de
acordo com métodos de arquivamento específicos.
Com base na obra da professora Marilena Leite Paes9, podemos classificá-los de acordo com:
– as entidades mantenedoras;
– os estágios de sua evolução;
– a extensão de sua atuação;
– a natureza dos documentos
Entidades mantenedoras
a) Públicos - federal, estadual e municipal.

b) Institucionais - instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades e
associações.
c) Comerciais - empresas, corporações e companhias.
d) Famílias ou pessoais.
Extensão de sua atuação
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização.
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo.
Natureza dos documentos
a) Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que merecem tratamento
especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros
procedimentos técnicos.
Exemplos: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.;
b) Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência do homem em um campo
específico, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos,
indevidamente, como “arquivos técnicos”.
Exemplos: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares, etc.
Sobre o Gênero
O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos
suportes. São eles:
- Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.

São documentos cuja informação esteja em modo escrito ou textual. Os documentos textuais se
apresentam, basicamente, manuscritos, datilografados ou impressos. Esses tipos de documentos
constituem a grande parte dos acervos arquivísticos administrativos, principalmente no âmbito da
Administração Pública.
Figuram como exemplos contratos, atas, relatórios, certidões etc. devidamente redigidos e
apresentados em texto.
- Cartográficos – Aqueles que representam, de forma reduzida, uma área maior. Apresentam-se em
formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis, layouts etc.). Essa denominação para tais tipos de documentos deve-se à
Cartografia, ciência que se dedica, inclusive, ao estudo de áreas e confecção de mapas.
- Iconográficos – São os que têm suas informações em forma de imagem estática. Recebem essa
denominação porque apresentam ícones, figuras e imagens que não estejam em movimento. Como
exemplos podem-se citar as fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos
9
SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso
eletrônico.
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fotográficos), negativos, diapositivos, slides, desenhos e demais gravuras, em modo estático. O arquivo
fotográfico de um Jornal, a título de ilustração, é considerado um arquivo iconográfico.
- Filmográficos – documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas.

Lembre-se do cinema antigo, em que não havia ainda a tecnologia sonora inserida nos filmes daquela
época. Há instituições arquivísticas dedicadas apenas ao tratamento de tal tipo de documento.
- Sonoros – documentos com registros fonográficos, ou seja, aqueles cuja informação esteja em forma
de som. Um arquivo de fitas K7, de discos de vinil, de CDs musicais, por exemplo, são arquivos sonoros.
- Micrográficos – São arquivos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de documentos.

Eles se apresentam como microformas, tais como os microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por
exemplo, é a técnica de reprodução de documentos aplicada para a geração desse tipo documental
- Informático – São documentos que necessitam do computador para que sejam lidos. Essa leitura se
dá através de um software, que tem a capacidade de decifrar as informações em linguagem de máquina
(bits e bytes) contidas num hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte)
que comporta as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD-ROM, um CD-R, um CD-RW etc.
Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são constituídos por dígitos binários
(Zeros e Uns – 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo
de áudio do formato MP3 etc.). Na literatura arquivística, alguns autores também os denominam
“documentos eletrônicos”.
- Audiovisuais – são documentos que têm suas informações em forma de som e imagem em
movimento. Observe que a junção da ideia de documentos sonoros com a de documentos filmográficos
resulta na classificação dos documentos audiovisuais. Nesse sentido, pode-se exemplificar esse tipo
documental citando os arquivos de emissoras de televisão, a título de ilustração, os quais são constituídos
por fitas de vídeo VHS, DVDs etc., decorrentes da acumulação de registros próprios de sua produção
televisiva.
Atenção!!!
Estas categorias classificatórias podem ocorrer simultaneamente em alguns casos quando, em
um determinado documento, existirem características peculiares tanto a um gênero quanto a
outro.
Sobre a Espécie10
A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às
espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). De
acordo com Heloísa Bellotto, são eles:
- Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de
cumprimento obrigatório). Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias.
- Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. São aqueles de
caráter opinativo, que esclarecem os assuntos, visando fundamentar uma solução. Exemplos: pareceres,
votos, relatórios.
- Atos de assentamento – São os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre

fatos ou ocorrências. Exemplos: apostilas, atas, termos e autos de infração,
- Atos comprobatórios – São documentos que comprovam assentamentos, decisões etc. Como o
próprio nome sugere, são direcionados a certificar ou atestar determinadas situações. Temos como
exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas ou idênticas.
- Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados
pelos documentos pactuais, sendo acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou
10
SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questões comentadas. 2ª edição – Campus Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.
Recurso eletrônico.
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Municipal é parte. Exemplos desta espécie de documentos: tratados, convênios, contratos, termos
aditivos
- Atos de correspondência – Objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Temos
como exemplos: avisos, cartas, ofícios, memorando, mensagem, edital, intimação, notificação, telegrama,
telex, telefax, alvará e circular.
Figura: Espécie dos Arquivos.
Fonte: Santos e Reis, 2013.
Deve-se destacar aqui que espécie documental é diferente de tipo documental.

De acordo com Bellotto, enquanto a espécie documental é a configuração que assume um documento
de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, o tipo documental é a
configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Observe-se o exemplo a seguir, que tem a finalidade de distinguir tais categorias teóricas:
ESPÉCIE TIPO
Contrato Contrato de Aluguel
Relatório Relatório de Viagem
Termo Termo de Posse
Sobre a Natureza do assunto11

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:
- Ostensivos ou Ordinários – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não
prejudica a instituição).
- Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem
ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.
Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: Ultrassecreto, secreto e reservado
(não existe mais o grau confidencial).
Ultrassecreto - Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança
e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio. São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da política
governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e
militares, planos de guerra, descobertas e experimentos científicos de valor excepcional, informações
sobre política estrangeira de alto nível.
Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou
características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São documentos
considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos
extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original,
necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, planos ou detalhes
de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes, dados
de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países
11
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estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos importantes que
não tenham recebido classificação inferior (PAES, 2005, p. 30).
Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos que não devem ser do conhecimento do
público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e
suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações
importantes (PAES, 2005, p. 30).
Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação:
- no grau ULTRASSECRETO – 25 anos;

