Unidade III 3 OS NÍVEIS DE FALA E A COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL As variações observadas na utiliza- ção da língua, individual ou social, são denominadas de variações lingüísticas. A língua é um código que permite uma diversidade de usos, e nós, falantes, adotamos o mais adequado às exigências situacionais da comunicação, a que chamamos de variações lingüísticas. Essas variações são decorrentes de vários fatores, 5 entre os quais:
o português falado no Sul do país difere do falado no Norte. O regionalismo está circunscrito a regiões geográficas, isto é, é típico de cada região. 10 Ex.: A la pucha, tchê! O índio está mais por fora do que cusco em procissão – o negócio hoje é a tal de comunicação, seu guasca!
• Fatores culturais (ou sociológicos): o grau de escolarização
e a formação cultural do indivíduo são também fatores que 15 determinam usos diferentes da língua. Uma pessoa culta, estudada, como dizem, utiliza a língua de maneira diferente da pessoa inculta ou com baixo grau de escolarização. Esses fatores também estão ligados à idade, sexo e profissão. Ex.: 20 a) O senhô vai armoçá gorinha memo? Eu ponhei a chave bem dibaxo do tapetinho. Despois nóis vorta; b) Vós poderíeis dizer-me que estou equivocado. Entretanto, saberíeis dizer exatamente em que aspecto?
do ambiente, assunto, ouvinte, relação entre os falantes, entre outros, o falante altera o registro de sua fala de acordo com a situação em que se encontra. 5 Ex.: Cara, eu conheço ele desdos tempos do colégio! A gente vai almuçá sempre junto. Você já tinha visto ele?
Na fala das pessoas, encontramos o reflexo desses fatores
e isso gera os diferentes níveis de fala (ou de linguagem), que podem ser classificados em: 10 • Nível formal (culto): em que são obedecidas as regras prescritas pela gramática normativa. É próprio de discursos Os níveis de fala são gerados por acadêmicos e trabalhos científicos. Também o encontramos na influências geográficas, sociológicas ou língua escrita, em textos literários e didáticos, cartas, documentos contextuais. oficiais, entre outros;
15 • Nível informal (coloquial ou popular): oposto ao formal, não
segue estritamente a norma gramatical, apresentando gírias e formas contraídas. É a linguagem familiar ou espontânea, usada no dia-a-dia em bilhetes, cartas, diários íntimos, nas conversas com amigos, entre outros, e é o que a maioria das pessoas utiliza 20 no cotidiano.
Alguns autores ainda fazem uma outra divisão, criando o
nível: �• Técnico ou profissional: trata-se do jargão, ou seja, da linguagem específica de alguns grupos profissionais, como: Na comunicação empresarial, deve- 25 economistas, advogados, analistas de sistemas, médicos, entre se cuidar da qualidade: os textos outros. devem ser claros, corretos gramati- calmente, objetivos, concisos, entre outros. Prioriza-se a norma culta ou o �• da Norma vulgar: fala de quem tem instrução rudimentar. nível formal. É bom observar que um nível não é melhor que o outro, ou seja, o “formal” não significa melhor que o “informal”. O importante é 30 utilizar o nível adequado ao momento da comunicação. O ideal é que todo falante domine todos os níveis de linguagem, para empregá-los de acordo com as exigências do contexto. Veja que a mesma mensagem pode ser transmitida, usando-se diferentes
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níveis de linguagem: • “Que odor desagradável!”; • “Que mau cheiro!”; • “Que fedor!”; • “Que catinga!”. 5 “O nível das comunicações empresarias deve ser o da norma culta, pois é o único nível que dá total segurança de entendimento com clareza quando, evidentemente, bem redigido ou falado. É o nível das comunicações oficiais, dos textos jurídicos, dos estudos em geral.” (NADÓLSKIS, 2003, p.78)
3.1 A comunicação escrita no cotidiano da
10 empresa: tipos e modelos de redação
Todo profissional que trabalha, necessita, em algum
momento, utilizar-se da comunicação escrita, cujos principais objetivos são, segundo PIMENTA: 15 • obter e fornecer informação; • promover uma ação específica; • promover, manter ou encerrar relacionamentos comerciais;
Antes de escrever (PIMENTA, p. 152):
20 �• pense: a) em seus objetivos: persuadir alguém a comprar produtos ou serviços? Sondar preços ou condições de pagamento? Desculpar-se por atrasos ou defeitos? Responder a alguma questão de um cliente?; 25 b) no destinatário (público) de sua mensagem. A função e as características do destinatário determinam a escolha do veículo.
• consulte as correspondências anteriores, os relatórios
financeiros e/ou documentação relacionada com o assunto da
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comunicação; para recuperar o que já foi discutido e realizado;
assim, evitam-se repetições e otimiza-se o processo; Na empresa, dependendo do obje- • analise, conjuntamente, seus objetivos, o destinatário e o tivo, haverá uma correspondência ade- quada à situação. tipo de veículo mais adequado.
