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Hojas de cálculo
y Excel
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LECCIÓN 1
Conceptos básicos de
las hojas de cálculo
Una vez completada esta lección, podrá:
Crear un libro.
Crear un libro a partir de una plantilla.
Conocer los elementos de la ventana de Microsoft Excel.
Seleccionar celdas.
Introducir texto, números y fechas en una hoja.
Introducir un rango de datos.
Modificar el contenido de celdas.
Desplazarse entre hojas.
Asignar nombre y guardar un libro.
Abrir un libro.
Cambiar el nombre de una hoja.
Ver una vista preliminar e imprimir una hoja.
Cerrar un libro y salir de Excel.
Creación de un libro
Para iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar
otros programas de Microsoft Windows. Un método frecuente es hacer clic en
el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el
submenú. También puede hacer clic en un icono de acceso directo, si existe
alguno, en el escritorio o en la barra Inicio rápido.
Cada libro abierto se Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con
representa en un botón de el título Libro1. Un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su
Excel en la barra de tareas. vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir
Es fácil hacer clic en un
botón para ver un libro
datos. Por ejemplo, puede crear cuatro hojas de presupuesto en un mismo libro
diferente. Si tiene muchas donde cada hoja contenga el presupuesto para un trimestre del próximo año
aplicaciones abiertas, cada fiscal. Si es un profesor y utiliza Excel, puede crear hojas de notas en el mismo
aplicación tendrá un botón en
libro y almacenar en cada hoja las notas de un semestre de la misma clase.
el que puede ver una lista de
los archivos abiertos. Como puede ver, un libro le permite agrupar hojas que contienen datos
relacionados. Después de crear un libro puede guardarlo como un único
archivo en el disco duro.
En este ejercicio iniciará Excel, creará un libro estándar y cerrará el libro.
1 En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio,
seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Excel.
Se abrirá Excel con Libro1 listo para usar.
Elemento Descripción
Barra de título Identifica el programa actual y el nombre del libro
actual.
Barra de menús Muestra los nombres de los menús de Excel.
Barras de herramientas Le permite un acceso rápido a funciones que se
utilizan con frecuencia, como dar formato, alinear y
calcular totales de las entradas de las celdas. Las
barras de herramientas Estándar y Formato
aparecen de manera predeterminada.
Cuadro de nombre Muestra la dirección de la celda activa.
Barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa.
Panel de tareas Le permite abrir archivos, pegar datos del
Portapapeles, crear libros en blanco y crear libros
de Excel basándose en archivos existentes.
Cuadro Escriba Cuando escribe una pregunta en este cuadro,
una pregunta muestra los temas de ayuda coincidentes con su
solicitud.
Barra de estado Muestra información acerca de un comando
seleccionado. También indica el estado (activado o
desactivado) de las teclas Bloq Mayús y Bloq Num.
7
(continúa)
Elemento Descripción
Barras de desplazamiento Incluyen una barra de desplazamiento
vertical y horizontal y cuatro flechas de
desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza
para mostrar distintas áreas de la hoja.
Botón Seleccionar todo Selecciona todas las celdas de una hoja.
Fichas de hojas Le permiten ver las hojas del libro abierto.
Hoja Una cuadrícula de columnas verticales
(identificadas por caracteres alfabéticos) y filas
horizontales (identificadas por dígitos numéricos).
La intersección de las columnas y las filas
constituyen las celdas. Cada celda puede
identificarse por una referencia de celda completa,
o dirección, que consta de las coordenadas de
columna y fila de dicha celda; por ejemplo, B3.
Celda activa La celda, designada por un borde grueso, que se
verá afectada cuando escriba o modifique datos.
Botón Minimizar Minimiza la ventana y la convierte en un botón de
la barra de tareas.
Botón Maximizar/ Alterna entre maximizar una ventana y restaurar
Restaurar una ventana al tamaño que tenía anteriormente.
Botón Cerrar Cierre la ventana en la que aparece el botón.
Información de pantalla Un pequeño cuadro emergente que muestra el
nombre de un objeto o de un botón de barra de
herramientas si lo señala con el puntero del mouse
(ratón).
Una gran ventaja que ofrece el panel de tareas es que agrupa en un único lugar
muchas acciones comunes, como abrir o crear archivos, y permite llevar a cabo
estas acciones con un único clic del mouse. El único inconveniente del panel de
tareas es que ocupa un valioso espacio de la pantalla. Afortunadamente, puede
mostrarlo u ocultarlo fácilmente. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas;
Excel ocultará el panel de tareas si se estaba mostrando o lo mostrará si
está oculto.