- no grau SECRETO – 15 anos;
- no grau RESERVADO – 5 anos.
Observação importante12:
De acordo com o Decreto Federal nº 7.724, de 16 de maio de 2012 (que regulamenta a Lei Federal nº
12.527, de 18 de novembro de 2011 – inerente à Lei de Acesso à Informação Pública), diz o artigo 47,
inciso IV: Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações “prorrogar por uma única vez, e
por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada
no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania
nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado
ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação.”
Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode ocorrer a prorrogação (uma vez,
por igual período). Nos demais graus de sigilo (secreto e reservado) não existe a possibilidade de
prorrogação do prazo de restrição do documento.
Questões
01. (POLÍCIA CIENTÍFICA – PE - Perito Papiloscopista – Cespe/2016) O instrumento técnico

utilizado para a classificação de documentos em arquivos é o(a)
(A) catálogo seletivo.
(B) quadro de arranjo.
(C) plano de destinação.
(D) tabela de temporalidade.
(E) inventário.
02. (DPU - Agente Administrativo – Cespe/2016) A respeito da gestão da informação e de

documentos e dos tipos documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser ostensivos ou sigilosos.
( ) Certo ( ) Errado.
03. (UFF - Auxiliar em Administração – COSEAC/2015) Quanto ao gênero, como ensina Paes no
livro “Arquivo: teoria e prática”, os documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas, são classificados como:
(A) cartográficos.
(B) sonoros.
(C) micrográficos.
(D) iconográficos.
(E) textuais.
04. (UFF - Auxiliar Administrativo – COSEAC) No que se refere à classificação dos documentos,
segundo Marilena Leite Paes, os documentos podem ser:
(A) iconográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
(B) sonoros: documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
(C) micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas específicas.
12
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(D) cartográficos: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registro fonográficos.
(E) filmográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo
imagens estáticas.
05. (MPU – UnB/Cespe) Quanto às tipologias documentais e aos suportes físicos, julgue o próximo
item.
Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm
imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras.
06. (Consulplan/TSE – Técnico Judiciário) “Boletim de ocorrência e certidão de nascimento

configuram-se como exemplos de ____________ documental.” Assinale a alternativa que completa
corretamente a afirmativa anterior.
(A) forma;
(B) espécie;
(C) formato;
(D) tipo
07. (FCC/TRE/SP – Técnico Judiciário) De acordo com o gênero, os documentos de arquivo podem
ser identificados como:
(A) técnicos, administrativos, culturais e históricos;
(B) masculinos, femininos e neutros;
(C) pessoais, institucionais, públicos e privados;
(D) textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais;
(E) correntes, centrais, intermediários e permanentes
08. (DPE/TO - Assistente de Defensoria Pública - COPESE) Relativamente ao tema documentação

assinale a alternativa CORRETA:
I. Do ponto de vista bibliográfico, documento é qualquer obra manuscrita ou impressa;

II. Com o surgimento da informática a documentação perdeu importância no processo de tomada de
decisão;
III. No passado a documentação era estática, funcionava como um simples arquivo;
IV. A documentação, juridicamente falando, representa uma prova em favor de fato ou informação;
(A) Todas as assertivas são verdadeiras

(B) Todas as assertivas são falsas
(C) As assertivas I, II e III são verdadeiras
(D) Somente a assertiva II é falsa
09. (DPE-TO - Analista em Gestão Especializado - COPESE – UFT) Dados ou informações

referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos de operações de interesse da defesa
nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações
estratégicas, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e
do Estado. Esta definição, que consta do Decreto Presidencial n. 4553, de 27 de dezembro de 2002, se
refere aos documentos classificados como:
(A) Reservados
(B) Confidenciais
(C) Secretos
(D) Ultrassecretos
10. (FCC/TRE/AL – Técnico Judiciário – Área Administrativa) Relatório, relatório de viagem,

rascunho, filme e livro são, respectivamente, exemplos de:
(A) gênero, formato, suporte, espécie e tipo;

(B) forma, formato, gênero, tipo e espécie;
(C) suporte, formato, espécie, gênero e tipo;
(D) espécie, tipo, forma, suporte e formato;
(E) tipo, espécie, formato, suporte e gênero.
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11. (Ministério da Saúde – UnB/Cespe) Para a arquivística, os vocábulos forma e formato possuem
significados bem distintos. Denomina-se formato a configuração física do material sobre o qual as
informações são registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado; por exemplo:
cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme, entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e
de transmissão de documentos; por exemplo: original, cópia, minuta, rascunho.
12. (TRE/PI – FCC) Papel, caderno, relatório e relatório de viagem são, respectivamente, exemplos
de:
(A) gênero, suporte, tipo e espécie.
(B) suporte, formato, espécie e tipo.
(C) espécie, forma, formato e suporte.
(D) tipo, espécie, suporte e técnica de registro.
(E) formato, técnica de registro, gênero e forma.
13. (Fiocruz) Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser:

(A) manuscritos – datilografados – impressos – informáticos;
(B) textuais – cartográficos – gráficos – impressos;
(C) escritos ou textuais – cartográficos – iconográficos – filmográficos – sonoros – micrográficos –
informáticos;
(D) públicos e privados;
(E) particular – oficial – público – coletivo.
Respostas
01. Resposta: B.
a) catálogo seletivo - errada. Catálogo que toma por unidade documentos previamente selecionado,
pertencente a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critério temático.
b) quadro de arranjo - certa. Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo
a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo.
Expressão adotada em arquivos permanentes.
c) plano de destinação - errada. É o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da
avaliação, se encaminhe os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à
reprodução. Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.
d) tabela de temporalidade - errada. Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos.
e) inventário - errada. Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades
de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que
poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.
02. Resposta; Certo.

Quanto à natureza do assunto, os documentos são classificados em ostensivos (documentos sem
restrição de acesso) e sigilosos (documentos de acesso restrito, que exigem cuidados especiais, no que
se refere à custódia e divulgação).
03. Resposta: C
Documentos micrográficos são documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela.
04. Resposta: C
A mesma explicação dada na questão 6 que inclusive é da mesma banca a respeito do mesmo
concurso com a única mudança do ano da realização. Perceba que muitas vezes as bancas costumam
repetir os assuntos e a mesma lógica de estruturação de suas questões.
05. Resposta: CERTO.