3.2 Veículos da redação administrativa
(PIMENTA, p. 153)
5 Dentro da empresa, para cada necessidade, objetivo ou
situação, há um veículo de comunicação adequado. As redações administrativas mais comuns são:
em concurso; tratar de assuntos gerais com variadas instituições; 10 solicitar ou agradecer colaboração; justificar atos ou atitudes; homenagear, censurar, advertir, entre outros. Componentes: cabeçalho, data, destinatário, assunto, vocativo, contexto, fecho, nome, cargo e assinatura (do emitente) e anexo (opcional).
15 Circular: correspondência, produzida em várias vias,
tratando de interesse amplo e dirigida a multidestinatários. Cada via deve ser assinada ou autenticada, para ter um caráter original. Seu conteúdo, em geral, é composto por orientações e recomendações. Componentes: cabeçalho, data, vocativo, contexto, fecho, 20 nome, cargo e assinatura (do emitente).
Memorando: correspondência interna para comunicações
breves e menos solenes: avisos, consultas, entre outros.
Componentes: cabeçalho, número de ordem, data, vocativo,
assunto, contexto, fecho, nome, cargo e assinatura (do 25 emitente).
Relatório: Documento que contém informações, fatos,
estatísticas ou recomendações coletadas por uma pessoa
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ou grupo, com o objetivo de melhorar processos ou serviços.
Descreve fatos, registra observações, pesquisas, investigações, Nas empresas, os veículos de co- fatos ou historia a execução de serviços ou experiências. Há uma municação mais utilizados são: • Carta; variação bastante útil que é o relatório de reunião. Os relatórios • Circular; 5 são escritos por várias razões e de várias formas. No entanto, • Memorando; é necessário, sempre, cuidar da organização, precisão, clareza, • Relatório; veracidade e boa apresentação das informações. Em geral, • Ata. utilizam-se gráficos, tabelas, diagramas e estatísticas. Componentes: título, relator(es), introdução, referências, 10 quem requisitou, objetivos, entre outros, período, procedimento para coleta de dados, corpo do relatório, informações propriamente ditas, conclusões, deliberações (quando for um relatório de reunião) e recomendações (se cabíveis). Tipos de relatório: O relatório pode ser: individual ou 15 coletivo; simples ou complexo; parcial ou completo; periódico ou eventual; técnico, científico, administrativo, de estágio, visita, cursos realizados, apreciação sobre um tema, entre outros.
Seja qual for o tipo de relatório, ele deverá ser redigido
em linguagem simples, correta, objetiva, concisa, denotativa 20 e sem construções rebuscadas, pois, o mais importante, é que ele seja claro e objetivo, sem rodeios, porém contendo todas as informações importantes para a análise por parte do leitor.
Requerimento: documento que serve para fazer solicitações
a uma autoridade. Também chamado de petição. 25 Componentes: vocativo, contexto, fecho, data e assinatura.
Procuração: documento pelo qual uma pessoa confere
poderes legais a outra, para tratar de negócios, ou agir em seu nome.
Ofício: comunicação oficial expedida por autoridades da
30 administração ou dirigida a particulares. Componentes: número do expediente e sigla do órgão ou departamento que o expede, local e data, vocativo, contexto, fecho, assinatura, nome e cargo do emitente.
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Notificação: documento por meio do qual se informa o
destinatário, pessoa física ou jurídica, sobre procedimentos a Para a comunicação interna, o ve- serem tomados pelo interessado, ou medidas que serão tomadas ículo que tem sido mais utilizado, são pelo remetente. os e-mails. 5 Componentes: cabeçalho, a expressão “Notificação”, contexto, data, assinatura, nome e cargo do emitente.
Ata: documento de registro do desenvolvimento de uma
reunião, assembléia ou sessão. Deve ser escrita com clareza, resumidamente. Os numerais (datas, entre outros) devem ser 10 grafados por extenso.
Boletim: texto produzido para informação interna ou
externa. Em geral, é composto de resultados de pesquisa ou resumo de algum evento importante.
Manual: texto didático, para ser utilizado por várias pessoas,
15 que apresenta informações e orientações em linguagem técnica.
Jornal, revista: Devem seguir o mesmo formato, linguagem
e qualidade técnica dos jornais e revistas em circulação, tratando de assuntos de interesse interno e externo à empresa.
20 Os componentes dos três últimos tipos de veículos não são
fixos, pois dependem também dos objetivos de seus realizadores e do público destinatário.
E–mail ou correio eletrônico: é um recurso que possibilita
a troca de mensagens e arquivos digitais de forma rápida e 25 versátil por meio da Internet. Um dos meios que tem substituído algumas formas tradicionais de comunicação, intensamente usado nas empresas.