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Selección de celdas
Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección
de una fila y una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como
seleccionar la celda. Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y
grupos de celdas adyacentes y no adyacentes.
Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda
está seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se convierte en la
celda activa, como se muestra en la ilustración siguiente.
Puede seleccionar todas las celdas de una hoja si hace clic en el botón
Seleccionar todo situado en la esquina superior izquierda de la hoja.
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Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector
de fila o de columna correspondiente.
Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas.
Cuando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se convierte en
la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas es de color azul.
En este ejercicio seleccionará un grupo de celdas adyacentes en la hoja actual.
1 Haga clic en la celda E3, mantenga presionado el botón del mouse,
arrastre el puntero del mouse hacia abajo hasta la celda E12 y
suelte el botón del mouse.
Se seleccionará el rango E3:E12 y E3 seguirá siendo la celda activa.
2 Haga clic en la celda A5, mantenga presionada la tecla Mayús y
haga clic en la celda H16.
Se seleccionará el rango y A5 seguirá siendo la celda activa.
Para seleccionar varios 3 Haga clic en la celda F17, mantenga presionada la tecla Mayús
rangos de celdas no y presione cuatro veces la tecla de flecha hacia abajo.
adyacentes, seleccione el Se seleccionará el rango de celdas F17 a F21 (que se denomina
primer rango, mantenga
presionada la tecla Ctrl y
F17:F21).
seleccione los demás
rangos que desee.
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Después de haber escrito 1 Haga clic en la celda A1, escriba Ventas y presione Entrar.
datos para una celda, puede El texto se introducirá en la celda A1 y A2 se convertirá en la celda
introducirlos si presiona activa.
Entrar, Tab o las teclas de
dirección. Cualquier acción 2 Haga clic en la celda A3, escriba Cabañas y presione Entrar.
que lleve el punto de
La celda A3 contendrá la palabra Cabañas y la celda activa pasará
inserción fuera de la celda
introducirá los datos. a ser la A4.
3 Escriba Multipropiedad y presione Entrar.
Se introducirá la palabra Multipropiedad en la celda A4.
Si comienza una entrada con un signo más para indicar que se trata de un
número positivo, Excel pasará por alto el signo. Si escribe paréntesis para
indicar que se trata de un número negativo, el número aparecerá con un signo
menos. Si incluye un signo de dólar, un signo de porcentaje, una barra
inclinada, una coma o un símbolo exponencial, el programa asignará
automáticamente un formato numérico a la entrada.
De manera predeterminada, las entradas numéricas aparecen justificadas a la
derecha en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la
celda, aparecerá en notación científica, como signos de sostenido (####) o
redondeada. Sin embargo, Excel almacena internamente todos los números
como se introdujeron originalmente.
En este ejercicio introducirá cifras de ventas en la hoja.
Puede introducir números 1 Haga clic en la celda B3, escriba 42848 y presione Entrar.
mediante las teclas de El número se introducirá en la celda B3 y B4 se convertirá en la
número situadas encima de celda activa.
las letras del teclado o si
presiona Bloq Num y utiliza el 2 Escriba 92346 y presione Entrar.
teclado numérico. Bloq Num
El número se introducirá en la celda B4 y B5 se convertirá en la
es una tecla de alternancia.
Cuando la tecla Bloq Num celda activa.
está activada, se ilumina un Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
indicador en el teclado.
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Puede hacer clic en el botón Cancelar o presionar la tecla Esc para cancelar una
entrada antes de que se introduzca realmente en la hoja. Cualquiera de estas
acciones eliminará todo lo que haya escrito y hará que Excel salga del modo
Edición. También restaurará el contenido anterior de la celda activa, si dicha
celda contenía datos. Puede hacer clic en el botón Introducir para completar
una entrada.
En este ejercicio revisará algunas entradas de la hoja actual.
Si hace clic en una celda y 1 Haga clic en la celda B3, sitúe el puntero del mouse entre el 2 y el
presiona después F2, se 8 en la barra de fórmulas, y haga clic.
activará el modo Edición Se activará el modo Edición y el punto de inserción aparecerá
y el punto de inserción se
como una I.
situará al final de la celda,
de forma que pueda agregar 2 Presione Retroceso, escriba 6 y presione Entrar.
información al contenido
actual. La celda B3 contendrá ahora la entrada 46848.
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Haga clic con el botón 1 Haga clic en la ficha Hoja2, en la parte inferior de la ventana
secundario del mouse del libro.
en una ficha de hoja para Aparecerá Hoja2 y su contenido. La hoja estará en blanco.
ver un menú contextual que
le permite insertar o eliminar 2 Haga clic en la ficha Hoja1, en la parte inferior de la ventana
hojas, entre otras opciones del libro.
más.