Gênero iconográfico (ícone, imagem). As características referentes aos documentos do gênero
iconográfico estão corretas. Os documentos inseridos neste contexto possuem imagens fixas, paradas,
estáticas, como uma fotografia, uma gravura, entre outros.
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06. Resposta: D.
Esta questão versa sobre o estudo da tipologia documental. Observe que, como estudamos, o tipo
documental se constitui a partir da espécie documental. Portanto, “boletim” e “certidão” são exemplos de
espécie documental, sendo que “boletim de ocorrência” e “certidão de nascimento” são considerados
tipos documentais, objeto da letra d, visto que há a junção da função geradora do documento à espécie
documental. Assim, a letra d está correta. Nunca é demais lembrarmos que cópia, original, minuta,
rascunho e esboço são exemplos da alternativa a, que se refere à forma dos documentos arquivísticos,
diferentemente do formato – objeto da letra c –, que possui como exemplos: livro, caderno, códice e
microficha.
07. Resposta: D.
O gênero refere-se ao modo pelo qual os dados e informações estão registrados no suporte
documental. Quanto ao gênero, os documentos podem ser textuais, iconográficos, sonoros, filmográficos,
audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos. Nesse sentido, a letra d é a alternativa que
representa a resposta correta.
08. Resposta: D
Com o surgimento da informática a documentação não perdeu a sua importância no processo de
tomada de decisão, pois, pois o papel de um arquivo de guardar a documentação e fornecer as
informações, que estão contidas em seu acervo, aos interessados de maneira rápida e segura não é
substituído com o advento da informática.
09. Resposta: C
Os documentos secretos são os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou
característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu
estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade
funcional.
10. Resposta: D.
A questão apresenta uma relação de exemplos e pergunta ao candidato qual é a alternativa que
corresponde corretamente a esses itens, em termos respectivos. De acordo com a classificação dos
arquivos, sabemos que relatório é exemplo de espécie, relatório de viagem é exemplo de tipo documental,
rascunho é forma, filme é suporte e livro, por fim, é exemplo de formato. Portanto a alternativa correta é
a contida na letra d.
11. Resposta: CERTO.

Formato é a configuração física de um suporte (material onde se registra a informação). A forma é o
preparo do documento e a maneira pela qual ele é transmitido (passado) a quem de direito.
Quanto aos exemplos de formato e forma documentais, estão corretos.
12. Resposta: B
Suporte é o carregador físico do documento (papel). Formato é a configuração física de um suporte
(caderno). Espécie tem ligação com o “aspecto formal” de um documento. O tipo é a configuração que
assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Portanto, quando se especifica a espécie, é o tipo. Relatório é espécie e relatório de viagem é o tipo.
A letra B é a correta.
13. Resposta: C
Gênero é a designação dos documentos em relação aos seus diversos suportes.
ARQUIVAMENTO
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes
operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou
alterada.
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b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A
ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso,
estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês
acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e
volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão,
firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e
volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. Esta
operação possibilita:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês
correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas.
Exemplo:
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL

061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO
– organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão,
firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo
assunto.
Exemplo:
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, ordenados
alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira,

caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento
arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado
posteriormente.
Rotinas Correspondentes às Operações de Arquivamento
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com
data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida
(cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias,
eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com
exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos
para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas,
gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas,
procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto
correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou

outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
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Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo (ver item
2.3), no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além
do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da
devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução
do documento e servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o
estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s)
documento(s) retirado(s).
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada
quando da devolução do documento;
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando
vencido o prazo de devolução.
Questões
01. (TCE/ES - Analista Administrativo - Arquivologia – CESPE) Assinale a opção que apresenta a
ordem cronológica correta das operações realizadas na organização dos documentos de arquivo.
(A) classificação, arquivamento e ordenação
(B) ordenação, classificação e arquivamento
(C) classificação, ordenação e arquivamento
(D) arquivamento, ordenação e classificação
(E) ordenação, arquivamento e classificação
02. (CNMP - Técnico do CNMP – Administração – FCC/2015) A operação de reunir os documentos

classificados sob um mesmo assunto corresponde a:
(A) Ordenação.
(B) Arquivamento.
(C) Estudo.
(D) Codificação.
(E) Inspeção.
03. (DPE/TO - Assistente de Defensoria Pública – UFT) A ordenação corresponde à disposição dos
documentos em pastas e destas dentro de arquivos. A escolha da forma de ordenação depende muito da
natureza dos documentos. São métodos básicos de ordenação, EXCETO:
(A) Ordenação alfabética
(B) Ordenação cronológica
(C) Ordenação aleatória
(D) Ordenação geográfica
04. (MEC - Agente Administrativo – CESPE) Arquivamento é o conjunto das operações de

acondicionamento e armazenamento de documentos.
05. (UFPA - Técnico em Arquivo – UFPA/2017) A classificação é uma das atividades do processo de
gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam
maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Com base nesta definição,
analise a questão
operações:
(A) Inspeção, higienização e arquivamento.
(B) Higienização, ordenação e arquivamento.
(C) Indexação, inspeção e arquivamento.
(D) Organização, ordenação e arquivamento.
(E) Inspeção, ordenação e arquivamento.
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Respostas
01. Resposta: C
A classificação é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o agrupamento de documentos;
a ordenação é a forma de disposição dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento é a
ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.
02. Resposta: A
Ordenação quanto à sua classificação intelectual. Ou seja, ordenando, organizando os arquivos sob o
mesmo tema, mesmo assunto, mesma data, mesmo nome, logo mesmo atributo. Quando se fala em
reunir fisicamente, pense em ordenação.
03. Resposta: C
Podem ser ordenados os documentos por meio dos seguintes métodos:
- Alfabético
- Geográfico;
- Cronológico;
- Ideográfico (por assuntos).
04. Resposta: Certo

Arquivamento: conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.
Segundo o Dicionário de Termo de Arquivologia (Arquivo Nacional) o Arquivamento é:
1. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.
2. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
05. Resposta: E
operações: Inspeção, ordenação e arquivamento.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Os arquivos possuem um ciclo vital composto pelas fases corrente, intermediária e permanente. Como
saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra fase? A resposta
está na Tabela de Temporalidade, que é o instrumento que define os prazos de guarda e destinação final
dos documentos.
A tabela de temporalidade é criada pela comissão de avaliação de documentos formada por

funcionários que conheçam bem a organização, devendo ser aprovada pela autoridade competente da
instituição.
O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia que trata do tempo que cada
arquivo deverá permanecer nas fases correntes e intermediárias. As fases do ciclo de vida de um
documento são definas a partir do seu valor documental e de sua frequência de uso, que estão expressas
na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de

temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o
disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
A Tabela de Temporalidade é definida como “Instrumento de destinação, aprovado pela

autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e
mudança de suporte de documentos.”
Assim sendo, pode-se definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliação do
valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediária,
bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura
básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no
exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou
guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
. 30
Observe o exemplo da tabela de temporalidade abaixo:
Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinação final