28 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
3.3 Vantagens e desvantagens da
comunicação verbal e não-verbal nas empresas
Alguns psicólogos têm feito estudos e constatado que importa
mais o que fazemos ou o que deixamos de fazer, enquanto falamos, do que o conteúdo de nossa mensagem. A leitura do não-verbal complementa a compreensão da comunicação 5 verbal, muitas vezes. Com isso, vemos que o sucesso da nossa comunicação não depende só da habilidade com que usamos as palavras. Tudo que envolve o processo da comunicação é importante: o que falar ou escrever e como o fazemos.
O ser humano faz uso de muitos signos universais da
10 comunicação. A palavra é fundamental, mas apenas um desses O sucesso da comunicação não de- signos. Existem outras importantes formas, como os gestos, os pende apenas do conteúdo e da habili- dade como usamos as palavras. movimentos com a cabeça, a expressão dos olhos e da face, a postura, a aparência e outros símbolos. A comunicação não- verbal, muitas vezes, tem a solução do que queremos realmente 15 falar, seja oralmente, seja verbalmente. Tanto a comunicação verbal quanto a não-verbal têm a sua importância; basta saber usá-las adequadamente.
Vejamos os meios de comunicação utilizados pelas empresas
e observaremos que o casamento entre a comunicação verbal 20 e a não-verbal é que possibilitará o sucesso da comunicação empresarial.
Meios de comunicação: Existem diversos meios de comuni- a) Verbal / Oral: cação: • Telefone; • Verbal / Oral; 25 • Reuniões, palestras, debates, seminários, conferências, • Verbal / Escrito; • Não-verbal. convenções e cursos; • Encontros; • Bate-papos; • Reuniões sociais; 30 • Conversas com clientes, superiores e subordinados;
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• Entrevista para emprego.
b) Verbal / Escrito: • E-mails; • Memorandos (de / para); 5 • Bilhetes, lembretes; • Avisos internos; • Declaração de missão, visão e valores; • Manual interno; • Portarias (Governo); 10 • Cartas / ofícios / memo; • Avisos e placas; • Jornal interno.
c) Não-verbal: Muitas vezes, será a comunicação
não-verbal que terá a solução do que • Gestual, comportamental, olhar, expressões faciais, riso queremos realmente falar. 15 e sorriso, aparência, postura, distância, pontualidade, velocidade da fala, dicção, entonação de voz e ênfase; • Avisos sonoros, campainhas; • Cartão de ponto; • Comunicação visual; 20 • Telefone muito baixo ou muito alto; • Uniformes, vestuário; • Toque; • Orientação e proximidade; • Paralinguagem.
Referência
NADÓLSKIS, Hêndricas. Comunicação Redacional
Atualizada. São Paulo: Saraiva, 2003.
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3.4 Anexos
3.4.1 Modelo de Memorando Sintético:
3.4.2 Modelo de CI:
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3.4.3 Modelo de Requerimento:
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3.4.4 Modelo de Carta:
33 Unidade III
3.4.5 Modelo de Ata:
Aos oito dias do mês de maio de dois mil e quatro, às oito horas, na sala de reuniões da Escola Estadual de Primeiro Grau _____ __, situada na Avenida _______, sem número, em Porto Alegre, Rio Grande do Sul, realizou-se uma reunião de professores sob 5 a presidência da Professora _______, Diretora do Colégio, para tratar de assuntos relativos ao Sistema de Avaliação. Estiveram presentes os Professores_______e _______ do Departamento de ensino da Faculdade de _______ da Universidade _______, além de professores e técnicos da Escola. Aberta a sessão, usou 10 de palavra a Diretora da Escola, apresentando os palestrantes e o tema que seria tratado. Expostos e debatidos aspectos fundamentais do assunto abordado, concluiu-se pela realização de nova reunião, a efetivar-se no dia vinte e sete do mês em curso, quando serão planejados e elaborados instrumentos de 15 avaliação a serem utilizados até o final do semestre. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, e eu, _______, lavrei a presente Ata, que, após lida e aprovada, será por mim assinada, pelas autoridades e pelos demais presentes. Porto Alegre, oito de maio de dois mil e quatro. (Assinaturas).
3.4.6 Modelo de Circular:
20 PREFEITURA MUNICIPAL DE __________________________
CIRCULAR Nº 001/05
Informo aos diversos setores da Secretaria Municipal de
Finanças que todo e qualquer tipo de pagamento de taxas e tributos municipais, assim como outros recolhimentos, deve ser 25 realizado exclusivamente junto ao Caixa da Tesouraria. Esclareço, outrossim, que permanece inalterado o sistema de recolhimento à rede bancária. Prefeitura Municipal de _____, ____ de _____ de _____.
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