Aparecerá Hoja1 y su contenido.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra carpeta diferente, realice los
mismos pasos que siguió cuando guardó el libro por primera vez. Al igual que
cualquier otro archivo de Windows, el nombre de un libro puede tener una
longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede contener ninguno de los
caracteres siguientes:
/\><*?“|:;
También puede usar los controles del cuadro de diálogo Guardar como si desea
especificar un formato diferente para el nuevo archivo. Por ejemplo, quizás
necesite guardar un archivo de Excel en un formato diferente de manera que
pueda compartirlo con otra persona que utiliza un programa de hoja de cálculo
distinto o incluso para utilizarlo en un programa que no sea de hoja de cálculo.
En este ejercicio guardará el libro en una carpeta creada desde dentro de Excel.
También guardará el libro como un archivo de Lotus. (Lotus es otro programa
de hoja de cálculo.)
1 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. Los archivos y
las carpetas que aparezcan en este cuadro de diálogo dependerán
de la carpeta que se utilizara por última vez para guardar un libro
en su equipo.
Apertura de un libro
Después de guardar un libro de Excel, puede volver a abrirlo en cualquier
momento para examinar su contenido y hacer cambios. Excel hace un
seguimiento de los cuatro últimos libros abiertos y pone sus nombres de
archivo en la parte inferior del menú Archivo. Para abrir un archivo que no
figura en esta lista, empiece mostrando el cuadro de diálogo Abrir.
En este ejercicio mostrará el cuadro de diálogo Abrir, abrirá un libro existente
y después lo cerrará.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
También puede ver el cuadro 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el
de diálogo Abrir si hace clic icono correspondiente al disco duro y, después, haga doble clic en
en Abrir en el menú Archivo. la carpeta Practice.
Aparecerá el contenido de la carpeta Practice en el cuadro de
diálogo Abrir.
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También puede abrir un 3 Haga doble clic en la carpeta Part IV y después en la carpeta
archivo si hace doble clic en Lesson01.
el icono de Excel situado Aparecerán los nombres de los archivos almacenados en la
junto al nombre de archivo en
el cuadro de diálogo Abrir.
carpeta Lesson01.
4 Haga clic en el archivo Employee Information y, después, haga clic
en Abrir.
Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y aparecerá el archivo
Si abre un libro existente,
Employee Information.
Excel cerrará el libro Libro1
en blanco que apareció 5 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.
cuando inició el programa.
Excel cerrará el libro Employee Information.
6 Haga clic en Archivo en la barra de menús.
Excel mostrará una lista de los libros abiertos recientemente en la
parte inferior del menú Archivo.
7 En el menú Archivo, haga clic en Employee Information.
Se abrirá el archivo.
Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.
Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a desplazarse por Excel, y a seleccionar celdas,
filas y columnas. También ha aprendido a introducir y modificar texto en
celdas; cambiar entre distintas hojas; guardar, abrir y cerrar libros; y cambiar
el nombre e imprimir distintas hojas de un libro.
Si va a proseguir con otras lecciones:
● Vuelva a iniciar Excel.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
● Excel ya está cerrado.
Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede seleccionar todas las celdas de una hoja
simultáneamente?
2 ¿Cómo puede abrir un libro existente?
3 ¿Cuál es la forma más sencilla de introducir datos en un rango
de celdas?
4 ¿Cómo puede cambiar el nombre de una hoja?
5 ¿Cómo puede cerrar todos los libros abiertos de una vez?
6 ¿Qué dos formas hay de seleccionar un rango de celdas?
7 ¿Cómo puede seleccionar rangos de celdas no adyacentes?
8 ¿Qué diferencia hay entre hacer clic en Nuevo en el menú Archivo
y hacer clic en el botón Nuevo?
9 ¿Qué tres caracteres no se pueden utilizar en el nombre de un libro?
10 ¿Qué información muestra el cuadro de nombres?
11 ¿Qué dos formas hay de poner Excel en modo Edición?
12 ¿Cómo puede desplazarse entre distintas hojas?
13 ¿Para qué sirve ver una hoja en la ventana Vista preliminar?
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Resumen de conceptos
Ejercicio 1: cree un libro llamado MiPrimer. En las celdas B1, C1 y D1,
escriba los nombres y los años de los tres próximos meses, como Julio de 2004,
Agosto de 2004 y Septiembre de 2004. Seleccione el rango B2:D3 e introduzca
números en las celdas.