Corrente Intermediária
Associações 03 03 Guarda Permanente
Cursos internos 04 - Guarda Permanente
Folha de Pagamento 05 95 Eliminação
Escala de férias 05 - Eliminação
Prazo de Guarda
O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e
intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os
documentos. O prazo definido foi em anos.
Para tanto, deve ser definida uma ação concreta para especificar uma data para o conjunto de
documentos. Uma ação concreta poderá ser “até aprovação das contas ou até a quitação da dívida”.
Assim, esse prazo é definido em duas fases:
1ª) Fase corrente

Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá
utilizá-lo.
2ª) Fase intermediária

Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência,
podendo ser levado para o depósito.
Segundo a realidade arquivística no Brasil, os prazos de guarda, nessas fases seguem as seguintes
variáveis:
1. Para os órgãos que possuem um local de armazenamento de documentos, mas necessitam de

serviços de arquivamento intermediário é preciso redefinir os prazos de acordo com as características de
cada fase, sem alterar o prazo total de guarda. Esses órgãos devem possuir um seguintes setores para
armazenamento:
-arquivo setorial – aquele que está dentro da organização;
-arquivo central – (fase intermediária I) que está no depósito dentro do órgão e pode ser requerido a
qualquer momento;
-arquivo intermediário – (fase intermediária II) a gestão será feita por uma instituição arquivística
pública nas esferas federal, estadual e municipal.
2. Por sua vez, para os órgãos com local para armazenamento (arquivo central), mas sem serviços de
arquivamento intermediário, deve-se utilizar o arquivamento corrente e o arquivo central funcionará como
arquivo intermediário. Para isso deverá obedecer os prazos e recolher o arquivo permanente.
3. Para os órgãos sem local para armazenamento, mas com serviços de arquivamento intermediário.
Os próprios órgãos poderão armazenar os documentos e estarão na fase de arquivamento corrente
(transferindo documentos), após o prazo de guarda, levar para o arquivo intermediário que recolherá o
arquivo permanente.
4. Já para os órgãos sem local para armazenamento e sem serviços de arquivamento intermediário,
os próprios órgãos farão o armazenamento dos documentos próximo ao local de trabalho
(armazenamento corrente) e a guarda intermediária pelo próprio órgão ou pelo arquivo público.
Destinação Final
Momento em que o documento já poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário
(probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova,
informação ou pesquisa.
A guarda permanente dos documentos será sempre feita por uma instituição arquivística pública, como
o Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais e municipais. Um exemplo disso é o Arquivo Público do
. 31
Distrito Federal, que guarda informações sobre a história da capital em diversos formatos multimídia.
Existem instituições que guardam os seus próprios arquivos permanentes, sob orientação técnicas dos
arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. .
Observações
Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta
aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e
aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos
documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez
na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento,
para deixar como legado às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez,
no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e
arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo.
Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho
intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências,
diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados
obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a
tomada de decisões.
Questões
01. (TRE/CE - Técnico Judiciário - Área Administrativa – FCC) A tabela de temporalidade é

instrumento utilizado
(A) no controle da expedição de documentos.
(B) na organização dos documentos em estantes e prateleiras.
(C) na restauração de documentos deteriorados.
(D) no processo de destinação dos documentos.
(E) na distribuição dos documentos por assunto.
02. (IF/MT - Auxiliar em Administração – UFMT/2015) ___________ é o instrumento utilizado para

determinar os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e ou
intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem ou
eliminação. Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna.
(A) Catálogo
(B) Tabela de equivalência
(C) Tabela de temporalidade
(D) Inventário analítico
03. (MPU - Analista de Documentação - Arquivologia – FCC) Em uma tabela de temporalidade é

importante indicar prazos de
(A) retenção, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de
natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.
(B) segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação de
documentos de valor primário.
(C) vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições
contidos nos documentos.
(D) jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinados documentos relacionados com
o patrimônio público.
(E) prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos que asseguram aquisição ou
perda de direitos contidos em documentos.
04. (ISSBLU/ SC - Agente Administrativo – FURB/2015) Quando falamos de tabela de

temporalidade, nos referimos ao documento que:
(A) Determina os documentos que ficam no arquivo corrente, no intermediário ou no permanente.
(B) Define prazos de guarda e destinação dos documentos.
. 32
(C) Define o tempo que cada documento permanece no arquivo corrente.
(D) Determina se os arquivos são franqueados, restritos ou confidenciais.
(E) Classifica os documentos como de valor primário ou secundário.
05. (CNMP - Analista do CNMP – Arquivologia - FCC/2015) A tabela de temporalidade de

documentos de arquivo é um instrumento de
(A) transferência.
(B) busca.
(C) destinação.
(D) tombamento.
(E) periodização.
06. (BNDES - Técnico de Arquivo – CESGRANRIO)
Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinação final Observação

Corrente Intermediária
O formulário acima é a representação da tabela de

(A) classificação.
(B) avaliação.
(C) temporalidade.
(D) arquivamento.
(E) eliminação.
07. (DPE-MT – Assistente Administrativo – FGV/2015) A seguir temos a representação de uma

pequena parte de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos sem os títulos de cada
coluna:
I II III
Serviço 074 2 anos Eliminação
telefônico
Listas 074.2 Enquanto Eliminação
telefônicas vigora
internas
Ações 091 De 5 a 95 Guarda
judiciais anos permanente
Solenidades 910 1 ano Eliminação
As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a:

(A) espécie documental, prazos de guarda e observação.
(B) assunto, código de classificação e prazos de guarda.
(C) plano de classificação, observação e prazos de guarda.
(D) código de classificação, prazos de guarda e destinação final.
(E) número do documento, ciclo documental e controle.
Respostas
01. Resposta: D
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a
quantos dela necessitem.
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e
recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
. 33
02. Resposta: C
A tabela de temporalidade é um instrumento da avaliação de documentos, estabelece os prazos em
que os documentos ficarão em cada fase (corrente, intermediária e permanente).
03. Resposta: C
a Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivísitico de análise documental que tem como
objetivo:
- Eliminar documentos que não tenham valor secundário; ou
- Guardar permamentemente os documentos com valor secundário.
Para que tais objetivos sejam exercidos, é necessário observar na Tabela de Temporalidade os Prazos
de Guarda dos documentos.
Muitos bons concurseiros caíram nessa questão porque olharam na retenção o sinônimo de guarda,
estaria certo, se não fosse a definição em seguida:
a) Retenção, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de
natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.
Tal definição não se compactua com o Prazo de Guarda que esta expressamente contida na alternativa
C:
c) Vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições
contidos nos documentos.
Nessa alternativa vigência é sinônimo de Atualidade, usado para expressar que numa Tabela de
Temporalidade o Prazo de Vigência (Prazo de Atualidade) é a qualidade pelo qual um documento
permanece atual, e por isso é mantido no Arquivo Corrente, e dependendo o sua vigência, será
encaminhado para a Guarda Permamente por ter valor secundário. Nesse caso, ele não é atual no seu
uso, mas, é atual no sentido de comprovar ou informar fatos.
04. Resposta: B
Tabela de temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de
um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem
ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é
muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos,
devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos
integrantes do poder público.
05. Respostas: C
Como visto, a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos
documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo necessário para o arquivamento
dos documentos nas fases CORRENTE E INTERMEDIÁRIO, visando atender exclusivamente às
necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de
documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à
informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo.
06. Resposta: C
Refere-se à tabela de Temporalidade.
07. Resposta: D
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define
prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal,
técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
. 34
3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo.
Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo13
Acondicionamento
ACONDICIONAMENTO. “Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à

sua preservação [acesso] e manuseio.” (CONS. NAC. ARQ. Classificação..., p. 134.)
Trata-se da embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.
O acondicionamento tem por objetivo a proteção dos documentos que não se encontram em boas
condições ou a proteção daqueles já tratados e recuperados, armazenando-os de forma segura.
Para cumprir sua função, que é a de proteger contra danos, o acondicionamento deve ser
confeccionado com material de qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o
fim a que se destina.
A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse material está
em contato direto com os documentos.
Os principais e mais utilizados materiais de acondicionamento são:

- papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas;
- papelões de diversas gramaturas;
- filmes de poliéster (marca Melinex ou marca Therfane/ Rodhia);
- fita adesiva dupla neutra;
- tiras ou cadarços de algodão;
- tubos de PVC;
- tecido de linho etc.
Os acondicionamentos mais usados em acervos de bibliotecas e arquivos são: caixas, envelopes,

pastas, porta-fólios.
Os papelões são empregados na construção de caixas, enquanto que os papéis e os cartões especiais
são bastante utilizados para a confecção de folders e pastas.
Os poliésteres servem para a guarda de documentos planos (cartazes), porém em certas condições
especiais seu uso deve ser restrito. O poliéster é um material muito útil pela transparência, estabilidade e
resistência, porém tem uma propriedade física (a força eletrostática) que impede o seu contato direto com
documentos que possuam suporte ou agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado precário de
conservação.
Os livros em mau estado de conservação podem ser protegidos, conforme o caso, em caixas ou
envoltos em papéis ou ainda em jaquetas de poliéster. Cada situação requer uma análise e depende
diretamente das condições em que se apresenta o documento.
Há documentos que, dependendo do estado de conservação e da natureza do suporte, podem ser

acondicionados entre papéis, envelopes, folders, poliéster e caixas.
Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do documento, o
tipo de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o armazenamento ao qual
deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento.
13
Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em:
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.
. 35
Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele não consiste
em apenas uma embalagem do documento: é parte do processo de conservação e preservação
dos acervos.
Armazenamento
O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser

guardado.
As considerações e as ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos

convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e
destinação.
Documentos que possuem valor permanente, independente do formato, requerem um armazenamento

criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua preservação de longo prazo.
Num cenário híbrido, isto é, que envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos convencionais e
digitais, deve-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente às necessidades
desses dois tipos de documentos.
As condições de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades físicas dos

documentos. Devem ser projetadas considerando também a proteção contra acesso não autorizado e
perdas por destruição, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e
entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de
maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização.
Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e

nos formatos dos documentos.
Sendo assim, o armazenamento consiste no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo:
estantes, arquivos e armários. Móveis impróprios para o armazenamento são amplamente encontrados
nos arquivos e bibliotecas: armários, estantes, mapotecas e arquivos confeccionados em madeira,
fórmica ou metal sem tratamento. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não
revestida ou de fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis
ácidos. O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro.
Assim, móveis ou estruturas em madeira são evitadas devido à possibilidade de propagação
das pragas típicas deste material (cupins e outros...). Documentos em papel devem,
preferencialmente, ser guardados em estantes e arquivos de metal revestidos de pintura (para
evitar ferrugem).
Os fatores importantes na seleção das opções de armazenamento são:

-volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se
avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de depósito, tipos e quantidade de estante e, no
caso de documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento;
Segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computadores)

deverão prever limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das áreas de
armazenamento e sistemas de detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar localizado
em área que não seja de risco.
No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de
documentos; características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau
de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciarão na adequação das
condições de armazenamento.
Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos - como o controle e verificação do tempo de vida
útil e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos documentos. É importante que os
meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de documentos. As
. 36
áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de umidade,
proteção contra sinistro, contaminação (tal como isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de
insetos ou micro-organismos.
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto é, transferir as
informações contidas num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por rejuvenescimento.
Frequência de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleção
das opções de armazenamento.
No caso dos documentos convencionais, as opções envolverão acondicionamento (pastas suspensas,

caixas entre outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da área de trabalho).
Já em relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento on-line (disco
rígido, disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de armazenamento (disco óptico, fita
magnética e outros), guardadas em depósitos; custo relativo das opções de armazenamento dos
documentos: além do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos
equipamentos para sua manipulação e dos softwares de controle.
Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada a opção de terceirização do
armazenamento.
Nesse caso, porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custódia, restrições de
acesso e capacidade tecnológica. Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem impedir
acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização de técnicas como checksum permitem rastrear
eventuais comprometimentos de conteúdo.
Os documentos digitais são armazenados em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos

e ópticos. É interessante notar que do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória,
em ordem decrescente de preço e velocidade de acesso:
- Memória primária;
- Memória secundária;
- Memória terciária.
A memória primária é de funcionamento essencial, necessária a qualquer sistema computacional. É

nela que os softwares e os dados são armazenados durante a execução. Representantes típicas dessa
classe são as memórias RAM (Random Access Memory). São memórias extremamente rápidas. Seu
conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, permanecendo válido apenas durante a execução dos
softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador.
A memória secundária apresenta volume maior de armazenamento que a primária, sendo por outro
lado mais lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos (hard disk – HD), que podem
ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem através do uso de
disk arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria conseguido com discos isolados.
A memória terciária compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos típicos incluem
armazenamento do acervo digital e cópias de segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe
de memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária tem característica não volátil na
preservação de dados. Seu preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade devem
prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de dados é superior ao preço das mídias que
fisicamente os contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas para armazenamento.
Questões
01. (ANVISA - Técnico Administrativo – CESPE/2016) Julgue o item que se segue, referentes a
arquivologia.
É possível verificar que um documento de arquivo foi bem acondicionado quando ele está embalado
adequadamente, de acordo com o seu suporte físico.
. 37
02. (POLÍCIA CIENTÍFICA – PE - Auxiliar de Perito – Cespe/2016) O acondicionamento adequado
de plantas arquitetônicas deve ser feito em
(A) pastas suspensas.
(B) tubos de PVC.
(C) caixas de papelão.
(D) gavetas de mapotecas.
(E) armários de aço.
03. (IF/MT - Auxiliar em Administração – UFMT/2015) A guarda de documentos em mobiliários ou

equipamentos próprios em área a que devem ser destinados é denominada
(A) Armazenamento.
(B) Indexação.
(C) Arranjo.
(D) Acondicionamento.
04. (SeMAE - Agente Administrativo – FAPERP/2015) O processo relacionado à guarda de

documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em áreas que lhe são destinadas, denomina-se:
(A) acervo.
(B) arquivo.
(C) armazenamento.
(D) acondicionamento.
05. (FUB - Técnico em Arquivo – Cespe/2015) Em relação à sistemática de arranjo de arquivos

documentais, julgue o item seguinte.
Se o fundo for constituído de documentos de gêneros diversos, como filmes, fotografias, fitas
magnéticas ou papel, eles poderão ser fisicamente armazenados em locais diferentes.
( )Certo ( ) Errado.
06. (FUB - Técnico em Arquivo – CESPE/2014) Com relação ao armazenamento de documentos de

arquivo, julgue o item a seguir.
Os locais de armazenamento de documentos de arquivo devem ser distantes de indústrias pesadas.
07. INFRAERO – Arquivista – FCC/2011) Nas áreas de armazenamento de documentos de arquivo,

deve-se
(A) diminuir a estanqueidade das paredes externas.
(B) agrupar documentos de gêneros diferentes.
(C) prever condições estruturais de resistência a cargas.
(D) evitar os invólucros de papel alcalino.
(E) colocar os documentos mais pesados no chão.
08. (ANEEL - Técnico Administrativo – CESPE/2010) É aconselhável o uso de arquivos e estantes

de aço para o armazenamento dos documentos.
Respostas
01. Resposta: Certo.
O acondicionamento se refere a guarda e embalagem do documento visando a conservação e
preservação do documento, portanto, a afirmativa está correta.
02. Resposta: D
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e
cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas. Ou seja,
Documentos que não podem ser dobrados DEVERÃO permanecer esticados. Pense assim. Planta,
mapas, etc. As mapotecas organizam papéis de grande extensão sem amassar.
03. Resposta: A
Arquivamento = acondicionamento + armazenamento.
. 38
Acondicionamento se refere a embalagem em que o documento foi inserido. Armazenamento se refere
ao mobiliário em que o documento, já acondicionado (ou não) em que será guardado.
Exemplos de unidades de Armazenamento:
-Estantes-Armários-Prateleiras-Arquivos de gavetas etc.
04. Resposta: C
A) Acervo - Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
B) Arquivo - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do
suporte.
Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o custódia processamento técnico, a
processamento técnico conservação e o acesso a documentos.
Instalações onde funcionam arquivos.
Móvel destinado à guarda de documentos.
C) Armazenamento - Armazenamento se refere ao mobiliário em que o documento (guarda de
documentos em depósitos).
d) Acondicionamento “Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à sua
preservação [acesso] e manuseio.” - embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e
acesso.
05. Resposta: Certo.

Quando o fundo é constituído de documentos de gêneros diversos como filmes, fotografias, fitas
magnéticas, videoteipes, desenhos, material bibliográfico e outros, estes podem ser fisicamente
armazenados em local diverso, desde que sejam feitos as referências correspondente ao fundo ao qual
pertencem.
06. Resposta: Certo

Em se tratando de conservação de documentos, deve-se evitar situações climáticas que venham a
prejudicar a vida útil documento, como por exemplo, a poluição e outros agentes nocivos.
07. Resposta: C
-volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se
avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de depósito, tipos e quantidade de estante e, no
caso de documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento; isto é, prever condições
estruturais de resistência a cargas.
08. Resposta: Certo

Torna-se importante não confundir acondicionamento com armazenamento. Este busca apenas a
guarda de documentos acondicionados ou não; aquele, procura embalar, ou seja, conceder uma proteção
aos documentos. Assim, móveis ou estruturas em madeira são evitadas devido à possibilidade de
propagação das pragas típicas deste material (cupins e outros...). Documentos em papel devem,
preferencialmente, ser guardados em estantes e arquivos de metal revestidos de pintura (para evitar
ferrugem).
4 Preservação e conservação de documentos de arquivo.
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os acervos bibliográficos possuem um ciclo de vida e desde o momento da sua criação inicia-se o
processo de envelhecimento. Dessa forma, deduz-se a difícil tarefa das bibliotecas que possuem
materiais passíveis de alterações em decorrência de agentes como microrganismos, roedores, insetos e
outras pragas que encontram no próprio acervo sua fonte de alimentação.
Fatores naturais também podem influir na vida útil do acervo, tal como, a poluição atmosférica que
provoca a oxidação da celulose, até mesmo a umidade e luminosidade inadequadas são capazes de
provocar mudanças químicas no papel resultando em sua degeneração.
. 39
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um
local elevado, e acondicionado de maneira adequada.
A identificação da natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos
fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de
conservação para minimizá-los. Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros,
mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos, que utilizam, em grande parte, o papel como
suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.
Principais operações de conservação

a) Desinfestação: combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê-
los é a fumigação.
b) Limpeza: fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um
aspirador de pó, uma escova adequada.
c) Alisamento: documentos são passados a ferro.
d) Restauração: são utilizados determinados procedimentos para recuperar documentos em mau
estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses
profissionais).
Moi14 define preservação, conservação e restauração da seguinte forma:
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional

que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de
degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos
(higienização, reparos e acondicionamento).
Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos
ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não
comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
Técnicas de conservação
No processo de conservação, a primeira etapa a ser realizada é o diagnóstico das condições físicas
do documento e os fatores que influenciam na conservação e preservação.
Fatores de deterioração em arquivos e bibliotecas
Fatores ambientais:
Temperatura e umidade relativa: O calor e a umidade relativa do ar influenciam diretamente na

conservação dos documentos, principalmente quando for em papel. O calor acelera a deterioração do
documento, e a umidade proporciona as condições necessárias para desencadear reações químicas nos
materiais. A temperatura recomendada é o mais próximo de 20ºC e a umidade entre 45% e 50%. A
circulação do vento também é importante para a amenizar os efeitos da temperatura e umidade do ar. O
monitoramento desses dois fatores é feito através do termo-higrômetro ou termohigrógrafo (aparelho
medidor de temperatura e umidade).
Radiação da luz: Toda fonte de luz (natural e artificial) emitem radiação nociva aos documentos,
principalmente a oxidação, tornando os papeis amarelados, quebradiços, escurecidos, e as tintas podem
desbotar ou mudar de cor, alterando a legibilidade dos documentos.
Qualidade do ar: O controle da qualidade do ar é essencial para conservação dos documentos, e os

poluentes contribuem para a deterioração dos documentos e acervos. Há dois tipos de poluentes, os
gases e as partículas sólidas, que podem vir do ambiente externo ou podem ser gerados no próprio
ambiente.

Tratamento químico realizado com produtos voláteis (gás) em um sistema hermético, visando a desinfestação de materiais que não podem ser submetidos à outras
formas de tratamento.
14
MOI, C. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: 2000
. 40
Agentes biológicos:
Os agentes biológicos que deterioram os acervos são, entre outros, insetos (baratas, brocas, cupins),
roedores e os fungos, e a presença destes dependem das condições ambientais onde se encontram os
documentos. As características ambientais que proporciona o aparecimento desses agentes são a
temperatura e umidade elevadas, pouca circulação do ar, falta de higiene, etc.
Conservação: critérios para a conservação de documentos
Higienização: A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos, portanto, a

higienização do ambiente deve ser um hábito de rotina, tornando-se uma ação preventiva para a
conservação. Cada item deve ser avaliado para receber a higienização adequada, exceto nos casos em
que o objeto apresenta condições como fragilidade física (rasgos, objetos com áreas finas), e papéis de
textura muito porosa (papel japonês, papel de textura fragilizada).
Os materiais utilizados para a limpeza superficial é realizada com pincéis, flanela macia, aspirador de
pó, e outros materiais (pinça, bisturi, cotonete, agulha).
Para uma melhor preservação de documentos15, veja algumas dicas relevantes:
1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque enfraquece o papel.
A própria luz artificial deve ser usada com cuidado.
2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo.
3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também
deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações.
4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possível, utilize
luvas de algodão para manipular documentos, fotografias e gravuras.
5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos,

perfurações ou rasgos.
6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderão causar o
rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez.
7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua saúde e
pode provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentação.
8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os documentos com um
pequeno pedaço de papel na área de contato.
9) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis e o
manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas.
10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e
lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana da encadernação.
11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando reações
químicas danosas (levando à formação de ácidos; e sujam, arranham e desfiguram os materiais).
12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e à
noite; caso contrário, os danos são muito maiores.
13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com
a bitola cheia voltada para baixo.
15
Arquivo Nacional. VALENTINI, 2013.
. 41
14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnéticos (computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e
temperaturas altas.
Sobre a restauração...
A restauração só é feita mediante diversos testes. O material de que a obra é feita tem de ser estudado,
para se desenvolver o melhor tratamento.
Mas se não há outro jeito e o livro está prestes a rasgar e/ou desmontar, é preciso levá-lo aos cuidados
de técnicos especialistas em restauração.
É importante mencionar que o reparo não faz com que os livros fiquem como se tivessem acabado de
sair da loja. A ética dos restauradores é respeitar a história de vida das obras, o interesse não é que
pareçam novas, mas que vivam um pouco mais.
O trato correto aos suportes de informação viabiliza a pesquisa, a construção da história e do

conhecimento de forma sólida. No âmbito da biblioteconomia, quando se fala de preservação e
conservação de documentos, o bibliotecário deve assumir uma posição de gestor da informação, ou seja,
deve assumir, deve ter uma postura de um profissional bem informado com noções mínimas dos agentes
que podem deteriorar o acervo.
Questões
01. (POLÍCIA CIENTÍFICA – PE - Auxiliar de Perito – Cespe/2016) No tratamento de uma massa

documental acumulada, o primeiro procedimento a ser realizado com foco na conservação e preservação
deve ser o(a)
(A) transferência.
(B) recolhimento.
(C) emulação.
(D) transcrição.
(E) higienização.
02. (ANS - Técnico Administrativo - FUNCAB/2016) A preservação de documentos visa à

manutenção da integridade dos suportes documentais e do teor informacional dos documentos ao longo
das épocas.
No que se refere à preservação e conservação de documentos, assinale a opção que contém uma
medida preventiva correta acerca dos procedimentos adotados nos arquivos.
(A) É indicado o uso de cola plástica comum para pequenas restaurações dos documentos em suporte
papel.
(B) O uso de luvas de borracha é recomendável para o manuseio das fotografias e dos negativos
existentes no acervo arquivístico.
(C) As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se
evitar dobras e demais danos.
(D) A higienização dos documentos deve ser realizada somente nas fases corrente e intermediária.
(E) Para o registro de código de classificação nos documentos, deve ser utilizada caneta esferográfica
de cor preta.
03. (ANP - Técnico Administrativo - CESGRANRIO/2016) Os documentos de arquivo exigem