Importante
Debe completar el ejercicio 1 para continuar en el ejercicio 2. Sin embargo,
puede realizar los ejercicios 3 a 5 sin hacer primero el ejercicio 1.
Modificación y formato
de hojas de cálculo
Una vez completada esta lección, podrá:
Dar formato a datos numéricos.
Ajustar el tamaño de las filas y columnas.
Alinear el contenido de celdas.
Crear y aplicar formatos condicionales.
Buscar y reemplazar el contenido de celdas.
Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.
Cortar, copiar, pegar y borrar celdas.
(continúa)
Categoría Apariencia
Fracción Muestras las entradas como fracciones en diversas
denominaciones y con distintos grados de precisión.
Científico Muestra las entradas en notación científica o exponencial.
Texto Muestra las entradas exactamente como las ha introducido,
incluso aunque la entrada sea un número.
Especial Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos, como
códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad
social de Estados Unidos.
Personalizado Le permite crear formatos que no están disponibles en ninguna
de las demás categorías.
Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella.
En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que
desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el
formato para los números negativos.
En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja.
1 Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas
Nuevo libro.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después,
haga clic en el icono correspondiente al disco duro.
3 Haga doble clic en la carpeta Practice, después en Part IV y, por
último, en Lesson02.
4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic
en Abrir.
Se abrirá el libro Percent Sales Increase.
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Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea
mayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works crea
una columna en la que sólo almacena entradas Sí y No para cada importe de
ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto.
En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres;
probablemente valdría con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de la
columna puede ver más columnas en la pantalla a la vez.
Excel ofrece varios métodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar el
cuadro de diálogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menú
Formato) para introducir el ancho en caracteres que desee. También puede
arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la
izquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sitúa el
puntero del mouse (ratón) en el extremo derecho de un selector de columna,
aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el
ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse en el extremo derecho de
un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica
que puede cambiar el tamaño de la columna.
También puede hacer clic Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automáticamente
en Autoajustar a la selección una columna para dar cabida a la entrada más larga de la misma; para ello,
(en el submenú Columna del haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna.
menú Formato) para ajustar
el ancho de columna de También puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los
manera que quepa la entrada
mismos métodos básicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de diálogo Alto de
de la celda activa o la
entrada más larga del fila (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para especificar el alto de
rango seleccionado. una fila en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada. Así, un alto de fila de
12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. También
puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector
de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.
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Quizás desee ajustar el alto de fila para dar cabida a más caracteres, como el
título de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamaño de letra
mayor. Sin embargo, es mucho más común ajustar el ancho de columna para
dar cabida a etiquetas o números largos o cortos.
En este ejercicio cambiará el tamaño de columnas y filas. Para este ejercicio,
el ancho de las columnas del archivo de práctica se ha preestablecido en
15 caracteres.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta
Part IV, Lesson02 de la carpeta Practice.
2 Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, después, haga clic en Abrir.
Se abrirá el archivo.
3 Seleccione el rango B4:F4. En el menú Formato, seleccione
Columna y haga clic en Ancho.
Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna y mostrará el
ancho de columna actual.
Sin embargo, quizás desee alinear a la izquierda o al centro los números para
conseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizás desee alinear a la izquierda
las fechas porque la posición de los dígitos en las fechas no suele ser
importante. O quizás desee alinear al centro los números para lograr una
apariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works
hace un seguimiento de las ventas por categorías (habitaciones, ventas de la
tienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea una
columna que establece una puntuación (según la categoría que tenga más
ventas) para cada categoría. Un efecto de alineación al centro puede mejorar la
apariencia de la columna, como se muestra debajo:
Puntuación
12
4
32
7
También puede cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas; es
decir, la posición de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior
de la celda. La alineación predeterminada para el texto y los números es
inferior, lo que significa que los caracteres se sitúan justo encima del borde
inferior de la celda. También puede cambiar la alineación vertical de las celdas
para que sea inferior, superior o central. La alineación al centro suele quedar
bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atención sobre las
etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas
entre la parte superior e inferior de la fila.
En este ejercicio alineará el contenido de celdas horizontal y verticalmente, y
utilizará los botones Deshacer y Rehacer para ver cómo se pueden deshacer y
volver a aplicar los cambios como se desee.
1 Seleccione el rango B3:B6.
2 En el menú Formato, haga clic en Celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se
muestra en la siguiente ilustración.
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Importante
Si va a buscar un valor (ya sea de texto o numérico) en lugar de una
fórmula, asegúrese de hacer clic en Valores en el cuadro Buscar dentro de.