cuidados específicos para não se deteriorarem. A luz direta, o ar seco, a umidade e a oscilação de
temperatura são fatores prejudiciais aos documentos.
Considerando-se que a umidade relativa do ar, no interior de um arquivo, encontra-se entre 70% e
90%, o que pode acontecer com os documentos?
(A) Surgimento de gelatina
(B) Desenvolvimento de laminação
(C) Oxidação da celulose
(D) Ressecamento do papel
(E) Desenvolvimento de fungos
. 42
04. (ANP - Técnico Administrativo - CESGRANRIO/2016) Muitos arquivos têm grande parte de seus
acervos danificados, pois os cuidados restringem-se ao controle de insetos, por meio de inseticidas que
são tóxicos e que agridem o papel. Para evitar problemas futuros nos arquivos, recomenda-se
desenvolver um programa de preservação que deve ser iniciado pelo controle preventivo de agentes
patogênicos.
Para isso, o programa de preservação deverá ser desenvolvido com a adoção do seguinte
procedimento:
(A) profusão de enxofre
(B) higienização sistemática
(C) desestabilização de temperatura
(D) compactação periódica
(E) encapsulação sistêmica
05. (FUB – Técnico em Arquivo – CESPE/2015) Em relação à preservação e à conservação de

documentos, julgue o item a seguir.
O documento de arquivo pode sofrer danos caso haja flutuações de temperatura e de umidade relativa
do ar no local onde esteja armazenado.
06. (IF-RN – Técnico em Arquivo – FUNCERN/2015) Define-se conservação documental como um

conjunto de
(A) medidas de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente
para a preservação da integridade dos materiais.
(B) medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo
documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu
caráter histórico.
(C) ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou
objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos.
(D) ações de prevenção continuada e de recuperação de danos advindos da degradação de
documentos ou objetos, causadas, ao longo do tempo e do uso, por fatores ambientais por meio de
tratamentos específicos.
07. (UFRJ – Auxiliar em Administração – PR-4 Concursos/2015) O termohigrógrafo é um

instrumento muito utilizado no que diz respeito às técnicas de conservação preventiva. Assim, podemos
afirmar que sua função é fornecer a:
(A) leitura momentânea da umidade relativa do ar ambiente
(B) medição de luz, umidade e temperatura relativa.
(C) medição e registro da temperatura e umidade relativa do ar ambiente.
(D) leitura da umidade e de partículas do ar ambiente.
(E) temperatura e a incidência de luz do ambiente.
08. (FUB - Técnico em Arquivo – Cespe/2015) Em relação à preservação e à conservação de

documentos, julgue o item a seguir.
Uma alternativa para proteger documentos da poluição presente no ar é acondicioná-los em invólucros
que absorvam os poluentes.
09. (IF-PR – Arquivista – CETRO) Com relação à preservação, à conservação e à restauração,

marque V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência
correta.
( ) A preservação pode ser definida como um conjunto de medidas e estratégicas em âmbito
administrativo, operacional e político que contribuem, direta ou indiretamente, para preservar a
integridade dos materiais.
( ) A conservação busca manter o documento o mais próximo possível do estado físico que possuía
na ocasião em que foi criado.
( ) O dano causado aos documentos em função da exposição à luz não é cumulativo.
(A) V/ V/ F
(B) F/ F/ V
(C) F/ V/ F
. 43
(D) F/ V/ V
(E) V/ V/ V
Respostas
01. Resposta: E.
a) Transferência: O documento passa da 1ª idade para a 2ª idade (arquivo corrente para arquivo
intermediário)
b) Recolhimento: O documento passa da 1ª ou 2ª idade para a 3ª idade (arquivo corrente ou
intermediário para arquivo permanente)
c) Emulação: Tem a ver com a padronização para a produção de documentos eletrônicos
d) Transcrição: Transcrever algo já documentado
e) Higienização: Técnica de conservação de documento, também chamada de Limpeza, consiste na
retirada de poeira.
02. Resposta: C.
a) Errada. Usos recomendáveis da cola plástica: "Nivelar ou corrigir imperfeições em repintura
automotiva, peças metálicas, mármores, granitos."
b) Errada. As luvas que são recomendadas para manuseio de negativos são de algodão e não de
borracha.
c) Correta. As medidas de caixa, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados e
devem ser SEMPRE SUPERIORES às dos documentos que irão abrigar.
d) Errada. São atividades do arquivo permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e
referência. Higienização faz parte da conservação e é atividade de arquivo permanente.
e) Errada. Autuação de documentos que é atividade de protocolo, não tem relação com conservação
e preservação.
03. Resposta: E.
Os fungos são microrganismos que se alimentam das substâncias orgânicas do papel. De modo geral,
se desenvolvem em condições de umidade e temperatura elevadas. Os fungos possuem uns filamentos
que podem promover alguns tipos de rasgos nos papéis. Porém, o pior dano são as manchas deixadas
como resultado de sua atividade de metabolização das substâncias que os alimentam. Esta ação gera a
ruptura da cadeia molecular da celulose, ocasionando sua fragilidade. Os ataques mais graves podem
acarretar o apodrecimento e a perda total do papel. A disseminação dos fungos se dá através dos esporos
(células reprodutoras), que são carregados por meio de diversos veículos, p.ex. correntes aéreas, gotas
d’água, insetos, vestuários, etc.
04. Resposta: B.
Higienização Trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos
e dos agentes considerados agressores, tais como: os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos,
os grampos metálicos, os itens generalizados utilizados como marcadores de páginas, as poeiras e, todos
os elementos espúrios à estrutura física dos documentos.
05. Resposta: CERTA.

O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo, e a temperatura deve ser baixa. O
calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis
sempre, sem oscilações.
06. Resposta: C.
A Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de
degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos
(higienização, reparos e acondicionamento).
07. Resposta: C.
O termo-higrômetro ou termohigrógrafo é utilizado para realizar o monitoramento da umidade relativa
do ar e da temperatura.
. 44
08. Resposta: Certa.
Invólucros absorverão os poluentes com o intuito de proteger os documentos, pois se os documentos
absorvessem (diretamente) poluentes, sua "vida útil" estaria comprometida.
09. Resposta: A.
A Preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional
que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. A Conservação
é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos
ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e
acondicionamento). E Toda fonte de luz (natural e artificial) emitem radiação nociva aos documentos,
principalmente a oxidação, tornando os papeis amarelados, quebradiços, escurecidos, e as tintas podem
desbotar ou mudar de cor, alterando a legibilidade dos documentos.
. 45

08 Nocoes de Arquivologia

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CLASSIFICAÇÃO BÁSICA DE ARQUIVOS (Tipos)

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IMPORTANTE: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o

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As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências

-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de

 Rôneo - Combina letras, números e cores. Está obsoleto.

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Método numérico simples

Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma

Método alfabético numérico

Método específico ou por assunto

Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um

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09. (AL-SP - Agente Legislativo de Serviços Técnicos e Administrativos – FCC) Os métodos de

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