Sugerencia
Quizás se pregunte por qué no introduce simplemente 95 como cadena de
búsqueda y 99 como cadena de reemplazo, sin incluir el signo decimal. Silo
hiciera, Excel reemplazaría todos los valores de la hoja que contuvieran 95,
en lugar de reemplazar únicamente aquellos valores que incluyeran el
signo decimal delante de 95. Por ejemplo, si la cantidad 95 apareciera en
cualquiera de las columnas de Alquileres por mes, Excel lo reemplazaría
por 99, que no es lo que usted desea. Si sólo desea reemplazar parte del
contenido de una celda, como ocurre en este ejercicio, sea lo más
específico posible a la hora de introducir la cadena de búsqueda; de lo
contrario, puede que Excel haga reemplazos incorrectos. También puede
reducir el foco de una búsqueda si activa las casillas de verificación
Coincidir mayúsculas y minúsculas y Coincidir todo el contenido de la
celda. Cuando se activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y
minúsculas, los caracteres en mayúsculas y en minúsculas del texto de
las celdas deben coincidir con los que usted especifique para la cadena
de búsqueda. Active la casilla de verificación Coincidir todo el contenido
de la celda si desea especificar que la cadena de búsqueda sea el único
contenido de una celda para que se considere una coincidencia.
Cuando inserta una fila, una columna o una celda en una hoja que ya tiene
formato, aparece el botón Opciones de inserción. Al hacer clic en el botón
Opciones de inserción aparece una lista de opciones para el formato de la fila o
la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla siguiente.
Opción Acción
El mismo formato de arriba Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada
encima de la fila insertada.
El mismo formato de abajo Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada
debajo de la fila insertada.
El mismo formato Se aplica a la nueva columna el formato de la
de la izquierda columna situada a la izquierda de la columna
insertada.
El mismo formato Se aplica a la nueva columna el formato de la
de la derecha columna situada a la derecha de la columna
insertada.
Borrar formato Se aplica a la nueva fila o columna el formato
predeterminado.
Aprenderá más acerca de 2 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.
cómo borrar celdas en el Se eliminará el contenido de la celda activa pero no se quitará
próximo ejercicio. la columna.
3 En el menú Edición, haga clic en Eliminar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas.
5 Seleccione C1:F1.
Se seleccionarán cuatro celdas.
6 En el menú Insertar, haga clic en Celdas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas.
Si va a pegar un rango de Cuando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes, los corta
celdas (por ejemplo, una de una celda o un rango de celdas y los pega en otra celda o rango de celdas.
selección que contiene tres Cuando copia datos, los duplica y los pega en otra celda o en otro rango de
celdas en horizontal en dos
filas adyacentes), seleccione
celdas. La barra de herramientas Estándar de Excel incluye botones para los
un área que tenga el mismo comandos Cortar, Copiar y Pegar, si bien puede realizar estos mismos
número de celdas en comandos desde el menú Edición.
horizontal y en vertical que
los datos que haya cortado
o copiado. O bien, puede
seleccionar una única celda
para pegar y los datos
pegados llenarán celdas
debajo y a la derecha de
la celda seleccionada.
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En este ejercicio moverá y copiará datos dentro de una hoja, borrará el formato
de un rango seleccionado y borrará el contenido de un rango seleccionado.
1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta
Part IV, Lesson02 de la carpeta Practice.
2 Haga clic en el libro Monthly Sales y, después, haga clic en Abrir.
Se abrirá el archivo.
3 Haga clic en la celda A7 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Cortar.
El contenido de la celda A7 se copiará al Portapapeles de Windows
y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda
A7. La marquesina indica que se cortará el contenido.
4 Haga clic en la celda A8 y, en la barra de herramientas Estándar,
haga clic en el botón Pegar.
El contenido del Portapapeles de Windows (de la celda A7) se
pegará en la celda A8 y desaparecerá la marquesina alrededor
de la celda A7.
5 Seleccione B3:D6 y, en la barra de herramientas Estándar, haga
clic en el botón Copiar.
El contenido de las celdas seleccionadas se copiará al
Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina
parpadeante alrededor de las celdas seleccionadas que indica lo
que se ha copiado al Portapapeles de Windows.
6 Haga clic en la ficha de la hoja T2, cerca de la parte inferior de la
ventana de Excel.
Excel mostrará la hoja T2.
Otra forma de cortar y pegar 7 Haga clic en la celda B4 y, en la barra de herramientas Estándar,
datos consiste en seleccionar haga clic en el botón Pegar.
las celdas y arrastrar la El contenido del Portapapeles de Windows se copiará a la hoja T2,
selección por sus bordes
empezando en la ubicación de la celda activa (B4).
hasta las celdas en las
que desea pegar los datos. 8 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Formatos.
Para copiar mediante el
mismo método, mantenga Excel quitará el formato de moneda de las celdas seleccionadas.
presionada la tecla Ctrl
mientras arrastra. 9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón
Deshacer.
Se volverá a aplicar el formato de moneda a las celdas
seleccionadas.
10 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.
Excel quitará el contenido de las celdas seleccionadas, pero
conservará el formato.
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Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a dar formato a números de celdas, cambiar el
ancho de las columnas y el alto de las filas, alinear texto y valores en celdas,
utilizar los botones Deshacer y Rehacer para invertir y repetir cambios, aplicar
formato condicional a las celdas seleccionadas, buscar y reemplazar datos, e
insertar y eliminar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a copiar y
mover celdas y rangos de celdas, borrar varios elementos de celdas, copiar
formatos a un rango o a una hoja diferente, y utilizar el panel de tareas
Portapapeles para copiar y pegar varias selecciones.
Si va a proseguir con otras lecciones:
● Cierre el libro Monthly Sales 2.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 Cierre el libro Monthly Sales 2.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de Excel.
Ejercicio corto
1 Si deseara insertar dos filas encima de la fila 7 de la hoja actual,
¿qué pasos realizaría?
2 ¿Qué diferencia hay entre los formatos de número Contabilidad
y Moneda?
3 ¿Cómo puede arrastrar para cambiar el alto de una fila o el ancho
de una columna?
4 ¿Cómo puede ver el panel de tareas Portapapeles?
5 ¿Cómo buscaría la tercera aparición de un valor en una hoja
de cálculo?
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Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra el libro Five Year Sales02.xls. Inserte una fila entre las filas 1
y 2. Cambie el tamaño de la fila 1 hasta un alto de 25 píxeles. Alinee a la
izquierda el texto del título Ventas anuales. Elimine la fila agregada.
Ejercicio 2: en el libro Five Year Sales02.xls, dé el formato Contabilidad a las
celdas B3:F6. Aplique un formato condicional de forma que si el valor de una
celda está comprendido entre 20000 y 40000, el valor aparezca de color azul.
Reemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 13.
Ejercicio 3: todavía en el libro Five Year Sales02.xls, en Hoja1, copie el rango
A3:F7 al Portapapeles de Office. Cambie a Hoja2 y pegue las celdas
seleccionadas empezando en la celda A3. En Hoja2, cambie a 15 caracteres el
ancho de las columnas A a F. Después, seleccione el rango B3:F6 y elimine su
contenido, pero conserve el formato. Guarde y cierre el libro.
Ejercicio 4: cree una hoja en la que se enumeren los días de la semana en la
fila 1, empezando en la columna B. En la columna A, empezando en la fila 2,
enumere las actividades físicas que realiza con frecuencia (andar, correr, algún
deporte concreto, aerobic, etc.). Agregue una fila encima de la fila 1 y centre el
título Minutos al día encima de los días de la semana. Mejore la apariencia de
la hoja ajustando los anchos de columna, cambiando los colores de fuente, etc.
Cambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana.
Guarde el libro con el nombre Mi actividad física. Utilice esta hoja para
registrar su actividad física diaria.
Ejercicio 5: continuando con el libro que creó en el ejercicio 4, seleccione
todo el contenido de la primera hoja y cópielo a la Hoja2. Borre todos los
valores de minutos que haya introducido. Cambie el nombre de esta hoja por
la fecha del último día de la próxima semana. Copie el contenido de la segunda
hoja a Hoja3 y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final para
dentro de dos semanas. Guarde las hojas. Utilice estas hojas para registrar su
actividad física durante las próximas semanas. Si lo desea, agregue otras hojas
para seguir supervisando su nivel de actividad.
LECCIÓN 3
Realización de
cálculos básicos
Una vez completada esta lección, podrá:
Crear fórmulas.
Copiar fórmulas.
Modificar fórmulas.
Utilizar la función SUMA y Autosuma.
Utilizar la característica Insertar función.
Utilizar funciones de fecha.
Utilizar referencias de celdas absolutas y relativas.
Utilizar funciones estadísticas básicas.
Utilizar series numeradas y Autorrellenar.
Creación de fórmulas
Una fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel.
Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena
internamente mientras que el resultado calculado aparece en la celda.
Una fórmula es una ecuación matemática que consta de dos elementos:
operandos y operadores matemáticos. Los operandos identifican los valores
que se utilizarán en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante, otra
fórmula, o una referencia a una celda o a un rango de celdas. Los operadores
matemáticos especifican qué cálculos se realizarán con los valores.
Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas
empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula,
haga clic en la celda que contiene la fórmula. La fórmula aparecerá en la Barra
de fórmulas.
En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos
siguientes.
Operador Significado
^ Exponenciación
* Multiplicación
/ División
+ Suma
- Resta
Copia de fórmulas
Quizás descubra con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias
celdas adyacentes. Por ejemplo, si tiene una lista de artículos y cada artículo
contribuye al ingreso total durante un año, quizás desee sumar los artículos para
calcular el ingreso total para ese año. Para calcular el total del ingreso para años
consecutivos, puede crear fórmulas para sumar el ingreso de cada año.
Afortunadamente, puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y
ahorrar una cantidad de tiempo considerable al copiar una celda con una
función terminada y pegarla en las celdas de destino. También puede utilizar el
controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que aparece en la esquina
inferior derecha de la celda activa.
Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de
relleno, Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan
con las de la columna o la fila a la que se está copiando.
El director de reservas no desea escribir la misma fórmula varias veces para
calcular la tasa de ocupación de cada tipo de habitación para cada mes. En su
lugar, copia sus fórmulas a diversas ubicaciones.
En este ejercicio copiará fórmulas en la hoja.
1 Haga clic en la celda C13 y, en el menú Edición, haga clic en Copiar.
Aparecerá un borde de marquesina parpadeante alrededor de
Para obtener más información la celda.
acerca del botón Opciones de
pegado, consulte la lección 2 2 Haga clic en la celda C14 y, en el menú Edición, haga clic en Pegar.
“Modificación y formato de
hojas de cálculo”.
La fórmula se pegará en la celda C14 y aparecerá el botón
Opciones de pegado junto a la celda.
Para copiar una fórmula de la 3 Repita el paso 2 para las celdas C15 y C16.
celda situada a la izquierda
de una celda seleccionada, 4 Haga clic en la celda C9 y seleccione el controlador de relleno.
presione Ctrl+R.Para copiar
una fórmula de la celda
situada encima de una
celda seleccionada,
presione Ctrl+D.
Modificación de fórmulas
Es fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el
contenido de cualquier otra celda. Puede:
● Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en
la celda y presionar Entrar.
O bien
● Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir
los cambios y hacer clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.
Si elimina o modifica una Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr.
fórmula accidentalmente,
presione Ctrl+Z o haga clic
En este ejercicio revisará y eliminará fórmulas.
en el botón Deshacer de
1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Part IV, Lesson03
la barra de herramientas
Estándar para invertir contenida en la carpeta Practice.
la acción.
2 Haga clic en la celda O3 y, después, haga clic a la derecha de la
fórmula en la Barra de fórmulas.
El punto de inserción parpadeará al final de la fórmula.
56
Si hay alguna celda no El director de reservas sabe que Autosuma puede simplificarle aún más sus
numérica dentro del rango cálculos de la ocupación. Puede utilizar Autosuma para calcular los muchos
de celdas cuyo total desea totales que necesita.
calcular, Autosuma calculará
de manera predeterminada En este ejercicio utilizará Autosuma para calcular el total de un rango de celdas.
el total sólo desde la celda
activa hasta la primera celda 1 Si es necesario, cambie al libro Lodging Usage que utilizó
no numérica. Para evitar anteriormente en esta lección.
este problema, cambie los
argumentos para incluir 2 Haga clic en la celda C17 y, en la barra de herramientas Estándar,
todo el rango de celdas o haga clic en el botón Autosuma.
seleccione únicamente el
rango de celdas cuyo total Aparecerá una fórmula SUMA en la celda C17 y en la Barra de
desee calcular. fórmulas, y el rango C13:C16 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
3 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda C18 y aparecerá el resultado
(54,15).
4 Haga clic en la celda O5 y, después, haga clic en Autosuma.
Aparecerá una fórmula SUMA en la celda O5 y en la Barra de
fórmulas, y el rango C5:N5 estará rodeado por un borde de
marquesina parpadeante.
58
5 Presione Entrar.
La fórmula se introducirá en la celda O5 y aparecerá el resultado
(2908).
Las funciones de fecha 9 En los cuadros Año, Mes y Día, escriba la fecha 01/11/2003 y haga
son más útiles cuando los clic en Aceptar.
argumentos de fecha En la celda aparecerá el número total de días (120) que hay entre
son fórmulas en lugar
01/11/2003 y 29/02/2004. La fórmula será:
de constantes.
=FECHA(2004,2,29) -FECHA(2003,11,1)
10 En la Barra de fórmulas, haga clic en la primera función Fecha.
Aparecerá una Información de pantalla con una descripción de
cada elemento de esa parte de la fórmula.
11 Haga clic en la Información de pantalla para seleccionar el número
actual y escriba 2005.
12 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha de la fórmula.
13 Presione 15 veces la tecla Retroceso para quitar la segunda
función de fecha.
62
Sugerencia
Para calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que
ya aparecen en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de
otra. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2
contiene la fecha 29/02/2004, es posible calcular el número de días que
hay entre ellas mediante la fórmula siguiente.
=A2-A1
Asegúrese de elegir el formato de número para la celda que contiene esta
fórmula. De lo contrario, Excel mostrará el resultado en el mismo formato
que las celdas utilizadas en el cálculo (en este caso, como una fecha).
Por ejemplo, $C$1 es una referencia absoluta a la celda C1. $C1 es una referencia
absoluta a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es relativa. C$1 es una
referencia relativa a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es absoluta.
Sugerencia
Mediante referencias 3D puede establecer vínculos a celdas de otras hojas
o libros. Este tipo de referencia puede ser también absoluta o relativa.
Sugerencia
Si olvida la sintaxis de una función que desea utilizar, escriba = y el nombre
de la función en una celda, y presione Ctrl+A. Aparecerá el cuadro de
diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los
argumentos para la función.
Opción Acción
Copiar celdas Se copia el contenido de las celdas seleccionadas a las
celdas indicadas en la operación de relleno.
Rellenar serie Se rellenan las celdas indicadas en la operación de
relleno con los elementos que siguen en la serie.
Rellenar formatos sólo Se copia el formato de la celda seleccionada a las
celdas indicadas en la operación de relleno, pero no se
pone ningún valor en las celdas de destino.
Rellenar sin formato Se rellenan las celdas indicadas en la operación de
relleno con los elementos siguientes de la serie, pero se
omite cualquier formato aplicado a las celdas de origen.
Rellenar <secuencia> Esta opción cambia dependiendo de la serie que Excel
detecte y parece tener el mismo efecto que la opción
Rellenar serie. Esta opción no aparecerá si no utiliza
una secuencia que el programa reconozca.
Sugerencia
Si el botón Opciones de autorrelleno no aparece, puede activar la función
haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas. En el cuadro de
diálogo que aparecerá, haga clic en la ficha Edición y active la casilla
de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.
Sugerencia
Excel incluye otra característica que ahorra mucho tiempo llamada
Autocompletar. Autocompletar puede terminar automáticamente entradas
de texto cuando las escribe en una columna. Si las primeras letras que
usted escribe coinciden con una entrada anterior de la columna, Excel
completará la entrada. Puede deshabilitar Autocompletar si hace clic en
Opciones en el menú Herramientas, hace clic en la ficha Edición y
desactiva la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores
de celda.
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Resumen de la lección
En esta lección ha aprendido a crear, copiar y modificar fórmulas. También ha
aprendido a utilizar Autosuma, Insertar función, funciones de fecha, funciones
estadísticas básicas, y referencias de celda absolutas y relativas. Por último, ha
aprendido a utilizar Autorrellenar cuando se trabaja con series numeradas.
Si va a proseguir con otras lecciones:
● Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
Si no va a proseguir con otras lecciones:
1 Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.
2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha
de la ventana de Excel.
Ejercicio corto
1 ¿Cómo puede introducir una fórmula en una celda?
2 ¿Cuál es la forma más rápida de calcular el total de una columna
de valores?
3 ¿Cómo puede copiar una fórmula a un rango de celdas
adyacentes?
4 ¿Qué dos formas hay de modificar una fórmula en una celda?
Resumen de conceptos
Ejercicio 1: abra el libro Lodging Usage y copie la fórmula de la celda O5 a
las celdas O6:O9. Complete después la fila de totales de la tabla siguiente y
cree una fórmula para calcular el número promedio de noches ocupadas
para cada tipo de habitación durante el año. Por último, calcule las tasas de
ocupación y la tasa de ocupación promedio de cada tipo de habitación durante
el año.
Ejercicio 2: abra el libro Activity Rentals y complete la tabla de la hoja
Monthly Rentals. Calcule el número total de alquileres de cada mes, los
ingresos anuales para cada tipo de equipo y los ingresos anuales totales.
Utilice la función AHORA para ver la fecha y la hora actuales en la celda A1.
En Hoja2, utilice Autorrellenar para reemplazar la lista de días con numeración
impar por una lista de los años desde 2000 hasta 2015.
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